TIETOSUOJASELOSTE UPSEERIEN AMPUMAYHDISTYS ry:n jäsenten henkilötietjen käsittely TIETOJENKÄSITTELY PÄHKINÄNKUORESSA Yhdistys käsittelee jäsenistön henkilötietja yhdistystiminnan ylläpitämiseksi, tapahtumien järjestämiseksi ja yhdistyslain mukaisen jäsenluetteln ylläpitämiseksi. Henkilötiedt kerätään ensisijaisesti jäseneltä itseltään. Yhdistys käsittelee vain niitä tietja, jtka vat tarpeellisia Yhdistyksen määrittelemiä käyttötarkituksia varten. Henkilötietja luvutetaan yhdistyksen alasastille tarvittaessa näiden timintaan liittyen. Yhdistys tai alasast vi tarjta jäsenille jäsenetuja ja -palveluita. UAY vi käsitellä henkilötietjasi erikseen päätettäessä myös Yhdistyksen timintaan liittyvän suramarkkininnin lähettämiseksi lainsäädännön sallimilla tavilla Vain niillä Yhdistyksen edustajilla, jilla n tarve käsitellä henkilötietja vastuutehtäviensä tai asemansa hitamiseksi, n pääsy henkilötietihin. Jäsen eli rekisteröity vi itse vaikuttaa siihen, miten Yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietja. Tässä selsteessa kerrtaan siitä, miten ikeuksia vi käyttää. 1 REKISTERINPITÄJÄ Upseerien Ampumayhdistys ry (Y-tunnus: 52.372) Pääesikunta, Helsinki 2 YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA Tietsujaan liittyvät yhteydentt: uaysihteeri@gmail.cm 3 KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT Jäsenluetteln paklliset tiedt: Nimi Ktipaikkakunta Edellä mainittujen perustietjen antaminen Yhdistyksille n välttämätöntä, lakisääteisen jäsenluetteln ylläpitämiseksi. Yhdistyksen timintaan liittyvät tiedt: Jäsenen yksilöintitiedt: pstisite (jäsenen valinnan mukaan työpaikalle tai ktiin) puhelin- ja/tai matkapuhelinnumer sähköpstisite sukupuli syntymäaika
2 (6) jäsennumer jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä Vastaukset mahdllisesti järjestettyihin jäsenkyselyihin Jäsenen erityistehtävät ja rlit yhdistyksessä Tiedt jäsenen sallistumisesta UAY:n tapahtumiin Jäsenmaksuihin liittyvät tiedt Jäsenen suramarkkinintikielt tai -sustumus Jäsenen tietjenluvutuskielt tai -sustumus 4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET Jäsenten henkilötietjen käsittelytarkituksia vat: jäsenluetteln ylläpitäminen tapahtumien järjestäminen jäsenmaksujen käsittely kunniamerkkien myöntäminen tai hakeminen muistamisten käsitteleminen mahdlliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset yhteydenpit ja viestintä markkinintitarkituksiin yhdistyksen timinnan yleinen kehitystyö 5 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET 5.1 Lakisääteinen velvite 5.2 Oikeutettu etu Yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietja lakisääteisen velvitteen nudattamiseksi, kun Yhdistys laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen jäsenluetteln. Yhdistyksen ikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen henkilötietja perustuu sin jäsenyyden synnyttämään ikeutettuun etuun. Jäsenen vi khtuudella lettaa tietävän, että Yhdistys käsittelee hänen henkilötietjaan yhdistystiminnan yhteydessä. Yhdistys n tehnyt intressipunninnan, jnka perusteella Yhdistys n tdennut, että jäsenien perusikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Yhdistyksen ikeutettua etua käsitellä henkilötietja jäsenyyden perusteella.
3 (6) Jäsenellä n ikeus millin tahansa vastustaa henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietjen käsittelyä, jka perustuu Yhdistyksen ikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa Yhdistys arvii, nk henkilötietjen käsittelyn jatkamiselle lemassa humattavan tärkeä ja perusteltu syy, jka syrjäyttää jäsenen ikeudet ja edut. 5.3 Spimus 5.4 Sustumus Yhdistys käsittelee henkilötietja myös spimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi sillin, kun jäsen ilmittautuu kilpailuun ja tekee Yhdistyksen kanssa spimuksen hyväksymällä kilpailun ehdt. Henkilötietja vidaan käsitellä myös sustumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi js jäseneltä pyydetään sustumus sähköisen suramarkkininnin lähettämiseksi taikka jäsenen kuva tai muita tietja lisätään Yhdistyksen verkksivuille. Lisäksi Yhdistys luvuttaa henkilötietja tiselle rekisterinpitäjälle ajittain jäsenen sustumuksen perusteella. 6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT Henkilötietja luvutetaan kullinkin vimassalevan lainsäädännön sallimissa ja velvittamissa rajissa. Tietja luvutetaan säännöllisesti Upseerien Ampumayhdistykselle, jka tarvitsee tieta jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä liitn jäsenyyteen liittyvien etujen ja palvelujen tarjamiseksi sekä viestinnän ja markkininnin lähettämiseksi. Yhdistys luvuttaa jäsenen henkilötietja edelleen yhteistyökumppaneille jtka tarjavat yhdistyksen jäsenyyteen perustuvia etuja ja palveluita, mikäli näitä n, kuten vakuutusyhtiölle ja plttainealennuksen myöntäneelle hultasemaketjulle ja muille nykyisille ja tuleville yhteistyökumppaneille. Henkilötietjen käsittelyä n ulkistettu seuraaville palveluntarjajille, jtka käsittelevät henkilötietja rekisterinpitäjän lukuun: Upseerien Ampumayhdistykselle nettijäsenrekisterin ylläpitämiseksi IT-palveluiden timittajille Palkanlaskentaa surittavalle Jäsensihteeri jäsenmaksujen timittamiseksi ja niiden seurantaan 7 HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN Henkilötietja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkpulelle. 8 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA Henkilötietja säilytetään niin kauan kuin se n tarpeen henkilötietjen käsittelyn tarkitusten kannalta tai Yhdistyksen lakisääteisten velvllisuuksien nudattamiseksi. Yhdistys säilyttää jäsenien henkilötietja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenien henkilötietja ei säilytetä it-rekisterissä.
4 (6) Tämänkin jälkeen Yhdistys säilyttää kirjanpitvelvllisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietja 6 vuden ajan tilikauden päättymisestä. Yhdistys säilyttää tiettyjä jäsenten perustietja (nimi, ktipaikka, jäsenyyden alku- ja päättymisvusi, kunniamerkit ja palkitsemiset) pysyvästi Yhdistyksen histriikin laatimiseksi. Entinen jäsen vi kuitenkin vastustaa tai rajittaa tällaisten tietjen käsittelyä perustellusta syystä. 9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET: MITEN JÄSEN VOI VAIKUTTAA TIETOJEN KÄSITTELYYN? Rekisteröity vi käyttää alla kuvattuja ikeuksiaan ttamalla yhteyttä: [uaysihteeri@gmail.cm]. Pyynnön vi esittää myös henkilökhtaisesti Yhdistyksen khdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle, Yhdistyksen puheenjhtajalle tai Yhdistyksen sihteerille tai Jäsensihteerille. Yhdistys vi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä timittamaan lisätietja jtka vat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi. 9.1 Oikeus saada pääsy tietihin Rekisteröidyllä n ikeus saada Yhdistykseltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä kskevia henkilötietja. Rekisteröidyllä n lisäksi ikeus saada pääsy rekisteröityä kskeviin henkilötietihin sekä tietsuja-asetuksen mukaiset tiedt henkilötietjen käsittelystä. Kun rekisteröity käyttää ikeuttaan saada pääsy tietihin, Yhdistys timittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedista. Js rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Yhdistys vi periä niistä hallinnllisiin kustannuksiin perustuvan khtuullisen maksun. 9.2 Oikeus tietjen ikaisemiseen Rekisteröidyllä n ikeus pyytää Yhdistystä ikaisemaan rekisteröityä kskevat epätarkat ja virheelliset tiedt ilman aiheetnta viivytystä. Rekisteröidyllä n lisäksi ikeus saada puutteelliset henkilötiedt täydennettyä timittamalla Yhdistykselle lisäselvitystä pstitse tai sähköpstitse. Omia tietja vi ikaista myös itse ilmittamalla muutksilla Jäsensihteerille. Oikeus tietjen pistamiseen n jkaisella jäsenellä. Rekisteröidyllä n ikeus saada Yhdistys pistamaan rekisteröityä kskevat henkilötiedt ilman aiheetnta viivytystä, js: henkilötietja ei enää tarvita niihin tarkituksiin, jita varten ne kerättiin tai jita varten niitä muutin käsiteltiin; rekisteröity peruuttaa sustumuksen, jhn käsittely n perustunut eikä kyseisten tietjen käsittelyyn le muuta laillista perustetta; rekisteröity vastustaa henkilötietjensa käsittelyä henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn le lemassa perusteltua syytä; Yhdistys n käsitellyt henkilötietja lainvastaisesti; tai henkilötiedt n pistettava Yhdistykseen svellettavan lakisääteisen velvitteen nudattamiseksi.
5 (6) 9.3 Oikeus käsittelyn rajittamiseen Rekisteröidyllä n ikeus siihen, että Yhdistys rajittaa henkilötietjen käsittelyä siten, että henkilötietja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainastaan rekisteröidyn sustumuksella tai ikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai pulustamiseksi taikka tisen henkilön ikeuksien sujaamiseksi, js: rekisteröity kiistää henkilötietjen paikkansapitävyyden, jllin käsittelyä rajitetaan tietjen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi; Yhdistys käsittelee henkilötietja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietjen pistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietjen käytön rajittamista; Yhdistys ei tarvitse enää henkilötietja käsittelyn tarkituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä ikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai pulustamiseksi; tai rekisteröity n vastustanut henkilötietjensa käsittelyä henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja dttaa sen tteamista, syrjäyttävätkö Yhdistyksen ikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet. 9.4 Oikeus siirtää tiedt järjestelmästä tiseen Rekisteröidyllä n ikeus saada Yhdistykselle timittamat henkilötietnsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja kneellisesti luettavassa mudssa sekä ikeus siirtää kyseiset tiedt tiselle rekisterinpitäjälle, js: käsittely suritetaan autmaattisesti; ja käsittely perustuu jk rekisteröidyn sustumukseen tai rekisteröidyn henkilötietjen käsittely n tarpeen spimuksen täytäntöön panemiseksi taikka spimuksen tekemistä edeltävien timenpiteiden tteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Oikeus siirtää tiedt järjestelmästä tiseen rajittuu menettelyyn, jka ei vaikuta haitallisesti muiden ikeuksiin tai vapauksiin. 9.5 Oikeus vastustaa henkilötietjen käsittelyä Rekisteröidyllä n ikeus vastustaa henkilötietjensa käsittelyä henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, js käsittelylle ei le lemassa perusteltua syytä. Lisäksi rekisteröidyllä n ikeus vastustaa henkilötietjensa käsittelyä suramarkkinintitarkituksiin. Suramarkkinintia tai suramarkkinintitarkituksessa suritettua henkilötietjen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisikeuden käyttämisen jälkeen. 9.6 OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS Siltä sin kuin henkilötietjen käsittely perustuu rekisteröidyn sustumukseen, n rekisteröidyllä ikeus peruuttaa sustumus henkilötietjen käsittelyyn millin tahansa. 10 OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
6 (6) Rekisteröidyllä n ikeus tehdä valitus tietsujavaltuutetulle, js rekisteröity kats, että henkilötietjen käsittelyssä n lukattu rekisteröidyn tietsujaasetukseen perustuvia ikeuksia. 11 MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU Yhdistys kerää henkilötietja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietja päivitetään jäsenen man ilmituksen perusteella tai viime vaiheessa maisten ilmitusten perusteella. 12 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS Henkilötiedt säilytetään järjestelmissä, jtka vat palmuurein, salasanin tai muuten teknisin ja rganisatrisin keinin sujattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistt sijaitsevat tilissa, jihin n asiattmilta pääsy estetty. Ainastaan niillä yhdistyksen edustajilla jilla n tarve käsitellä henkilötietja vastuutehtäviensä hitamiseksi, n pääsy Yhdistyksen käsittelemiin henkilötietihin.