PEFC:n puun alkuperän seurantajärjestelmä (Chain of custody, CoC) ja PEFC ST 2002:2010 standardi

Transkriptio

1 PEFC:n puun alkuperän seurantajärjestelmä (Chain of custody, CoC) ja PEFC ST 2002:2010 standardi PEFC Suomi Suomen Metsäsertifiointi ry Huhtikuu

2 Mitä puun alkuperän seuranta tarkoittaa yrityksille käytännössä Puuta missä tahansa muodossa sisältävän tuotteen valmistushistorian kattava ketju, jonka lenkkeinä ovat tuotetta jalostavat ja markkinoivat yritykset sekä tuotantolaitokset. Jokainen lenkki vastaa omalta osaltaan puun alkuperätiedon ylläpitämisestä. Jos ketjusta puuttuu yksikin lenkki, puutavaran alkuperätieto katoaa. 2

3 Miten yritys hankkii PEFC:n CoC-sertifikaatin (1/2) Yritys toteuttaa PEFC:n CoCvaatimukset toiminnassaan Vaatimukset esitetään PEFC Councilin verkkosivulla: ja Suomen Metsäsertifiointi ry:n verkkosivulla: -> Asiakirjat ja materiaalit-> Standardit -> PEFC ST 2002: asiakirja Lisätietoja ja opastusta Suomen Metsäsertifiointi ry:stä 3

4 Miten yritys hankkii PEFC:n CoC-sertifikaatin (2/2) PEFC:n hyväksymä sertifiointiyritys tarkastaa yrityksen järjestelmän ja päättää sertifikaatin myöntämisestä PEFC:n tunnistamat/hyväksymät sertifiointiyritykset ovat verkkosivulla: -> alkuperän seuranta -> sertifikaatin hakeminen. PEFC Council ylläpitää tietoja myönnetyistä PEFC:n CoCsertifikaateista 4

5 Puun alkuperän seurantajärjestelmä puu- ja paperituotteiden arvoketjussa Metsänhoidon sertifiointi Puun alkuperän seuranta / chain of custody Puun alkuperän seuranta / chain of custody 5 Kestävä metsänhoito Esim. sahatavaran, sellun tai paperin valmistus Jatkojalostus kuten huonekalujen valmistus, kirjapaino tai painotalo Jakeluketjut/ kauppa / kuluttajat

6 PEFC:n CoC-asiakirjat ja käytettävissä olevat materiaalit 6 Normatiivinen Informatiivinen Koulutus ja tuki PEFC ST 2002:2010 vaatimusasiakirja (Chain of custody of forest based products requirements) PEFC ST 2001:2008, v2 vaatimusasiakirja (PEFC Logo usage rules requirements) PEFC GD 2001:2011 -ohjeasiakirja (Chain of custody of forest based products Guidance for use) Kaksikieliset (englanti-suomi) asiakirjat: (i) PEFC ST 2002:2010: Metsäperäisten tuotteiden alkuperän seuranta ja (ii) PEFC GD 2001:2011: Metsäperäisten tuotteiden alkuperän hallinta Ohjeita käytölle ( Esitemateriaalit ja webinar-seminaarin materiaalit (

7 PEFC ST 2002:2010 standardin käyttöönoton aikataulu PEFC ST standardia käytetään kaikissa auditoinneissa alkaen jälkeen PEFC ei tunnista aiemman PEFCC TD Annex 4 standardin mukaisia sertifikaatteja. PEFC-logon käytön säännöt sisältävä PEFC ST 2001:2008, v2 standardi otetaan käyttöön samalla aikataululla kuin PEFC ST 2002:2010 alkuperästandardi. 7

8 PEFC ST 2002:2010 standardin vaatimukset (1/2) Sisällysluettelo (jatkuu ) 1 Soveltamisala 2 Velvoittavat viittaukset 3 Termit ja määritelmät 4 Alkuperäseurantaprosessin vaatimukset fyysinen erilläänpito 4.1 Fyysisen erilläänpidon yleiset vaatimukset 4.2 Sertifioidun materiaalin tai tuotteiden alkuperän tunnistaminen 4.3 Sertifioidun materiaalin / tuotteiden erilläänpito 4.4 Sertifioitujen tuotteiden myynti ja niitä koskeva viestintä 5 Alkuperäseurantaprosessin vaatimukset prosenttimenetelmä 5.1 Prosenttimenetelmän yleiset vaatimukset 5.2 Alkuperän tunnistaminen 5.3 Sertifiointiprosentin laskenta 5.4 Lasketun prosenttiosuuden siirto tuotteisiin 5.5 Sertifioitujen tuotteiden myynti ja niitä koskeva viestintä 5.6 Kiistanalaiset lähteet 8

9 PEFC ST 2002:2010 standardin vaatimukset (2/2) Sisällysluettelo ( jatkoa) 6 Hallintajärjestelmänvähimmäisvaatimukset 6.1 Yleiset vaatimukset 6.2 Vastuut ja valtuudet 6.3 Dokumentoidut menettelyt 6.4 Tietojen ylläpito 6.5 Resurssien hallinta 6.6 Tarkastus ja valvonta 6.7 Valitukset 6.8 Alihankinta Liite 1: PEFC-sertifioitua materiaalia koskevan PEFC-väittämän määritelmä Liite 2: PEFC:n asianmukaisen huolellisuuden järjestelmä kiistanalaisista lähteistä tulevien raaka-aineiden välttämiseksi Liite 3: Alkuperäseurannan standardin toteuttaminen monen toimipaikan organisaatioissa Liite 4: Alkuperäseurantaan liittyvät sosiaaliset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset 9

10 1 Scope Soveltamisala Alkuperän seuranta on prosessi, jossa hankitun raaka-aineen alkuperää koskevasta tiedosta muodostetaan organisaation tuotteisiin liitettävä alkuperätieto. Standardia voidaan käyttää erilaisten metsäperäisten tuotteiden kuten puutavaran alkuperän seurannassa Alkuperäseuranta toteutetaan joko fyysisellä erilläänpidolla tai prosenttimenetelmänä. Yritys valitsee sille parhaiten sopivan vaihtoehdon mm. raaka-aineen hankinnan, tuotteiden valmistusprosessin ja markkinoinnin tarpeiden perusteella vähimmäisvaatimukset alkuperäseurantaprosessin hallinnalle, toteuttamiselle ja johtamiselle ovat monelta osin samoja kuin laadunhallintajärjestelmässä (SFS-EN ISO 9001) ja ympäristöjärjestelmässa (SFS-EN ISO 14001). Alkuperän seuranta tarjoaa yritykselle mahdollisuuden niin halutessaan käyttää tuotteissaan PEFC-merkkiä. 10 Alkuperän seurantajärjestelmän tulee olla kolmannen osapuolen tarkastama

11 4 Alkuperäseurantaprosessin vaatimukset fyysisen erilläänpidon menetelmä 6.1 Yleiset vastuut Sisäsisen auditoinnin katselmointi 6.2 Vastuut ja valtuudet 6,5 Resurssien hallinta 6.7 Valitukset 6.3 Dokumentoidut menettelyt 6.4 Tietojen ylläpito 6.6 Tarkastus ja valvonta 6.8 Alihankinta Hallintajärjestelmä 4.2 Alkuperän tunnistaminen Alkuperän seurantaprosessi 4.3 Sertifioidun materiaalin erilläänpito 4.4 Myynti ja viestintä Alkuperän seurantaprosessi 11

12 5 Alkuperäseurantaprosessin vaatimukset prosenttimenetelmä 6.1 Yleiset vastuut Sisäsisen auditoinnin katselmointi 6.2 Vastuut ja valtuudet 6,5 Resurssien hallinta 6.7 Valitukset 6.3 Dokumentoidut menettelyt 6.4 Tietojen ylläpito 6.6 Tarkastus ja valvonta 6.8 Alihankinta Hallintajärjestelmä 5.2 Alkuperän tunnistaminen Alkuperän seurantaprosessi 5.3 Sertifiointiprosentin laskenta 5.4 Prosenttiosuuden siirto tuotteisiin 5.4 Myynti ja viestintä Alkuperän seurantaprosessi 12

13 13 Sertifioidun materiaalin/tuotteiden toimituksia koskevat tiedot (luvut ja 5.2.1) Jokaista materialitoimitusta koskevan asiakirjan tulee sisältää: toimituksen vastaanottavan organisaation tunnistetiedot (uusi vaatimus); toimittajan tunnistetiedot; tuotteen/tuotteiden tunnistetiedot (uusi vaatimus); jokaisen tuotteen toimitusmäärä; toimituspäivä, toimitusjakso tai laskentajakso; Lisäksi jokaista sertifioitua materiaalia koskevan asiakirjan tulee sisältää määrämuotoinen väittämä materiaalin PEFC-alkuperästä ( x % PEFC certified, tai esim. x % PEFC-sertifioitu ) (uusi vaatimus) ja toimittajan sertifikaatin numero (uusi vaatimus). Huom, kopiota sertifikaatista ei edellytetä erikseen jokaista toimitusta koskien. Lisäksi jokaiselta sertifioidun materiaalin toimittajalta tulee vaatia kopio toimittajan sertifiointistatuksen osoittavasta asiakirjasta tai mahdollisuus kopion tarkastamiseen. Huom! Annex 4 -standardi sisälsi mahdollisuuden kirjata materiaali PEFC-sertifioiduksi silloin, kun ilman alkuperän hallinnan sertifikaattia oleva toimittaja välittää toimittajalta saamassaan alkuperäisessä pakkauksessa olevaa raaka-ainetta/tuotetta, jossa onproduct -tieto osoittaa alkuperäisen toimittajan tunnistetiedot ja sertifiointiaseman. PEFC ST standardi ei tarjoa tätä vaihtoehtoa.

14 14 Esimerkki tunnistamisesta toimitustasolla Luku 4.4.1/5.5.1: Myytyjä tai luovutettuja tuotteita koskevat asiakirjat

15 Tuoteryhmä (luku 5.1.2) Annex 4 standardin sisältänyt termi tuotantoerä on korvattu PEFC ST 2002:2010 standardissa kahdella termillä: Tuoteryhmä: tuote tai tuotteet, jotka sisältävät samaa tai samankaltaista raaka-ainetta, kuten yhtä puulajia tai puutavaralajia ja jotka organisaatio on tuottanut yhdessä tuotantopaikassa. (3.1.8 ja 5.1.2) yritys voi niin halutessaan käyttää myös tätä yksityiskohtaisempaa määritelmää Väittämäjakso: enintään 3 kk:n aikajakso, jolla tuoteryhmälle laskettua sertifiointiprosenttia käytetään (3.6 ja 5.3/5.4) 15

16 Asiakas ja sisäinen asiakas Hallintajärjestelmä Toimittajan väittämä CoC-prosessi Väittämä asiakkaalle Hallintajärjestelmä Toimittajan väittämä Väittämä asiakkaalle Toimittajan väittämä CoCprosessi CoCprosessi CoCprosessi Väittämä asiakkaalle Organisaatio voi määrittää peräkkäisiä tai rinnakkaisia tuoteryhmiä. 16 Peräkkäisiä tuoteryhmiä koskien termit toimittaja (3.22) ja asiakas (3.8) voidaan nähdä myös sisäisenä toimittajana ja sisäisenä asiakkaana.

17 Raaka-aineen alkuperäluokat (liite 1) Raaka-aineen alkuperäluokkien määritelmät Sertifioitu materiaali (= metsäperäinen materiaali, joka ei ole peräisin geenimuunnelluista organismeista tai kierrätysmateriaali) Neutraali materiaali (= muu kuin metsäperäinen materiaali) Muu materiaali (= metsäperäinen sertifioimaton materiaali) = ei-pefc-sertifioitu materiaali Huomaa, että PEFC:n määritelmä kierrätysmateriaalille ei sisällä (i) samassa tuotantoprosessissa uudelleenkäytettäviä materiaaleja, (ii) sahauksen tai muiden valmistusprosessien sivutuotteita, eikä (iii) jätevirtaan kuulumattomia materiaaleja, kuten metsätähdettä. (määritelmä 3.19) 17

18 Sertifiointiprosentin laskenta (luku 5.3) Pc: sertifiointiprosentti Vc: PEFC-sertifioidun materiaalin määrä Vo: muun materiaalin määrä 18 Huomaa, että neutraalin materiaalin määrää ei käytetä prosentin laskennassa. Materiaalin kokonaismäärä on sertifioidun, neutraalin ja muun materiaalin summa. (Vt = Vc + Vo + Vn, jossa Vt on materiaalin kokonaismäärä ja Vn on neutraalin materiaalin määrä).

19 PEFC-alkuperäseurannan vaihtoehtoiset laskentatavat CoC-prosessi Fyysisen erilläänpidon menetelmä (luku 4) Yritys valitsee sille parhaiten sopivat menetelmät/laskennan vaihtoehdot 19 Organisaation eri prosesseissa ja tuoteryhmissä voidaan soveltaa eri menetelmiä. Tällöin organisaatiossa sovelletaan samanaikaisesti useita menetelmiä. Prosenttimenetelmät (luku 5) Sertifiointiprosentin laskenta (5.3) Prosenttiosuus sellaisenaan (5.3.5) Liukuva keskiarvoprosentti (5.3.6) Prosenttiosuuden siirto tuotteisiin (5.4) Keskiarvoprosentti (5.4.1) Määrähyvitysmenetelmä (5.4.2)

20 Esimerkki 3 kk:n liukuvan keskiarvoprosentin (luku 5.3.6) laskennasta Kk:n pituisen laskentajakson järjestysnumero Sertifioidun raakaaineen määrä Muun raakaaineen määrä Edellisen 3 kk:n sertifioidun raakaaineen määrä Edellisen 3 kk:n muun raakaaineen määrä 3 kk:n liukuva keskiarvoprosentti V c V o V c(3) V o(3) P c(3) m 3 m 3 m 3 m 3 % , , , , ,46

21 Prosenttiosuuden siirto tuotteisiin (luku 5.4) Esimerkki keskiarvoprosenttimenetelmästä (5.4.1) Esimerkki määrän hyvitysmenetelmästä (5.4.2) Tuoteryhmä 100 t (P c = 85 %) 85 % PEFC-sertifioitu 30 t (85 %) 30 t (85 %) 40 t (85 %) Tuoteryhmä 100 t (P c = 85 %) 85 t (100 %) 15 t (0 %) 100 % PEFC-sertifioitu (Tuotetta ei myydä sertifioituna) t (P c = 85 %) 100 t (P c = 85 %) Määrähyvitykset jaetaan tilin piirissä oleviin tuotteisiin siten, että sertifioitujen tuotteiden katsotaan sisältävän joko 100 % sertifioitua materiaalia tai siten, että organisaatio noudattaa itse määrittämäänsä alle 100 %:n alarajaa kuitenkin niin, että sertifioitujen tuotteiden määrän ja sertifiointiprosentin tulo on tililtä jaettujen määrähyvitysten suuruinen.

22 Määrähyvitysmenetelmä (luku 5.4.2) Määrähyvitykset lasketaan käyttäen joko (a) sertifiointiprosenttia ja tuotteiden määrää (kohta ) tai (b) sertifioidun raaka-aineen määrää ja saantoa (kohta ). Jo aiemmin käytössä ollut laskentatapavaihtoehto Uusi laskentatapavaihtoehto (PEFC ST 2002:2010) Input (100 m 3 ) Certified, 70 m 3 Cert. input Certified, 70 m 3 Percentage 70% Input/output ratio 0.60 Output (60 m 3 ) Credit, 42 m 3 Credit Credit, 42 m 3 22 Esimerkki: Mikäli sertifioidun raaka-aineen määrä on 70 m 3 (esim. 100 m 3 väittämän ollessa 70 % PEFC-sertifioitu ) ja saanto on 0,60 (esim. 1 m 3 :stä tukkipuuta saadaan 0,60 m 3 sahatavaraa), organisaation saama määrähyvitys on 42 m 3 sahatavaraa.

23 Esimerkki prosenttiosuuden siirrosta tuotteisiin (luku 5.4) 3 kk:n liukuva keskiarvo -prosentti Kk:n pituisen laskentajakson järjestysnumero Tuoteryhmän koko tuotantomäärä Sertifioitujen tuotteiden tilavuus / sertifioidun raaka-aineen osuus tuotteessa Keskimääräisen osuuden -menetelmä Määrähyvitys -menetelmä P c(3) V pb V cp(3) V c-% V cp V c-% % m 3 m 3 % m 3 % 1 10, , ,89 666, , ,33 700, , ,76 733, , ,62 795,

24 Esimerkki sertifiointiosuuden jakamisesta määrähyvitys-menetelmässä tuoteryhmän tuotteiden kesken Tuoteryhmän tuotteet Tuotanto Sertifiointiprosentti Yks. Määrä Määrän hyvitys Määrän hyvityksen jako Kuusisahatavara A m ,8 m 3 Kuusisahatavara B m ,8 m 3 0 m 3 11,76 Kuusisahatavara C m m 3 Kuusihake t ,5 t 125,5 t 24 Tuoteryhmän tuotteet Tuotanto Sertifiointiprosentti Yks. Määrä Kuusisahatavara A m Määrän hyvitys Määrän hyvityksen jako Määrän hyvityksen jako (myyntiyksiköissä) 733,8 m 3 733,8 m 3 Kuusisahatavara B m m 3 11, ,8 m 3 Kuusisahatavara C m m 3 Kuusihake m ,5 t 125,5 t

25 Esimerkki hyvitysten kertymisestä määrähyvitys-tilille 25 Kk:n pituisen laskentajakson järjestysnumero Tuoteryhmän hyvitetty määrä Määrän hyvitys -tili Maksimihyvitystili Käytetyt hyvitykset m 3 m 3 m 3 m 3 1 0,00 0,00 0, ,78 7,78 7, ,17 15,95 15, ,56 24,51 24, ,28 33,79 33, ,99 43,78 43, ,70 54,48 54, ,41 65,89 65, ,12 78,01 78, ,84 90,85 90, ,54 104,39 104, ,32 120,71 120, ,33 136,04 136, ,54 144,80 144, ,05 144,68 (147,85) 144, ,05 142,73 144,17 50

26 Hallintajärjestelmävaatimukset (luku 6) 6.1 Yleiset vastuut Sisäisen auditoinnin katselmointi 6.2 Vastuut ja valtuudet 6.5 Resurssien hallinta 6.7 Valitukset 6.3 Dokumentoidut menettelyt 6.4 Tietojen ylläpito 6.6 Tarkastus ja valvonta 6.8 Alihankinta Hallintajärjestelmä Alkuperän seurantaprosessi Alkuperän seurantaprosessi 26

27 Yleiset vaatimukset (luku 6.1) Organisaatiolla tulee olla käytössään hallintajärjestelmä, mikä varmistaa alkuperäseurantaprosessi(e)n asianmukaisen toteutuksen ja ylläpidon. Hallintajärjestelmän tulee olla tarkoituksenmukainen toiminnan laatuun, laajuuteen ja määrään nähden. 27

28 Vastuut ja valtuudet Sisäisen auditoinnin katselmointi 6.1 Yleiset vastuut 6.2 Vastuut ja valtuudet 6.5 Resurssien hallinta 6.7 Valitukset 6.3 Dokumentoidut menettelyt 6.4 Tietojen ylläpito 6.6 Tarkastus ja valvonta 6.8 Alihankinta Hallintajärjestelmä Alkuperän seurantaprosessi Alkuperän seurantaprosessi 28

29 Yleiset vastuut (luku 6.2.1) 29 Organisaation johdon tulee määritellä ja dokumentoida sitoutumisensa alkuperäseurannan toteuttamiseksi ja ylläpitämiseksi Organisaation sitoumuksen tulee olla organisaation henkilöstön, toimittajien, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien saatavilla Organisaation johdon tulee nimittää keskuudestaan jäsen, jolla on muista vastuistaan riippumaton kokonaisvastuu ja -valtuudet organisaation alkuperäseurannasta Organisaation johdon tulee tehdä säännöllisiä katselmuksia organisaation alkuperäseurannasta ja sen vaatimustenmukaisuudesta Organisaation tulee nimetä alkuperäseurannan toteuttamisen ja ylläpidon tehtävissä toimivat henkilöt sekä määritellä alkuperäseurantaan liittyvät henkilökohtaiset vastuut ja valtuudet

30 Alkuperäseurannan vastuut ja valtuudet (6.2.2) Organisaation tulee nimetä alkuperäseurannan toteuttamisen ja ylläpidon tehtävissä toimivat henkilöt sekä määritellä alkuperäseurantaan liittyvät henkilökohtaiset vastuut ja valtuudet ainakin seuraaville osa-alueille: a) raaka-aineen hankinta ja alkuperän tunnistaminen, b) tuotteiden valmistusprosessi, jossa sovelletaan fyysistä erilläänpitoa tai prosenttiosuuden laskentaa ja tuotteisiin siirtoa, c) tuotteiden myynti ja merkintä, d) tietojen ylläpito, e) sisäiset auditoinnit ja poikkeamien valvonta, f) kiistanalaisia lähteitä koskeva asianmukaisen huolellisuuden järjestelmä. 30

31 Dokumentoidut menettelyt Sisäisen auditoinnin katselmointi 6.1 Yleiset vastuut 6.2 Vastuut ja valtuudet 6.5 Resurssien hallinta 6.7 Valitukset 6.3 Dokumentoidut menettelyt 6.4 Tietojen ylläpito 6.6 Tarkastus ja valvonta 6.8 Alihankinta Hallintajärjestelmä Alkuperän seurantaprosessi Alkuperän seurantaprosessi 31

32 Dokumentoidut menettelyt (luku 6.3) 32 Organisaation tulee luoda alkuperäseurannalleen kirjallisesti dokumentoidut menettelyt, joiden tulee kattaa ainakin seuraavat osa-alueet: (a) (b) (c) alkuperäseurantaa koskeva organisaatiorakenne, vastuut ja valtuudet, tuotanto- tai markkinointiprosessi(e)n raaka-ainevirran kuvaus, mukaan lukien tuoteryhmien määritelmät, alkuperäseurantaprosessia koskevat menettelyt kattaen tämän standardin kaikki vaatimukset, kuten: raaka-aineen alkuperän tunnistaminen, sertifioidun materiaalin fyysinen erilläänpito (tätä soveltavissa organisaatioissa), tuoteryhmien määrittely, sertifiointiprosentin laskenta, määrähyvitysten laskenta, määrähyvitystiilien hoito (prosenttimenetelmiä soveltavissa organisaatioissa), tuotteiden myynti tai luovutus, tuotteen yhteydessä esitetyt väittämät ja tuotteen yhteydessä käytetty tuotemerkintä,

33 Dokumentoidut menettelyt (luku 6.3) d) kiistanalaisia lähteitä koskevat asianmukaisen huolellisuuden järjestelmään soveltuvat menettelyt, e) sisäisten auditointien menettelyt, f) valitusmenettelyt. 33

34 Tietojen ylläpito Sisäisen auditoinnin katselmointi 6.1 Yleiset vastuut 6.2 Vastuut ja valtuudet 6.5 Resurssien hallinta 6.7 Valitukset 6.3 Dokumentoidut menettelyt 6.4 Tietojen ylläpito 6.6 Tarkastus ja valvonta 6.8 Alihankinta Hallintajärjestelmä Alkuperän seurantaprosessi Alkuperän seurantaprosessi 34

35 Tietojen ylläpito (luku 6.4) Organisaation tulee kerätä ja ylläpitää tietoja alkuperäseurannastaan osoittaakseen vaatimustenmukaisuuden sekä alkuperäseurannan toimivuuden ja tehokkuuden. Organisaation tulee ylläpitää ainakin seuraavia alkuperäseurantaan kuuluviin tuoteryhmiin liittyviä tietoja: a) tiedot kaikista sertifioidun materiaalin toimittajista, mukaan lukien kopiot toimittajien metsä- tai alkuperäsertifikaateista tai muista asiakirjoista, jotka osoittavat toimittajien täyttävän sertifioidun materiaalin toimittajille asetetut kriteerit, b) tiedot kaikista raaka-aineista, mukaan lukien niiden alkuperää koskevat väittämät ja niiden toimituksiin liittyvät asiakirjat, c) Sertifiointiprosentin laskennassa, prosenttiosuuden siirrossa tuotteisiin ja määrähyvitystilin hoidossa sovellettavat tiedot, d) tiedot kaikista myydyistä tai luovutetuista tuotteista, mukaan lukien materiaalien alkuperää koskevat väittämät ja tuotetoimituksiin liittyvät asiakirjat, 35

36 Tietojen ylläpito (luku 6.4) e) tiedot kiistanalaisia lähteitä koskevan asianmukaisen huolellisuuden järjestelmän soveltamisesta, mukaan lukien tiedot omavakuutuksista, riskien arvioinnista ja suuren riskin toimitusten hallinnasta, f) tiedot sisäisistä auditoinneista, alkuperäseurannan määräaikaisesta katselmuksesta, havaituista poikkeamista ja toteutetuista korjaavista toimenpiteistä, g) tiedot valituksista ja niiden käsittelystä. Organisaation tulee säilyttää tiedot vähintään viiden vuoden ajan 36

37 Resurssien hallinta Sisäisen auditoinnin katselmointi 6.1 Yleiset vastuut 6.2 Vastuut ja valtuudet 6.5 Resurssien hallinta 6.7 Valitukset 6.3 Dokumentoidut menettelyt 6.4 Tietojen ylläpito 6.6 Tarkastus ja valvonta 6.8 Alihankinta Hallintajärjestelmä Alkuperän seurantaprosessi Alkuperän seurantaprosessi 37

38 Resurssien hallinta (luku 6.5) Henkilöstö Organisaation tulee varmistaa ja osoittaa, että kaikki alkuperäseurannan toteuttamiseen ja ylläpitoon vaikuttavissa tehtävissä toimivat henkilöt ovat päteviä koulutuksensa, taitojensa ja kokemuksensa perusteella Tekniset edellytykset Organisaation tulee määritellä, järjestää ja ylläpitää tarvittava infrastruktuuri ja tekniset edellytykset tämän standardin vaatimusten mukaisen alkuperäseurannan toteuttamiseksi ja ylläpitämiseksi tehokkaalla tavalla 38

39 Tarkastus ja valvonta Sisäisen auditoinnin katselmointi 6.1 Yleiset vastuut 6.2 Vastuut ja valtuudet 6.5 Resurssien hallinta 6.7 Valitukset 6.3 Dokumentoidut menettelyt 6.4 Tietojen ylläpito 6.6 Tarkastus ja valvonta 6.8 Alihankinta Hallintajärjestelmä Alkuperän seurantaprosessi Alkuperän seurantaprosessi 39

40 Tarkastus ja valvonta (luku 6.6) Organisaation tulee suorittaa sisäinen auditointi vähintään kerran vuodessa sekä tarvittaessa käynnistää korjaavia ja ehkäiseviä toimenpiteitä sisäisen auditoinnin raportin katselmointi vähintään kerran vuodessa 40

41 Hallintajärjestelmävaatimukset 6.1 Yleiset vastuut Sisäisen auditoinnin katselmointi 6.2 Vastuut ja valtuudet 6.5 Resurssien hallinta 6.7 Valitukset 6.3 Dokumentoidut menettelyt 6.4 Tietojen ylläpito 6.6 Tarkastus ja valvonta 6.8 Alihankinta Hallintajärjestelmä Alkuperän seurantaprosessi Alkuperän seurantaprosessi 41

42 Valitukset Organisaation tulee luoda menettelyt toimittajien, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tekemien, organisaation alkuperäseurantaan liittyvien valitusten käsittelemiseksi Valituksen saatuaan organisaation tulee a) ilmoittaa valitus vastaanotetuksi valituksen tekijälle b) kerätä ja todentaa kaikki tarpeelliset tiedot voidakseen arvioida ja varmistaa valituksen aiheellisuuden sekä tehdä valitusta koskeva päätös c) ilmoittaa virallisesti valituksesta tehty päätös ja valituksen käsittelyn tulokset valituksen tekijälle d) varmistaa, että kaikki asianmukaiset korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet toteutetaan 42

43 Alihankinta Sisäisen auditoinnin katselmointi 6.1 Yleiset vastuut 6.2 Vastuut ja valtuudet 6.5 Resurssien hallinta 6.7 Valitukset 6.3 Dokumentoidut menettelyt 6.4 Tietojen ylläpito 6.6 Tarkastus ja valvonta 6.8 Alihankinta Hallintajärjestelmä Alkuperän seurantaprosessi Alkuperän seurantaprosessi 43

44 Alihankinta (luku 6.8) Organisaation alkuperäseurannan tulee kattaa organisaation alkuperäseurantaprosessiin (-prosesseihin) sisältyvien tuotteiden valmistuksessa mukana olevien alihankkijoiden toiminta (uusi vaatimus/vaihtoehto) Organisaatio saa katsoa alihankinnaksi vain sellaisen toiminnan, jossa (i) alihankkija vastaanottaa organisaatiolta materiaalin ja palauttaa materiaalin takaisin organisaatiolle alihankintatyön valmistuttua ja (ii) alihankkija pitää materiaalin fyysisesti erillään muusta materiaalista. Huom: Alihankkija ei voi olla vastuussa yrityksen materialien hankinnasta tai tuotteiden myynnistä Toimittaja Organisaatio Asiakas 44 Alihankkija

45 Alihankinta (luku 6.8) Organisaation tulee vastata kaikesta organisaation alkuperäseurantaan sisältyvästä alihankintatoiminnasta Organisaatiolla tulee olla jokaisen alihankkijan kanssa kirjallinen sopimus siitä, että organisaation materiaali tai tuotteet pidetään fyysisesti erillään muusta materiaalista tai tuotteista Organisaation sisäisen auditoinnin ohjelman tulee kattaa myös alihankkijan toiminta 45

46 Vastuut ja valtuudet (luku 6.2) Vaatimukset, jotka aiemmin (Annex 4) oli osoitettu organisaation ylimmälle johdolle, koskevat nyt yleisesti yritysjohtoa (vaatimus täsmentynyt 2010) Dokumentoidut menettelytavat (luku 6.3) Myös kiistanalaisia lähteitä koskevan asianmukaisen huolellisuuden järjestelmästä, sisäisistä auditoinneista ja valitusten käsittelystä edellytetään menettelykuvausta (uusi vaatimus 2010). Tietojen ylläpito (luku 6.4) Myös kiistanalaisia lähteitä koskevan asianmukaisen huolellisuuden järjestelmää, sisäisiä auditointeja ja valitusten käsittelyä koskevien tietojen ylläpitoa edellytetään (uusi vaatimus uusi vaatimus 2010). Valitukset (luku 6.7) 46 Organisaation tulee luoda menettelyt alkuperäseurantaan liittyvien valitusten käsittelemiseksi (ilmoittaa valituksen vastaanottamisesta, kerätä ja todentaa tiedot, ilmoittaa valituksesta tehty päätös ja valituksen käsittelyn tulokset ja varmistaa, että korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet toteutetaan) (uusi vaatimus 2010)

47 Liite 1: PEFC-sertifioitua materiaalia koskeva väittämä Viestiessään tuotteiden sisältämästä PEFCsertifioidusta materiaalista organisaation tulee käyttää määrämuotoista väittämää x % PEFC certified - x % PEFC-sertifioitu. 47

48 PEFC-merkin on-product käyttö - PEFC ST 2001:2008, v2 PEFC certified / PEFC-sertifioitu: vähintään 70 % PEFC-sertifioitua materiaalia ja samalla vähemmän kuin 85 % PEFCkierrätettyä materiaalia silloin kun tuote ei sisällä kierrätysmateriaalia, väittämää käytetään ilman recycled -sanaa PEFC recycled / PEFC-kierrätetty: vähintään 70 % PEFC-sertifioitua materiaalia ja samalla vähintään 70 % PEFC-kierrätettyä materiaalia on-product käytön pitää sisältää logon ja käyttöoikeusnumero lisäksi PEFC Recycled otsikko PEFC-kierrätetty lipuketta käytetään Mobius loop symbolin kanssa tai ilman sitä. 48 lipukkeen pitää sisältää vähintään PEFC-logo ja käyttöoikeusnúmero (katso PEFC logo usage Toolkit) muiden elementtien käytöstä yritys päättää tapauskohtaisesti

49 Kierrätysmateriaali PEFC-väittämä - PEFC ST 2001:2008, v2 PEFC certified and recycled yhdistelmäväittämä (PEFC ST 2001:2008, v1) ei ole enää käytössä Kierrätysmateriaalia sisältävien tuotteiden osalta organisaation tulee laskea kierrätysmateriaalin määrä SFS-EN ISO standardin mukaisesti ja tiedottaa siitä pyydettäessä (uusi vaatimus). Kierrätysmateriaaliosuuden perusteella yritys käyttää joko PEFC-sertifioitu, tai PEFC-kierrätetty -väittämää 49

50 Kiistanalaiset lähteet (luku 5.6) Organisaation tulee luoda asianmukaisen huolellisuuden järjestelmä minimoidakseen riskin siitä, että sertifioidut tuotteet sisältävät raaka-ainetta kiistanalaisista lähteistä. (5.6.1) Kiistanalaisia lähteitä ovat (määritelmä 3.7) kohteet, joissa toteutettavissa metsätalouden toimenpiteissä: 50 a) ei noudateta paikallista, kansallista tai kansainvälistä lainsäädäntöä, varsinkaan seuraavilla osa-alueilla (täsmennetty vaatimus): metsien hoito ja puunkorjuu, mukaan lukien metsän muuttaminen muuhun käyttöön, ympäristön ja kulttuurin kannalta arvokkaiksi määriteltyjen alueiden hoito, rauhoitetut ja uhanalaiset lajit, mukaan lukien CITES-vaatimukset, metsätyöntekijöiden terveys ja oikeudet, alkuperäiskansojen omistus-, hallinta- ja käyttöoikeudet, verojen ja maksujen maksaminen, b) hyödynnetään geenimuunneltuja organismeja (uusi vaatimus 2010) c) muutetaan metsää muuntyyppiseksi kasvillisuudeksi, mukaan lukien luonnonmetsien muuttaminen puuplantaaseiksi. (uusi vaatimus 2010)

51 PEFC:n asianmukaisen huolellisuuden järjestelmä kiistanalaisista lähteistä tulevien raaka-aineiden välttämiseksi (Due diligence system DDS) (liite 2) Liitteen 2 käytäntöjä pitää noudattaa kaikkien metsäperäisten raaka-aineiden osalta niissä organisaation alkuperäseurantaan sisältyvissä tuoteryhmissä, joissa sovelletaan prosenttimenetelmää, pois lukien: (a) PEFC-sertifioidut materiaalit ja tuotteet, (b) kierrätysmateriaalit, (c) PEFC:n hyväksymän alkuperäsertifikaatin piiriin kuuluvat sertifioimattomat materiaalit ja tuotteet ja (d) materiaalit, jotka kuuluvat PEFC:n asianmukaisen huolellisuuden järjestelmän (DDS) sertifikaatin piiriin. DDS-käytäntöjä voidaan käyttää myös alkuperäjärjestelmän ulkopuolella olevissa tuoteryhmissä ja organisaatiossa, jossa ei ole alkuperäjärjestelmää 51 Tuotteen yhteydessä ei voida käyttää ei-kiistanalaisista lähteistä peräisin olevien materiaalien alkuperää koskevia (on-pruduct) väittämiä

52 Asianmukaisen huolellisuuden DD-järjestelmä (liite 2) Organisaation tulee toteuttaa PEFC:n asianmukaisen huolellisuuden järjestelmän kolme vaihetta: (a) toimittajan omavakuutus, (b) riskien arviointi ja (c) suuren riskin toimitusten hallinta. Muutoksia aiempiin avoidance vaatimuksiin nähden: Maa- tai aluetason suurta todennäköisyyttä osoittavat indikaattorit (taulukko 1): Transparency Internationalin (TI) mukaan maan korruptioindeksi on alle 5,0. 52 Paikan päällä tehtäviä tarkastuksia koskien (liite 2, kohta 4.3.3) tulee määrittää suuren riskin toimituksista otos, joka todennetaan todentamisohjelman avulla. Otoksen koon tulee olla vähintään neliöjuuri suuren riskin toimitusten määrästä, ja otoksen tulee kattaa kaikki suuren riskin toimitusten toimittajat.

53 Toimitukset/hankinnat Suomesta (1/2) 53 Toimittajan omavakuutus Kun materiaali hankitaan suoraan PEFC-sertifioidusta metsästä tai kun toimitus tulee toimittajalta, jolla on PEFCn CoC-järjestelmä/sertifikaatti (s.o. PEFC-sertifioidut toimitukset), omavakuutuksen hankkimista toimittajalta ei edellytetä. Kun puutavara ostetaan suomalaisista sertifioimattomista metsistä, myyjän allekirjoittama ja tilan/korjuukohteen tiedot sisältävä kauppakirja tuottaa yleensä tiedon puun kiistattomasta alkuperästä. (=> Kun toimitusketju metsästä puunhankkijalle on lyhyt ja selkeä ja kun puun alkuperä on tiedossa, omavakuutus ei toisi kauppakirjan tietoihin nähden lisävakuutta, eikä omavakuutta tällöin edellytetä). Muissa tapauksissa (kohdan 1.1 määrittely huomioon ottaen) toimittajalta tulee edellyttää allekirjoitettu omavakuutus siitä, että materiaali ei ole peräisin kiistanalaisista lähteistä. Toimittajan omavakuutuksen sisältö kuvataan kohdassa 1.2

54 Toimitukset/hankinnat Suomesta (2/2) Riskien arviointi Todennäköisyys kiistanalaiset lähteet -määritelmän mukaisten toimenpiteiden esiintymiselle Suomessa, on pieni. Näin ollen Suomesta tehtäviä hankintoja koskien ei edellytetä erityisiä riskien hallinnan toimenpiteitä (edellä mainittua omavakuutusta lukuun ottamatta) 54

55 Toimitukset/hankinnat ulkomailta Suomeen (1/3) Toimittajan omavakuutus Samoin kuin puunhankinnassa Suomesta, silloin kun puu hankitaan suoraan PEFC-sertifioidusta metsästä tai toimitus tulee toimittajilta, joilla on PEFC:n CoC-järjestelmä/sertifikaatti, allekirjoitetun omavakuutuksen hankkimista toimittajalta ei edellytetä. Muita kuin PEFC-toimituksia koskien puun/tuotteen toimittajalta tulee edellyttää omavakuutus, jonka sisältö kuvataan liitteen 2 kohdassa 2. 55

56 Toimitukset/hankinnat ulkomailta Suomeen (2/3) Riskien arviointi Riskien arvioinnin perustaksi tulee määrittää (a) todennäköisyys siitä, että maassa tai alueella esiintyy kiistanalaiset lähteet -termin yhteydessä määriteltyjä toimenpiteitä (jäljempänä maa- tai aluetason todennäköisyys ), ja (b) todennäköisyys siitä, että toimitusketjussa ei ole kyetty tunnistamaan toimitusten mahdollisia kiistanalaisia lähteitä (jäljempänä toimitusketjun todennäköisyys ). maa- tai aluetason riskin suurta todennäköisyyttä osoittavat indikaattorit esitetään taulukkossa 1. (Huomaa, että Transparency Internationalin (TI) mukainen alle 5,0 oleva maan korruptioindeksi määrittää maa- tai aluetason riskin todennäköisyyden suureksi.) Toimitusketjun riskin pientä todennäköisyyttä osoittavat indikaattorit esitetään taulukossa 2. (Huomaa, että yhdenkin pienen todennäköisyyden indikaattorin toteutuminen määrittää toimitusketjun riskin todennäköisyyyden pieneksi.) 56

57 Toimitukset/hankinnat ulkomailta Suomeen (3/3) Suuren riskin toimitusten hallinta Silloin kun riski sekä maa- tai aluetason todennäköisyydestä että toimitusketjun todennäköisyydestä on suuri, organisaation tulee luoda toisen tai kolmannen osapuolen tarkastukseen perustuva todentamisohjelma suuren riskin piiriin luokiteltuja toimituksia varten. Todentamisohjelman tulee sisältää (a) koko toimitusketjun ja toimituksen alkuperänä olevan metsätalousyksikön (-yksiköiden) tunnistamisen, (b) paikan päällä tehtävät tarkastukset sekä (c) korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet. 57

58 Monen toimipaikan organisaatiot (liite 3) Monen toimipaikan organisaatiossa yksilöityjä toimintoja suunnitellaan, valvotaan ja johdetaan tunnistettavasta keskustoiminnosta (= pääkonttori ), ja näitä toimintoja toteuttaa kokonaisuudessaan tai osittain paikallisten toimistojen tai sivuliikkeiden (toimipaikkojen) verkosto. Monen toimipaikan organisaatioita voivat olla myös: a) franchising-periaatteella toimivat organisaatiot tai useita sivuliikkeitä sisältävät yritykset, joissa toimipaikoilla on samat omistussuhteet, johto tai muu organisaatioyhteys ja b) itsenäisistä juridisesti toimivaltaisista yrityksistä koostuvat ryhmät, jotka on perustettu ja toimivat alkuperäseurannan sertifioinnissa (tuottajaryhmä). 58

59 Tuottajaryhmä (liite 3) Tuottajaryhmä tarkoittaa itsenäisten, yleensä pienten yritysten verkostoa, jonka ne ovat muodostaneet alkuperäsertifikaatin hankkimista ja ylläpitämistä varten. Pääkonttori voi olla asiaan soveltuva toimialajärjestö tai mikä tahansa riittävän kokenut oikeushenkilö, jonka ryhmä on nimennyt tähän tarkoitukseen tai joka tarjoaa ryhmälle tämän standardin mukaisia palveluja. Tuottajaryhmään osallistuminen on rajoitettu toimipaikkoihin, joiden kotipaikka on samassa maassa ja joiden (a) henkilöstön määrä on enintään 50 (kokoaikaiseksi muutettuna) ja (b) liikevaihto on enintään 9 miljoonaa Sveitsin frangia tai vastaava. Tuottajaryhmällä tulee olla keskitetty hallinto ja sen tulee olla pääkonttorin katselmoima. Pääkonttorin tulee huolehtia, että kaikki toimipaikat täyttävät tämän standardin vaatimukset, kaikista toimipisteistä pystytään keräämään ja analysoimaan aineistoa ja että tarvittaessa pystytään käynnistämään alkuperäseurantaa koskevia muutoksia eri toimipaikoissa. 59

60 Alkuperäseurantaan liittyvät sosiaaliset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset (liite 4) (uusi vaatimus 2010) 60 Soveltamisalana on työntekijöiden terveyteen, turvallisuuteen ja oikeuksiin liittyvät vaatimukset, jotka perustuvat ILO:n työelämän perusperiaatteita ja -oikeuksia koskevaan julistukseen (1998). Organisaation tulee osoittaa sitoutumisensa tässä standardissa määriteltyjen sosiaalisten, terveys- ja turvallisuusvaatimusten noudattamiseen. Organisaation tulee osoittaa, että (a) työntekijöitä ei estetä järjestäytymästä vapaasti, valitsemasta edustajiaan eikä neuvottelemasta kollektiivisesti työnantajansa kanssa, (b) pakkotyövoimaa ei käytetä, (c) alle työikäisiä, alle 15-vuotiaita ja oppivelvollisuusikäisiä työntekijöitä ei käytetä, (d) työntekijöiltä ei evätä yhtäläisiä työmahdollisuuksia ja kohtelua ja (e) työolot eivät vaaranna työntekijöiden terveyttä tai turvallisuutta.

61 PEFC Suomi Suomen Metsäsertifiointi ry Sitratie HELSINKI office@pefc.fi 61