SUOMEN URHEILUARKISTON TOIMINTAKERTOMUS 2012 Arkiston hallinto ja tehtävät Suomen Urheilumuseosäätiö ylläpitää Suomen urheilumuseota, -urheilukirjastoa ja -urheiluarkistoa. Säätiö toimii palvelu- ja asiantuntijaorganisaationa Helsingin olympiastadionilla. Arkisto on liikunta- ja urheilujärjestöjen sekä alalla vaikuttaneiden henkilöiden keskusarkisto, joka saa toimintamenoihinsa lakisääteistä valtionapua. Arkiston tehtävänä on asiakirja-aineiston vastaanotto, säilyttäminen, järjestäminen ja luettelointi. Arkisto neuvoo ja kouluttaa urheilujärjestöjä arkistonhoidossa sekä palvelee asiakirjojen käyttäjiä Suomen Urheilukirjaston tiloissa. Asiakirjojen säilytystilat Urheiluarkistolla on Suomen Urheilumuseosäätiön tiloissa säilytystilaa noin 1500 hyllymetriä. Kaikkiaan arkistoja oli vuoden lopussa 1652 hyllymetriä, joista 415 hm oli siirretty Kansallisarkiston Siltavuoren makasiineista vuokrattuihin tiloihin ja 80 hyllymetriä Työväen Arkistolta vuokrattuihin tiloihin. Etämakasiineissa säilytetään hyvin järjestettyjä ja luetteloituja järjestö- ja henkilöarkistoja, jotka asiakas tilaa Urheiluarkistosta arkistoluetteloiden avulla. Arkiston henkilökunta on noutanut tilatut aineistot tutkittavaksi parin vuorokauden kuluessa Suomen Urheilukirjastoon. Etävarastoihin siirretyistä aineistoista on ollut nähtävissä päivitetty listaus arkiston kotisivuilla ja tutkijatiloissa. Käyntejä etävarastoihin tehtiin kuluneena vuonna kaikkiaan 39 kertaa (2011: 37). Arkistojen vastaanotto ja järjestäminen Uusia arkistoja saatiin hyllymetreinä jonkin verran enemmän talteen kuin edellisenä vuonna. Vuosikasvu oli 77,48 hyllymetriä (2011:53,63). Isompien järjestöjen, urheiluseurojen ja henkilöiden arkistojen määrät kuluneena ja sitä edeltäneenä vuonna on tarkemmin esitelty liitteenä olevassa Urheiluarkiston vuositilastossa (liite 1). Arkistoja järjestettiin 105,28 hyllymetriä (2011:67,81) ja seulottiin 42,16 (2011:33,46). Järjestetyn aineiston hyvään tulokseen vaikutti osaltaan, että Suomen Liikunta ja Urheilu kustansi arkistonsa järjestäjän. Valmiiksi saatiin myös laajempia kokonaisuuksia yliopisto- ja Urainstituutin opiskelijoiden sekä vapaaehtoistyöntekijän voimin. Urheiluarkiston neuvontatyön tuloksena Suomen Judoliiton lisäaineistot otettiin vastaan valmiiksi ryhmiteltynä ja koteloituna. Suomen Voimisteluliiton laaja arkisto luetteloineen valmistui kuluneena vuonna. Uudemmista lajiliitoista järjestettiin ja luetteloitiin Suomen Potkunyrkkeilyliiton arkisto vuosilta 1994-2000. Järjestöjen perustamisen ja ensimmäisten toimintavuosien aineistot kannattaa turvata ottamalla vastaan uudempaakin aineistoa tulevia järjestö- ja lajihistorioita varten. Piiri- ja aluejärjestöt sekä niiden alueilla toimineet urheiluseurat ovat tärkeä osa paikkakuntien historiaa. Piirijärjestöjen arkistoihin sisältyy usein tietoja myös yksittäisistä seuroista, joiden aineistot ovat mahdollisesti tuhoutuneet tai kadonneet. Järjestöhistoriaa kirjoittavat käyttävätkin usein rinnakkain seuran omia aineistoja ja piirijärjestön asiakirjoja. Toisaalta alueiden vanhimmat seurat ovat tallentaneet myös piirijärjestöjen tiedotteita ja muuta materiaalia, joilla voidaan täydentää piirijärjestöjen arkistoista puuttuvia osia.
Suomen Valtakunnan Urheiluliiton (SVUL) piireistä saatiin järjestettyä ja luetteloitua SVUL:n Länsi-Pohjan piirin sekä Suomen Työväen Urheiluliiton (TUL) Lapin ja Varsinais-Suomen piirien laajemmat arkistot sekä Työväen Urheiluliiton Savonlinnan (Etelä-Savon) piirin pienempi arkisto. Kuluneena vuonna valmistui 13 uutta urheiluseurojen arkistoluetteloa ja lisäaineistojen yhteydessä uusittiin samoin 13 urheiluseuran luettelot. Suomen Valtakunnan Urheiluliittoon kuuluneista seuroista järjestettiin ja luetteloitiin vuonna 1906 perustettu Borgå Segelförening, vuonna 1886 perustettu Kuopion Naisvoimistelijat, Kuopion Reipas ja Suonenjoen Vasama. Merkittäviin seuroihin kuuluvan sata vuotta vuonna 2016 täyttävä Helsingin Uimarien arkisto otettiin kuluneena vuonna vastaan ja järjestettiin. Seuran historiakirjoitus aloitetaan vuoden 2013 kuluessa. Suomen Työväen Urheiluliiton (TUL) seuroista järjestettiin ja luetteloitiin vuonna 1909 perustettu Savonlinnan Jyry, Malmin Urheilijat sekä Riihimäen alueella toimiva Herajoen Yritys. Työväen ja Kansan Arkisto ovat siirtäneet vuodesta 1993 TUL:n urheiluseurojen arkistoja Urheiluarkistoon. Viime vuonna otettiin vastaan Savonlinnan Jyryn lisäksi Kansan Arkiston lahjoittamina seitsemän urheiluseuran aineistot. Järjestöarkistoista järjestettiin ja luetteloitiin lisäksi Helsingin Uimareiden Perinneyhdistys ry, Urheilijoiden Ammattienedistämissäätiön arkisto sekä Suomen Paralympiakomitean luovuttamat kilpailuaineistot ja lisäaineistot Suomen Olympiakomitean arkistoon. Henkilöarkistoista rytmisen- ja joukkuevoimistelun päävalmentajan ja koulutuspäällikön Pulmu Puontin sekä Työväen Urheiluliiton koulutusohjaaja Helvi Puukon arkistot järjestettiin ja luetteloitiin Urheiluarkston ohjauksessa vapaaehtoisvoimin. Taitoluistelijana sekä järjestö- ja tuomaritehtävissä toimineen Inkeri Soinisen arkisto valmistui kuluneena vuonna. Asiakaspalvelu Urheiluarkisto on palvellut asiakirjoja tutkineita Suomen Urheilukirjaston tiloissa sekä tehnyt asiakkaiden pyynnöstä tiedonhakuja. Arkistokäyntejä kuluneena vuonna oli 360 kappaletta (2011:495). Kävijämäärän laskuun vaikuttanee se, että keskusjärjestöjen ja Suomen Olympiakomitean aiemmin paperimuotoisina paljon käytetyt toimintakertomukset sekä SVUL:n ja TUL:n keskeisimmät pöytäkirjat löytyvät digitoituna arkiston kotisivuilta. Vuodesta 2013 lähtien digitoidun aineiston käyttökertoja kyetään seuraamaan. Ilahduttavaa on, että arkiston tietokantaan tehtiin käyntejä jopa 13 209 kertaa (2011:6983). Asiakastiloihin toimitettiin tutkittavaksi 999 arkistoyksikköä (2011:990) huolimatta asiakaskäyntien määrän laskusta. Myös tiedonhakujen määrä on hieman noussut. Arkiston henkilökunta haki asiakkaille tiedot asiakirjoista 109 kertaa (2011:88). Kaukolainojen määrä on pysynyt lähes ennallaan. Kuluneena vuonna tilattiin asiakirjoja muihin arkistoihin 3 kertaa (2011:2). Urheiluarkiston kansalliseen rekisteriin merkitään tiedot urheilua koskevista arkistoista, joita säilytetään muualla kuin Urheiluarkistossa. Rekisteriin on lisätty tietoja 276 (2011:274) arkistonmuodostajasta. Kansainväliseen rekisteriin kootaan tietoja maamme ulkopuolella säilytettävistä Suomea koskevista urheiluaineistoista. Tutkimukset ja keräykset säilytetään omana kokoelmanaan, joiden tiedot siirrettään asiakkaille tiedoksi Urheilukirjaston origo-tietokannan kautta. Tutkimuksia ja keräyksiä on Urheiluarkistoon lahjoitettu vuoden loppuun mennessä 242 kappaletta (2011:229). Arkistoluetteloita valmistui tai muutoksia aiemmin laadittuihin tehtiin 74 kappaletta (2011: 56).
Luettelot löytyvät asiakaspalvelusta paperimuotoisena sekä valtaosa valmiiksi järjestetyistä sähköisesti arkiston kotisivuilta henkilöarkistoja lukuun ottamatta. Kuluneena vuonna sähköisiä arkistoluetteloja löytyi 339 kappaletta (2011: 310). Sähköiset luettelot ovat helpottaneet asiakaspalvelua. Asiakas saa ennakkoon lähinnä sähköpostitse tilaamansa asiakirjat välittömästi käyttöönsä. Tutkijatiloihin ei myöskään synny tilaushetkellä entisen kaltaisia ruuhkia. Kuluneen vuoden loppupuolella tehtiin arkiston käyttäjistä selvitys vuosilta 1993-2012 kävijöiden täyttämien tutkijakorttien perusteella. Asiakas on täyttänyt tutkijakortin tullessaan ensi kertaa arkistoon. Korttiin on merkitty henkilön nimen lisäksi, ammatti, oppiarvo ja tutkimussyy (esim. pro gradu) ja tutkimuksen nimi. Korttia on täydennetty, jos tutkimusaihe muuttuu. Selvityksen pohjalta tutkijat jakaantuvat prosentuaalisesti (luvut pyöristetty) seuraavasti: Akateemiset tutkijat 17 %, opinnäytetyön tekijät 28 %, urheilujärjestöjen työntekijät 11 %, toimittajat 5 %, sukututkijat 2 % ja muut tutkijat 37 %. Muihin tutkijoihin on luettu mm. ei-akateemiset ja historia-alan ulkopuoliset järjestöhistorioitsijat, muiden muistitieto-organisaatioiden, lähinnä museoiden tutkijat, audiovisuaalisten hankkeiden taustatyön tekijät (mm. radio, TV) ja henkilökohtaisista intresseistä lähtöisin olevat kävijät. Selvityksen perusteella tullaan tulevana vuonna kirjamaan käyttötarkoitukset suoraan kävijäkirjaan, johon asiakkaat ovat päivittäin merkinneet päiväyksen lisäksi nimensä, paikkakunnan sekä käytettyjen arkistonmuodostajien nimet. Asiakirjojen digitointi Arkistoaineistojen digitointia on tehty säännöllisesti päivitettävän digitointisuunnitelman mukaisesti. Kuluneena vuonna arkistolle hankittiin laatuvaatimukset täyttävä skanneri, jolla tutkija on digitoinut yli satavuotiaiden seurojen hallinnollisia ja kilpailuasiakirjoja. Kaikkiaan digitoitiin 527 kuvaa, 4,7 Gt. Digitoidut aineistot olivat: Helsingfors Gymnastikklubb, protokoll 1882-1925, Nyländska Jaktklubben, Sammandrag af beslut och vigtigaste äranden 1885-1898 sekä Kuopion Hiihtoseura, jäsenluettelo ja tilikirja 1895-1908. Kotimaisista kilpailuohjelmista digitoitiin Finska Kvinnors Gymnastikförbund, Gymnastfest 1899,1901,1904, 1906 ja 1909, Helsingin Reipas, kansainväliset kilpailut 1903 ja 1905 sekä Viipurin Reipas, Yleinen voimistelu- ja urheilujuhla Wiipurissa 1903. Asiakirjat ovat tutkittavissa Urheiluarkiston kotisivuilla. Arkistokoulutus ja neuvonta Huhtikuussa arkiston tutkija järjesti Suomen Liikunnan ja Urheilun SLU henkilökunnalle arkistokoulutusta. Kesäkuussa Urheiluarkisto oli SLU:n kevätkokouksessa esittelemässä Urheilumuseosäätiön julkaisuja ja toimintaa. Tutkija piti kokouksessa puheenvuoron järjestöarkistojen säilymisen merkityksestä. Tilaisuuteen osallistui 136 järjestöaktiivia. Lokakuussa arkistonhoitaja kävi Suomen Liikunnan ja Urheilun pienliittojen syyskohtaamisessa esittelemässä Suomen Urheilumuseosäätiön palveluja. Kokoukseen osallistui 28 liittojen edustajaa. Marraskuussa arkistonhoitaja osallistui Ypäjällä Suomen Hevosmuseossa järjestettyyn erikoismuseoiden tapaamiseen esittelemällä Urheiluarkiston palveluja sekä työnjakoa erikoismuseoiden ja Urheiluarkiston välillä asiakirjojen säilyttämiseksi. Tutkija koulutti marraskuussa Suomen Työväen Urheiluliiton Lounais-Suomen alueen (Satakunnan Varsinais-Suomen, Tampereen, Hämeen piirit) seuroja arkistonhoidon kysymyksissä. Urheiluarkisto on edelleen antanut ohjausta arkistojen luovuttajille. Suuremmille järjestöille, joilla on toimistohenkilökuntaa, on annettu ohjeet aineiston seulontaa ja kotelointia varten. Suomen
Liikunnan ja Urheilun kokonaisuudessaan järjestetyn ja luetteloidun arkiston lisäksi neuvonnan tuloksena saatiin kuluneena vuonna luettelointia vaille valmiit Suomen Judoliiton ja Suunnistusliiton lisäaineistot. Suomen Nykyaikaisen 5-ottelun ja Suomen Valjakkourheiluliiton aineistot luovutettiin myös lähes järjestettyinä. Helsingin Uimarien johtokunta vieraili lokakuussa tutustumassa järjestettyyn arkistoonsa ja Urheiluarkiston tiloihin ja toimintaan. Marraskuussa Tampereen yliopiston historian ja Helsingin yliopiston poliittisen historian opiskelijaryhmille esiteltiin arkiston tutkimusaiheita ja käyttöä. Lokakuussa järjesti Vantaan seudun sukututkijat kaksipäiväisen maamme suurimman sukututkimustapahtuman Vantaalla. Yksityisten keskusarkistojen toimintaa olivat esittelemässä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Kansan Arkisto ja Urheiluarkisto. Yksityiset Keskusarkistot ry osallistuivat marraskuussa pohjoismaiseen arkistojen päivään esittelemällä toimintaansa ja tutkimusaiheitaan Helsingin yliopiston tiloissa. Arkistokoulutusta ja -neuvontaa annettiin kaikkiaan 53 kertaa (2012: 37). Vierailukäyntejä järjestettiin Urheiluarkistossa 3 kertaa (2012: 8). Esittelyihin osallistui yli 200 henkeä. Osallistujia kaikkiin tilaisuuksiin oli 482. Henkilökunnan osallistuminen, arkistojen yhteistyö ja kouluttautuminen Kuluneena vuonna tutkija on osallistunut Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) ja sen arkistosektorin yhteistyöverkoston seminaareihin, joissa on käsitelty sähköisiä palveluja arkistojen näkökulmasta. Toukokuussa tutkija osallistui Suomen Urheilumuseosäätiön järjestämään Liikunta- ja urheilukulttuurin juuret, nykyisyys ja muutossuunnat -tutkimushankkeeseen liittyvään kutsuseminaariin sekä elokuussa kaksipäiväiseen työväen historian ja perinteen tutkimusseuran kesäseminaariin, jonka aiheena oli työväenurheilu ja työpaikkaliikunta. Marraskuussa tutkija osallistui valtakunnallisen Arkistoyhdistyksen syysseminaariin ja arkistonhoitaja Suomen urheiluhistoriallisen seuran 20-vuotisjuhlaseminaariin. Urheiluarkisto on ollut aktiivisesti mukana Kansallisarkiston ja yksityisten keskusarkistojen yhteistyössä ja yhteisissä tilaisuuksissa. Helmikuussa Mikkelin ammattikorkeakoulun (Mamk) palvelupäällikkö esitteli Yksityiset Keskusarkistot ry:lle Mamkin tarjoamia digitaalisten aineistojen arkisto- ja säilytyspalveluja. Kansallisarkiston toimesta valtionapua saavat yksityiset keskusarkistot vastasivat kesäaikana kahteen laajaan kyselyyn. Arkistojen vastauksista laadittiin valtionapuarkistojen toiminnan kokonaisselvitys valtionapujärjestelmän ja valtionapulain uudistamistarpeita varten. Syyskuussa kokoonnuttiin Kansallisarkiston kutsumana keskustelemaan kokonaisselvityksen tuloksista. Uudistamisprosessi jatkuu tulevana vuonna. Arkistonhoitaja on toiminut Yksityiset Keskusarkistot ry:n (YKA) sihteerinä ja tutkija yhdistyksen kotisivujen uudistamistyöryhmässä. Tutkija suoritti 5.-8.3. asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskurssin sekä syyskaudella Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon.
Kirjoitukset ja omat artikkelit Voimistelu-lehdessä julkaistiin marraskuussa arkistonhoitajan haastattelu Urheilumuseosäätiön ja arkiston palveluista. Arkiston kotisivuille laadittiin kirjoitukset Soutajain laulu tunnetut taiteilijat urheilumusiikin parissa sekä Varjoon jäänyt Japanin matkaaja, joka käsitteli Paavo Nurmen aikalaisen juoksija Martti Matilaisen uraa. Liikunnan ja Urheilun maailma nettilehdessä 6/2012 julkaistiin Suomen Liikunnan ja Urheilun arkiston järjestämistä ja luovuttamista Urheiluarkistoon koskenut kirjoitus sekä syyskuussa arkistokoulutusta koskenut artikkeli Urheiluhistoria tallentuu vain tallentamalla. Henkilökunta Kokopäivätoimisten valtionapupalkkaisten arkistonhoitajan ja tutkijan lisäksi arkistossa on työskennellyt Helsingin työvoiman palvelukeskuksen kautta osa-aikainen työllistetty, jonka tehtäviin on pääasiassa kuulunut arkistojen uudelleen kotelointia ja kunnostustöitä. Työväen Urheiluliiton kirjeenvaihdon järjestämistä on jatkettu talkootyönä. Työharjoittelussa oli alkuvuodesta Työ- ja elinkeinoelämän harjoittelija, Itä-Suomen yliopistosta opiskelija heinäkuusta syyskuun loppuun sekä Helsingin Ura-instituutista 2 harjoittelijaa kuukauden ajan.
SUOMEN URHEILUARKISTON VUOSITILASTO 2012 liite 1 Arkistojen määrä Hyllymetrit kpl Järjestöarkistot 1351,58 (1332,61) 355 (332) Urheiluseurat 160,61 (152,38) 2019 (2009) Henkilöarkistot 140,00 (116,66) 338 (326) Vuotuinen kasvu 77,48 (53,63) 57 (59) Kokonaismäärä 1652,49 (1601,65) 2712 (2667) Käyttäjät, asiakirjalainat Kävijät (tutkijat ja tutustujat) 360 (495) Tutkijakäynnit (asiakirjoja tilanneet) 337 (466) Ryhmäkäyntien/vierailujen määrä 4 (8) Ryhmäkäynteihin/vierailuihin osallistuneet 23 (29) Lainatut arkistoyksiköt 999 (990) Kaukolainat 3 (2) Tiedonhaut 109 (88) Valmistuneet arkistoluettelot 68 (56) Kotisivuille siirretyt luettelot 339 (310) Seulonta ja järjestäminen Seulotut aineistot 42,16 (33,46) Järjestetyt aineistot 105,28 (67,81) Arkistokoulutus- ja -neuvonta Tilaisuudet 53 (37) Osallistujat 282 (150) Luentotunnit 66 (45)
SUOMEN URHEILUARKISTON ARKISTOSIIRROT 2012 liite 2 Uudet järjestöarkistot (14) Uudet henkilöarkistot (2) Borgå Segelsällskap Arrhenius, Ragnar Helsingin Uimarit Salminen, Matti Herajoen Yritys Itärannan Isku Kiehimäen Jyry Kuopion Naisvoimistelijat Kuopion Voimistelu-Veikot Luhtikylän Luja Pukinmäen Naisvoimistelijat Savonlinnan Jyry Suomen Liikunta ja Urheilu SLU Tanssiurheiluseura Terpsikhore Vaalan Vauhti Vesannon Työväen Urheilijat Lisät järjestöarkistoihin (23) Lisät henkilöarkistoihin (4) Helsingfors Gymnastikklubb Ankio, Risto Helsingfors Lawn-Tennisklubb Kari, Allan Helsingfors Segelklubb Karppinen, Pertti Helsingin Jyry Lintunen, Mirjam Helsingin Uimareiden Perinneyhdistys Kajaanin Kisa New Yorkin Naisvoimistelijat Pallo-Pojat Pateniemen Vesa Pukinmäen Kisa Savon Vilpas Suomen Judoliitto Suomen Kiipeilyliitto Suomen Nykyaikaisen 5-ottelun Liitto Suomen Olympiakomitea Suomen Pesäpalloliitto Suomen Suunnistusliitto Suomen Työväen Urheiluliiton Satakunnan piiri Suomen Työväen Urheiluliitto Suomen Valjakkourheiluliitto Suomen Valtakunnan Urheiluliitto Työväen Urheiluliiton Savonlinnan (Etelä-Savon) piiri Urheilijoiden Ammattienedistämissäätiö