4/2006 FAILI Liikearkistoyhdistys ry Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille Rakenteiset asiakirjat: Jotain vanhaa, jotain lainattua, jotain uutta ja jotain sinistä Tiedonhaku, rakenteiset dokumentit ja asiakirjat Informaatioarkkitehtuuri siltana tiedon ja käyttäjän välillä
FAILI 4/2006 Toimitus Päätoimittaja Pentti Latva-Koivisto, Eläketurvakeskus, Helsinki pentti.latva-koivisto@etk.fi Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Helsinki Tuija Lax, Schering Oy, Turku Sari Mäkinen, Merivoimien Esikunta, Turku Leena Paananen, UPM-Kymmene Oyj, Valkeakoski Abstracts Pia Koivunen, FM, Tampereen Yliopisto Kansi Katri Saarteinen Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50 euroa. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL 271 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 050 550 6093 Faksi (09) 325 6093 Talle ry www.talle.fi Tilaukset Carl-Magnus.Roos@ liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 543 4201 Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4 väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkXPress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, 37630 Valkeakoski, puh. (03) 584 5583, faksi (03) 584 2444 material@roulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Pääkirjoitus 3 Pentti Latva-Koivisto Rakenteiset asiakirjat: Jotain vanhaa, jotain lainattua, jotain uutta ja jotain sinistä 4 Anne Honkaranta Tiedonhaku, rakenteiset dokumentit ja asiakirjat 8 Jaana Kekäläinen Informaatioarkkitehtuuri siltana tiedon ja käyttäjien välillä 11 Kimmo Kaario Asiakirjahallinnan käsitteet ja ISO-SFS standardisointityö 14 Jaana Kilkki Ontologioista uusia ulottuvuuksia asiakirjojen hallintaan 18 Jarmo Luoma-aho Triangeli 21 Vuoden 2006 arkistoteko ja kunniamaininta 22 Tapio Bragge Tullaan tutuiksi 24 Tuija Lax Liikearkistoyhdistyksen syyskokous ja Tapahtumakalenteri 26 Carl-Magnus Roos Abstracts 27 Pia Koivunen 2 Faili
P ä ä k i r j o i t u s Olen tehnyt Failia kolmena eri vuosikymmenenä. Nyt on aika uusien tuulien puhaltaa. Mielenkiinnolla selailin vanhoja Faileja ja kävinpä kuuntelemassa internetin välityksellä Elkan sähköisen arkiston Liikearkistoyhdistykseen liittyviä ääninäytteitä. Kannattaa tutustua Elkan sähköiseen arkistoon. Kirjoitin Faili lehden 4/1995 pääkirjoituksessa, että aika moni on jo vuosien mittaan ehtinyt kysyä, vieläkö olet mukana tekemässä Liikearkistolehteä, nykyistä Failia. Nyt voin kaikille ilmoittaa, että tämä lehti on viimeinen minun vastuullani. Lehden on aina saanut valmiiksi aktiivinen toimituskunta ja laaja avustajajoukko, juttujen kirjoittajat. Haluan vielä kerran kiittää kaikkia, jotka ovat avustaneet lehtityössä. En pysynyt päätöksessäni vaan palasin uudelleen Failin päätoimittajaksi vuonna 2003. Lehti on mielestäni nyt saatu nostettua hyvälle tasolle ja lehden tulevaisuuden näkymät ovat valoisat. Nyt on aika antaa suitset uudelle ohjastajalle. Toivotan uudelle päätoimittajalle innostunutta otetta lehden teon parissa. Aloitin vuonna 1986 toimitussihteerinä. Ensimmäisen lehdenjuttuja olivat mm. syrjäyttääkö optinen levy mikrofilmin, tietokoneen ohjaama mikrofilmien jälleenhaku ja paperittoman toimiston visio. Seuraavassa lehdessä käsiteltiin asiakirjahallintoa ja atk:ta, toimistoautomaation vaikutusta toimistotyöhön ja tekstitiedonhallintaohjelmiston käyttöä toimistotyön apuvälineenä. Työasemathan eivät vielä tuolloin olleet joka pojan ja tytön pöydällä. Jaana Kilkki oli yhdessä Hannu Tikkasen kanssa LAY:n asettamassa projektissa, jonka tarkoituksena oli laatia yrityksen asiakirjahallinnon atk-sovellus. Vuoden 1986 viimeisessä lehdessä käsiteltiin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kansainvälisiä tapahtumia. Ensimmäisen asiakirjahallinnon tutkinnon suorittajat valmistuivat syksyllä ja tutkielmista julkaistiin tiivistelmät. Harva näistä 12 suorittajasta on enää alan piirissä, osa on kyllä jo lekoisilla eläkepäivillä. Mihin ala meni sitten kymmenen vuoden aikana? Olin toimittamassa Failia vuonna 1995. Sen ajan kova sana oli tiimityöskentely; miten toimiva ryhmätyö arkistossa tuo monia etuja. Liikearkistoyhdistys täytti 35 vuotta ja liikearkistopäivät pidettiin Hyvinkäällä. Toimistotyö piti saada tuottavaksi uusilla menetelmillä. Kirjoitin viimeisen numeron pääkirjoituksen loppuun, että lehdessä on ilmoitus teemapäivästä, jossa käsitellään hyvin ajankohtaista aihetta, dokumenttien hallinnan uusia mahdollisuuksia. Yksittäisten käyttäjien kiintolevyillä tai paikallisverkossa oleva tieto ei ole kaikkien saatavilla eikä kukaan enää tiedä varmasti miten tieto on arkistoitu. Tuttua tekstiä vielä tänäänkin. Uusi vuosikymmen ja uudet kujeet. Tämän lehden teemana on rakenteiset asiakirjat, informaatioarkkitehtuuuri ja ontologiat. Anne Honkaranta esittelee, miten rakenteiset asiakirjat ovat yhdistelmä tekniikoita ja toteutustapoja, joilla pyritään asiakirjojen ja eritoten niiden sisältämän asiakirjallisen tiedon eli asiakirjojen sisältämän aiherakenteen hallintaan. Kimmo Kaario toteaa, että semanttinen web on yritys vastata informaation valtavan kasvun haasteeseen tulevaisuuden Internetissä. Tähän liittyvä informaatioarkkitehtuurityö on oleellinen väline matkalla kohti sirpaletiedon haltuunottoa. Jarmo Luoma-aho pohtii, että arkistomaailmassa ei ontologioiden käytöstä ole uutisia kantautunut. Hän katsastaa mitä ontologiat ovat ja olisiko niistä työkaluja asiakirjojen hallinnan kehittämistyössä. Ovatko nämä aiheet utopiaa? Se nähdään myöhemmin. Kahden vuosikymmenen aikana osa jutuista on ollut taivaita kurottavia. Muutokset eivät vaan aina tapahdu niin nopeasti kuin toivoisi. F Pentti Latva-Koivisto Faili 3
Liikearkistoyhdistyksen syyskokous LLiikearkistoyhdistyksen syyskokous pidettiin maanantaina 27.11.2006 ravintola Tekniskan Salit Helsingissä. Liikearkistoyhdistyksen puheenjohtajana jatkaa Ari Sirén (UPM Oyj) ja uudeksi varapuheenjohtajaksi valittiin Matti Happonen (Kela). Muut hallituksen jäsenet ovat Matti Lakio (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto), Tuija Lax (Schering Oy), Sirja Salminen (NesteOil Oyj), Ritva Toivonen (Affecto- Genimap), Leena Venho (Fiskars Oyh Abp). Hallituksen uudeksi jäseneksi valittiin projektipäällikkö Osmo Palonen Mikkelin ammattikorkeakoulusta. Osmo Palonen aloittaa vuoden 2007 alusta Pentti Latva-Koiviston seuraajana Failin vastaavana päätoimittajana. Kokouksessa päätettiin ensi vuoden toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta. Yhdistyksen jäsenmaksu pysyy ennallaan eli yritysjäseniltä 215 euroa ja henkilöjäseneltä 45 euroa. Ensi vuoden tärkeimmät toiminnat ovat koulutuksessa asiakirjahallinnon tutkinnon pohjalta asiakirjahallinnon ja arkistotoimen näyttötutkinnon mahdollinen aloittaminen yhteistyössä Rastor Oy:n kanssa ja Liikearkistopäivien järjestäminen elo-syyskuun vaihteessa Tampereella. Yhdistyksen julkaisu nro 18 Vuodesta sataan sähköisten asiakirjojen hallinta ja säilyttäminen ilmestyy alkuvuodesta 2007. Ennen kokousta tutustuttiin Amos Andersonin taidemuseossa näyttelyyn KLASSIKOITA, taidetta saleista ja holveista 1810 2000. Taidesäätiön Meritan kokoelmasta oli esillä ensimmäistä kertaa 133 teosta Suomen taidehistorian kannalta merkittäviä teoksia Nordean suomalaisen edeltäjän, Merita Pankin, ja sen edeltäjien, KOP:n, SYP:n, STS:n, HOP:n ja Suomen Teollisuuspankin, sekä niiden fuusioituneiden pankkien sadan vuoden aikana keräämistä laajoista taidekokoelmista. Carl-Magnus Roos T a p a h t u m a k a l e n t e r i Vuodesta sataan sähköisten asiakirjojen hallinta ja säilyttäminen Liikearkistoyhdistys julkaisu nro 18 ilmestyy alkuvuodesta 2007 Faili 1/2007 15.3.2007 Liikearkistoyhdistys järjestää teemapäivän maaliskuu 2007 Asiakirjahallinnon peruskurssi huhtikuu 2007 Kevätretki toukokuu 2007 Suomen XII Liikearkistopäivät Tampere, elo syyskuu 2007 Korkeatasoinen, kaksipäiväinen seminaari. Edelliset päivät pidettiin Turussa 2003. Kansainvälinen Arkistokonferenssi Kuala Lumpur, Malesia heinäkuu 2008 26 Faili
Abstracts Anne Honkaranta, lecturer of the University of Jyväskylä, describes structural documents in her article. She asks how are structural documents used, what standards are they related to. Furthermore, why are structural documents so current today, and what kind of actions and actors are they linked with? Structural document is a combination of techniques, which are used to control the subject structure, in other words the contents, of a document. In order to manage documents, it is aimed at standardizing the outlook, the structure, as well as the saving, archiving and publishing modes of documents. According to Honkaranta, one of the main goals within structural documents is to achieve the highest possible independence from the closed saving formats of the program producers. Professor of the department of the Information research of the University of Tampere, Jaana Kekäläinen writes on organizing documents the way that information is easily found and displayed in a particular mode. According to Kekäläinen, the ways how information is found and displayed are due to the choices made at the moment of saving documents. The fundamental issues related to the question are description of the structures of documents and consolidation of document and data orientated information. One of the description languages, she suggests, is the application independent XML meta-language, which provides possibilities not only to document description but several other services, like structural search of documents, attachment of metadata, and changeability, consolidation and preservation of documents. A work group set up by the Data Services Committee of the Finnish Standard Association, and the Department of Information research of the University of Tampere held an open seminar dealing with concepts in Tampere in the 19th of September. The popularity of the seminar surprised the organizers. The director of the War archives, Jaana Kilkki, clarifies in her contribution four central concepts discussed in the seminar: life cycle continuum -model, records management record keeping, capture, and accountability. She introduces the meaning of each concept and the Finnish terminology, as well as the basic problems related to this field. Researcher of the Finnish Business Records, Jarmo Luoma-aho believes that new dimensions for records management can be found in ontologies. In his article, Luoma-aho ponders the ways archival world could use ontologies, that is, vocabulary in an understandable form for computers. Jarmo Luoma-aho wishes that standardized ontologies could be designed for archival field. According to Luoma-aho, they would enable realisation of common data search and transfer within different systems without particular interface definitions. Standardized ontologies would also provide absorbing application possibilities in records keeping. F Pia Koivunen PhD Kimmo Kaario s article deals with information architecture and its tasks between information and its users. Kaario ponders how to find the essential piece of knowledge in a huge flood of information. Kaario thinks that semantic web is an attempt to respond to this challenge in the future Internet. However, the tools and the techniques developed for the new web can be used already today. Kimmo Kaario concludes by writing that information architecture is an essential tool on the way to the control of fragmental information. Faili 27