Pöytäkirja 1 (7) Käyttöönottotyöryhmän Skype-kokous 8.12.2017 Aika 8.12.2017 klo 10.00 13.00 Paikka Skype Läsnä Minna Arffman Fingrid Oyj (pj.) Kerttu Korpelainen Fingrid Oyj (siht.) Johanna Piispa Vantaan Energia Sähköverkot Oy (klo12.00 asti) Jari Arve Satapirkan Sähkö Oy (klo 12.00 asti) Juha Leinonen Pöyry Management Consulting Oy Jimmy Forsman Pöyry Management Consulting Oy Riina Heinimäki Energiateollisuus ry Janne Piispanen Helen Oy Greetta Arha Elenia Oy Asialista 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo.10.00. Kokouksen alussa sovittiin, että 24.1 järjestettävään käyttöönottotyöryhmän webinaariin pyydetään toimialalta kysymyksiä 17.1 mennessä. Vuoden vaihteessa julkaistavaan käyttöönottosuunnitelman versioon 1.0 toimialan kommentit sovittiin pyydettäviksi tammikuun 2018 loppuun mennessä. Puheenjohtaja pyysi Leinosta kertomaan ryhmäläisille kuulumisia Adaton IT-seminaarista. Leinonen kertoi, että paneelikeskustelussa esiin nousi samoja teemoja datahubin käyttöönottoon liittyen kuin mitä työryhmä kysyi käyttöönottosuunnitelman väliraportin konsultaatiokysymyksissä toimialalta. Datahubin käyttöönotto ei kuitenkaan ollut aiheena vielä kovin tuttu osallistujien keskuudessa ja näin ollen oli hyvä viedä viestiä seminaarin kautta toimialalle, että käyttöönottosuunnitelman versio 1.0 tullaan julkaisemaan loppuvuodesta. Datahubin käyttöönotto big bang menettelyllä herätti seminaarissa keskustelua sekä se, voidaanko osa tiedoista toimittaa datahubiin jo ennen käyttöönottoa. Kiinnostusta herätti myös missä vaiheessa järjestelmätoimittajat pääsevät mukaan käyttöönottotyöhön. Seminaarin pohjalta järjestelmätoimittajien omien näkemysten mukaan datahubiin valmistautumisen tilanne on hyvällä tasolla, järjestelmätoimittajat myös uskovat hyvällä etukäteissuunnittelulla resurssien riittävyyteen. 2 Toimialan käyttöönottosuunnitelman väliraporttiin antamien kommenttien läpikäynti Viime kokouksessa aikatauluun varattu aika väliraportin kommenttien läpikäynnille ei riittänyt kaikkien kommenttien tai konsultaatiokysymysten vastausten osalta, läpikäyntiin siis loppuun kommentit ja vastaukset. (Alla merkitty kursivoidulla väliraportin kommentit.)
Pöytäkirja 2 (7) "Sähkönmyyjien tulee hoitaa määräaikaisten sopimusten jatkot ja päättämiset hyvissä ajoin ennen jäädytysjaksoa. Hallinnollisen taakan minimoimiseksi suositellaan, että määräaikaisia sopimuksia päätetään mahdollisimman vähän ydinjäädytysjaksolla." Jokaisen yhtiön omiin suunnitelmiin kuuluvat tällaiset asiat, eivät tänne. Kappale on myös tarkoitukseltaan jokseenkin epäselvä. Käytännössä voi olla haastavaa mallata määräaikaisen sopimuksen päättymispäivää käyttöönottoon sopivaksi, kun sopimukset solmitaan yleensä tasan vuodeksi tai kahdeksi? Toki jatkotarjoukset voidaan laittaa hyvissä ajoin ja harkita jatkosopimusta tekemättömien asiakkaiden siirtämistä toist.voim. oleville hinnoille viiveellä vasta käyttöönoton jälkeen, tämä on totta. Päivitetty ja muotoiltu selkeämmäksi käyttöönottosuunnitelman versioon 1.0 "Se mikä on linjattu myyjänvaihdosta, koskee soveltuvin osin myös olemassa olevaa pientuotannon ostosopimusta. " Seuraavaan versioon olisi avattava mitä nämä soveltuvat osat ovat, jotta jokainen yhtiö niitä samoin tavoin soveltaa ja tulkintaeroilta vältytään. OK, päivitetty versioon 1.0. "Muuttoprosessin voi käynnistää sanomalla vielä kaksi arkipäivää ennen ydinjäädytysjakson alkua." Mikäli prosessin käynnistys tehdään tässä vaiheessa, myyjältä voisi edellyttää sanoman perillemeno APERAK-kuittauksin. OK, päivitetty versioon 1.0 "Mikäli muuttoa ei ole saatu päätökseen (Z04[1] lähetetty) ennen ydinjäädytysjaksoa, hoidetaan kaikki muuttoihin liittyvä tiedonvaihto loppuun sähköpostilla." Mitä tarkoittaa kaikki? Lähetetäänkö esim. lukemia? Tarkennettu versioon 1.0 "Markkinaosapuolet kirjaavat muuttoprosessiin liittyvät tiedot omiin järjestelmiin, joista tiedot siirretään takautuvasti datahubiin joko tuotantokonversioiden yhteydessä tai tuotantokonversioiden jälkeen muuttuneiden tietojen osalta muutoshetken jälkeen." Jakeluverkonhaltijan pitää jollakin tavalla hallita käyttöönoton jälkeinen hetki ettei sähköt mene tarpeettomasti poikki. Edellisen asiakkaan myyjältä voi tulla ilmoitus ulosmuutosta, jolloin JVH:n järjestelmissä lähtee katkaisuprosessi käyntiin. Uuden asiakkaan myyjä ilmoittaa sisäänmuutosta vasta myöhemmin. Sama asia tietysti datahubissa, että myyjien ilmoitukset käsitellään oikeassa järjestyksessä. Muutot tehdään osapuolien järjestelmiin, eli jo tapahtuneet tiedot vain päivitetään datahubiin. Näin ollen muuttojen ei nähty aiheuttavan käyttöönoton yhteydessä tarpeettomia katkoja.
Pöytäkirja 3 (7) Jakeluverkonhaltija vastaa siitä, että asiakkaalla on sisäänmuuttopäivänä sähköt. Päivitetty versioon 1.0 "Sähkönmyyjän tulee varmistaa jakeluverkonhaltijalta ydinjäädytysjaksolla käyttöpaikan kytkentätila jokaisessa sisäänmuutossa eikä pelkästään pikamuutoissa. Jakeluverkonhaltijan on varauduttava riittävin resurssein puhelinpalvelun tarjoamiseen muuttotilanteissa. " Tästä olisi hyvä tehdä havainnolliset kuvat, missä tilanteissa soitto on tarpeen, ja milloin asia hoituu bufferin kautta. Vaatii myös myyjiltä extra-resurssia. OK, päivitetty versioon 1.0 "Sisäänmuuton peruutukset tai muuttopäivän muutokset hoidetaan tapauskohtaisesti sähköpostilla ja puhelimitse." Yhden kanavan olisi riitettävä. / Mitä tämä yksiselitteisesti tarkoittaa? Ei kuitenkaan aina? Tarkennettu ja päivitetty versioon 1.0 "Kuluttaja-asiakkaiden perintäkatkoja ei sallita ydinjäädytysjaksolla." Miten kontrolloidaan? onko verkon vastuulla vai myyjän? entä jos joku myyjä kuitenkin lähettää katkoa ydinjäädytykselle, onko verkon tehtävä hylätä ne? Mallisähköposteihin tehdään linjaus, miten verkko vastaa sähköpostitse, jos katkoa ei voida tehdä. "Muiden kuin kuluttaja-asiakkaiden sähköntoimituksen katkaisu on mahdollista myös jäädytysjaksolla. Katkaisupyyntö on mahdollista tehdä sanomalla, mikäli pyyntö lähetetään viimeistään ydinjäädytysjaksoa edeltävänä päivänä ja katkaisupäivään on vähintään 7 vuorokautta. " Ehdotus: ei katkota ketään. Hankaloittaa prosesseja turhaan, oletettavasti näitä ei kovin monta tule jäädytysjaksolle. Suosituksena OK, mutta isot asiakkaat on voitava katkoa. "Ydinjäädytysjakson aikaiset muutokset tallennetaan markkinaosapuolten järjestelmiin. Niistä ilmoitetaan toisille markkinaosapuolille vain niissä tapauksissa, joissa toisen osapuolen on välttämätöntä saada tieto muutoksesta jo ydinjäädytysjakson aikana." Tällaiset tapaukset pitää yksilöidä (+ malliviesti) Käyttöönottotyöryhmä tulee tekemään malliviestit esimerkkeineen myöhemmässä vaiheessa. "GSRN-tunnusten käyttöönotto on suunniteltu tehtäväksi datahubin käyttöönoton yhteydessä. GSRN-tunnusta ei tulla lisäämään olemassa oleviin sanomamäärittelyihin, sillä se vaatisi merkittäviä muutoksia nykyiseen, datahubin käyttöönoton jälkeen poistuvaan tiedonvaihtoon."
Pöytäkirja 4 (7) Tämä asia ei kuulu käyttöönottosuunnitelmaan. Onko tästä ajatuksesta kommunikoitu tietojärjestelmätoimittajille muutoin kuin tässä suunnitelmassa? (Olisi viitteitä siitä, että näin ei ole). Tämän suunnitelman sisällä kappaleessa 8.2. on ristiriidassa olevaa asiaa tämän kanssa. OK, asiaa on tarkennettu versioon 1.0 "Käyttöpaikkakohtaisten tuntiaikasarjojen lähetys sähkönmyyjille ja kolmansille osapuolille lopetetaan 7 päivää (5 arkipäivää) ennen muutoshetkeä." Onko tämä tarpeellista? Miksi ei jatketa jäädytyshetkeen saakka? / Miksi lopetetaan näin aikaisin? Hidastaa laskujen saantia. Tehdään toimialalle konsultaatiokysymys asiasta käyttöönottosuunnitelman version 1.0 julkaisun yhteydessä. "Käyttöpaikkakohtaisten tuntiaikasarjojen lähetys sähkönmyyjille ja kolmansille osapuolille lopetetaan 7 päivää (5 arkipäivää) ennen muutoshetkeä." Äkkiseltään miettien ei tuntuisi järkevältä luopua MSCONS-sanomien lähettämisestä myyjille 7 vuorokautta ennen muutosajanhetkeä. Miten käyttöönottosuunnitelmassa on huomioitu tasevirheiden korjaus, jos aikasarjoja ei saa lähettää eteenpäin? Jotta taseet saadaan korjattua tällä mallilla joutunee myös verkko laittamaan omat aikasarja importit kiinni vastaavaksi ajaksi. Muuten tietoja ei saada mukaan tasevirheiden korjausaineistoon edit: esettille menikin tiedot normaalisti, Myyjät eivät pysty tarkastamaan taseita tässä kohtaa viimeisille päiville, jos heille ei lähetä dataa. Verkon tulee importata kokoajan ja lähettää taseiseisiin Tehdään toimialalle konsultaatiokysymys käyttöönottosuunnitelman version 1.0 julkaisun yhteydessä: Voidaanko jatkaa jäädytyshetkeen saakka käyttöpaikkakohtaisten tuntiaikasarjojen lähetystä. Koska historiatietoa ei siirretä datahubiin kaikista käyttöpaikoista kuuden vuoden ajanjaksolta, tulee jakeluverkonhaltijoiden varmistaa enintään kuuden vuoden siirtymäaikana muutoshetkeä edeltävien historiatietojen tallennus omissa järjestelmissään." Pitääkö kaikkien myyjien tehdä alkulataus puutuvalta ajalta, vai toimittaako datahub mittaustiedot myyjille? / Millä prosessilla näitä siirtämättömiä tietoja kysellään jatkossa s-postit yhtiöiden välillä? Fingrid tarkastaa, tulee tarkentumaan käyttöönottosuunnitelman versioon 1.0. "Käyttöönottotyöryhmä näkee hyötyjä, että kuormituskäyrä 9 -kohteiden osalta voitaisiin luopua verkon laskutuslukemien välittämisestä PRODAT-sanomilla (Z11 [5] ja Z11[6]) hyvissä ajoin ennen käyttöönottoa. Tämä edellyttäisi muutoksia osaan nykyisin käytössä oleviin laskutusjärjestelmiin. Käyttöönottotyöryhmä näkee, että tätä tulee selvittää ennen lopullista linjausta."
Pöytäkirja 5 (7) Ehdotus: luovutaan kaikista käyttötietojen lähetyksestä. lähetetään edelleen kytkentä- katkaisu yms. muutokset, mutta käyttöinä ja lukemina -1 koska niitäkään ei käytetä mihinkään jos laskutus kokonaan tuntisarjasta. Pelkästään Z11[5]ja [6] sanomista luopumisesta ei saavuteta muuta hyötyä kuin sanomamäärien väheneminen. Ehdotus ajankohdaksi: 2018/lokakuu Liittyy nykyisen sanomaliikenteen muutoksiin. Käsitellään Fingridin tiedonvaihdon kehitysryhmässä sen jälkeen kun kysymykseen: Voidaanko kuormituskäyrä 9 -kohteiden osalta käyttöjen toimitus (PRO- DAT Z11[5] ja Z11[6])-sanomat) lopettaa jo hyvissä ajoin ennen datahubin käyttöönottoa? on saatu alalta laajemmin kommentit ja tehty päätös saatujen kommenttejen perusteella. "Käyttöönottotyöryhmä näkee hyötyjä, että kuormituskäyrä 9 -kohteiden osalta voitaisiin luopua verkon laskutuslukemien välittämisestä PRODAT-sanomilla (Z11 [5] ja Z11[6]) hyvissä ajoin ennen käyttöönottoa. Tämä edellyttäisi muutoksia osaan nykyisin käytössä oleviin laskutusjärjestelmiin. Käyttöönottotyöryhmä näkee, että tätä tulee selvittää ennen lopullista linjausta." Laskutusjärjestelmän muutos tuntiaikasarjasta laskuttamiseen on tehtävä joka tapauksessa ja voitaneen ottaa käyttöön jo ennen datahubin käyttöönottoa. Myös ei-tuntimitattujen kohteiden tuntiaikasarjan muodostus on oltava toiminnassa ennen h-hetkeä, joten laskutuslukemien välittämisestä voidaan luopua jo aiemmin. OK, Päivitetty. Seuraavaan tietokonversiokyselyyn on tulossa kysymys tästä. Olisiko ideaa, että taseikkuna olisi tavallista pidempi alussa, jotta tasetietojen oikeellisuus saataisiin varmistettua? Ei ole käyttöönottotyöryhmän linjattavissa. Koska kyse on yhteispohjoismaisesta taseselvityksestä, taseikkunan pidentämistä ei pidetä käytännössä mahdollisena. "Jakeluverkonhaltijat vastaavat jakeluverkon taseselvityksestä muutoshetkeen asti toimitetuista sähköntoimituksista." Miten jatkuu esett lähetykset? Tarvitaan varmaan rinnakkaistaseselvitysjakso jonkun aikaa. OK, ei vaadi muutoksia versioon 1.0. "Taseselvitysvastuu on muutoshetken jälkeen tapahtuvista sähköntoimituksista datahubilla." Sovittava esettin kanssa siirtymäaika. OK, ei vaadi muutoksia versioon 1.0. "Datahubiin ei tulla siirtämään taseselvitykseen ja tasevirheiden korjaamiseen liittyvää historiatietoa jo kiinni menneiden taseiden osalta."
Pöytäkirja 6 (7) Tämä aiheuttaa sen, että JVH:t joutuvat ylläpitämään taseselvitysjärjestelmiään kolme vuotta datahubin käyttöönoton jälkeen, jotta historiatiedon ja niiden mahdollisten muutosten valossa voidaan suorittaa tasevirhekorjausajot. Tämän linjauksen perusteella JVH:t jäävät ilman Datahubin mukanaan tuomia kustannushyötyjä järjestelmämielessä. Historiatieto sulkeutuneiden taseiden osalta tullaan siirtämään datahubiin. Päivitetään versioon 1.0 Relevantti vaiheistus. Tarkistuspisteitä, ja niihin liittyviä selkeitä kriteereitä oltava riittävästi, jotta voidaan arvioida toimijoiden valmiutta ja puuttua ongelmiin ajoissa. Kenellä / Millä taholla on mandaatti tehdä päätökset vaiheesta toiseen siirtyessä. Esim. tapaukset joissa kaikki markkinaosapuolet eivät ole pystyneet seuraamaan aikataulua. OK. Tullaan tarkentamaan myöhempiin versioihin. "Estetään sähkönmyyntisopimusten teko online-palvelussa siten, että alle 7 päivää ennen jäädytysjakson alkua tehdyissä myyjänvaihdoissa asiakkaan valitsema toimituksen aloitushetki on ydinjäädytysjaksolla tai alle 14 vuorokautta datahubin käyttöönotosta." Etukäteen määritettävä päivä, jolloin hubi otetaan käyttöön, ja estettävä sopimusten tekeminen 14 päivää sen jälkeen? Esim. hubi go-live päivä suunnitellaan 21.9.2019, asiakas saisi tehdä uuden myyntisopimuksen alkaen 6.10.2019. Entä jos go-live viivästyy pari päivää vaikkapa konversioiden hitauden tai muun ennakoimattoman syyn vuoksi? Miksi? eikö hubiin voisi tuoda myös takautuvaa tietoa tai ainakin löysemmällä pvm-rajalla go-liven jälkeen? OK, datahubilla tulee olemaan etukäteen määritelty käyttöönottoajankohta. Ei vaadi muutoksia. Selkeät vastuuhenkilöt datahubin käyttöönottoon liittyvillä toimijoilla, velvoite olla toimintavalmiudessa käyttöönoton aikana-> War-room. Riittävät resurssit varallaoloon. Etukäteen testaus siitä, että kommunikointikanavat toimivat varmasti ja että ovat varmasti käytettävissä joka ikisellä toimijalla. Tarkistetaan, että löytyy markkinaosapuolten tehtävälistoista. Nouseeko riskeissä riittävästi esille se, että usealla toimijalla voi olla uuden järjestelmän (esim. asiakastietojärjestelmän) käyttöönotto lähellä datahubin käyttöönottoa? Huomioitu, ei vaadi muutoksia. Riskienhallintaan liittyen kysymys: kuinka näitä riskejä arvioidaan ja kuinka tiheästi datahub-projektissa? Ketkä riskejä arvioivat? Nythän esimerkiksi datahub-projekti on jo omalta osaltaan myöhässä, eli riski on konkretisoitunut. Päivitetty versioon 1.0. Käyttöönottotyöryhmä tarkastelee riskejä vähintään puolivuosittain. Loput väliraportin kommentit liittyivät yksittäisiin pieniin korjauksiin, muotoiluihin, kirjoitusvirheisiin tai muihin yksityiskohtaisempiin viilauksiin eikä kommentteja näiden osalta kir-
Pöytäkirja 7 (7) jattu erikseen pöytäkirjaan. Tarvittavat päivitykset tehtiin suoraan käyttöönottosuunnitelmaan. Myös konsultaatiokysymyksiin tulleet vastaukset käytiin läpi, niissä ei noussut enää esille uusia näkökulmia tai ehdotuksia ja pääosin tarvittavat muutokset olivat jo päivitetty käyttöönottosuunnitelmaan tai huomioitu seuraavissa konsultaatiokysymyksissä / tulevassa tietokonversio kyselyssä. Väliraporttiin saatiin myös kysymyksiä, jotka eivät varsinaisesti liittyneet käyttöönottosuunnitelmaan. Kysymykset koostetaan omaksi dokumentikseen vastauksineen ja julkaistaan EDIELfi-portaalissa. Väliraportin kommenttien perusteella puskuri-termi jäi epäselväksi. Tätä selkeytetään käyttöönottosuunnitelman versioon 1.0 sekä huomioidaan myös seuraavassa käyttöönottotyöryhmän webinaarissa (24.1). Lisäksi esille nousi huomio, että muistetaan korostaa kaikissa viestintäkanavissa, että jäädytysjaksolla asiakaspalvelun pitää toimia eikä palvelun laatu saa huonontua. Huolehditaan myös, että yhtiöiden johtajataso pysyy mukana projektin etenemisestä. Hyödynnetään esim. tilaisuuksia, joissa johtajia paikalla mm. Fingrid Current viestinnässä. 3 Työpajan päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.06. Seuraava kokous on 14.12.2017 Duetto Businessparkissa (klo 9.00 15.00). Vuoden 2018 ensimmäinen kokous sovittiin pidettäväksi 18.1.2018 (klo 9.00 15.00). Jakelu Datahub käyttöönottotyöryhmä