TIETOSUOJASELOSTE Peränteen Metsästys ja Ampumaseura ry. (PMAS) jäsenten henkilötietjen käsittely TIETOJENKÄSITTELY PÄHKINÄNKUORESSA PMAS käsittelee jäsenistön henkilötietja PMAS:n timinnan ylläpitämiseksi, tapahtumien järjestämiseksi ja yhdistyslain mukaisen jäsenluetteln ylläpitämiseksi. Henkilötiedt kerätään ensisijaisesti jäseneltä itseltään. PMAS käsittelee vain niitä tietja, jtka vat tarpeellisia PMAS:n määrittelemiä käyttötarkituksia varten. Henkilötietja luvutetaan säännöllisesti Sumen Metsästäjäliitlle, jka tarvitsee tieta jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä tarjaa Yhdistyksen jäsenille jäsenetuja ja -palveluita. Sumen Metsästäjäliitt vi käsitellä henkilötietjasi myös liitn ja Yhdistyksen timintaan liittyvän suramarkkininnin lähettämiseksi lainsäädännön sallimilla tavilla Vain niillä PMAS:n edustajilla, jilla n tarve käsitellä henkilötietja vastuutehtäviensä tai asemansa hitamiseksi, n pääsy henkilötietihin. Jäsen eli rekisteröity vi itse vaikuttaa siihen, miten PMAS käsittelee jäsenen henkilötietja. Tässä selsteessa kerrtaan rekisteröityjen ikeuksista ja siitä, miten ikeuksia vi käyttää. 1 REKISTERINPITÄJÄ Peränteen Metsästys ja Ampumaseura ry. (Y-tunnus: xxxxxxxx) Esa Kulmala Alastaipaleentie 116 63780 Alastaipale 2 YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA Tietsujaan liittyvät yhteydentt: sihteeri@pmas.fi 3 KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT Jäsenluetteln paklliset tiedt: Nimi Ktipaikkakunta Edellä mainittujen perustietjen antaminen Yhdistyksille n välttämätöntä, lakisääteisen jäsenluetteln ylläpitämiseksi. Yhdistyksen timintaan liittyvät tiedt: Jäsenen yksilöintitiedt: pstisite (jäsenen valinnan mukaan työpaikalle tai ktiin) ktimaa puhelin- ja/tai matkapuhelinnumer sähköpstisite
2 (6) sukupuli syntymäaika jäsennumer jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä Tiedt jäsenen saamista etuuksista kuten Jahti-lehdestä ja Digi-Jahdista Vastaukset mahdllisesti järjestettyihin jäsenkyselyihin Jäsenen erityistehtävät ja rlit yhdistyksessä Tiedt jäsenen sallistumisesta Sumen Metsästäjäliitn tapahtumiin Jäsenmaksuihin liittyvät tiedt Jäsenen suramarkkinintikielt tai -sustumus Jäsenen tietjenluvutuskielt tai -sustumus 4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET Jäsenten henkilötietjen käsittelytarkituksia vat: jäsenluetteln ylläpitäminen tapahtumien järjestäminen jäsenmaksujen käsittely kunniamerkkien myöntäminen mahdlliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset yhteydenpit ja viestintä markkinintitarkituksiin yhdistyksen timinnan yleinen kehitystyö 5 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET 5.1 Lakisääteinen velvite 5.2 Oikeutettu etu PMAS käsittelee jäsenen henkilötietja lakisääteisen velvitteen nudattamiseksi, kun PMAS laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen jäsenluetteln. PMAS:n ikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen henkilötietja perustuu sin jäsenyyden synnyttämään ikeutettuun etuun. Jäsenen vi khtuudella lettaa tietävän, että PMAS käsittelee hänen henkilötietjaan yhdistystiminnan yhteydessä. PMAS n tehnyt intressipunninnan, jnka perusteella PMAS n tdennut, että jäsenien
3 (6) perusikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Yhdistyksen ikeutettua etua käsitellä henkilötietja jäsenyyden perusteella. Jäsenellä n ikeus millin tahansa vastustaa henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietjen käsittelyä, jka perustuu PMAS:n ikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa PMAS arvii, nk henkilötietjen käsittelyn jatkamiselle lemassa humattavan tärkeä ja perusteltu syy, jka syrjäyttää jäsenen ikeudet ja edut. Jäsenen ikeuksista kerrtaan tarkemmin täällä. 5.3 Spimus 5.4 Sustumus PMAS käsittelee henkilötietja myös spimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi sillin, kun jäsen ilmittautuu kilpailuun ja tekee PMAS:n kanssa spimuksen hyväksymällä kilpailun ehdt. Henkilötietja vidaan käsitellä myös sustumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi js jäseneltä pyydetään sustumus sähköisen suramarkkininnin lähettämiseksi taikka jäsenen kuva tai muita tietja lisätään PMAS:n verkksivuille. Lisäksi PMAS luvuttaa henkilötietja tiselle rekisterinpitäjälle ajittain jäsenen sustumuksen perusteella. 6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT Henkilötietja luvutetaan kullinkin vimassalevan lainsäädännön sallimissa ja velvittamissa rajissa. Tietja luvutetaan säännöllisesti Sumen Metsästäjäliitlle, jka tarvitsee tieta jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä liitn jäsenyyteen liittyvien etujen ja palvelujen tarjamiseksi sekä viestinnän ja markkininnin lähettämiseksi. Sumen Metsästäjäliitt luvuttaa jäsenen henkilötietja edelleen yhteistyökumppaneille jtka tarjavat Sumen Metsästäjäliitn jäsenyyteen perustuvia etuja ja palveluita, kuten vakuutusyhtiölle ja plttainealennuksen myöntäneelle hultasemaketjulle ja muille nykyisille ja tuleville yhteistyökumppaneille. Sumen Metsästäjäliitt vi ajittain luvuttaa markkinintiluvan antaneen jäsenen henkilötietja klmannelle sapulelle metsästykseen ja muuhun PMAS:n timintaan liittyviin markkinintitarkituksiin. Henkilötietjen käsittelyä n ulkistettu seuraaville palveluntarjajille, jtka käsittelevät henkilötietja rekisterinpitäjän lukuun: Sumen Metsästäjäliitlle nettijäsenrekisterin ylläpitämiseksi 7 HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN Henkilötietja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkpulelle. 8 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA Henkilötietja säilytetään niin kauan kuin se n tarpeen henkilötietjen käsittelyn tarkitusten kannalta tai PMAS:n lakisääteisten velvllisuuksien nudattamiseksi.
4 (6) PMAS säilyttää jäsenien henkilötietja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenien henkilötietja säilytetään 6 kuukauden ajan jäsenyyden päättymisestä. Tämänkin jälkeen PMAS säilyttää kirjanpitvelvllisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietja 6 vuden ajan tilikauden päättymisestä. PMAS säilyttää tiettyjä jäsenten perustietja (nimi, ktipaikka, jäsenyyden alku- ja päättymisvusi ja kunniamerkit) pysyvästi PMAS:n histriikin laatimiseksi. Entinen jäsen vi kuitenkin vastustaa tai rajittaa tällaisten tietjen käsittelyä perustellusta syystä. 9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET: MITEN JÄSEN VOI VAIKUTTAA TIETOJEN KÄSITTELYYN? Rekisteröity vi käyttää alla kuvattuja ikeuksiaan ttamalla yhteyttä: sihteeri@pmas.fi. Pyynnön vi esittää myös henkilökhtaisesti PMAS:n khdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle, PMAS:n puheenjhtajalle tai PMAS:n sihteerille. PMAS vi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä timittamaan lisätietja jtka vat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi. 9.1 Oikeus saada pääsy tietihin Rekisteröidyllä n ikeus saada PMAS:ltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä kskevia henkilötietja. Rekisteröidyllä n lisäksi ikeus saada pääsy rekisteröityä kskeviin henkilötietihin sekä tietsuja-asetuksen mukaiset tiedt henkilötietjen käsittelystä. Kun rekisteröity käyttää ikeuttaan saada pääsy tietihin, PMAS timittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedista. Js rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, PMAS vi periä niistä hallinnllisiin kustannuksiin perustuvan khtuullisen maksun. 9.2 Oikeus tietjen ikaisemiseen Rekisteröidyllä n ikeus pyytää PMAS:a ikaisemaan rekisteröityä kskevat epätarkat ja virheelliset tiedt ilman aiheetnta viivytystä. Rekisteröidyllä n lisäksi ikeus saada puutteelliset henkilötiedt täydennettyä timittamalla PMAS:lle lisäselvitystä pstitse tai sähköpstitse. Omia tietja vi ikaista myös itse kirjautumalla jäsenrekisteriin milla henkilökhtaisilla tunnuksilla. Jäsenrekisteriin pääsee kirjautumaan Sumen Metsästäjäliitn nettisivujen kautta. 9.3 Oikeus tietjen pistamiseen Rekisteröidyllä n ikeus saada PMAS:aa pistamaan rekisteröityä kskevat henkilötiedt ilman aiheetnta viivytystä, js: henkilötietja ei enää tarvita niihin tarkituksiin, jita varten ne kerättiin tai jita varten niitä muutin käsiteltiin; rekisteröity peruuttaa sustumuksen, jhn käsittely n perustunut eikä kyseisten tietjen käsittelyyn le muuta laillista perustetta;
5 (6) rekisteröity vastustaa henkilötietjensa käsittelyä henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn le lemassa perusteltua syytä; PMAS n käsitellyt henkilötietja lainvastaisesti; tai henkilötiedt n pistettava PMAS:an svellettavan lakisääteisen velvitteen nudattamiseksi. 9.4 Oikeus käsittelyn rajittamiseen Rekisteröidyllä n ikeus siihen, että PMAS rajittaa henkilötietjen käsittelyä siten, että henkilötietja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainastaan rekisteröidyn sustumuksella tai ikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai pulustamiseksi taikka tisen henkilön ikeuksien sujaamiseksi, js: rekisteröity kiistää henkilötietjen paikkansapitävyyden, jllin käsittelyä rajitetaan tietjen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi; PMAS käsittelee henkilötietja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietjen pistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietjen käytön rajittamista; PMAS ei tarvitse enää henkilötietja käsittelyn tarkituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä ikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai pulustamiseksi; tai rekisteröity n vastustanut henkilötietjensa käsittelyä henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja dttaa sen tteamista, syrjäyttävätkö PMAS:n ikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet. 9.5 Oikeus siirtää tiedt järjestelmästä tiseen Rekisteröidyllä n ikeus saada PMAS:lle timittamat henkilötietnsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja kneellisesti luettavassa mudssa sekä ikeus siirtää kyseiset tiedt tiselle rekisterinpitäjälle, js: käsittely suritetaan autmaattisesti; ja käsittely perustuu jk rekisteröidyn sustumukseen tai rekisteröidyn henkilötietjen käsittely n tarpeen spimuksen täytäntöön panemiseksi taikka spimuksen tekemistä edeltävien timenpiteiden tteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Oikeus siirtää tiedt järjestelmästä tiseen rajittuu menettelyyn, jka ei vaikuta haitallisesti muiden ikeuksiin tai vapauksiin. 9.6 Oikeus vastustaa henkilötietjen käsittelyä Rekisteröidyllä n ikeus vastustaa henkilötietjensa käsittelyä henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, js käsittelylle ei le lemassa perusteltua syytä.
6 (6) Lisäksi rekisteröidyllä n ikeus vastustaa henkilötietjensa käsittelyä suramarkkinintitarkituksiin. Suramarkkinintia tai suramarkkinintitarkituksessa suritettua henkilötietjen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisikeuden käyttämisen jälkeen. 9.7 OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS Siltä sin kuin henkilötietjen käsittely perustuu rekisteröidyn sustumukseen, n rekisteröidyllä ikeus peruuttaa sustumus henkilötietjen käsittelyyn, millin tahansa. 10 OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE Rekisteröidyllä n ikeus tehdä valitus tietsujavaltuutetulle, js rekisteröity kats, että henkilötietjen käsittelyssä n lukattu rekisteröidyn tietsujaasetukseen perustuvia ikeuksia. 11 MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU PMAS kerää henkilötietja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietja päivitetään Pstin ilmittamien sitemuutsten sekä Sumen Metsästäjäliitn ja sen piirien muutsten perusteella sillin, kun jäsen n esittänyt päivitys- tai muutspyynnön Sumen Metsästäjäliitlle tai Metsästäjäliitn piirille. 12 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS Henkilötiedt säilytetään järjestelmissä, jtka vat palmuurein, salasanin tai muuten teknisin ja rganisatrisin keinin sujattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistt sijaitsevat tilissa, jihin n asiattmilta pääsy estetty. Ainastaan niillä yhdistyksen edustajilla jilla n tarve käsitellä henkilötietja vastuutehtäviensä hitamiseksi, n pääsy PMAS:n käsittelemiin henkilötietihin.