2014 Vertaisopintoryhmien ohjeet vuonna 2014
Hyvä opintoryhmän yhteyshenkilö! Nämä ohjeet kertovat, miten toteutat taloudellista tukea saavan vertaisopintoryhmän OK-opintokeskuksen kanssa onnistuneesti. Onnistumisen peruspilarit ovat innostava ryhmätoiminta ja asianmukaisesti toteutettu taloushallinto. Ryhmien opinnollinen toteutustapa ja työmuodot voivat vaihdella niiden taustajärjestön ja opiskeluaiheen mukaan. Esimerkkejä vertaisopintoryhmistä löytyy OK-opintokeskuksen verkkosivuilta, www.ok-opintokeskus.fi Koulutus Vertaisopintoryhmät. Opintoryhmien taloudellinen tuki maksetaan OK-opintokeskuksen jäsenyhteisöihin kuuluvien yhdistysten opintoryhmille. Tuki voidaan maksaa yhdistyksen tilille vain toteutuneiden ja yhdistyksen kirjanpidossa olevien kulujen perusteella. Taloudellista tukea myönnetään opetus- ja kulttuuriministeriön vuodelle 2014 myöntämän määrärahan rajoissa. Käyttäessäsi sähköistä asiointia lomakkeita ei tarvitse lähettää postitse. Sähköisesti asioitaessa osa tarvittavista tiedoista on valmiiksi esitäytettynä Okryverkon lomakkeille. Opintoryhmän yhteyshenkilönä sinun on helppo seurata Okryverkossa, kuinka opintoryhmän suunnitelman ja tukihakemuksen käsittely etenee opintokeskuksessa. Okryverkosta saat myös kätevästi tulostettua hyväksytyn opintoryhmän tukihakemuksen yhdistyksen kirjanpitoon tositteeksi. Löydät Okryverkon käyttäjätunnuksen hakulomakkeen OK-opintokeskuksen verkkosivuilta (www.ok-opintokeskus.fi > Hae Okryverkon käyttäjätunnuksia). Lomake on myös tämän ohjeen liitteenä. Asioinnissa tarvittavat lomakkeet on mahdollista myös lähettää postitse. Paperiasiointia varten opintoryhmää koskevat lomakkeet voi tulostaa OK-opintokeskuksen verkkosivuilta, www.ok-opintokeskus.fi Koulutus Vertaisopintoryhmät, tai pyytää niitä opintokeskuksesta. 2 3
Opintoryhmän opiskelu voi kestää muutamasta päivästä kuukausiin yhden kalenterivuoden sisällä. Vuonna 2014 toimivien opintoryhmien on päätettävä opiskelunsa viimeistään 31.12.2014. Joulukuussa 2014 päättyvien ryhmien tukihakemukset on toimitettava OK-opintokeskukseen viimeistään 9.1.2015. Uuden opiskelukauden voi aloittaa vuoden 2015 alusta. Antoisaa vertaisoppimista hyvässä ryhmässä! Yhteistyössä OK-opintokeskus Sisältö 1 Mikä on vertaisopintoryhmä?...6 2 Tuki yhdistysten opintoryhmille...6 2.1 Pedagoginen tuki...6 2.2 Taloudellinen tuki...7 3 Opintoryhmän toteutus...8 3.1 Suunnitelman laatiminen......8 3.2 Osallistujaluettelon täyttäminen...8 3.3 Tukihakemuksen laatiminen...9 4 Palautekysely...10 5 Opintoryhmän ja opintokeskuksen vastuunjako...10 5.1 Vertaisopintoryhmän toteuttajan vastuu...10 5.2 Vertaisopintoryhmän järjestäjän eli OK-opintokeskuksen vastuu...11 Paasivuorenkatu 2 A 2, 00539 Helsinki Puhelin (09) 4153 4200 Faksi (09) 4153 4253 Sähköposti: ok-opintokeskus@ok-opintokeskus.fi 4 5
1 Mikä on vertaisopintoryhmä? Opintoryhmässä opiskelu voi olla tietojen lisäämistä, taitojen harjaannuttamista, osaamisen kehittämistä tai toimintakyvyn ylläpitämistä yhdessä toisten kanssa. Tärkeää on kokemusten ja näkemysten jakaminen. Opiskeluaihe, tavoitteet ja aikataulu sovitaan yhdessä. Vastuu oppimisesta on kaikilla. Vertaisopintoryhmä on osa yhdistyksen vapaaehtoistoimintaa. Vertaisoppiminen on sujuvaa, kun ryhmän jäsenet suhtautuvat kunnioittavasti toisiinsa ja hyväksyvät erilaisia näkökulmia opittavaan aiheeseen. Yhdessä pohtiminen mahdollistaa monipuoliset näkökulmat, avartaa ryhmän jäsenten kokemuspiiriä ja luo yhteisöllisyyden tunnetta ryhmän sisällä. Vertaisopintoryhmällä voi olla myös tärkeä rooli yhdistyksen toiminnan kehittäjänä ja rikastajana. 2 Tuki yhdistysten opintoryhmille OK-opintokeskus tukee jäsenjärjestöjensä ja niiden yhdistysten vertaisopintoryhmien toimintaa pedagogisesti ja taloudellisesti. 2.1 Pedagoginen tuki OK-opintokeskuksen henkilökunta neuvoo vertaisopintoryhmän ohjaukseen ja asiointiin liittyvissä kysymyksissä. OK-opintokeskus kerää otannan perusteella vertaisopintoryhmistä opiskelijapalautteet. Palautekysely on jäsenyhdistyksille suunnattu maksuton palvelu. OK-opintokeskus kehittää opintoryhmätoimintaa yhdessä jäsenjärjestöjen kanssa. Järjestöt voivat suunnitella omaan järjestökenttäänsä sopivia opintoryhmien teemarunkoja. Teemojen laatimisessa auttavat OK-opintokeskuksen koulutussuunnittelijat, jotka pitävät aktiivisesti yhteyttä järjestöihin. Teemat helpottavat ja jäntevöittävät opintoryhmien opiskelua. Teemarunkojen avulla yhdistykset voivat parantaa jäsenpalvelujaan. Opintoryhmän ja OK-opintokeskuksen välinen yhteydenpito helpottuu, kun ryhmä voi viitata opintosuunnitelmassa ja tukihakemuksessa OK-opintokeskuksen ja järjestön yhdessä sopimaan teemarunkoon. 2.2 Taloudellinen tuki Taloudellisen tuen edellytykset: opintoryhmän toiminta on osa rekisteröidyn yhdistyksen toimintaa ryhmässä on vähintään viisi 15 vuotta täyttänyttä jäsentä ryhmä tekee suunnitelman opiskelukauden alussa ryhmä opiskelee vähintään 10 tuntia (à 45 minuuttia) yhden kalenterivuoden aikana opintoryhmän kulut on merkitty yhdistyksen kirjanpitoon. Vertaisopintoryhmän taloudellinen tuki lasketaan toteutuneiden ja hyväksyttyjen oppituntien perusteella. Tuen saaminen edellyttää, että yhdistykselle on aiheutunut opintoryhmän opiskelusta kuluja. Tuki voi olla enintään tukihakemuksessa ilmoitettu kulujen yhteismäärä, ja se maksetaan tukihakemuksessa ilmoitetulle yhdistyksen tilille viimeistään hakemuksen saapumista seuraavan kuukauden lopussa. Taloudellinen tuki on enintään 3 /oppitunti. Muuta tukea voidaan maksaa rajatulle määrälle opintoryhmiä, joiden opiskelusta on tehty OK-opintokeskuksen ja järjestön välillä erillinen sopimus. Tukeen oikeuttavia kuluja ovat yhdistyksen maksamat ohjaajan tai vierailevan asiantuntijan matkakulut ja yhdistyksen näille maksamat palkkiot sosiaalikuluineen opintoaineistojen ja opetusvälineiden hankintakulut tilavuokrat muut opiskelusta aiheutuneet kulut. Esimerkki tuen laskemisesta: Ryhmä on opiskellut 20 tuntia. Sillä on kuluja yhteensä 150. Tällöin taloudellinen tuki on 20 x 3 = 60. Toisella ryhmällä on myös 20 hyväksyttävää oppituntia, mutta kuluja on vain 50. Tällöin tuki on 50. 6 7
3 Opintoryhmän toteutus 3.1 Suunnitelman laatiminen Tallenna suunnitelma Okryverkkoon aina uuden opiskelukauden alkaessa. Jos et voi käyttää Okryverkkoa, lähetä paperilomake postitse (lomake 1). Tee suunnitelma kahden viikon kuluessa opiskelun aloittamisesta. OK-opintokeskus vahvistaa suunnitelman ja varaa opintoryhmän käyttöön enintään sen tuntimäärän, jonka ilmoitat suunnitelmassa. Opintoryhmän suunnitelma näkyy Okryverkossa silloin Vahvistettutilassa. Jos opintoryhmän toiminta ei kuitenkaan ala suunnitellusti vaan peruuntuu, voit peruuttaa suunnitelman Okryverkossa. Opintoryhmien opiskelukausi voi kestää muutamasta päivästä enintään yhteen vuoteen saman kalenterivuoden aikana. OK-opintokeskus suosittelee, että vuoden alussa aloittavat ryhmät tekevät suunnitelmat erikseen kevät- ja syyskaudelle. Saman vuoden aikana voi toteuttaa useampiakin opintoryhmiä. 3.2 Osallistujaluettelon täyttäminen Lisää Okryverkon osallistujaluetteloon opintoryhmän jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet suunnitelman tallentamisen jälkeen. Voit täydentää osallistujaluetteloa, jos ryhmään tulee uusia osallistujia. Kokoontumisen päivämäärän ja keston voit lisätä jokaisen kokoontumisen jälkeen, muutaman kerran kaudessa tai yhdellä kertaa opiskelukauden lopussa. Osallistujaluetteloon ei voi merkitä enempää tunteja kuin mitä suunnitelmassa on. Jos et asioi Okryverkon kautta, kirjaa seuraavat tiedot osallistujaluetteloon (lomake 2): vertaisopintoryhmän kokoontumispäivät oppituntien lukumäärät/kokoontumiskerta opintoryhmän jäsenten nimet jäsenten sähköpostiosoitteet (tarvitaan mahdollista palautekyselyä varten) Tarvitset näitä tietoja, kun laadit tukihakemuksen opiskelukauden jälkeen. Jos opintoryhmäsi käsittelee opiskelunsa aikana useita eri aiheita, merkitse lisäksi muistiin kokouskohtaisesti aihe, jota kyseisessä tapaamisessa opiskeltiin. 3.3 Tukihakemuksen laatiminen Vertaisopintoryhmä voi saada taloudellista tukea enintään niin monelle oppitunnille kuin suunnitelmaan on vahvistettu. Ilmoita tukihakemuksessa vain ne kulut, jotka ovat syntyneet siltä opiskelujaksolta, jolle haet tukea. Okryverkossa: Kun opiskelu on päättynyt, tarkista, että Okryverkon osallistujaluettelo on ajan tasalla ja täydennä sitä tarvittaessa. Täytä sen jälkeen tukihakemuksen kaikki kentät ja tallenna tukihakemus Okryverkkoon kahden viikon kuluessa viimeisestä kokoontumisesta. Täytä aina ensin osallistujaluettelo ja vasta sitten tukihakemus. Varmista, että sinulla on kaikki tarvittavat tiedot ennen kuin ryhdyt täyttämään hakemusta. Huom.! Jos et käytä Okryverkkoa 30 minuuttiin, yhteys katkeaa ja täyttämäsi tiedot jäävät tallentumatta järjestelmään. Kun olet tallentanut tukihakemuksen Okryverkkoon, opintoryhmän tiedot siirtyvät Käsittelyssä-tilaan. Paperilomakkeilla: Voit toimittaa osallistujaluettelon ja tukihakemuksen (lomake 3) myös paperilomakkeilla OK-opintokeskukseen. Kerro tukihakemuksessa, miten vertaisopintoryhmän opiskelu on edennyt. Kirjaa osallistujaluetteloon vain opiskeluun liittyvät kokoontumiset. Hakemuslomakkeeseen tarvitaan aina vertaisopintoryhmän yhteyshenkilön ja kulutositteiden hyväksyjän allekirjoitukset (aina kaksi eri henkilöä). He vahvistavat allekirjoituksillaan tietojen oikeellisuuden ja sen, että kulut ovat aiheutuneet opiskelusta ja että ryhmän kulut ovat yhdistyksen kirjanpidossa. Kulutositteet tarvitsee lähettää vain, jos OK-opintokeskus sitä erikseen pyytää. Lähetä tukihakemus ja osallistujaluettelo kahden viikon kuluessa viimeisestä opintokokouksesta. Jos opintoryhmäsi on opiskellut yhden opiskelukauden aikana useita aiheita, liitä paperilla tehtyyn hakemukseen lomake Vertaisopintoryhmän kokouskohtainen luettelo opiskelluista aiheista (lomake 4). 8 9
Kun OK-opintokeskus on saanut kaikki tarvittavat tiedot opintoryhmästä, opintoryhmä voidaan hyväksyä taloudelliseen tukeen oikeuttavaksi. Tämä hyväksyminen näkyy Okryverkossa siten, että OK-opintokeskus muuttaa vertaisopintoryhmän tiedot Hyväksytty-tilaan. 4 Palautekysely OK-opintokeskus kerää otannan perusteella palautetietoa opintoryhmien jäseniltä. Palautekysely on osa OK-opintokeskuksen ohjauspalvelua ja opintokeskuksen lakisääteinen tehtävä. Sen tavoitteena on kehittää koulutuksen laatua ja tehostaa koulutuksen toteuttajien ja OK-opintokeskuksen välistä yhteistyötä. OK-opintokeskus tekee palautekyselyn tuloksista tiivistelmän, joka lähetetään opintoryhmän yhteyshenkilölle. 5 Opintoryhmän ja opintokeskuksen vastuunjako Jäsenyhteisöjen yhdistykset toteuttavat vertaisopintoryhmiä yhteistyössä OK-opintokeskuksen kanssa. Yhdistykset ovat koulutuksen toteuttajia ja OK-opintokeskus järjestäjä, joka vastaa koulutuksesta ja opinnoista opetus- ja kulttuuriministeriölle. 5.1 Vertaisopintoryhmän toteuttajan vastuu Vertaisopintoryhmän toteuttaja (eli yhdistys) vastaa opintoryhmän opiskelusta, järjestelyistä, vakuutuksista, osallistujien tietosuojasta ja muista olosuhteista. Yhdistys vastaa opintoryhmän kulujen maksamisesta ja siitä, että opintoryhmän kulut merkitään yhdistyksen kirjanpitoon. Vertaisopintoryhmän yhteyshenkilö vakuuttaa, että kaikki OK-opintokeskukselle annetut tiedot ovat oikeita ja kulut kirjanpidon mukaisia. Opintoryhmän yhteyshenkilö voi olla yhdistyksen nimeämä henkilö, joka huolehtii yhdistyksensä kaikkien vertaisopintoryhmien ja opintokeskuksen välisestä yhteydenpidosta. Yhteyshenkilönä voi toimia myös ryhmän ohjaaja. Vertaisopintoryhmän yhteyshenkilön tehtävänä on huolehtia siitä, että ryhmä suunnittelee opintonsa yhdessä. Hän toimittaa opintokeskukseen ryhmän opintosuunnitelman ja tukihakemuksen. Hän myös huolehtii siitä, että ryhmä päättää opiskelukautensa kuluvan kalenterivuoden aikana (viimeistään 31.12.). Opintoryhmän toteuttaja sitoutuu säilyttämään tukihakemuksen perusteena olevat asiakirjat kirjanpitosäännösten edellyttämällä tavalla ja antamaan ne pyydettäessä OK-opintokeskuksen tai viranomaisen nähtäväksi. OK-opintokeskus pitää näkyä opintoryhmän ilmoituksissa ja ryhmän jäsenille jaettavassa materiaalissa. Yksinkertaisimmin se tapahtuu lisäämällä ilmoituksiin ja opiskelumateriaaleihin OK-opintokeskus -logo. Logo on ladattavissa verkkosivuilta osoitteesta www.ok-opintokeskus.fi/logot. Jos OK-opintokeskus epäilee taloudellisen tuen väärinkäyttöä, se voi jättää tuen maksamatta osittain tai kokonaan. 5.2 Vertaisopintoryhmän järjestäjän eli OK-opintokeskuksen vastuu Opintokeskus valvoo, että vertaisopintoryhmän kulut ovat opiskelusta aiheutuneita ja todenmukaisia. Tarvittaessa opintokeskus pyytää ryhmän tositteet nähtäväkseen. OK-opintokeskus vastaa vertaisopintoryhmistä opetusviranomaisille. OK-opintokeskus vastaa siitä, että opintoryhmät ovat pedagogisesti laadukkaita ja huolehtii opintoryhmien arvioinnista, jota opetusviranomaiset edellyttävät. OK-opintokeskuksen henkilökunta toimii apunasi. OK-opintokeskuksen koulutussuunnittelijat neuvovat opintoryhmän ohjaamisen ja toimintaan liittyvissä kysymyksissä. Heidän yhteystietonsa löytyvät verkkosivuilta osoitteesta www.ok-opintokeskus.fi/yhteystiedot. Toimistosihteeri Tiia Herlevi, puh. 040 839 8777 tai (09) 4153 4233 tai sähköposti tiia.herlevi@ok-opintokeskus.fi, neuvoo asiointiin ja taloudelliseen tukeen liittyvissä kysymyksissä. 10 11
tunnus VERTAISOPINTORYHMÄN SUUNNITELMA Vertaisopintoryhmän nimi Mitä osallistujan on tarkoitus oppia OK-opintokeskus täyttää (OK täyttää) VERTAISOPINTORYHMÄN OSALLISTUJALUETTELO Vertaisopintoryhmän nimi Kokoontumiskerta 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Kokoontumispäivä Kuukausi Kokoontumisen kesto oppitunteina (1h = 45 min) Nimi (tekstaten) 1. Sähköpostiosoite (tekstaten) Millaisia tietolähteitä aiotaan käyttää 2. 3. 4. 5. Opiskelukauden alkamispäivä / 2014 ja päättymispäivä / 2014 Opintoryhmän hakema oppituntimäärä vähintään 10 oppituntia (1h = 45 min) Opintoryhmän osallistujamäärä Kunta Järjestö Piiri 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Yhdistys (rekisteröity) Ohjaajan/yhteyshenkilön sukunimi Lähiosoite Puhelin päivisin Etunimi Postinumero ja -toimipaikka Sähköpostiosoite 14. 15. 16. 17. 18. Ole hyvä ja täytä kaikki kohdat ja toimita suunnitelma OK-opintokeskukseen kahden viikon kuluessa opiskelun aloittamisesta. 19. 20. Lomake 2 12 Lomake 1 2014 13 2014 Osallistujien sähköpostiosoitteet tarvitaan mahdollista arviointia varten. Sähköpostiosoitteita ei käytetä markkinointitarkoituksiin eikä niitä luovuteta ulkopuoliseen käyttöön.
VERTAISOPINTORYHMÄN OK-TUKIHAKEMUS Opintoryhmän nimi Kunta Järjestö Tunnus OK-opintokeskus täyttää VERTAISOPINTORYHMÄN KOKOUSKOHTAINEN LUETTELO OPISKELLUISTA AIHEISTA Opintoryhmän nimi 1. kokous oli Ryhmän ohjaajan/yhteyshenkilön nimi Puhelin päivisin Sähköpostiosoite Lähiosoite Postinumero Postitoimipaikka Mitä ja miten vertaisopintoryhmässä opittiin Ohjaajan nimi Käytä tätä lomaketta, jos ryhmällä on useita eri opiskeluaiheita opiskelukauden aikana. Kirjoita aiheen kohdalle kunkin opintokokouksen keskeisin asiasisältö. Lähetä lomake OK-tukihakemuksen liitteenä OK-opintokeskukseen. Opiskelussa käytetty aineisto (esim. kirjallisen materiaalin nimet ja tekijät, asiantuntijat, internet) Ryhmässä oli jäseniä miestä, naista. Ryhmä opiskeli yhteensä oppituntia kokouksessa. Opiskelukausi alkoi / 2014 ja päättyi / 2014 Opintoryhmä täyttää Ryhmän kulut yhteensä Ryhmälle ei syntynyt OK-tukeen oikeuttavia kuluja OK-opintokeskus täyttää OK-tukeen oikeuttavat kulut Maksettava OK-tuki Todistamme yllä olevat kulut vertaisopintoryhmän opiskelusta aiheutuneiksi ja todellisiksi. Kulutositteet ovat rekisteröidyn yhdistyksen kirjanpidossa. Ohjaajan/yhteyshenkilön allekirjoitus Tositteiden hyväksyjän allekirjoitus (eri henkilö) Nimen selvennys (tekstaten) Yhdistyksen pankkitili: IBAN-tilinumero BIC Tilin omistajan nimi Päiväys Nimen selvennys (tekstaten) Lähiosoite Postinumero ja postitoimipaikka Puhelinnumero Opintoryhmät toimittavat OK-tukihakemuksen OK-opintokeskukselle kahden viikon kuluessa viimeisestä opintokokouksesta. Joulukuussa 2014 toimintansa päättävät ryhmät toimittavat tukihakemuksen viimeistään 9.1.2015. Liitteet: Vertaisopintoryhmän osallistujaluettelo Kokouskohtainen luettelo opiskelluista aiheista Lomake 3 2014 1. opintokokouksen aihe 2. opintokokouksen aihe 3. opintokokouksen aihe 4. opintokokouksen aihe 5. opintokokouksen aihe 6. opintokokouksen aihe 7. opintokokouksen aihe 8. opintokokouksen aihe 9. opintokokouksen aihe 10. opintokokouksen aihe 11. opintokokouksen aihe 12. opintokokouksen aihe 13. opintokokouksen aihe 14. opintokokouksen aihe 15. opintokokouksen aihe 14 15 Lomake 4 2014
www.ok-opintokeskus.fi