yyppi Kirkonkirjoja koskevat säännökset ovat kirkkolain ja kirkkojärjestyksen 16. luvussa, laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009). Kirkkohallituksen määräykset ja ohjeet (esimerkiksi virastonhoidon ohjeet, määräys todistuksista perittävistä maksuista) vastuu Kirkkohallitus. Uskonnollista vakaumusta koskeva henkilötieto on arkaluonteinen henkilötieto (Henkilötietolaki 11 ). 02 TALOUS 02 06 Hankintatoimi 02 06 02 Muu kilpailutus TAI 02 06 03 Suorahankinta Kirkonkirjojen/perhelehtien mikrofilmausta/digitointia koskevat sopimukset Mikrofilmien kopioimista koskevat sopimukset 04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 00 Kaste 04 01 00 00 00 Vastasyntyneen kastaminen Yleishallinto/hankinta Yleishallinto/hankinta Lapsen tietojen ilmoittaminen /kasteilmoitus saapunut paperi, ilmoitus VäestötL 100 04 01 00 00 00 Lapsen tietojen ilmoittaminen -lomakkeet
yyppi Kummien lisääminen saapunut paperi, liite JulkL 31 100 04 01 00 00 00 KJ 2:17, Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2006. Myönteisestä päätöksestä ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Pyyntö säilyy asiasta päättävässä seurakunnassa. Perustelut kummien lisäämisestä hävitetään myönteisen päätöksenteon jälkeen. Liitetään alkuperäisen kasteilmoituksen yhteyteen ja sama aika kuin kasteilmoitusta. 04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 00 Kaste 04 01 00 00 01 Väestötietojärjestelmään jo rekisteröityjen henkilöiden kastaminen Kirkkoherran kielteinen päätös kummien lisäämisestä Ulkomaalaisen kummin vakuutus kirkon jäsenyydestä Päätös yhden kummin riittävyydestä Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi päätös 2 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Muutoksenhaku: Yleiskirje 27/2010: Päätös on mahdollista saattaa kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, mikäli kirkkoherra katsoisi, ettei ole riittävää perustetta suostua kummia koskevaan lapsen huoltajan tai kastettavan pyyntöön. Myös tämän jälkeen on mahdollista valittaa hallintooikeuteen. saapunut paperi liite 2 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kasteen tai kummin lisäämisen yhteydessä ulkomaalainen todistaa tarvittaessa kummikelpoisuutensa täyttämällä vakuutuksen kristillisestä kasteestaan. saapunut/ paperi, päätös JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kirkkojärjestys 2:16,2. Kirkkohallituksen yleiskirje (27/2010). saapunut/ paperi lupa 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Nimitiedon lisäämisestä kastepuuhun tai vastaavaan on oltava erillinen kirjallinen lupa. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa.
yyppi Kasteilmoitus saapunut paperi, ilmoitus JulkL 31 100 04 01 00 00 01 VTJ:ään rekisteröityjen sekä kotikuntaa vailla olevien henkilöiden kasteilmoitukset. Myös poissaolevaan väestöön kuuluvien kasteilmoitukset. Aikuiskasteella tarkoitetaan kastetta, jossa seurakunta ei ole henkilön tietojen ensirekisteröijä. Vakuutus rippikoulun käymisestä saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kummin vakuutus rippikoulun käymisestä. Kummien lisääminen saapunut paperi, liite JulkL 31 100 04 01 00 00 00 KJ 2:17, Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2006. Myönteisestä päätöksestä ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Pyyntö säilyy asiasta päättävässä seurakunnassa. Perustelut kummien lisäämisestä hävitetään myönteisen päätöksenteon jälkeen. Liitetään alkuperäisen kasteilmoituksen yhteyteen ja sama aika kuin kasteilmoitusta. Kirkkoherran kielteinen päätös kummien lisäämisestä Ulkomaalaisen kummin vakuutus kirkon jäsenyydestä Päätös yhden kummin riittävyydestä Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi päätös 2 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Muutoksenhaku: Yleiskirje 27/2010: Päätös on mahdollista saattaa kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, mikäli kirkkoherra katsoisi, ettei ole riittävää perustetta suostua kummia koskevaan lapsen huoltajan tai kastettavan pyyntöön. Myös tämän jälkeen on mahdollista valittaa hallintooikeuteen. saapunut paperi liite 2 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kasteen tai kummin lisäämisen yhteydessä ulkomaalainen todistaa tarvittaessa kummikelpoisuutensa täyttämällä vakuutuksen kristillisestä kasteestaan. saapunut/ paperi, päätös JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kirkkojärjestys 2:16,2. Kirkkohallituksen yleiskirje (27/2010). saapunut/ paperi lupa 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Nimitiedon lisäämisestä kastepuuhun tai vastaavaan on oltava erillinen kirjallinen lupa. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa.
yyppi 04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 00 Kaste 04 01 00 00 02 Hätäkaste Hätäkaste saapunut paperi, Hätäkasteen vahvistaminen saapunut paperi, Kummitietojen täydentäminen saapunut paperi, Kummien lisääminen paperi, ilmoitus ilmoitus ilmoitus liite JulkL 31 100 04 01 00 00 02 Jos mahdollista, tallennetaan Lapsen tietojen ilmoittaminen - lomakkeen yhteyteen. VäestötL 100 04 01 00 00 02 Hätäkasteen vahvistamisesta ei ole erillistä lomaketta. JulkL 31 100 04 01 00 00 02 Jos hätäkasteen yhteydessä ei ole ilmoitettu kummeja. JulkL 31 100 04 01 00 00 02 KJ 2:17, Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2006. Myönteisestä päätöksestä ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Pyyntö säilyy asiasta päättävässä seurakunnassa. Perustelut kummien lisäämisestä hävitetään myönteisen päätöksenteon jälkeen. Liitetään alkuperäisen kasteilmoituksen yhteyteen ja sama aika kuin kasteilmoitusta. Kirkkoherran kielteinen päätös kummien lisäämisestä Ulkomaalaisen kummin vakuutus kirkon jäsenyydestä Päätös yhden kummin riittävyydestä Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi päätös 2 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Muutoksenhaku: Yleiskirje 27/2010: Päätös on mahdollista saattaa kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, mikäli kirkkoherra katsoisi, ettei ole riittävää perustetta suostua kummia koskevaan lapsen huoltajan tai kastettavan pyyntöön. Myös tämän jälkeen on mahdollista valittaa hallintooikeuteen. saapunut paperi liite 2 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kasteen tai kummin lisäämisen yhteydessä ulkomaalainen todistaa tarvittaessa kummikelpoisuutensa täyttämällä vakuutuksen kristillisestä kasteestaan. saapunut/ paperi, päätös JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kirkkojärjestys 2:16,2. Kirkkohallituksen yleiskirje (27/2010). saapunut/ paperi lupa 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Nimitiedon lisäämisestä kastepuuhun tai vastaavaan on oltava erillinen kirjallinen lupa.
yyppi 04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 01 Konfirmaatio Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa. Rippikoulu kuuluvat än 04 01 00 01 Konfirmaatio, vaikka rippikoulun on 04 04 Kristillinen kasvatus ja nuorisotyö, 04 04 02 Kristillinen kasvatus -n alla. Jäsenyyttä koskevat asiat kuuluvat 04 01 Jäsenyys ja kirkolliset -luokkaan. Rippikoululaisten ja saapunut/ paperi ilmoitus JulkL 31 100 04 01 00 01 Arkistoidaan tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta. konfirmoitujen tiedot Ilmoitus rippikoulun käymisestä saapunut/ paperi ilmoitus JulkL 31 100 04 01 00 01 rippikoulutiedon tallentamista varten Lupa kirkollisiin ilmoituksiin saapunut/ paperi lupa 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa. 04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 03 Avioliiton solmiminen Pyyntö esteiden tutkinnasta saapunut paperi hakemus 10 VäestötL vakuutus siviilisäädystä saapunut paperi liite 10 VäestötL Todistus esteiden tutkinnasta saapunut/ paperi, ilmoitus VäestötL /vihkimisilmoitus Vakuutus rippikoulun käymisestä saapunut paperi liite 10 VäestötL Vakuutus kristillisestä kasteesta saapunut paperi liite 10 VäestötL ja/tai uskontokuntaan kuulumisesta 100 04 01 00 03 Sarjaan kuuluvat myös poissaolevaan väestöön kuuluvien vihkiilmoitukset. Muutetaan takautuvasti. 100 04 01 00 03 Tarvittaessa ulkomaalaisilta todistukseksi, ettei ole avioliitossa. 100 04 01 00 03 100 04 01 00 03 100 04 01 00 03
yyppi Todistus Suomen lain mukaisesta oikeudesta mennä avioliittoon ulkomaan viranomaisen edessä paperi liite ei säilytetä VäestötL 100 04 01 00 03 Asiakirja annetaan kihlaparille. Siviilisäätytodistus saapunut paperi liite 10 VäestötL 100 04 01 00 03 Tarvitaan ulkomaalaisesta kihlakumppanista. Tarvitaan myös suomalaisesta, joka on PV-väestössä. Tiedot ulkomaalaisesta saapunut paperi liite 10 VäestötL 100 04 01 00 03 kihlakumppanista Todistus kirkon jäsenyydestä saapunut paperi liite 10 VäestötL 100 04 01 00 03 Tarvitaan kihlakumppanista, jonka uskontokuntatieto ei ole VTJ:ssä. Henkilöasiakirjan jäljennös saapunut paperi liite 10 VäestötL 100 04 01 00 03 Tarvitaan ulkomaalaisesta. Yleensä kopio passista. Lupa kirkollisiin ilmoituksiin saapunut/ paperi lupa 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Huom. aiemmalta nimeltään kuulutukset. Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa. Ilmoitus avioliiton siunaamisesta saapunut paperi ilmoitus 10 JulkL 31 100 04 01 00 03 Siviiliavioliiton siunaamisesta vastannut seurakunta lähettää asiakirjan kirkkoon kuuluvan puolison seurakuntaan, kun tilastointi on suoritettu. Jos molemmat puolisoista kuuluvat kirkkoon, lähetetään morsiamen seurakuntaan. 04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 04 Hautaan siunaaminen ja hautausmessu Lupa hautaamiseen saapunut paperi ilmoitus ei säilytetä VäestötL Ilmoitus rekisteriviranomaiselle hautauksen tai tuhkauksen ajasta ja paikasta saapunut paperi ilmoitus VäestötL 50 kuolemasta 50 kuolemasta Hautaansiunaamisen lomake paperi sopimus 2 JulkL 31 50 kuolemasta 04 01 00 03 Omaisten antama hautauslupa voidaan hävittää kun kuolintieto näkyy väestötietojärjestelmässä. Hautaustoimi säilyttää. Asiakirjaa ei skannata Kirjuriin. 04 01 00 04 Viimeisen rekisteriviranomaisen velvollisuus säilyttää (Asetus kuolemansyyn selvittämisestä 22 a ). 04 01 00 04 Kuuluu hautaustoimeen. Seurakunnan ei ole pakko laatia hautaansiunaamisen lomaketta. Asiakirjaa ei viedä Kirjuriin
yyppi Tieto henkilön kuolemasta saapunut ilmoitus VäestötL 50 kuolemasta Lupa kirkollisiin ilmoituksiin saapunut paperi lupa 5 JulkL 31 50 kuolemasta Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL 31 50 kuolemasta 04 01 00 04 Kuolinpäivätieto. Tulee muutostietoliikenteenä väestötietojärjestelmästä 04 01 00 04 Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. 04 01 00 00 00 Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa. 04 01 01 Muut jäsenyyteen liittyvät asiat 04 01 01 00 Kirkkoon liittyminen Ilmoitus kirkkoon liittymisestä saapunut paperi, ilmoitus VäestötL 100 04 01 01 00 Ilmoitukset kirkkoon liittymisestä, jotka sisältävät tarvittavat suostumukset. Ilmoitus rippikoulun käymisestä - saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 01 00 lomake Kasteilmoitus (Kirkkoon saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 01 00 liittyminen kasteen kautta) - lomake Vakuutus kristillisestä kasteesta saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 01 00 Vakuutus rippikoulun käymisestä saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 01 00 04 01 01 Muut jäsenyyteen liittyvät asiat 04 01 01 01 Kirkosta eroaminen Todistus osallistumisesta seurakunnan toimintaan Jäljennös oleskeluluvasta tai muusta vastaavasta asiakirjasta Ilmoitus kirkosta erosta saapunut paperi, saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 01 00 Kotikuntaa vailla olevalta tarvitaan todistus osallistumisesta seurakunnan toimintaan 3 kk:n ajan. saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 01 00 Kotikuntaa vailla olevalta tarvitaan todistus laillisesta maassaolosta. ilmoitus VäestötL 100 04 01 01 01 Ilmoitukset kirkosta eroamisesta, jotka sisältävät tarvittavat suostumukset.
yyppi 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO 07 00 Tiedonhallinnan ja tietohallinnon suunnittelu, ohjaus ja seuranta 07 00 0x Tietosuoja 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO 07 02 Tietohallinto 07 02 01 Tietoturva 07 02 01 0x Käyttövaltuushallinta Lokirekisteri rekisteri 5 JulkL 24.1 7 kohta / JulkL 31 100 07 00 0x Kirkkohallituksen ylläpitämä (KirkkoL 16 luku 8 ). Kirkkohallituksen on säilytettävä lokirekisteriin talletetut tiedot viisi vuotta niiden tallettamisajankohtaa seuraavan kalenterivuoden alusta lukien. 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO 07 01 Tiedonhallintapalvelut 07 01 00 Asiakirjahallinta Käyttöoikeusrekisteri rekisteri voa+5v JulkL 24.1 7 kohta / JulkL 31 100 07 02 01 0x Kirkkohallituksen ylläpitämä (KirkkoL 16 luku 8 ). Kirkkohallituksen on säilytettävä käyttöoikeusrekisteriin talletetut tiedot viisi vuotta käyttöoikeuden päättymisestä lukien. Mikrofilmien talletussopimus Arkistolaitoksen kanssa Kirkonkirjojen tallekappaleet (mikrofilmit tai digitoitu aineisto) paperi sopimus VäestötL 100 Mikrofilmien tallekappaleet talletetaan Mikkelin maakuntaarkistoon säilytyssopimuksella (yleiskirje 23/2002). Digitoidun aineiston tallekappaleet seurakunta/keskusrekisteri säilyttää itse.
yyppi 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO 07 01 Tiedonhallintapalvelut 07 01 01 Tietopalvelu Virkatodistustilaukset saapunut rekisteri 5 07 01 01 Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Perustellusta pyynnöstä tieto annetaan henkilölle, jota virkatodistustilaus koskee. Kirkonkirjoja koskevat selvityspyynnöt ja muu tietopalveluun liittyvä kirjeenvaihto saapunut/la adittu paperi 5 07 01 01 Selvitysten ja jäljennösten tilaukset, tilauksiin liittyvät tiedustelut ja kiirehtimiskirjeet, henkilötietojen selvittämiseen liittyvät erilaiset tiedustelut, ilmoitukset, esitykset ja niihin annetut vastaukset. Merkittävät henkilötietoja sisältävät pyynnöt ja vastaukset tulee säilyttää 5 vuotta. Säilytysaika perustuu rikos- ja vahingonkorvausvastuun vanhentumiseen. Sukuselvitysten ja - tutkimusten toisteet paperi, 100 VäestötL 100 07 01 01 Selvitykset tulee säilyttää vähintään 5 vuotta. Asiakirjoja ei skannata Kirjuriin. Sukututkimuksiin liittyvät paperi 100 07 01 01 Sopimuksella tutkija sitoutetaan tietojen pysyvään salassapitoon sitoumukset ja tutkimusluvat Tutkijapäiväkirjat paperi voa 07 01 01 Jos seurakunnassa on mahdollista tehdä omatoimista sukututkimusta suositellaan tutkijapäiväkirjan käyttöä. Sukuselvityspalvelusopimukset paperi sopimus voa+10v ei-julkinen 07 01 01 Henkilön ja seurakunnan välinen yksityisoikeudellinen sopimus asiakirja Omien tietojen tarkastuspyynnöt saapunut paperi hakemus 2 07 01 01 Selvitys annetaan asiakkaalle.
luokitus 1. taso 2. taso 3. taso 4. taso 5. taso 02 TALOUS 02 06 Hankintatoimi 02 06 02 Muu kilpailutus 04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 00 Kaste 04 01 00 00 00 Vastasyntyneen kastaminen 04 01 00 00 01 Väestötietojärjestelmään jo rekisteröityjen henkilöiden kastaminen 04 01 00 00 02 Hätäkaste 04 01 00 01 Konfirmaatio 04 01 00 02 Kirkon yhteyteen ottaminen 04 01 00 03 Avioliiton solmiminen 04 01 00 03 00 Avioliittoon vihkiminen 04 01 00 03 01 Avioliiton siunaaminen 04 01 00 04 Hautaan siunaaminen ja hautausmessu 04 01 00 05 Kodin siunaaminen ja muut siunaamis 04 01 00 06 Kirkon virkaan vihkimiset ja asettamiset 04 01 00 07 Tehtävään siunaaminen 04 01 00 08 Kirkon, hautausmaan tai siunauskappelin vihkiminen 04 01 01 Muut jäsenyyteen liittyvät asiat 04 01 01 00 Kirkkoon liittyminen 04 01 01 01 Kirkosta eroaminen 04 01 01 02 Avioero 04 01 01 03 Nimenmuutokset 04 01 01 04 Adoptioasiat 04 01 01 05 Muuttaminen 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO 07 00 Tiedonhallinnan ja tietohallinnon suunnittelu, ohjaus ja seurakunta 07 01 Tiedonhallinta 07 01 00 Asiakirjahallinta 07 01 01 Tietopalvelu 07 02 Tietohallinto 07 02 00 Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito 07 02 01 Tietoturva
historiatietoja Historiatietoja siitä, mitä asiakirjoja ei 6/2015 vahvistettuun AMS:aan synny. Näiden asiakirjojen osalta noudatetaan kyseisen aikakauden AMS:aa. huomautus Kirkonkirjat Kirkonkirjat olivat 1.10.1999 saakka osa virallista väestörekisteriä. Tämän ajankohdan jälkeen ne muodostavat vain seurakunnan oman jäsenrekisterin. Viimeistään 1.1.2005 alkaen jäsenrekisteritietoja ylläpidettiin sähköisen jäsentietojärjestelmän avulla seurakunta-/rekisterikohtaisesti. Seurakuntakohtaiset jäsenrekisteritiedot konvertointiin yhteiseen jäsentietojärjestelmään vuoden 2012 aikana. Paperisten perhelehtien ylläpidosta luovuttiin 1.1.2005, jonka jälkeen jäsenrekisteriä ylläpidetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Jäsentietojärjestelmästä ei oteta tulosteita arkistoa varten 1.1.2005 alkaen. Seurakunta säilyttää ensirekisteröintitiedoista vain alkuperäiset ilmoitukset (kasteen, vihkimisen, kirkkoon liittymisen ja kirkosta eroamisen ). Jäsenrekisteri muodostaa henkilötietolain (523/1999) mukaisen henkilörekisterin. Henkilörekisteristä laaditaan lain vaatima henkilörekisteriseloste Muuttotietojen ylläpitäminen Arkistoa varten on otettu tulosteet vuosilta 2000-2004. 1.1.2005 alkaen muuttotiedot - seurakuntaan muuttaneet - seurakunnasta muuttaneet - seurakuntayhtymän sisäiset muutot - läsnäolevaan väestöön siirretyt - poissaolevaan väestöön siirretyt - poissaolevasta väestöstä ja kokonaisväestöstä poistetut ylläpidetään vain jäsentietojärjestelmässä eikä arkistotulosteita oteta. (Maistraatista tulleet muutostietoluettelot 1999-2004 voidaan hävittää) VäestötietoL 100 Perhelehdet Kirkkohallitus on 26.10.2004 tehnyt päätöksen perhelehtien ylläpidosta luopumisesta (Kirkkohallituksen yleiskirje 36/2004). Manuaalisia perhelehtiä ylläpidettiin 1.1.2005 saakka. VäestötietoL 100 Mikrofilmien varmuuskopiot lähetetään Mikkelin maakunta-arkistoon. Digitoitu aineisto palvelimella tai cd-rom - levyillä. Cd-rom-levyjen tietojen säilyvyyttä on tarkkailtava vähintään viiden vuoden välein. Tarvittaessa sisältö tallennetaan uudelle tietovälineelle (cd-romlevylle tai jollekin muulle tietovälineelle).
historiatietoja Historiatietoja siitä, mitä asiakirjoja ei 6/2015 vahvistettuun AMS:aan synny. Näiden asiakirjojen osalta noudatetaan kyseisen aikakauden AMS:aa. huomautus Henkilöhakemistot- ja kortistot Muuttokirjat Alaikäisiä koskevat sopimukset ja suostumukset Perhelehtien hakemistot ja kortistot. Hakemistojen ja kortistojen ylläpitäminen päättyi viimeistään VäestötietoL 100 31.12.2004, kun paperisten perhelehtien ylläpitämisestä luovuttiin. Kirkkohallitus on 26.10.2004 tehnyt päätöksen muuttotietojen lähettämisestä luopumisesta VäestötietoL 100 (Kirkkohallituksen yleiskirje 36/2004). Asiakirjoja ei kerry 1.1.2005 jälkeen. Uskonnonvapauslain (453/2003) muutoksen vuoksi vuoden 1922 lain mukaisia sopimuksia ei kerry 20 VäestötietoL 100 1.8.2003 jälkeen. Tätä ennen syntyneitä sopimuksia 20 v.
arkistointijärjestys yyppi määrittämättä määrittämättä määrittämättä määrittämättä määrittämättä määrittämättä määrittämättä saapunut paperi aakkostus/vuosi 25 VäestötL liite aakkostus ei säilytetä 50 kuolemasta JulkL 24.1 1 kohta ilmoitus saapunut/ paperi, JulkL 24.1 2 kohta maantiede voimassaoloaika 100 päätös ks. huom. paperi, digitoitu saapuminen 1 ks. huom. JulkL 24.1 3 kohta todistus rekisteri syntymäaika 2 JulkL 24.1 4 kohta sopimus ks. huom. aika 5 JulkL 24.1 5 kohta lupa ks. huom. 8 JulkL 24.1 6 kohta hakemus 10 JulkL 24.1 7 kohta 20 JulkL 24.1 8 kohta 40 JulkL 24.1 9 kohta 50 JulkL 24.1 10 kohta 75 JulkL 24.1 11 kohta 100 JulkL 24.1 12 kohta ks. huom. JulkL 24.1 13 kohta JulkL 24.1 14 kohta JulkL 24.1 15 kohta JulkL 24.1 16 kohta JulkL 24.1 17 kohta JulkL 24.1 18 kohta JulkL 24.1 19 kohta JulkL 24.1 20 kohta JulkL 24.1 21 kohta JulkL 24.1 22 kohta JulkL 24.1 23 kohta JulkL 24.1 24 kohta JulkL 24.1 25 kohta
JulkL 24.1 26 kohta JulkL 24.1 27 kohta JulkL 24.1 28 kohta JulkL 24.1 29 kohta JulkL 24.1 30 kohta JulkL 24.1 31 kohta JulkL 24.1 32 kohta HenkilötietoL 13 ks. huom.