1/2013. TAPAHTUMAT: PDF-seminaari kiinnosti s.4-7. PUHEENVUORO: Lappin, Moreq, OAIS ja Rännäli s MATKAT: Kalifornian arkistossa s.

Transkriptio

1 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti 1/2013 MATKAT: Kalifornian arkistossa s TAPAHTUMAT: PDF-seminaari kiinnosti s.4-7 PUHEENVUORO: Lappin, Moreq, OAIS ja Rännäli s.28-32

2 FAILI 1/2013 Toimitus Päätoimittaja:, Mikkelin Ammattikorkeakoulu Julkaisutoimikunta Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Susanna Kokkinen, Aalto-yliopisto Pekka Lähteenkorva, pj, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Vesa Varjo, Vihdin kunta Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txt-muodossa. Valokuvat JPEG- (paras laatu) PNG- tai TIFF-muodossa. vähintään 300 dpi/20x15cm. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta 2013 on 60,00, opiskelijat 11,00 euroa. Tilaushintoihin sisältyy arvonlisävero 10 %. ISSN Painosmäärä 500 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, HELSINKI Puh Tilaukset Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat /1 sivu takakansi 4-väri /1 sivu 3. kansi 4-väri /1 muut sivut 4-väri 850 ½ muut sivut 4-väri 550 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä. Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@pp.inet.fi.fi tai, Lampaankuja Joroinen Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2013 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS KIRJAT 21 Vapaus valita toisin? TAPAHTUMAT LAY:n PDF-seminaarilla hyvä vastaanotto Juha Anttila ja Rahastavatko museot kuvilla? Maria Virtanen, Sofia Lahti ja Anni Wallenius IHMISET Sari Pursiainen haluaa olla sisäinen vaikuttaja ARKISTOT Historialliset arkistot Nordeasta Elkaan Olli Alm Elkassa 2012: työläämpiä arkistoja, hankkeita ja FIDA Jarmo Luoma-aho JÄRJESTELMÄT Affecto ja asiakasvirastot tuottivat yhdessä Virran Samuel Mäkelä ja Ritva Toivonen PUHEENJOHTAJAN PALSTA Meidän Liikkari Jarmo Luoma-aho ARKISTOMATKALLA Kalifornian arkisto löytyy Sacramentosta Muutakin kuin 3D-digitointia Pekka Henttonen TAPAHTUMAKALENTERI 21 Tapahtumakalenteri TYÖKALUT PROJEKTIT DIRKS: Asiakirjajärjestelmän suunnitteleminen Pekka Henttonen Miten hallita yhdistyminen ja uusi organisaatio Susanna Kokkinen ARKISTOKOKEMUKSIA PUHEENVUORO KOLUMN Rautatieharrastaja käyttää arkistoja ja tuottaa niitä Janne Ridanpää Moreq2010 ja OAIS-malli James Lappinin näkemänä Juho Rännäli Att öppna kunskap från teori till praktik? Jessica Parland-von Essen INDEX & SUMMARY Faili 1/2013 Ilmoitukset: Innofactor s.35, IITC s.36, Kansi: Kalifornian osavaltionarkiston pääsisäänkäynti - Kuva Artikkeleiden kuvat kirjoittajien, ellei muuta mainita. PÄÄKIRJOITUS Vapaus valita toisin? Failin viime numerossa on saanut kiitosta erityisesti Jessica Parland-von Essenin kolumni, jossa asetetaan kyseenalaiseksi trendiä mitata kaikkea liiketoiminnan säännöillä ja periaatteilla. Kannanotto olikin erittäin osuvaa, mutta sen lukijoiksi toivoisi saatavan laajempaakin joukkoa, ennen kaikkea niitä, jotka ovat asioista päättämässä. Parland-von Essenin kannanottoja toki jaetaan myös suositussa blogissa Essetter, kannattaa lukea sitäkin. Olisikohan arvioitavissa että kiitokseksi toisinajattelusta Brages Pressarkivin pieniä valtionapumäärärahoja yritetään nyt leikata. Faili vetoaakin ministeriön päättäjiin ettei suunnitelmaa toteutettaisi. Toivottavasti tämä vetoomus ei ole myöhässä. Samankaltaista toisinajattelun ja tekemisen kieltämistä olen ymmärtänyt harrastettavan ns. ohjauksessa, joka kohdistuu yksityisiin keskusarkistoihin. Meidän lottoajien rahoilla tuettavaa toimintaa pitäisi päin vastoin kannustaa toimimaan innovatiivisesti ja antaa pienempien organisaatioiden löytää uusia ratkaisuja, jotka sopivat niille paremmin kuin ylhäältä annetut ison toimijan mallit. One size fits all ei todellakaan ole ratkaisu esimerkiksi siihen, kuinka arkistot palvelevat asiakkaitaan. Otsikon tähän pääkirjoitukseen lainasin liikkeeltä, joka muutaman vuoden ajan on herätellyt ajattelemaan että Suomessa voi olla toisenlaisia tapoja ajatelle kuin poliittinen ja virkamieseliitti on meille 1990-luvun laman jälkeen yrittänyt ainoana vaihtoehtona tarjota. On mielenkiintoista, että tämän ainoan vaihtoehdon tarjoajat ovat usein kritisoineet toisen tasavallan aikaa yhteen muottiin pakotetusta ajattelusta ulkopolitiikan alueella. Kannattaa kuitenkin muistaa että silloin saatiin olla eri mieltä kaikesta muusta, niin kuin siitä mihin yhteisesti kerättyjä varojamme käytetään. Toisen tasavallan aikaan myös virkamiesten valta oli rajallinen tai ainakin palkat pieniä. Auttaisikohan, jos palattaisiin samaan? Ymmärtäisiköhän kansliapäällikkö tai kaupunginjohtajakin sitten että he eivät ole yritysjohtajia eikä heistä pidä sellaisia tullakaan. qqq Liikearkistoyhdistyksen julkaisutoimikunnan kokouksen lopuksi saimme aikaan ripeän keskustelun siitä valinnasta, mitä tehdään kun asiakirjahallinnan ammattilaiset toimivat jälkipolville jätettävän tiedon portinvartijoina. Se mitä kutsutaan ammattikielellä seulonnaksi päättää suurelta osin siitä, millaisen kuvan eilisestä ja toissapäivästä saa, kun tutkija muutaman vuosikymmenen päästä menee arkistoon ja yrittää rakentaa oman käsityksensä siitä mitä on tapahtunut. Tätä kysymystä on pohdittu Failissa toki paljon aiemminkin, mutta se muuttuu yhä tärkeämmäksi, kun siirrytään eamssien ja tossien perusteella tehtyihin lähes automaattisiin säilytyspäätöksiin. Oletetaan, että arkistoon tallennetun menneisyyden jäljen joutuu arvottamaan vain sen tiedon perusteella, mitä Sähke2 normissa oleva metatieto kertoo. Kun se sisältää vain organisaatiossa toteutettuun tehtävään liittyvää informaatiota, kertooko se ihan oikeasti, mitä asiakirja ja siihen liittyvät toimet ovat todellisuudessa ympäröivässä yhteiskunnassa tarkoittaneet. Kuitenkin juuri vaikutukset ovat sitä, mitä tutkijat hakevat, olivatpa he miltä alalta tahansa. Omassa keskusteluosuudessani nostin esiin Kuisman ja Keskisarjan lähteiden käytön Suomen pankkihistoriasta kertovassa Erehtymättömät -kirjassa. Minusta se, että historiaa on yhä enemmän kirjoitettava haastattelujen perusteella, sopii vielä omankin mielenkiintoni kohteeseen, lähihistoriaan. Keitäs ne 200 vuoden takaista historiaa tutkivat haastattelevat? Onkohan niin, että kirjan nimi sopisi paitsi KOP:n johtokunnan jäseniin, myös tiedon portinvartijoihin. Jos yksityisarkistoissakin toimittaisiin vain hallinnon päätösten arkistoijana, moni asia jäisi vain arvailujen varaan, Omakin parin vuoden takainen graduni selluteollisuudesta olisi jäänyt kirjoittamatta, jos Elkassa olisi toimittu tämän prinsiipin mukaisesti. Varsinaisten arkistojen merkitys pienenee tällaisella politiikalla, mutta onneksi meillä on tiedotusvälineitä, jotka ovat tallettaneet elämää ja toimeliaisuutta vuosikymmenien ajan. Itse kiitän Elkan lisäksi Ylen Elävää arkistoa ja Päivälehden arkistoa, joissa pääsee lähteisiin sähköisesti, mutta myös Lapin Kansan sivuja ja Eduskunnan painettuja pöytäkirjoja. Näissä on ilmeisesti historian lähteiden tulevaisuus. FAILI nro 1/ FAILI nro 1/2013 3

3 pauksissa on laajalti hyväksytty metadatastandardi, johon on kytketty metadatan siirtoskeema. Linkki Moreq2010:n ja OAIS-mallin välille? Lappin toteaa, että ainoa kandidaatti siirtoformaattistandardiksi tällä hetkellä on DLM Forumin julkaisema Moreq2010. DLM Forum koostuu sekä arkistonhoitajista että asiakirjahallinnon henkilöstöstä mutta useimmat arkistonhoitajat ovat tähän mennessä osoittaneet suhteellisen vähän kiinnostusta Moreq2010- standardia kohtaan. Olen eräissä yhteyksissä kuullut Lappinin esittävän näkemyksiään, ja tällöin hän on käsitellyt Moreq2010-määritystä mahdollisuutena ehkä siitäkin syystä, ettei muuta ole tarjolla. Hän kertoo ehdottaneensa DLM Forumin kokouksessa viime kesäkuussa Moreq2010-standardin täydentämistä OAIS-mallin mukaisella toiminnallisuudella. Sekä Lappinin ehdotuksesta että yleensä OAIS:n roolista digitaalisen arkiston standardina on DLM Forumin piirissä käyty keskustelua. OAIS-perusteisen Moreqin laajennusmoduulilla olisi Lappinin mukaan koko joukko myönteisiä vaikutuksia. Ensimmäistä kertaa digitaalisena aikakautena meillä olisi tällöin hallussamme toiminnallinen määritys, jonka avulla asiakirjoja voisi hallinnoida kaikissa elinkaaren vaiheissa, ja soveltaa sitä myös arkistossa sijaitsevien asiakirjojen hallinnointiin. Lappin sanoo, että tämä vahvistaisi myös Moreqin asemaa. Toteutuessaan yhdistäminen merkitsisi käytännössä sitä, että arkistonhoitajat ja asiakirjahallinnon ihmiset olisivat ensimmäistä kertaa digitaalisena aikakautena seisomassa yhteisen ratkaisun takana. Lappin kehottaa meitä kuvittelemaan, että arkistolaitos jossain päin maailmaa ottaa käyttöön OAIS-malliin perustuvan digitaalisen arkiston, joka kykenee ottamaan vastaan asiakirjoja Moreq2010-yhteensopivista tietojärjestelmistä. Tämä voisi kannustaa organisaatioita ottamaan käyttöön Moreq2010-yhteensopivia tietojärjestelmiä, jotka kykenevät siirtämään tietoa Moreq2010:n siirtoskeeman mukaisesti. Lappinin mukaan kuvio voisi toimia toisinkin päin. Oletetaan, että jossakin on maa, jossa hallinto ottaa käyttöön Moreq2010- yhteensopivia tietojärjestelmäratkaisuja. Maan arkistolaitos voisi puolestaan ottaa käyttöön digitaalisen arkiston, joka on Moreq2010-yhteensopiva, ja rutiininomaisesti siirtää asiakirjat ja niihin liittyvän metadatan Moreq2010-standardia noudattavista tietojärjestelmistä. Lappinin ehdotuksen menestymisen käytännössä ratkaisee kaksi asiaa. Ensinnäkin kyseessä on Moreq2010:n tulevaisuus koko Euroopan ja kaikki alat kattavana määrityksenä. Toinen kysymys on OAIS-mallin tulevaisuus digitaalisen arkiston standardina. Ainakin päällisin puolin vaikuttaisi siltä, että rajapinta niiden välillä vahvistaisi molempien asemaa asiakirjojen hallinnan standardeina. Artikkelissa esiintyvät piirrokset on julkaistu James Lappinin luvalla. Forskning baserar sig på vetenskaplig argumentation. Det kräver transparens, så att vem som helst ska kunna granska alla resonemang och argument. Det är det som gör att vetenskaplig kunskap väger mera än annat tyckande och sämre underbyggda teorier och antaganden, som världen och webben också är full av. Detta var den röda tråden i de diskussioner som fördes på den diskussionsdag kring öppet vetenskapligt publicerande och forskningsdata som ordnades på Undervisnings- och kulturministeriet den 4 mars. För historiker innebär dagens digitala kultur en ny situation. Där det tidigare räckte att hänvisa till källor i arkiv är vi i dag i ett läge, då vi måste ta ställning till att både rå och förädlad data allt oftare finns tillgänglig i digital form. För trovärdigheten blir det alltså allt viktigare att kunna hänvisa till digitala källor på ett hållbart och trovärdigt sätt, och kunna erbjuda insyn också i de metoder som använts vid strukturering och analys av data i till exempel databasform. Vad gäller hänvisningar utgör arkivens tekniska lösningar en viktig del: Kan arkiven erbjuda bestående länkar till enskilda dokument eller helheten? Hur förhåller man sig till olika versioner av ett dokument? Behöver man kunna skilja på till exempel exakt vilken digitaliserad version en forskare använt? För att diskutera bland annat detta har Riksarkivet vänt sig till forskarsamfundet och en särskild expertgrupp har utnämnt under forskningschef Päivi Happonen, för att ta ställning till frågor kring så kallade persistent identifiers. Man har hittills bestämt sig för att använda sig av URN-systemet, men exakt hur KOLUMN Att öppna kunskap från teori till praktik dessa ska användas är ännu något öppet. Genom att bygga välfungerande system hoppas man kunna förenhetliga sättet att hänvisa och garantera att länkarna är bestående. Den andra frågan, det vill säga frågan om av forskaren själv framtagen eller bearbetad data, är också en stor utmaning för dagens historiker. Det kräver stöd av professionella informationsspecialister att kunna förvalta och dokumentera dessa resurser. På denna punkt saknas ännu både teknisk infrastruktur och processer för hur de olika kompetenserna kan sammanföras. Våra forskningsbibliotek har en stor utmaning i att kunna bli integrerade i forskningsprocesserna i ett tillräckligt tidigt skede. Det kräver också nya typer av kompetenser av bibliotekarier som tidigare arbetat mest med att förvalta färdiga forskningsresultat. Det är orealistiskt att tänkas sig att forskare fullt ut ska kunna behöva sätta sig in i frågor om teknisk dokumentation eller metadata. Men vad leder det till, att öppna upp data på detta sätt? En del ser det som fyllt av potentiella problem och rätt skrämmande. Att panta på data och källor är också en skötesynd för en del forskare. Samtidigt låter argumentationen mot öppenhet inte sällan rätt lik de diskussioner som för ett par sekler sedan förts för att berättiga förhandscensur överlag. Om man lyssnar riktigt noga. Det är klart att det finns risker, och att till exempel personintegritet inte får äventyras, men utan transparens har historiker mindre chans att uppnå auktoritet som sakkunniga i den offentliga debatten. Att vara transparent eller att marginaliseras, det är frågan vi i själva verket står inför. Men vad leder det till, att öppna upp data på detta sätt? En del ser det som fyllt av potentiella problem och rätt skrämmande. Att panta på data och källor är också en skötesynd för en del forskare. Det bästa är att öppnandet ändå genererar otroligt mycket ny kunskap, effektivare användning av existerande information och minskar på riskerna för mångdubbelt arbete på olika håll. Det har vi på ett konkret sätt fått se i samband med ett projekt kring att öppna vår databas som vi genomfört det senaste året vid Brages Pressarkiv. Den 5 mars ordnade detta projekt, som gått under namnet Pondus, ett hackathon på yrkeshögskolan Arcada i Helsingfors. Ett hackathon är en tävling för kodare, där de under en begränsad tid, i detta fall åtta timmar, ska ta fram applikationer eller idéer till applikationer som bygger på öppna data. Vid tävlingsdagens slut hade vi fått fram flera applikationer och idéer som vi aldrig själva skulle ha kommit på. Bland dem fanns olika typer av visualiseringar, rekommendationer som stöd vid lokalisering av relevanta material och till och med ett spel! Och då är vi bara i början av att öppna vår databas. Framledes hoppas vi kunna övergå till mer avancerad semantisk data som erbjuder mångfaldigt fler nya användningsmöjligheter och förutsättningar att integrera våra data med andra data. Och allt det ger större synlighet och relevans åt våra material och vårt arbete! Man kan läsa mera om projekt Pondus och nätverket med samma namn på Brages Pressarkivin arkistonjohtaja, dosentti Jessica Parland-von Essen käsittelee kolumnissaan tutkijoiden sähköisten lähteiden käyttöä sekä niiden avoimuutta ja uuden toimintamallin vaikusta aineistonhallinnasta vastaavien työhön. Kirjoittaja kertoo myös Podus-hankkeen hackathonista, kilpailusta, jossa kehitettiin ohjelmistoja arkiston käyttöön. Kuva: Laura Oja FAILI nro 1/ FAILI nro 1/

4 INDEX & SUMMARY FAILI 1/2013 EDITORIAL Page 3 Freedom to select another option - The Editor criticizes the habit in the Finnish politics, where the elite is explaining that there is only one option. He is pointing out not only politicians and civil servants but also those who like to control how the private archives have to operate. As another task with limited options Palonen takes in the discussion the policy when selecting material to be kept in the archives. If the archives are disposing everything except administrative records there will be not much to find interesting in the archives; when a researcher tries to create a complete picture of the events in the past. To create this overview it is not the decisions but the effects of the decisions that should be found. In there Palonen praises media that is recording those effects and in his own case also business archive Elka that is taking in and preserving material with wider scope public policy. EVENTS P. 4 Excellent feedback of PDF Seminar - FBAA (Finnish Business Archives Association, LAY) organised in co-operation with PDF/A Competence Center a two-day seminar in Helsinki in January. The subjects of the event were PDF/A, PDF/E and 3D PDF. The training class as National Archives was overbooked when Finnish and German specialists. had their presentations. The programme included presentations given by Olof Drümmer and Thomas Zellman (Competence Center) as well as Uli Isermayer (Adobe Germany). There were also presentations in Finnish where the specialists told about their experiences about these PDF sub-formats. P. 8 Are museums overcharging of photos? - Based on the Open data initiative the Museum of Photography organised a discussion about the price policy in the museums. Some of the speakers compared the prices to news agency prices, some others asked what would happen if photos will be open data. There will be no fast turn to the open data in museums was concluded in the event. PEOPLE P. 10 Sari Pursiainen will act as internal notable - met Sari Pursiainen, the new head of the Turku City Archives. In the inteview she tells that she likes to be more internal activist than her predecessor Pentti Taskinen. ARCHIVES P. 12 Historical archives of Nordea transferred to Elka - Olli Alm writes about transfer of the Finnish historical archives of the Nordic bank giant Nordea. P. 12 More laborious Archives, projects and FIDA activities - Jarmo Luoma-aho makes a review of activities in 2012 at the national business archives Elka. SYSTEMS P. 14 Affecto and agencies build up a new ERM in co-operation - The software company Affecto and it s five government agency clients designed and took in use a new ERM system Virta. The article is written by Samuel Mäkelä and Ritva Toivonen of Affecto. CHAIRMAN S CORNER P. 16 Our FBAA - The new chairman of the board in FBAA, Jarmo Luoma-aho tells some of his ideas as a new chairman. He also reminds that the association is for the members and new members are more than welcomed. ARCHIVE TOURISM p. 17 The California State Archives found in Sacramento - visited in 2012 at the California State Archives and finally wrote an article about his visit. He also updated his notes by ed questions and answers. BOOKS P. 21 Not only 3D digitization - Dr. Pekka Henttonen makes a review of the book The memory has three dimensions - Production and storage of digital cultural heritage. The book is published by the Mikkeli University of Applied Sciences and the article collection is edited by. Henttonen found interesting at least the article written by Mika Nyman. TOOLS P. 22 DIRKS: Designing of the ERMS - Pekka Henttonen continues his series of articles about DIRKS. PROJECTS P. 23 How to manage a merger and a new organization - Head of records management at the Aalto university, Susanna Kokkinen writes about their experiences in developing and unifying records management and archiving in the new Aalto University. the new University was established in a merger between Helsinki University of Technology, Helsinki Schools of Economics and University of Industrial Arts. ARCHIVE EXPERIENCES P. 26 Railway enthusiast uses and creates archives - Archivist Janne Ridanpää writes about the archival experiences and policies in his hobby. COMMENT P. 28 Moreq2010 and OAIS as seen by James Lappin - Head of RM Juho Rännäli of Finnish Customs presents and comments the blog article of James Lappin. COLUMN P. 32 To open knowledge - theory and practise - Dr. Jessica Parlandvon Essen writes in her column in Swedish about the problems a researcher can meet in the new digital world. There are both raw and processed data available, but the question is how the reliable and unreliable sources can be recognised. Suomen ensimmäinen SÄHKE2-sertifioitu tiedonohjausjärjestelmä Innofactor Dynasty TM Tiedonohjausjärjestelmä Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä on tarkoitettu julkishallinnon ja yritysten tiedonohjaussuunnitelmien ylläpitämiseen sekä tuottamaan asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen tarvittavat luokittelutiedot erilaisiin tietojärjestelmiin. Se korvaa kankeat Excel- ja Word-taulukot ja helpottaa sekä tehostaa asiakirjahallintoa. Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä tarjoaa rajapinnan operatiivisille järjestelmille ja se tukee dokumenttien hallintaa Microsoft SharePointissa kytkettynä Dynasty Docs -tuotteeseen. Käyttäjän on helppo luoda asiakirja malli-pohjasta, ja järjestelmä tuo automaattisesti tarvittavat luokittelutiedot. CERTIFIED BY SÄHKE 2 Uusi SÄHKE2-sertifioitu versio saatavilla. Sisältää arkistolaitoksen SÄHKE2:n vaatimukset ja eamstehtäväluokituksen Monipuoliset raportointiominaisuudet Liittymät tietojärjestelmiin ja XML-muotoisen suunnitelman tuontiin ja vientiin 34 FAILI nro 1/ Innofactor Oyj, Keilaranta 19, Espoo, Vaihde ,

5 TULE MUKAAN TIEDONHALLINNAN VALTATIELLE TAMPEREELLE Liikearkistopäivät Tampere-talossa Aiheina: Tiedon hallinta ja tietojohtaminen Tiedonhallinnan kehittämisen projektit Näkökulmia: Mitä arkistosta pitäisi löytää? Uutta ja perinteistä tekniikkaa Päivittyvää lisätietoa LIIKEARKISTOYHDISTYS Sharepoint HPR seminaari Aiheina Intranet, ryhmätyötilat, kollaboraatio, dokumenttien hallinta ja metatiedot. Case esityksinä kuullaan mm. Tekla, Nordea ja Stockmann. Mukana on myös SharePoint 2013 sekä suosittu Hyvät, Pahat ja Rumat osuus.