6Aika- strategian johtoryhmä Kokous 16.6.2015, kello 13.15-15.00 Paikka: Kalasatama, Kellohallin sivutila, Työpajankatu 2, rakennus 1 e Osallistujat: Pekka Sundman, Turun kaupunki (pj) Tuula Antola, Espoon kaupunki Timo Nousiainen, Oulun kaupunki Kari Kankaala, Tampereen kaupunki (estynyt) Timo Antikainen, Tampereen kaupunki Marja- Leena Rinkineva, Helsingin kaupunki Jose Valanta, Vantaan kaupunki (estynyt) Kimmo Viljamaa, Vantaan kaupunki Mari Kuparinen, Uudenmaan liitto (estynyt) Tiina Huotari, Uudenmaan liitto (Mari Kuparisen sijainen) Jukka Järvinen, 6Aika- ohjausryhmän puheenjohtaja (esittelijä) Sari Luostarinen, 6Aika- strategiatoimisto Minna Torppa, 6Aika- strategiatoimisto Minna Sikiö, 6Aika- strategiatoimisto (sihteeri) Pöytäkirja 1. Kokouksen avaus ja edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Kokous avattiin klo 13.10. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.
2. Johtoryhmän varapuheenjohtajan valinta Pekka Sundmanin aloittaessa 6Aika- johtoryhmän uutena puheenjohtajana tuli johtoryhmälle valita uusi varapuheenjohtaja. Kuten 15.5.2014 johtoryhmän kokouksessa on linjattu, puheenjohtajiston toimikausi on yksi vuosi, ja varapuheenjohtaja valitaan aina seuraavan yksivuotiskauden puheenjohtajaksi. 6Aika- johtoryhmän varapuheenjohtajaksi ehdotettiin Jose Valantaa. Ehdotus hyväksyttiin. Päätettiin, että Jose Valanta on uusi 6Aika- johtoryhmän varapuheenjohtaja. 3. 6Aika- strategiatoimistohankkeen muutoshakemus Jukka Järvinen ja Sari Luostarinen esittelivät asian johtoryhmälle. Viime vuoden lopulla tuli tarve tehdä muutoshakemus 6Aika- strategiatoimistohankkeeseen, koska Vantaan Innovaatioinstituutti lopetti vuodenvaihteessa toimintansa ja sulautui osaksi Vantaan kaupunkia. Innovaatioinstituutin roolin ja tehtävät hankkeessa ottaa Vantaan kaupunki. Muutoshakemus sovittiin tehtäväksi ennen kesälomia 2015 ja samalla siihen tehdään myös muut päivitystarpeet kaikkien toteuttajien osalta. Suurin muutos koskee päätoteuttajaa Forum Virium Helsinkiä. Päätoteuttajan projektitiimiin tuli henkilöstömuutos toisen ohjelmapäällikön Ville Melonin siirtyessä pois hankkeesta toisiin tehtäviin nopealla aikataululla toukokuussa 2015. Tämän pohjalta esitetään muutoksia jäljelle jäävän projektitiimin työnkuviin, osa- aikaisten työpanokseen sekä budjettiin. Muutokset tehdään olemassa olevan budjetin ja tehtävien puitteissa. Strategiatoimiston alkuperäisiin tehtäviin ei tule muutoksia vaan niitä jaetaan uudelleen projektitiimin kesken. Muun muassa viestintävastaavan ja IT- asiantuntijan työpanoksia nostetaan (työaikaprosentti hankkeelle kasvaa) ja toisaalta henkilöstöbudjetista vapautuvaa rahaa allokoidaan ostopalvelubudjettiin tapahtuma- ja viestintäpuolelle sekä asiantuntijapalveluihin, joista toteutetaan mm. TEM:in vaatima strategian ulkoinen arviointi. Tarkemmin muutostarpeet sekä päätoteuttajan että osatoteuttajien osalta on esitelty johtoryhmälle lähetetyssä erillisessä esittelymateriaalissa. Johtoryhmä hyväksyi muutoshakemuksen. 2
4. ESR- pilottihankehaku Hämeen ELY- keskuksen rahoitusesitys Jukka Järvinen esitteli asian. Ensimmäiseen 6Aika- ESR- pilottihakuun saapui yhdeksän (9) kappaletta hakemuksia, joista kaupunkien pisteytykseen päätyi kuusi (6) hakemusta. 6Aika- kaupungit pisteyttivät hakemukset kahden 6Aika- spesifin kriteerin osalta. 6Aika- ohjausryhmä asetti hakemukset pisteytyksen perusteella järjestykseen ja kävi yleiskeskustelun hakukierroksen hankehakemuksista. Yleishuomiona hankkeista ohjausryhmä totesi, että hankkeiden 6Aika- yhteyttä on selkeytettävä sekä vahvistettava pilottimaisuutta ja konkreettisia toimenpiteitä hankesuunnitelmissa. Lisäksi budjetteja tulee tarkentaa. Ohjausryhmä päätti suositella rahoittavaksi viittä (5) hanketta. Hämeen ELY- keskus rahoittavana viranomaisena pisteytti hankehakemusten kansalliset kriteerit ja teki yhteispisteiden (kaupunkien 6Aika- kriteerien antamat pisteet ja kansalliset pisteet) perusteella yhteenvedon ja rahoitusesitykset hankkeille. Tässä tarkastelussa todettiin, että kaksi kaupunkien suosittamaa hakemusta eivät kuitenkaan yhteispisteissä saaneet korkeita pisteitä. Toisessa hakemuksessa oli mm. ostopalvelukustannuksia, jotka eivät tarkemmassa tarkastelussa osoittautuneet tukikelpoisiksi. Yhteispisteiden perusteella rahoittaja esittää kolmea (3) hakemusta rahoitettavaksi. Johtoryhmä keskusteli ohjausryhmän laatimista kommenteista rahoitettavaksi esitetyille hankkeille. Rahoittaja on pyytänyt 6Aika- johtoryhmältä ja ohjausryhmältä lisäevästystä hankkeiden kanssa käytäviä rahoitusneuvotteluita varten. Johtoryhmällä ei ollut juurikaan lisättävää ohjausryhmän laatimiin kommentteihin. Hankkeen Tuttu (hankenumero 101721) kohdalla johtoryhmä totesi, että kommentteihin voisi lisätä sen, että hankkeen palvelumuotoiluun liittyviä toimenpiteitä toivotaan painokkaasti kirkastettavan vielä rahoitusneuvotteluissa. Johtoryhmä puolsi Hämeen ELY- keskuksen rahoitusesitystä ESR- pilottihankkeista. 5. Avoin osallisuus ja asiakkuus kärkihankkeen rahoitusesitys Uudenmaan liitolle Jukka Järvinen esitteli asian. Kuten kaikki 6Aika- strategian kärkihankkeet, avoin osallisuus ja asiakkuus kärkihanke on valmisteltu neuvottelumenettelynä 3
Uudenmaan liiton (rahoittaja) ja kuutoskaupunkien kesken. Hankkeessa ovat mukana kaikki kuutoskaupungit sekä Turun ammattikorkeakoulu. 6Aika- ohjausryhmä arvioi ja pisteytti hakemuksen kokouksessaan 4.6.2015. Hanke sai pisteytyksessä painotetun pistemäärän 4,29 (maksimipistemäärä 5). Ohjausryhmä esittää hakemusta johtoryhmälle hyväksyttäväksi. Tiina Huotari rahoittajan edustajana esitteli rahoittajan kommentit hankehakemukseen. Rahoittajan toiveena on, että hankkeen neloskierteen toimintamallia vielä vahvistetaan. Korkeakoulut ja tutkimuslaitokset tulee saada selkeästi mukaan hankkeen konkreettiseen toimintaan, ja hakemuksesta tulee selkeästi käydä ilmi, miten korkeakoulu- ja tutkimuslaitosyhteistyö käytännössä hankkeessa toteutuu. Rahoittajan kannalta hakemuksessa on myös edelleen osittain epäselvyyksiä tiettyjen toimenpiteiden ja kustannusten tukikelpoisuuden suhteen, joita täytyy selkeyttää. Hankehakemukselle tehdään vielä laillisuus- ja tarkoituksenmukaisuustarkastus. 6Aika- johtoryhmä voi kuitenkin päättää hankehakemuksen rahoitettavaksi esittämisestä, mikäli johtoryhmä valtuuttaa Uudenmaan liiton käymään hankkeen kanssa rahoitusneuvottelut siten, että niissä voidaan vielä tarkentaa myös hankesuunnitelmaa. Johtoryhmä päätti esittää Uudenmaan liitolle rahoitettavaksi Avoin osallisuus ja asiakkuus kärkihanketta. Rahoittaja käy hankesuunnitelmaa tarkentavat rahoitusneuvottelut hankekonsortion kanssa. 6. EAKR- pilottihaku: Rahoitukseen esitetyn Ilmastokatu hankkeen päivitetty budjetti Kokouksessaan 21.5.2015 6Aika- johtoryhmä sopi, että EAKR- pilottihaussa rahoitettavaksi esitettävän Ilmastokatu- hankkeen budjettia ja kustannusrakennetta tulee vielä erityisesti tarkastella hankkeen rahoitusneuvotteluissa Uudenmaan liiton kanssa, jonka jälkeen siihen palataan johtoryhmän kokouksessa 16.6. Tiina Huotari Uudenmaan liitosta kertoi, että rahoitusneuvotteluiden jälkeen hanke esittää hieman yli 800 000 budjettia (alkuperäinen budjetti 1,027 Meur). Hankesuunnitelman todellinen toteutus ja suunnitelma avautui, kun siitä kerrottiin suullisesti. Ostopalvelubudjetin sisältämiä kulurivejä on tarkennettu ja budjetti ei sisällä isoja investointia. Ostopalvelubudjetti sisältää pääosin energiatehokkaiden 4
ratkaisujen suunnittelu- ja kehitystyötä, josta on tarkoitus koostaa työkaluja kaikkien kuutoskaupunkien käyttöön. Johtoryhmä puolsi hanketta rahoitettavaksi päivitetyn budjetin mukaisena. Lopuksi keskusteltiin vielä johtoryhmän kokouksiin osallistumisesta etäyhteyksien välityksellä. Kokousten seuraaminen etäyhteyksillä on aika ajoin haastavaa ja asioita saattaa jäädä kuulematta tai ymmärtämättä. Täten sovittiin, että jatkossa johtoryhmän kokouksista tehdään aina myös keskustelumuistio. Muistio on johtoryhmän sisäiseen käyttöön. Keskustelumuistio toimitetaan johtoryhmälle aina kokousta seuraavana päivänä. 7. Muut asiat Keskusteltiin johtoryhmän seuraavien kokousten kalenteroinnista. Syksylle on tähän mennessä sovittu yksi kokous, joka järjestetään Espoossa 30.9. (klo 9.30-12.00). Sovittiin, että strategiatoimisto laittaa johtoryhmän jäsenten sihteereille ehdotuksia kokousajoista. Tässä vaiheessa kokouksia voidaan sopia varmuuden vuoksi enemmänkin kuin mitä loppujen lopuksi tarvitaan. Keskusteltiin syksyn EAKR- pilottihausta, jota oli käsitelty aiemmin samana päivänä johtoryhmän ja ohjausryhmän yhteisessä suuntatyöpajassa. Tavoitteena olisi pystyä valmistelemaan hakemuksia hakijoiden kanssa paremmin ennakkoon ja saada laadukkaampia hakemuksia. Tällöin hausta tulee olla tietoa hakijoille riittävän aikaisin. Hausta olisi hyvä pystyä tiedottamaan jo jotain ennen kesälomia. Rahoittajalle, kaupunkikoordinaattoreille ja strategiatoimistoon tulee jo paljon kyselyitä haun avautumisesta, ja lisäksi mm. haun avautumisajankohdasta liikkuu vääriä käsityksiä hakijoiden keskuudessa. Rahoittaja totesi, että EAKR- pilottihaku on mahdollista järjestää päällekkäin Etelä- Suomen EAKR- aluehaun kanssa, jos valmisteluaika haun avaamiseen on pidempi kuin edellisellä kerralla. Etelä- Suomen EAKR- aluehaku tullaan järjestämään todennäköisesti kaksivaiheisena, jolloin ensimmäinen ideavaihe pyritään avaamaan marras- joulukuussa ja varsinainen haku helmikuussa. Keskusteltiin mahdollisuudesta järjestää myös syksyn 6Aika- EAKR- pilottihaku kaksivaiheisena. Tiina Huotari kertoi, että ideahaussa vapaamuotoisemmat, mutta merkkimäärältään rajatummat ideapaperit on jätetty Uudenmaan liittoon siten, 5
että ne on virallisesti kirjattu vastaanotetuiksi liiton kirjaamossa. Ideapapereita ei kuitenkaan tarvitse käyttää Eura- järjestelmän kautta, joka vähentää työvaiheita. Ideapapereille on tämän jälkeen annettu vapaamuotoinen palaute, jossa on joko suositeltu tai ei suositeltu varsinaisen hakemuksen jättämistä. Todettiin, että Uudenmaan liiton kokemuksia kaksivaiheisen haun prosessista voitaisiin hyödyntää vastaavassa 6Aika- pilottihaussa. Johtoryhmän kanta kaksivaiheiseen hakuun oli myönteinen ja johtoryhmä päätti, että syksyn EAKR- pilottihaku järjestetään kaksivaiheisena. Keskusteltiin hakijoiden tukemisesta EAKR- hakemuksien kirjoittamisessa, erityisesti rakennerahastovaatimusten osalta. Sari Luostarinen totesi, että alustavasti on keskusteltu mahdollisten sparraus- klinikoiden järjestämistä syksyllä. Johtoryhmä totesi, että tällaisen klinikka- toiminnan järjestäminen tuntuisi sopivan luontevammin Uudenmaan liiton tehtäviin. Tiina Huotari kertoi, että rahoittaja on suunnitellut, että jatkossa hakuinfotilaisuuksista tehtäisiin koulutuksellisempia. Myös mahdollisuutta videoida hakuinfotilaisuudet ja julkaista ne YouTubessa on mietitty. Keskusteltiin ennen kokousta järjestetystä ohjausryhmän, johtoryhmän, koordinaattoreiden ja kärkihankevetäjien yhteisestä suuntapajasta ja siellä esille nousseista asioista. Suuntapajassa keskusteltiin mm. avoimet innovaatioalustat kärkihankkeeseen muodostettavasta ohjausryhmästä. Keskusteluissa oli noussut esille vaihtoehto, jossa ohjausryhmän muodostaisivat hankkeessa työskentelevät henkilöt. Tällöin hankkeelle ei perustettaisi myöskään erillistä johtoryhmää vaan kaupunkien elinkeinojohtajien ja kehittämisjohtajien tulisi olla ohjaamassa kokonaisuutta 6Aika- johtoryhmän kautta. Työpajassa keskusteltiin myös kärkihankkeiden ja pilottien välisestä yhteistyöstä ja siitä, että strategiassa voitaisiin muodostaa painopistekohtaiset ohjausryhmät, jotka ohjaavat sekä kärkihankkeita että pilotteja. Tällöin kärkihankkeiden loppuessa piloteilla säilyy ohjaus ja kytkös strategian kokonaiskuvaan painopistekohtaisten ohjausryhmien kautta. Kokous päättyi klo 14.07. 6