HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/

Transkriptio

1 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta AIKA :00-11:35 PAIKKA Kaupungintalo, hallituksen kokoushuone KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 16 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjantarkastajien valinta Kokouksen työjärjestys Siivoustyönjohtaja Aila Kukkolan kuuleminen Haapajärven Yrityspalvelut Oy:n toimistusjohtaja Hannu Vuorelan kuuleminen 21 Tarkastuslautakunnan laskujen hyväksyjät vuodelle Tarkastuslautakunnan toimintakertomus vuoden 2017 toiminnasta 23 Maritta Niskan sidonnaisuusilmoituksen täydennys Haapajärven kaupungin tilintarkastajan valinta vv Lautakunnan havaintoja Seuraava kokous

2 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ OSALLISTUJAT Nimi Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Autio Eero Puheenjohtaja Tenkula Mauri Varapuheejohtaja Riihijärvi Hanna Jäsen Torkkola Kaarina Jäsen Hiltunen Marja Varajäsen Ainassaari Seija Sihteeri POISSA Ilvesvuori Tuomo Jäsen Vedenpää Sari Jäsen ALLEKIRJOITUKSET Eero Autio Puheenjohtaja Seija Ainassaari Pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Hanna Riihijärvi Mauri Tenkula PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ Tarkastuslautakunnan sihteeri Seija Ainassaari

3 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TRKLTK 16 Kuntalain 103 :n mukaan lautakunnan kokous on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läs nä. Hallintosäännön 117 :n mukaan kokouskutsun antaa pu heen joh taja tai hänen estyneenä ollessaan va ra pu heen joh ta ja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paik ka sekä, mikäli mahdollista, siinä käsiteltävät asiat (asia lis ta). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan ko kous kut sun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, toi mi eli men päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunnan kokouskutsu toimitetaan viimeistään neljä päivää ennen kokousta lautakunnan jä se nil le ja tilintarkastajalle. Tarkastuslautakunta: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

4 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjantarkastajien valinta TRKLTK 17 Kuntalain 107 :n mukaan hallintosäännössä on annettava tar peel liset määräykset pöytäkirjan laatimisesta, tar kas ta mi ses ta ja tiedoksi antamisesta (KuntaL :n 2j kohta). Myös pöytäkirjan allekirjoittamisesta määrätään hal lin to sään nös sä (KuntaL :n 2k kohta). Hallintosäännön 137 :n mukaan pöytäkirja tarkastetaan toi mi elimen päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunnan päätöksen mukaisesti pöytäkirjan tar kas ta jina toimii vuorollaan kaksi jäsentä aak kos jär jes tyk ses sä. Mikäli varsinainen jäsen estyy varajäsen on pöy tä kir jan tar kastajana. Tarkastusvuorossa: Hanna Riihijärvi ja Mauri Tenkula. Tarkastuslautakunta: Valittiin Hanna Riihijärvi ja Mauri Tenkula.

5 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Kokouksen työjärjestys TRKLTK 18 Tarkastuslautakunta: Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin kokouskutsun mukainen asialista.

6 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Siivoustyönjohtaja Aila Kukkolan kuuleminen TRKLTK 19 Tarkastuslautakunta on edellisessä kokouksessa päättänyt kutsua keskustelemaan ja kertomaan siivouspalveluiden tavoitteiden toteutumisesta ja muista ajankohtaisista asioista. Aikavaraus: 9:00-9:45 Vuoden 2017 talousarviossa siivouspalveluille on asetettu tavoitteita seuraavasti: "Vastuullinen viranhaltija: Siivoustyönjohtaja Toiminnan kuvaus: Keskitetyssä siivoustoimessa tuotetaan kaupungin kiinteistöille niiden päätoimintaa tukevaa siivouspalvelua. Siivouspalvelut luovat yleistä viihtyvyyttä, turvallisuutta sekä ylläpitää kiinteistöjen arvoa ja kuntoa. Keskeiset palvelutehtävät ovat ylläpito- ja perussiivouspalvelut. Osallistutaan siivoustoiminnan kehittämiseen kaupungin organisaation eri tulosalueilla. Selänteen yksiköille tuotetaan vuokran yhteydessä siivouspalvelua seuraaviin kohteisiin: Karjalahden palvelukeskus, Kirsikkakodin päivätoimintakeskus, eläinlääkärin vastaanot-totilat. Tavoitteet ja toimenpiteet: Tavoitteena on hyvinvoiva, motivoitunut ja osaava henkilöstö. Siivouspalveluita kehitetään siivoustyön ja työympäristön suunnittelun avulla. Henkilöstön ammattitaitoa pidetään yllä osallistumalla täydennyskoulutuksiin. Mikäli siivouksen tasoa lasketaan tai ulkoistetaan palveluja, niin asiasta on sovittava ensin palveluja ostavan hallintokunnan kanssa. Painopiste vuodelle 2017: Ergonomiaan ja siivoustyön kuormittavuuteen kiinnitetään huomiota. Työkohteissa jatketaan elvyttävää ja palauttavaa taukoliikuntaa työpäivän aikana. Koulutusta siivoustyön hallittavuudesta tulee lisätä. Huomioidaan työajan tehokas käyttö. Työajan tehokkaan käytön kannalta on tarkoituksenmukaista jatkaa kahdessa kohteessa kaksivuorotyötä. Siivouksen osalta jatketaan kiinteistönpidon kehittämistä. Teemat vuosille : Henkilöstön ja asiakkaan sitouttaminen joustavaan yhteistyöhön. Kilpailukykyistä ja ammattitaitoista siivouspalvelua tehostetaan kustannuksia vertailemalla. Huomion kiinnittäminen toimiviin työyhteisöihin." (Valmistelija: Seija Ainassaari p )

7 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Puheenjohtaja: Merkitään tiedoksi. Tarkastuslautakunta: Selostus merkittiin tiedoksi. Päätettiin yksimielisesti kirjelmän laatimisesta valtuustolle.

8 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Haapajärven Yrityspalvelut Oy:n toimistusjohtaja Hannu Vuorelan kuuleminen TRKLTK 20 Tarkastuslautakunta on edellisessä kokouksessa päättänyt kutsua Haapajärven Yrityspalvelujen toimitusjohtaja Hannu Vuorelan keskustelemaan ja kertomaan yrityspalveluiden tavoitteiden toteutumisesta ja muista ajankohtaisista asioista. Aikavaraus: 9:45-10:30 Vuoden 2017 talousarviossa Haapajärven Yrityspalvelut Oy:lle on asetettu tavoitteita seuraavasti: Haapajärven kaupungin konsernien yhteiset tavoitteet: "Yhteisenä tavoitteena konsernissa on konsernin koko velkamäärän pienentäminen. Kaupunki antaa edelleenkin tarvittaessa takauksia tytäryhtiöiden lainojen vakuudeksi erillisillä valtuuston päätöksillä. Pienehköjä investointeja yhtiöiden tulee jatkossakin toteuttaa omilla vakuusjärjestelyillä. Tytäryhtiöiden toimintaa esitellään edelleen luottamushenkilöille vuosittain maaliskuun loppuun mennessä valtuuston iltakoulussa. Riittävän suurissa asioissa tullaan iltakouluja järjestämään erikseen. Yhtiöiden hallitusten jäsenten valinnassa huomioidaan Kuntaliiton ohjeet siitä, että ainakin osalla hallitusten jäseniä on yhtiön toimialaan liittyvää kokemusta tai koulutusta. Yhtiöiden keskinäistä yhteistyötä hallinnollisissa ja muissa toiminnallisissa asioissa kehitetään jatkuvasti. Säännöllistä konsernipalaverikäytäntöä jatketaan. Yhtiöiden hallinnollisten tukipalveluiden (esim. osto- ja myyntilaskutus sekä palkanlaskenta) yhteistyötä kehitetään edelleen. Vuoden aikana selvitetään myös yhteistyön kehittämismahdollisuudet kiinteistönhuollossa ja kunnallistekniikan rakentamisessa." Haapajärven Yrityspalvelut Oy:n tavoitteet ja riskit: "Tavoitteet ja riskit: Haapajärven Yrityspalvelut Oy:n tehtävänä on Haapajärven elinkeinoelämän ja yritystoiminnan kehittäminen tuottamalla yrityksille erilaisia toimitilapalveluja, osallistumalla ja/tai rahoittamalla erilaisia kehittämishankkeita sekä tuottamalla muuta elinkeinotoimintaa edistävää palvelua yhteistyössä Nivala-Haapajärven seutu Nihak ry:n kanssa. Yrityspalvelut tarjoaa

9 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta palveluja sekä yritystoimintaa suunnitteleville että jo toimiville yrityksille. Yhtenä uutena toimintamuotona ja kehittämiskeinona on aloitettu tulevaisuusfoorumi -toiminta. Tällä toiminnalla lisätään kaupungin, Haapajärven Yrityspalvelujen sekä yrittäjien välistä yhteistyötä ja pyritään yhdessä löytämään kaupungin elinvoimaisuuden ja vetovoimaisuuden kannalta tärkeitä kehittämishankkeita. Tulevaisuusfoorumin kokoonpano on yhteensä 12 jäsentä, joista Haapajärven Yrittäjäyhdistys valitsee kolme, MTK:n paikallisyhdistys yhden ja Haapajärven Yrityspalvelut viisi jäsentä. Foorumiin kuuluvat myös kaupunginjohtaja, yrityspalvelujen toimitusjohtaja sekä hallituksen puheenjohtaja. Toiminnallisina tavoitteina Yrityspalveluilla on pystyä tarjoamaan yrityksille toimitiloja sekä lyhyellä että pitkällä aikajänteellä. Sen lisäksi yhtiön tavoitteena on edistää paikkakunnalla jo olevien, tänne syntyvien ja tänne siirtyvien yritysten toimintaedellytyksiä, olemalla mukana erilaisten hankkeiden valmistelussa ja hallinnoinnissa. Haapajärvellä on tällä hetkellä menossa liike- ja toimitilarakentamisen rakennusbuumi. Erilaisia rakennusprojekteja on tällä hetkellä käynnissä useita, jotka yhdessä syksyllä 2017 valmistuvan uimahallin kanssa lisäävät paikkakunnan vetovoimaa ja parantavat ydinkeskustan toiminnallisuutta entisestään. Vaikka ydinkeskustan kaupunkikuva muuttuu jo käynnissä olevien hankkeiden myötä merkittävästi, riittää kaupungin elinvoiman turvaamisessa ja kehittämisessä haasteita jatkossakin. Yrityspalvelujen yhtenä tärkeänä tehtävänä on löytää nyt tyhjilleen jääviin liiketiloihin uusia toimijoita ja edistää myös uusien liikerakennushankkeiden käynnistymistä. Ouluntien uuden teollisuusalueen infra on nyt rakennettu kokonaan valmiiksi. Alueelle valmistuu vuoden 2017 alussa toinen teollisuusrakennus ns. vastaanottohalli ja tavoitteena on saada halli täyteen toimintaan tarkasteluvuoden aikana. Yrityspalveluilla on tällä hetkellä myös Palomäen teollisuusalueella tyhjää hallitilaa n m2 ja tavoitteena on löytää toimija/toimijat myös sinne. Kiinteistöjen hallintaa harjoittavan yrityksen taloudelliset riskit aiheutuvat tulipalon tai muun vahingon lisäksi myös tilanteesta, jossa yritystoimintaa varten rakennetut tilat jäävät syystä taikka toisesta tyhjiksi. Omaisuusvahinkojen varalta yrityksellä on kilpailutettu vakuutus, mutta tilojen tyhjillään oloon ei ole olemassa järkevää vakuutusturvaa."

10 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Puheenjohtaja: Merkitään tiedoksi. Tarkastuslautakunta: Selostus merkittiin tiedoksi.

11 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan laskujen hyväksyjät vuodelle 2018 TRKLTK 21 Tarkastuslautakunnan laskut vuonna 2017 ovat hyväksyneet lautakunnan sihteeri Seija Ainassaari/sijainen ja varalla hallintosihteeri Raija Malviniemi. Kaupunki käyttää sähköistä laskujen kiertoa ja laskut hyväksytään sähköisesti. Laskujen hyväksyjistä on toimitettava luettelo vuosittain tai valtuustokausittain. (Valmistelija: Seija Ainassaari p ) Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunnan laskut hyväksyy vuonna 2018 tarkastuslautakunnan sihteeri Seija Ainassaari ja varalla hallintosihteeri Raija Malviniemi. Tarkastuslautakunta: Hyväksyttiin.

12 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan toimintakertomus vuoden 2017 toiminnasta TRKLTK 22 Talousarvion tekstiosa, toiminnan kuvaus, tavoitteet ja toimenpiteet ovat pohjana toimintakertomukselle. Tarkastuslautakunnan talouden raportti ajalta oheismateriaalina. Tarkastuslautakunnan toimintakertomus vuoden 2017 toiminnasta liitteenä. (Valmistelija: Seija Ainassaari p ) Puheenjohtaja:Tarkastuslautakunta keskustelee tarkastuslautakunnan vuoden 2017 toimintakertomuksesta ja päättää siihen mahdollisesti tehtävistä muutoksista. Tarkastuslautakunta: Hyväksyttiin. Liitteet Tarkastuslautakunnan toimintakertomus vuoden 2017 toiminnasta

13 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Maritta Niskan sidonnaisuusilmoituksen täydennys TRKLTK 23 Maritta Niska on täydentänyt jo tehtyä sidonnaisuusilmoitustaan uuden luottamustehtävän vuoksi (Valmistelija: Seija Ainassaari p ) Puheenjohtaja: Tarkastetaan ja hyväksytään Maritta Niskan sidonnaisuusilmoitus ja päivitetään julkaisu yleisessä tietoverkossa kaupungin kotisivuilla. Tarkastuslautakunta: Hyväksyttiin.

14 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Haapajärven kaupungin tilintarkastajan valinta vv TRKLTK 24 Uudistunut kuntalaki astui voimaan Lain 121 :n mukaisesti tarkastuslautakunnan tulee valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Kuntalain 122 :n mukaisesti valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla julkishallinnon ja talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö). Kuntalain mukaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuudeksi tilikaudeksi hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Haapajärven kaupungin hallintosääntö 64 kuuluu: Tilintarkastusyhteisö valitaan neljän tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Perustellusta syystä tilintarkastusyhteisö voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Kuntalain mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta huolehtiminen. Lain perustelujen mukaan yhteensovittaminen voi tarkoittaa kuntakonsernin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen järjestämistä koskien muun muassa tarjouspyyntöä, tarjousvertailua ja tilintarkastajaehdokkaiden nimeämistä konserniyhteisöihin. Haapajärven kaupungin tilintarkastuspalvelut eivät ylitä kansallisia kynnysarvoja, joten hankinta voidaan tehdä suorahankintana. Tarjouspyyntöluonnos oheismateriaalina. (Valmistelija: Seija Ainassaari ) Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta keskustelee tilintarkastuspalvelun ostosta/kilpailutuksesta. Tarkastuslautakunta: Hyväksyttiin tarjouspyyntöluonnos ja päätettiin, että tarjous pyydetään 5 tilintarkastusyhteisöltä: BDO Audiator Oy, Talvea Oy, PwC Julkistarkastus Oy, Deloitte Oy ja KPMG Oy Ab.

15 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Lautakunnan havaintoja TRKLTK 25 Puheenjohtaja: Keskustellaan lautakunnan havainnoista ja merkitään ne tiedoksi. Tarkastuslautakunta: Lautakunnan jäsenillä ei ollut erityisiä huomioita arviointikohteistaan.

16 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ Tarkastuslautakunta Seuraava kokous TRKLTK 26 Puheenjohtaja: Päätetään seuraavan kokouksen ajankohdasta. Tarkastuslautakunta: Päätettiin, että seuraava kokous pidetään pe klo 10:00. Kuultaviksi kutsutaan sivistysjohtaja Veijo Tikanmäki, Jokilatvanopiston rehtori Kim Oja ja liikuntasihteeri Jarmo Eronen.

17 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen perusteet Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 136 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisva litusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Pykälät HLL 5 :n 1 mom../muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pykälät ja valituskieltojen perusteet OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu ja jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Jos kyseessä on kuntien yhteisen toimieli men päätös, oikaisuvaatimuksen saa tehdä myös sopimukseen osallinen kunta ja sen jäsen. Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi tehdä hankintalain :n mukaan hankintayksikölle kirjallisen hankintaoikaisun. Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi, mikäli hankinnanarvo ylittää hankintalain mukaisen kynnysarvon. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus / hankintaoikaisu tehdään PL 4, Kirkkokatu HAAPAJÄRVI haapajarvi@haapajarvi.fi Pykälät Oikaisuvaatimus ja hankintaoikaisu on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimuksesta ja hankintaoikaisusta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava.oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle määräajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seit se män päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksi antoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päi vä nä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Liitetään pöytäkirjaan

18 HAAPAJÄRVEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/ VALITUSOSOITUS Oikaisuvaatimuksen johdosta annet tuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se,joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asian osainen sekä kunnan jäsen ja jos kyseessä on kuntien yhteisen toimielimen päätös, myös sopimukseen osallinen kunta ja sen jäsen. Kunnallisvalitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Hallintolain mukaista todisteellista tiedoksiantoa voidaan myös käyttää. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksian oa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Kaavan tai rakennusjärjestyksen hyväksymistä koskevan päätöksen katsotaan tulleen kaikkien valitukseen oikeutettujen tietoon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäville kunnan verkkosivuille yleiseen tietoverkkoon. Valitusviranomainen, osoite ja postiosoite Pohjois-Suomen hallinto-oikeus Isokatu 4, PL OULU Kunnallisvalitus, pykälät Valitusaika 30 päivää Hallintovalitus, pykälät Valitusaika Päivää Muu valitusviranomainen, osoite ja postiosoite Hankintalain mukainen valitus markkinaoikeudelle Markinaoikeus Radanrakentajantie Helsinki Valitusaika Pykälät 14 Päivää Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Lisätietoja Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa kulloinkin voimassa oleva oikeudenkäyntimaksu. Yksityiskohtainen oikaisuvaatimusohje/valitusosoitus liitetään pöytäkirjanotteeseen. 1) Jos toimitettava muulle kuin valitusviranomaiselle Liitetään pöytäkirjaan