Liikennöitsijän web-rekisterin yleiset käyttöehdot 1 Tietosuoja Liikennöitsijä tiedostaa, että rekisteritietojen täyttämiseksi hänen on syötettävä järjestelmään yhtiötä koskevien tietojen lisäksi ajoneuvokohtaisia tietoja. Samoin liikennöitsijä tiedostaa, että hänen on syötettävä järjestelmään henkilöstöönsä liittyviä tietoja, erityisesti kuljettajia koskevia tietoja (ajokortti, ADR-ajokortti), jotta liikennöitsijän soveltuvuutta sopimuskumppaniksi voidaan arvioida. Euroopan Unionin AEO-todistuksen saaneiden taloudellisten toimijoiden on tarkastettava liikekumppaniensa luotettavuus toimitusketjun turvallisuuden takaamiseksi (art. 14k (e) CCIP). Näin ollen liikennöitsijä voi hyödyntää sovellusta tallentaakseen AEO-todistuksen tai ISO 28000 sertifikaatin tiedot. Mikäli liikennöitsijä on rekisteröitynyt Euroopan Unionin ulkopuolella, sovelletaan vastaavaa todistusta. Liikennöitsijä takaa, että kaikki ne työntekijät, joiden henkilötietoja on syötetty järjestelmään, ovat antaneet nimenomaisen suostumuksen tietojen tallentamiseen ja käyttämiseen tämän sopimuksen mukaisesti. Salassapito Schenker AG jäljempänä Schenker takaa, että kaikki se tieto, jonka liikennöitsijä toimittaa sovelluksen välityksellä, käsitellään ehdottoman luottamuksellisena ja, että järjestelmään syötettyä tietoa käytetään ainoastaan päätöksentekoon siitä, voidaanko liikennöitsijän kanssa ryhtyä sopimussuhteeseen ja mahdollisen sopimussuhteen syntymisen jälkeen sopimuksen täyttämisen tarkoituksessa. Liikennöitsijä tiedostaa, että Schenker luovuttaa järjestelmään syötettyä tietoa konserniyhtiöilleen ja liikennöitsijä antaa tietojen käytölle ja edelleen luovutukselle nimenomaisen suostumuksensa. Tietojen luovuttamien kolmansille osapuolille joko Schenkerin tai Schenker -konserniin kuuluvien yhtiöiden toimesta, on sallittua tavanomaisen liiketoiminnan yhteydessä edellyttäen, että tiedon vastaanottaja sitoutuu tiedon luottamuksellisuuteen. Luottamuksellisuusvelvoite ei ole voimassa sikäli, kun vastaanotettu tieto on tai on ollut julkisesti saatavilla tiedon vastanottohetkellä tai tulee julkiseksi myöhemmin muun kuin Schenkeriä sitovan luottamuksellisuusvelvoitteen rikkomisen johdosta, eikä sellaiseen tietoon, jonka Schenker tai Schenker - konserniin kuuluva yhtiö on saanut muualta kuin liikennöitsijältä ilman sopimusrikkomusta, tai tietoon joka on sen vastaanottohetkellä jo ollut Schenkerin tai sen konserniyhtiöiden tiedossa. Tietojen poistaminen Schenker takaa, että yllä mainitut tiedot säilytetään ainoastaan niin kauan kuin tieto on tarpeen Schenkerin ja liikennöitsijän välisen sopimuksen täyttämiseksi. Yhtiöön liittyvät tiedot poistetaan heti, kun kaikki mahdolliset sopimukset ovat rauenneet. Henkilöihin liittyvät tiedot poistetaan, kun
sopimuksen voimassaolo osapuolten välillä päättyy ja sillä hetkellä kun työsuhde työnantajan ja työntekijän välillä päättyy. Virhevastuu Rekisterijärjestelmään koottu tieto on Schenkerin toimesta koottu huolellisesti. Tästä huolimatta on mahdollista, että tieto ei ole oikein, tai että tieto ei enää siinä vaiheessa kun se on luovutettu liikennöitsijän toimesta Schenkerille ole oikein. Tämän johdosta Schenker poissulkee kaiken vastuunsa tiedon oikeellisuuteen tai kattavuuteen. Schenker ei vastaa tiedon oikeellisuudesta eikä niistä vahingoista, jotka aiheutuvat liikennöitsijän luottaessa tietoon. Schenker ei myöskään vastaa tiedon muuttumisesta tai tuhoutumisesta. Schenker on oikeutettu koska tahansa muokkaamaan, päivittämään ja korjaamaan tietoa ilman ennakkoilmoitusta. Käyttäjien käyttäytyminen Liikennöitsijä tiedostaa, että Schenker tallentaa ja analysoi liikennöitsijän sovelluksen käyttöä sähköisen työkalun avulla. Täten liikennöitsijä antaa tähän nimenomaisen suostumuksen. Tekijänoikeuden suoja Schenkerin toimittaman tiedon oikeudet kuuluvat Schenkerille. Schenker antaa kaikille oikeuden käyttää tietoa seuraavilla edellytyksillä: 1. Tiedon hyödyntäminen on rajattu liikennöitsijän liiketoimintaan. 2. Immateriaalioikeuksiin liittyvien merkintöjen muuttaminen tai poistaminen on kielletty. 3. Liikennöitsijän web-hakemusta koskevassa järjestelmässä kuvatut tuotteet, teknologia tai prosessit voivat olla teollisoikeuksien suojaamia eikä näihin myönnetä mitään oikeuksia. Tietojen säilyttäminen ja käsittely Liikennöitsijä tiedostaa että Schenker ja sen konserniyhtiöt tulevat säilyttämään ja prosessoimaan sitä tietoa, jonka liikennöitsijät sille luovuttavat. Liikennöitsijä antaa tähän nimenomaisen suostumuksen. Kutsu tarjota Tieto, joka toimitetaan järjestelmän välityksellä, on ilmaisu tiedosta, mutta ei tarkoituksesta. Tieto, joka järjestelmästä saadaan, on tarkoitettu ainoastaan tarjouksen laatimiseksi. Selvyyden vuoksi todetaan. että sopimuksen syntyminen edellyttää kirjallista menettelyä ja että kaikki sopimukset perustuvat kyseessä olevan Schenker yhtiön yleisiin ehtoihin. 2
DB:n toimintaohjeet yhteistyökumppaneille Toimintaohjeiden tarkoitus Näissä DB:n toimintaohjeissa yhteistyökumppaneille Deutsche Bahn -konserni (DB-konserni) on määritellyt yhteistyökumppaneidensa kanssa harjoitettavaa liiketoimintaa koskevat vaatimukset ja periaatteet, erityisesti ne, jotka liittyvät eettisten normien ja sovellettavien lakien noudattamiseen sekä lahjomattomuuteen. Yhteistyökumppanit ovat muita kuin DB-konserniin kuuluvia yrityksiä, jotka toimittavat tuotteita ja palveluita DB-konsernille. Ne voivat olla esimerkiksi alihankkijoita, konsultteja, edustajia, muita tavaroiden ja palvelujen toimittajia jne. DB-konserni odottaa yhteistyökumppaneidensa ottavan näissä toimintaohjeissa määritellyt periaatteet käyttöön kaikissa organisaatioissaan kaikkialla maailmassa ja noudattavan niitä. 01 Yleiset periaatteet DB-konserni on omistautunut kestävälle kehitykselle ja sitoutunut noudattamaan YK:n Global Compact -aloitteen kymmentä periaatetta. Kaupallinen menestys ja sosiaalisesti vastuulliset teot eivät ole ristiriidassa keskenään, vaan itse asiassa ne ovat riippuvaisia toisistaan. Näemme kestävän ja vastuullisen toiminnan tärkeänä perustana liiketoiminnallemme yhteistyökumppaneidemme kanssa. Siksi odotamme, että yhteistyökumppanimme toimivat liiketoimissaan rehellisesti ja erityisesti noudattavat kulloinkin sovellettavia lakeja, esim. ihmisoikeuksia, korruptionvastaisia lakeja, tietosuojalakeja, kilpailu- ja kartellilakeja ja ympäristölakeja, edistävät omien yhteistyökumppaneidensa näissä DB:n yhteistyökumppaneiden toimintaohjeissa määritettyjen periaatteiden mukaista toimintaa ja tukevat heitä sen mukaisesti, ja toimivat rehellisesti, vastuullisesti ja oikeudenmukaisesti. 3
02 Yhteistyökumppaneidemme yhteiskuntavastuu Sosiaalinen vastuu on yrityksemme pitkän aikavälin menestyksen avaintekijä ja näin ollen yrityksemme arvoperusteisen johtamisen välttämätön elementti. Siksi odotamme, että yhteistyökumppaneidemme toiminta on seuraavien periaatteiden mukaista: Ihmisoikeudet Lapsityövoima ja pakkotyö Tasa-arvo Kokoontumisvapaus Turvallisuus Työterveys ja - turvallisuus Yhteistyökumppanimme kunnioittavat yleisesti hyväksyttyjä ihmisoikeuksia. Yhteistyökumppanimme eivät missään tapauksessa hyväksy lapsityövoimaa ja noudattavat sen käytön kieltämiseksi sovellettavia lakeja. Yhteistyökumppanimme eivät myöskään salli minkäänlaista pakkotyötä. Yhteistyökumppanimme edistävät organisaatioissaan monimuotoisuutta eivätkä hyväksy minkäänlaista syrjintää työntekijöiden palkkaamisessa ja työhönotossa. DB-konsernin yhteistyökumppanit noudattavat heihin sovellettavia lakeja kokoontumisvapaudesta ja etujärjestöjen perustamisesta ja suojelevat työntekijöidensä näissä laeissa taattuja oikeuksia kaikkialla organisaatioissaan. Ihmisten turvallisuuden asettaminen ensi sijalle on yksi yhteistyökumppaneidemme tärkeimmistä arvoista. Yhdessä työntekijöidensä kanssa yhteistyökumppanimme huolehtivat sekä turvallisesta työympäristöstä että turvallisuuteen liittyvästä pätevyydestä, samoin kuin tuotteidensa ja palveluidensa turvallisuudesta. Ennalta ehkäisevien työturvallisuustoimenpiteiden ja hyvien työolosuhteiden avulla yhteistyökumppanimme pyrkivät torjumaan yksilöihin kohdistuvat vaarat ja edistämään ja pitämään yllä työntekijöidensä terveyttä. Työntekijöiden turvallisuus on erittäin tärkeä seikka yhteistyökumppaneidemme yritystoiminnassa. Ympäristönsuojelu Työn ja työsuhteen ehdot Tietosuoja Yhteistyökumppanimme noudattavat voimassa olevia ympäristöstandardeja ja ovat sitoutuneet kestävän johtamisen ja luonnonsuojelun periaatteisiin. Yhteistyökumppanimme kunnioittavat sovellettavia lakeja ja sopimuksia työmarkkinaosapuolten kanssa. Yhteistyökumppanimme maksavat työntekijöilleen riittävästi Yhteistyökumppanimme noudattavat kaikkia voimassa olevia lakeja henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta, erityisesti työntekijöiden, yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden tietojen suhteen. 03 Korruption vastaisuus DB-konserni ei hyväksy minkäänlaista korruptiota eikä muita epärehellisiä liiketapoja. Läpinäkyvyys ja avoimuus ovat DB-konsernille keskeisiä vaatimuksia luottamuksen ja uskottavuuden varmistamiseksi liike-elämässä ja - toiminnassa yhteistyökumppaneidemme kanssa. Korruptio Yhteistyökumppanimme eivät salli minkäänlaista lahjontaa ja korruptiota. 4
Konsultit / edustajat / välittäjät Konsulteille, edustajille, välittäjille ja/tai muille välikäsille maksettujen palkkioiden tarkoituksena ei saa olla epäasianmukaisten etujen tarjoaminen yhteistyökumppaneille, asiakkaille ja muille kolmansille osapuolille. Yhteistyökumppanimme valitsevat konsulttinsa, edustajansa, välittäjänsä ja muut välikätensä huolellisesti ja soveliaiden valintakriteerien perusteella. Eturistiriitojen välttäminen Kutsut ja lahjat Yhteistyökumppanimme välttävät eturistiriitoja, jotka voivat johtaa korruptioriskiin. DB-konsernin hyväksi tapahtuvan liiketoimintansa yhteydessä yhteistyökumppanimme hyväksyvät kutsuja tai esittävät kutsuja vain, jos ne ovat soveliaita eikä vastapalvelukseksi odoteta mitään sopimattomia etuja tai muuta etuoikeutettua kohtelua eivätkä ne ole vastoin sovellettavia lakeja (erityisesti korruption vastaisia lakeja). Sama pätee lahjojen tai minkä tahansa muiden etujen tai huomionosoitusten vastaanottamiseen tai antamiseen. Käyttäytyminen julkisia viranomaisia kohtaan Yhteistyökumppanimme eivät salli minkäänlaisia laittomia aineellisia ja aineettomia etuja (niiden tarjoaminen mukaan luettuna) julkisille viranomaisille tai näihin verrattavissa oleville henkilöille (riippumatta siitä, tehdäänkö ne suoraan tai epäsuorasti kolmansien osapuolten toimesta). Poliittiset puolueet Yhteistyökumppanimme eivät myöskään hyväksy mitään laittomia aineellisia ja aineettomia etuja poliittisille puolueille, niiden edustajille tai julkisille viranomaisille tai poliittisiin virkoihin ehdolla oleville henkilöille. Lahjoitukset / sponsorointi Yhteistyökumppanimme tekevät ainoastaan vapaaehtoisia lahjoituksia odottamatta niiden vastineeksi mitään huomionosoituksia. Yksittäisten henkilöiden, ryhmien tai järjestöjen sponsorointia ei käytetä laittoman liiketoimintahyödyn saamiseksi. Rahanpesu Yhteistyökumppanimme tekevät kaiken tarpeellisen estääkseen rahanpesun organisaatioissaan. 04 Yhteistyökumppaneidemme toiminta kilpailussa DB-konserni pyrkii aina toimimaan reiluna ja vastuuntuntoisena markkinaosapuolena ja odottaa samaa yhteistyökumppaneiltaan. Kilpailu ja kartellilait Viennin ja tuonnin valvonta / terrorismin torjunta Yhteistyökumppanimme noudattavat kaikkia asiaankuuluvia kilpailulakeja. Eritoten he eivät tee sopimuksia ja järjestelyitä, jotka vaikuttavat hintoihin, ehtoihin, strategioihin tai asiakassuhteisiin, erityisesti tarjousprosesseihin osallistumiseen liittyen. Sama pätee kilpailun kannalta arkojen tietojen vaihtoon tai mihin tahansa muuhun toimintaan, joka rajoittaa tai saattaa rajoittaa kilpailua laittomasti. Erityisesti maailmanlaajuisissa liiketoimissa yhteistyökumppanimme noudattavat kaikkia sovellettavia lakeja liittyen tavaroiden, palveluiden ja tietojen tuontiin ja vientiin, sekä kansainvälisen terrorismin torjunnasta säädettyjä lakeja 1. 1 Erityisesti EY-direktiivi nro. 2580/2001 ja 881/2002 5
Noudattaminen 05 DB:n yhteistyökumppaneiden toimintaohjeiden noudattaminen Yhteistyökumppaneidemme tulee varmistaa, että näissä DB:n yhteistyökumppaneiden toimintaohjeissa määritettyjä periaatteita noudatetaan. Raportit DB-konsernille Yhteistyökumppanimme käyttävät mahdollisuutta ilmoittaa DB-konsernin olemassa olevan raportointijärjestelmän kautta rikoksista, joita heidän DBkonsernille tekemiensä liiketoimintojen yhteydessä on tehty ja jotka voivat vaikuttaa DB-konserniin 2. Ilmiantajien suojelu Yhteistyökumppanimme eivät hyväksy minkäänlaista syrjintää, joka kohdistuu henkilöihin, jotka raportoivat näissä DB:n yhteistyökumppaneiden toimintaohjeissa määritettyjen periaatteiden loukkaamisesta. Toimitusketju Yhteistyökumppanimme valitsevat huolellisesti alihankkijat, joita he käyttävät DB-konsernille tekemissään liiketoimissa, kertovat heille näissä DB:n yhteistyökumppaneiden toimintaohjeissa määritetyt periaatteet tai vastaavat periaatteet ja kannustavat alihankkijoitaan noudattamaan näitä periaatteita. Seuraukset DB-konserni korostaa hyviä yhteistyösuhteita yhteistyökumppaneidensa kanssa. Jos näitä DB:n yhteistyökumppaneiden toimintaohjeita vastaan rikotaan vähäisessä määrin ja yhteistyökumppani on halukas korjaamaan rikkomuksen ja parantamaan toimintaansa, yhteistyökumppanille annetaan yleensä mahdollisuus aloittaa sopivat korjaavat toimenpiteet kohtuullisessa ajassa. Vakavissa rikkomuksissa (erityisesti mikäli kyseessä on rikos) DB-konserni varaa itselleen oikeuden asianmukaisiin sanktioihin kyseistä yhteistyökumppania vastaan. Tämä voi myös johtaa liikesuhteen välittömään katkaisemiseen ja vahingonkorvausvaatimusten esittämiseen ja muihin oikeuksiin. Mistä saa lisätietoja Lisätietoja aiheesta löytyy verkkosivuiltamme osoitteesta http://www.deutschebahn.com/en/group/compliance/. Jos jokin asia on epäselvä tai sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä yhteyshenkilöösi DBkonsernissa. Lisäksi voit aina ottaa suoraan yhteyttä DB-konsernin Complianceosastoon. 06 Voimaantulopäivä Päätetty DB AG:n ja DB ML AG:n johtokunnan kokouksissa 10.7.2012. 2 http://www.deutschebahn.com/en/group/compliance/whistleblowing/ Versio 1.0 Voimassa alkaen: 1.1.2013 Julkaisija Deutsche Bahn AG Koordinointi: Dr. Werner Grebe (CCO) Puhelin +49 30 297 69160 6