PÖYTÄKIRJA HÄMÄLÄIS OSAKUNNAN SYYSKUUN YLEISKOKOUKSESTA 2015 Aika 22.9.2015 klo 18.00 Paikka HO / Osakuntabaari Paikalla: Petri Pellikka Tapio Hatakka Maija Häkkinen inspehtori kuraattori sihteeri ja noin 14 osakuntalaista sekä entinen osakunnan jäsen Joni Penkari 1. Kokouksen avaus Inspehtori Petri Pellikka avasi kokouksen kello 18.10. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous oli kutsuttu ajoissa koolle ja siitä oli tiedotettu ilmoitustaululla, sähköpostitse sekä nettisivuilla. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi sekä päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi muutoksitta (liite 1). 4. Kokousvirkailijoiden valinta Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Teemu Laakso ja Olga Penkkilä. 5. Ilmoitusasiat Toiminnanohjaaja Taneli Laine ilmoitti, että kesän osakunnan toiminta on ollut Koivuniemessä ja hänen järjestämänsä kesäretki sujui hyvin. Tavastiasitsit pidettiin edellisen viikon perjantaina, osakunnan Punaisessa Myllyssä ja emännistö pääsi koeajamaan uuden Mämmilän. Remontti on vienyt paljon toiminnanohjaajan aikaa ja vasta kuluvalla viikolla osakunnan arki on saatu kunnolla käyntiin. Remontissa on pian jälkitarkastus, jonka jälkeen parvekekin saadaan käyttöön. Osakunnan syksyn kaudenavajaiset pidetään 2.10. ja fukseille järjestetään Koivuniemessä fuksimökkeily 10. 11.10 sekä fuksisitsit 30.10. Suurena uutisena Laine lisäsi puhuneensa Merimaan kanssa, että vuonna 2017 järjestettäisiin itsenäisyyspäivän sitsit Tavastialla.
Inspehtori Pellikka ilmoitti myös jutelleensa Merimaan kanssa, että osakunnan vuosijuhlat voitaisiin järjestää ensi vuonna Tavastialla. Inspehtori Pellikka viettää omia syntymäpäiviään Tavastialla 26.11. jonne osakuntalaiset ovat tervetulleita. Sihteeri Maija Häkkinen ilmoitti, että yleiskokouksen esityslistasta puuttuu hiihdonjohtajan valinta ja pahoitteli tapahtunutta virhettä. Virka valitaan seuraavassa yleiskokouksessa. Kuraattori Hatakka ilmoitti, että kesällä Koivuniemessä käytiin 522 kertaa. Käyntejä oli vähemmän kuin muutamana edellisenä kesänä. 6. Välitilinpäätös 2015 Taloudenhoitaja Ville Timonen esitteli välitilinpäätöksen. Välitilinpäätöksen saate (Osakunnan hallituksen kokous 12/15 liite 4.1) Tase (Osakunnan hallituksen kokous 12/15 liite 4.2) Tase erittely vastaavaa (Osakunnan hallituksen kokous 12/15 liite 4.3) Tase erittely vastattavaa (Osakunnan hallituksen kokous 12/15 liite 4.4) Tuloslaskelma (Osakunnan hallituksen kokous 12/15 liite 4.5) Rahankäyttö (Osakunnan hallituksen kokous 12/15 liite 4.6) Erittely tileille kirjatuista (Osakunnan hallituksen kokous 12/15 liite 4.7) Pääkirja (Osakunnan hallituksen kokous 12/15 liite 4.8) Juhani Takkunen huomautti, että rahaa on kulunut paljon remontin kuluihin. Lisäksi hän halusi kuulla mitkä kulut ovat olleet säätiön ja mitkä osakunnan maksettavana. Remonttitoimikunnan puheenjohtaja Teemu Laakso kertoi, että kuluista ei ole sovittu säätiön kanssa tarkemmin. Hän uskoo, että ensi vuonna osakunta saa enemmän toimintarahaa säätiöltä korvaamaan remonttiin menneitä kuluja. Inspehtori Pellikka ehdotti, että kuluista tehtäisiin koostettu määrärahahakemus säätiölle. Inspehtori Pellikka huomautti, että kokouksessa on paikalla Joni Penkari. Penkarille myönnettiin puhe ja läsnäolo oikeus.
Laakso tiedusteli Penkarilta, että onko säätiö todennäköisesti halukas maksamaan remontista osakunnalle tulleita kuluja. Penkari vastasi, että säätiön tehtäviin kuuluu huolehtia osakunnan kiinteistön huollosta, kun osakunta huolehtii irtaimistosta. Hän ei usko säätiöllä olevan ongelmaa myöntää lisärahaa, kunhan hakemus on riittävä. Veikko Lähteenmäki huomauttaa, että hakemusta ei kannata tehdä ennen kuin todelliset kulut ovat selvillä. Kuraattori Hatakka kertoi, että hallitus on edellisessä kokouksessaan keskustellut ja pohtinut remontista jääneitä hankintoja, jotta ensi vuodeksi osataan pyytää enemmän toimintarahaa. 7. Säätiön sääntömuutosehdotus Inspehtori Pellikka esitteli saatteen sääntömuutokselle (Osakunnan hallituksen kokous 13/15 liite 9). Penkari esitteli säätiön sääntömuutoksen perustelumuistion (Osakunnan hallituksen kokous 13/15 liite 9.3). Kuraattori Hatakka esitteli hallituksen kommentit (liite 2). Uudet säännöt (Osakunnan hallituksen kokous 13/15 liite 9.1) Nykyiset säännöt (Osakunnan hallituksen kokous 13/15 liite 9.2) Inspehtori Pellikka kertoi valtuuskunnan puheenjohtajana, että maakuntien edustajien läsnäolo on ollut hyvin heikkoa. Hän pitää uudistuksia erittäin hyvinä ja kokee, että valtuuskunnasta saadaan sitoutuvampi sekä keskustelevampi. Säätiö voisi toivoa, että Tavastia ry:stä valittavat valtuuskunnan jäsenet olisivat jo ansioituneita Tavastialaisia. Veikko Lähteenmäki toi esille huolen, että sääntömuutoksen jälkeen yhdellä osakuntasukupolvella on mahdollista täyttää kaikki valtuuskunnan paikat. Valtuuskunnan vanhemmilla jäsenillä on pyritty laaja alaisempaan osaamiseen. Inspehtori Pellikka kysyi Penkarilta, onko säännöissä mahdollista olla pykälä Tavastia ry:n
jäsenien valintakriteeteitä koskien? Penkari vastasi, että säätiön hallitus keskusteli pitkään kuinka ehdokkaat tulisi valita. Säätiön hallitus tutki Tavastia ry:n taustoja ja tuli päätökseen, että se on paras seniorijärjestö, joka toimisi valtuuskunnassa. Tilanne paranisi huomattavasti, sillä tällä hetkellä opiskelijajäsenet ovat tehneet pääosin valtuuskunnan päätökset. Säätiön hallitus pohti myös mahdollisten kriteerien asettamista, mutta eivät keksineet mitään mielekkäitä, jotka eivät sulkisi hyviä ehdokkaita pois. Tavastia ry:lle on mahdollista antaa toiveita valtuuskunnan jäsenien valintaa. Juhani Takkunen nosti esille, että varajäsenien poisjättämisellä voi olla erityinen merkitys, jos joku jäsenistä on kipeänä tai ulkomailla ilman, että on huomannut erota virasta. Toiseksi Takkunen nosti esille, että Tavastia ry:llä on oikeus ottaa Osakunnan ulkopuolelta jäseniä, mikä mahdollistaa tilanteen, jossa jotain tiettyä ajattelutapaa omaavat henkilöt täyttäisivät valtuuskunnan. Lisäksi Takkunen pohti, että säätiön säännöissä voisi lukea, että merkittävissä asioissa tulee kuulla Osakuntaa. Inspehtori Pellikka pohti, että Tavastia ry:n jäsenille voisi laittaa kriteeriksi olla entisiä Osakuntalaisia. Mitään valtataistelua valtuuskunnassa ei aikaisemmin ole ollut ja tämän hetken tilaneessa Osakunnan edustajajäsenet ovat saaneet tehdä vapaasti päätökset maakuntaedustajien poissaolojen takia. Penkari vastasi, että kokouksessa on noussut esille asiallisia kommentteja ja kertoi, että säätiön hallitus on pohtinut niitä kaikkia. Valtuuskunnan valtaaminen on mahdollista, mutta sitä ei pidetä uhkana tällä hetkellä. Valtuuskunnan jäsenillä on henkilökohtainen vastuu ja heidät voidaan haastaa oikeuteen. Takkusen kommenttiin Osakunnan kuulemisesta Penkari vastasi, että hallitus totesi valtuuskunnan koostuvan puoliksi osakuntalaisista sekä säätiön kokouksiin osallistuu kuraattori, joten kokevat Osakunnan tulevan kuulluksi heidän kauttaan. Tärkeää on erikoistilanteissa kuulla isompaa osaa Osakuntalaisia, mutta sitä ei koettu tarpeelliseksi kirjoittaa sääntöihin. Yleiskokous hyväksyi Pellikan ehdotuksen, että Osakunnan hallitukselle annettaisiin tehtäväksi työstää loppulausunto kokouksessa nousseiden asioiden perusteella. Lausunto tulee olemaan
positiivinen. Kokouksen päätöksellä Osakunnan hallitus kokosi kokouksen keskustelusta säätiölle välitettäväksi Osakunnan kommentit säätiön sääntömuutosehdotukseen (liite 3). 8. Remontin kuulumiset Remonttitoimikunnan puheenjohtaja Laakso kertoi, että kesän aikana toiminnanohjaaja Laine on joutunut olemaan todella suuressa vastuussa ja apuna remontissa ja tästä remonttitoimikunta on erittäin kiitollinen Laineelle. Toimikuntalaisista Jenni Rönkkö on lähtenyt vaihtoon kesän lopulla, joten hän ei ole enää mukana toimikunnassa. Remontti valmistui lähes aikataulussa. Jälkitarkastus on kuluvalla viikolla, jonka jälkeen hoidetaan kaikki vielä havaittuja puutteita. Edellisvuoden hallitus ei budjetoinut remontin kuluihin riittävästi, sillä ei osattu arvioida summan suuruutta. Lähteenmäki kysyi syytä, miksi parvekkeella oli jo avajaiset, mutta se on jälleen suljettu. Toiminnanohjaaja Laine ottaa täyden vastuun asiasta, sillä rakennusurakoitsija oli antanut luvan, mutta se ei ollutkaan virallinen päätös. Parveke on siis teknisesti valmis, mutta byrokratian takia suljettu. Parvekkeelle on mietitty nimikilpailun järjestämistä. 9. Perinnön kuulumiset Saara Leino kertoi tulleensa Jenni Rönkön tilalle perinnön asioiden yhteyshenkilönä. Leino tiivisti perinnön tapahtumat. Osakunta on perinyt paljon rahaa, mutta perinnössä on vastapuoli joka on tyytymätön tilanteeseen. Osakunnan ehdottama pesänjakaja riitautettiin ja nyt pesänjakajaksi on valittu vastapuolen ehdottama henkilö, jolta odotetaan tulevan ehdotus. Osakunnan juristi kuitenkin kehottaa varautumaan, että vastapuoli tekee oman jakoehdotuksensa ennen pesänjakajan ehdotusta. Osakunnan olisi hyvä alkaa pohtimaan mikä olisi meille riittävä jakosuhde, sillä vastapuoli haluaisi pyrkiä 50/50, kun Osakunnan hallitus toivoisi 70/30. Hallitus on sovittelun puolella. Jaosta on hyvä hiukan taistella, mutta ei loputtomiin asti. Laakso kertoi, että hallitus tulee aikanaan tuomaan esityksen yleiskokoukseen, missä virallinen
päätös tehdään. Näin on päätetty edellisenä vuonna yleiskokouksessa. 10. Hallituksen jäsenen valinta Hallituksen jäsen Jenni Rönkkö eronnut virastaan. Uudeksi hallituksen jäseneksi valittiin toukokuun yleiskokouksessa Maria Saraste, mutta hän joutui luopumaan paikasta, joten yksi paikka on avoinna hallitukseen. Juhana Järviö asettui ehdolle hallituksen jäseneksi. Hän on ollut osakunnan jäsen syksystä 2012 ja toiminut juristikerhossa. Osakunnan hallitus on keskustellut, että Järviön toimiminen juristikerhon taloudenhoitajana ei estä häntä toimimasta hallituksessa. Sihteeri Häkkinen luki ääneen Eeva Häkkisen jättämän hakemuksen virkaan (liite 4). Suoritettiin suljettu lippuäänestys. Järviö sai 13 ääntä, Häkkinen ei saanut yhtään ääntä ja yksi ääni hylättiin. Järviö valittiin hallituksen jäseneksi. 11. Yleisvaliokunnan puheenjohtajan valinta Yhtään ehdokasta ei ilmoittanut virkaan. 12. Ratamestarin valinta Topi Kotamäkeä ehdotettiin virkaan ja hän ilmoitti olevansa käytettävissä. Kotamäki valittiin ratamestariksi. 13. Apuisännännistön kahden jäsenen valinta Syksyn uusi fuksi Maria Anttila asettui ehdolle virkaan. Anttila valittiin apuisännäksi. 14. Päätoimittajan valinta Sihteeri Häkkinen luki ääneen Amanda Peltomaan jättämän hakemuksen virkaan (liite 5). Peltomaa valittiin päätoimittajaksi.
15. Lipunkantajan valinta Sihteeri Häkkinen kertoi lyhyesti lipunkantajan tehtävistä. Pekka Virtanen asettui ehdolle virkaan. Virtanen valittiin lipunkantajaksi. 16. Galleristin valinta Inspehtori Pellikka kertoi lyhyesti galleristin virasta. Toiminnanohjaaja Laine lisäsi, että Kai Kaksonen on luvannut auttaa uutta galleristia taiteen saamisessa takaisin Osakunnan seinille. Yhtään ehdokasta ei ilmoittanut virkaan. 17. Muut asiat Lähteenmäki paheksui osakunnan näytelmäkerhoa sekä luontokerhoa sillä teeilta on aloitettu ennen yleiskokouksen loppumista. 18. Seuraava kokous Lokakuun yleiskokous päätettiin pitää 20.10. klo 18.00. 19. Kokouksen päättäminen Inspehtori Pellikka päätti kokouksen kello 19.49. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Petri Pellikka inspehtori Maija Häkkinen sihteeri
Olemme kokouksen valitsemina pöytäkirjantarkastajina tarkastaneet kokouksesta laaditun pöytäkirjan ja todenneet sen vastaavan kokouksen kulkua ja tehtyjä päätöksiä. Hämäläisten talossa Olga Penkkilä Teemu Laakso