Kihniön kunta Tarkastuslautakunta 2013-2016 Pöytäkirja 2/2013 Kokousaika: 31.10.2013 klo 13.00-16.25 Kokouspaikka: Kihniön kunnanvirasto Läsnä: Jouko Yli-Knuuttila, puheenjohtaja Tiina Jokioja, varapuheenjohtaja, poissa Taija Annala, jäsen Kristiina Mäkelä, jäsen Teemu Ojala, jäsen Vesa Keso tilintarkastaja, JHTT BDO Audiator Oy JHTT-yhteisö Avustavana tarkastajana toimiva Raija Korpi-Tassi esittäytyi tarkastuslautakunnalle ennen kokouksen alkua. Raija Korpi-Tassi suoritti kokouspäivänä valtionosuuksien perusteisiin liittyvää tilintarkastusta. 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu on lähetetty 20.10.2013 sähköpostina kunnanvirastoon, mistä se on toimitettu edelleen tarkastuslautakunnan jäsenille. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Tarkastuslautakunta totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä.
Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunta päättänee tarkastaa kokouksen pöytäkirjan siten, että kaikki läsnä olevat jäsenet/varajäsenet allekirjoittavat sen välittömästi kokouksen jälkeen. Tarkastuslautakunta päätti tarkastaa kokouksen pöytäkirjan siten, että kaikki läsnä olevat jäsenet/varajäsenet allekirjoittavat sen välittömästi kokouksen jälkeen. 3 PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Kuntalain 63 :n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Hallintosäännön mukaan pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä lautakunnan päättämänä aikana ja paikassa siten kun siitä on vähintään yhtä päivää aiemmin ilmoitettu. Tarkastuslautakunta päättänee pitää tämän kokouksen pöytäkirjan yleisesti nähtävänä 1.11.2013 kunnanvirastossa sen aukioloaikana. Tarkastuslautakunta päätti pitää tämän kokouksen pöytäkirjan yleisesti nähtävänä 1.11.2013 kunnanvirastossa sen aukioloaikana. 4 VIRANHALTIJOIDEN HAASTATTELUT Haastateltava Aika Aihe
Kunnanjohtaja ja hallintojohtaja 13.00 Katsaus ajankohtaisiin kunnan toimintaan liittyviin asioihin. Talouskatsaus talouden toteutuma keskeisten tunnuslukujen avulla arvio vuoden 2013 tilinpäätöksen keskeisistä tunnusluvuista Perusturvajohtaja 13.45 Talouskatsaukseen liittyvä kirjallinen raportti tulee toimittaa tarkastuslautakunnan jäsenille viimeistään maanantaina 28.10.2013. Perusturvalautakunnan arviointi perusturvajohtajalle on 20.10.2013 toimitettu arviointilomake, joka on pyydetty palauttamaan maanantaihin 28.10.2013 mennessä täytetty lomake toimitetaan tarkastuslautakunnan jäsenille kirjeitse tai sähköpostitse Arviointi suoritetaan tämän kirjallisen raportin ja suullisen esittelyn perusteella. Tarkastuslautakunta suorittaa edellä esitetyt haastattelut. Kunnanjohtaja esitteli tarkastuslautakunnalle käyttötalouden syyskuun 2013 toteutumaraporttia. Toimintatuottojen toteutuma oli 71,9% ja toimintakulujen 76,0%. Tuloslaskelman osoittama vuosikate oli 133 021,01. Ennakoitu vuoden 2013 vuosikate oli 0. Ennakoidut kunnallisverotulot vuodelle 2013 olivat 4 811 000. Perusturvajohtaja oli toimittanut täytetyn arviointilomakkeen, joka oli ennen kokousta toimitettu lautakunnan jäsenille. Perusturvajohtajan esitys eteni arviointilomakkeen mukaisesti. Arviointilomaketta ei liitetä pöytäkirjaan. Keskustelussa tuli esille, että Kihniön kunnalla ei ole valtuuston vahvistamaa strategiaa. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että kunnan toimintaa ja taloutta hoidetaan suunnitelmallisesti ja pitkäjännitteisesti
5 TOIMIELINTEN PÄÄTÖSTEN SEURANTA Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että lautakunnan jäsenille toimitetaan säännönmukaisesti tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja. Tarkastuslautakunta on pyytänyt, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seuraavat asiakirjat: talousarvio ja suunnitelma osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä kuvaavat raportit johtosäännöt ja niiden muutokset valtuuston pöytäkirjat ja esityslistat liitteineen hallituksen pöytäkirjat ja esityslistat liitteineen lautakuntien pöytäkirjat ja esityslistat liitteineen seuraavan jaon mukaisesti: Lautakunta Perusturvalautakunta Sivistyslautakunta Tekninen lautakunta Tarkastuslautakunnan jäsen Hallintokuntien päätösten seurannan perusteella käydään keskustelu siitä, ovatko toimielinten tekemät päätökset kunnanvaltuuston asettamien tavoitteiden mukaisia. Tarkastuslautakunta kävi keskustelun toimielinten päätöksistä. Tehtyjen päätösten ja kunnanvaltuuston asettamien tavoitteiden välillä ei havaittu ristiriitaa. Tarkastuslautakunnan jäsenille toimitettava materiaali voidaan lähettää paperisena. Johtosäännöt voi toimittaa paperisina. 6 TILINTARKASTUSTYÖN TOTEUTUMISRAPORTTI 31.10.2013 ASTI TEHDYSTÄ VUODEN 2013 TARKASTUSTYÖSTÄ. Tilintarkastaja antaa tarkastuslautakunnalle kirjallisia ja suullisia raportteja tarpeen mukaan. Seurannan kannalta on tarpeellista, että jokaisessa kokouksessa käsitellään omana kohtana tilintarkastajan kokouspäivään mennessä tekemät havainnot. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen havainnot ja saattaa ne tarvittaessa tiedoksi kunnanhallitukselle.
Tarkastuslautakunta merkitsi saaneensa tiedoksi tilintarkastajan raportin. 7 MUUT ASIAT Tarkastuslautakunta käsittelee muut kokouksessa tilintarkastajan ja lautakunnan jäsenten esille ottamat asiat. Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään työohjelman mukaisesti 22.1.2014. Taija Annala ilmoitti olevansa estynyt saapumaan kokoukseen. ALLEKIRJOITUKSET Jouko Yli-Knuuttila puheenjohtaja Taija Annala Kristiina Mäkelä Teemu Ojala Vesa Keso tilintarkastaja, JHTT BDO Audiator Oy JHTT -yhteisö