KANGASALAN KAUPUNKI PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJA Dnro HA 1616/2018 Kaupunginjohtaja 27.12.2018 1 298 VAPAAEHTOISET PALKATTOMAT VAPAAT 2019 Strateginen johto, henkilöstöpalvelut, henkilöstöjohtaja Eija Tetri-Lähde 27.12.2018 Asia on käsitelty yt-ryhmässä 8.10.2018 seuraavasti: Vapaaehtoiset palkattomat vapaat 2019: Jatketaan vapaaehtoisten palkattomien vapaiden osalta samoin periaattein kuin vuonna 2018. Vapaita ei suositella henkilöstölle, mutta jos joku haluaa vapaata pitää ja se sopii yksikön työtilanteeseen, on esimiehen mahdollisuus harkintansa mukaan vapaata myöntää. Vapaaehtoisten palkattomien vapaiden periaatteet ovat samanlaiset kuin vuonna 2018. Toimivalta Kaupunginjohtaja päättää virka- ja työehtosopimusten harkinnanvaraisten määräysten soveltamisesta (HS 44 ). Liitteet Kj 28, Vapaaehtoiset palkattomat vapaat 2019 Päätös Hyväksyn vapaaehtoisten palkattomien ohjeen liitteen Kj 28 mukaisesti. Tiedoksi Henkilöstöjohtaja Eija Tetri-Lähde Henkilöstösuunnittelija Kati Marttila Henkilöstöasiantuntija Tiina Salmi hr-asiakaspalvelu@kuntapro.fi Allekirjoitus ja virka-asema Oskari Auvinen kaupunginjohtaja
KANGASALAN KAUPUNKI PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJA Dnro HA 1616/2018 Kaupunginjohtaja 27.12.2018 2 Oikaisuvaatimusohje Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä oikaisuvaatimuksen 14 vuorokauden kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, 3 päivän kuluttua sähköpostin lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteluineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus tehdään: Kangasalan kaupunginhallitus PL 50 36201 Kangasala
Kj 27.12.2018 298, liite 28 27.12.2018 OHJE, VAPAAEHTOISET PALKATTOMAT VAPAAT VUONNA 2019 Työnantaja tarjoaa henkilöstölle mahdollisuuden hakea vapaaehtoisia palkattomia vapaita ohjeessa mainituin periaattein. Palkattoman vapaan periaatteet - Tämän oheen mukaista vapaaehtoista palkatonta vapaata on mahdollista hakea 5 tai 10 päivää kalenterivuoden aikana (haettava yht. 5 tai 10 päivää, muuten ei ole tässä päätöksessä tarkoitettua vapaaehtoista palkatonta vapaata, jossa etuna viikonlopun päivät). - Erityistapauksessa on mahdollisuus hakea vapaaehtoista palkatonta vapaata yhteensä 15 päivää kalenterivuoden aikana (haettava 15 päivää, ja viikonlopun päivät tulevat palkallisina). Tällöin myös kolmannen viikon osalta saa viikonlopun päivät vapaana. - Henkilön hakiessa tämän ohjeen mukaista palkatonta vapaata ei viikonlopun palkkaa vähennetä (tavallisesti normaalien henkilöstöhallinnon periaatteiden mukaisesti viikonlopun/vapaapäivien palkka vähennetään kun henkilö hakee 5 päivän harkinnanvaraisen palkattoman työvapaan, Henkilöstöasiat ohje) - Vapaaehtoiset palkattomat vapaat on pidettävä 31.12.2019 mennessä. - Vapaaehtoiset palkattomat vapaat ovat haettavissa jatkuvan haun periaatteen mukaisesti koko vuoden ajan. (Työyksikkökohtaisesti esimies voi työjärjestelyjen ja lomasuunnitelmien tms. vuoksi määritellä yksikössään aikataulun, jonka mukaisesti tiettyyn ajankohtaan (esim. kesä) haettavista vapaaehtoisista palkattomista vapaista ilmoitetaan henkilöstön yhdenvertaisen kohtelun takaamiseksi) - Palkattomat vapaat voidaan pitää joko yksittäisinä päivinä tai yhdenjaksoisesti riippuen siitä, miten esimiehen kanssa sovitaan ja mikä on työyksikön tilanne ja töiden järjestelymahdollisuus. Yksittäisten päivien pitäminen on mahdollista vain työyksikön tarpeista lähtien. - Päätöksen palkattoman vapaan myöntämisestä tekee esimies, joka hallintosäännön ja delegointipäätöksen mukaisesti päättää palkattomista vapaista. Esimies harkitsee, onko vapaata mahdollista myöntää yksikön kokonaistilanne huomioon ottaen. - Vapaaehtoisen palkattoman vapaan myöntäminen edellyttää, että työ on luonteeltaan sellainen, että se ei edellytä ulkopuolisen sijaisen hankintaa, vaan tehtävät voidaan hoitaa sisäisin tehtäväjärjestelyin. Asian ratkaisee palkattoman vapaan myöntävä esimies työyksikön töiden järjestämisen näkökulmasta. Palkaton vapaa ei ole peruste sijaisen palkkaamiselle (ei voida käyttää vakituista eikä ulkopuolista sijaista). Sisäisistä sijaisjärjestelyistä ei saa aiheutua lisäkustannuksia. - Aikaprioriteettiperiaatteen mukaisesti jo tehtyä päätöstä ei yleensä muuteta. Tässä päätöksessä tarkoitettujen palkattomien vapaiden osalta esim. henkilön lomaa voidaan tämän pyynnöstä muuttaa palkattoman vapaan ajankohdan määrittelemiseksi vain erityisen painavista syistä. Palkan vähentäminen ja muut toimintaperiaatteet - Palkattoman vapaan ajalta palkka vähennetään KVTESin II luvun 18 :n mukaisesti (käytännössä vähennys lasketaan jakamalla kuukausipalkka ko. kuukauden kalenteripäivien lukumäärällä). - Palkka vähennetään normaalin palkattoman työvapaan periaatteiden mukaisesti niiltä päiviltä, jolloin henkilö on ollut ko. vapaalla.
2 (3) - Työkyvyttömyystilanteessa (ennen palkkavapaata alkanut sairausloma) sovelletaan 1.1.2014 voimassa olevan KVTESin vuosilomaluvun 11 :n vuosiloman siirtoa koskevia periaatteita. Tällöin henkilöllä on oltava sairauslomatodistus, joka on päivätty ennen palkattoman vapaan alkamista ja sairastumisesta on ilmoitettava viimeistään heti ensimmäisenä arkipäivänä esimiehelle. Mikäli sairastuu palkattoman vapaan aikana, ei palkatonta vapaata siirretä. Opettajat Jaksotyö ja lääkärit Palkattomaksi vapaaksi voidaan lukea normaalien koulupäivien lisäksi myös lauantaisin toteutettavat veso-koulutukset (OVTES osio B, 13 ). Rehtori vastaa koulun työjärjestelyistä (ks. OVTES yleisen osan 2 luvun 20 ). Jaksotyössä palkaton vapaa suositellaan otettavaksi yhdenjaksoisesti. KVTESin keskeytyneen jakson määräyksiä sovellettaessa työvuorolistan suunnittelussa otetaan huomioon jaksotyötä tekevän henkilöstön tasapuolinen kohtelu verrattuna muuta työaikaa tekevään henkilöstöön (sovelletaan ennalta suunnitellun keskeytyksen määräystä KVTES työaikaluku 16 1 mom.). Palkattomat vapaapäivät lasketaan laskennallisesti viikon tuntimäärästä esim. 38,75 tuntia /5 pv=7 tuntia 45 min). Palkattomat vapaat merkitään työvuorotaulukkoon arkipäiville omalla koodillaan, esim. R). Näin kyseiset päivät eivät sekoita työvuorotaulukon tunteja, mikä tapahtuisi, mikäli käytettäisiin normaaleja palkattoman ja palkallisen vapaan koodeja. Vastaavasti lääkäreiden osalta yksittäisen palkattoman päivän vähennys lasketaan laskennallisesti viikon tuntimäärästä (LS:n mukainen viikkotuntimäärä jaettuna viidellä). Osa-aikatyötä tekevä henkilöstö Osa-aikaisten vapaaehtoisiin palkattomiin vapaisiin noudatetaan samantyyppistä periaatetta kuin KVTESin vuosilomaluvun mukaan osa-aikaisten vuosilomiin. Titania-työajan seurantajärjestelmän piirissä olevien osa-aikatyötä tekevien työaikalaskenta tapahtuu järjestelmässä. Tällöin erillistä laskentaa ei tarvita. Kaikki osa-aikaiset eivät kuitenkaan ole Titanian piirissä. Pääperiaate on, että kuukausipalkkaisella henkilöstöllä palkka maksetaan kuukauden kaikilta päiviltä. Vapaaehtoisen palkattoman vapaan työpäivän arvo on viikon tai jakson työaikatunnit jaettuna työpäivien määrällä (laskennallinen 5 per viikko). Palkattoman päivän arvo on se, joka on osa-aikaprosentin mukainen päivittäinen työaika. Jos tehtäviä tunteja jää, ne tasoitetaan saman jakson aikana. Osa-aikaisen henkilöstön työaikakäytännöt on osassa tilanteita sovittu erikseen tilanteen edellyttämällä tavalla. Jos työaikakäytäntö on poikkeava, on asia mietittävä tarkoin. Ohessa esimerkkejä. Esimerkki 1: Osa-aikaisen työntekijän työaika on 50 % ja hän työskentelee päivittäin. Henkilö hakee vapaaehtoista palkatonta vapaata 5 päivää, palkaton vapaa määritellään työpäiville ja henkilö saa viikonlopun palkan. Esimerkki 2: Osa-aikaisen työntekijän työaika on 55 %. Hän tekee yleistyöaikaa kolmen viikon jaksossa työskennellen joka työpäivä (116,25 h/ 55 %=63,94 h/jakso). Keskimääräinen työpäivän pituus 63,94/15=4,26 h). Vapaaehtoinen
3 (3) Tuntipalkkaisten työehtosopimuksen piiriin kuuluvat palkaton vapaapäivä vähentää jakson aikana tehtäviä tunteja 4,26 h eli 4 h 16 min per palkaton päivä. Esimerkki 3: Osa-aikaisen työntekijän työaika on 50 % ja hän työskentelee joka toinen viikko: Hän tekee käytännössä kahden viikon työajan yhden viikon aikana, mutta palkka suoritetaan koko kahden viikon ajalla. - Jos henkilö hakee vapaaehtoista palkatonta vapaata työviikokseen, määritellään vapaaehtoisiksi palkattomiksi päiviksi ma-pe. Koska palkasta vähenee vain yhden viikon osa-aikapalkka ja ns. kahden viikon työaika poistuu, tilanne on tarpeen oikaista. Työntekijä joko tekee 2,5 päivän työn takaisin toisella viikolla tai nämä takaisin tehtävät kaksi päivää voi myös niin halutessaan hakea vuosilomaksi, jolloin takaisin tehtävää työtä jää vain 0,5 päivää. - TAI henkilö pitää vapaaehtoista palkatonta vapaata kaksi viikkoa, toinen työviikko ja toinen vapaaviikko. Viikonloput palkallisia. Esimerkki 4: Työntekijä tekee osa-aikatyötä, yleistyöaika 60 %, töissä keskimäärin 3 päivää/viikko (7,75 h/pv eli 7h 45 min/pv). Työntekijä hakee vapaaehtoista palkatonta ma-pe, johon sisältyy sekä työpäivät että kaksi vapaapäivää. Viikonloput palkallisten päivien arvo 60 % eli 4,65 h eli 4 h 39 minuuttia. Tai jos henkilö pitää vapaaehtoista palkatonta vapaata yksittäisinä päivinä, vähenee viikon työaika 4 h 39 minuuttia per viikko. Tuntipalkkaisten työehtosopimuksen (TTS) piiriin kuuluvien osalta tuntipalkkaa ja muita mahdollisia korvauksia ei makseta palkattomaksi vapaaksi haetulta ajalta. Palkka vähennetään paikallisen sopimuksen 4 :n 1 momentin mukaisesti (38,75 h/vk). Palkattomien vapaiden hakeminen Täsmentävät ohjeet - Vapaaehtoiset palkattomat vapaat ovat haettavissa jatkuvan haun periaatteen mukaisesti koko vuoden ajan. - Esimies voi myöntää palkattoman vapaan, mikäli asianomaisen henkilön osalta palkattoman vapaan pitäminen on työjärjestelyjen osalta mahdollista siten että ulkopuolista sijaista ei tarvita. - Kun palkattomien vapaiden päivät ovat tiedossa, tekee henkilö hakemuksen Populuksen henkilökäytön kautta esimiehelle vapaaehtoisesta palkattomasta vapaasta. Palvelukeskusten johtajat antavat tarpeen mukaan tarkempia ohjeita palkattomien vapaiden käytännön toteuttamisesta palvelukeskuksissa.