Tietsujaselste 1 (5) Tietsujaselste Espn kaupunki 1. Rekisterin nimi Chat-palveluiden rekisteri 2. Rekisterinpitäjä Espn kaupunki 3. Rekisterin vastuuhenkilö Kirsi Remes, asiintijhtaja etunimi.sukunimi@esp.fi 4. Rekisterin yhteyshenkilö Juni Välilä, ICT-erityisasiantuntija etunimi.sukunimi@esp.fi 5. Organisaatin nimittämä tietsujavastaava Juh Nurmi, tietsujavastaava tietsuja@esp.fi 6. Henkilötietjen käsittelyn tarkitukset ja käsittelyn ikeusperuste Tallenteita vidaan käyttää chat-asiakaspalvelun laadun ja asiakkaille annettavien vastausten ikeellisuuden varmistamiseksi. Lisäksi tietja vidaan käyttää annymisituina tilastintiin ja palvelun kehittämistarkituksiin. Käsittelyn ikeusperuste: EU:n yleisen tietsuja-asetuksen 6 artiklan 1 c-khta: käsittely n tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvitteen nudattamiseksi EU:n yleisen tietsuja-asetuksen 6 artiklan 1 e-khta: käsittely n tarpeen yleistä etua kskevan tehtävän surittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi Keskeinen lainsäädäntö: Laki julkisen hallinnn yhteispalvelusta (223/2007) EU:n yleinen tietsuja-asetus (679/2016) Tietsujalaki (1050/2018) 7. Rekisterin tietsisältö (kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietryhmistä) Verkksivustn Chat-keskusteluista tallennetaan seuraavat tiedt: chat-yhteyspyynnön vastaanttajan nimi keskustelun sisältö keskustelun alitus- ja lpetusaika evästeet:
Tietsujaselste 2 (5) käyttäjän IP-site kellnaika käytetyt sivut selaintyyppi mistä verkk-sitteesta käyttäjä n tullut Espn kaupungin verkksivulle miltä palvelimelta käyttäjä n tullut Espn kaupungin verkksivulle mistä verkktunnuksesta käyttäjä n tullut Espn kaupungin verkksivulle Mikäli asiakas käyttää sumi.fi-tunnistautumista: kirjautuneen asiakkaan etu- ja sukunimi henkilötunnus, syntymäaika tunnistautumislinkki lähetetään asiakkaalle Ilman vahvaa tunnistautumista asiakkaalta ei kysytä mitään henkilökhtaisia tietja eikä asiakas pysty hitamaan chatissä henkilökhtaisia asiitaan. 8. Henkilötietjen tietlähteet 9. Henkilötietjen vastaanttajat tai vastaanttajaryhmät IP-site tallentuu autmaattisesti asiakkaan siirtyessä palveluun. Asiakkaan itsensä antamat ja chat-yhteydentsta syntyvät tiedt. Tietja ei luvuteta. 10. Tietjen siirt EU:n tai ETA:n ulkpulelle 11. Tietjen säilytysajat Tietja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkpulelle. Tiedt annymisidaan 3 kk:n kuluttua tallentamisesta. Tiedt pistetaan kknaan vuden kuluttua tallentamisesta. 12. Rekisterin ylläpitjärjestelmät ja sujauksen periaatteet YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT: Palveluntarjajan knesali Zylinc Cntact Center -svellus Amazn Web Services (AWS) ja Ggle Clud EU-alueella Lekane Chat-palvelu Elisa LiveChat-palvelu TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET: Yksilölliset käyttäjätunnukset ja salasanat rajitetuilla käyttöikeuksilla Lkitiedt Kaikki työntekijät antavat salassapitsitumuksen, jssa henkilö situtuu lemaan paljastamatta työssään tietnsa saamiaan salassa pidettäviä tietja. Asiakkaan tietja saavat käsitellä vain ne työntekijät, jtka tarvitsevat niitä asiakkaan asiita hitaessaan. Tietliikenne n salattu
Tietsujaselste 3 (5) 13. Tietjen tarkastusikeus Rekisteröidyllä n ikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä kskevia henkilötietja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän n timitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedista. Js rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä vi periä niistä hallinnllisiin kustannuksiin perustuvan khtuullisen maksun. Rekisterinpitäjän n timitettava tiedt ilman aiheetnta viivytystä ja jka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanttamisesta. Määräaikaa vidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ttaen humin pyyntöjen mnimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän n ilmitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdllisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanttamisesta sekä viivästymisen syyt. Js rekisterinpitäjä ei tteuta timenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän n ilmitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanttamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrttava mahdllisuudesta tehdä valitus valvntaviranmaiselle ja käyttää muita ikeussujakeinja. Omien tietjen tiednsaantipyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietsuja-asetuksen 13 ja 14 artiklan njalla timitetut tiedt ja kaikki 15 22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedt ja timenpiteet vat maksuttmia. Js rekisteröidyn pyynnöt vat ilmeisen perusteettmia tai khtuuttmia, erityisesti js niitä esitetään tistuvasti, rekisterinpitäjä vi jk a) periä khtuullisen maksun ttaen humin tietjen tai viestien timittamisesta tai pyydetyn timenpiteen tteuttamisesta aiheutuvat hallinnlliset kustannukset; tai b) kieltäytyä surittamasta pyydettyä timea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän n sitettava pyynnön ilmeinen perusteettmuus tai khtuuttmuus. Tietpyyntö sitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. 14. Oikeus tiedn ikaisemiseen Rekisteröidyllä n ikeus vaatia, että rekisterinpitäjä ikaisee ilman aiheetnta viivytystä rekisteröityä kskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedt. Puutteelliset tiedt rekisteröidyllä n ikeus saada täydennetyiksi, muun muassa timittamalla lisäselvitystä. Se, nk tiedissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ttamalla humin rekisterin henkilötietjen käsittelyn tarkitus. Jllei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedn ikaisemista, hänen n annettava asiasta kirjallinen tdistus. Tdistuksessa n mainittava myös ne syyt, jiden vuksi vaatimusta ei le hyväksytty ja kerrttava mahdllisuudesta tehdä valitus valvntaviranmaiselle ja käyttää muita ikeussujakeinja. Oikaisupyyntö sitetaan
Tietsujaselste 4 (5) esim. rekisterin yhteyshenkilölle ja mistä tarkemmat hjeet/lmakkeet/sähköinen palvelu tmv. 15. Oikeus tehdä valitus 16. Muut mahdlliset ikeudet Rekisteröidyllä n ikeus tehdä valitus valvntaviranmaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltissa, jssa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa n taikka jssa väitetty rikkminen n tapahtunut, js rekisteröity kats, että häntä kskevien henkilötietjen käsittelyssä riktaan tätä asetusta, santun kuitenkaan rajittamatta muita hallinnllisia muutksenhakukeinja tai ikeussujakeinja. Oikeus perustuu EU:n yleisen tietsuja-asetukseen (2016/679 artikla 77). Pyynnöt sitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeus tietjen pistamiseen (tietsuja-asetus art. 17) Rekisteröidyllä n ikeus saada rekisterinpitäjä pistamaan rekisteröityä kskevat henkilötiedt ilman aiheetnta viivytystä edellyttäen, että jkin tietsuja-asetuksen 17 artiklan 1 khdan alakhdissa säädetyistä edellytyksistä täyttyy. Oikeutta tietjen pistamiseen ei le mm. js lakisääteisen velvitteen nudattaminen edellyttää tietjen käsittelyä tai js käsittely tapahtuu yleistä etua kskevan tehtävän surittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Oikeus pyytää käsittelyn rajittamista (tietsuja-asetus art. 18) Rekisteröidyllä n ikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajittaa henkilötietjen käsittelyä, js jkin 18 artiklan 1 khdan a d alakhdan edellytyksistä täyttyy. Vastustamisikeus (tietsuja-asetus art. 21) Rekisteröidyllä n ikeus henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella millin tahansa vastustaa häntä kskevien henkilötietjen käsittelyä, jka perustuu yleistä etua kskevan tehtävän surittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietja, paitsi js rekisterinpitäjä vi sittaa, että käsittelyyn n lemassa humattavan tärkeä ja perusteltu syy. Js henkilötietja käsitellään suramarkkinintia varten, rekisteröidyllä n ikeus millin tahansa vastustaa häntä kskevien henkilötietjen käsittelyä tällaista markkinintia varten, mukaan lukien prfilintia sillin kun se liittyy tällaiseen suramarkkinintiin. Js rekisteröity vastustaa henkilötietjen käsittelyä suramarkkinintia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkitukseen. Oikeus siirtää tiedt järjestelmästä tiseen (tietsuja-asetus art. 20) Rekisteröidyllä n ikeus siirtn vain sillin, js käsittely perustuu sustumukseen tai spimukseen, ja js käsittely suritetaan autmaattisesti. Rekisteröidyn ikeutta siirtää tiedt järjestelmästä tiseen
Tietsujaselste 5 (5) ei svelleta käsittelyyn, jka n tarpeen yleistä etua kskevan tehtävän surittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Js tietjenkäsittely perustuu sustumukseen, rekisteröidyllä n ikeus peruuttaa sustumuksensa millin tahansa.