JYVÄSKYLÄN SEURAKUNTA ESITYSLISTA 11/2018 1 AIKA maanantaina klo 17.00 PAIKKA Innova, 3. krs neuvotteluhuone Aalto, Piippukatu 11 Kokouksen avaus ja alkuhartaus Sivu 253 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus... 3 254 Työjärjestyksen hyväksyminen... 3 255 Pöytäkirjan tarkastajat... 3 256 Läsnäolo- ja puheoikeuden myöntäminen... 3 257 Vesalan leirikeskuksen uudisrakentamisen hankesuunnitelman hyväksyminen... 4 258 Ilmoitusasiat... 8 259 Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus... 8
JYVÄSKYLÄN SEURAKUNTA ESITYSLISTA 11/2018 2 OSALLISTUJALUETTELO AIKA maanantaina klo 17.00 PAIKKA Innova, 3. krs neuvotteluhuone Aalto, Piippukatu 11 JÄSENET/LÄSNÄ Varsinaiset jäsenet Henkilökohtaiset varajäsenet Viitala Arto, puh.joht. Sompa Mauri, varapj. Ruotsalainen Susanna Alenius-Taipalus Anu Harjula Eeva Hintikka Pauli Kalenius Tapani Illman Hilkka Lahtinen Aarno Jegoroff Mikko Latvala Esko Pekkarinen Raija Korhonen Marketta Puhalainen Erkki Vilpunaho Pentti Sipinen Raija Göös Riitta-Liisa Suonperä Juha Venäläinen Juha Taivassalo Maria Pekkarinen Pertti Tuunanen Inkeri Puolimatka Mia Väliniemi Tuulikki Karvinen Vesa VIRAN PUOLESTA Tynkkynen Heikki KV:n puh.joht. Lajunen Anu hallintojohtaja Laitinen Markku talouspäällikkö, pöytäkirjanpitäjä Palola Tuomas vt. yhteisen srk-palvelun johtaja Rönnkvist Marjo viestintäpäällikkö Bucht Riku aluekappalaisten edustaja Vallipuro Risto aluekappalaisten edustaja KOKOUKSEEN KUTSUTTUINA
JYVÄSKYLÄN SEURAKUNTA ESITYSLISTA 11/2018 3 Kokouksen avaus ja alkuhartaus. 253 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kirkkoneuvoston ohjesäännön 5 :n 1 momentin mukaan kutsu kirkkoneuvoston kokoukseen lähetetään jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kokouskutsu esityslistoineen on postitettu. KL 7:4,1 mukaan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 254 Työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksytään kirkkoneuvoston jäsenille postitettu esityslista tämän kokouksen työjärjestykseksi. 255 Pöytäkirjan tarkastajat Pöytäkirja tarkastetaan hallintopalveluissa yleensä kokousviikon perjantaina. Pöytäkirja pidetään nähtävänä kirkkoherranvirastossa oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiselle varatun ajan (14/30 pv), tavallisesti seuraavan viikon maanantaista lähtien. Pöytäkirjan nähtävillä pitämisestä ilmoitetaan kirkkoherranviraston ilmoitustaululla kokouskutsun/esityslistan lähettämisestä alkaen. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjantarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. Tämän kokouksen pöytäkirja tarkastetaan heti kokouksen jälkeen. Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Osallistujalistan mukaan vuorossa ovat Juha Suonperä ja Inkeri Tuunanen. 256 Läsnäolo- ja puheoikeuden myöntäminen Läsnäolo- ja puheoikeus myönnetään osallistujalistan mukaisesti.
JYVÄSKYLÄN SEURAKUNTA ESITYSLISTA 11/2018 4 257 Vesalan leirikeskuksen uudisrakentamisen hankesuunnitelman hyväksyminen (Esittelijä Anu Lajunen, puh. 050 340 9888) Kirkkoneuvosto 21.11.2018/ 225: Kirkkovaltuusto käsitteli 29.5.2018 kokouksessaan 2/2018 20 leiritoiminnan ja leirikiinteistöjen kehittämissuunnitelman ja päätti valita seurakunnan leiritoiminnan ratkaisuvaihtoehdoksi ja jatkovalmistelun pohjaksi Vesalan uudisrakennuksen. Valmistelua on käytännössä jatkettu siten, että käyttäjien kanssa on tarkennettu vuoden 2017 laadittuja huonealaltaan 1409,5 m² kahden yhtäaikaisen rippikoulu-ryhmän + päiväryhmän tilat sisältävän uuden leirikeskuksen luonnossuunnitelmia. Hankesuunnittelu on toteutettu kirkkovaltuuston hyväksymän leiritoiminnan strategisen tavoitteen mukaisesti. Hankkeen suunnitteluvaiheessa on käytetty teknisiä erikoisasiantuntijoita. Lisäksi suunnittelussa on ollut käyttäjäryhmä, jossa ovat olleet leirikeskusten työntekijät sekä rippikoulutyön edustus sekä työsuojeluvaltuutettu. Myös kirkkoherra ja hallintojohtaja ovat osallistuneet suunnittelukokouksiin. Tarkempien toiminnallisten tarkastelujen johdosta ja erikoisuunnittelussa esille tulleiden erilaisten teknisten järjestelmävaatimusten vuoksi tiloihin on tullut muutoksia niin, että leirikeskuksen kokonaishuoneala on kasvanut, ollen nyt 1971,4 m². Tärkein toiminnan tarpeiden muutoksista luonnossuunnitelmiin verrattuna on majoitustilojen määrä, joka on kasvanut yhdeksästä huoneesta kolmeentoista huoneeseen per ryhmä. Huoneet ovat joko 1-4 hengen huoneita ja varustettu niin, että kaikki huoneet voidaan käyttötilanteessa sopeuttaa tarpeeseen esimerkiksi lukittavin laivasängyin. Tavanomainen rippileiriryhmän vahvuus on noin 25 nuorta, 6-8 isosta/yövalvojaa ja 3-4 työntekijää. Tyttöjen ja poikien määrät eivät aina jakaudu huonejaon kannalta optimaalisesti ja työntekijöiden on pitkillä leireillä kohtuullista voida majoittua omassa huoneessa. Majoituskapasiteetiksi muodostuu 96. Lisääntynyt majoitustilojen määrä tarvitaan, että voidaan huomioida ryhmien erilaisuus. Molemmissa majoitussiivissä kahdeksan huonetta on esteettömyysvaatimukset täyttäviä. Keittiö on kapasiteetiltaan n. 125 hengen valmistuskeittiö. Lisääntynyt tilojen tarve on tuonut mukanaan väestönsuojan rakentamisvelvoitteen. Rakennettavaan maanpäälliseen väestönsuojaan sijoitetaan mm. sosiaali- ja varastotiloja sekä muita keittiön oheistiloja. Rakennusmateriaalivaihtoehtoja on selvitetty, joista tehdään kustannusvertailu ja selvitetään niiden tekniset rakenneratkaisut. Alustavasti puurakenteet on nähty leirikohteeseen sopivimmiksi. Mikäli puu on toteutusvaihtoehto, merkitsee se sprinklerin rakentamista.
JYVÄSKYLÄN SEURAKUNTA ESITYSLISTA 11/2018 5 Lämmitysratkaisuksi on suunnitelmissa valittu maalämpö. Lisäksi ympäristönäkökulmasta kohteeseen asennetaan myös aurinkopanelit. Niistä saatava hyöty voidaan käyttää muun muassa tilojen kesäajan jäähdytykseen. Hankesuunnittelu on edennyt siten, että tilaohjelma on valmistunut ja hankesuunnitelmatasoiset erikoisuunnitelmat kustannuslaskennan pohjaksi ovat viimeistelyvaiheessa. Hankesuunnitelmiin nojautuvassa Brado Oy:n tekemässä kustannusarviossa, jossa on jo varsin yksityiskohtaisesti ja laajasti pyritty huomioimaan monet tekniset ja toiminnalliset seikat, päädyttiin kustannusarvioon 6 588 000 ALV 0 %. Alustavan tilintarkastajan lausunnon mukaan rakennuskustannuksiin sisältyvän arvonlisäveron voi vähentää leirikeskuksen arvonlisäverolliseen käyttöön (vuokraus ulkopuoliseen käyttöön) kohdistuvalta suhteelliselta osalta. Täysimääräisenä 24 % arvonlisäveron osuus edellä mainitun kustannusarvion mukaisesti olisi 1.574.000 ja kokonaiskustannukset siis 8.131.000 (sis. alv 24 %). Kustannuslaskenta osoittaa, että hankkeen kustannukset ovat kasvaneet merkittävästi keväällä tehtyyn tavoitehintalaskelmaan verrattuna. Tavoitehintalaskelman kustannusarvio oli 5,46 M (alv 24%) Merkittävin kustannuksiin vaikuttava tekijä on lisääntyneiden majoitustilojen aiheuttama kokonaishuonealan kasvu 1409,5 m² -> 1971,4 m². Tämän lisäksi kokonaisalan kasvu on tuonut väestönsuojatilojen rakentamisvelvoitteen. Suunnitellussa on tehty toiminnan kannalta vain välttämättömiä muutoksia. Muutoinkin suunnittelussa on pyritty kokonaistaloudellisesti edullisiin ja kestäviin ratkaisuvaihtoehtoihin huomioiden kuitenkin samalla mm. materiaalien ja laitteiden ylläpitokustannukset, ympäristövaikutukset sekä tilojen toiminnallisuus ja turvallisuus. Suunnitelmissa on joitain avoinna olevia kysymyksiä mm. sprinklausvaatimus sekä maapohjatutkimukset. Hankkeen kustannusarviossa mm. sprinklausjärjestelmä on kuitenkin kustannuksiin huomioitu, joten sen mahdollinen poisjääminen laskee kustannuksia joiltain osin (n.200 000 ). Lisäksi on selvitetty rakennuskustannuksiin sisältyvän arvonlisäveron vähennysmahdollisuuksia. Alustavan tilintarkastajan lausunnon mukaan rakennuskustannuksiin sisältyvän arvonlisäveron voi vähentää leirikeskuksen arvonlisäverolliseen käyttöön kohdistuvalta suhteelliselta osalta. Tämä vähentäisi lopullisia kustannuksia merkittävästi. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle on esitelty suunnitelmaluonnoksia 9.11.2018 kokouksessa. Johtokunta kiinnitti huomiota ylläoleviin avoinna oleviin kysymyksiin ja esitti näkemyksen, että suunnitelmien tulisi tarkentua ennen kuin hankkeesta tulisi tehdä rakentamispäätöstä. Kokouksessa tuotiin esiin, että avoimista seikoista huolimatta suunnitelmat ovat asiantuntijoiden näkemyksen mukaan poikkeuksellisen yksityiskohtaiset hankesuunnittelun tässä vaiheessa.
JYVÄSKYLÄN SEURAKUNTA ESITYSLISTA 11/2018 6 Kokonaisuutena tulee huomioida myös Koivuniemen leirikeskuksen ja Mutasen leirikeskuksen myynti. Alustavien myyntiarvioiden mukaan niistä saatava tuotto olisi noin 1 M. Kokonaissäästöjä syntyy myös leirikeskushenkilöstön, erityisesti keittiöhenkilökunnan vähäisemmästä tarpeesta sekä nykyaikaisen rakennuksen pienemmistä ylläpitokustannuksista. Hanketarkastelu on osoittanut, että leiritoiminnan toiminnallisten tarpeiden mukainen leirikeskus vaatii suunnitelman mukaiset majoitusja oheistilat. Hyvällä suunnittelulla ja leiritoiminnan toteutuksella kyseinen kapasiteetti oheistiloineen voidaan hyödyntää sekä monipuoliseen leiritoimintaan että seurakunnan lukuisten kokousten ja tapahtumien järjestämiseen. Suunnitelmat on tehty ensisijaisesti seurakunnan oman leiritoiminnan tarpeista, mutta hyväkuntoista ja tiloiltaan monipuolista leirikeskusta voidaan tarjota myös ulkopuoliseen käyttöön oman leiritoiminnan ulkopuolella. Leirikeskushankkeen toiminnallisia ja taloudellisia vertailuja on tehty laajemmin 29.5.2018 kirkkovaltuustolle esitellyssä Leiritoiminnan ja tilojen kehittämisselvityksessä (11.4.2018), (https://www.jyvaskylanseurakunta.fi/documents/608801/33527709/88_ a_leiritoiminnan+ja+leiritilojen+kehitt%c3%a4missuunnitelma_1004.pd f/3437838a-e81f-faa0-87df-f68e1b33ba42). Kustannusarvion kohoaminen antaa aiheen selvittää onko hankkeen kokonaishuoneistoalaa joiltain osin mahdollista pienentää siten, että se ei merkittävästi aseta toiminnallisia rajoituksia siihen, että leirikeskuksessa voidaan toteuttaa kaksi rippikouluryhmän kokoista leiriä samanaikaisesti, mikä on ollut hyväksytyn leirikeskusvision mukainen tavoite. Tällöin ensisijaisesti tulisi lienee tarkastella majoitushuoneiden määrää sekä mahdollisesti kolmannen päiväryhmän käyttöön suunniteltua salitilan tarpeellisuutta. Suunnittelun aikana on kuitenkin tullut esiin, että alkuperäinen arvio huoneistoalasta ei ole ollut riittävä toiminnalliset tarpeet sekä erilaiset välttämättömät tekniset- ja huoltotilat huomioiden. Mikäli päädytään laatimaan vaihtoehtoinen suunnitelma rakennuskustannusten karsimiseksi, tulee suunnittelu toteuttaa yhtä huolellisesti kuin alkuperäinen suunnitelmakin on laadittu. Tämä edellyttää riittävää aikaa ja mm. käyttäjien kuulemista sekä teknisten asiantuntijoiden laatimia uusia suunnitelmia. Uusien suunnitelmien laatiminen tarkoittaa, että kirkkoneuvosto tekisi mahdollisen esityksen rakentamispäätöksestä kirkkovaltuustolle ylimääräisessä kokouksessa. Jatkosuunnittelua varten kirkkoneuvoston tulisi nimetä työryhmä, jossa on kirkkoneuvoston edustaja, kiinteistö- ja hautaustoimen puheenjohtaja, kirkkoherra, hallintojohtaja, kiinteistöpäällikkö sekä käyttäjien edustajina Pekka Kirjavainen, Ville Tikkanen ja Ulla
JYVÄSKYLÄN SEURAKUNTA ESITYSLISTA 11/2018 7 Klemettinen. Kiinteistöpäällikkö kutsuu työryhmään riittävän edustuksen teknisiä suunnittelijoita. Liitteenä tilasuunnitelmat. : Kirkkoneuvosto, 1) merkitsee tiedoksi leirikeskuksen hankesuunnitelmat ja hankkeen kustannusarvion; 2) koska hankkeen kustannusarvio on kohonnut niin merkittävästi kirkkovaltuuston 29.5.2018 hyväksymän periaateratkaisun jälkeen, kirkkoneuvosto toteaa, että hankesuunnittelun valmistelua jatketaan ja laaditaan vaihtoehtoinen supistettu hankesuunnitelma. Mahdollisen rakentamispäätöstä koskevan esityksen kirkkovaltuustolle tekee kirkkoneuvosto ylimääräisessä kokouksessaan; 3) nimeää jatkosuunnittelua varten työryhmän, johon kuuluu kirkkoneuvoston edustaja, kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan puheenjohtaja, kirkkoherra, hallintojohtaja, kiinteistöpäällikkö sekä käyttäjien edustajina Pekka Kirjavainen, Ville Tikkanen ja Ulla Klemettinen. Valtuuttaa kiinteistöpäällikön kutsumaan työryhmään riittävän määrän teknisiä asiantuntijoita ja tilaamaan vaadittavan suunnittelutyön; 4) hankesuunnitelmat ja kustannuslaskelmat esitellään kirkkovaltuuston iltakoulussa 29.11.2018 : Kirkkoneuvosto, 1) merkitsi tiedoksi leirikeskuksen hankesuunnitelmat sekä Brado Oy:n kokoukseen laatiman hankeselvityksen ja hankkeen alustavan kustannusarvion 8.765.000. Kokouksessa esitelty hankeselvitys liitetään pöytäkirjan liitteeksi; 2) hyväksyi esityksen mukaan. Ylimääräinen kirkkoneuvoston kokous pidetään klo.17; 3) nimesi työryhmään jatkosuunnittelua varten kirkkoneuvoston edustajiksi Mauri Somman ja Heikki Tynkkysen. Lisäksi työryhmään nimettiin kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan pj Tapio Lampinen, kirkkoherra, hallintojohtaja, kiinteistöpäällikkö sekä käyttäjien edustajina Pekka Kirjavainen, Ville Tikkanen sekä Ulla Klemettinen;
JYVÄSKYLÄN SEURAKUNTA ESITYSLISTA 11/2018 8 4) totesi, että hankesuunnitelmat ja kustannuslaskelmat esitellään kirkkovaltuuston iltakoulussa 29.11.2018. esityksen aluksi Tuulikki Väliniemi esitti, että asia tulee palauttaa uudelleen valmisteltavaksi. tä ei kannatettu. Merkittiin, että Heikki Tynkkynen poistui asian käsittelyn aikana klo.17.17. - - Hankesuunnitelmaa käsitellään kirkkovaltuuston iltakoulussa Vesalassa torstaina 29.11.2018, jonka jälkeen jatkosuunnittelua varten nimetty työryhmä käsittelee asiaa ja pyytää tarvittaessa lisäselvennyksiä suunnitelmaan. Ehdotus kirkkoneuvoston esitykseksi valmistunee näistä aikataulusyistä vasta kirkkoneuvoston kokoukseen. Tuodaan kirkkoneuvoston kokoukseen 258 Ilmoitusasiat 1) Merkitään ilmoitusasiat tiedoksi. 259 Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus Oikaisuvaatimus/valitus on tehtävä Kirkkolain 24 luvun mukaisesti.