4/2012 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti TAPAHTUI: Lähteenkorva Varsovassa s.7-11 Asiakirjoja vai tietoa Mikkelissä s. 4-6 Kesäkoulu Härnösandissa s. 6-8 PUHEENVUOROJA JA KOMMENTTEJA: Pääkirjoitus s.3 Niiranen s.22-25 Parland-von Essen s. 36, Rännäli s. 38 Insider s. 41
FAILI 4/2012 Toimitus Päätoimittaja: Osmo Palonen, Mikkelin Ammattikorkeakoulu osmo.palonen@liikearkistoyhdistys.fi Julkaisutoimikunta Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Pekka Lähteenkorva, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txtmuodossa tai rtf- tai doc-muodossa. Valokuvat JPEG tai TIFF-muodossa täydellä kameran resoluutiolla Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta 2013 on 60,00, opiskelijat 11,00 euroa. Tilaushintoihin sisältyy arvonlisävero 10 %. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 044-5512029 Tilaukset sihteeri@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999 Ilmoitushinnat 2012 1/1 sivu takakansi 4-väri 1250 1/1 sivu 3. kansi 4-väri 1050 1/1 muut sivut 4-väri 850 ½ muut sivut 4-väri 550 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä. Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@liikearkistoyhdistys.fi tai Osmo Palonen, Harjukatu 3 C, 50120 Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2012 2 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS Avoin tieto ja koodi 3 Osmo Palonen TAPAHTUMAT Asiakirjahallinnasta tiedonhallintaan 4 Mirja Loponen ja Anssi Jääskeläinen Presidenttien arkistoilla seminaari Puolassa 7 Pekka Lähteenkorva The Polish Model 10 Iwona Swiatczak-Wasilewska Kesäkoulu tutki arvonmäärityksen saloja 12 Riikka Heikkonen Sharepoint-oppia Las Vegasista 14 Juha Anttila Pohjola valotti muodollisen ja funktionaalisen eroa 16 Veli-Matti Ovaska KOULUTUS Opiskelijoiden kokemuksista työharjoittelussa 19 Sari Mäkinen ARKISTOKOKEMUKSIA Ohranasta Supoon mitä arkistosta voi löytää? 22 Pekka Niiranen PROJEKTIT Elka uudistuu Capturen kautta 26 Olli Alm Ahjoa käyttää 35 toimijaa ja 5000 henkilöä 28 Ida Suolahti OSA on avoimen arkiston sovellusten rakentaja 31 Osmo Palonen PALKINNOT Valokuvahistoria tuotti vuoden arkistoteon Jukka Kukkoselle 33 Osmo Palonen JÄRJESTÖT Jarmo Luoma-aho puheenjohtajaksi 34 Osmo Palonen TYÖKALUT DIRKS: Strategioiden määrittäminen 34 Pekka Henttonen KOLUMN Vad är nyttan av ett arkiv? 36 Jessica Parland-von Essen PUHEENVUORO Tiedon hallinnointi kuukauden maku! 38 Juho Rännäli INSIDER Mapilla päähän Insideria 41 Insider INDEX & SUMMARY Faili 4/2012 42 Osmo Palonen Ilmoitukset: Innofactor s.39, EMC s.40 Kansi: Pekka Lähteenkorva tarkastelee varsovaa ja Lech Walesan arkistoa. Artikkeleiden kuvat kirjoittajien, ellei muuta mainita. FAILI nro 4/ 2012
PÄÄKIRJOITUS Avoin tieto ja koodi Tänä päättyvänä vuonna on puhuttu paljon avoimesta datasta ja enemmän kuin ennen myös avoimen lähdekoodin käytöstä. Valtionvarainministeriön johdolla vedetyn Sade-ohjelman alla järjestettiin jopa seminaari, jonka otsikko oli Avoin. Seminaarin lähtökohtina oli noiden mainittujen avoimuuksien lisäksi myös hallinnon avoimuus ja demokratia hallinnossa. Yhteiskunnan varoin tuotetun tiedon tarjoaminen yksilöiden, yhteisöjen ja yritystenkin käyttöön on jo päässyt käyntiin ja vähitellen päästään myös näkemään, mitä sillä saadaan aikaan. Hallinnon tulojen kuihtumisen asemesta on tiedon avaamisen esteenä paljon suurempiakin uhkia, jotka perustuvat muuhun lainsäädäntöön, kuten jälkeenjääneeseen käsitykseen tekijänoikeudesta. Luin tässä viikolla ylikirjastonhoitaja Kaj Ekholmin kirjoituksen Hesarista, jossa kerrottiin että jos rahaa vaan löytyy, avautuvat sata vuotta nuoremmat sanomalehtisivutkin tutkijoille verkossa. Kenellehän ne rahat pitäisi maksaa? Kuolleiden toimittajien perikunnilleko? Itse voin tässä luovuttaa omat 16 vuotta kestäneellä päätoimisen journalistin urallani kertyneet tekijänoikeudet ilman mitään korvausta, jos se auttaa siinä, että lähihistorialle korvaamattomat lehtiaineistot saataisiin vapaasti käyttöön. Minun tekijänoikeuksillani ei tarvitse lihottaa ns. tekijänoikeusjärjestöjä. Ne tuskin tilittäisivät sentin senttiä olipa kyse sitten jutustani Aamulehdessä, Pyhäjokiseudussa tai Warkauden Lehdessä. Olisikohan oikeus ja kohtuus siinä, että hyväksyttäisiin laki, jossa tekijänoikeuksien haltijat voisivat vapaaehtoisesti luopua esimerkiksi 20 vuotta vanhemmista tekijänoikeuksistaan. Samalla voitaisiin todeta, etteivät tekijänoikeudet periydy, vaan ne aineistot siirtyvät yhteiseen käyttöön. Minusta ihmisellä, jota ei ole olemassa, ei voi olla aineettomankaan omaisuuden oikeuksia. Lehdistön osaltahan tämä tekijänoikeusongelma on vain tilapäinen. 1990-luvulta lähtienhän toimittajat ovat luovuttaneet työsopimuksissaan kaikki oikeudet kustantajille. qqq Toinen avoin asia, jonka kanssa olen työskennellyt viimeisenä vuonna on avoin lähdekoodi. Tämä käsite kuuluu niihin asioihin, joka valitettavasti on jäänyt avaamatta ns. suurelle yleisölle, ehkä myös osalle meistä, jotka tekevät töitään tiedonhallinnan ammattilaisina. Avoin lähdekoodi siis tarkoittaa sitä, että ne, jotka kehittävät ohjelmistoja toisten ihmisten käyttöön, julkaisevat työnsä tulokset. Silloin niitä voidaan käyttää kehittäjän määrittelemien ehtojen mukaisesti. Yleensä nämä ehdot antavat toisten kehittäjien käyttöön koodit, joita sitten kehitetään yhteistyössä edelleen. Avoin lähdekoodi voi tarkoittaa käyttövalmiita ohjelmistoja, niinkuin Open Office, jonka kehittäjiin kuka tahansa asiaa osaava voi liittyä, tai pienempiä ohjelmistokomponentteja, joita voi käyttää kehitettäessä joko uusia avoimen lähdekoodin ohjelmistoja tai vaikka kaupallisiakin tuotteita. Tiedonhallinnan alalla tällaisia ovat esimerkiksi hakukone Lucene tai uusin suomalaislähtöinen tietokantaohjelmisto MariaDB. Tämän numeron sivuille yritän vielä sovittaa pienen jutun siitä, mitä työnantajani Mamk tällä alueella tekee. Lähtökohta tässä Avoimen lähdekoodin arkisto OSA -hankkeessa on, että kun tietoa halutaan säilyttää pitkään, on säilyttäjillä oltava työkalut ja myös taloudelliset mahdollisuudet käyttää niitä. Samalla varmistetaan aineiston säilyminen. Mitään ristiriitaa ohjelmistotoimittajien toimintaan tässä ei ole, eiväthän ne tuota ratkaisuja, jotka kestävät monia kymmeniä tai satojakin vuosia. qqq Kohta päättyy kaksoisroolini Liikearkistoyhdistyksessä ja Elkan Jarmo Luoma-aho ottaa yhdistyksen vetääkseen. Opin aikoinaan Rotaryliikkeessä, että vuosittain vaihtuva hallinto antaa mahdollisuudet yksilölle ottaa vastaan vastuullinenkin tehtävä, kun se ei kestä määrättömiin. Toisaalta se tuo yhteisöllekin loistavan mahdollisuuden uusiutua. Omana puheenjohtajakautenani en pystynyt keskittymään toimintaan niin paljon kuin puheenjohtajaksi ryhtyessäni ajattelin. Maailma ehti muuttua tämänkin vuoden aikana niin paljon, että edes Moreq 2010 -käännös ei tänä vuonna toteutunut. Onneksi ensi vuonna on uusi vuosi ja uusi mahdollisuus. Toivottavasti se voidaan käyttää myös tämän lehden tekemisessä, jossa olen luvannut jatkaa, jos kustantaja suo. Osmo Palonen FAILI nro 4/ 2012 3
INSIDER Mapilla päähän Insideria Maailma muuttuu ja arkistointitavat sen mukana. Vanhat arkistonhoitajat muistavat musiikin tallennusvälineinä lp- ja ep-levyt. Keski-ikäiset muistavat c-kasetit, jotka olivat käteviä soittaa mukana kulkevalla matkaradiolla. Se oli uutta. Kiinteät levysoittimet heitettiin roskiin ja levyillä heitettiin frisbeetä. Nuoret ihmettelevät vanhoja ankeita aikoja, kun ei ole voinut pilvipalveluista hakea tai muistitikulla kuljettaa mukanaan koko Suomen ja melkein koko maailman musiikkituotantoa. Tietokoneaikaan siirryttäessä oletettiin, että Suomi pärjää muutamalla suurtietokoneella, joihin talletetaan kaikki säilytettäväksi tarvittava tieto. Seuraava vaihe oli pc-tietokoneiden tulo markkinoille. Jokaisen koneenkäyttäjän piti tallettaa omalle tietokoneelleen kaikki tieto. Sen seurauksena syntyi käyttöjärjestelmien ja ohjelmien kova markkinakilpailu ja lukuisia ohjelmia, jotka eivät ole toistensa kanssa yhteensopivia. Kaikki käyttäjät ostivat mieleisiään ohjelmia, jotka olivat sopivia omaan toimintaan. Ongelmaksi tuli tietojen yhteiskäyttö muiden tiedostojen kanssa. Nyt olemme jälleen palaamassa atk-ajan alkuasentoon. Omasta tietokoneesta on tullut jälleen ns. tyhmä pääte, jolla tehdään työ, mutta sen tallettaminen tapahtuu pilvipalveluissa etätietokoneilla internetin välityksellä. Tiedon säilytyspaikkaa ei voi tietää ja se voi olla missä päin maailmaa tahansa, mm. Haminassa Googlen toimesta. Käytämme pilvipalveluja tietämättämme, kun olemme yhteydessä Facebookiin, Gmail- sähköpostiin ja muihin jokapäiväisiin palveluihin. Valokuvat ja videomme tallentuvat parhaiten pilvipalveluissa. Yksityisten lisäksi kaksi kolmannesta eurooppalaisista yrityksistä käyttää it-toimintojaan pilvipalvelujen kautta. Se on halvempaa ja joustavampaa kuin omien järjestelmien rakentaminen. Yksityisille pilvipalvelujen käyttö on ainoa vaihtoehto yhteydenpidossa sosiaaliseen mediaan. Riskit kasvavat sitä mukaa, kun tietomäärä lisääntyy palvelinkoneissa. Hakkerit ovat aina hieman edellä tietoturvan toimia. Jopa kybersodan tuloa ennustetaan. Hyötyjen katsotaan ohittavan mahdolliset riskit, kun EU-komissio julkisti digitaalistrategian, jonka mukaan tavoitteena on lisätä pilvipalvelujen käyttöä. Se voisi tuoda komission mukaan kahdeksassa vuodessa 2,5 miljoonaa uutta työpaikkaa Eurooppaan ja se toisi bruttokansantuotteeseen kasvua 160 miljardia euroa vuodessa. Komissio yrittää saada alaa hallitseville yhdysvaltalaisille yrityksille eurooppalaisia vaihtoehtoja ja parempaa tietoturvaa. Suomessa kunnallisvaalien suurimpia keskustelun aiheita oli terveyspalvelujen järjestäminen ja valtakunnallinen potilastietojärjestelmä. Järjestelmän uusiminen toisi heti 600 lääkärin työvuotta potilaiden hoitoon sen sijaan, että lääkäri nyt käyttää aikansa potilastiedostojen viidakossa etsien tai vieden tietoja eri järjestelmiin. Toivottavasti vaalilupaukset toteutuvat. Insider on kirjoittanut kolme vuotta arkistoalaa koskevista epäkohdista ja vähän muustakin. Jo tänä aikana arkistoinnin ja tiedonhallinnan asiat ovat muuttuneet. Nyt mapilla iskeminen eri ongelmakohtiin päättyy ja viimeiseksi Insider iskee mapin omaan päähänsä, sulkeutuu arkistoonsa ja yrittää pitää mappia paikallaan kuin afrikkalainen nainen, joka suoraryhtisenä kantaaa vesiruukkua päänsä päällä. Insider kiittää Failin toimitusta saamastaan mahdollisuudesta tuoda esiin tärkeäksi katsomiaan asioita ja Failin lukijoita yhteisistä hetkistä. Insider siirtyy outsideriksi. *** Failin toimitus kiiittää Insideria arvokkaasta työstä epäkohtien ja hallinnon pimeän puolen paljastamisessa. On toivottavaa että nimimerkillä kirjoittaminen, joka on ollut suomalaisen journalismin peruskiviä koko lehdistön aikakauden, jatkuisi Failissakin eikä vain internetin keskustelupalstoilla. Halukkaat voivat ottaa yhteyttä päätoimittajaan luottamuksellisesti. FAILI nro 4/ 2012 41
INDEX & SUMMARY FAILI 4/2012 EDITORIAL Page 3 Open data and source code The Editor Osmo Palonen tells that the data opened by government agencies is already proving to be beneficial. He likes to open more data needed by the contemporary historians: the newspapers is in the first row. The librarian Kaj Ekholm wrote an opinion in Helsingin Sanomat where he wanted money to open newspaper material older than 100 years. To whom this money is needed, asks Palonen: death journalists or greedy copyright organisations. He proposes a new legislation by which the death persons cannot own intellectual property. He promises that his own copyrighted material created in 16 years as professional journalist will be free to use by people not by the publishers. Palonen also calls to mind that his double role as the Editor and Chairman is getting to the end when a new chairman of the association Jarmo Luoma-aho was selected. EVENTS P. 4 From records management to information management Mikkeli UAS organised a seminar with the theme described in the headline. The Key Note Speaker, Professor Tomi Voutilainen proposed that the public sector should update their procedures to use information management not records management that is based on processes copied from the paper era. P. 7 Presidential archives met Pekka Lähteenkorva, the head of Urho Kekkonen s Archives was invited and visiting Warsaw. In there the presidential archivists from Europe and USA were having the first meeting in Europe organised by Lech Walesa Institute. Attached to the Lähteenkorva s article Iwona Swiatczak-Wasilewska explains the Polish model in the presidential archiving. P. 12 Archidis Summer School in Härnösand Riitta Heikkonen of University of Tampere was joining the Archidis Summer School in Härnösand, Sweden. Her report describes the appraisal in the archives. P. 15 Formal and functional principles of archiving explained by Raimo Pohjola The Association of Finnish Archivists (Arkistoyhdistys) organised the yearly seminar in November. In his article Veli-Matti Ovaska quotes the speakers of the seminar. Raimo Pohjola was speaking about the differences, advantages and disadvantages of formal and functional principle in organising the archives. Pohjola told how two questions have puzzled him during his long archival career: how the principle of provenience had been established and why the extended formal series have been so long in use in Finland. EDUCATION P. 17 Students Experiences as intern SSari Mäkinen, researcher at University of Tampere, reports the experiences of information studies students during their three months practicing periods. The period is mandatory part of the degree studies and organised in public and private sector organisations. The study was made based on the practising reports made during the summer period 2012. The results of the study describe that the skills the students are requested today are more versatile than the traditional archival work on the vaults used to be. Currently, an intern has to be able to model processes, negotiate with IT department and justify the importance of proper RM etc. EXPERIENCES IN ARCHIVES p. 20 What a researcher can find in the archives of national security intelligence service Doctor Pekka Niiranen writes his experiences in the Archives of Finnish Security Intelligence Service. He writes that methods are changed and the researcher can get access to some of the material when working with the doctoral studies. Recently, Niiranen has been working with the Freemason organisations in Finland. Based on Niiranen s studies the security police started to follow Freemasons in the 1930 s until 1980 s. PRIZES P. 23 Photo Archivist Jukka Kukkonen wins the archive deed of the year 2012. PROJECTS P. 24 Capture develops Elka Development Manager Olli Alm writes about Project Capture in the national business archives Elka. In the project, all services and information system requirements have been modelled and documented. P. 26 City of Helsinki s Ahjo is used by 35 agencies and 5000 users Researcher Ida Suolahti reports about the experiences of Ahjo, the new records and document management system used in the City of Helsinki administration. The IBM Filenet-based system has been in use more than a year and there have been both problems and success, P.29 Project OSA builds open applications for archives Osmo Palonen in the role of Project manager in Mikkeli UAS writes about the targets of Project OSA - Open Source Archive. The project is going to use DAITSS as a dark archive and to develop archive service applications based on Fedora Commons Linux, Java and MariaDB. Widely used service modules like Pronom and Droid will probably be parts of a new system. See also osarchive.wordpress.com 42 FAILI nro 2/ 2012
Uusi SÄHKE2-sertifioitu versio saatavilla. Suomen ensimmäinen SÄHKE2-sertifioitu tiedonohjausjärjestelmä Innofactor Dynasty TM Tiedonohjausjärjestelmä Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä on tarkoitettu julkishallinnon ja yritysten tiedonohjaussuunnitelmien ylläpitämiseen sekä tuottamaan asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen tarvittavat luokittelutiedot erilaisiin tietojärjestelmiin. Se korvaa kankeat Excel- ja Word-taulukot ja helpottaa sekä tehostaa asiakirjahallintoa. Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä tarjoaa rajapinnan operatiivisille järjestelmille ja se tukee dokumenttien hallintaa Microsoft SharePointissa kytkettynä Dynasty Docs tuotteeseen. Käyttäjän on helppo luoda asiakirja mallipohjasta, ja järjestelmä tuo automaattisesti tarvittavat luokittelutiedot. Sisältää arkistolaitoksen SÄHKE2:n vaatimukset ja eamstehtäväluokituksen Monipuoliset raportointiominaisuudet Liittymät tietojärjestelmiin ja XML-muotoisen suunnitelman tuontiin ja vientiin CERTIFIED BY SÄHKE 2 2012 PARTNER OF THE YEAR Public Sector Government Finalist Innofactor Oyj, Keilaranta 19, 02150 Espoo, Vaihde 010 272 9000, www.innofactor.fi 43
Ahdistaako asianhallinta? Vastaako vaatimuksia? Viivästyykö aikataulut? Painaako prosessit? Piinaako budjetti? Älä vaivu synkkyyteen EMC Documentum pelastaa päivän? Olisiko palaverin paikka EMC Computer-Systems Oy +358 (0)201 202 200 Info_Finland@emc.com www.documentum.com