Vantaan kaupunki Sivistystoimi Sivistystoimen hallinnassa olevien tilojen vapaa-ajan käytön vakiovuorojen toimintaohjeet ja maksujen perusteet 1.6.2012 alkaen koskee päiväkoteja, kouluja, oppilaitoksia, Pointia ja Lumoa
Vapaa-ajan käytön ehdot 2 (33) Sisällysluettelo sivu 1. YLEISTÄ SIVISTYSTOIMEN HALLINNASSA OLEVIEN TILOJEN VAPAA-AJAN KÄYTÖN TOIMINTAOHJEESTA... 3 2. TOIMINTA-AJAT... 3 3. KÄYTTÖVUOROT JA NIIDEN MYÖNTÄMISJÄRJESTYS... 4 4. KÄYTTÖVUOROJEN HAKEMINEN JA HAKUAJAT... 5 5. LIIKUNTATILOJEN KÄYTTÖVUOROT... 6 6. MUIDEN KUIN LIIKUNTATILOJEN KÄYTTÖVUOROT... 6 7. PÄÄTÖKSENTEON PERUSTEET... 6 8. KÄYTTÖVUORON HYVÄKSYMINEN... 7 9. KÄYTTÖVUORON PERUUTTAMINEN... 8 10. VAPAA-AJAN TOIMINNAN LASKUTUS... 9 11. VAPAA-AJAN TILOJEN JA VÄLINEIDEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT... 11 12. PÄIHTEIDEN KÄYTTÖ SIVISTYSTOIMEN TILOISSA... 12 13. KÄYTTÄJÄN TEHTÄVÄT... 12 14. MUUTA... 13
Vapaa-ajan käytön ehdot 3 (33) 1. Yleistä sivistystoimen hallinnassa olevien tilojen vapaa-ajan käytön toimintaohjeesta Tätä ohjetta noudatetaan silloin, kun sivistystoimen hallinnassa olevia tiloja, kalustoa ja/tai tonttialueita luovutetaan muuhun tarkoitukseen kuin toimialan perustehtävään. Tätä kutsutaan vapaa-ajan toiminnaksi. Ohje koskee päiväkotien, koulujen, oppilaitosten, Pakkalan oppimis- ja informaatiotalo Pointin (jatkossa käytetään nimitystä Point) ja monitoimikeskus Lumon (jatkossa käytetään nimitystä Lumo) tilojen vakiovuoroja. Tämän toimintaohjeen sisällöstä päättää opetuslautakunta ja täytäntöönpanosta huolehtii sivistysvirasto. Sivistystoimen tiloja, tonttialueita ja välineitä voivat käyttää kaupungin muut hallintokunnat, valtion laitokset, seurakunnat, järjestöt, yritykset ja yksityiset henkilöt harrastusym. vapaa-ajan toimintaan tietyin rajoituksin. Tiloja luovutetaan vakiovuoroihin ja tilapäiseen tarpeeseen sekä yöpymiskäyttöön. Tapahtuman järjestäjä vastaa tilaisuuden turvallisuussuunnitelman laatimisesta ja tarvittavien ilmoitusten tekemisestä eri viranomaistahoille. 2. Toiminta-ajat Vakiovuoroja ovat kaikki toimintakautena säännöllisesti toistuvat, sekä kesäajaksi myönnetyt vuorot. Tiloja luovutetaan myös tilapäiseen tarpeeseen, kuten turnauksiin, otteluihin, kilpailuihin, leireihin, juhliin yms. 2.1. Toimintakausi ja kesän käyttöaika Pääsääntöisesti toimintakausi on 1.9. - 31.5. ja kesän käyttöaika 1. - 30.6. ja 1. - 31.8. Tilan käyttöä voidaan rajoittaa perustellusta syystä esimerkiksi kesäksi, pyhien ajaksi tai kauden lopussa. Rajoitukset näkyvät WebTimmissä. Lumon toimintakausi on pääsääntöisesti 15.8. - 31.5. Kesän käyttöaika on 1.6. - 15.8. Aikuis- ja musiikkiopistolle sekä Vantaalaisille taiteen perusopetusta antaville tahoille myönnetään vakinaisia vuoroja myös muina aikoina niiden toimintakauden mukaisesti.
Vapaa-ajan käytön ehdot 4 (33) 2.2. Päivittäinen käyttöaika Päiväkodit: - pääsääntöisesti ma - pe klo 18.00-21.00, la su erikseen sovittaessa. Koulut/oppilaitokset ja Point: - liikuntatilat pääsääntöisesti ma - pe klo 16.00-23.00, la - su 9.00 20.00 - muut tilat pääsääntöisesti ma - pe klo 16.00-21.00, la su 9.00-20.00 Lumo: - aukioloaika ja pääsääntöinen tilojen käyttöaika toimintakautena on ma - pe klo 16.00-22:00, la klo 10.00-16.00. Su on erikseen sovittavissa. - kesäaikana lyhyemmät aukioloajat. Peseytymis- ja pukeutumistiloja voi käyttää 15 minuuttia ennen vuoron alkua ja 15 minuuttia vuoron päättymisen jälkeen. Aikuis- ja musiikkiopistolle sekä Vantaalaisille taiteen perusopetusta antaville tahoille voidaan myöntää vakinaisia käyttövuoroja myös muina aikoina, edellyttäen ettei se aiheuta haittaa yksikön perustoiminnalle. Mikäli käyttö aiheuttaa ylimääräisiä kuluja, käyttäjä maksaa korvaukset hinnaston mukaisesti. 3. Käyttövuorot ja niiden myöntämisjärjestys Tiloja ei luovuteta sellaiseen toimintaan, josta on haittaa yksikön omalle toiminnalle tai kiinteistössä asuvalle. Tilojen käyttövuorot vapaa-ajan toimintaan ratkaistaan sen jälkeen, kun sivistystoimen ylläpitämät yksiköt ovat määritelleet perustehtävästään aiheutuvat tilatarpeensa käytössä olevassa kiinteistössään. Käyttövuorot myönnetään seuraavassa järjestyksessä: 1. Sivistystoimen yksiköihin kiinteästi liittyvä toiminta - johtokuntien, vanhempainyhdistysten ja luokkatoimikuntien yms. kodin ja yksiköiden välisten yhteistyöelinten järjestämät tilaisuudet - opetuslautakunnan tai sen jaoston järjestämät tilaisuudet - sivistystoimen järjestämät tilaisuudet - oppilaiden ja opiskelijoiden (opettajien valvonnassa) järjestämät tilaisuudet - sivistystoimen yksiköiden väliset yhteiset kilpailut ja tapahtumat, kuten Vaikuttaja päivä.
Vapaa-ajan käytön ehdot 5 (33) 2. Kaupungin muu toiminta - aikuis- ja musiikkiopistolle, liikuntapalveluiden ryhmäliikunnalle, sekä vantaalaisille taiteen perusopetusta antaville tahoille myönnetään vuorot yksiköiden omien vuorovarausten jälkeen. Luokkatilojen vuorot myönnetään lukujärjestysten valmistumisen jälkeen. 3. Vantaalaisten yhdistysten ja yhteisöjen toiminta - Vantaalaisten yhdistysten ja yhteisöjen lapsille ja nuorille järjestämä toiminta on etusijalla, kun käyttövuoroja jaetaan. 4. Muiden kuin vantaalaisten yhdistysten ja yhteisöjen toiminta 4. Käyttövuorojen hakeminen ja hakuajat Käyttövuoroja haetaan WebTimmi ajanvarausjärjestelmän kautta (www.vantaa.fi/tilavaraukset). Käyttövuorojen hakeminen edellyttää rekisteröitymistä WebTimmin asiakkaaksi. Rekisteröitymisen voi tehdä yrityksen, yhdistyksen, yksityishenkilön, kerhon tai muun käyttäjän nimellä. Rekisteröitymiskäsittelyn jälkeen hakija saa tunnukset, joilla kirjaudutaan ajanvarausjärjestelmään. Lumon tiloja haetaan lomakkeella, jonka saa kaupungin Verkkoasiointi -sivuilta. Käyttövuorojen hakuaika alkaa helmikuun puolessa välissä ja päättyy helmikuun lopussa. Luokkien ja ryhmätilojen hakuaika on maaliskuu. Myöhästyneitä hakemuksia ei huomioida. Vapaiksi jääneitä ja peruutettuja vuoroja voi hakea kun vuorojen jaosta on päätetty. Liikuntatilojen peruutusvuorojen hakuaika päättyy pääsääntöisesti 1.8. Peruutusvuorojen haun jälkeen liikuntatiloja voi hakea ympäri toimintakauden. Hakemukset käsitellään saapumisjärjestyksessä. Vapaiksi jääneitä ja peruutettuja vuoroja voi hakea vuorojen myöntämisen jälkeen toimintakauden loppuun saakka. Kesävuoroja, tilapäis- ja vakiovuoroja seuraavaksi toimintakaudeksi koskeva hakuilmoitus julkaistaan helmikuussa kaupungin ilmoituslehdessä, ilmoitustauluilla tai viestikansiossa, sekä Internetissä. Lisäksi WebTimmiin rekisteröityneille asiakkaille lähetetään sähköpostiilmoitus hakuajan alkamisesta.
Vapaa-ajan käytön ehdot 6 (33) 5. Liikuntatilojen käyttövuorot 5.1. Liikuntatilojen hakeminen Tilojen varaustilanteita voi selailla WebTimmi -ajanvarausjärjestelmässä. Varaustilanne kannattaa tarkistaa esim. viikolta 47 ennen hakemuksen tekoa. Aikuis- ja musiikkiopistolle sekä Vantaalla taiteen perusopetusta antaville on myönnetty vakiovuorot ennen hakuajan alkamista. Hakijayhteisön vastuuhenkilö tekee liikuntatilahakemukset kootusti. Jokaiselle ryhmälle/joukkueelle haetaan vuoroa omalla hakemuksella. Vuoron pituus on lajista riippuen enintään kaksi tuntia. Hakemuksen lisätietoihin voi kirjoittaa vaihtoehtoisia paikkoja ja/tai aikoja. Koulujen kenttien käyttövuoroja haetaan liikuntapalveluiden kautta käyttövuorohakemuksella, joka saa kaupungin Verkkoasiointi sivuilta. Pointin ulkoalueiden, parkkipaikkojen ja piha-alueen käyttöluvat haetaan tilakeskukselta sähköpostitse: pasi.salo(at)vantaa.fi. Lumon tilojen käyttövuoroja haetaan käyttöhakemuksella, jonka saa kaupungin Verkkoasiointi -sivuilta. 6. Muiden kuin liikuntatilojen käyttövuorot Muita kuin liikuntatiloja haetaan WebTimmin kautta vähintään seitsemän (7) päivää ennen haluttua ajankohtaa. Käyttövuoron voi aloittaa vasta päätöksen teon jälkeen. Lumon tiloja haetaan lomakkeella (käyttöhakemus), jonka saa kaupungin Verkkoasiointi sivuilta. Lumosalia hakiessa täytetään aina myös tekniikan liite. Lumon aukioloaikojen ulkopuolinen käyttö neuvotellaan tapauskohtaisesti toiminnanjohtajan kanssa ennen päätöksen tekoa. Puh. 8393 2148, 040 596 1430. Sähköposti: ulla.soimala(at)vantaa.fi. 7. Päätöksenteon perusteet Käyttövuorojen myöntämiseen vaikuttaa muilta yksiköiltä saadut lausunnot sekä hakijan aiempi toiminta tiloissa. Sivistysvirasto selvittää kultakin toimintakaudelta tilojen käyttöasteet myönnettyjen ja käytettyjen vuorojen perusteella, peruutukset ja muut asiaan vaikuttavat seikat kuten tilojen siisteydestä huolehtimisen ja mahdollisten maksujen suorittamisen.
Vapaa-ajan käytön ehdot 7 (33) 7.1. Ratkaisuvalta 7.1.1. Päiväkotien tilat Päiväkodin johtaja päättää toimintayksikkönsä hallinnassa olevien tilojen ja irtaimen omaisuuden luovuttamisesta tilapäisesti ulkopuoliseen käyttöön. Ruotsinkielisen tulosalueen johtaja tai hänen määräämänsä päättää tulosalueen hallinnassa olevien päivähoidon tilojen ja irtaimen omaisuuden luovuttamisesta tilapäisesti ulkopuoliseen käyttöön. 7.1.2. Koulujen, oppilaitosten, Pointin ja Lumon tilat Sivistystoimen hallintopäällikkö päättää liikuntatilojen kesä- ja vakiovuorot. Vakiovuoroksi katsotaan kun käyttökertoja on yli kolme. Koulujen ja oppilaitosten rehtorit, koulunjohtajat tai heidän määräämänsä viranhaltijat myöntävät tilojen käyttölupien lisäksi liikuntatilojen tilapäiset käyttöluvat. Tilapäiseksi käytöksi katsotaan 1-3 käyttökertaa. Kirjaston tilojen käyttöluvat myöntävät aluekirjastonjohtajat alueen kirjastojen osalta, Pointin kirjaston toiminnanjohtaja Pointin talon ja Pointin kirjaston osalta sekä Lumon toiminnanjohtaja Lumon tilojen osalta. 7.2. Päätöksestä tiedottaminen Kevään hakuajan loputtua, kun vuorot on saatu jaettua, päätös liikuntatilan vuorosta lähetetään sähköpostitse hakijan yhdyshenkilölle. Elokuun peruutusvuorojen jaon jälkeen hyväksytyistä ja hylätyistä hakemuksista hakijalle lähetetään WebTimmistä automaattinen sähköpostiviesti. Hyväksytty vuoro näkyy WebTimmin varauskalenterissa ja lisäksi hakijalle lähetetään päätös postitse. Lumon hyväksytyistä ja hylätyistä hakemuksista lähetetään päätös hakijalle sähköpostilla ja/tai postitse. 8. Käyttövuoron hyväksyminen Kun hakija saa hyväksytyn päätöksen vuorostaan, tilan käyttö voi alkaa päätöksen mukaisesti. Lumon osalta hakijan tulee vahvistaa tai peruuttaa myönnetty kausivuoro vahvistus/ peruuttamislomakkeella.
Vapaa-ajan käytön ehdot 8 (33) 9. Käyttövuoron peruuttaminen 9.1. Peruuttajana käyttäjä Tilojen käyttäjä voi peruuttaa käyttövuoronsa Internetissä WebTimmin varauskalenterista 24h ennen vuoron alkua, jos tilaa ei tarvita. Tämän jälkeen peruminen on mahdotonta ja käyttövuoro laskutetaan myös tilojen korvausten suorittamisesta vapautetuilta. Koulujen kenttävuorojen peruutuksesta tulee ilmoittaa liikuntapalveluihin Lauri Vainiolle (lauri.vainio(at)vantaa.fi). Lumon käyttövuoron peruuttamisesta tulee ilmoittaa kirjallisesti 14 vuorokautta ennen käyttöpäivää vuoron myöntäjälle. 9.2. Peruuttajana käyttövuoron myöntäjä a) Käyttövuoron myöntäjä voi peruuttaa vuoron joko määräajaksi, tai kokonaan, mikäli - käyttäjä on toiminut annettujen ohjeiden vastaisesti - tilassa tapahtuva toiminta ei vastaa myönnettyä käyttötarkoitusta - käyttäjä on jättänyt maksamatta laskutettuja käyttömaksuja - käyttäjä on aiheuttanut haittaa kiinteistön varsinaiselle toiminnalle, sen omaisuudelle, tai kiinteistössä asuville - käyttäjä ei ole käyttänyt tai peruuttanut vuoroa kolmena peräkkäisenä kertana (vajaakäyttö luetaan käyttämättömäksi vuoroksi) b) Käyttövuoro peruutetaan myös silloin, kun käyttäjämäärä jää kolmena perättäisenä käyttövuorokertana alle seuraavien henkilömäärien: - auditorioiden sekä vähintään 450 m²:n suuruisten liikuntasalien osalta yhdeksän henkilöä - kuntosalien ja alle 450 m²:n liikuntasalien osalta kuusi henkilöä. Em. rajoitukset eivät koske tennistä, sulkapalloa, rytmistä voimistelua ja kilpatanssia. 9.3. Yksittäisen käyttövuoron peruuttaminen Käyttövuoron myöntäjä voi joutua peruuttamaan yksittäisen käyttövuoron yksikön oman toiminnan tai muun tarpeen vuoksi. Käyttövuoron peruutuksesta ilmoitetaan yhteyshenkilölle sähköpostitse tai puhelimitse. Vuoron peruuttaja merkitsee WebTimmin varauskalenteriin oman varausmerkintänsä. Vakiokäyttäjien on hyvä seurata WebTimmin varauskalenteria varaustilanteiden muutosten varalta.
Vapaa-ajan käytön ehdot 9 (33) Lumo ilmoittaa peruutuksista puhelimitse, kirjeitse tai Lumon ilmoitustaululla. Peruutus tulee tehdä 14 päivää aikaisemmin. 10. Vapaa-ajan toiminnan laskutus 10.1. Laskutusperusteet Sivistystoimen hallinnassa olevien tilojen vapaa-ajan käytöstä peritään käyttövuoromaksuja voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Sivistystoimen apulaiskaupungin johtaja päättää tilojen vapaa-ajan käytön maksuista opetuslautakunnan päättämien perusteiden mukaan. 10.2. Yleistä tilojen käytön laskutuksesta Käyttövuorot laskutetaan kuukausittain neljännestunnin tarkkuudella. Lumon vakituiset käyttövuorot laskutetaan kolme kertaa vuodessa ja tilapäiskäytöstä laskutetaan kuukausittain. Jos käyttäjä aiheuttaa vahinkoa kiinteistölle, välineistölle tai muulle tilassa olevalle omaisuudelle, peritään vahingosta aiheutuneet kulut vahingon aiheuttaneelta. 10.3. Tilojen käyttömaksuista vapautetut Koululaisten aamu- ja iltapäiväkerhojen lisäksi tilojen korvausten suorittamisesta vapautetaan (maksuvapautetut) seuraavat vantaalaiset käyttäjät ja toiminnat: - koululaisyhtyeet - päiväkotien, oppilaiden tai opiskelijoiden hyväksi toimivien johtokuntien, vanhempainyhdistysten ja luokkatoimikuntien kokouskäyttö - lasten tai nuorten syrjäytymisen ehkäisemiseksi järjestetty toiminta, johon on myönnetty kaupungin avustusta - kaupungin henkilöstön työhyvinvointiin liittyvä toiminta - Vantaalle rekisteröitynyt yhdistys, silloin kun tilan käyttäjistä 2/3 on alle 18 vuotiaita. Lisäksi vauvajumppa, perheliikunta ja aikuinen lapsi liikunta, jossa aikuinen toimii lapsen avustajana - taiteen perusopetusta antavien laitosten ja yhteisöjen toiminta - eläkejärjestöjen toiminta - rintamamies- ja sotaveteraanien toiminta - työttömien järjestöjen toiminta - Vantaan vanhempainyhdistysten alueyhdistys Vanvary ry:n toiminta - kaupungin henkilöstöä edustavien ammattijärjestöjen toiminta - ystävyysseurat, jotka toimivat aktiivisesti kaupungin virallisen ystävyyskaupunkitoiminnan tukena. Näitä ystävyysseuroja ovat tällä hetkellä Vantaan
Vapaa-ajan käytön ehdot 10 (33) Suomi-Puola yhdistys ry., Suomi-Unkari Seuran Vantaan osasto ry ja Vantaan Suomi- Israel yhdistys ry. Lisäksi korvausten suorittamisesta vapautetaan: - SPR/verenluovutustilaisuudet - Vantaan Kehitysvammaisten Tuki ry:n toiminta - Helsingin Yliopiston Avoin yliopiston toiminta Tikkurilan lukion opetustiloissa - Vantaan seurakuntayhtymän koulutilojen käyttö kouluajan ulkopuolella (KV 22.1.1979) - valtakunnalliset tilaisuudet voidaan vapauttaa tulosaluejohtajien harkinnan mukaan. Tilojen käytöstä peritään maksu edellä mainituilta käyttäjiltä, jos - tilan vapaa-ajan käytöstä aiheutuu lisäkustannuksia. Lisäkustannuksia ovat esim. työvuorojärjestelyistä aihetuvat ylimääräiset henkilöstökustannukset tai normaalia korkeammat energiakustannukset. - tilaisuus on kaupallinen tai tilojen vapaa-ajan käyttö voidaan katsoa kaupalliseksi tai siihen rinnastettavaksi toiminnaksi. Kaupalliseksi toiminnaksi ei kuitenkaan katsota liikuntajärjestöjen turnaus-, ottelu- tai muuta kilpaurheilutoimintaa, vaikka yhdistys perisi osanotto- tai pääsymaksuja, joilla katetaan toiminnasta aiheutuvien ohjaajien, materiaalien yms. kustannuksia. 10.4. Vuorot joita ei laskuteta - maksuvapautettujen vuorot - käyttöluvan myöntäjä on perunut vuoron - aikuisten vuoro, joka on peruttu 24 tuntia aiemmin WebTimmin kautta, Lumossa 14 vuorokautta aiemmin. 10.5. Laskutettavat vuorot - käyttövuorot laskutetaan muilta kuin maksuvapautetuilta - lasten vuoro, jota ei ole kuitattu vapaa-ajan käytön päiväkirjaan tai peruttu 24 tuntia aiemmin WebTimmin kautta, Lumossa 14 vuorokautta aiemmin. Vantaalla toimivilta yksityisiltä tiekunnilta peritään koulutilojen käytöstä samansuuruista vuokraa kuin Vantaalle rekisteröidyiltä yhdistyksiltä 10.6. Muiden kustannusten laskuttaminen - lisäkulut, kuten kaupungille aiheutuvat ylimääräiset henkilöstömenot, siivouskulut, ym. kustannukset laskutetaan myös maksuvapautetuilta - vahingoista aiheutuneet kustannukset, kuten avaimen hukkaamisesta aiheutuvat lukkojen uudelleensarjoittaminen tai tilojen rikkoutuminen
Vapaa-ajan käytön ehdot 11 (33) - aiheutettu hälytys, hälytysaikojen muutoksesta aiheutuvat kustannukset 11. Vapaa-ajan tilojen ja välineiden käyttösäännöt Leikki- ja opetusvälineiden, sekä musiikki-instrumenttien käyttöön tulee saada lupa käyttövuoron myöntäjältä. Av-, atk-laitteita ja muita erikoisvälineitä ei saa käyttää ilman erillistä opastusta. Niiden käytöstä on sovittava aina etukäteen päätöksen tekijän kanssa. Musiikkiopistolla, aikuisopistolla ja Vantaalaisilla taiteen perusopetusta antavilla tahoilla on oikeus käyttää opettajienhuoneita, niiden saniteettitiloja ja puhelinta kohteen oman käytön sallimissa rajoissa sekä tarvitsemiaan opetusvälineitä ja laitteita käyttövuoron myöntäjän antamien ohjeiden mukaisesti. 11.1. Auditoriot Auditorioiden vakinaisten käyttövuorojen vähimmäiskäyttäjämäärä on satunnaisia poikkeuksia lukuun ottamatta yhdeksän henkilöä. Auditorion näyttämön käyttöoikeus sisältyy käyttölupaan. Jos käyttäjä haluaa pelkästään näyttämötilan käyttöönsä, haetaan sen käyttölupa erikseen. Auditorion kalusteiden ja välineiden käytöstä tulee sopia etukäteen käyttövuoron myöntäjän kanssa. Auditorion kalusteita ja välineitä ei saa käyttää ilman opastusta. 11.2. Liikuntatilat Liikuntatilojen käyttäjät voivat käyttää kiinteiden laitteiden lisäksi raskaita liikuntavälineitä kuten nojapuita, voimistelupenkkejä, rekkitankoja, puomeja, hyppyarkkuja, pukkeja, hevosia, ponnistuslautoja, voimistelumattoja, korkeushyppytelineitä, lentopalloverkkoa ja sählymaaleja. Liikuntatilojen käyttäjät eivät saa käyttää kohteiden omia kevyitä liikuntavälineitä (esim. sählymailat, pallot). Päiväkotitilojen patjoja/voimistelumattoja ei luovuteta ulkopuoliseen käyttöön. Lumon liikuntahallin katsomon käytöstä tulee sopia erikseen Lumon toiminnanjohtajan kanssa. 11.3. Puhelimen käyttö Kiinteistön puhelimet ovat käytettävissä kriisi- ja erityistilanteissa.
Vapaa-ajan käytön ehdot 12 (33) 11.4. Langaton verkko Osassa sivistystoimen tiloja on käytettävissä langaton verkko (WLAN): Langaton verkko vierailijoille. 12. Päihteiden käyttö sivistystoimen tiloissa Tupakoiminen ja huumausaineiden käyttö on kielletty kaikissa sivistystoimen hallinnoimissa tiloissa ja niiden piha-alueilla. Alkoholin myyminen on kielletty sivistystoimen hallinnoimissa tiloissa. Mahdollisista poikkeuksista päättää sivistystoimen apulaiskaupunginjohtaja. Alkoholin käyttö on kielletty sivistystoimen hallinnoimissa koulu-, oppilaitos- ja päiväkotitiloissa niiden työaikana. Muina aikoina luvan voi poikkeuksellisesti (esim. perhejuhlat, syntymäpäivät) myöntää tilojen käytöstä päättävä. Tilojen käyttöoikeuden saaja huolehtii tarvittavista viranomaisilmoituksista. Alkoholin käyttö myös muissa sivistystoimen hallinnoimissa tiloissa on pääsääntöisesti kielletty. 13. Käyttäjän tehtävät Käyttäjä nimeää viimeistään toimintakauden alussa jokaiseen toimintaryhmään 18 vuotta täyttäneen vastuuhenkilön ja tälle 18 vuotta täyttäneen varahenkilön. Käyttäjän tulee ilmoittaa jos - yhdyshenkilö, taloudenhoitaja, tai postitus-/laskutusosoite muuttuu - vuoron käyttäjäryhmä muuttuu - käytössä on vain osa myönnetystä ajasta (esim. myönnetty aika 1,5h - tarve vain 1h) Mikäli yllä mainitut tiedot muuttuvat toimintakauden aikana, on siitä ilmoitettava seuraavasti: - päiväkodin/koulun/oppilaitoksen/pointin osalta sähköpostiosoitteeseen: helena.savin(at)vantaa.fi - Lumon osalta sähköpostiosoitteeseen: lumo(at)vantaa.fi 13.1. Tilojen valvonta Tiloissa, joissa ei ole vapaa-ajan käytön valvojaa, käyttövuoron saanut järjestää itse valvonnan.
Vapaa-ajan käytön ehdot 13 (33) - käyttäjä ja tilan luovuttaja tekee kirjallisen sopimuksen avainten luovuttamisesta Avaintenluovutussopimus - käyttäjien nimeämien vastuuhenkilöiden on tunnettava toimintaohjeessa mainitut käyttäjäryhmän vastuuhenkilön tehtävät (ks. kohta 15.2) - kiinteistössä käyttäjät on opastettava ilmastoinnin, palohälytyksen yms. ohjausjärjestelyihin sekä puhelimen sijaintiin hätätapauksia varten 13.2. Käyttäjäryhmän vastuuhenkilön tehtävät 14. Muuta Käyttäjäryhmän vastuuhenkilö huolehtii seuraavista tehtävistä: 1. Tilaa käytetään ainoastaan myönnettyyn tarkoitukseen. 2. Toiminnassa noudatetaan opetuslautakunnan, päiväkodin johtajan/koulun johtajan/rehtorin, vapaa-ajan toiminnan valvojan, tai muun henkilökunnan antamia ohjeita. 3. On paikalla 15 minuuttia ennen käyttövuoron alkua, sekä koko käyttövuoron ajan. 4. Vastaa, että järjestys säilyy, ovet pidetään koko käyttövuoron ajan suljettuina, eikä ulkopuolisia päästetä sisään. 5. Vain sitä tilaa, kalustoa ja niitä välineitä käytetään, joihin on lupa. 6. Tilojen käyttäjät eivät tupakoi, eivät ole päihtyneinä, eivätkä tuo tilaan päihteitä, ellei poikkeuslupaa kohdan 14 mukaan ole myönnetty. 7. Käyttöluvassa myönnettyjä käyttöaikoja noudatetaan, eikä ketään jää tilaan myönnetyn käyttöajan jälkeen. 8. Käytössä olleet kalusteet ovat siinä järjestyksessä, jossa ne käytön alkaessa ovat olleet ja välineet palautetaan käyttövuoron päätyttyä niille varattuihin säilytyspaikkoihin, ellei seuraavan ryhmän vastuuhenkilön ja valvojan kanssa ole toisin sovittu. 9. Erikoistiloissa (teknisen työn ja tekstiilityön luokat, ruokasalit, auditoriot yms.) käyttäjät puhdistavat itse työtasonsa. 10. Tilat ovat käytön jälkeen siistit. 11. Merkitsee käyttövuoron päätyttyä kuittauksen vapaa-ajan toiminnan päiväkirjaan, jos tilassa ei ole iltavalvojaa paikalla, ja tarkistaa samalla, että päiväkirjamerkinnät vastaavat käyttöä. Mikäli päiväkirjoja ei ole ollut saatavilla, vastuuhenkilön tulee ilmoittaa asiasta ao. tilan vapaa-ajan käytöstä vastaavalle mahdollisimman pian, jottei vuorosta laskuteta. 12. Viimeinen käyttäjä sammuttaa valot ja tarkistaa tilojen kunnon ja lukituksen. 13. Ilmoittaa välittömästi päiväkotitilan/koulun edustajalle ja yhteisölleen, mikäli kaupungin omaisuutta on vahingoitettu tai jotain muuta vahinkoa on aiheutunut. 14. Huolehtii käyttövuoron peruuttamisesta (päiväkodin/koulun/oppilaitoksen/ Pointin vuoron peruutus WebTimmin kautta)
Vapaa-ajan käytön ehdot 14 (33) Jokaisessa kohteessa on infokansio. Kansiossa on mm. yhteystietoja, toimintaohjeita, ja mahdollisuus tilan luovuttajan ja käyttäjän väliseen viestintään. Käyttäjät ovat itse vastuussa henkilökohtaisista tavaroistaan, kaupunki ei korvaa esim. varastettuja tavaroita. Lisätietoja Päiväkotitilojen vapaa-ajan käyttö: päiväkotien johtajat. http://www.vantaa.fi/opetus_ja_kasvatus/paivahoito/paivakodit Koulujen, oppilaitosten ja Pointin vapaa-ajan käyttö: http://www.vantaa.fi/tilavaraukset Lumon vapaa-ajan käyttö: www.vantaa.fi/lumo Sivistystoimen hallinnassa olevien tilojen vapaa-ajan tilapäiskäytön toimintaohjeet ja maksujen perusteet 1.6.2012 alkaen koskee päiväkoteja, kouluja, oppilaitoksia sekä Pointin ja Lumon monitoimitaloja
Vapaa-ajan käytön ehdot 15 (33) Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ SIVISTYSTOIMEN HALLINNASSA OLEVIEN TILOJEN VAPAA-AJAN KÄYTÖN TOIMINTAOHJEESTA... 15 2. TOIMINTA-AJAT... 16 3. KÄYTTÖVUOROT JA NIIDEN MYÖNTÄMISJÄRJESTYS (KOSKEE SEKÄ VAKIO- ETTÄ TILAPÄISVUOROJA)... 17 4. VUOROJEN HAKUAJAT... 18 5. VUOROJEN HAKEMINEN... 18 6. YÖPYMINEN... 19 7. PÄÄTÖKSENTEON PERUSTEET... 19 8. KÄYTTÖVUORON HYVÄKSYMINEN... 20 9. KÄYTTÖVUORON PERUUTTAMINEN... 20 10. VAPAA-AJAN TOIMINNAN LASKUTUS... 21 11. VAPAA-AJAN TILOJEN JA VÄLINEIDEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT... 22 12. PÄIHTEIDEN KÄYTTÖ SIVISTYSTOIMEN TILOISSA... 23 13. KÄYTTÄJÄN TEHTÄVÄT... 24 14. MUUTA... 25
Vapaa-ajan käytön ehdot 16 (33) 1. Yleistä sivistystoimen hallinnassa olevien tilojen vapaa-ajan käytön toimintaohjeesta 2. Toiminta-ajat Tätä ohjetta noudatetaan silloin, kun sivistystoimen hallinnassa olevia tiloja, kalustoa ja/tai tonttialueita luovutetaan muuhun tarkoitukseen kuin toimialan perustehtävään. Tätä kutsutaan vapaa-ajan toiminnaksi. Ohje koskee päiväkotien, koulujen, oppilaitosten, Pakkalan oppimis- ja informaatiotalo Pointin (jatkossa käytetään nimitystä Point) ja monitoimikeskus Lumon (jatkossa käytetään nimitystä Lumo) tiloista luovutettavia tilapäiskäyttövuoroja. Tämän toimintaohjeen sisällöstä päättää opetuslautakunta ja täytäntöönpanosta huolehtii sivistysvirasto. Sivistystoimen tiloja, tonttialueita ja välineitä voivat käyttää kaupungin muut hallintokunnat, valtion laitokset, seurakunnat, järjestöt, yritykset ja yksityiset henkilöt harrastusym. vapaa-ajan toimintaan tietyin rajoituksin. Tiloja luovutetaan vakiovuoroihin ja tilapäiseen tarpeeseen sekä yöpymiskäyttöön. Tilojen vakiovuorokäyttöä varten on erillinen ohje. Tapahtuman järjestäjä vastaa tilaisuuden turvallisuussuunnitelman laatimisesta ja tarvittavien ilmoitusten tekemisestä eri viranomaistahoille. Tiloja luovutetaan tilapäiseen tarpeeseen kuten turnauksiin, otteluihin, kilpailuihin, leireihin, juhliin yms. Vakiovuoroja ovat kaikki toimintakautena säännöllisesti toistuvat, sekä kesäajaksi myönnetyt vuorot. Vakiovuoroksi katsotaan kun käyttökertoja on yli kolme. Vuoroja voidaan myöntää tilapäiskäyttöön milloin tahansa kalenterivuoden aikana tietyin rajoituksin. Mikäli tilapäiskäyttö aiheuttaa kustannuksia, esimerkiksi henkilöstön palkkaamista, laskutetaan käyttäjää kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti (Huom! koskee myös käyttökorvauksista vapautettuja). 2.1. Päivittäinen käyttöaika Päiväkodit: - pääsääntöisesti ma - pe klo 18.00-21.00, la su erikseen sovittaessa. Koulut/oppilaitokset ja Point: - liikuntatilat pääsääntöisesti ma - pe klo 16.00-23.00, la - su 9.00 20.00 - muut tilat pääsääntöisesti ma - pe klo 16.00-21.00, la su 9.00-20.00
Vapaa-ajan käytön ehdot 17 (33) - yöpymiskäyttö on klo 24.00-08.00. Muut yöpymiseen liittyvät käyttötarpeet (esim. varusteiden säilytykseen tarvittava aika ennen ja jälkeen yöpymiskäytön) haetaan erikseen. Lumo: - aukioloaika ja pääsääntöinen tilojen käyttöaika toimintakautena on ma - pe klo 16.00-22:00, la klo 10.00-16.00. Su on erikseen sovittavissa. - kesäaikana lyhyemmät aukioloajat. Peseytymis- ja pukeutumistiloja voi käyttää 15 minuuttia ennen vuoron alkua ja 15 minuuttia vuoron päättymisen jälkeen. Aikuis- ja musiikkiopistolle sekä Vantaalaisille taiteen perusopetusta antaville tahoille voidaan myöntää käyttölupia myös muina aikoina, edellyttäen ettei se aiheuta haittaa yksikön perustoiminnalle. Mikäli käyttö aiheuttaa ylimääräisiä kuluja, käyttäjä maksaa korvaukset hinnaston mukaisesti. 3. Käyttövuorot ja niiden myöntämisjärjestys (koskee sekä vakio- että tilapäisvuoroja) Tiloja ei luovuteta sellaiseen toimintaan, josta on haittaa yksikön omalle toiminnalle tai kiinteistössä asuvalle. Tilojen käyttövuorot vapaa-ajan toimintaan ratkaistaan sen jälkeen, kun sivistystoimen ylläpitämät yksiköt ovat määritelleet perustehtävästään aiheutuvat tilatarpeensa käytössä olevassa kiinteistössään. Käyttövuorot myönnetään seuraavassa järjestyksessä: 1. Sivistystoimen yksiköihin kiinteästi liittyvä toiminta - johtokuntien, vanhempainyhdistysten ja luokkatoimikuntien yms. kodin ja yksiköiden välisten yhteistyöelinten järjestämät tilaisuudet - opetuslautakunnan tai sen jaoston järjestämät tilaisuudet - sivistystoimen järjestämät tilaisuudet - oppilaiden ja opiskelijoiden (opettajien valvonnassa) järjestämät tilaisuudet - sivistystoimen yksiköiden väliset yhteiset kilpailut ja tapahtumat, kuten Vaikuttaja päivä. 2. Kaupungin muu toiminta sekä taiteen perusopetus - aikuis- ja musiikkiopistolle, liikuntapalveluiden ryhmäliikunnalle sekä vantaalaisille taiteen perusopetusta antaville tahoille myönnetään vuorot yksiköiden omien vuorovarausten jälkeen. Luokkatilojen vuorot myönnetään lukujärjestysten valmistumisen jälkeen.
Vapaa-ajan käytön ehdot 18 (33) 3. Vantaalaisten yhdistysten ja yhteisöjen toiminta - Vantaalaisten yhdistysten ja yhteisöjen lapsille ja nuorille järjestämä toiminta on etusijalla, kun käyttövuoroja jaetaan. 4. Muiden kuin vantaalaisten yhdistysten ja yhteisöjen toiminta 4. Vuorojen hakuajat Ilmoitus tilojen hakemisesta julkaistaan helmikuussa kaupungin ilmoituslehdessä, ilmoitustauluilla tai viestikansiossa, sekä Internetissä. Lisäksi WebTimmiin rekisteröityneille asiakkaille lähetetään sähköposti-ilmoitus hakuajan alkamisesta. 5. Vuorojen hakeminen Käyttövuoroja haetaan WebTimmi ajanvarausjärjestelmän kautta: www.vantaa.fi/tilavaraukset. Käyttövuorojen hakeminen edellyttää rekisteröitymistä WebTimmin asiakkaaksi. Rekisteröitymisen voi tehdä yrityksen, yhdistyksen, yksityishenkilön, kerhon tai muun käyttäjän nimellä. Rekisteröitymiskäsittelyn jälkeen hakija saa tunnukset, joilla kirjaudutaan ajanvarausjärjestelmään. Hakemus liikuntatilojen tilapäistä käyttöä varten tehdään WebTimmin kautta vähintään seitsemän (7) päivää ennen haluttua ajankohtaa. Hakemuksen alustavasta hyväksymisestä tai hylkäämisestä lähetetään hakijalle automaattinen vastaus sähköpostitse. Päätös lähetetään hakijalle päätöksen teon jälkeen. Mikäli tilojen käyttöä halutaan sellaisena aikana, jolle on jo myönnetty vakiovuoro, tulee hakijan sopia vakiovuoron haltijan kanssa vuoron luovuttamisesta. Hakemuksen pääsee tekemään WebTimmissä vasta kun vakiovuoron haltija on perunut vuoronsa järjestelmässä. Koulujen kenttien käyttövuoroja haetaan liikuntapalveluiden kautta käyttövuorohakemuksella, joka saa kaupungin Verkkoasiointi sivuilta. Koulujen muita piha-alueita haetaan WebTimmin kautta. Pointin ulkoalueiden, parkkipaikkojen ja piha-alueen käyttöluvat haetaan tilakeskukselta sähköpostitse: pasi.salo(at)vantaa.fi. Lumon tiloja haetaan tilapäiskäyttölomakkeella, jonka saa kaupungin Verkkoasiointi - sivuilta. Lumosalia (auditorio) haettaessa täytetään aina myös tekniikan liite. Lumon aukioloaikojen ulkopuolinen käyttö neuvotellaan tapauskohtaisesti toiminnanjohtajan kanssa ennen päätöksen tekoa. Puh. 8393 2148, 040 596 1430. Sähköposti: ulla.soimala(at)vantaa.fi.
Vapaa-ajan käytön ehdot 19 (33) 6. Yöpyminen Tiedossa olevat tilapäiskäyttövuorot seuraavaksi toimintakaudeksi on hyvä hakea jo helmikuun hakuaikana, viimeistään kuitenkin toukokuussa ennen vakiovuorojen myöntämistä. Liikuntasaleissa ja luokissa on mahdollista yöpyä. Kaikki rakennukset tai tilat, kuten päiväkodit, eivät sovellu yöpymiseen. Yöpymiskäyttöön liittyvistä yksityiskohdista tulee sopia yksikön rehtorin/johtajan kanssa ennen hakemuksen jättämistä. Yöpymiskäyttöä haetaan WebTimmi ajanvarausjärjestelmän kautta kellonajalle 00:00 08:00. Yöpymiskäytön ulkopuolelle jäävät ajat (esim. klo 14:00 24:00 ja 08:00 16:00) haetaan tavallisina varauksina. Yöpymiskäytössä tulee noudattaa pelastuslaitoksen antamaa toimintaohjetta: Ilmoitus tilapäisestä majoittumisesta. Yöpymiskäyttöä hakevan tulee nimetä päätöksen tekijän edellyttämä määrä valvojia, joiden tulee myös olla paikalla itse. Hakija ilmoittaa yöpymiskäytöstä itse Keski-Uudenmaan pelastuslaitokselle. Yöpymistiloja haetaan vähintään kuukautta ennen haluttua ajankohtaa. Suurempien tapahtumien yöpymistarpeissa on varauduttava pidempään käsittelyaikaan. 7. Päätöksenteon perusteet Käyttövuorojen myöntämiseen vaikuttaa muilta yksiköiltä saadut lausunnot sekä hakijan aiempi toiminta tiloissa. Sivistysvirasto selvittää peruutukset ja muut asiaan vaikuttavat seikat kuten tilojen siisteydestä huolehtimisen ja mahdollisten maksujen suorittamisen. 7.1 Ratkaisuvalta 7.1.1 Päiväkotien tilat Päiväkodin johtaja päättää toimintayksikkönsä hallinnassa olevien tilojen ja irtaimen omaisuuden luovuttamisesta ulkopuoliseen käyttöön. Ruotsinkielisen tulosalueen johtaja tai hänen määräämänsä päättää tulosalueen hallinnassa olevien päivähoidon tilojen ja irtaimen omaisuuden luovuttamisesta ulkopuoliseen käyttöön. 7.1.2 Koulujen, oppilaitosten, Pointin ja Lumon tilat Koulujen ja oppilaitosten rehtorit, koulunjohtajat tai heidän määräämänsä viranhaltijat myöntävät tilapäiset käyttöluvat kaikkiin tiloihinsa. Tilapäiseksi käytöksi katsotaan 1-3 käyttökertaa.
Vapaa-ajan käytön ehdot 20 (33) Kirjaston tilojen käyttöluvat myöntävät aluekirjastonjohtajat alueen kirjastojen osalta, Pointin kirjaston toiminnanjohtaja Pointin talon ja Pointin kirjaston osalta sekä Lumon toiminnanjohtaja Lumon tilojen osalta. 7.2 Päätöksestä tiedottaminen Hyväksytyistä ja hylätyistä hakemuksista hakijalle lähetetään WebTimmistä automaattinen sähköpostiviesti. Hyväksytty vuoro näkyy WebTimmin varauskalenterissa ja lisäksi hakijalle lähetetään päätös postitse. Lumon hyväksytyistä ja hylätyistä hakemuksista lähetetään päätös hakijalle sähköpostilla ja/tai postitse. 8. Käyttövuoron hyväksyminen Kun hakija saa hyväksytyn päätöksen vuorostaan, tilan käyttö voi alkaa päätöksen mukaisesti. 9. Käyttövuoron peruuttaminen 9.1 Peruuttajana käyttäjä Tilojen käyttäjä voi peruuttaa käyttövuoronsa WebTimmin varauskalenterista 24h ennen vuoron alkua, jos tilaa ei tarvita. Tämän jälkeen peruminen ei onnistu ja käyttövuoro laskutetaan myös tilojen korvausten suorittamisesta vapautetuilta. Koulujen kenttävuorojen peruutuksesta tulee ilmoittaa liikuntapalveluihin Lauri Vainiolle (lauri.vainio(at)vantaa.fi). Lumon käyttövuoron peruuttamisesta tulee ilmoittaa kirjallisesti 14 vuorokautta ennen käyttöpäivää vuoron myöntäjälle. 9.2 Peruuttajana käyttövuoron myöntäjä Käyttövuoron myöntäjä voi joutua peruuttamaan yksittäisen käyttövuoron yksikön oman toiminnan tai muun tarpeen vuoksi. Käyttövuoron peruutuksesta ilmoitetaan yhteyshenkilölle sähköpostitse tai puhelimitse. Vuoron peruuttaja merkitsee WebTimmin varauskalenteriin oman varausmerkintänsä. Lumo ilmoittaa peruutuksista puhelimitse, kirjeitse tai Lumon ilmoitustaululla. Peruutus tulee tehdä 14 päivää aikaisemmin.