Järjestöt mukana muutoksessa verkostotapaaminen 10.-12.9.2018 Heikki Vaisto Elina Vedenkannas
Raportointi 2
Miksi arviointia? Järjestön ja STEAn on kyettävä yhdessä yhä selkeämmin osoittamaan, että avustuksiin käytetyt varat todella luovat ja lisäävät hyvinvointia Avoimuus ja läpinäkyvyysvaatimukset julkisesti rahoitetulle toiminnalle eivät tule jatkossa vähentymään pikemminkin päinvastoin. Varmistetaan, että avustusten käyttö on tuloksellista ja tarkoituksenmukaista. Käytössä olevat rajalliset resurssit on saatava kohdistettua mahdollisimman tuloksellisin toimintoihin. STEAlla on lakisääteinen tehtävä valvoa avustusten asianmukaista käyttöä ja arvioida avustetun toiminnan tuloksia ja vaikutuksia. Varmistetaan, että avustusten käytössä noudatetaan avustuspäätöksessä asetettuja ehtoja ja rajoituksia sekä avustusten käytön yleisehtoja 3
Hankkeista raportointi Järjestö 2.0-hankkeet (ja muut Suomi 100-ohjelmahankkeet) jättävät väliraportin vuoden 2020 keväällä vuosista 2017-2019 Loppuraportti palautetaan hankkeen päätyttyä Pääsääntöisesti raportoidaan väliraportin jälkeinen aika Tulokset koko hankkeen ajalta 4
Muutoksia tulossa STEAn avustusstrategiaa ollaan uudistamassa. Uudistus tuo mukanaan myös muutoksia raportoinnin sisältöihin ja raportointiaikatauluun Kehittämistoimenpiteillä pyritään keventämään raportointia kokonaisuudessaan ja samalla parantamaan kerättävän tiedon hyödynnettävyyttä ja oikea-aikaisuutta Muutoksesta tiedotetaan mahdollisimman pian Tärkeää on, että järjestöt keräävät edelleen tietoa oman toimintansa kehittämisen ja tulosten arvioinnin tueksi. 5
Mitä STEA odottaa tuloksellisuusraportoinnilta? 6
Mitä STEA arvioi avustetun toiminnan osalta? Miten toiminta soveltuu STEAn linjauksiin ja toimeenpanosuunnitelmaan toiminnan tarpeen, tavoitteiden ja kohderyhmän osalta Miten järjestö/avustuskohde seuraa, arvioi ja kehittää toimintaansa Miten hyvin tavoitteet ohjaavat toimintaa tulosten saavuttamiseksi Miten valitut toteutustavat edistävät toiminnan tavoitteiden saavuttamista Miten tuloksellista toiminta on suhteessa tavoitteisiin ja resursseihin Miten kohderyhmä on tavoitettu 7
Hyvä suunnittelu edellytys onnistuneelle raportoinnille Jotta toimintaa voidaan seurata ja arvioida tulee määritellä selkeästi toiminnan Tarve ja tavoitteet Miksi toimintaa tehdään Mihin halutaan vaikuttaa Mitä halutaan saada aikaiseksi Mikä muuttuu Kohderyhmä Kehen toiminta kohdistuu Keneen pyritään vaikuttamaan Toimenpiteet Mitä tehdään tavoitteiden saavuttamiseksi Arviointi- ja seurantakäytänteet Miten ja keneltä tietoa kerätään, jotta voidaan osoittaa tuloksellisuus Hankkeen tuloksia peilataan aina asetettuihin tavoitteisiin Tärkeää tuoda esille tarve-tavoite-toiminta-tulokset-ketju esille 8
Hyvän mitta-hanke 9
Mitä raportoidaan? 10
Seurantatiedon kerääminen 1. Seurantatietoa tulee kerätä tarkoituksenmukaisella tavalla a. Tulee tuoda esille hankkeen hyödyt ja tulokset kehittämistarpeet b. Seurantatietoa kerätään suunnitelmallisesti c. Kerätään vain tietoa, jota hyödynnetään d. Käytetään vain sellaisia menetelmiä, joita osataan käyttää ja hyödyntää e. Tarkoitus ei ole tuottaa tiedettä 2. Väliraportissa: a. Tuotava esille miten seurantatietoa on kerätty minkälaista seurantatietoa on kerätty, kuinka usein kuinka monelta b. Miten seurantatietoa on hyödynnetty hankkeen suunnittelussa ja toiminnan kehittämisessä 11
Miten valita oikeanlainen mittari ja tiedonkeruumenetelmä? Millaisia tavoitteita olette asettaneet toiminnallenne? Kuka kysyy kysymykset, kerää ja tallentaa aineiston ja analysoi tulokset? Kuinka paljon aikaa ja muita resursseja aiotte käyttää seurannan ja arvioinnin toteuttamiseen toiminnassa? Miten aiotte hyödyntää kerättyä tietoa toiminnassanne?
Toiminnan sisältö Väliraportissa: Kuvataan konkreettiset toimenpiteet ja keinot, joita hankkeessa on tehty Kuvauksessa tulee käydä ilmi miten toimenpiteet ovat yhteydessä asetettuihin tavoitteisiin Mitä tehtiin, kuinka paljon, kuinka usein, kuka teki Toiminnan kuvauksessa kerrotaan myös toiminnalla aikaansaadut tuotokset 13
Tuloksellisuuden ja vaikutusten todentaminen Tuloksellisuutta ja vaikutuksia arvioidaan aina suhteessa järjestön itsensä asettamiin tavoitteisiin! Esitettyjen tulosten tulee perustua kerättyyn seurantatietoon Esitä tulos ytimekkäästi, mutta riittävän informatiivisesti Mikä muuttui, kuinka paljon ja kenelle. Vältä ilmaisua tavoitteet saavutettu tai oltiin tyytyväisiä Muista aina erottaa toisistaan tekeminen ja tekemisellä aikaansaatu muutos.
Seurannasta arviointiin Seurantaa Toiminnot ja niiden määrä Konkreettiset tuotokset Koettu hyöty Aikaansaatu muutos Arviointia Mitkä olivat aiottuja muutoksia? Mitkä ei-aiottuja muutoksia? Mitkä olivat positiivisia ja mitkä negatiivisia muutoksia? Mitä olisi tapahtunut muutenkin? Mikä on eri toimenpiteiden merkitys tulosten aikaansaamisessa? Mikä toimi hyvin? Mikä toimi huonosti? Miksi? Miten kerätty tieto vaikuttaa toimintaamme? Mitä muutoksia meidän pitäisi tehdä? 15
Keskeisiä havaintoja seurannan ja arvioinnin onnistumisista ja haasteista 16
Laadukkaille raporteille yhteistä 1/2 Tietoa kerätty ensisijaisesti omaa toimintaa varten Osataan kertoa tiedon konkreettisesta hyödyntämisestä On vastattu siihen mitä on kysytty; lomakkeen täyttöohje luettu Sama ihminen, joka täyttänyt hakemuksen, on täyttänyt raportin ja/tai hakemus kulkenut rinnalla kun raporttia on täytetty Toimintaa toteuttava ihminen raportoi, ei esim. yhdistyksen toiminnanjohtaja Toiminnan tavoitteet konkreettisia, jaoteltuja osa- ja välitavoitteisiin Seurannan mittarit yksinkertaisia ja konkreettisia ja niitä on yleensä vain muutama! Kohderyhmän ääni kuuluu raportilla 17
Laadukkaille raporteille yhteistä 2/2 Esitetyt tiedot perustuvat näyttöön ja tätä näytön astetta on ulkopuolisen mahdollista arvioida aineisto on kuvattu riittävän hyvin Huonot tulokset ja epäonnistumiset on esitetty ja kerrottu avoimesti ja niiden syitä ja seurauksia on analysoitu Kuka tahansa teemaan/hankkeeseen perehtymätön pystyy raportin lukemalla ymmärtämään, mistä hankkeessa on ollut kyse, mitä siinä on käytännössä tehty ja mitä siinä on saatu aikaiseksi 18
Heikoille raporteille yhteistä Tietoa toiminnasta ei ole kerätty lainkaan Tietoa on kerätty, mutta sitä ei hyödynnetä mihinkään Kerätään vain asiakastyytyväisyystietoa/palautteita Kerätty tieto on kuvattu raportille, mutta minkäänlaista analyysiä ei esitetä. Hattaraiset tavoitteet hattaraiset tulokset Liikaa arviointikysymyksiä, mikä heijastuu väsähtämisenä raportoinnissa Pelkkään raportin täyttäjän kokemustietoon vetoaminen tulosten osoittamiseksi 19
Jatkohakeminen
Muista jatkohakemuksessa Kerro jo tehdystä toiminnasta (esim. toiminnan tarve kohdassa) Älä kopio alkuperäistä hakemusta sanasta sanaan kerro mitä uutta olette suunnitelleet toiminnalle. Vanhaa tietoa voi hyödyntää osana uutta tekstiä, mutta älä muuta koko hakemusta. Älä kerro mitä olette suunnitelleet tekevänne vuonna 2018 vaan mitä teette vuonna 2019. Muista, että suunniteltu toiminta ja toteutus liittyvät myös tuloksiin ja talousarvioon. Kerro mikä on muuttunut (jos muutoksia on tapahtunut esim. toteutuksessa, kohderyhmässä jne.) ja miten mennään tästä eteenpäin! Miten muutokset vaikuttavat suunniteltuun tulevaan toimintaan? Talousarviossa kerro siirtyvät erät mahdollisimman tarkkaan ja muut mahdolliset muutokset rahoituksessa. Huom! tasokorotus on tarkoitettu ak ja ay avustuksille. Avustustason korottaminen suunnitellusta avustustasosta vaatii aina hyvät ja riittävät perustelut ja selvityksen 21
Jatkorahoitus hankkeen jälkeen Kun 3 -vuotinen hanke päättyy / on päättymässä: 1. hakee yhtä (1) jatkovuotta hankkeen tulosten juurruttamiselle ja viimeistelylle. Tämän jatkovuoden haku on syksyllä jatkohakemuksien aikataulun mukaan. Järjestö 2.0 toimijoiden on mahdollista hakea jatkovuotta vuodelle 2021. 2. Saa toiminnassa saavutetut hyvät käytännöt osaksi esim. kuntien / maakuntien toimintaa tai jonkun muun järjestön toimintaa. STEAn avustuksella kehitettyjä ja toteutettuja toimintoja ei pidä hyödyntää maksullisena palvelutoimintana. 3. hakee ak- kohdennettua toiminta-avustusta hankkeessa kehitetylle toiminalle. Tämän uuden ak-avustuksen haku on toukokuussa uusien hakemusten aikataulun mukaan. 4. liittää hankkeella toteutetun toiminnan osaksi järjestön muuta STEAavusteista (ak) toimintaa. Tämän avustuksen haku on aina syksyllä jatkohakemuksien aikataulun mukaan. 22
Kysymykset 23
Hakuun liittyviä kysymyksiä 1. Hakemuksesta olisi hyvä tietää, millä tarkkuudella tehdään Plan B eli kuvataan toiminta tilanteessa, jos maakuntauudistus ei toteudukaan. Tilaahan ei hakemuksessa ole yhtään enempää, joten tiukkaa tekee. 2. Suunnitelmaa b ei mahdu kirjaamaan. Eli riittääkö suunnitelma esim. sellaisella toteamuksella, että "se on tehty sillä oletuksella, että lait hyväksytään ja uudistus etenee."... Jne? 3. Jos huolellisesta suunnittelusta huolimatta vuoden loppupuolella hankkeessa huomataan, että jossain tilikohdassa jää rahaa käyttämättä ja tavoitteiden saavuttamisen sekä toiminnan kannalta olisi järkevää käyttää se muuhun, millaiset mahdollisuudet siirtoon on ja miten siinä tilanteessa toimitaan? Siis esimerkiksi (vain esimerkki!) jos jää käyttämättä matkakuluja ja tarvetta olisi esim. asiantuntijapalkkioihin, onko siirto mahdollinen ja miten asiasta tulee sopia? Tämä kysymys liittyy siihen, että toimintaympäristö ja sitä myöten tarpeet saattavat oikeasti muuttua vuodenkin aikana. Vastaus 1&2: maakuntauudistuksen ja sote-uudistuksen toteutuminen voivat olla sama asia tai eri asioita. Hakemuksessa muuttuvaa tilannetta voi arvioida esim. kohdassa riskit. Toimintaa ei kannata tässä vaiheessa suunnitella uudistuksen kaatumisen lähtökohdasta. Vastaus 3: järjestön on noudatettava talousarviota. Mikäli kustannukset muuttuvat yli 10%, asiasta pitää olla yhteydessä tarkastajaan ja avustusvalmistelijaan. Avustuksia ei voi siirtää kustannuspaikkojen välillä ilman lupaa. Myönnetyn avustuksen käyttöön on mahdollista tehdä vain vähäisiä ja teknisluonteisia muutoksia. 24
Sote-maku-uudistuksen siirtyminen ja sen seuraukset 1. Miten uudistuksen aikataulun siirtyminen vuodella eteenpäin vaikuttaa hakemuksiimme? Tähän varmaan on tulossa joku yhteinen ohje ja linjaus kaikille? Eli kaikki maakuntahankkeet laittavat jotain samalla logiikalla talousarvioon vuodelle 2021 tai kukaan ei laita vielä mitään? Ajatus/ajatelma: Jos rakenneuudistuksen toteutus aloitetaan 2021 niin kuka/mitkä/ketkä huolehtivat siitä, että hankkeen päättymisen jälkeen tuotetut edistysaskeleet viedään rakenteisiin ja toteutuksiin Tämä on juuri se kysymys, josta pitäisi puhua rahoittajan kanssa, ja minkä takia ymmärtääkseni Brax esittää tällaisella vaikuttamistyölle jatkuvuutta. Vastaus 1: Jokainen järjestö jättää itse oman hakemuksensa, joillain järjestöillä voi olla siirtyvää avustusta käytössä. Vastaus 2: Järjestö 2.0 toiminnan tavoitteena on luoda verkostoja järjestöille vaikuttaa tuleviin rakenteisiin ja toteutuksiin. Vastaus 3: STEAn tulevassa strategiassa 2020 suunnitellaan, kehitetään ja linjataan tulevaa avustustoimintaa. Strategian kehittämisessä huomioidaan mm. Tuija Braxin tekemä raportti. 25
Tuija Braxin raportin ehdotukset 1. Miten STEA aikoo huomioida Braxin ehdotukset järjestö 2.0 - vaikuttamistoiminnan vakinaistamisen ja sen, että riittävän osaavien ihmisten rekrytoimiseksi/ pitämiseksi töissä on riittävä rahoitus? 2. Juu, kiinnostaisi tosiaan STEAn näkemykset Braxin selvityksen heitä koskeviin toimenpideehdotuksiiin, myös esim näihin: 1) "Järjestöjen on osattava jatkossa arvioida oikein oman hytetoimintansa luonne joko markkinalähtöisenä palveluna tai järjestölähtöisenä toimintona. Stean ja muiden valtionapuviranomaisten on niin ikään osattava tehdä oma arvionsa yllä kuvatusta tilanteesta ja pystyttävä kuvamaan arviointikriteereitään julkisesti." ja 2) "Steassa on linjattava uudestaan se, miten lainsäädännön vaatimusta vähäistä suuremman kilpailuhaitan syntymisen kiellosta on sovellettava samalla lailla kuin muissakin Veikkaus-voittovaroja jakavissa valtionapuelimissä sekä yleisimmin valtionapulain piirissä." Vastaus: STEAn tulevassa strategiassa 2020 suunnitellaan, kehitetään ja linjataan tulevaa avustustoimintaa. Järjestöjen on itse huolehdittava STEAn avustusehtojen mukaisesta rajapinnasta julkisiin palveluihin. (kts. Ehdot ja rajoitukset -Hankeavustusta ei saa käyttää toimintoihin, jotka lakisääteisesti tai muutoin ilmeisesti kuuluvat valtion, kunnan tai uskonnollisen yhdyskunnan järjestämisvastuulle. Avustusta ei saa käyttää markkinaehtoisten palvelujen toteuttamiseen. 26
Tuija Braxin raportin ehdotukset 3. Ja onko Stealla ajatuksia tulla järjestöjen kanssa kimppaan vaikuttamaan sen rahoittamaan toiminnan toimintaedellytysten varmistamiseksi? Myös niin, ettei järjestöjen toiminta kapeudu mitättömäksi useiden eri vaikutusten seurauksena. Vastaus: STEAn toiminta perustuu valtionavustuslakiin. Valtionavustuksen myöntämisessä, käytössä ja valvonnassa noudatetaan valtionavustusla-kia (688/2001). Tarkempia säännöksiä valtionavustuslain soveltamisesta hankeavustuksen käyttöön on annettu valtioneuvoston asetuksella valtionavustuksista yleishyödyllisille yhtei-söille ja säätiöille terveyden ja sosiaalisen hyvinvoinnin edistämiseen (1552/2016) (myö-hemmin Avustusasetus tai AvA). Järjestöjen yksi tehtävä on vaikuttaa valtakunnallisesti että paikallisesti järjestöjen toimintaedellytysten ja tarpeiden tuomiseksi päättäjien tietoon. STEA ei voi rahoittajana olla itse päättämässä oman toimintansa tulevaisuudesta. STEA mahdollistaa järjestöjen vaikuttamistoimintaa myöntämällä avustuksia. 27
Ajankohtaista STEAn strategiasta 28
Avustusstrategia uudistuu STEA uudistaa avustusstrategiansa vuoden 2018 aikana Vuoden 2020 alusta toteutettava uusi avustusstrategia antaa suunnan, jota kohti menemme tulevina vuosina. Avustusjärjestelmää tulee kehittää yhdessä vastaamaan mahdollisimman hyvin murroskauden mahdollisuuksia ja haasteita. 29
Paljon vuorovaikutusta Vuoden 2018 aikana STEA tulee keskustelemaan järjestöjen ja monien muiden tahojen kanssa avustusstrategiaan liittyvistä asioista. Käy katsomassa www.stea.fi/avustusstrategia Järjestöjen tapaamisia järjestettiin useita kymmeniä ympäri Suomea Kutsu STEA kylään Kysely kaikille avustusta hakeneille järjestökyselyn vastaukset löytyvät netistä Erilaisia selvityksiä, jotka löytyvät STEAn sivuilta: järjestötoiminnan tulevaisuus (Ilkka Halava) ja valtionavustukset julkisen sektorin rajapinnassa (Tuija Brax) Osallistu keskusteluun somessa: #yhteisöt2020 30
Muita asioita 31
2018-2019 Avustusten hakuajat Jatkoavustusten haku 14.8.-1.10. klo 16.15 käynnissä olevien hankkeiden ja toimintojen jatkoavustusten haku vuodelle 2019 avustusehdotus joulukuussa, avustuspäätös tammi/helmikuussa 2019 asiointi.stea.fi VUOSI 2019 HAKUAJAT (HUOM! ALUSTAVA) UUDET HAKEMUKSET 31.5.2019 KLO 16.15 JATKOHAKEMUKSET 30.9.2019 KLO 16.15 32
Kiitos mielenkiinnosta! Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus (STEA) http://www.stea.fi/stea/yhteystiedot Heikki Vaisto, avustusvalmistelija heikki.vaisto@stm.fi Elina Vedenkannas, seurantavastaava elina.vedenkannas@stm.fi STEAn verkkoasionti https://asiointi.stea.fi/