1 Eeva Väyrynen OPPIMISKESKUSHANKE Väliraportti 27.9.2002 Tavoitteet ja resurssit 2 Hankerahoituksen käyttösuunnitelma v. 2002 2 Opiskeluympäristön kehittäminen 2 Tilojen kunnostaminen 2 Varustaminen 3 Ohjelmistojen hankinta 3 Verkko-oppimateriaalin hankinta ja digitointi 4 Digitointiprosessi 4 Skannaaminen 5 Digitointi ja sähkökirjojen hankinta syksyllä 2002 5 'Opintoaineiston digitaaliset julkaisu- ja hankintakanavat hanke 5 WWW-sivut ja opetuspaketit 6 Www-sivut 6 Verkko-opetusmateriaalit 6 Käyttäjäkysely maaliskuussa 2002 6 Tiedotus 7 Lähteitä 7 LIITE 1 Opintoaineiston digitointikriteerit 8 LIITE 2 Asiakirjojen muuttaminen digitaaliseen muotoon 9
2 TAMPEREEN YLIOPISTON KIRJASTO OPPIMISKESKUSHANKE Väliraportti 27.9.2002 Tavoitteet ja resurssit Oppimiskeskushankkeen tarkoituksena on suunnitella ja toteuttaa kirjastossa erityisesti virtuaaliyliopistotoimintaa tukevia oppimiskeskuspalveluja, joiden tavoitteena on - tukea virtuaaliopintojaksojen laatijoita hankkimalla kursseihin liittyvää sähköistä oppimateriaalia ja järjestämällä sen käyttö helpoksi - tarjota verkko-opintojaksoihin liittyviä tieteenalakohtaisia interaktiivisia tiedonhankinnan opetusmoduuleja - kehittää kirjaston tiloja oppimisympäristönä Hankkeen käynnistymistä ja toimintaa vuonna 2001 kuvataan 19.10.2001 päivätyssä väliraportissa. 1 Hankkeelle myönnettiin rahoitusta tietoyhteiskunnan rakenteiden vahvistamisen hankerahoista 75 690 euroa vuodelle 2002, jonka lisäksi käytettävissä siirtomäärärahaa edelliseltä vuodelta 9 496,76 euroa. Kirjasto osallistuu kustannuksiin rahoittamalla tilojen korjauksia, verkkoaineistoja sekä osallistumalla kaluste-, laite- ja henkilöstökuluihin. Hankerahoituksen käyttösuunnitelma v. 2002 Hankeraha vuodelle 2002 75 690 Siirtomääräraha vuodelta 2001 9 496 1) Laite- ohjelmisto- ja kalustohankinta 42 240 2) Verkko-oppimateriaali, hankesuunnittelu 33 000 3) Tiedonhaun opetuspaketit, verkkosivut 9 940 yhteensä 85 186 Hankerahoilla palkattiin suunnittelija ajalle 1.4.2001-30.4.2002. Atk-teknisenä tukena, digitoijana ja pääkirjaston oppimiskeskuksen atk-neuvojana iltaisin on kirjaston rahoituksella työskennellyt syyslukukaudelta 2001 lähtien siviilipalvelusmies. Ohjausryhmään kuuluvat johtaja Sami Borg (FSD), opiskelija Mari Saikkonen (Tamy), suunnittelija Pirjo Rauhala (Virtuaaliyliopistohanke), johtaja Jorma Taskinen (TYT), informaatikko Leena Toivonen, erikossuunnittelija Anneli Ahtola, osastonjohtaja Leena Pesonen, osastonjohtaja Tuula Siikala ja osastonjohtaja Eeva Väyrynen. Ohjausryhmä on kokoontunut tähän mennessä yhteensä kuusi kertaa. Opiskeluympäristön kehittäminen Tilojen kunnostaminen Pääkirjastossa Attilassa 2. kerroksen oppimiskeskukseen hankittiin kevään aikana lisää laitteita kalusteineen, ja siellä on opiskelijoiden käytettävissä kaikkiaan 24 rauhallista työs- 1 http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/pdf/valiraportti19102001.pdf
3 kentelypaikkaa. Syksyllä 2001 kunnostettiin ja kalustettiin pääkirjastoon neljä tilavaa ryhmätyöhuonetta, joissa kaikissa on verkkoon liitetty mikrotietokone. Hämeenlinnan yksikössä 2. kerroksen lukusalin päätyyn kunnostettiin ja verkotettiin kesällä alue tiedonhankinnan opetusta ja itseopiskelua varten. Sinne sijoitettiin opettajan kone, dataprojektorin käyttömahdollisuus ja 4 työskentelypaikkaa. Opetustilanteessa siellä on nyt käytettävissä riittävä määrä paikkoja ja harjoittelua varten tilan välittömässä yhteydessä aikaisemmin varustettu tietopesä, jossa on 4 työasemaa. Varustaminen Keväällä 2002 hankevaroilla ostettiin lisää mikrotietokoneita ja muita laitteita. Syyslukukauden alkaessa on kirjaston eri yksiköissä opiskelua varten käytettävissä 27 uutta työasemaa kalusteineen. Taulukossa 1 esitetään tilanne syyskuussa 2002. Taulukko 1. Asiakaskäytössä olevien työasemien määrä 25.9.2002 Oppimiskeskus Opetusluokat Ryhmätyöhuoneet Yht. Pääkirjasto 24 19 4 46 (2. & 3. krs) Hämeenlinnan osasto 8 4 1 13 Lääketieteellinen osasto 9 6 6 21 Kasvatus- ja kielitieteiden osasto 1 11-12 (käsikirjasto) yht. 42 40 11 93 Huom. Lisäksi asiakkaiden käytössä on 41 Tamcat-mikroa ja 4 työasemaa pääkirjastossa elektronisten lehtien käyttöä varten. Opiskeluun tarkoitettujen työasemien lukumäärä on hankkeen aikana reilusti kaksinkertaistunut, sillä v. 2000 kirjasto tarjosi asiakkaiden käyttöön (asiakastilat + opetusluokat) yhteensä 43 mikrotietokonetta. Syyskuussa 2002 niitä on jo 93 kappaletta. Keväällä hankittiin myös skannerit pääkirjastoon, Hämeenlinnan osastoon ja Lääketieteelliseen osastoon. Hämeenlinnan osastoon hankittiin lisäksi dataprojektori ja väritulostin. Kasvatus- ja kielitieteiden osasto sai yhden kuulokkeilla varustetun mikrotietokoneen. Ohjelmistojen hankinta Oppimiskeskusmikroilla on käytettävissä monipuolinen ohjelmistovalikoima ja tietokantayhteydet. Syyslukukauden alussa ostettiin SPSS-ohjelman lisenssit 14 koneeseen. Sen sijaan harjoitustöiden ja tutkielmien kirjoittajille tarkoitetun kirjallisuusviitteiden hallinnointiin tarkoitettu EndNote - ohjelman hankinta peruutettiin, koska se ei toimi avoimessa verkkokäytössä. Sen tilalle ollaan hankkimassa RefWorks-ohjelma, joka toimii wwwselaimella. Se mahdollistaa oman henkilökohtaisen viitetietokannan luomisen ja ylläpidon. Tietokantaan voi siirtää viitteitä verkossa olevista tietokannoista, tekstitiedostoista tai ne voi luoda itse. Viitteitä voi käyttää artikkelin kirjoittamisessa ja ne voi muotoilla automaattisesti monen eri säännöstön mukaan (esim. APA, MLA, Chicago). Viitteiden lisääminen
4 ja poistaminen sujuu nopeasti. RefWorks mahdollistaa monipuolisen tiedonhaun ja tietojen selaamisen sekä viitteiden järjestämisen haluttuihin kansioihin. Väitöskirjojen ja tutkielmien kirjoittamisen avuksi saatiin syyskuussa 2002 käyttöön Word-mallipohjat, jotka voi ladata omalle koneelleen verkosta. 2 Pohja on kummassakin sama, mutta ohjeet hieman erilaiset. Mallipohjat hankittiin Helsingin Yliopistopainolta ja niiden rahoituksesta vastasi kirjaston Julkaisukeskus. Pohjaa voi käyttää mihin tahansa pitempään dokumenttiin siten, että otsikoiden, sisällysluettelon, viitteiden jne. tyylit toimivat ja työstä saa helposti tehdyksi pdf-tiedoston verkkojulkaisemista varten. Verkko-oppimateriaalin hankinta ja digitointi Digitointiprosessi Verkko-oppimateriaalin hankinta- ja digitointikokeilu käynnistyi syksyllä 2001. Oppimateriaalin keskitetty elektroninen jakelu helpottaa aineiston käyttöä ja saavutettavuutta ja tukee siten virtuaaliyliopiston päämääriä ja virtuaaliopiskelua. Verkko-oppimateriaalin täsmähankinta on kuitenkin työläs prosessi eikä kaikkea toivottua aineistoa ole järkevää tai edes mahdollista muuttaa verkkojulkaisuksi. Hankkeen ohjausryhmässä määriteltiin digitointikriteerit, joiden avulla voidaan tarvittaessa priorisoida toimeksia ntoja (Liite 1). Verkko-oppimateriaalilla tarkoitetaan tässä virtuaaliopintojaksoilla tarvittavaa kurssikirja l- lisuutta, johon kuuluvat kurssiin liittyvät artikkelit, kirjat, raportit ym. aineisto, joka on saatavilla joko vain painetussa muodossa, sähköisessä muodossa tai molemmin tavoin. Aineistoon kuuluu myös opinto-oppaissa ja kurssivaatimuksissa mainittu digitaalisessa muodossa saatavilla aineisto sekä ne loppuunmyydyt kurssikirjat, joiden digitointi katsotaan välttämättömäksi. Verkkokurssille tarvittu artikkeli voi olla jo saatavana digitaalisessa muodossa kirjaston hankkimissa lehtitietokannoissa tai vapaasti verkosta, jonka vuoksi jokainen julkaisu on ensimmäiseksi tarkistettava verkkolähteistä. Itse digitointiprosessiin kuuluu painetun ju l- kaisun hankkiminen käyttöön, sivujen skannaaminen, tekstintunnistaminen, muokkaus (uudelleen taitto) ja pdf-muotoon saattaminen. Pdf-dokumenttiin lisätään etusivu kuvailutietoineen, jonka jälkeen se viedään Verkkoaineisto-sivulle e-kurssikirjastoon 3, jossa tiedot kuvaillaan myös yhtenäisessä muodossa. E-kurssikirjastoon on hankittu ja digitoitu aineistoa kuudelle verkkokurssille ja kerätty verkosta löytyvää oppimateriaalia yhteensä 12 opintojaksolle. Työn alla on parhaillaan useita toimeksiantoja. Digitointilupia on toistaiseksi pyydetty Suomessa julkaistusta aineistosta. Tekijät ovat vastanneet lupapyyntöihin ulkomaita myöten, ja julkaisijoista tieteelliset seurat ovat myöntäneet mielellään verkkojulkaisulupia. Toistaiseksi lupa on jäänyt saamatta vain yhdeltä kustantajalta. Saadut luvat on myönnetty toistaiseksi korvauksetta ja ilman rajo i- tuksia. Toimeksiantojen, käyttölupien ja digitointiprosessin hallintaa varten luotiin sisäiseen käyttöön lupatietokanta. Se on tehty FileMaker-ohjelmalla ja sisältää mm. osoitteet, suomen- ja englanninkieliset lupakirjepohjat, kyselyjen ja vastausten päivämäärät sekä kattavat tiedot toimeksia nnosta. 2 http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/tutkielmat/mallipohja.html http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/vaitokset/tyylipohja.html 3http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/oppimiskeskus/verkkoaineisto/index.shtml
5 Skannaaminen Skannaamisvaiheessa kävi ilmi, että hyvän lopputuloksen aikaansaamiseksi on nähtävä vaivaa. Asiakirjojen muuttamiseen digitaaliseen muotoon voidaan käyttää ainakin kahta eri menetelmää: 1) sivut skannataan kuvina tai 2) sivut tunnistetaan tekstiksi ja kuviksi tekstintunnistusohjelman avulla. Kuviksi skannattuna artikkelista saadaan eksakti kopio alkuperäisestä, mutta tiedoston koko muodostuu helposti varsin suureksi. Kuvatiedostoina skannattujen pdf-dokumenttien pienentämistä varten hankittiin OmniPage Pro tekstintunnistusohjelma, koska opiskelijoiden on pystyttävä käyttämään aineistoa myös modemiyhteyksillä. Ohjelmisto ei valitettavasti täyttänyt lupauksiaan, vaan se tunnistaa huonosti suomenkielistä tekstiä, lukee väärin numeroita jne. Virheiden korjaaminen vei kohtuuttomasti aikaa, joten tarvittiin paremmin toimiva ohjelma. Huomattavasti käyttökelpoisemmaksi osoittautui ABBYY Fine- Reader -ohjelma, jonka tunnistaa tekstiä varsin hyvin ja työ sujuu nopeasti. Liitteessä 2 on Sami Kosusen muistio skannaukseen liittyvistä ongelmista ja toimintatavoista. Digitointi ja sähkökirjojen hankinta syksyllä 2002 Oppimateriaalin hankinta- ja digitointitehtävät siirtyivät kesällä 2002 pääkirjaston hankintaosastolle. Digitoinnin lisäksi syksyllä 2002 hankitaan mahdollisuuksien mukaan kurssivaatimuksissa olevien teosten sähköisiä versioita joko ostamalla niitä esim. netlibraryn kautta ja hankkimalla käyttöön TUPin julkaisemien kirjojen sähköisiä versioita, mikäli niitä käytetään kurssikirjoina. 'Opintoaineiston digitaaliset julkaisu- ja hankintakanavat hanke Helsingin yliopiston Opiskelijakirjaston koordinoimassa 'Opintoaineiston digitaaliset julkaisu- ja hankintakanavat' -hankkeessa 4 on valittu digitoitavaksi loppuunmyytyjä kurssikirjoja, jotka vielä ovat käytössä yhteistyössä mukana olevissa yliopistoissa. Hankkeen sähkökirjaosuus epäonnistui siltä osin, että testattavaksi tuotteeksi valittu ranskalainen Cytale teki kesän aikana konkurssin. Opiskelijakirjasto ehti hankkia yhden Cybook-laitteen, jonka lisäksi Helsingin Yliopistopainolla on kaksi. Mahdollisesti niiden käyttöä testataan pienimuotoisesti Helsingissä, mutta Tampereella suunniteltu testaus raukesi. Hankkeen kokeilut kotimaisten kustantajien kanssa ovat edenneet. Opiskelijakirjaston ekirja-palvelu on avattu koekäyttöön 5. Palvelu on toteutettu yhteistyönä WSOY:n kanssa ja sinne on tarkoitus hankkia kurssikirjoja sähköisessä muodossa. Kirjoja on tällä hetkellä vain yksi kappale, mutta myöhemmin niitä on tulossa lisää. Kirjastokäytön kannalta ongelmana on mm. se, että Adobe ebookin voi ladata vain konekohtaisesti. Se on asiakkaan käytössä tietyn periodin (30 päivää) vain asianomaiselta koneelta. Yliopistopaino Helsingissä on digitoinut kolme kirjaa, joiden käyttö tullaan laittamaan IPrajauksen taakse. Niiden käyttöä päästänee testamaan syksyn aikana myös Tampereella. 4 http://www.opiskelijakirjasto.lib.helsinki.fi/hankkeet/julkjakelu/index.htm 5 http://ebook.opiskelijakirjasto.lib.helsinki.fi/ebook/index.jsp Huom. Varsinainen E-book testi ei aukea ilman oikeita tunnuksia
6 WWW-sivut ja opetuspaketit Www-sivut Oppimiskeskus on yksi kirjaston syksyllä 2001 uusitun kotisivun päälinkeistä. Hankesuunnitelman mukaisesti oppimiskeskuksen www-sivujen sisältö ja rakenne suunniteltiin syksyllä 2001. Sivujen graafinen asu ja html-koodaus tilattiin Hypermedialaboratoriolta. Suomenkieliset verkkosivut avattiin käyttöön 10.12.2001 ja englanninkieliset sivut 31.1.2002. Hankkeen suunnittelija vastaa toistaiseksi verkkosivujen yleisestä ylläpidosta, mutta oppimisympäristön laitemuutoksia päivitetään vastaavissa yksiköissä. Verkko-opetusmateriaalit Verkko-opetuksen lisääntyminen edellyttää monipuolisia tiedonhakutaitoja ja kykyä käyttää ja arvioida eri tiedonlähteitä. Informaatiolukutaito muodostaa elinikäisen oppimisen perustan ja tiedonhallintataitojen opetuksen integroiminen osaksi akateemisia opintoja on tärkeää. Tiedonhaun opetuspaketteihin varatulla määrärahalla laadittiin kesällä 2002 Tamcat -opas 6, jossa ohjataan Tamcatin verkkoversion käyttöön esimerkkien ja harjoitustehtävien kera. Oppaan rakenne ja sisältö suunniteltiin kirjaston sisäisessä työryhmässä. Opetuspaketin verkkototeutuksesta vastasi Sini Virtanen. Oppimiskeskuksen verkkosivuille on koottu kirjastossa tuotetut tiedonhankinnan opetuspaketit 7 sekä relevantteja muita koti- ja ulkomaisia tiedonhaun oppaita. Käyttäjäkysely maaliskuussa 2002 Oppimiskeskuspalvelujen kehittämistä varten järjestettiin keväällä 2002 käyttäjäkysely, jossa kartoitettiin mielipiteitä kirjaston tarjoamasta opiskeluympäristöstä laitteineen, tilo i- neen ja ohjelmistoineen sekä oppimiskeskuspalvelujen käyttöä. Kysely toteutettiin 11.- 22.3.2002 oppimiskeskusten työasemien yhteyteen asetetuilla lomakkeilla ja verkossa. Siitä tiedotettiin kirjaston ja oppimiskeskuksen www-sivuilla. Vastauksia saatiin 38 ja ne edustavat kaikkia tiedekuntia. Pääosa vastaajista oli Attilan oppimiskeskuksen käyttäjiä. Vaikka vastauksia ei saatu kovin paljon, ne antavat hyödyllistä tietoa uusien palvelujen käytöstä ja asiakkaiden toivomuksista. Kyselyn selvitys Oppimiskeskuspalvelut: raportti käyttäjäkyselystä maaliskuussa 2002 luettavissa verkosta 8. Odotetusti tarjonta lisää kysyntää ja mikroja toivotaan lisää kuten myös skannereita ja kopiokoneita. Käytetyimmät ohjelmistot ovat Internet-selain, Word, Mot-sanakirjasto, Acrobat ja Excel. Ohjelmistovalikoimaan kaivattiin eniten SPSS -ohjelmaa. Työasemia käytetään eniten tiedonhakuun ja sähköpostin lukuun. Niitä tarvitaan myös kirjallisiin töihin (mm. gradun teko), ja moni lukee myös elektronisia lehtiä oppimiskeskuksen työasemilta. Oppimiskeskusten työasemia käytetään ahkerasti. 63% vastaajista tarvitsee 6 http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/tamcat-opas/ 7 http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/oppimiskeskus/tiedonhankinta/index.shtml 8 http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/tietoa/kysely2002.pdf
7 niitä päivittäin tai lähes päivittäin. Usein paikkaa joudutaan jonottamaan, mutta ajanvarausjärjestelmää ei toivota. Palveluun ollaan tyytyväisiä E-neuvonnan ja atk-neuvonnan tarjontaan ei kuitenkaan moni osaa sanoa mitään. Oppimiskeskuksen verkkosivuja ei käytetä tai tunnettu. Uusia työskentelypaikkoja arvostetaan. Palautteesta on tehtävissä se johtopäätös, että kirjaston oppimiskeskuksista ei kannata tehdä mikroluokkatyyppisiä. Työskentelymahdollisuuksien parantuminen kirjastossa saa kiitosta siksi, että laitteiden ja kalusteiden sijoittelussa on turvattu työrauha. Tiedotus Kirjaston www-sivujen tiedotuksen lisäksi hankkeesta on tiedotettu eri yhteyksissä, mm. opetusneuvostolle, Tampereen yliopiston virtuaaliyliopistohankkeille ja opiskelijoille. Oppimiskeskushanke esiteltiin Tampereen kirjastopäivillä 9.4.2002. Yhdessä Tamyn kanssa suunniteltiin ja järjestettiin 7.5.2002 opiskelijoiden kirjastopäivä Attilassa otsikolla Kirjasto on opiskelijan työhuone tutustu parhaaseen työpaikkaasi! (Aviisi 25.4.2002 s.9). Aikalainen julkaisi 29.4.2002 laajan näyttävästi kuvitetun artikkelin kirjaston uusista oppimiskeskuspalveluista (Achté et al.). Kirjoituksessa tuodaan esiin uuden palvelun hyödyt myös opettajien näkökulmasta. Lähteitä Achté, Pirjo, Väyrynen, Eeva ja Heikkinen, Eija (2002) Oppimiskeskus tarjoaa digitaaliajan opiskeluympäristön. Aikalainen 2002: 8, s. 8-9 Väyrynen, Eeva (2001) Oppimiskeskushanke. Väliraportti 19.10.2001. [WWW] Tampereen ylipiston kirjasto. Saatavissa: http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/pdf/valiraportti19102001.pdf Väyrynen, Eeva (2002) Oppimiskeskuspalvelut: selvitys käyttäjäkyselystä maaliskuussa 2002. [WWW]. Tampereen ylipiston kirjasto. Saatavissa: http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/tietoa/kysely2002.pdf
8 LIITE 1 Opintoaineiston digitointikriteerit Hyväksytty 2.4.2002 oppimiskeskushankkeen ohjausryhmän kokouksessa 1/2002 ( painoarvot asteikolla 0 1) Opintojakson toteutustapa 1 toteutetaan kokonaan verkkokurssina 0.5 toteutetaan osittain verkkokurssina 0 toteutetaan lähiopetuksena Opintojakson käyttöaika 1 kurssi on toistuva 0,5 kurssi todennäköisesti toistuva 0 kertaluonteinen opintojakso Opiskelijamäärä 1 yli 100 0,5 20-100 0 alle 20 Aineiston ikä / julkaisuvuosi 1 julkaistu ennen v. 1990 0,5 julkaistu v. 1990 -luvulla 0 julkaistu v. 2000 - Aineiston saatavuus 1 ei yleisesti saatavissa kirjastoista 0.5 löytyy vain joistakin kirjastoista 0 opettajalla/opiskelijalla mahdollisuus tehdä valokopiot tarvittaessa
9 Sami Kosunen 7.11.2001 MUISTIO LIITE 2 Asiakirjojen muuttaminen digitaaliseen muotoon Asiakirjojen muuttamiseen digitaaliseen muotoon voidaan käyttää ainakin kahta eri menetelmää: 1) sivut skannataan kuvina tai 2) sivut tunnistetaan tekstiksi ja kuviksi tekstintunnistusohjelman avulla. Sivujen skannaaminen kuvina Tallennettaessa sivut kuvina saadaan alkuperäisen asiakirjan ulkoasu siirrettyä digitaaliseen versioon kaikkein parhaiten. Skannaaminen on nopeaa, erityisesti jos ei olla kovin tarkkoja siitä miten suorassa sivu on skannattaessa. Huonona puolena tiedoston koko kasvaa helposti hyvin suureksi, joten tiedostojen siirtäminen esimerkiksi hitaan modeemiyhteyden yli on hankalaa. Riippuen käyttötarpeesta skannaus voidaan suorittaa eri tavoin. Sivut voidaan esimerkiksi skannata suoraan esimerkiksi Adobe Acrobatiin ja tallentaa suoraan pdf:ksi. Siinä tapauksessa että sivut halutaan arkistoida mahdollisimman hyvälaatuisina voidaan sivut myös skannata erillisiksi kuviksi tarkemmalla tarkkuudella. Näistä tarkemmista kuvista voidaan tehdä erikseen kuvat, joista luodaan esimerkiksi Adobe Acrobatin avulla pdf-tiedostot levitystä varten. Kuvan tarkkuus ja värimäärä täytyy valita tarkkaan, jotta lopputuloksesta saadaan mahdollisimman hyvä siten, että tiedoston koko ei kasva vielä liian suureksi. 200 dpi riittänee tarkkuudeksi suurimmassa osassa tapauksista. Arkistointia varten voidaan harkita myös suurempien tarkkuuksien, kuten esimerkiksi 600 dpi käyttämistä. Normaalin tekstin suhteen mustavalkoinen laatu riittää hyvin, mutta valokuvien suhteen joudutaan käyttämään joko harmaasävy- tai värilaatua riippuen valokuvasta. Kuvien tallentamisessa suositeltava kuvamuoto on TIFF. Sivujen tunnistaminen tekstiksi ja kuviksi Kun sivut tunnistetaan tekstintunnistusohjelman avulla tekstiksi ja kuviksi saadaan tiedostokoot pysymään helpommin kurissa. Huonona puolena menetelmä vaatii enemmän työtä kuin käytettäessä kuvia. Tekstintunnistusvaiheessa tekstiin tulee jonkin verran pieniä virheitä ja asiakirjan ulkoasu saattaa myös muuttua, joten tekstiä voi joutua muokkaamaan käsin. Teksti täytyy myös oikolukea kokonaan. Tekstintunnistuksessa saatu teksti voidaan tallentaa joko sivuasetusten kanssa tai ilman. Siv u- asetusten kanssa etuna on se, että sivut muistuttavat enemmän alkuperäistä. Huonona puolena isompien muutosten tekeminen sivujen ulkoasuun voi olla työläämpää. Ilman sivuasetuksia hyvänä puolena on, että muutosten tekeminen tekstiin ja sivun ulkoasuun on helpompaa. Huonona puolena on, että sivut joutuu taittamaan käsin alusta lähtien uudestaan. Kuvan tarkkuuden ja värimäärän suhteen pätee pitkälti samat asiat kuin sivuja kuviksi skannattaessa. Erona tekstintunnistusta käytettäessä voi kuitenkin helpommin käyttää suurempia tarkkuuksia, koska lopputuloksen koko ei kasva siitä. Hyvänä puolena tekstintunnistuksen tarkkuus paranee hieman käytettäessä tarkempia tarkkuuksia. Haittapuolena on se, että skannaus- ja tekstintunnistus kestää kauemmin kuin matalampia tarkkuuksia käytettäessä.
10 Skannausohjeet Asetukset Ennen ohjelman käyttöönottoa kannattaa valmistajan sivuilta (www.abbyy.com) hakea ja asentaa tarvittavat kielimoduulit, ellei niitä ole jo aikaisemmin hankittu. Hankalien tekstien kanssa kannattaa harkita Training moodin käyttöä. Training moodin avulla voidaan väärin tunnistetut kohdat helpommin korjata kerralla. Oikeinkirjoitusasetuksista voi muuttaa miten tarkalla sihdillä oikoluku tarkistaa tekstin virheiden varalta. Skannausasetuksista kannattaa varmistaa, että skannerin oma ajuri on käytössä. Skannatun kuvan oikaiseva Detect image orientation ja kuvasta roskia poistava Despeckle image kannattaa myös ottaa käyttöön. Skannaaminen Skannaus aloitetaan luomalla uusi projekti (Batch). Seuraavaksi haluttu materiaali joko skannataan tai luetaan tiedostoista, riippuen missä muodossa käsiteltävä aineisto on. Kun haluttu materiaali skannattu tai luettu ohjelmaan, suoritetaan tekstintunnistusvaihe (Read tai Read all pages). Tunnistuksen voi tehdä joko lopuksi kaikille sivuille yhtä aikaa tai kullekin lisättävälle sivulle erikseen heti sivun lisäämisen jälkeen. Abbyy osaa monesti itse tunnistaa sivumuotoilun itse, mutta jos tunnistus menee pieleen, on sivumuotoiluasetukset tehtävä käsin. Asetusten korja a- misen jälkeen on kaikki sivut joihin muutoksia on tehty tunnistettava (Read) uudelleen. Tekstintunnistuksen jälkeen teksti on käytävä läpi joko käsin tai oikolukutoiminnon avulla ja virheet korjattava. Lopuksi teksti tallennetaan Save wizard toiminnon avulla joko suoraan tiedostoon haluttuun muotoon tai esimerkiksi Wordin kautta, jos tekstiin täytyy tehdä vielä muutoksia ennen tallennusta. Yleensä teksti kannattaa tallentaa/siirtää kaikki muotoilut säilyttäen. Muotoilut kannattaa poistaa yleensä vain jos teksti halutaan jostakin syystä taittaa uudestaan käsin tai muotoilut eivät jostakin syystä pysy kunnossa.