CGI Town Hall

Transkriptio

1 Ohje päivitetty CGI Town Hall Usein kysytyt kysymykset 1 SISÄLLYSLUETTELO 2 Kysymyksiä ilmoittautumisesta, peruutuksista ja jälki-ilmoittautumisesta Miten ja milloin henkilöstötilaisuuteen ilmoittaudutaan Miksi ilmoittautumiseni on sitova? Missä ja milloin Town Hall pidetään? Town Hallin ohjelma Mikä on illan menu? Miten ilmoitan erikoisruokavaliosta? Saako tuoda omia juomia? Mikä on pukukoodi? Onko Vantaan Energia Areenalla paikka, jossa voi vaihtaa vaatteita? Kenelle Town Hall on tarkoitettu? TIIMI- TAI YKSIKKÖPÄIVÄN JÄRJESTÄMINEN SAMANA PÄIVÄNÄ Kysymyksiä bussikuljetuksista ja lennoista Kenelle järjestetään bussikuljetus juhlapaikalle? Miten pääsen Energia Areenalta pois? Miten lentokentältä pääsee hotelliin ja takaisin? Miten pääsen paluulentokentältä omalle toimipisteelleni? Kenelle järjestetään lento- tai junakuljetus Helsinkiin ja takaisin? Mille lennoille ryhmälentopaikkoja on varattu? Miten tehdään lento- ja junalippuvaraukset? Kysymyksiä majoituksista Kenelle on varattu hotellimajoitus Miten lentokentältä pääsee hotelliin ja takaisin? Miten hotellista pääsee Energia Areenalle ja takaisin? Miten henkilöstötilaisuuden jatkoilta pääsee hotelliin? Onko tilaisuudella jatkopaikka? TUNTIKIRJAUKSET JA PÄIVÄRAHAT Maksetaanko henkilöstötilaisuudesta päivärahoja? Mihin henkilöstötilaisuuden tunnit kirjataan PSA:han? Lisätietoja/yhteystiedot

2 2 KYSYMYKSIÄ ILMOITTAUTUMISESTA,PERUUTUKSISTA JA JÄLKI-ILMOITTAUTUMISESTA 2.1 Miten ja milloin henkilöstötilaisuuteen ilmoittaudutaan Henkilöstötilaisuuteen ilmoittaudutaan HRG:n ilmoittautumissivustolla. Ilmoittautuminen on sitova. Ryhmälentojen osalta mennessä ja hotellimajoituksen osalta mennessä muu ilmoittautuminen (bussit, junat tai jos ei tarvitse kuljetusta) mennessä Sairastapauksissa tai muusta pakottavasta syystä johtuvat peruutukset pitää välittömästi ilmoittaa HRG Nordicille: Mahdollisista jälki-ilmoittautumisista ole yhteydessä Jos tulet yhteiskuljetusbussilla maakunnista ja joudut viime hetkellä perumaan (forcemajeure), soita työkaverille, joka matkustaa samalla bussilla. Näin tieto välittyy myös kuljettajalle/bussiemännälle/-isännälle. 2.2 Miksi ilmoittautumiseni on sitova? Ilmoittautumiset ovat sitovia, koska kaikki matka- ja majoituskulut alkavat juosta heti alustavien varausten perusteella. Ruokailijoiden määrä allergioineen pitää puolestaan toimittaa Energia Areenalle huhtikuun alussa. 3 MISSÄ JA MILLOIN TOWN HALL PIDETÄÄN? Aika: lauantai klo Paikka: Vantaan Energia Areena, Myyrmäki, Rajatorpantie 23, Vantaa. HUOM. Jos tulet omalla kyydillä, ole ajoissa paikalla, viimeistään klo narikassa. 4 TOWN HALLINOHJELMA Aikataulu ja alustava ohjelma (muutokset mahdollisia): klo Ovet avautuvat ja bussit saapuvat klo Innostavaa asiaohjelmaa klo Virvokkeita, Run, Change, Grow ja Flow-tilat avautuvat klo Buffet-illallinen klo Viihdyttävää iltaohjelmaa klo Valomerkki, tarjoilu päättyy klo Ilta päättyy, bussit lähtevät 5 MIKÄ ON ILLAN MENU? Illan menu ilmoitetaan tässä dokumentissa mahdollisimman pian. 5.1 Miten ilmoitan erikoisruokavaliosta?

3 Erikoisruokavaliot ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä. 5.2 Saako tuoda omia juomia? Ei saa. Energia Areena on anniskelualuetta eikä omien juomien tuominen tai nauttiminen ole sallittua. 6 MIKÄ ON PUKUKOODI? Tänä vuonna pukukoodina on Black is the new black (smart casual). 6.1 Onko Vantaan Energia Areenalla paikka, jossa voi vaihtaa vaatteita? Varminta on vaihtaa vaatteet ennakolta. Pukeutumistiloja ei voida vartioida. Clarion Airport hotellissa majoittuville on varattu tilat vaatteiden vaihtoa varten, jos huonetta ei saa käyttöön ennen Energia Areenalle lähtöä. 7 KENELLE TOWN HALL ON TARKOITETTU? Henkilöstötilaisuuteen voivat osallistua kaikki Suomessa CGI:ssä työskentelevät henkilöt eli memberit (= määräaikainen tai pysyvä työsuhde) mukaan lukien GTO Finlandin, LTC-Otson ja Finanssi-Kontion sekä efennian henkilöstö. Alikonsultit sopivat osallistumisestaan oman esimiehensä kanssa. Hoitovapaalla oleville ei ole mennyt keskitettyä kutsua. 8 TIIMI- TAI YKSIKKÖPÄIVÄN JÄRJESTÄMINEN SAMANA PÄIVÄNÄ Aamupäivällä ennen Town Hall -henkilöstötapahtumaa ei järjestetä virallisia yksikkö-/tiimitapaamisia. Jos joku tiimi/yksikkö haluaa järjestää epävirallista ohjelmaa ennen Town Hallia, on ko. osuuteen osallistuminen vapaaehtoista. Tällöin tiimi/yksikkö huolehtii itse esim. lounascateringista. Omien tilaisuuksien pitää päättyä siten, että kaikki ehtivät riittävän ajoissa Vantaan Energia Areenalle. Areenalla tulee olla viimeistään klo KYSYMYKSIÄ BUSSIKULJETUKSISTA JA LENNOISTA 9.1 Kenelle järjestetään bussikuljetus juhlapaikalle? Pääkaupunkiseudun ulkopuolisista CGI:n toimipisteistä järjestetään kuljetus Energia Areenalle. Tietoa bussireiteistä ja -aikatauluista löydät tapahtumasivun välilehdeltä "Bussiaikataulut. Aluetoimipisteiden paluureitit ja -päätepysäkit ovat samat kuin lähtöreitti ja -pysäkit. Jos toimipisteesi on jokin muu, ilmoittaudu sinua lähimmän toimipisteen kuljetukseen. Clarion Airport hotellissa majoittuville järjestetään kuljetus Energia Areenalle klo 14:00 alkaen. Kuljetukset varataan vain niihin etukäteen ilmoittautuneille. Mikäli tarvitset kuljetuksia (ja et ole niihin vielä ilmoittautunut), tai joudut muuttamaan kuljetuksiasi, olethan yhteydessä: cgievents.fi@hrgworldwide.com Pääkaupunkiseudulta tulevat osallistujat saapuvat Energia Areenalle omatoimisesti.paikalla tulee olla klo 14:30 mennessä. Pääkaupunkiseudulta tulevien osallistujien on mahdollista ilmoittautua bussikuljetukseen Energia Areenalta Helsingin keskustaan tapahtuman jälkeen. Aluetoimipisteiden busseihin kootaan nimilistat turvallisuussyistä kunkin bussin matkustajista. Bussikuljettajien yhteystiedot lähetetään kuljetuksiin osallistuville sähköpostilla viimeistään edellisenä päivänä.

4 Jos tulet yhteiskuljetusbussilla maakunnista ja joudut viime hetkellä perumaan (forcemajeure), soita työkaverille, joka matkustaa samalla bussilla. Näin tieto välittyy myös kuljettajalle/bussiemännälle/-isännälle. Toimipiste Lähtöaikataulu (seuraa intrauutisointia sekä HRGn ilmoittautumisportaalissa kohtaa Bussiaikataulut ) HML - Hämeenlinna - Vankanlähde 7 Klo 12:45 KVL - Kouvola Kauppalankatu 6-8 Klo 12:00 LHT - Lahti Laiturikatu 2 Klo 13:00 LPR - Lappeenranta Kauppakatu 40 Klo 10:45 MKL - Mikkeli - Patteristonkatu 2 Klo 10:30 POR - Pori Siltapuistokatu 2 Klo 11:00 RMK - Riihimäki Hämeenkatu 10 Klo 13:15 TMP - Tampere Visiokatu 1 Klo 12:15 TRK - Turku Ruukinkatu 2-4 Klo 12: Miten pääsen Energia Areenalta pois? Järjestämme paluukuljetukset samoille paikkakunnille, josta bussit tulivat aiemmin päivällä. Bussit lähtevät tasan klo 22! Tarkemmat tiedot ja reitit löytyvät HRG:n portaalista kohdasta Bussiaikataulut. Lisäksi järjestämme bussikuljetukset Energia Areena - Helsingin keskusta Energia Areena Clarion Airport hotelli tai lentokenttä, jos paluulentoja on myös illalla. Bussit eivät kiertele pikkuteitä, mutta jättävät matkustajia pois paluureitin bussipysäkeillä. Palatessa pitkän matkan bussit kuljettavat lähtökaupungin keskustaan, toimipaikalla käydään tarvittaessa. Muista kuljetuksista vastaa jokainen itse. 9.3 Miten lentokentältä pääsee hotelliin ja takaisin? Lentokentältä Clarion Airport -lentokenttähotelliin siirrytään lauantaina I-junalla itsenäisesti. Clarion Airport hotelli sijaitsee Aviapolis-aseman välittömässä läheisyydessä. Junia lähtee lentokentältä 10 minuutin välein. Matka I-junalla lentokentältä Aviapolis-asemalle kestää noin 2 minuuttia (yksi pysäkin väli). Aviapoliksen asemalle saavuttaessa oikea uloskäynti asemalta on Aviaboulevardi.

5 Clarion Airport -hotellilta lentokentälle sunnuntaina siirrytään P-junalla itsenäisesti. Voit ostaa lipun automaatista, junasta tai etukäteen HSL mobiilisovelluksesta (Vantaan sisäinen lippu). 9.4 Miten pääsen paluulentokentältä omalle toimipisteelleni? Bussikuljetukset tilataan ryhmille keskitetysti, mikäli kuljetukseen ilmoittautuu riittävä määrä henkilöitä. Aikatauluista ja reiteistä ilmoitetaan myöhemmin niihin ilmoittautuneille. 9.5 Kenelle järjestetään lento- tai junakuljetus Helsinkiin ja takaisin? HRG tilaa Town Hall -tilaisuuteen osallistuvien lennot ilmoittautumistietojen perusteella seuraavista toimipisteistä ja paikkakunnilta saapuville: JOE - Joensuu - Länsikatu 15 JVS - Jyväskylä - Ohjelmakaari 10 (huom. Juna Jyväskylä-Aviapolis-Jyväskylä) KUP - Kuopio Microkatu 1 OUL - Oulu Elektroniikkatie 2 TRN - Tornio Pakkahuoneenkatu 1 VPK - Vaasa Pitkäkatu 34

6 9.6 Mille lennoille ryhmälentopaikkoja on varattu? Ryhmälentopaikkoja on varattu seuraaville Finnairin (AY) lennoille: Kuopio-Helsinki-Kuopio AY506 KUO-HEL klo 12:10-13: AY505 HEL-KUO klo 10:20-11:20 Joensuu-Helsinki-Joensuu AY486 JOE-HEL klo 10:30-11: AY485 HEL-JOE klo 11:10-12:10 Vaasa-Helsinki-Vaasa AY312 VAA-HEL klo 09:40-10: AY311 HEL-VAA klo 08:10-09:10 Oulu-Helsinki-Oulu AY360 OUL-HEL klo 06:00-07: AY354 OUL-HEL klo 10:55-12: AY361 HEL-OUL klo 23:50-00: AY353 HEL-OUL klo 09:05-10: AY365 HEL-OUL klo : Miten tehdään lento- ja junalippuvaraukset? Lento- ja junalippuvaraukset tehdään ilmoittautumisen yhteydessä HRG:n kautta. Jos matkustat ryhmästä poikkeavalla aikataululla (eri matkapäivä, paikkakunta tai kellonaika), ilmoita toiveesi ilmoittautumislomakkeen kohdassa muu lentotoive. HRG:n virkailija on sinuun yhteydessä. 10 KYSYMYKSIÄ MAJOITUKSISTA 10.1 Kenelle on varattu hotellimajoitus Hotellimajoitukset Clarion Airport hotelliin on varattu vain pääkaupunkiseudun ulkopuolelta saapuville lentoja junamatkalaisille. Majoitukset ovat jaetussa kahden hengen huoneissa. Voit esittää toiveesi huonekaverista ilmoittautumislomakkeen lisätietokentässä.

7 10.2 Miten lentokentältä pääsee hotelliin ja takaisin? Lentokentältä Clarion Airport -lentokenttähotelliin siirrytään lauantaina I-junalla itsenäisesti. Clarion Airport hotelli sijaitsee Aviapolis-aseman välittömässä läheisyydessä. Junia lähtee lentokentältä 10 minuutin välein. Matka I-junalla lentokentältä Aviapolis-asemalle kestää noin 2 minuuttia (yksi pysäkin väli). Aviapoliksen asemalle saavuttaessa oikea uloskäynti asemalta on Aviaboulevardi. Clarion Airport -hotellilta lentokentälle sunnuntaina siirrytään P-junalla itsenäisesti. Voit ostaa lipun automaatista, junasta tai etukäteen HSL mobiilisovelluksesta (Vantaan sisäinen lippu). Olethan ajoissa ennen lentosi lähtöä kentällä! 10.3 Miten hotellista pääsee Energia Areenalle ja takaisin? Järjestämme Clarion Airport -hotellista yhteiskuljetuksen Vantaan Energia Areenalle sekä takaisin. Tarkista Bussiaikataulut-välilehti ilmoittautumisportaalista Miten henkilöstötilaisuuden jatkoilta pääsee hotelliin? Jokainen vastaa itse kuljetuksista jatkoilta kotiin tai hotelliin. 11 ONKO TILAISUUDELLA JATKOPAIKKA? Päivitämme tiedon jatkopaikasta tähän dokumenttiin. 12 TUNTIKIRJAUKSET JA PÄIVÄRAHAT 12.1 Maksetaanko henkilöstötilaisuudesta päivärahoja? Henkilöstötilaisuuteen osallistumisesta ei makseta päivärahoja Mihin henkilöstötilaisuuden tunnit kirjataanpsa:han? Päivitämme ohjeistuksen PSA-kirjauksiin liittyen tähän dokumenttiin mahdollisimman pian Lisätietoja/yhteystiedot Ilmoittautuminen ja matkat: ole yhteydessä HRG:hen HRG Nordic Laura Elovainio Puh. / tel Kaisa Haapola Puh. / tel cgievents.fi@hrgworldwide.com Ohjelma ja tilaisuuden konsepti: Jarkko Virtanen, Heli Hyrkäs, Eeva Norros, Noora Pakarinen (events.fi@)