MAKSAJAVIRASTOVAATIMUKSET MAAKUNNILLE 19.3.2018 Tärkeää: Tämä vaatimusluettelo koskee ainoastaan Ruokaviraston (31.12.2018 asti Maaseutuviraston) ja maakuntien maksajavirastotoimintaan liittyviä vaatimuksia, ei Ruokaviraston muita toimintoja. Esimerkiksi tässä vaatimusluettelossa mainituilla ohjeilla on EU:n maksajavirastosäädöksistä johtuen eri asema kuin Ruokaviraston antamilla muilla ohjeilla. Vaatimusluettelossa huomioitavaa: - Luettelo ei ole tyhjentävä. Luettelossa olevien kohtien lisäksi tulee noudattaa mm. EU:n tukijärjestelmäkohtaisia säädöksiä sekä kansallista lainsäädäntöä kunkin tukijärjestelmän toimeenpanossa. - Tämän luettelon sisältö ei kata maksajavirastosopimuksen koko sisältöä, vaan luettelossa on esitetty tärkeimmät reunaehdot maksajavirastotehtävien organisoinnista. - Luettelo ei ole yksityiskohtainen ohje. Luettelossa kuvataan ainoastaan maksajavirastovaatimusten kokonaisuus. - Kun luettelossa viitataan Ruokavirastoon, tarkoitetaan sillä 31.12.2018 asti Maaseutuvirastoa. - Kunkin vaatimuksen säädösperusta on eritelty erillisessä luettelossa. Sanastoa: Maaseuturahasto - EU:n rahasto, josta rahoitetaan Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelman mukaisia tukia (http://mmm.fi/maaseutu/manner-suomen-maaseudun-kehittamisohjelma-2014-2020 ja http://mmm.fi/maaseutuohjelman-korvaukset-viljelijoille ) Maataloustukirahasto - EU:n rahasto, josta rahoitetaan EU:n suoria tukia ja tuotantosidonnaisia tukia (http://mmm.fi/eu-n-suorat-tuet) Maksajavirastona toimii Suomessa Ruokavirasto (31.12.2018 asti Maaseutuvirasto) Tietojärjestelmällä viitataan tässä ohjeessa maaseutuhallinnon tietojärjestelmään (mm. Hyrrä, Tukisovellus, Vipu) Tukijärjestelmällä viitataan tässä ohjeessa maaseuturahaston ja maataloustukirahaston tukijärjestelmiin. 1. Maakunnan ja Ruokaviraston välillä laaditaan maksajavirastosopimus Kansallisessa lainsäädännössä osa maksajavirastokokonaisuuteen liittyvistä tehtävistä on siirretty maakuntien tehtäviksi. Euroopan Unionin lainsäädäntö edellyttää tämän lisäksi maksajavirastosopimuksia maksajavirastotehtäviä hoitavien tahojen (ml. maakunnat) ja maksajaviraston välillä. 1.1 Ruokavirasto ja maakunta laativat ja allekirjoittavat maksajavirastosopimuksen. Maksajavirastosopimuksessa sovitaan maaseuturahastoon ja maataloustukirahastoon liittyvien maksajavirastotehtävien hoitamisesta maakunnissa. 1.2 Maakunta laatii Ruokavirastolle vuosittain 15.11. mennessä vakuutuksen maksajavirastotehtävien hoitamisesta. 1.3 Maksajavirastosopimuksen yhteydessä maakuntien tulee toimittaa Ruokavirastolle mm. kuvaus hallinto- ja valvontajärjestelmästä, maakunnan hallintosääntö, tukimaksujen käsittelijöiden rahamääräiset rajat ja muut maksajavirastosopimuksessa täsmennettävät asiakirjat.
2. Ruokaviraston vastuut ja velvollisuudet Ruokavirasto antaa maakunnille yksityiskohtaiset ohjeet tukijärjestelmien toimeenpanosta. Ruokavirastolla on 2.1 kaikissa tapauksissa viimekätinen vastuu tukijärjestelmien toimeenpanon laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta myös maakuntien hoitamien tehtävien osalta. 2.2 2.3 Ruokavirasto tuottaa maaseuturahaston ja maataloustukirahaston hallinnoimiseksi tarvittavat tietojärjestelmät maakuntien käyttöön. Maakunnan tulee käyttää Ruokaviraston osoittamia tietojärjestelmiä. EU-toimielimet tekevät maakuntiin tarkastuksia. Ruokavirasto tekee maakuntien tehtäviin laaduntarkastuksia, muita tarkastuksia ja muuten varmistaa että tehtävät on suoritettu hyväksyttävästi unionin sääntöjä noudattaen. 2.4 Ruokavirasto vastaa maksajavirastojärjestelmien sähköiseen arkistoon liittyvästä tiedonohjaussuunnitelmasta. 2.5 Ruokavirasto asiatarkastaa ja hyväksyy tukimaksut. Ruokavirasto suorittaa maksut tuensaajille. 2.6 2.7 Maaseuturahaston ja maataloustukirahaston kirjanpito ja rahastoihin liittyvä EU-raportointi on Ruokaviraston tehtävä. Ruokavirasto toimeenpanee tuensaajiin kohdistuvat takaisinperinnät maakuntien päätösten perusteella. Ruokavirasto vastaa rahastojen varainhoitoon liittyvän velallisluettelon ylläpidosta. 3. Maakunnan organisaatio on tarkoituksenmukainen maksajavirastotehtävien hoidon näkökulmasta 3.1 Maksajavirastotehtäviä ei voi delegoida maakunnan liikelaitokselle tai muulle taholle. 3.2 Maakunnan hallintosäännössä on täsmennetty yksiselitteisesti tehtäviä hoitavat organisaatioyksiköt. Maksajavirastokokonaisuus on tarkoituksenmukainen tehtävien hoidon kannalta, tehtävien eriyttäminen huomioiden (kts. kohta 4.3), mm.: 3.3 Suositus: Tukien myöntötehtävät (hallintoviranomaistehtävät) sijaitsevat organisatorisesti läheisessä yhteydessä tukien maksutehtävien kanssa (maaseudun kehittämisen tuet, ympäristökorvaus, luonnonmukainen tuotanto). Suositus: Viljelijätuissa tukien valvontatehtävät sijaitsevat organisatorisesti läheisessä yhteydessä tukien hallinnollisia tarkastuksia suorittavan organisaatioyksikön kanssa.
4. Henkilöstö 4.1 Maksajavirastotehtäviin on osoitettu riittävästi osaavaa ja asiantuntevaa henkilöstöä. 4.2 Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti ja henkilöstö osallistuu Ruokaviraston järjestämiin koulutuksiin pitäen sisällään mm. petoksia koskevan tietoisuuden lisäämiseen liittyvät koulutukset. 4.3 Noudatetaan Ruokaviraston vahvistamia tehtävien eriyttämisen vaatimuksia. 4.4 4.5 4.6 Maksajavirastotehtävien suorittamista valvoo kokeneempi viranhaltija. Tämä osoitetaan joko esittelymenettelyllä päätöksenteossa tai tietojärjestelmän hyväksyjä-ratkaisija -menettelyllä. Jokaisella henkilöllä on kirjallinen tehtävänkuvaus. Suositus: Maakuntaa suositellaan ylläpitämään ajantasaista tehtäväkuvakoostetta kaikista maksajavirastokokonaisuuden tehtäviä hoitavista henkilöistä sen osoittamiseksi, ketkä henkilöt hoitavat maksajavirastokokonaisuuteen liittyviä tehtäviä. Maksajavirastosopimuksen liitteeksi jokaisen hakemusten tai tukikelpoisten kustannusten/menojen hyväksyntään osallistuvan viranhaltijan osalta tulee olla määritetty rahamääräinen maksujen hyväksynnän raja. 4.7 Esteellisyyssääntöjä on noudatettu. 5. Ruokaviraston antamien tukien käsittelyyn liittyvien ohjeiden noudattaminen Ruokavirastolla on vastuu maaseuturahaston ja maataloustukirahaston tukijärjestelmien toimeenpanosta jäsenvaltiotasolla. Ruokaviraston vastuu koskee myös maakunnille siirrettyjä tehtäviä. Ruokaviraston vastuun toteutuminen edellyttää, että maakunnat noudattavat Ruokaviraston vahvistamia menettelyjä ja dokumentoivat selkeästi kaikki tukien käsittelyn vaiheet (mm. hakemukset, valvonta, takaisinperintä). Näillä keinoin varmistetaan EU-säädösten noudattaminen ja hallitaan EU-varoihin kohdistuvaa rahoitusoikaisuriskiä. 5.1 5.2 5.3 Maakunnan tulee noudattaa Ruokaviraston antamia yksityiskohtaisia ohjeita tukien toimeenpanossa. Maakunta tekee päätökset tukien myöntämisestä ja maksamisesta. Maakunnan tulee tehdä hakemusten tarkastukset käyttämällä Ruokaviraston vahvistamaa tarkistusluetteloa / - listaa. Tarkistusluettelo / -lista täytetään tietojärjestelmässä tai paperilla tukijärjestelmästä riippuen. Maakunnan tulee tehdä päätökset tukiin liittyvistä takaisinperinnöistä. Takaisinperintäpäätökset tulee tehdä ilman aiheetonta viivytystä Ruokaviraston antamia yksityiskohtaisia ohjeita noudattaen.
6. Maksajavirastokokonaisuuteen liittyvien asiakirjojen säilyttäminen maakunnissa Maakunnan tulee kuvata maaseutuhallinnon ja maaseudun kehittämisen tehtävät arkistonmuodostussuunnitelmassaan / tiedonohjaussuunnitelmassaan niiltä osin kuin tehtäviä ei ole kuvattu maksajavirastojärjestelmien sähköisen arkiston tiedonohjaussuunnitelmassa (kts. kohta 2.4). 6.1 6.2 Kansallisarkisto tullee antamaan ohjeet maakuntien tehtäviin liittyvien asiakirjojen siirroista tai digitoinnista maakuntien arkistoihin. Jokaisen tukihakemukseen ja maksuhakemukseen liittyvät asiakirjat on arkistoitava asianmukaisesti sähköiseen arkistoon / maakunnan arkistoon. Sähköisen asianhallinnan ohjeissa arkistoitavat asiakirjat on yksilöity tarkemmin. 7. Tietoturva Maakunnan on luotava ja toteutettava maksajavirastotehtävien tietoturvallisuuden hallintaa koskevat 7.1 menettelyt ja käytännön toimenpiteet sekä ylläpidettävä ja parannettava niitä jatkuvasti Ruokaviraston esittämien vaatimusten ja ohjeiden mukaisesti. Maakunnan on laadittava Ruokaviraston ohjeiden mukaiset maksajavirastotehtävien tietoturvaan liittyvät 7.2 dokumentit. Yhteystiedot Maaseutuvirastoon: lakimies Eero Pirhonen, eero.pirhonen@mavi.fi tukipäällikkö Jaakko Rinne, jaakko.rinne@mavi.fi Säädösperusta Neuvoston ja parlamentin asetus (EU) N:o 1303/2013 Neuvoston ja parlamentin asetus (EU) N:o 1305/2013 Neuvoston ja parlamentin asetus (EU) N:o 1306/2013 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 Komission täytäntöönpanoasetus (EU) N:o 809/2014 Komission täytäntöönpanoasetus (EU) N:o 908/2014 Laki maksajavirastotehtävien hoitamisesta maakunnissa (xx/2018)
SÄÄDÖSPERUSTA 1. Maakunnan ja Ruokaviraston välillä laaditaan maksajavirastosopimus SÄÄDÖSKOHDAN TEKSTI 1.1 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 C.1 i Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 C.1 iii Maksajaviraston ja kyseisen elimen välillä tehdyssä kirjallisessa sopimuksessa on täsmennettävä siirrettyjen tehtävien lisäksi minkälaiset tiedot ja asiakirjatodisteet maksajavirastolle on toimitettava ja missä määräajassa. Sopimuksen on oltava sellainen, että maksajavirasto pystyy noudattamaan hyväksymisperusteita. Toisen elimen tehtävät ja velvollisuudet määritellään selkeästi erityisesti unionin sääntöjen noudattamisen valvonnan ja tarkastamisen osalta. 1.2 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 C.1 v 1.3 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 C.1 i Toinen elin antaa maksajavirastolle vakuutuksen tehtäviensä suorittamisesta ja selostaa käyttämänsä menetelmät. Maksajaviraston ja kyseisen elimen välillä tehdyssä kirjallisessa sopimuksessa on täsmennettävä siirrettyjen tehtävien lisäksi minkälaiset tiedot ja asiakirjatodisteet maksajavirastolle on toimitettava ja missä määräajassa. Sopimuksen on oltava sellainen, että maksajavirasto pystyy noudattamaan hyväksymisperusteita. 2. Ruokaviraston vastuut ja velvollisuudet 2.1 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 C.1 ii Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 A i Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 3 A Maksajavirasto on kaikissa tapauksissa vastuussa asianomaisten rahastojen tehokkaasta hallinnoinnista. Se on edelleen täysin vastuussa tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta, unionin taloudellisten etujen suojaaminen mukaan luettuna, sekä tähän liittyvien menojen ilmoittamisesta komissiolle ja niitä koskevan kirjanpidon laatimisesta. Maksajavirasto vahvistaa maksupyyntöjen vastaanottoa, kirjaamista ja käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset menettelyt, joihin sisältyy kuvaus kaikista käytettävistä asiakirjoista. Maksajaviraston on vahvistettava tarvittavat menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki unionin säännösten ja erityisesti sovellettavien tukimäärien muutokset kirjataan ja ohjeet, tietokannat ja tarkistusluettelot päivitetään ajoissa. 2.2 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 C.1 iv Laki maksajavirastotehtävien hoitamisesta maakunnissa (HE xx/201x) 4.2 Maksajavirasto varmistaa, että toisella elimellä on käytettävissään tehokkaat järjestelmät sen varmistamiseksi, että se suorittaa tehtävänsä hyväksyttävästi. Tässä laissa tarkoitettuja tehtäviä hoidettaessa tulee käyttää maksajaviraston tarkoitukseen osoittamia keskitettyjä tietojärjestelmiä. 2.3 Neuvoston ja parlamentin asetus (EU) N:o 1306/2013 artikla 52 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 C.1 vi Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 4 A i Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 4 B ii Maksajavirasto tarkastelee säännöllisesti toiselle elimelle siirrettyjä tehtäviä varmistuakseen, että ne on suoritettu hyväksyttävästi ja unionin sääntöjä noudattaen. Sisäisten valvontatoimien on katettava vähintään seuraavat alat: i) Teknisten yksiköiden sekä tarkastusten ja muiden tehtävien toteuttamiseen valtuutettujen elinten seuranta asetusten, suuntaviivojen ja menettelyjen asianmukaisen täytäntöönpanon varmistamiseksi. Sisäisen tarkastuksen yksikön on tarkistettava, että maksajaviraston vahvistamat menettelyt ovat riittävät varmistamaan, että unionin sääntöjä noudatetaan ja että tilit ovat tarkat, täydelliset ja oikea-aikaiset. Tarkastukset voidaan rajata koskemaan valittuja toimenpiteitä ja otoksia suoritteista, jos tarkastussuunnitelmalla varmistetaan, että kaikki merkittävät alat, mukaan luettuina hyväksymisestä vastaavat osastot, käydään läpi vähintään viiden vuoden välein. 2.4 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 F Maksajavirastolla on oltava riittävän yksityiskohtaisen kirjausketjun varmistamiseksi aina käytettävissään tiedot asiakirjoista, joilla todistetaan maksupyyntöjen hyväksyminen, kirjanpito ja maksaminen sekä ennakkomaksujen, vakuuksien ja velkojen käsittely.
2.5 Neuvoston ja parlamentin asetus (EU) N:o 1306/2013 artikla 7 kohta 1 Maksajavirastot ovat jäsenvaltioiden viranomaisia tai elimiä, jotka vastaavat 4 artiklan 1 kohdassa ja 5 artiklassa tarkoitettujen menojen hallinnoinnista ja valvonnasta. Kyseisten tehtävien täytäntöönpano voidaan tukien maksua lukuun ottamatta siirtää toiselle. Jokaisen maksajaviraston on pidettävä erillistä kirjanpitoa unionin talousarvioon rahastoja varten kirjatuista määrärahoista. 2.6 Neuvoston ja parlamentin asetus (EU) N:o 1306/2013 artikla 44 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 C i Komission täytäntöönpanoasetus (EU) N:o 908/2014 8 artikla Kirjanpitomenettelyillä on varmistettava, että kuukausittaiset (maataloustukirahastoa koskevat), neljännesvuosittaiset (maaseuturahastoa koskevat) ja vuotuiset ilmoitukset ovat täydellisiä, tarkkoja ja oikea-aikaisia ja että kaikki virheet tai laiminlyönnit havaitaan ja oikaistaan, erityisesti säännöllisesti suoritettavin tarkastuksin ja täsmäytyksin. 1. Kunkin maksajaviraston on pidettävä kirjanpitoa, joka koskee yksinomaan asetuksen (EU) N:o 1306/2013 4 artiklan 1 kohdassa sekä 5 ja 43 artiklassa tarkoitettujen menojen ja tulojen kirjaamista ja vastaavien menojen rahoittamiseksi maksajavirastojen käyttöön asetettujen varojen käyttöä. Kyseisessä kirjanpidossa maataloustukirahaston ja maaseuturahaston rahoitustiedot on voitava erottaa toisistaan ja toimittaa erikseen. Kaikkia A D kohdassa vahvistettuja vaatimuksia sovelletaan soveltuvin osin maksuihin, menetettyihin vakuuksiin, palautettaviin tukimaksuihin, käyttötarkoitukseensa sidottuihin tuloihin jne., jotka maksajaviraston on perittävä maataloustukirahaston ja maaseuturahaston puolesta. 2.7 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 E Maksajaviraston on otettava käyttöön järjestelmä kaikkien saatavien tunnistamiseksi ja kaikkien tällaisten velkojen kirjaamiseksi yhteen velallisluetteloon ennen niiden maksamista maksajavirastolle. Velallisluettelo on tarkistettava säännöllisesti, ja toimia on toteutettava erääntyneiden saatavien perimiseksi. 3. Maakunnan organisaatio on tarkoituksenmukainen maksajavirastotehtävien hoidon näkökulmasta Jäsenvaltioiden on annettava yhteisen maatalouspolitiikan yhteydessä kaikki tarvittavat lait, asetukset ja hallinnolliset määräykset sekä toteutettava muut tarvittavat toimenpiteet unionin taloudellisten etujen tehokkaan suojan varmistamiseksi, erityisesti a) rahastoista rahoitettavien toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkistamiseksi;. 3.1 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 1306/2013 58 artiklan 1 kohta Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 1306/2013 58 artiklan 2 kohta Laki maksajavirastotehtävien hoitamisesta maakunnissa (HE xx/201x) 3.2 Jäsenvaltioiden on perustettava tehokas hallinto- ja valvontajärjestelmä varmistaakseen unionin tukijärjestelmiä säätelevän lainsäädännön noudattamisen pyrkien minimoimaan riskin unionille aiheutuvasta taloudellisesta vahingosta. Maakunta ei saa siirtää maksajavirastotehtävien hoitoa koskevassa sopimuksessa määriteltyjen tehtävien hoitamista kolmannen osapuolen taikka maakunnan liikelaitoksen hoidettavaksi. 3.2 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 A Maksajaviraston organisaatiorakenteen on mahdollistettava valtuuksien ja vastuualojen selkeä jako kaikilla toiminnan tasoilla, ja siinä on erotettava toisistaan edellä ensimmäisessä kohdassa tarkoitetut kolme päätehtävää, joihin liittyvät vastuualat määritellään organisaatiokaaviossa. Sen on sisällettävä 4 kohdassa tarkoitetut tekniset ja sisäisen tarkastuksen yksiköt.
Maksupyyntö voidaan hyväksyä maksettavaksi vasta, kun on suoritettu riittävät tarkastukset sen varmistamiseksi, että pyyntö on unionin sääntöjen mukainen. 3.3 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 A iii Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 A v Näihin tarkastuksiin on sisällytettävä erityistä toimenpidettä koskevassa asetuksessa, jonka perusteella tuen maksamista pyydetään, sekä asetuksen (EU) N:o 1306/2013 58 artiklassa petosten ja sääntöjenvastaisuuksien estämiseksi ja havaitsemiseksi vaaditut tarkastukset ottaen erityisesti huomioon esiintyvät riskit. Maaseuturahaston osalta on lisäksi oltava menettelyt, joilla varmistetaan, että tuen myöntämistä, sopimusmenettelyt mukaan luettuina, koskevat perusteet ovat täyttyneet ja että kaikkia sovellettavia unionin sääntöjä ja kansallisia sääntöjä, maaseudun kehittämisohjelmassa vahvistetut säännöt mukaan luettuina, on noudatettu. Työt selostetaan yksityiskohtaisesti jokaiseen maksupyyntöön tai maksupyyntöerään liitettävässä kertomuksessa taikka tarvittaessa yhtä markkinointivuotta koskevassa selvityksessä. Kertomukseen on liitettävä todistus hyväksyttyjen maksupyyntöjen tukikelpoisuudesta sekä suoritetun työn luonteesta, laajuudesta ja rajoituksista. Maaseuturahaston osalta on lisäksi varmistettava, että tuen myöntämistä, sopimusmenettelyt mukaan luettuina, koskevat perusteet ovat täyttyneet ja että kaikkia sovellettavia unionin sääntöjä ja kansallisia sääntöjä, maaseudun kehittämisohjelmassa vahvistetut säännöt mukaan luettuina, on noudatettu. Jos fyysiset tai hallinnolliset tarkastukset eivät kata kaikkia maksupyyntöjä, vaan ne perustuvat otantaan, valitut maksupyynnöt on yksilöitävä ja otantamenetelmää on kuvailtava; lisäksi kertomukseen on sisällytettävä poikkeavuuksien ja sääntöjenvastaisuuksien osalta tehtyjen tarkastusten ja toteutettujen toimenpiteiden tulokset. Asiakirjatodisteiden on oltava riittävät sen osoittamiseksi, että kaikki vaaditut tarkastukset hyväksyttyjen maksupyyntöjen tukikelpoisuudesta on suoritettu. 4. Henkilöstö 4.1 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 B i Toimien toteuttamiseen osoitetaan asianmukainen henkilöstö ja eri toimintatasoilla vaaditut tarkoituksenmukaiset tekniset taidot ovat olemassa. 4.2 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 B i Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 B iv Toimien toteuttamiseen osoitetaan asianmukainen henkilöstö ja eri toimintatasoilla vaaditut tarkoituksenmukaiset tekniset taidot ovat olemassa. Henkilöstöä koulutetaan asianmukaisesti kaikilla toimintatasoilla, ja koulutukseen tulee sisältyä myös petoksia koskevan tietoisuuden lisääminen, ja arkaluonteisiin toimiin järjestetään henkilöstökierto tai vaihtoehtoisesti lisätään valvontaa. 4.3 Neuvoston ja parlamentin asetus (EU) N:o 1305/2013 65 artikla 3 kohta Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 B ii Jäsenvaltioiden on varmistettava kunkin maaseudun kehittämisohjelman osalta, että on perustettu ohjelman hallinto- ja valvontajärjestelmä, jolla taataan selkeä tehtävien jako ja erottelu hallintoviranomaisen ja muiden elinten välillä. Jäsenvaltioiden on varmistettava, että järjestelmät toimivat tehokkaasti koko ohjelmakauden ajan. Tehtävänjako on sellainen, ettei yksikään virkailija vastaa useammasta kuin yhdestä maataloustukirahastolta tai maaseuturahastolta veloitettavien summien hyväksymiseen, maksamiseen tai kirjanpitoon liittyvästä tehtävästä ja ettei yksikään virkailija suorita mitään näistä tehtävistä ilman toisen virkailijan valvontaa. 4.4 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 B ii 4.5 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 B iii Tehtävänjako on sellainen, ettei yksikään virkailija vastaa useammasta kuin yhdestä maataloustukirahastolta tai maaseuturahastolta veloitettavien summien hyväksymiseen, maksamiseen tai kirjanpitoon liittyvästä tehtävästä ja ettei yksikään virkailija suorita mitään näistä tehtävistä ilman toisen virkailijan valvontaa. Jokaisen virkailijan tehtävät määritellään kirjallisessa työnkuvauksessa, mukaan lukien virkailijan toimivaltaan kuuluvien rahamääräisten rajojen asettaminen. 4.6 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 B iii Jokaisen virkailijan tehtävät määritellään kirjallisessa työnkuvauksessa, mukaan lukien virkailijan toimivaltaan kuuluvien rahamääräisten rajojen asettaminen. 4.7 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 1 B v Hallintolaki (434/2003) 27-30 Toteutetaan asianmukaiset toimenpiteet eturistiriitojen välttämiseksi, kun maksupyyntöjen tarkistuksen, hyväksymisen, maksamisen ja kirjanpidon kannalta vastuullisessa tai arkaluonteisessa asemassa oleva henkilö toimii myös maksajaviraston ulkopuolella muissa tehtävissä.
5. Ruokaviraston antamien tukien käsittelyyn liittyvien ohjeiden noudattaminen Maksajavirasto vahvistaa maksupyyntöjen vastaanottoa, kirjaamista ja käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset menettelyt, joihin sisältyy kuvaus kaikista käytettävistä asiakirjoista. 5.1 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 A i Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 A ii Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 A iii Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 3 A Jokaisella hyväksymisestä vastaavalla virkailijalla on oltava käytettävissään yksityiskohtainen tarkistusluettelo suoritettavista tarkastuksista, ja virkailija liittää maksupyynnön asiakirjatodisteisiin todistuksensa siitä, että kyseiset tarkastukset on suoritettu. Todistus voidaan antaa sähköisesti. On osoitettava, että työtä on valvonut kokeneempi virkailija ja että tässä on noudatettu esimerkiksi otantaan, järjestelmätarkastukseen tai tarkastussuunnitelmaan perustuvaa järjestelmällistä lähestymistapaa. Maksupyyntö voidaan hyväksyä maksettavaksi vasta, kun on suoritettu riittävät tarkastukset sen varmistamiseksi, että pyyntö on unionin sääntöjen mukainen. Maksajaviraston on vahvistettava tarvittavat menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki unionin säännösten ja erityisesti sovellettavien tukimäärien muutokset kirjataan ja ohjeet, tietokannat ja tarkistusluettelot päivitetään Jokaisella hyväksymisestä vastaavalla virkailijalla on oltava käytettävissään yksityiskohtainen tarkistusluettelo suoritettavista tarkastuksista, ja virkailija liittää maksupyynnön asiakirjatodisteisiin todistuksensa siitä, että kyseiset tarkastukset on suoritettu. Todistus voidaan antaa sähköisesti. On osoitettava, että työtä on valvonut kokeneempi virkailija ja että tässä on noudatettu esimerkiksi otantaan, järjestelmätarkastukseen tai tarkastussuunnitelmaan perustuvaa järjestelmällistä lähestymistapaa. 5.2 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 A ii Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 A v Työt selostetaan yksityiskohtaisesti jokaiseen maksupyyntöön tai maksupyyntöerään liitettävässä kertomuksessa taikka tarvittaessa yhtä markkinointivuotta koskevassa selvityksessä. Kertomukseen on liitettävä todistus hyväksyttyjen maksupyyntöjen tukikelpoisuudesta sekä suoritetun työn luonteesta, laajuudesta ja rajoituksista. Maaseuturahaston osalta on lisäksi varmistettava, että tuen myöntämistä, sopimusmenettelyt mukaan luettuina, koskevat perusteet ovat täyttyneet ja että kaikkia sovellettavia unionin sääntöjä ja kansallisia sääntöjä, maaseudun kehittämisohjelmassa vahvistetut säännöt mukaan luettuina, on noudatettu. Jos fyysiset tai hallinnolliset tarkastukset eivät kata kaikkia maksupyyntöjä, vaan ne perustuvat otantaan, valitut maksupyynnöt on yksilöitävä ja otantamenetelmää on kuvailtava; lisäksi kertomukseen on sisällytettävä poikkeavuuksien ja sääntöjenvastaisuuksien osalta tehtyjen tarkastusten ja toteutettujen toimenpiteiden tulokset. Asiakirjatodisteiden on oltava riittävät sen osoittamiseksi, että kaikki vaaditut tarkastukset hyväksyttyjen maksupyyntöjen tukikelpoisuudesta on suoritettu. Kaikkia A D kohdassa vahvistettuja vaatimuksia sovelletaan soveltuvin osin maksuihin, menetettyihin vakuuksiin, palautettaviin tukimaksuihin, käyttötarkoitukseensa sidottuihin tuloihin jne., jotka maksajaviraston on perittävä maataloustukirahaston ja maaseuturahaston puolesta. 5.3 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 E Maksajaviraston on otettava käyttöön järjestelmä kaikkien saatavien tunnistamiseksi ja kaikkien tällaisten velkojen kirjaamiseksi yhteen velallisluetteloon ennen niiden maksamista maksajavirastolle. Velallisluettelo on tarkistettava säännöllisesti, ja toimia on toteutettava erääntyneiden saatavien perimiseksi.
6. Maksajavirastokokonaisuuteen liittyvien asiakirjojen säilyttäminen maakunnissa 6.1 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 A vi Jos hyväksyttyihin maksupyyntöihin ja tehtyihin tarkastuksiin liittyvien asiakirjojen säilyttämisestä (paperiversioista tai sähköisessä muodossa olevista) huolehtivat muut elimet, on sekä näiden elinten että maksajaviraston vahvistettava menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikkien sellaisten asiakirjojen sijainti, jotka ovat yksittäisten maksujen kannalta merkityksellisiä, kirjataan muistiin. 6.2 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 A vi Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 2 F Jos hyväksyttyihin maksupyyntöihin ja tehtyihin tarkastuksiin liittyvien asiakirjojen säilyttämisestä (paperiversioista tai sähköisessä muodossa olevista) huolehtivat muut elimet, on sekä näiden elinten että maksajaviraston vahvistettava menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikkien sellaisten asiakirjojen sijainti, jotka ovat yksittäisten maksujen kannalta merkityksellisiä, kirjataan muistiin. Maksajavirastolla on oltava riittävän yksityiskohtaisen kirjausketjun varmistamiseksi aina käytettävissään tiedot asiakirjoista, joilla todistetaan maksupyyntöjen hyväksyminen, kirjanpito ja maksaminen sekä ennakkomaksujen, vakuuksien ja velkojen käsittely. 7. Tietoturva 7.1 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 3 B i Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 3 B ii Rajoittamatta jäljempänä olevan ii kohdan soveltamista tietojärjestelmien turvallisuuden on perustuttava vaatimuksiin, jotka vahvistetaan jonkin seuraavan kansainvälisesti hyväksytyn standardin asianomaisena varainhoitovuonna sovellettavassa versiossa: -International Standards Organisation 27002: Code of practice for Information Security controls (ISO); Tietojärjestelmien turvallisuus on 16 päivästä lokakuuta 2016 alkaen varmennettava seuraavan standardin mukaisesti: International Standards Organisation 27001: Information Security management systems Requirements (ISO). 7.2 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 3 B i Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 liite 1 kohta 3 B ii Rajoittamatta jäljempänä olevan ii kohdan soveltamista tietojärjestelmien turvallisuuden on perustuttava vaatimuksiin, jotka vahvistetaan jonkin seuraavan kansainvälisesti hyväksytyn standardin asianomaisena varainhoitovuonna sovellettavassa versiossa: -International Standards Organisation 27002: Code of practice for Information Security controls (ISO); Tietojärjestelmien turvallisuus on 16 päivästä lokakuuta 2016 alkaen varmennettava seuraavan standardin mukaisesti: International Standards Organisation 27001: Information Security management systems Requirements (ISO).