MAATALOUSYLIOPPILAIDEN YHDISTYS SAMPSA RY:N SÄÄNNÖT Hyväksytty 8.11.2017
2 I YHDISTYKSEN NIMI, KOTIPAIKKA JA KIELI 1. Yhdistyksen nimi on Maatalousylioppilaiden yhdistys Sampsa ry. 2. Yhdistyksen kotipaikka on Helsinki. 3. Yhdistyksen pöytäkirjakieli on suomi, mutta jokaisella on oikeus esittää asiansa myös ruotsin tai englannin kielellä. II YHDISTYKSEN TARKOITUS JA TOIMINNAN LAATU 4. Yhdistyksen tarkoituksena on 1. olla yhdyssiteenä jäsentensä kesken; 2. herättää ja ylläpitää jäsenissä harrastusta sekä tieteellisiin että käytännöllisiin maatalouden alalla esiintyviin kysymyksiin; 3. parantaa jäsentensä opiskelumahdollisuuksia osallistumalla koulutuspoliittiseen vaikuttamiseen, ja tiedottaa jäsenistöään siihen liittyen; 4. toimia jäsentensä taloudellisten, ammatillisten ja sosiaalisten etujen puolesta; 5. edistää jäsentensä kansainvälistä kanssakäymistä; 6. pitää yllä jäsenten fyysistä ja henkistä vireyttä; sekä 7. muilla tavoin valmistaa jäseniään tulevaa elämäntehtävää varten. III YHDISTYKSEN JÄSENET 5. Yhdistyksen varsinaisiksi jäseniksi ovat oikeutettuja liittymään Helsingin yliopiston maatalous-metsätieteellisen tiedekunnan opiskelijat, sekä opetus- ja tutkimushenkilökunta. Kannattajajäseniksi voidaan hyväksyä myös tiedekunnan ulkopuolelta olevia henkilöitä. Jäseneksi liittyminen tapahtuu johtokunnan määräämällä tavalla. Yhdistyksen jäsenten nimet sekä vaaditut henkilötiedot on merkittävä yhdistyksen jäsenrekisteriin. 6. Jäsen on velvollinen suorittamaan vuosittain vahvistettavan jäsenmaksun kalenterivuosittain. Kannattajajäsen voi liittyä myös ainaisjäseneksi suorittamalla ainaisjäsenmaksun. Ensimmäisen vuosikurssin opiskelijoiden liittyessä jäseneksi ensimmäisenä syksynään on jäsenyys voimassa seuraavan kalenterivuoden loppuun. 7. Jäsenmaksun suoritus on edellytyksenä yhdistyksen myöntämien stipendien saamiseen. Vain jäsenmaksun maksaneilla varsinaisilla jäsenillä on äänioikeus yhdistyksen kokouksissa. Toisen välityksellä ei äänioikeutta voi käyttää. 8. Yhdistyksen jäsen on velvollinen vastaanottamaan hänelle määrätyn toimen tai tehtävän, ellei hänellä ole pätevää syytä siitä kieltäytyä.
3 9. Yhdistyksen johtokunnan kokous voi erottaa jäsenen, jos jäsen 1. on teoillaan yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä; 2. on jättänyt täyttämättä ne velvollisuudet, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut; 3. toimii olennaisesti vastoin yhdistyksen sääntöjä tai tarkoitusta; tai 4. ei enää täytä jäsenyyden edellytyksiä. Erottamispäätös on tehtävä vähintään kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä annetuista äänistä. IV YHDISTYKSEN KUNNIAJÄSENET 10. Kunniajäsenikseen voi yhdistys kutsua henkilön, joka huomattavalla tavalla on toiminut yhdistyksen tai sen tarkoitusten toteuttamisen hyväksi, tai jolle se muista syistä tahtoo osoittaa kunnioitustaan. Kunniajäsenen hyväksyy johtokunnan yksimielisen esityksen perusteella yhdistyksen varsinainen kokous, jossa vähintään kaksi kolmasosaa (2/3) läsnä olevista varsinaisista jäsenistä kannattaa esitystä. V YHDISTYKSEN ESIMIES 11. Yhdistystä valvoo yhdistyksen esimies. Esimieheksi valitaan joku tiedekunnan vakituisesta opetus- ja tutkimushenkilökunnasta. Esimies johtaa puhetta yhdistyksen kokouksissa, mikäli hän katsoo sen itse tarpeelliseksi. VI YHDISTYKSEN PÄÄTÖKSENTEKO JA HALLINTO 12. Yhdistyksen korkeinta päätösvaltaa käyttävät jäsenet yhdistyksen kokouksessa. Lisäksi yhdistykselle valitaan yhdistyksen kokouksessa jäsenistään johtokunta, joka huolehtii niistä tehtävistä, jotka sille lain ja näiden sääntöjen mukaan kuuluvat. 13. Yhdistyksen johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja. Yhdistyksen kokous voi yhdistyksen toiminnan vaatiessa valita myös muita johtokunnan jäseniä ja heidän alaisuuteen jaoksia, sekä johtokunnan ulkopuolisia toimihenkilöitä ja heille avuksi toimikuntia. Johtokunta, jaokset, toimihenkilöt ja toimikunnat valitaan vuodeksi kerrallaan, ellei valittaessa toisin määrätä. 14. Johtokunnan kokous on päätösvaltainen, kun se on kutsuttu laillisesti koolle, ja puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, sekä yhteensä vähintään puolet johtokunnan jäsenistä on läsnä. 15. Johtokunnan tehtävänä on 1. johtaa yhdistyksen toimintaa; 2. valmistella yhdistyksen kokouksissa käsiteltävät asiat; 3. antaa lausunto asioista, jotka yhdistyksen kokous on sille jättänyt;
4 4. käsitellä jäsenten kurinpidolliset asiat; 5. laatia yhdistyksen talousarvioesitys taloudenhoitajan suunnitelman pohjalle sekä laatia toimintasuunnitelma toimikaudelleen; 6. tarkastaa sihteerin ja tiedotuksesta vastaavan johtokunnan jäsenen yhdessä kokoama toimintakertomus; 7. huolehtia yhdistyksen juoksevista asioista; sekä 8. huolehtia seuraavan vuoden johtokunnan jäsenten perehdyttämisestä tehtäviinsä. VI YHDISTYKSEN LUOTTAMUSHENKILÖT 16. Yhdistyksen luottamushenkilöitä ovat yhdistyksen johtokunnan jäsenten lisäksi yhdistyksen rahastojen johtokunnan sekä stipendienjakolautakunnan jäsenet, toiminnantarkastajat ja arkistontarkastajat. 17. Yhdistyksen rahastojen johtokuntaan valitaan kolme (3) vakinaista jäsentä sekä näille henkilökohtaiset varajäsenet. Rahastojen johtokunnan puheenjohtajaksi valitaan yhdistyksen luottamusta nauttiva tutkinnon suorittanut jäsen. Yhdistyksen taloudenhoitaja toimii rahastojen johtokunnan kokoonkutsujana, sihteerinä ja rahastonhoitajana. Rahaston johtokunnan tulee hoitaa rahastoja näitä varten annettujen sääntöjen mukaan. Rahaston johtokunnan jäsenet ovat kukin osaltaan (pro rate parte) vastuunalaisia yhdistykselle varojen hoidosta ja sijoittamisesta. Rahastojen johtokunnan on pidettävä huolta siitä, että henkilöt, joille myönnetään stipendejä, ovat yhdistyksen jäseniä. 18. Stipendienjakolautakuntaan valitaan rahastojen johtokunnan lisäksi kolme (3) jäsentä, joista vähintään kaksi (2) opettajaa. Stipendienjakolautakunta käsittelee stipendihakemukset sekä antaa taloudenhoitajalle määräyksen stipendien suorittamisesta. 19. Toiminnantarkastajiksi valitaan kaksi (2) yhdistyksen nykyistä tai entistä jäsentä, ja samoin perustein kaksi (2) varatoiminnantarkastajaa. Toiminnantarkastajat valvovat yhdistyksen taloudenhoitoa yhdistyslain, sekä heitä koskevan ohjesäännön määräämällä tavalla. 20. Arkistontarkastajiksi valitaan kaksi (2) yhdistyksen nykyistä tai entistä jäsentä ja näille samoin perustein kaksi (2) varahenkilöä. Arkistontarkastuskertomuksesta tulee käydä selville, että sihteerin laatima luettelo arkistossa säilytetystä omaisuudesta on oikea ja että arkisto on asianmukaisessa kunnossa. VII YHDISTYKSEN KOKOUKSET 21. Yhdistys kokoontuu lukukausien aikana pääsääntöisesti kerran kuukaudessa varsinaiseen kokoukseen, kuitenkin vähintään kolme kertaa lukukaudessa. Yhdistyksen ylimääräisen kokouksen voi kutsua koolle tarvittaessa esimies, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Yhdistyksen ylimääräinen kokous kutsutaan koolle myös, jos yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä kirjallisesti vaatii ilmoittamansa asian käsittelyä.
5 22. Kokouksista on ilmoitettava vähintään viisi (5) arkipäivää aikaisemmin yhdistyksen ilmoitustaululla, sähköpostilla tai muulla yhdistyksen kokouksen päättämällä tavalla. Ylimääräisen kokouksen koollekutsumiseen riittää ilmoitus kolme (3) arkipäivää aikaisemmin. Kokouskutsuna toimivassa esityslistassa on mainittava tärkeimmät, ja joka tapauksessa seuraavat kokouksessa käsiteltävät asiat: 1. esimiehen vaali 2. kunniajäsenten valinta 3. toimi- ja luottamushenkilöiden vaali 4. jäsenmaksujen vahvistaminen 5. talousarvio, toiminnantarkastuskertomukset ja muut tärkeät asiat 6. kurinpitoasiat 7. yhdistyksen sääntöjen ja päätösten muutosehdotukset sekä yhdistyksen purkaminen, kiinteän omaisuuden ostaminen, myyminen ja kiinnittäminen. 23. Yhdistyksen kokous on päätösvaltainen, kun se on laillisesti kutsuttu koolle, ja paikalla on esimies, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, sekä yhteensä vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä. 24. Tehty ehdotus raukeaa, ellei kukaan ole ilmoittanut sitä kannattavansa. Kuitenkaan henkilövaaleissa ei tehtyjä esityksiä tarvitse kannattaa. 25. Päätösten tekeminen asiassa, jota ensimmäistä kertaa käsitellään, lykätään seuraavaan varsinaiseen kokoukseen tai ylimääräiseen kokoukseen, jos vähintään viisi (5) jäsentä sitä pyytää. Kokousilmoituksessa mainittu asia ratkaistaan kuitenkin heti kiireellisenä, jos vähintään kaksi kolmasosaa (2/3) kokouksessa läsnä olevista sitä vaatii. Asian uudelleen lykkäämiseen vaaditaan yksinkertainen äänienemmistö. 26. Äänestykset toimitetaan puheenjohtajan soveliaimmiksi harkitsemalla tavalla, mutta jos kaksi jäsentä vaatii, suoritetaan äänestys suljetuin lipuin. Äänestyksessä ratkaisee yksinkertainen äänienemmistö. Äänten mennessä tasan tulee päätökseksi se mielipide, jota kokouksen puheenjohtaja kannattaa, paitsi henkilövaaleissa ja suljetuin lipuin äänestettäessä, jolloin arpa ratkaisee. 27. Kokouksessa laaditun pöytäkirjan tarkistavat ja oikeaksi todistavat kokouksessa valitut kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa. Mikäli asian kiireellisyys kuitenkin vaatii, voidaan pöytäkirja, tai osa siitä tarkistaa jo samassa kokouksessa. Lisäksi pöytäkirja asetetaan jäsenten nähtäväksi yhdistyksen nettisivuille. 28. Kuluvan lukukauden aikana yhdistyksen kokouksen tekemän päätöksen kumoamiseen vaaditaan yhdistyksen kokouksen yksinkertainen äänienemmistö. 29. Marraskuussa on vaalikokous, jossa valitaan esimies ja johtokunta. Muut toimi- ja luottamushenkilöt valitaan tammikuun aikana järjestettävässä toimihenkilövaalikokouksessa, tai tarvittaessa myös muissa yhdistyksen kokouksissa. Esimiehen ja johtokunnan toimikausi alkaa kalenterivuoden alussa ja muiden toimihenkilöiden helmikuun alussa. Vaalikokouksessa vahvistetaan myös jäsenmaksujen suuruus seuraavalle kalenterivuodelle sekä ainaisjäsenmaksun suuruus.
6 30. Yhdistyksen vuosikokous on helmikuussa. Kokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat: 1. kertomus yhdistyksen toiminnasta kuluneena kalenterivuotena; 2. yhdistyksen ja sen rahastojen tilit, toiminnantarkastajien niistä antama lausunto ja vastuuvapauden myöntäminen tili- ja vastuuvelvollisille; 3. arkistontarkastajien lausunto ja vastuuvapauden myöntäminen sihteerille; sekä 4. johtokunnan laatima talousarvio ja toimintasuunnitelma kuluvalle toimikaudelle. VIII YHDISTYKSEN TALOUDENHOITO 31. Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen, sekä johtokunnan vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille viimeistään 31. tammikuuta. Toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään 10. helmikuuta johtokunnalle. 32. Yhdistyksen talousarvio laaditaan kalenterivuosittain. Johtokunnan on valmistettava talousarvioehdotus ja pantava se viisi (5) arkipäivää ennen vuosikokousta yhdistyksen ilmoitustaululle. 33. Raha-asia, joka aiheuttaa yhdistykselle toimintavuoden alussa määrätyn summan ylittävän menoerän, käsitellään kahdessa perättäisessä kokouksessa, ellei vähintään kaksi kolmasosaa (2/3) kokouksessa läsnä olevista vaadi asiaa kiireellisesti käsiteltäväksi; samoin päätetään talousarvioon otetun rahaerän siirto toisesta kohdasta toiseen. Taloudenhoitaja suorittaa menot kuitteja vastaan, jotka puheenjohtaja on hyväksynyt. Yhdistyksen tulot kuittaa taloudenhoitaja. IIX YHDISTYKSEN NIMEN KIRJOITTAMINEN 34. Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa. IX YHDISTYKSEN VUOSIJUHLA 35. Yhdistyksen perustamispäivä on 26. lokakuuta 1907. Perustamisensa viisivuotispäivinä yhdistys viettää vuosijuhlaansa. Muiden vuosipäivien vietosta päätetään kunakin vuonna erikseen. X ERITYISIÄ SÄÄNNÖKSIÄ 36. Mikäli johtokunnan jäsen tai muu yhdistyksen toimi- tai luottamushenkilö katsoo joutuneensa tilanteeseen, jossa hän ei voi täyttää velvollisuuksiaan yhdistystä kohtaan, tulee hänen esittää eroanomuksensa puheenjohtajalle. Toimi- tai luottamushenkilö voi-
7 daan vapauttaa tehtävistään johtokunnan yksimielisen esityksen ja yhdistyksen varsinaisen kokouksen päätöksen, jota kahden kolmasosan (2/3) paikalla olevista jäsenistä on kannatettava, perusteella. 37. Yhdistys on oikeutettu solmimaan ystävyysliittoja muiden yhdistysten kanssa ja on velvollinen täyttämään ystävyysliiton yhdistykselle määräämät tehtävät. 38. Jos yhdistys lopettaa toimintansa, siirtyy sen omaisuus vastaavalle suomenkieliselle maatalousylioppilaiden muodostamalle yhdistykselle. 39. Näitä sääntöjä täydentävillä ohjesäännöillä voidaan antaa täsmentäviä määräyksiä johtokunnan toiminnasta, toimikunnista sekä jaoksista ja niiden tehtävistä, yhdistyksen tiedotustoiminnasta ja lehdistä, sekä muista yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeinä pidettävistä asioista. Ohjesäännöt ja niihin tehtävät muutokset on hyväksyttävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä annetuista äänistä. Ohjesäännöt tulevat voimaan heti, kun ne on yhdistyksen kokouksessa hyväksytty. 40. Näiden sääntöjen muutos- ja lisäysehdotukset käsitellään kahdessa perättäisessä varsinaisessa kokouksessa. Ehdotukset raukeavat, ellei niitä kannata edellisessä kokouksessa läsnä olevien yksinkertainen enemmistö ja jälkimmäisessä kaksi kolmasosaa (2/3) kokouksessa läsnä olevista.