SODEXON REHELLISTÄ LIIKETOIMINTAA KOSKEVAT PERIAATTEET Elokuu 2019 Sodexon missio on parantaa työntekijöidensä ja palvelemiensa ihmisten elämänlaatua. Tämän lisäksi Sodexo vaikuttaa taloudelliseen ja sosiaaliseen kehitykseen sekä ympäristönsuojeluun alueilla, joilla Sodexo toimii. Liiketoiminnan kaikkien osaalueiden harjoittaminen korkeimpia eettisiä periaatteita ja rehellisyyttä noudattaen on keskeistä näiden tavoitteiden toteuttamiseksi. Rehellinen liiketoiminta on siten vastuulliseen liiketoimintaan sitoutumisen tukipilari. Tässä rehellistä liiketoimintaa koskevassa dokumentissa esitellään Sodexon rehellistä liiketoimintaa koskevat periaatteet. Nämä periaatteet ovat ehdottomia. Sodexo edellyttää, että kaikki työntekijät johtajista kentän työntekijöihin - tuntevat nämä periaatteet ja noudattavat niitä. Sodexon työntekijät eivät saa koskaan tinkiä näistä periaatteista taloudellisten tai muiden liiketoiminnallisten tavoitteiden tai henkilökohtaisen edun saavuttamiseksi. Sodexo ei suvaitse korruptoituneita, vilpillisiä tai laittomia käytäntöjä missään liiketoimintapaikassaan. Sodexo harjoittaa liiketoimintaa niin monessa maassa ja kulttuurissa, että monimutkaisia tilanteita tulee todennäköisesti vastaan. Tässä dokumentissa esitetyt periaatteet eivät tästä huolimatta muutu missään tilanteessa. Sodexon työntekijöiden on käytettävä harkintaa ja tarjolla olevia työkaluja toteuttaakseen näitä periaatteita ilman poikkeuksia ja ilman, että yritetään keksiä porsaanreikiä ja oikoteitä periaatteiden kiertämiseksi. Toimintaa ei pidä arvioida vain sen laillisuuden perusteella, vaan myös siitä näkökulmasta edistääkö toiminta Sodexon sitoumusta rehelliseen liiketoimintaan ja näyttäytyykö toiminta eettisenä ja rehellisenä työtovereille, itsellemme, sidosryhmille ja ympäröivälle yhteiskunnalle. Nämä periaatteet koskevat kaikkia Sodexon työntekijöitä ja kaikkia Sodexon puolesta toimivia. Sodexon työntekijöiden, konsulttien ja muiden henkilöiden, jotka on palkattu toimimaan Sodexon puolesta, tulee noudattaa näitä periaatteita. Henkilöiden, jotka palkkaavat konsultteja tai muita toimimaan Sodexon puolesta, tulee varmistaa, että myös tällaiset henkilöt sitoutuvat näitä periaatteita noudattamaan. Kaikkien konsulttien ja muiden edustajien taustat tarkistetaan sen varmistamiseksi, ettei taustalta löydy epäeettistä toimintaa tai mainetta. Sodexon työntekijät eivät voi epäsuorasti kolmansien kautta ajaa asioita, joita eivät voi itse näiden periaatteiden mukaisesti toteuttaa. Business Integrity Statement Rehellistä liiketoimintaa koskevat periaatteet
Sodexo toimii oikeudenmukaisesti ja rehellisesti kaikkien sidosryhmiensä kanssa. Sodexo toimii rehellisesti ja oikeudenmukaisesti kaikkien sidosryhmiensä kanssa, joihin kuuluvat muun muassa työntekijät, sopimuskumppanit, asiakkaat, yhteistyökumppanit ja tavarantoimittajat. Tämä tarkoittaa, että Sodexo kunnioittaa sopimusvelvoitteitaan sekä huolehtii sitoumuksistaan. Tämä tarkoittaa myös sitä, että työntekijöitä kohdellaan oikeudenmukaisesti sekä soveltuvaa syrjinnän kieltävää ja työntekijöiden sekä asiakkaiden oikeuksia turvaavaa lainsäädäntöä noudatetaan. Sodexo voittaa liiketoimintaa ja sopimuksia ansioidensa perusteella, Sodexo ei turvaudu lahjontaan tai korruptioon. Sodexo voittaa sopimuksia perustuen tarjoamiensa palveluiden vahvuuteen ja laatuun. Sodexo tai kukaan Sodexon puolesta toimiva ei anna lahjoja tai muita rahallista arvoa omaavia asioita viranomaisille tai yksityisille tahoille saavuttaakseen liiketoiminnallista etua. Riippumatta siitä toimitaanko viranomaisten, yksityisten asiakkaiden tai mahdollisten asiakkaiden kanssa, Sodexo ei anna lahjoja, kestitse tai tee sopimattomia poliittisia lahjoituksia vaikuttaakseen Sodexoa koskeviin päätöksiin, voittaakseen sopimuksen tai saavuttaakseen epäasiallista liiketoiminnallista etua. Yhtälailla Sodexon työntekijät eivät vastaanota lahjoja tai kestitystä tavarantoimittajilta tai mahdollisilta tavarantoimittajilta sopimusten tai paremman hinnoittelun edellytyksenä tai muunkaan epäasiallisen liiketoiminnallisen edun saavuttamiseksi. Sodexon rehellisen liiketoiminnan periaatteet sitovat ja ohjaavat Sodexon työntekijöitä kaikissa tilanteissa. Sodexon työntekijöiden tulee välttää tilanteita, joissa voi syntyä vaikutelma epäasiallisesta toiminnasta. Työntekijät eivät saa vastaanottaa, tarjota tai antaa lahjoja tai kestitystä, joka voisi vaarantaa heidän toimintansa, vaikuttaa muihin tai muutoin vaikuttaa Sodexoon negatiivisesti. Kohtuullisen lahjan tai kestityksen antaminen voi olla mahdollista rehellisen liiketoiminnan periaatteita noudattaen. Sodexon työntekijät voivat tarjota yksityisille tahoille lahjoja, kestitystä tai muuta vastaavaa, edellyttäen, että se on arvoltaan vähäistä sekä on linjassa paikallisten lakien ja liiketoimintakäytäntöjen kanssa eikä lahjalla tavoitella epäasiallista etua. Yksityisille tahoille sallitut lahjat tai kestitys voi kuitenkin olla laitonta tai epäeettistä, kun kyseessä on viranomaistaho. Jotkut viranomaiset kieltävät kaikenlaisten rahallista arvoa omaavien asioiden vastaanottamisen työntekijöiltään ja viranhaltijoiltaan, joka voi tarkoittaa esimeriksi viranhaltijan matka- tai hotellikustannusten maksamista tai yksittäistä ateriaa. Joissakin maissa viranomaishallinto voi kontrolloida liiketoimintaa, jolloin voi olla vaikea erottaa liiketoiminnan ja valtiovallan edustajat toisistaan. Työntekijöiden tulee näistä syistä olla erityisen varovaisia toimiessaan viranomaisten kanssa. 2
Sodexo kilpailee reilusti, avoimesti ja lainsäädäntöä noudattaen. Globaali vapaa yrittäjyys perustuu reiluun ja lailliseen kilpailuun. Globaalina markkinajohtajana Sodexo pyrkii operoimaan ja kasvattamaan tuottavasti liiketoimintaansa hyödyntämällä älykkyyttä, innovaatioita, kovaa työtä sekä jatkuvaa pyrkimystä parantaa asiakkaiden, kuluttajien ja työntekijöiden elämänlaatua. Sodexo tekee valikoima- ja ostopäätöksensä objektiivisesti perustuen hintaan, saatavuuteen, laatuun ja muihin tekijöihin ja odotamme asiakkaiden sekä tavarantoimittajien toimivan samalla tavalla. Sodexo määrittelee itsenäisesti hinnoittelunsa ja taloudelliset sopimuksensa eikä tee sopimuksia kilpailijoiden kanssa markkinoiden tai asiakkaiden jakamiseksi. Sodexo noudattaa kartellilakeja, jotka kieltävät kilpailijoita sopimasta hintoja, vääristelemästä tarjouksia tai jakamasta markkinoita, alueita tai asiakkaita keskenään. Sodexo ei vääristele kilpailijoidensa liiketoimintaa eikä hanki tai pyri hankkimaan laittomin keinoin kilpailijoiden liikesalaisuuksia tai luottamuksellista tietoa. Sodexo tekee liiketoimintapäätökset ilman eturistiriitoja. Kaikki liiketoimintapäätökset tulee tehdä objektiivisesti perustuen parhaaseen mahdolliseen tietoon siitä, mikä on parasta liiketoiminnalle, ei perustuen kenenkään henkilökohtaiseen hyötyyn tai etuun. Tästä syystä Sodexon työntekijöiden on tunnistettava tilanteet, joissa heillä tai jollakin muulla on eturistiriita tai potentiaalinen eturistiriita sekä tehtävä tarvittavat toimenpiteet tilanteen ratkaisemiseksi. Kun työntekijällä on mahdollisuus vaikuttaa Sodexon päätökseen, joka voi johtaa työntekijän itsensä, sukulaisen tai tuttavan henkilökohtaiseen etuun, kyse on eturistiriitatilanteesta. Työntekijän tulee tuoda tilanne ilmi, joka voi johtaa siihen, että työntekijältä poistetaan mahdollisuus vaikuttaa päätökseen. Tämän vuoksi päällikkötason työntekijöiden ei tule työskennellä kilpailijoiden palveluksessa. Sodexon työntekijät eivät myöskään saa työsuhteensa aikana perustaa yritystä tai harjoittaa liiketoimintaa, jonka tarkoituksena on tarjota palveluita Sodexolle tai tehdä yhteistyötä Sodexon kanssa. Sodexon työntekijät hyödyntävät ja suojaavat Sodexon aineellista ja aineetonta omaisuutta Sodexon eduksi, eivätkä hyväksikäytä Sodexon omaisuutta tai sisäpiiritietoa henkilökohtaisen edun saavuttamiseksi. 3
Sodexon työntekijöiden tulee työskennellä ammattimaisesti ja hyvässä uskossa edistääkseen Sodexon liiketoiminnallista etua. Sodexon omaisuutta, mukaan lukien immateriaaliset liiketoimintaan liittyvät tiedot sekä muu aineeton omaisuus, tulee käyttää asianmukaisesti ja annettujen ohjeiden mukaan eikä Sodexon omaisuutta saa väärinkäyttää tai haaskata. Kaikilla työntekijöillä on työsuhteen aikana sekä työsuhteen päättymisen jälkeen velvollisuus pitää luottamuksellisena Sodexoa, sen asiakkaita, tavarantoimittajia tai työntekijöitä koskevat salassa pidettävät tiedot. Työntekijät eivät saa käyttää Sodexon omaisuutta tai tietoja oman, sukulaisten, ystävien tai tuttavien henkilökohtaiseksi eduksi. Työntekijät eivät saa käyttää sisäpiiritietoa, kuten julkistamatonta taloudellista tietoa, tietoa fuusioista tai yrityskaupoista, suurista sopimusvoitoista/tuotoista tai strategisista suunnitelmista, käydäkseen kauppaa Sodexo SA:n osakkeilla tai vuotaakseen tietoa eteenpäin kolmansille tätä tarkoitusta varten. Sodexon kirjanpito on paikkansapitävää ja luotettavaa. Tilinpäätökset sisältävät oikeat ja riittävät tiedot. Kaikkien työntekijöiden tulee huolehtia, että kirjanpitomerkinnät tehdään oikein ja totuudenmukaisesti, jotta kirjanpidosta ilmenee totuudenmukainen kuva Sodexon taloudellisesta asemasta, liiketoiminnan tuloksista, liiketoimista sekä varoista ja veloista. Kirjanpidosta tulee huolehtia soveltuvien yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden sekä Sodexon sisäisten kontrollien ja kirjanpitotavan mukaisesti. Työntekijät eivät saa koskaan tehdä vääriä tai keinotekoisia merkintöjä Sodexon kirjanpitoon. Työntekijät eivät saa toimia tavalla, joka vaarantaisi Sodexo-konsernin tilinpäätösten totuudenmukaisuuden tai painostaa, manipuloida tai johtaa harhaan ulkopuolisia tai sisäisiä tarkastajia liittyen Sodexo-konsernin kirjanpitoon. Sodexo noudattaa kaikkia soveltuvia lakeja jokaisessa toimintamaassa. Sodexo noudattaa kaikkia asiaankuuluvia lakeja ja määräyksiä kaikissa toimintamaissaan. Sodexo edellyttää työntekijöiltään lain vaatimusten noudattamista. Työntekijöiden ei oleteta olevan lain asiantuntijoita, mutta työntekijöiden odotetaan tuntevan vastuualueeseensa liittyvät lait sekä kääntyvän asiantuntijan puoleen, kun kysyttävää lain vaatimuksista ilmenee. Sodexo kohtelee työntekijöitä oikeudenmukaisesti sekä kunnioittavasti sekä tarjoaa turvallisen työpaikan ilman häirintää tai syrjintää. 4 Rehellisen liiketoimintaan sitoutuminen sisältää myös työntekijöiden rehellisen, oikeudenmukaisen, kunnioittavan ja arvokkaan kohtelun. Tämä on myös linjassa Sodexon ihmisoikeuksia kunnioittavien periaatteiden kanssa.
Sodexo tarjoaa turvallisen ja terveellisen työpaikan. Työolosuhteiden on oltava vähintään soveltuvien lakien ja määräysten mukaiset ja työpaikoilla on noudatettava Sodexon työturvallisuus ja terveys -ohjelmaa. Sodexo edellyttää, että kaikki työntekijät kohtelevat toisiaan asiallisesti ja kunnioittavasti. Työpaikalla ei sallita minkäänlaista väkivaltaa, suullista, henkistä, psykologista, seksuaalista tai muutakaan häirintää taikka kaltoin kohtelua, pelottelua tai kiusaamista. Työntekijöiden syrjivä kohtelu rodun, ihonvärin, kansallisuuden, sukupuolen, sukupuoli-identiteetin, seksuaalisen suuntautumisen, uskonnon, vamman tai muunkaan soveltuvaan lainsäädäntöön tai määräyksiin perustuvan syrjivän syyn vuoksi on kiellettyä niin rekrytointitilanteessa, uralla etenemisessä, palkassa, suorituksen arvioinnissa kuin muissakin työhön liittyvissä tilanteissa. Sodexo ei salli minkäänlaista pakkotyötä. Sodexo ei salli alle 15-vuotiaiden (mikäli paikallisen sääntelyn mukainen alaikäraja on korkeampi, noudatetaan soveltuvaa sääntelyä) työskentelyä Sodexolla eikä alaikäisillä voi teettää vaarallisia töitä. Kaikkia alaikäisiä työntekijöitä koskien on noudatettava lainsäädännöllisiä rajoituksia koskien työaikaa, palkkoja, työolosuhteita ja vähimmäiskoulutusta. Sodexo kunnioittaa työntekijöiden oikeutta päättää haluavatko tulla ammattiyhdistyksen edustamaksi sekä oikeutta neuvotella kollektiivisesti. Työntekijöitä tai työntekijöiden edustajia ei syrjitä ammattiyhdistystoiminnan tai ammattiyhdistystuen vuoksi eikä myöskään siitä syystä, että työntekijä ei halua tulla ammattiyhdistyksen edustamaksi. Sodexo maksaa työntekijöilleen lain mukaista palkkaa ja muita etuja oikeaaikaisesti ja soveltuvan aikataulun mukaisesti koko työsuhteen ajan. Soveltuvien lakien ja määräysten mukaisesta työaikasääntelyn noudattamisesta huolehditaan mukaan lukien enimmäistyöaikaa koskevat määräykset sekä työn tauotusta koskevat määräykset. Ylityötä voidaan teettää vain lain edellyttämällä tavalla työn luonteeseen perustuen. Työntekijät voivat osallistua poliittiseen toimintaan erillään Sodexon liiketoiminnasta. Työntekijät voivat vapaasti omissa nimissään osallistua poliittiseen toimintaan. Sodexon liiketoiminta tulee kuitenkin pitää erillään henkilökohtaisesta poliittisesta toiminnasta. Työntekijät eivät saa tehdä poliittisia lahjoituksia yrityksen varoista (eivätkä saa korvausta yritykseltä lahjoituksesta) ilman Sodexon ennakkoon antamaa suostumusta. Sodexo kunnioittaa ja suojaa sidosryhmiensä yksityisyyttä ja luottamuksellista tietoa. Sodexo kunnioittaa ja suojaa kaikkien sidosryhmiensä (työntekijät, edunsaajat, kuluttajat, liikekumppanit jne.) luottamuksellisia henkilötietoja. Työntekijöiden on nou 5
datettava yrityksen ohjeita ja käytäntöjä, jotka on tarkoitettu varmistamaan soveltuvien yksityisyyden suojaa ja tietoturvaa koskevien lakien noudattaminen. Työntekijöiden velvollisuutena on ymmärtää nämä periaatteet ja noudattaa sekä niitä että muita Sodexon antamia toimintaohjeita ja ilmoittaa pikaisesti lain tai Sodexon toimintaohjeiden vastaisista toimista. Sodexon työntekijöiden velvollisuutena on sisäistää tässä dokumentissa esitellyt periaatteet ja noudattaa niitä sekä muita Sodexon toimintaohjeita. Näiden periaatteiden tai muiden Sodexon toimintaohjeiden noudattamatta jättäminen voi johtaa seuraamusmenettelyyn ja jopa työsuhteen päättämiseen paikallisen lainsäädännön ja työehtosopimusten puitteissa. Työntekijöiden tulee ilmoittaa viipymättä saatuaan tietoonsa lain tai Sodexon toimintaohjeiden vastaisia toimia sekä ilmaistava huolensa tai epäilynsä viipymättä. Sodexo tarjoaa tarpeelliset mekanismit, joiden kautta työntekijät ja muut sidosryhmät voivat tehdä ilmoituksia rehelliseen liiketoimintaan liittyen. Kaikki ilmoitukset tulee tehdä hyvässä uskossa. Ilmoitukset käsitellään huolellisesti ja lähtökohtaisesti luottamuksellisesti lainsäädännön vaatimukset huomioiden. Ilmoituksen tehneitä työntekijöitä ei uhkailla, häiritä eikä heitä vastaan tehdä kostotoimia ja heidän henkilöllisyytensä pidetään salassa, jos se on mahdollista ottaen huomioon lainsäädännön vaatimukset. Tässä dokumentissa mainitut asiakokonaisuudet ovat usein monimutkaisia eikä tarjolla aina ole yksinkertaisia vastauksia tai ratkaisuja. Ennakoimattomia tilanteita tulee vastaan, kun kyseessä on Sodexon kaltainen dynaaminen ja laaja-alainen liiketoiminta. Sodexo tarjoaa työntekijöilleen resurssit ja työkalut näiden rehellistä liiketoimintaa koskevien periaatteiden noudattamiseksi mukaan lukien ohjeistusta liittyen tässä dokumentissa esiteltyihin periaatteisiin ja käytännönläheisiä työkaluja helpottamaan työntekijöitä soveltamaan näitä periaatteita liiketoiminnassa. Konsernin muut toiminnot voivat myös antaa lisäohjeistusta liittyen tässä dokumentissa käsiteltyjen periaatteiden noudattamisesta, muihin toimintoihin liittyvissä erityisissä tilanteissa. 6