Opas tulostamisen kustannuksien vähentämiseen
Sisällysluettelo 1. Tulosta mustavalkoisena 2. Kaksipuoleinen tulostus 3. Käytä verkkotulostimia, mielellään monitoimilaitteita 4. Asemoi useampi sivu tulostettavaa arkkia kohden 5. Käytä esikatselua 6. Laita käyttäjät harkitsemaan tulostamista kahdesti 7. Julkista printtaustiedot 8. Hanki oikea määrä oikean kokoisia laitteita 9. Optimoi tulostimien oletusasetukset 10. Osallista, jalkauta ja johda muutosta
1. Tulosta mustavalkoisena Väritulosteet lisäävät sen viimeisen silauksen julisteeseen tai kutsukorttiin, mutta kaikkea ei tarvitse tulostaa värillisenä. Usein sähköposteja tai verkkosivuja tulostaessa kalliin värin käyttö ei ole tarpeellista, mutta usein käyttäjät eivät huomaa tätä tulostaessaan tai eivät jaksa vaihdella tulostusasetuksia. Valitse mustavalkotulostus automaattiseksi asetukseksi, jolloin tulosteet tulostetaan automaattisesti mustavalkoisina ellei asetuksiin tehdä tarkoituksella muutoksia.
2. Kaksipuoleinen tulostus Kaksipuoleinen tulostus eli paperin molemmille puolille tulostaminen on yksi helpoimpia tapoja vähentää paperinkulutusta ja säästää rahaa. Valitse kaksipuoleinen tulostus automaattiseksi asetukseksi, jolloin tulostus tapahtuu kaksipuoleisena, mikäli asetuksiin ei tehdä muutoksia.
3. Käytä verkkotulostimia, mielellään monitoimilaitteita Henkilökohtaiset tulostimet ovat käyttäjilleen käteviä, mutta niiden ylläpito ja huoltaminen käyvät kalliiksi. Mitä enemmän tulostimia sitä enemmän mustetta tarvitaan ja laitteiden hallintaan menee enemmän aikaa. Printterin vieressä istumisen mahdollisia terveyshaittoja, kuten hiukkaspölylle altistuminen, on myös nostettu esille. Viimeistään nyt on aika hankkiutua eroon henkilökohtaisista tulostimista ja siirtyä verkkotulostimien käyttöön. Mahdollista minkä tahansa verkkotulostimen käyttäminen, jolloin tulostaminen on joustavaa. Mitä enemmän tulostetaan sitä perustellumpaa on keskittää tulostaminen muutamille monitoimilaitteille. Vaihda henkilökohtaiset tulostimet verkkotulostimiin. Keskitä tulostaminen monitoimilaitteille.
4. Asemoi useampi sivu tulostettavaa arkkia kohden Miettikää voisitteko pienentää paperinkulutustanne vieläkin enemmän. Power Point presentaatioden dioja voisi tulostaa yhdelle sivulle esimerkiksi kuusi kappaletta kuuden yhdellä sivulla olevan dian sijaan. Pitäkää lyhyt palaveri, jossa sovitte tiimille yhteiset käytännöt paperinkulutuksen vähentämiseksi ja opettelette miten tulostamisasetuksia muutetaan. Muuta tulostimien oletusasetuksia optimoiden ne eri applikaatioille. Esimerkiksi Power pointista tulostettaessa oletusasetuksena on 4 diaa per sivu.
5. Käytä esikatselua Painoit tulostanappia ja huomaat paperin hakiessasi, että tulostettaessa osa tekstistä ei näykään paperilla. Paperi roskiin ja uutta kehiin. Paperia, väriä, työaikaa ja rahaa kuluu hukkaan kun virheet huomataan vasta tulostamisen jälkeen. Ennen tulostamisnapin painamista katso miltä tuloste näyttää esikatselutilassa. Varmista, että kaikki haluamasi mahtuu tulostusalueelle ja tee muokkaukset tarpeen mukaan.
6. Laita käyttäjät harkitsemaan kahdesti Tulosta nappia on helppo painaa ja huomaat printanneesi päivän aikana useita satoja sivuja. Laittamalla käyttäjät harkitsemaan kahdesti tulostamista annetaan vielä toinen mahdollisuus miettiä onko paperi todella tulostamisen arvoinen. Muuta tulostimen oletukasetukset niin, että dokumentit eivät printtaannu automaattisesti vaan printterin luona käyttäjä valitsee mitkä tulosteet hän haluaa vapauttaa.
7. Julkista printtaustiedot Käyttäjillä ei useinkaan ole tietoa kuinka paljon paperia he käyttävät viikon tai kuukauden aikana. Anna henkilökunnallesi mahdollisuus nähdä tulostussaldonsa, jonka perusteella he voivat vähentää tulostus- ja paperinkulutusta. Julkista printtaustietoja. Kuinka paljon kukakin printtaa ja mitä tämä tarkoittaa rahassa. Näytä myös mitä tulostamismäärät tarkoitavat konkreettisesti rahassa. Kannusta henkilöstä vähentämään kulutusta ja muista myös näyttää onnistumisen lukuja kun tulostusmäärät vähänevät.
8. Hanki oikea määrä oikean kokoisia laitteita Oppaan muiden kohtien toteuttamisen jälkeen huomaat varmasti tulostamisen vähentyneen. Onkin aika selvittää mitä laitteita ja kuinka monta todella tarvitset. Vähemmän laitteita tarkoittaa usein vähemmän kuluja ja vähemmän päänsärkyä. Julkista printtaustietoja. Voitko korvata useat laitteet yhdellä monitoimilaitteella? Kuinka paljon kukakin printtaa ja mitä tämä tarkoittaa rahassa. Kuinka monta laitetta yrityksesi todella tarvitsee?
9. Optimoi tulostimien oletusasetukset Tulostinlaitteiden oletusasetuksien optimointia ei tarvitse lopettaa mustavalkotulostamisen ja kaksipuoleisuuden valitsemiseen. Miettikää mitä tarpeita yrityksellänne on tulostamisen suhteen. Onko yrityksessänne tarve tulostaa usein esimerkiksi a5 koon paperia oikeasta kulmasta nidottuna? Tälläisen tulostuksen toteuttaminen vie aikaa kun jokainen käyttäjä säätää asetuksia ja paperia kuluu hukkaan kun lopputulos ei ole tarkoituksenmukainen. Vakioi usein käytettävät tulostusasetukset valmiiksi pikavalikkoon käyttäjän poimittavaksi. Vakioi pikavalikkoasetuksiin oletusasetuksia usein käytettäville tulosteille.
10. Osallista, jalkauta ja johda muutosta Kaikista tärkeintä tulostamisen vähentämisessä on tehdä projektista koko yrityksen yhteinen asia. Osallista henkilöstö mukaan suunnittelemaan muutosta ja kehittämään käytäntöjä. Kenestäkään ei ole mukavaa tulla töihin ja huomata eniten käyttämänsä tulostimin lähteneen pois ja oletusasetuksien muuttuneen vanhoista tutuista täysin uusiksi. Viesti muutoksesta hyvissä ajoin ja asettakaa tavoitteet yhdessä. Kannusta kaikkia osallistumaan oman esimerkin voimalla ja muista kiittää pienistäkin onnistumisista ja välitavoitteiden saavuttamisesta. Viesti muutoksista etukäteen. Tee muutoksista koko yrityksen yhteinen asia Osallista koko henkilöstö. Kiitä.
Kiitos lukemisesta. Document House on asiakirjahallinnan ammattilainen. Tutustu tulostamisen ja asiakirjahallinnan tehostamiseen verkkosivuillamme. Espoo Itsehallintokuja 6 02600 Espoo Lisätietoja: www.documenthouse.fi Tampere Kalevantie 2 33100 Tampere Turku Lemminkäisenkatu 46a 20520Turku Pori Presidentinpuistokat 14-16 28130 Pori