Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti 3/2008 TEEMANA KUNNALLISARKISTOT Espoon ja Helsingin hankkeet ja eams - sivut 6-15 Tomi Voutilainen vaatii käsitenikkareita kuriin - sivut 16-19 LAY Opintomatkalla Ahlströmin Noormarkussa - sivut 19-21
FAILI 3/2008 Toimitus: Päätoimittaja: Osmo Palonen, Mikkelin Ammattikorkeakoulu osmo.palonen@liikearkistoyhdistys.fi Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto Sari Järn, Etelä-Savon Viestintä Oy Leena Venho, Fiskars Oyj Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50, opiskelijat 10 euroa. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL 271, 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 050 550 6093 Faksi (09) 325 6093 Talle ry www.talle.fi Tilaukset Carl-Magnus.Roos@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999 Ilmoitushinnat 1/1 sivu takakansi 4-väri 1050 1/1 sivu 3. kansi 4-väri 900, mv 750 1/2 sivua 3. kansi 4-väri 500 mv 400 1/1 muut sivut 4-väri 750, mv 500 ½ muut sivut 4-väri 500, mv 300 Toistoalennuksista ja muista ilmoitusmuodoista sovittava päätoimittajan kanssa Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) + 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi, tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Aineiston toimitusosoite: Osmo Palonen, Harjukatu 3 C, 50120 Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2008 SISÄLTÖ 3 Pääkirjoitus Yhteistyö on voimaa Osmo Palonen 4 Puheenjohtaja palstalta Laskunkin aikana on etsittävä uutta Ari Sirén 5 Seulonta Kenelle ja mitä varten aineistoa säilytetään pysyvästi Matti Lakio KUNNALLISARKISTOT-TEEMA Espoo juhlii 550. vuottaan 6 Peter Parantala Koulutuspäivä ihasteli juhlivan Espoon hankkeita 8 Mirja Loponen Kuntien eams etenee 10 Jaana Pohjonen Tulevaisuus on TOIjalassa 11 Mirja Loponen Asianhallinta, kirjaus ja eams uutta Helsingissä 12 Carl-Magnus Roos KAY ajaa kuntien arkistotoimen etua Mirja Loponen 14 HENKILÖT Lainsäädännön oltava määrittelyn perusta Osmo Palonen 16 TAPAHTUU Perinteen vaaliminen on osa liiketoimintaa 19 Matti Lakio Arkistolaitos kartoittaa paperiaineiston kunnon István Kecskeméti 22 KOULUTUS JA HARJOITTELU Teoria ja käytäntö miten organisoida työharjoittelu? 24 Marjo Rita Valtonen Vähintään kolme kuukautta 26 Sari Järn Harjoittelijat tervetulleita Elkaan Sari Järn 27 UUTISET Kulttuuri-Sampo alkoi jauhaaa Pekka Henttonen 28 TRIANGELI 29 Historiasivellin ABSTRACTS Abstracts in English 30 Kannen pääkuva: LAY:n opintomatkalaiset Ahlströmin pääkonttorin edessö Noormarkussa. Kuva: Matti Lakio 2 FAILI nro 3 / 2008
PÄÄKIRJOITUS Yhteistyö on voimaa Asiakirjahallinnan osaajat ovat Suomessa pieni erikoistunut ryhmä, mutta meillä on monta toimijaa ja asianajajaa. Faili on Liikearkistoyhdistyksen julkaisu, jonka olemassaolo on perustunut omistajan eli yritys- ja yksityisarkistojen näkökulman esiintuomiseen. Toki lukijoitamme ovat automaattisesti olleet myös mikrokuvaukseen keskittyneen Talle ry:n jäsenet, mutta täällä toimituksessa on silti pitänyt ensisijaisesti muistaa His Master s Voice, jotta lehtemme olemassaolo olisi oikeutettu ja maksavat asiakkaat tyytyväisiä. Olemme silti usein valinneet juttumme niin, että myös muille kuin liikearkistoväelle on tarjolla alan erikoistietoa Failissa. Itse asiassa pelkästään tiukasti yritysarkistoihin keskittyvää tietoa voisi olla vaikea saada niin paljon, että sillä voisi neljä lehteä vuodessa täyttää. Onneksi kuitenkin erilaisilla arkistoilla on paljon yhteistä. Se, mikä pätee yritysarkistoissa, pätee likipitäen samanlaisena useimmiten myös muualla. Suomalainen asiakirjahallinnan käsitehän kattaa lisäksi niin asiakirjojen aktiivikäytön kuin niiden jatkumon päätearkistossa. Meillä ei ole erikseen records managereita ja archivisteja, kuten vaikkapa USA:ssa. Vaikka julkishallinnossa puhutaankin ensijaisesti prosessiin kuuluvasta asiankäsittelystä, näyttää nyt siltä, että meille muille tutusta dokumenttienhallinnasta tulee osa yhteistä sähköistä aineistonhallintaa myös julkisella sektorilla ikään kuin asianhallinnan ylärakenteena. Julkishallinnossakin täytyy pystyä hallitsemaan muita asiakirjoja kuin pelkästään asianhallinnassa tuotettuja päätöksiä. Tällaisessa tilanteessa on suomalaisen asiakirjahallinnan voitava katsoa yhdessä eteenpäin. Kuten edellä totesin, arkistoala jos tällainen termi vielä sallitaan on pieni ja erikoistunut, eikä sillä tarvittava osaaminen oleellisesti poikkea siitä, toimitaanko yrityksessä, järjestössä, julkisen sektorin asiakirjahallinnassa tai kunnan yksityisarkistossa. Silti meillä on pariatuhatta ammattilaista varten kokonainen joukko organisaatioita. En väitä, ettei niillä kaikilla olisi peruste olemassaololleen ja tulevaisuudelle, mutta olen varma siitä, että yhteistyön lisääminen on paikallaan. Olisikohan hyvä aloitus asiakirjahallinnan neuvottelukunta, jossa voitaisiin yhteisesti keskustella ajankohtaisista kysymyksistä ja myös pyrkiä yhdellä äänellä vaikuttamaan niihin suuntiin, johon tätä meidän yhteistä laivaamme vai pitäisikö sanoa venettä navigoidaan. Yhteisellä äänellä puhuen meidät kaikki otettaisiin myös paljon vakavammin. Tämän yhteistyön kautta voisimme vastata paremmin myös tulevaisuuden haasteisiin. Jo viime numerossamme patisteltiin meitä ymmärtämään, että asiakirjahallinnan ja arkiston keskeisimmäksi tehtäväksi on muodostumassa aineiston saatavuudesta huolehtiminen, ei enää pelkkä luotettava säilyttäminen. Tämä merkitsee, että tietopalvelusta tulee alan keskeisin tehtävä. Säilyttäminen on toki tärkeää, mutta ei itseisarvo. Tässä on nähtävä myös loistava tulevaisuus. Informaation etsiminen ja tuottaminen sopivassa muodossa sitä tarvitseville, ei todellakaan ole vain tekniikkaa, vaan ammattilaisten erikoisosaamista vaativa tärkeä tehtävä, jolla on kiistattomia taloudellisia vaikutuksia. Kun ymmärrämme työmme oikein, voimme myös olla varmoja siitä, ettei tämä informaatio siirry sitä tarvitseville ilman ammattilaisen osaamista ja apua. Myös ajallinen perspektiivi on tärkeä osa. Jos arkistossa on vain 40 vuotta vanhempaa aineistoa, sen merkitys päättäjille on paljon vähäisempi, kuin jos siirtoaika olisi 40 sekuntia. Kun tietopalvelu on entistä oleellisempi osa asiakirjahallinnan tehtäväkenttää, se lähestyy myös informaatikkojen toimialuetta. Periaatteessahan tiedon löytäminen julkaisuista ja arkistoista ei ole toimintana oleellisesti erilaista. Suurin ero on ymmärtää, miten asiakirjojen ja julkaisujen tuotanto, hallinta ja metatiedot poikkeavat toisistaan. Ne, jotka hallitsevat nämä molemmat alueet, ovat moniosaajia. Tällä alueella liikearkistoyhdistyksen tontilla työtään tekevät ovat usein edelläkävijöitä. Yrityksissä toki useimmiten ymmärretään historian merkitys, mutta tallennetun informaation käyttäminen liiketoiminnassa on ensisijaista. Tämä Faili lähetetään nyt myös Kunnallisarkistoyhdistyksen jäsenille tutustuttavaksi. Vaikka lehti onkin historiallinen tiedonvälitysmuoto, toivon että tässä numerossa on myös teille mielenkiintoista luettavaa. Päätoimittajan tuolilta katsellen toivoisin, että tällä olisi myös jatkuvuutta. Alan yhteistyötä on hyvä tehdä avoimin mielin. Osmo Palonen Päätoimittaja FAILI nro 3 / 2008 3
PUHEENJOHTAJAN PALSTALTA Laskunkin aikana on etsittävä uutta Ari Sirén Puheenjohtaja Liikearkistoyhdistys Talouden mittarit ovat kääntyneet osoittamaan rajua laskua, talousviisaat povaavat toinen toistaan huonompia aikoja tulevaksi. Seitsemää lihavaa vuotta seuraa seitsemän laihaa vuotta. Myös suomalaisille yrityksille veikataan vaikeuksia ulkomaankaupan voimakkaasti laskiessa. Joillain aloilla painitaan samaan aikaan myös itse aiheutetun ylikapasiteetin ja huonon kannattavuuden kanssa. Kaiken kaikkiaan uutiset tulevasta ovat masentavaa luettavaa. Arkistot jäävät vaikka yritykset katoavat. Mutta miten käy arkistonhoitajan. Jatkuvat säästökuurit pakottavat arvioimaan jokaisen tehtävän kerta kerran jälkeen uudelleen ja miettimään aina, onko tehtävän hoidossa mahdollista säästää. Perinteinen arkistonhoito ei ehkä monenkaan silmissä ole enää kannattavaa eikä tarpeellista työtä. Myös arkistossa on mietittävä vakiintuneita työtapoja uudelleen. Onko tuttu ja turvallinen tapa oikea tapa toimia, onko se koko yrityksen kannalta taloudellinen ja tuottava toimintamalli. Arkistointi ei ole itseisarvo, se on osa yrityksen sisäistä palvelutoimintaa, sen pitää mukautua yrityksen tarpeiden mukaisesti. Jos arkistointi onkin vain pelkkää passiivista säilyttämistä ja säilöttyyn tietoon kohdistuvaa tietopalvelua, on asiakirjahallinnon kehittämisellä selkeä rooli yrityksen toiminnan tukemisessa. Tuo tilaisuus on arkistoinnin ja asiakirjahallinnon ammattilaisten käytettävä, osoitettava että meilläkin on mahdollisuus osallistua organisaation kehittämiseen. Myös Liikearkistoyhdistyksen on syytä katsoa aika ajoin peiliin. Liikearkistoyhdistyksen toiminnassa on vaarana jääminen tutulle ja koetellulle uralle. Sen sijaan yhdistyksen pitää aktiivisesti etsiä ja toteuttaa jäsenkuntaansa parhaimmalla tavalla palvelevia toimintatapoja. Ainoastaan tuottamalla jäsenkunnalleen lisäarvoa ja vastaamalla jäsenistön odotuksiin yhdistys pystyy jatkamaan toimintaansa. Liikearkistoyhdistys on aika ajoin suunnitellut tulevaisuuttaan, etsinyt uusia väyliä. Muutokset ovat jääneet vähäisiksi, mutta nähtävästi riittäviksi. Yhdistyksen tulevaisuuden turvaamiseksi on taas aika katsoa eteenpäin, mitä voisimme tehdä toisin. Yhdistyksen on oltava houkutteleva, sen jäsenyyden tarjottava jotain sellaista, miksi Liikearkistoyhdistyksen jäseneksi kannattaa liittyä. Liikearkistoyhdistyksen toiminnan on vastattava tämän ajan odotuksiin. Yhdistyksen tulevien vuosien toimintasuunnitelmaa laaditaan vielä kuluvan syksyn aikana. Toivon jäsenten aktiivisesti esittävän toiveitaan ja ajatuksiaan. Niiden pohjalta kootaan tavoitteet, jotka toteuttamalla Liikearkistoyhdistys pystyy olemaan aktiivinen toimija myös tulevaisuudessa. Mamk:n Viva3- hankkeelle rahoitus Etelä-Savon maakunnan yhteistyöryhmä myönsi kesäkuun lopussa EU:n ja kansallista rahoitusta Mikkelin ammattikorkeakoulun Viva3 projektiin. Hankkeessa, joka toteutetaan 2008-2010, tutkitaan teollisessa mittakaavassa toteutettavan videon ja filmin digitointia, siinä käytettäviä menetelmiä ja kartoitetaan digitointitarvetta Suomessa ja lähialueella. Tämän osuuden tuloksena odotetaan mon-profit-pohjaisen toimivan liikkuvan kuvan massadigitointitehtaan perustamista. Lisäksi projekti selvittää liikkuvan kuvan aineistonhallinnan toteuttamista. Projektin pääasiallinen tarkoitus on kuitenkin tutkimus 3D-mallinnuksesta ja sen käytöstä rakennusten ja kulttuuriympäristöjen sekä esineiden virtuaalisessa tuotannossa. Projekti on suuruudeltaan vajaa 650 000 euroa ja se päättyy vuoden 2010 lopussa. EUrahoitus 362 224 euroa ja valtion rahoitus 178571 euroa tulee Itä- Suomen lääninhallituksen kautta. Hankkeen alkuvaiheen painopiste on liikkuvan kuvan digitoinnin prosessien, formaattien ja säilytyksen selvittämisessä, mutta se siirtyy ensi vuoden puolella 3Dmallinntamiseen, esittämiseen ja virtualisointiin. Tätä varten hankkeeseen etsitään tämän alueen asiantuntijaa/projektipäällikköä 2009 alkupuolella. Viva3:n ohella Etelä-Savon MYR myönsi rahoituksen Kansalliskirjaston Ephemera-hankkeelle, jonka Kansallinen digitointikeskus toteuttaa Mikkelissä 2008-2012. Tässä hankkeessa kehitetään mm. paperiaineistojen kuten painotuotteiden massadigitointia. 4 FAILI nro 3 / 2008
ABSTRACTS 03/2008 This issue of Faili will be posted also to the members of the Association of municipal archives; and so the editor Osmo Palonen is proposing in his leader more and wider co-operation between the associations and unions in the archiving branch in Finland. Even when the sector is small there are several active organisations but no cooperative body. Mr Palonen is asking if it is the time to start this kind of formal co-operation. Ari Sirén, the chairman of the Association of Finnish business archives (Liikearkistoyhdistys) is reminding in his column that the recession in business demands new innovations also from the business archivists in their places of work. He is also requesting ideas for new developments and activities from the members and promises that the organised work will start soon. Director of Elka (Central Archives of Finnish Business Records) Mr. Matti Lakio is in his column considering what kind of material and for who we preserve in our archives. He doubts that the practices and principles in appraisal of paper material can be successful for the new digital archives. He also explains that the new generation of students and scholars are looking for different type of contents, especially those in the new digital form. If there will not be means and services in archoves to preserve digital material and provide that to the new customers, they will lose their way in the new digital world. In the worst case only the aging researchers will visit in those archives which stick on the paper world in the furture. In the special theme about municipal archiving and records management in this issue, the new developments and projects in the city archives of Helsinki and Espoo are presented. Cities of Espoo and Helsinki are re-organising their records management and archiving services. There will be soon new premises for the Espoo City Archives; in Helsinki new processes and updated systems for the digital records management are in development. In this section of the publication also Mrs. Mirja Loponen, holding the chair of the association for the municipal archives (Kunnallisarkistoyhdistys), is presenting her organisation and it s history started in 1980. The editor has interviewed Mr. Tomi Voutilainen, who is now preparing his doctoral thesis in ICT law and egovernment. Doctoral studies are Voutilainen s hobby, he is working in The National Audit Office of Finland and making performance audits for government ITprojects and operations. As Palonen writes, Voutilainen is worried about the conceptual system for the records management. The system seem to be jeopardised in projects that bring in new concepts imitated from IT-sector even when the whole concept system for official records management have to be based on the legal concepts. This development can put the constitutional rights of citizens in danger. Mr Matti Lakio is writing in his second article about the study trip that the Liiikearkistoyhdistys organised in September to Noormarkku to visit in the old headquarters of famous family owned group Ahlström. The hosts explained to the visitors that the traditions are still important for the companies operating internationally in the 21.Century. The group of archivist learned about the roots of the group that was established in mid-19th Century and was one of the great companies in the industrialisation of Finland. Development Manager in National Archives, Dr. István Kecskeméti explains in his article, how NAS is going to control the condition of paper items in their archives. The sampling is made by using random method and by using the archival finding aid Vakka. Dr. Kecskeméti writes that this condition control is one of the widest in the archives and libraries world-wide. About 1 % of the total holdings of the NAS will be inspected. The damages are classified in for groups of seriousness and will be made six visual as well as four chemical characteristics. The results will give guidance for the material selection to the digitisation and microfilming processes. Dr. Marjo Rita Valtonen, assistant professor in the University of Tampere is evaluating a guide book how to organise internship for students in higher level records management and archiving programmes. The book is written by Jeannette A. Bastian and Donna Webber and published by the, The Society of American Archivists (SAA) in 2008. Dr.Valtonen explains that the internship is a common method, but there has not been any literature for the teachers to get assistance in planning and managing the internship for their students. Another assistant professor from the University of Tampere, Dr. Pekka Henttonen, writes an article about the semantic web based common search service for memory organisations, Kulttuuri-Sampo. The development has been done in the FINNONTO project at the Helsinki Institute of Information Technology. The new service can provide general Finnish ontology (standard keywords), ontology for museums and place names. In the same search there are contents from more than 20 museums, libraries and archives. (OP) 30 FAILI nro 3 / 2008
FAILI nro 3 / 2008 31
ARKISTOPALVELUT Arkistopalvelu Mikkelin ammattikorkeakoululla on nyt tarjota kaikenlaisille organisaatioille, yhteisöille ja yksityisille suunnattu yleinen arkistopalvelu. Palvelu perustuu vuodesta 2001 alkaen tehtyyn sähköisen säilytyksen tutkimus- ja kehitystyöhön. Digitointi (asiakirjat, valokuvat, lmit, video ja ääni) Arkistonmuodostuksen ja aineistonhallinnan konsultointi Sähköinen pitkäaikaissäilytys Varmistukset (Arkistokappaleiden sijoitus useampaan fyysiseen sijoituspaikkaan) Aineiston jakelu ja hallinta web käyttöliittymällä. Jakelu ja hallintasovellus Monipuolinen web-pohjainen käyttöliittymä aineiston jakeluun ja hallintaan. Oman luokituksen muodostus ja hallinta Rooleihin pohjautuva käyttöoikeuksien jakaminen organisaation sisällä Metatietojen muokkaus Monipuolinen haku ja luokituksen selaus Videon ja äänen katselu/kuuntelu suoraan web-liittymästä (stream) Asiakkaitamme ovat mm. Elinkeinoelämän keskusarkisto Espoon kaupunginarkisto Etelä-Savon Liikunta Marttaliiton perinnetietokeskus Syreeni Tampereen kaupunginarkisto Turun kaupunginarkisto UPM Kymmene Viron kansalliskirjasto Yleisradio Kysy lisää! Janne Strömberg, +358 40 772 3379 janne.stromberg@mamk. www.mamk.