Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea. Kokous/Meeting 1/2018. Käsiteltävät asiat/agenda

Transkriptio

1 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time klo/at 13:00 Paikka/Venue Otakaari 1, Hallituksen istuntosali Käsiteltävät asiat/agenda Henkilöt, joilla läsnäolo- ja puheoikeus kokouksissa - Members and those with right to attend Kokouksen avaus ja päätösvaltaisuus - Call to order and establishment of quorum Asialistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi ja pöytäkirjan tarkastajien valinta - Approval of meeting agenda and election of examiners of the minutes Kokouksen työkieli - Working language of the meeting Keskusteluasia / Discussion item: Akateemisten asiain komitean toiminta ja 2018 käsiteltävät asiat / Academic Affairs Committee duties and items for Liite / Annex: Esitys / Presentation Keskusteluasia - Discussion item: Hallituksen nimityskomitean asettaminen - Appointing of Board Nomination Committee Liite Appendix: Esitys - Presentation Keskusteluasia / Discussion item: Hyväksilukusäännöt ja -ohjeet / Regulations and Guidelines on credit transfer Liite Appendix 1 Hyväksiluku OOS 36 muutos luonnos_credit transfer OOS Section 36 amendment draft_2018_1_ Liite/ Appendix 2 AAK_esittely_presentation_hyväksiluku_credit transfer_regulation Päätösasia / Decision Item: Akateemisten asiain komitean työjärjestys / Rules of procedure for the Aalto University Academic Affairs Committee Liite 1 / Annex 1: Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitean työjärjestys / Rules of procedure for the Aalto University Academic Affairs Committee Liite 2 / Annex 2: Esitys / Presentation Päätösasia / Decision item: Akateemisten asiain komitean delegointijärjestys / Scheme of delegation of authority from the University Academic Affairs Committee liite 1 Delegointijarjestys_fi_en_2018_2_6_korjattu_corrected liite /Appendix 2 Esittely /Presentation Päätösasia / Decision item: Aalto-yliopiston yleisten opetusta ja opiskelua koskevien sääntöjen muuttaminen (Tohtorinkoulutus) / Amendments to the Aalto University General Regulations on Teaching and Studying (Doctoral education) Liite / Appendix 1 Muutokset Aalto-yliopiston opetusta ja opiskelua koskeviin sääntöihin / Amendments to Aalto University General Regulations on Teaching and Studying Liite/ Appendix 2: Tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö / Degree Regulations on Doctoral Education Liite / Appendix 3 OOS kommentit... 91

2 - Liite/Appendix 4: Esitys / Presentation Ilmoitusasia / Announcement : Tutkimuseettisen toimikunnan vuosikertomus / Research Ethics Committee Annual Report 2017 Liitteet / Annex 1. Vuosikertomus liitteineen / Annual report with appendices 2. Presentation Valmistelija/Rapporteur Liite 1 / Annex 1: Tutkimuseettisen toimikunnan vuosikertomus 2017 / Research Ethics Committee Annual Report Liite / Annex 2: Esitys / Presentation Ilmoitusasiat / Announcements Tutkintolautakunnan vuosikertomus / Academic Appeals Board Annual Report Tutkintolautakunnan vuosikertomus Liite 1 kokoonpano Liite 2 tapaukset Academic Appeals Board Annual Report AAC_AAB2017_annual_report_presentation Ilmoitusasia / Announcement: Hakemukset maisteriohjelmiin ja englanninkielisiin kandidaattiohjelmiin/ Applications to Master s and English Bachelor s Programmes Liite / Annex Muut asiat - Any other business Kokouksen päättäminen - Closing the meeting Pöytäkirjan tarkistaminen - Examiners of the minutes

3 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 1 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali Henkilöt, joilla läsnäolo- ja puheoikeus kokouksissa Members and those with right to attend Rehtori, President Ilkka Niemelä Provosti, Provost Kristiina Mäkelä, puheenjohtaja, Chair Vararehtori, Vice President Eero Eloranta Vararehtori, Vice President Tuija Pulkkinen Dekaani, Dean Anna Valtonen Dekaani, Dean Ingmar Björkman Dekaani, Dean Gary Marquis Dekaani, Dean Janne Laine Dekaani, Dean Jouko Lampinen Paikalla Present Dekaani, Dean Jyri Hämäläinen X 1 9 Sihteeri, Secretary Jari Söderström X Jäsenet/Members X X X X X Jäsen/Member Paikalla Present Varajäsenet sijaantulojärjestyksessä Deputy members in order of replacement Paikalla Present Teemu Leinonen X Anniina Suominen Oscar Persson Turkka Keinonen X Pirjo Sanaksenaho Mikko Jalas Seppo Ikäheimo X Katri Kauppi Petri Jylhä Juuso Liesiö X Pekka Malo Petri Kuoppamäki Katrina Nordström X 1 9 Mady Elbahri Jari Koskinen Jorma Kyyrä Jorma Skyttä X Arto Visala Heikki Remes X Mikael Rinne Riku Vahala Ahti Salo X Nuutti Hyvönen Harri Ehtamo Leena Korkiala- X Riikka Korte Jorma Skyttä Tanttu Pia Lahti X Ville Kivimäki Martti Rahkila Kerttu Pollari-Malmi X Anu Lehtovuori Sami Kujala Tiina Kotti X Börje Helenius Petri Peltonen Panu Sainio X Meri Löyttyniemi Ari Kivimäki Md E. Moula X Stina Giesecke Mika Nieminen Noora Jaakkola X Jerri Kämpe-Hellenius Eero Haimi Marko Laakso X 4 12 Ella Oksala Kilian Kottmeier X Matti Jänkälä Suvi Vendelin X Suha Chowdhury Pascale Blyth X Joonas Lehtovaara Paikalla Present Valmistelijat/Rapporteurs: Sirkku Linna Anneli Ahvenniemi Anna Johansson Milla Vaisto-Oinonen Eija Zitting

4 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 2 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali 1 Kokouksen avaus ja päätösvaltaisuus (jäsenet ja läsnäoloon oikeutetut s. 1) Call to order and establishment of quorum (members and those with right to attend p. 1) Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Puheenjohtaja totesi kokouksen päätösvaltaiseksi. The Chair opened the meeting at The Chair declared a quorum present.

5 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 3 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali 2 Asialistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi ja pöytäkirjan tarkastajien valinta Approval of meeting agenda and election of examiners of the minutes Asialista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Pascale Blyth ja Seppo Ikäheimo. The agenda was approved as such. Pascale Blyth and Seppo Ikäheimo were elected as examiners of the minutes.

6 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 4 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali 3 Kokouksen työkieli Working language of the meeting Päätettiin että kokouksen työkieli on englanti. English was decided as the working language of the meeting

7 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 5 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali 4 Keskusteluasia / Discussion item: Akateemisten asiain komitean toiminta ja 2018 käsiteltävät asiat / Academic Affairs Committee duties and items for 2018 Liite / Annex: Esitys / Presentation

8 Aalto University Academic Affairs Committee AAC Duties Feedback Survey 2017 Items for AAC Provost Kristiina Mäkelä

9 Duties of the University Academic Affairs Committee (Section 13, Aalto Bylaws) The AAC mandate: Promoting high quality in research, teaching, and artistic activities. AAC duties: 1. Curricula and degree requirements; 2. Admission criteria; 3. General regulations on teaching, research and artistic activities; 4. Appointing degree, assessment and appeals committees and adopt regulations for their activities; 5. Term of the board and its members; 6. Appointing the members of the Board Nomination Committee; 7. Appointing the members of the board; and 8. Conferral of the title of honorary doctor. Delegation to School Academic Committees possible, except 5, 6 and

10 Preparation of matters for AAC Nomination Committee o Proposal on Aalto University Board members; Chair Yrjö Neuvo The steering groups (SGs): o o o For preparation of a major university level decision, including AAC decisions, the principle of clear ownership is used, that is: Every preparation process is owned by one of the steering groups: Research and Innovation (RISG), Chair Tuija Pulkkinen Learning (LeSG), Chair Eero Eloranta Artistic activities (AASG), Chair: Anna Valtonen SG assigns a preparation team and defines Its schedule, task and mandate; Appropriate engagement of AKK and key stakeholders Monitoring of the progress of preparations; Informing of the community on the preparations in its area

11 Preparation of matters for AAC by Steering Groups For matters to be decided by AAC: The SG brings the matter to AAC for an initial discussion before starting the preparation process. The SG informs AAC on the progress of the preparations and seeks guidance from AAC and/or school academic committees during the preparation process as required Based on the preparations the matter is presented for decision by AAC On the agenda as a discussion item before the matter is presented for decision

12 Preparing the agenda for AAC meeting Two weeks before each meeting: Preparation status of AAC matters Items to be presented to the next AAC in meeting Practical issues Handled by a working group consisting of: Kristiina Mäkelä, Provost Eero Eloranta, VP Other VPs when items on the agenda Sirkku Linna, Development Director Eija Zitting, Head of learning services Anneli Ahvenniemi, Senior Advisor Milla Vaisto-Oinonen, Manager, external customer services Anna Johansson, Legal Counsel /Timo Syrjälä, Legal Counsel Jari Söderström, Senior Legal Counsel, AAC secretary One week before meeting: Meeting invitation to AAC members

13 AAC 2017 self-evaluation The questions focused on Role and duties of AAC Duties of AAC members Communication between AAC members Communication with Aalto community Preparation processes Meeting practices, scheduling Other issues 13 responses, both members and deputy members responded Large variation in responses

14 AAC 2017 self-evaluation, main observations The AAC role and tasks are clear The agenda and meeting materials support the preparation, decision-making and discussion The meetings focus on relevant items Items are processed in the appropriate phase Items have been prepared well Internal communication of AAC decisions to faculty and staff and students works well Strongly agree Agree Disagree Strongly disagree Neither agree nor disagree 23,08% 46,15% 30,77% 0% 0% 57,14% 21,43% 21,43% 0% 0% 23,08% 46,15% 15,39% 15,38% 0% 15,39% 38,46% 23,08% 15,38% 7,69% 38,46% 53,85% 7,69% 0% 0% 15,39% 15,39% 46,15% 7,69% 15,38%

15 AAC 2017 self-evaluation, main observations Role and duties of AAC AAC is one the rare places where discussion between schools is possible more space for this AAC role focused on information sharing prior decision-making - AAC should be empowered to make decisions instead of confirming other s decisions Duties of AAC members Members own preparation for the meetings varies a lot Communication between AAC members Communication between member and deputy either works well or missing completely with effects on participation

16 AAC 2017 self-evaluation, main observations Communication with Aalto community Communication and follow-up of decisions needs improving Preparation processes Items in general well prepared, but AAC members role in preparation insufficient Meeting practices, scheduling Relevant discussion themes to be more clearly pointed out in materials Presentations in part too long Taking up ideas that arise from AAC

17 Key take-outs Establish and ensure a 4-step process for each major matter 1. Initial consultation before preparation starts (+ during the process) 2. Discussion item 3. Decision item 4. Follow-up and communication Ensure materials are effectively presented - Summary slide(s) - Changes clearly highlighted - Concise presentations Sufficient preparation by members - Communication between members and deputy members

18 Vuosikellon design: Juha Juvonen/ Aalto-viestintä AAC Annual Clock / February 6, / November 20, 2018 Decision: AAC Annual Clock 2019 Decision: Appointing of administrative bodies Notification: Feedback on admissions / October 30, 2018 Discussion: AAC Annual Clock 2019 Decision: Nomination of AUF Board members Notification: General guidelines for curriculum design Notification: Statistics on new degree students 2018 Discussion: Presentation of operation of the Academic Affairs Committee and items for 2018 Discussion: Appointing of the Board Nomination Committee Discussion: Aalto University general guidelines on credit transfer Decision: Rules of procedure of the Academic Affairs Committee Decision: Scheme of delegation of the Academic Affairs Committee Decision: Amendment of regulations on doctoral education Notification: Term report of the Research Ethics Committee Notification: Term report of the Academic Appeals Board 2/ April 10, 2018 Decision: Appointing of the Board Nomination Committee Decision: General admission criteria for bachelor s, master s and doctoral degree studies Decision: Aalto University general guidelines on credit transfer Notification: Statistics on applications to master s programmes / May 8, 2018 Discussion: Nomination of AUF Board Members Discussion: Feedback on guidelines for curricula preparation and student selection (based on annual/management reviews) Decision: Admission criteria for the field of technology Decision: Curriculum of the Language Center Decision: Aalto University general guidelines on credit transfer Notification: Statistics on applications to candidate programmes 2018 Meeting with AUF Board 12 June 6, 2018 for discussion and feedback

19 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 17 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali 5 Keskusteluasia - Discussion item: Hallituksen nimityskomitean asettaminen - Appointing of Board Nomination Committee Liite Appendix: Esitys Presentation

20 AAC Discussion about Board Nomination Committee Feb 6th, 2018

21 About the Board Nomination Committee The Nomination Committee must enjoy the confidence of the University Academic Affairs Committee and the respect of the university community. Committee has five members: Two representing the other founding members of the University than the State of Finland (presently: Professor Yrjö Neuvo; Director Mervi Karikorpi) Three representing expertise in technology, business and art and design (presently: Professors Jukka Seppälä, Martti Raevaara and Virpi Tuunainen) Term: 1 year Chair and vice chair elected among the members

22 Duties of the Board Nomination Committee Committee prepares the AAC decision on electing the board members and if needed proposes amendments to the terms of the board members. Board has seven members representing a wide range of domestic and international expertise at the highest level of science and arts within the Foundation s scope of activities as well as civic and business life. Three of the members shall be appointed among the candidates nominated by the founders.

23 While Preparing the Proposal, the BNC Has to Take into Account: The extensive work done in 2015 by BNC on the profiles and competences expected of both individual Board members and of the Board as a whole. Remarks from the previous decision making processes and the challenges of future nominations: Assuring a balanced and functioning consistency for the Board requires looking above the yearly nomination process. Discussions with AAC, the representatives of the founding bodies, the Chair of the Board and both retiring members. Proposal of the founding bodies on Board nominations

24 Preparing the AAC Decision on Electing Board Members 2018 BNC discussion about BNC nominations; Feb 6 th AAC decision about BNC nominations; Apr 10 th Primary discussion with AAC and the Chair of BNC about the expectations for the upcoming nominations and the appointment process; May 8 th Chair of AAC starts the board election process by notifying the founders; June The founders are asked to announce their candidates well before the AAC decision; end of August (the State, the Student Union and AUFB Chair will be heard during the process) AAC Decision on new board members for the term starting 2018; October 10 th

25 About Nominating Members to the Board Board has seven members representing a wide range of domestic and international expertise at the highest level of science and arts within the Foundation s scope of activities as well as civic and business life. Three of the members shall be appointed among the candidates nominated by the founders. The Nomination Committee prepares the Academic Affairs Committee decision on electing the board members and if needed proposes amendments to the terms of the board members. If the AAC does not approve the BNC s proposal, the AAC shall return the proposal to the BNC for redrafting. The Academic Affairs Committee can return the Nomination Committee s proposal for redrafting only once.

26 About Nominating Members to the Board Board members serve a term of three (3) calendar years. Membership on the Board may continue in one or several periods for a maximum of nine (9) calendar years. Share of the minority gender must be at least 40% The three year term is ending for: Anne Brunila (in the Board for 9 yrs, nominated by the members) Liqui Meng (in the Board for 6 yrs) Mikko Kosonen (in the Board for 3 yrs) A least one new new member thus needs to be appointed to the Board for a three year term beginning 1 January

27 Terms of the Current Members of the Board Anne Brunila* Liqui Meng Colin Whitehouse* Susanna Pettersson Mikko Kosonen Sari Baldauf* Karel Luyben The term of the board members shall be three (3) calendar years. If a board member resigns, a new member shall be elected in his/her place for the remainder of the term. Membership in the board may continue in one or several periods for a maximum of nine (9) calendar years

28 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 26 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali 6 Keskusteluasia / Discussion item: Hyväksilukusäännöt ja -ohjeet / Regulations and Guidelines on credit transfer Liite 1/Appendice 1: Luonnos Aalto-yliopiston opetusta ja opiskelua koskevien sääntöjen 36 :n muuttamisesta Liite 2/ Appendice 2: Esitys/Presentation

29 Luonnos/Draft Muutos Aalto-yliopiston yleiset opetusta ja opiskelua koskevat säännöt (OOS) 36 Unofficial Translation in English to follow the Finnish version Taustalla yliopistolaki 44.3 Opiskelija saa tutkintoa tai erikoistumiskoulutusta suorittaessaan yliopiston päätöksen mukaisesti lukea hyväkseen muussa kotimaisessa tai ulkomaisessa korkeakoulussa taikka muussa oppilaitoksessa suorittamiaan opintoja sekä korvata tutkintoon tai erikoistumiskoulutukseen kuuluvia opintoja muilla samantasoisilla opinnoilla. Opiskelija saa yliopiston päätöksen mukaisesti lukea hyväkseen sekä korvata tutkintoon tai erikoistumiskoulutukseen kuuluvia opintoja myös muulla tavoin osoitetulla osaamisella. ( /1172) [HE 241/2014] Nyt voimassa OOS Opintosuorituksen hyväksilukeminen Korkeakoulun päätöksellä opiskelija voi lukea hyväkseen muussa kotimaisessa tai ulkomaisessa yliopistossa taikka muussa oppilaitoksessa suorittamiaan vastaavia opintoja tutkintoonsa sekä korvata tutkintoon kuuluvia opintoja muilla samantasoisilla opinnoilla. Opintoja voidaan hyväksilukea myös muuten osoitetulla osaamisella. Opinnäytettä ei voi hyväksi lukea. Hyväksilukemista haetaan korkeakoululta kirjallisesti. Kurssin tai opintokokonaisuuden hyväksilukeminen merkitään opiskelijatietorekisteriin siten, että alkuperä on näkyvissä. Hyväksiluettujen opintojen alkuperäinen arvosana muunnetaan opiskelijan koulutusohjelmassa sovellettavaan arvosteluasteikkoon, jos vastaavuus on selkeästi osoitettavissa. Muussa tapauksessa hyväksiluetut opinnot merkitään arvosanalla hyväksytty. Mitä tässä pykälässä sanotaan menettelystä muussa kotimaisessa tai ulkomaisessa yliopistossa suoritetuista opintojen hyväksilukemisesta noudatetaan soveltuvin osin myös muualla Aalto-yliopistossa suoritettuihin opintoihin. Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea antaa opintojen hyväksilukemisesta tarkemmat määräykset. Muutosluonnos Osaamisen hyväksilukeminen ja opinnollistaminen osaksi tutkintoa Opiskelija voi lukea hyväkseen muussa kotimaisessa tai ulkomaisessa yliopistossa taikka muussa oppilaitoksessa suorittamiaan vastaavia opintoja tutkintoonsa sekä korvata tutkintoon kuuluvia opintoja muilla opinnoilla. Opiskelija voi hyväksilukea ja muutoin opinnollistaa myös muulla tavoin kuin muodollisessa koulutuksessa osoitettua eli muuta osaamista. Hyväksiluettavien opintojen tai muun osaamisen tulee olla suoritettavalle tutkinnolle asetettujen osaamistavoitteiden mukaisia, vanhentumattomia suhteessa suoritettavan tutkinnon vaatimuksiin sekä sisältää uutta osaamista verrattuna jo suoritettuihin tutkinnon osiin. Korkeakoulu tekee päätöksen hyväksiluvusta. Opiskelija hakee opintojen tai muun osaamisen hyväksilukemista kirjallisesti. Opiskelijan on todennettava osaamisensa siten, että osaamista pystytään arvioimaan. Kotimaisessa korkeakoulussa suoritettujen hyväksiluettujen opintojen alkuperäinen arvosana muunnetaan opiskelijan koulutusohjelmassa sovellettavaan arvosteluasteikkoon, jos vastaavuus on selkeästi osoitettavissa. Muussa tapauksessa hyväksiluetut opinnot tai muu osaaminen merkitään arvosanalla hyväksytty. Opintojen tai muun osaamisen hyväksilukeminen merkitään opintotietotietorekisteriin siten, että alkuperä on näkyvissä. Aalto-yliopiston tutkinnosta enintään puolet voi olla hyväksiluettu. Siirto-opiskelijoiden tutkinnoissa hyväksiluettu osa voi kuitenkin olla laajuudeltaan enemmän kuin puolet. Opinnäytettä ei voi suorittaa hyväksiluvulla.

30 Mitä tässä pykälässä määrätään, noudatetaan soveltuvin osin muualla Aalto-yliopistossa suoritettujen opintojen hyväksilukuun. Mitä tässä pykälässä määrätään, noudatetaan kansainvälisessä tai kotimaisessa yhteistyössä suoritettavissa kaksois- ja yhteistutkinnoista soveltuvin osin silloin kun yhteistyön ehdoista ei muuta johdu. Rehtori tai määräämänsä antaa tarkempia ohjeita hyväksilukemisesta ja opinnollistamisesta. Unofficial Translation in English Draft: Amendments to Aalto University General Regulations on Teaching and Studying udying Universities Act, Section 44(3) When studying for a degree or when completing a professional specialisation programme, the student may, as determined by the university, have studies that he or she has completed in another Finnish or foreign higher education institution or other educational establishment counted towards the degree or specialisation programme; the student may also substitute previous studies for studies in the degree requirements or professional specialisation programme if the prior studies are of an equivalent level. The student may, as determined by the university, have his or her knowledge and skills attested in some other manner and counted towards the degree or specialisation, or substitute studies in the degree requirements or specialisation programme with the knowledge and skills attested. (Amendment 1172/2014) Aalto University General Regulations on Teaching and Studying, present Section 36 Section 36 Transfer of credits By decision of the school, the student may transfer credits awarded by other Finnish or foreign universities or institutions as well as compensate for requisite studies with other studies of the same level. Transferring credits on the basis of demonstrating requisite knowledge by other means is also possible. Credits for a thesis may not be transferred. Transfer of credits is applied for by filing a written application. The transfer of credits for a course or a study module is marked into the student register so that the place of earning the original credits is visible. The original grades given for the transferred credits are transformed to comply with the grading scale used in the degree programme of the student, if correspondence can be clearly demonstrated. In other cases, the transferred credits are assigned the grade of pass. The provisions of this section regarding the transfer of credits earned at a Finnish or foreign university shall be applied to credits earned in another programme of Aalto University as applicable. Further provisions on credit transfer shall be given by the Aalto University Academic Affairs Committee. Unofficial translation draft from the Finnish draft 30 Jan 2018 Section 36 Credit transfer and accreditation of new knowledge counted towards degrees The student may transfer credits awarded by other Finnish or foreign universities or institutions as well as compensate for requisite studies with other studies. Transferring credits or other accreditation on the basis of learning demonstrated in some other manner than in formal education is also possible. Credit transfer requires that the transferable credits or learning demonstrated in some other manner meet the learning outcomes set for the degree pursued, are not obsolete in relation to the degree requirements and contain new knowledge compared to the components of the degree the student has already completed. The School makes the decision on credit transfer towards students degrees. Students apply for transfer of credits by filing a written application. Students shall provide evidence of their learning in a manner that their learning can be assessed. The original grades given for the studies completed in a Finnish university or in other Finnish institution of higher education are transformed to comply with the grading scale used in the degree programme of the student, if correspondence can be clearly demonstrated. In other cases, the transferred credits are assigned the grade of pass.

31 The transfer of credits is marked into the student register so that the place of earning the original credits or learning demonstrated in some other manner is visible. Half of the degree granted by Aalto University may constitute of transferred credits at the most. Transfer credits may, however, account for more than one half of the studies in degrees of transfer students. Credits for a thesis may not be transferred. The provisions of this section shall be applied to credits earned in another programme of Aalto University as applicable. The provisions of this section shall be applied to double and joint degrees carried out in domestic or international co-operation as applicable only when the provisions of that cooperation do not derive to another result. Further provisions on credit transfer and accreditation of learning demonstrated in some other manner will be issued by the president or individual delegated by the president.

32 Aalto-yliopiston hyväksilukuohjeiden ja käytäntöjen yhtenäistäminen Standardize Aalto University General Guidelines and practices on Credit Transfer Eija Zitting Academic Affairs Committee

33 Aalto-yliopiston hyväksilukuohjeiden nykytilanne Aalto-yliopiston yleiset ohjeet opintojen hyväksilukemisesta (AAK ) + Koulujen omat tarkentavat ohjeet Palaute Opinnollistaminen mahdolliseksi Erilainen kohtelu eri kouluissa Tarve uudistaa ohjeita ja käytäntöjä Aalto-yliopiston yleiset ohjeet opintojen hyväksilukemisesta:

34 Aalto University Guidelines on Credit Transfer - present situation Aalto University General Guidelines (AAC 14 June 2011) + School specific guidelines Feedback Enabling credits from non-formal learning Different treatment in different Schools Need to renew guidelines and practices Aalto University General Guidelines on Credit Transfer:

35 Aalto-yliopiston hyväksilukuohjeiden uudistaminen TAVOITE Opintojen sujuvuus, mm. opinnollistaminen mahdolliseksi Tasapuolinen kohtelu, vähemmän ohjeita yhteiset ohjeet Aalto-yliopiston yleiset opetusta ja opiskelua koskevat säännöt (OOS 36 ) >> päivitetään hyväksiluvun keskeiset periaatteet Akateemisten Asian komitea Aallon yhteiset ohjeet opintojen hyväksilukemiseen ml. soveltamisohje >> yhtenäiset käytännöt Vararehtori

36 Renewal of the Aalto University General Guideline OBJECTIVE Fluent studies, enable crediting of non-formal learning Equal treatment, less guidelines common guidelines Aalto University General Regulations on Teaching and Studying (OOS 36 ) >> updating central principles for credit transfer Academic Affairs Committee General Guidelines on Credit Transfer including detailed guidelines >> uniform practices Vice President

37 Työryhmä Toimeksianto: Learning Steering Group (LESG) ja Opintoasiainpäälliköiden johtoryhmä (LESJory) Asiantuntijaryhmä, edustus Aallon eri aloilta: Taiteiden ja suunnittelun korkeakoulu (ARTS, LES) Kauppakorkeakoulu (BIZ, LES) Perustieteiden korkeakoulu (SCI, LES) Kemiantekniikan korkeakoulu (CHEM, LES) Aalto-yliopiston ylioppilaskunta (AYY) Aalto-yliopisto, Oppimispalvelut (LES) Aalto-yliopisto, Oppimispalvelut (LES) Opintokoordinaattori Wille Leppämäki Suunnittelija Aino Salminen Suunnittelija Tarja Timonen Suunnittelija Anna Mäkilä-> Suunnittelija Annu Westerberg > Asiantuntija Susanna Koistinen-> Hallituksen jäsen Suvi Vendelin > Lakimies Anna Johansson (sihteeri) Päällikkö Johanna Söderholm (pj)

38 Working Group Comission: Learning Steering Group (LESG) and Learning Services Advisory Board (LESJory) Specialist group, representation from different Aalto fields: School of Arts, Design and Architecture (ARTS, LES) School of Business (BIZ, LES) School of Science (SCI, LES) School of Chemical Technology (CHEM, LES) Aalto University Student Union (AYY) Aalto University, Learning Services (LES) Aalto University, Learning Services (LES) Study Coordinator Wille Leppämäki Planning Officer Aino Salminen Planning Officer Tarja Timonen Planning Officer Anna Mäkilä-> Planning Officer Annu Westerberg > Specialist Susanna Koistinen-> AYY Board member Suvi Vendelin > Legal Counsel Anna Johansson (secretary) Manager Johanna Söderholm (chair)

39 Valmisteluprosessi LeSG kokous AAK kokous LESJoryn ohjaama valmistelu jatkuu työryhmässä LeSG kokous : Keskusteluasia Learning Steering Group (LeSG) kokouksessa : Keskusteluasia Akateemisten asiain komitean (AAK) kokouksessa LESJoryn ohjaama valmistelu jatkuu työryhmässä : Keskusteluasia Learning Steering Group (LeSG) kokouksessa

40 Preparation process May 2017 LeSG meeting 16 May 2017 AAC meeting Further preparation in the working group LeSG meeting 11 May 2017: Learning Steering Group (LeSG) meeting 16 May 2017: Academic Affairs Committee (AAK) meeting Further preparation continues in the working group under LESJory s supervision 16 Nov 2017: Learning Steering Group (LeSG) meeting

41 Valmisteluprosessi 2018 Aalto-yliopiston yleiset opetusta ja opiskelua koskevat säännöt (36 ) LeSG kokous AAK kokous AAK kokous : Tiedotusasia Learning Steering Group (LeSG) kokouksessa (materiaali 19.1.) : Keskusteluasia Akateemisten asiain komiteassa (AAK) (materiaali 23.1.) 5./ : Tiedoksiasia Learning Steering Group (LeSG) : Päätösasia Akateemisten asiain komiteassa (AAK) (materiaali 27.3.)

42 Preparation process 2018 Updating Aalto University General Regulations on Teaching and Studying (36 ) 25 Jan 2018 LeSG meeting 6 Feb 2018 AAC meeting 10 Apr 2018 AAC meeting : Learning Steering Group (LeSG) meeting for information : Discussion in the Academic Affairs Committee (AAK) meeting 5./ : Learning Steering Group (LeSG) meeting for information : Decision by the Academic Affairs Committee (AAK)

43 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 41 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali 7 Päätösasia / Decision Item: Akateemisten asiain komitean työjärjestys / Rules of procedure for the Aalto University Academic Affairs Committee Perustelut/Justification Yliopiston akateemisten asiain komitea vahvistaa Aalto-yliopiston johtosäännön 11 :n tarkoittaman työjärjestyksen, jossa on määräykset yliopiston akateemisten asiain komitean kokouksista ja päätöksentekomenettelystä sekä yliopiston akateemisten asiain komitean varajäsenten sijaantulojärjestyksestä. Yliopiston akateemisten asiain komitea tarkistaa ja vahvistaa työjärjestyksen aina sen valintaa seuraavassa ensimmäisessä kokouksessa. Muutoin työjärjestystä päivitetään ja muutetaan tarvittaessa. Työjärjestykseen esitetään seuraavia muutoksia: - Kohta 2. Aalto-korkeakoulusäätiön sääntöjä on muutettu uuden säätiölain mukaiseksi. Säätiölain nojalla säännöistä päättää säätiön hallitus. AAK päättää edelleen hallituksen jäsenten toimikaudesta. - Kohta 3. Lisätään varapuheenjohtajaa koskevat säännökset. - Kohta 4. Teknisiä tarkentavia muutoksia. Ei sisällöllistä muutosta The Aalto University Academic Affairs Committee shall adopt the rules of procedure referred to in the Aalto University Bylaws Section 11, containing provisions on the meetings of the University Academic Affairs Committee, its decision-making procedure and the order of replacement of the deputy members. The University Academic Affairs Committee always checks and adopts the rules of procedure in the meeting following its appointment. Otherwise the rules of procedure will be revised and amended as necessary. The following revisions to the Rules of Procedure are proposed: - Section 2. The Constitution of the Aalto University Foundation have have been changed according to the new Foundation Act. The Foundation's statutes are adopted by the Foundation Board. AAC will continue to decide on the term of members of the Board members. - Section 3. The provisions on the Vice-Chair shall be added. - Section 4. Technical clarifications. No change in content. Esitys/Proposal Esitän, että Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea vahvistaa työjärjestyksen liitteen mukaisena. / I propose that the Aalto University Academic Affairs Committee shall adopt the rules of procedure as appended. Päätös/Decision Esityksen mukaan. / According to proposal. Provost Kristiina Mäkelä Senior Legal Counsel Jari Söderström

44 Akateemisten asiain komitea 1 (10) Päätös Kokous 1/2018 Asia 7/1/ Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitean työjärjestys Rules of procedure for the Aalto University Academic Affairs Committee 1. Työjärjestyksen sisältö Tämä on Aalto-yliopiston johtosäännön 11 :n tarkoittama työjärjestys, jossa on määräykset yliopiston akateemisten asiain komitean kokouksista ja päätöksentekomenettelystä sekä yliopiston akateemisten asiain komitean varajäsenten sijaantulojärjestyksestä. Yliopiston akateemisten asiain komitea tarkistaa ja vahvistaa työjärjestyksen aina sen valintaa seuraavassa ensimmäisessä kokouksessa. Muutoin työjärjestystä päivitetään ja muutetaan tarvittaessa. 2. Yliopiston akateemisten asiain komitean tehtävät Aalto-yliopiston johtosäännön 13 :n mukaan yliopiston akateemisten asiain komitean tarkoituksena on edistää tutkimuksen, opetuksen sekä taiteellisen toiminnan korkeaa laatua. Yliopiston akateemisten asiain komitean tehtäviin kuuluu: 1. päättää opetussuunnitelmista ja tutkintovaatimuksista; 2. päättää opiskelijoiden valintaperusteista; 3. päättää opetukseen, tutkimukseen sekä taiteelliseen toimintaan liittyvistä muista yleisistä säännöistä; 4. asettaa tarvittavat tutkinto-, arvostelu- ja oikaisuasioita käsittelevät lautakunnat tai muut tutkimuksen ja opetuksen hoitamiseksi tarvittavat toimielimet sekä määrätä nii- 1. Contents of the rules of procedure These are the rules of procedure referred to in the Aalto University Bylaws Section 11, containing provisions on the meetings of the University Academic Affairs Committee, its decision-making procedure and the order of replacement of the deputy members. The University Academic Affairs Committee always checks and adopts the rules of procedure in the meeting following its appointment. Otherwise the rules of procedure will be revised and amended as necessary. 2. Duties of the University Academic Affairs Committee Under Section 13 of the Aalto University Bylaws, the mandate of the University Academic Affairs Committee is to promote high quality in research, teaching, and artistic activities. The duties of the University Academic Affairs Committee include: 1. decide on the curricula and degree requirements; 2. set the admission criteria; 3. decide on other general regulations regarding teaching, research, and artistic activities; 4. appoint the necessary committees dealing with degrees, assessment and appeals, or other bodies required for organising research and teaching, and appoint their chairpersons, members and deputies, and rule on the regulations governing their activities;

45 Akateemisten asiain komitea 2 (10) Päätös Kokous 1/2018 Asia 7/1/ den puheenjohtajat, jäsenet ja varajäsenet sekä näiden toimintaa ohjaavat säädökset; 5. päättää hallituksen ja sen jäsenten toimikauden pituudesta säätiön sääntöjen muutoksella; 6. nimittää ja erottaa 15 :ssä tarkoitetun hallituksen nimityskomitean jäsenet; ja 7. päättää kunniatohtorin arvonimen antamisesta Yliopiston akateemisten asiain komitea voi omalla päätöksellään siirtää edellä mainittuja tehtäviään korkeakoulujen akateemisten asiain komiteoille lukuun ottamatta kohdan viisi (5) ja kuusi (6) tehtäviä. Yliopiston akateemisten asiain komitean tehtävänä on edellä olevan lisäksi nimittää yliopiston hallituksen jäsenet säätiön sääntöjen 6 :n ja Aalto-yliopiston johtosäännön määräysten mukaisesti. Yliopiston akateemisten asiain komitea nimittää hallituksen jäsenet johtosäännön 15 :ssä määrätyn nimityskomitean tekemän esityksen pohjalta. Jos yliopiston akateemisten asiain komitea ei hyväksy nimityskomitean tekemää esitystä, palauttaa yliopiston akateemisten asiain komitea esityksen nimitys-komitealle uudelleen valmisteltavaksi. Akateemisten asiain komitea voi palauttaa nimityskomitean esityksen uudelleen valmisteltavaksi yhden kerran. Yliopiston akateemisten asiain komitean puheenjohtaja käynnistää hallituksen valintaprosessin säätiön sääntöjen määräämällä tavalla. Kun valittavaksi tulee perustajien ehdolle asetettava hallituksen jäsen, on akateemisten asiain komitean puheenjohtajan ilmoitettava siitä vähintään kolmea kuukautta ennen hallituksen jäsenen toimikauden alkamista perustajille Suomen valtiota lukuun ottamatta. Näiden perustajien tulee ilmoittaa asettamansa ehdokkaat akateemisten asiain komitean puheenjohtajalle vähintään kahta kuukautta ennen hallituksen jäsenen toimikauden alkamista. Mikäli perustajat eivät ilmoita ehdokkaitansa, asettaa heidät ja nimeää 5. decide on the term of the board and its members by means of amendments to the Foundation Constitution; 6. appoint and dismiss the members of the Nomination Committee as referred to in Section 15; and 7. decide on the conferral of the title of honorary doctor. The University Academic Affairs Committee can, by its own decision, delegate authority in the above-mentioned duties to the school academic affairs committees, with the exception of items five (5) and six (6). In addition, the University Academic Affairs Committee is responsible for appointing the members of the board in accordance with Section 6 of the Foundation Constitution and the provisions of the Aalto University Bylaws. The University Academic Affairs Committee appoints the board members based on a proposal by the Nomination Committee defined in Section 15 of the bylaws. If the University Academic Affairs Committee does not approve the Nomination Committee s proposal, the University Academic Affairs Committee shall return the proposal to the Nomination Committee for re-drafting. The University Academic Affairs Committee can return the proposal of the Nomination Committee for re-drafting only once. The chair of the University Academic Affairs Committee starts the board election process as laid down in the Foundation Constitution. When a board position to be filled at the proposal of the university founders becomes vacant, the chair of the University Academic Affairs Committee must notify the founders, with the exception of the State of Finland, of this no later than three months before the term of the board member starts. The founders must announce their candidates to the chair of the University Academic Affairs Committee no later than two months before the term of the board member starts. If the founders do not announce their candidates, they shall be nominated and appointed by the University Academic Affairs Committee.

46 Akateemisten asiain komitea 3 (10) Päätös Kokous 1/2018 Asia 7/1/ akateemisten asiain komitea. Akateemisten asiain komitean puheenjohtajan tulee ilmoittaa viipymättä nimityskomitean puheenjohtajalle säätiön perustajien asettamat ehdokkaat hallituksen jäsenten nimittämistä koskevan esityksen laatimista varten. 3. Yliopiston akateemisten asiain komitean puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tehtävät Aalto-yliopiston johtosäännön 12 :n 4 momentin mukaan Yyliopiston akateemisten asiain komitean puheenjohtajana toimii rehtori tai hänen määräämänsä henkilö. Rehtori nimittää komitean varapuheenjohtajan sekä sihteerin. Puheenjohtaja muun muassa: - määrää valmistelijat; - toimii ensisijaisena kokousten koolle kutsujana; - hyväksyy sihteerin laatiman esityslistan komitean kokouksia varten; - vastaa siitä, että jokaisesta kokouksesta laaditaan pöytäkirja; - vastaa siitä, että yliopiston akateemisten asiain komitean työskentelyssä noudatetaan tämän työjärjestyksen määräyksiä; ja - tuo harkintansa mukaan keskusteluun muita kuin päätösasioita, kuten yliopiston toiminnan kannalta merkittäviä lausuntoasioita. Puheenjohtajan ollessa estynyt tai esteellinen toimii kokouksen puheenjohtajana varapuheenjohtaja. 4. Yliopiston akateemisten asiain komitean kokoukset Kokouksen koollekutsuminen. Yliopiston akateemisten asiain komitea kokoontuu säännöllisesti puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan kutsusta. Lisäksi mikäli yli puolet jäsenistä sitä The chair of the University Academic Affairs Committee shall immediately notify the chair of the Nomination Committee of the candidates specified by the founders for a proposal on the nomination of board members. 3. Duties of the chair and the vice chair of the University Academic Affairs Committee Under Section 13 of the Aalto University Bylaws, Tthe chair of the University Academic Affairs Committee shall be the president or a person designated by the president. The president shall appoint the vice chair and the secretary to the committee. The duties of the chair include: - assigning rapporteurs; - having the primary responsibility for calling the meetings; - the approval of the agenda prepared by the secretary; - ensuring that minutes are taken at each meeting; - ensuring that the provisions of these rules of order are followed in the work of the University Academic Affairs Committee; and - to bring up, at his or her discretion, other matters than those requiring decision within the scope of operations of the body, such as statements or initiatives for development. In the event of the chair being indisposed or disqualified, the vice chair will act as the chair of the meeting. 4. Meetings of the University Academic Affairs Committee Calling the meetings. The University Academic Affairs Committee shall meet regularly when convened by the chair or the vice chair. In addition, the University Academic Affairs Committee must be convened if more than half of the committee members request it.

47 Akateemisten asiain komitea 4 (10) Päätös Kokous 1/2018 Asia 7/1/ pyytää, on yliopiston akateemisten asiain komitea kutsuttava koolle. Kokousaikataulu. Yliopiston akateemisten asiain komitea laatii lukuvuosittain etukäteen aikataulun kokouksien pitämiseksi. Yliopiston akateemisten asiain komitea pitää tarvittaessa ylimääräisiä kokouksia. Puheenjohtaja voi peruuttaa kokouksen ennen kokouskutsun lähettämistä, mikäli ennalta sovittuun kokoukseen ei kerry tarpeeksi käsiteltäviä asioita. Puhe- ja läsnäolo-oikeus. Yliopiston akateemisten asiain komitean jäsenten lisäksi rehtorilla, vararehtoreilla ja korkeakoulujen johtajilla dekaaneilla tai asian käsittelyn niin vaatiessa heidän määräämillään henkilöillä on puhe- ja läsnäolooikeus yliopiston akateemisten asiain komitean kokouksessa. Puheenjohtaja voi päättää, että varajäsenellä on läsnäolooikeus komitean kokouksissa myös silloin, kun varsinainen jäsen on paikalla. Kokouskutsu. Kutsu kokoukseen lähetetään jäsenille ja varajäsenille sekä kokouksissa läsnäoloon oikeutetuille henkilöille vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta. Kutsussa ilmoitetaan kokouksessa käsiteltävät asiat ja käsiteltävien asioiden päätösesitykset. Kutsu ja käsiteltävien asioiden päätösesitykset mahdollisine liitteineen toimitetaan jäsenille sähköpostin välityksellä tai muutoin sähköisesti, ellei kutsussa materiaalin osalta toisin ilmoiteta. Tällöin materiaaliin on mahdollista tutustua ennakkoon ennalta ilmoitetussa paikassa tai alustalla. Mikäli valmistelija tarkentaa päätösesitystään ennen asian käsittelyä, toimitetaan tarkennetut päätösesitykset jäsenille viimeistään komitean kokouksessa. Komitea voi ottaa käsiteltäväkseen myös asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa, Jos käsiteltävää asiaa ei ole mainittu kutsussa, komitea voi ottaa sen käsiteltäväkseen kuitenkin ainoastaan läsnä olevien jäsenten yksimielisellä pää- Meeting schedule. The University Academic Affairs Committee prepares a meeting schedule each academic year. The University Academic Affairs Committee shall hold extra meetings as necessary. The chair may cancel a meeting prior to sending the meeting invitation if the number of agenda items is not sufficient for holding a scheduled meeting. Right to be present and speak. In addition to the University Academic Affairs Committee members, the president, vice presidents and directors of the schools deans or persons appointed by the afore-mentioned when the matter at hand so requires, have the right to be present and to speak at the University Academic Affairs Committee meetings. The chair may decide that also a deputy member has a right to be present at the meetings of the committee even if the full member was present. Meeting invitation. The meeting invitation is sent to the members and deputy members and persons entitled to be present at the meeting a minimum of seven (7) days before the meeting. The meeting invitation specifies the agenda items and proposed decisions for them. The invitation and the proposed decisions with possible appendices are submitted to the members via or otherwise in electronic format unless otherwise provided in the invitation with respect to the material. If electronic submission is not possible, the members may familiarise themselves with the material at a place or on a platform announced. If the rapporteur specifies his or her proposed decision before the matter is considered, the specified proposed decisions are submitted to the members no later than at the meeting of the committee. The committee may also introduce to the agenda a matter that has not been mentioned in the meeting invitation, If the matter to be considered has not been mentioned in the meeting invitation, the committee may introduce it to the agenda however only by unanimous decision of the members present. Documents for other than decision matters will be sent to the

48 Akateemisten asiain komitea 5 (10) Päätös Kokous 1/2018 Asia 7/1/ töksellä. Muiden kuin päätösasioiden asiakirjat toimitetaan jäsenille kokouskutsun mukana tai erikseen viimeistään kolme (3) päivää ennen kokousta. Komitea voi ottaa käsiteltäväkseen myös asian, jota ei ole mainittu kutsussa. Ilmoitusasiat voidaan toimittaa kokouskutsun mukana tai ilmoittaa kokouksessa. Varajäsenet ja sijaantulojärjestys. Mikäli jäsen ei pääse kokoukseen, tulee hänen ilmoittaa esteestä riittävän ajoissa komitean sihteerille ja kutsua sijaantulojärjestyksessä ensimmäinen varajäsenen sijaansa. Mikäli ensimmäinen varajäsen ei pääse kokoukseen, tulee hänen kutsua sijaantulojärjestyksessä toinen varajäsen sijaansa. Varajäsenten sijaantulojärjestys määräytyy komitean vaalien mukaisesti ja on seuraava: Professorikunta: Varajäsenten järjestys määräytyy vvaalin tuloksen mukaisessa järjestyksessä korkeakouluittain. Eniten ääniä saanut varajäsen on eniten ääniä saaneen jäsenen ensimmäinen varajäsen, toiseksi eniten ääniä saanut varajäsen toiseksi eniten ääniä saaneen jäsenen ensimmäinen varajäsen ja niin edelleen kunnes ensimmäisten varajäsenten lukumäärä on täysi. Tämän jälkeen jäljelle jääneistä varajäsenistä eniten ääniä saanut varajäsen on eniten ääniä saaneen varsinaisen jäsenen toinen varajäsen ja niin edelleen siten että vähiten ääniä saanut varajäsen on vähiten ääniä saaneen jäsenen toinen varajäsen. Muu tutkimus- ja opetushenkilöstö sekä yliopiston muu henkilöstö: Vaalin tuloksen mukaisessa järjestyksessä vaaliliitoittain siten, että eniten ääniä saanut varajäsen on eniten ääniä saaneen jäsenen ensimmäinen varajäsen, toiseksi eniten ääniä saanut varajäsen toiseksi eniten ääniä saaneen jäsenen ensimmäinen varajäsen ja niin edelleen kunnes ensimmembers together with the meeting invitation or separately a minimum of three (3) days before the meeting. The committee may also introduce to the agenda matters that have not been mentioned in the meeting invitation. Notices for the meeting can be sent together with the meeting invitation or presented at the meeting. Deputy members and the order of replacement. Members of the committee who are unable to attend the meeting shall notify the secretary of the meeting well in advance and invite the deputy member first in the order of replacement to take his or her place. If the first deputy member is unable to attend, she or he shall call the next person in the order of replacement to attend the meeting. The order of replacement of the deputy members determined by the committee election results and is as follows: Professors: In Tthe order of the deputy member is determined by the election result of by each school. The deputy member with most votes is the first deputy of the full member with the most votes, while the deputy member with the second-highest number of votes is the first deputy for the full member with the secondhighest number of votes and so on until the maximum number of first deputy members is full. After this, the deputy member with the most votes among the remaining deputy members is the second deputy of the full member with the most votes and so forth so that the deputy member with the least votes is the second deputy of the full member with the least votes. Other research and teaching staff and other university staff: In the order of the election results by electoral alliance so that the deputy member with the most votes is the deputy of the full member with the most votes, while the deputy member with the secondhighest number of votes is the deputy for the full member with the second-highest number of votes and so on until the maximum number of first deputy members is full. After this, the order of replacement of the second deputy members is determined by the

49 Akateemisten asiain komitea 6 (10) Päätös Kokous 1/2018 Asia 7/1/ mäisten varajäsenten lukumäärä on täysi. Tämän jälkeen toisten varajäsenten sijaantulojärjestys määräytyy vaalin tuloksen mukaisessa järjestyksessä vaaliliitoittain siten, että jäljelle jääneistä varajäsenistä eniten ääniä saanut varajäsen on eniten ääniä saaneen varsinaisen jäsenen toinen varajäsen ja niin edelleen siten että vähiten ääniä saanut varajäsen on vähiten ääniä saaneen jäsenen toinen varajäsen. Opiskelijat: Ylioppilaskunnan esityksen mukaisessa järjestyksessä. Pöytäkirja. Kokouksista pidetään pöytäkirjaa, jonka allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri. Valmistelijan ehdotuksesta tehdyn päätöksen allekirjoittaa kuitenkin puheenjohtaja ja asianomainen valmistelija. Kokouksessa pidettävän pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan kaksi kokouksessa läsnä olevaa jäsentä komitean sopiman järjestyksen mukaisesti. Pöytäkirjasta voidaan antaa otteita ennen sen allekirjoittamista ja tarkastamista pakottavissa tilanteissa puheenjohtajan ja valmistelijan luvalla. Tällöin asiakirjaan merkitään, että se on ote tarkastamattomasta pöytäkirjasta. 5. Päätöksentekomenettely Päätösvaltaisuus. Yliopiston akateemisten asiain komitea on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Läsnä olevalla jäsenellä tarkoitetaan myös varsinaisen jäsenen sijaan läsnä olevaa, päätösvaltaista varajäsentä. Asian valmistelu. Asiat yliopiston akateemisten asiain komitealle esittelee puheenjohtajan määräämä valmistelija. Asian pöydällepano. Asia voidaan puheenjohtajan päätöksellä panna pöydälle, jos asian valmistelu on selvästi puutteelliresults of the election by electoral alliance as follows: the deputy member with most votes among the remaining deputy members is the second deputy of the full member with most votes and so forth so that the deputy member with the least votes is the second deputy of the full member with the least votes. Students: In the order proposed by the student union. Minutes. Minutes are recorded at meetings and signed by the chair and the secretary. A decision made at the proposal of the rapporteur is, however, signed by the chair and the rapporteur. Two members present at the meeting, in the order decided by the committee, shall be elected as the scrutinisers of the minutes. Extracts from the minutes may be given before their signature and scrutiny in compelling situations on the permission of the chair and the rapporteur. In such cases, it is noted on the document that the extract is taken from a minutes yet to be scrutinised. 5. Decision-making procedure Quorum. The University Academic Affairs Committee shall constitute a quorum when more than half of the members and the chair or the vice chair are present. Members present also refer to present deputy members with the right to decide. Preparation of a matter. At the meetings of the University Academic Affairs Committee, matters are decided at the proposal of the rapporteur designated by the chair. Laying a matter on the table. A question may be laid on the table by decision of the chair if the preparation for the matter has been clearly insufficient or some other matter hinders the decisionmaking. In other circumstances, a question is laid on the table upon the proposal of a committee member if the proposal is seconded by at least one fourth of the members present. If a matter

50 Akateemisten asiain komitea 7 (10) Päätös Kokous 1/2018 Asia 7/1/ nen, taikka jokin muu seikka estää päätöksen tekemisen. Muutoin asia pannaan pöydälle, jos komitean jäsen sitä vaatii ja häntä kannattaa yli ¼ läsnä olevista jäsenistä. Jos asia halutaan panna pöydälle käsiteltäessä sitä uudelleen, pannaan se pöydälle, jos yli puolet läsnä olevista jäsenistä kannattaa ehdotusta. Pöydällepanoa koskeva ehdotus on aina perusteltava. Ehdotus on käsiteltävä ennen asian käsittelyn jatkamista. Äänestysmenettely. Kullakin jäsenellä on yksi ääni. Päätökset tehdään enemmistöpäätöksin. Ehdotus, joka saa yli puolet läsnä olevien komitean jäsenten äänistä, katsotaan yliopiston akateemisten asiain komitean hyväksymäksi. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan kanta. Kun puheenvuoroja ei enää ole pyydetty, puheenjohtaja toteaa keskustelun päättyneeksi. Valmistelijan esitys otetaan äänestykseen, vaikka sitä ei olisi kannatettu. Muita ratkaisuehdotuksia, joita ei ole kannatettu, ei oteta äänestykseen. Uusia ratkaisuehdotuksia ei voi enää esittää keskustelun päätyttyä. Äänestyksessä noudatetaan muiden kuin vaalin osalta avointa kädennosto-äänestystapaa. Äänestäminen tapahtuu siten, että puheenjohtaja toteaa valmistelijan päätösesityksestä eriävät päätösesitykset. Valmistelijan päätösesitys on mukana silloinkin, kun sitä ei ole kannatettu. Muista päätösesityksistä otetaan mukaan vain kannatetut. Päätösesitykset asetetaan vastakkain siten, että niistä voidaan äänestää kädennostoäänestyksellä, jolloin kädennosto tarkoittaa kulloinkin kyseessä olevan päätösesityksen puolesta äänestämistä. Äänestyksessä ei voi äänestää tyhjää. Ensiksi asetetaan äänestettäväksi valmistelijan päätösesityksestä kaksi eniten poikkeavaa ehdotusta. Niistä voittanut asetetaan jäljellä olevista ehdotuksista eniten valmistelijan päätösesityksestä poikkeavaa ehdotusta vastaan ja näin jatis proposed to be laid on the table during its reconsideration, it is laid on the table if the proposal to lay on the table is seconded by more than half of the members present. The motion to lay a question on the table must always be justified. The motion must be considered before the consideration of the matter may be resumed. Voting. Each member has one vote. Matters are decided by majority vote: a motion supported by more than half of the votes cast by committee members present shall constitute the decision of the University Academic Affairs Committee. If the votes are equally distributed, the chair shall have the casting vote. When no one has requested to obtain the floor, the chair announces the debate ended. The proposal of the rapporteur is voted on irrespective of its secondment. Other proposed decisions that have not been seconded are not voted on. Any new decisions cannot be proposed when the debate has ended. In other matters than those related to election, voting is made by a raise of hands. The vote starts with the chair stating all the proposed decisions differing from that of the rapporteur. The proposed decision of the rapporteur is included even when it has not been seconded. Other proposed decisions that have not been seconded are not voted on. The proposed decisions are voted on in pairs so that raising a hand always means voting in favour of the decision proposed. Members cannot abstain from voting. First, the members vote between the two counter-proposals differing to the highest degree from that of the rapporteur; of these two, the winning counter-proposal and the proposal differing to the highest degree from that of the rapporteur are voted on in the same round and the same procedure is followed until the final counter-proposal for the proposed decision of the rapporteur remains. However, if the vote must include a proposal meaning that the proposal of the rapporteur be rejected altogether, it must be voted on as the last proposal against the proposal winning among

51 Akateemisten asiain komitea 8 (10) Päätös Kokous 1/2018 Asia 7/1/ ketaan, kunnes saadaan lopullinen vastaehdotus valmistelijan päätösesitykselle. Kuitenkin jos äänestykseen on otettava valmistelijan päätösesityksen kokonaan hylkäämistä tarkoittava ehdotus, se on asetettava viimeisenä äänestettäväksi muista ehdotuksista voittanutta vastaan. Vaaliasioiden käsittely. Vaaliasioiden käsittelyssä noudatetaan samaa menettelyä kuin muussa äänestämisessä seuraavin poikkeuksin: Puheenjohtaja toteaa, milloin vaaliehdokkaiden asettaminen alkaa ja milloin keskustelu ehdokasasettelusta on päättynyt. Kokouksessa läsnä olevan jäsenen esitys vaaliehdokkaista otetaan huomioon, vaikka esitystä ei olisi kannatettu. Jos ehdolle asetettuja on enemmän kuin vaaleilla valittavia, suoritetaan äänestys. Jos läsnä oleva jäsen vaatii, äänestys suoritetaan umpilipuin. Puheenjohtaja määrää ääntenlaskijat vaalia varten. Jos valittavia on useampia kuin yksi, noudatetaan suhteellista vaalitapaa, jos vähintään ¼ läsnä olevista jäsenistä niin vaatii. Muutoin noudatetaan enemmistövaalitapaa. Jos enemmistövaalissa kukaan ei saa ehdotonta äänten enemmistöä, toimitetaan uusi äänestys kahden eniten ääniä saaneen kesken. Äänten mennessä tasan vaalin tuloksen ratkaisee arpa. Suhteellista vaalitapaa käytettäessä äänet lasketaan, että vaalilipussa ensimmäisenä oleva ehdokas saa yhden äänen, toisena oleva 1/2 ääntä, kolmantena oleva 1/3 ääntä, jne. Eniten ääniä saaneista ehdokkaista vahvistetaan valituksi järjestyksessä niin monta kuin on valittavia. Äänten mennessä tasan vaalin tuloksen ratkaisee arpa. the other proposals. Consideration of electoral matters. The consideration of electoral matters follows the same procedure as voting otherwise with the following exceptions: The chair states when electoral candidates may be put up and when the discussion on the candidates has ended. A proposal for candidates made by a member present at the meeting is considered even if the motion was not seconded. If there are more candidates than places are available, the matter is decided by vote. The vote is conducted as a secret ballot upon the demand of a member present at the meeting. The chair designates the tellers for the election. If more than one person is elected, election by proportional representation is followed if at least one fourth of the present members so require. In other cases, election is made by majority vote. If no one gains absolute majority, a new vote is organised among the two candidates with the highest number of votes. If the votes are equally distributed, the matter shall be decided by lot. In election by proportional representation, the candidate put first on the ballot receives one vote, the candidate second on the ballot receives 1/2 votes, the third 1/3 votes etc. The candidates with the highest number of votes are elected in the order of total number of votes until all places are full. If the votes are equally distributed, the matter shall be decided by lot. Dissenting opinion and responsibility of a committee member or rapporteur. A member who has participated in the decisionmaking process and either made a counter-proposal or voted against a decision may declare his or her dissenting opinion of the decision. The rapporteur of the decision may declare a dissenting opinion if the decision differs from the proposed decision present-

52 Akateemisten asiain komitea 9 (10) Päätös Kokous 1/2018 Asia 7/1/ Esteellisyys Eriävä mielipide sekä komitean jäsenen ja valmistelijan vastuu. Päätöksentekoon osallistunut jäsen, joka on tehnyt vastaehdotuksen tai äänestänyt päätöstä vastaan, voi ilmoittaa päätöksestä eriävän mielipiteen. Päätöksen valmistelija voi ilmoittaa päätöksestä eriävän mielipiteen, jos päätös poikkeaa hänen esittämästään päätösesityksestä. Eriävä mielipide ja sen perusteet on ilmoitettava kokouksessa heti päätöksen tultua tehdyksi. Eriävän mielipiteen täsmällinen muotoilu on jätettävä erillisellä asiakirjalla allekirjoitettuna viimeistään kokousta seuraavana arkipäivänä kokouksen sihteerille. Tämän jälkeen kokouksen puheenjohtaja varmentaa eriävän mielipiteen todettuaan sen esitetyn mukaiseksi. Päätöstä vastaan äänestänyt tai eriävän mielipiteen ilmoittanut ei ole vastuussa päätöksestä. Valmistelija on vastuussa hänen esittelystään tehdystä päätöksestä, jollei hän ole ilmoittanut eriävää mielipidettä. Jäsen tai kokouksissa läsnäoloon oikeutettu henkilö, joka on hallintolain esteellisyyssäännöksien perusteella esteellinen, ei saa osallistua asian käsittelyyn eikä olla läsnä sitä käsiteltäessä. Käsittelyllä tarkoitetaan kaikkia toimia, jotka voivat vaikuttaa asiassa tehtävän päätöksen sisältöön, myös valmistelua. Jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön tulee itse ilmoittaa mahdollisesta esteellisyydestään. Puheenjohtaja voi ottaa esteellisyysasian käsiteltäväksi myös, jos epäilys esteellisyydestä tulee esille muutoin. Jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyydestä päättää yliopiston akateemisten asiain komitea. 7. Tiedottaminen ja toimeenpano 6. Disqualification Yliopiston akateemisten asiain komitean kokouskutsut ja pöytäkirjat liitteineen julkaistaan yliopiston intranetissä. Sihed by him or her. The dissenting opinion and its grounds shall be declared at the meeting as soon as the decision has been made. The precisely formulated written dissenting opinion shall be submitted as a separate signed document no later than on the day following the presentation to the secretary of the meeting. Then the chair of the meeting confirms the dissenting opinion upon verification that it corresponds to that presented in the meeting. A person who has voted against a decision or declared a dissenting opinion is not responsible for the decision. The rapporteur is responsible for a decision made at his or her proposal if s/he has not declared a dissenting opinion. A member of the body or a person entitled to be present at a meeting shall not participate in the consideration of a matter or be present during such consideration, if he/she is disqualified on grounds specified in the Administrative Procedure Act (Hallintolaki 434/2003). Consideration refers to all measures which may influence the decision made in the matter, including the preparation. A member or other person entitled to be present at the meeting shall notify the body of his or her possible grounds for disqualification. The chair may address the issue of disqualification also if suspicion of grounds for disqualification is aroused otherwise. The disqualification of a member or other person entitled to be present at the meeting is determined by the University Academic Affairs Committee. 7. Communication and implementation The meeting invitations and memoranda with appendices of the meetings of the University Academic Affairs Committee are published on the university intranet. The secretary is responsible for communication regarding the meeting documents of the Universi-

53 Akateemisten asiain komitea 10 (10) Päätös Kokous 1/2018 Asia 7/1/ teeri vastaa yliopiston akateemisten asiain komitean kokousasiakirjojen tiedottamisesta. Valmistelija vastaa yliopiston akateemisten asiain komitean yksittäisistä päätöksistä tiedottamisesta ja siitä, että päätökset saatetaan toimeenpantaviksi. 8. Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitean kieli Yliopiston akateeminen komitea päättää kokouksen työkielestä. Työkieli voi olla suomi tai englanti. Komitean yksittäinen jäsen voi käyttää suomen, ruotsin tai englannin kieltä. Kokouskutsu ja päätösesitys perusteluineen laaditaan sekä suomeksi että englanniksi. Esitysmateriaalit laaditaan englanniksi ja esitetään kokouksen työkielen mukaisesti. Puheenjohtaja toteaa päätöksen suomeksi ja se käännetään englanniksi. Akateemisen komitean päätöksistä tiedotetaan suomeksi ja englanniksi. Yliopiston hallintokieli on suomi. Jos suomenkielisen asiakirjan ja sen englanninkielisen version välillä on ristiriitaa, noudatetaan suomenkielistä asiakirjaa. ty Academic Affairs Committee. The rapporteur is responsible for communicating individual decisions of the University Academic Affairs Committee and submitting them for implementation. 8. The language at the University Academic Affairs Committee meetings The University Academic Affairs Committee decides on the working language of a meeting. The working language can be Finnish or English. An individual committee member can use Finnish, Swedish or English. The meeting invitation and the proposal with its justification will be both in Finnish and English. Presentation materials will be in English and will be presented in the language chosen for meeting s working language. The chair will state the decision in Finnish and it will be translated in English. The decisions of the Academic Affairs Committee will be communicated in Finnish and English. The administrative language of the university is Finnish. If there is contradiction between the Finnish and English versions of a document, the Finnish version will be applied.

54 Työjärjestys/Rules of procedure Aalto University Academic Affairs Committee AAC Jari Söderström

55 AAC rules of procedure Provisions on: - Order of replacement of the deputy members - AAC meetings - Duties of the Chair and Vice Chair - Decision-making procedure - Voting - Disqualification - Communication and implementation - Meeting language Adopted at the first meeting of the term and amended when needed

56 Duties of AAC (Section 13, Aalto Bylaws) The AAC mandate: Promoting high quality in research, teaching, and artistic activities. AAC duties: 1. Curricula and degree requirements; 2. Admission criteria; 3. General regulations on teaching, research and artistic activities; 4. Appointing degree, assessment and appeals committees and adopt regulations for their activities; 5. Term of the board and its members; 6. Appointing the members of the Board Nomination Committee; 7. Appointing the members of the board; and 8. Conferral of the title of honorary doctor. Delegation to School Academic Committees possible, except 5, 6 and

57 Chair and Vice Chair Chair: - The President of Aalto or the person designated by the president - Provost Kristiina Mäkelä Vice Chair: - Appointed by the President - Vice President Eero Eloranta - Acting as Chair if the Chair is indisposed or disqualified The duties include: - Assigning rapporteurs - Approval of the agenda - Ensuring that the provisions of the AAC rules of order are followed - Bringing up other than decision matters to AAC within the scope of its operations, such as statements or initiatives for development

58 AAC meetings Meeting schedule: - Decided yearly by AAC - Chair calls the meeting - When more than half of the committee members request a meeting Meeting invitation: - Min. 7 days before the meeting - Must include the agenda, proposed decisions for them and necessary appendices - Other than decision items can be sent separately min. 3 days before the meeting Agenda: - According to meeting invitation - Other item may be introduced by AAC to agenda only by unanimous decision Minutes: - Signed by the chair and the secretary/rapporteur - Two AAC members present at the meeting elected as examiners of the minutes

59 Deputy members and order of replacement Order of replacement: - In the order of the election results regulated by the Election regulations - Professors: Election results or decision of the Professors Council - Students: In the order proposed by the student union Deputies: - When an AAC member unable to attend - The member shall invite the deputy member in the order of replacement and notify the secretary

60 Decision-making procedure Quorum: - When more than half of the members and the chair or the vice chair are present Preparation of matters: - Matters are decided at the proposal of the rapporteur designated by the chair Laying a matter on the table: - By decision of the Chair - If the preparation has been clearly insufficient or some other matter hinders the decision-making - By proposal of AAC member seconded by at least ¼ members present - On reconsideration by proposal seconded by more than ½ of the members present Dissenting opinion of the decision: - Possible for AAC member who made a counter-proposal or voted against a decision - The dissenting opinion and its grounds shall be declared at the meeting and the precisely formulated written dissenting opinion delivered the next day

61 Voting Voting procedure: - Matters are decided by majority vote - Voting is made by a raise of hands - The rapporteur s proposal included even when not seconded - Other proposed decisions not seconded are not voted on - Members cannot abstain from voting - If votes are equally distributed, the chair shall have the casting vote Electoral matters: - Decided by vote if there are more candidates than places available - Proposal by AAC member considered even if not seconded - Vote by secret ballot on demand of AAC member - If more than one person is elected, proportional vote representation if at least ¼ of AAC members so require otherwise majority vote

62 Disqualification Administrative Procedure Act (Hallintolaki 434/2003) 28 : - Consideration refers to all measures which may influence the decision made in the matter, including the preparation. - A person is disqualified if s/he is due to a relation: - to the matter being processed - to persons who are parties in the matter - to a position that may compromise his/her impartiality - Grounds for disqualification exist if, objectively thinking, impartiality may have been compromised

63 Communication and implementation Meeting language Meeting invitation and minutes: - Published at Aalto Inside by the AAC secretary Decisions: - The rapporteur responsible for communicating individual decisions and submitting them for implementation Meeting language: - Meeting invitation and proposals: Finnish and English - AAC decides on the working language of a meeting: Finnish or English - An individual AAC member can use Finnish, Swedish or English - Presentation materials in English and presented in the chosen meeting language - The chair will state the decision in Finnish and it will be translated in English - If there is contradiction between the Finnish and English versions of a document, the Finnish version will be applied (Administrative language of Aalto is Finnish)

64 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 62 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali 8 Päätösasia / Decision item: Akateemisten asiain komitean delegointijärjestys / Scheme of delegation of authority from the University Academic Affairs Committee Perustelut/Justification Esitys/Proposal Päätös/Decision Yliopiston akateemisten asiain komitea voi omalla päätöksellään siirtää tehtäviään korkeakoulujen akateemisten asiain komiteoille (Johtosääntö 13 ). Yliopiston toiminnan kannalta osittainen tehtävien siirto (delegointi) on tarkoituksenmukaista. Uuden yliopiston akateemisten asiain komitean ensimmäisessä kokouksessa päätetään tehtävistä delegoinneista. Delegointijärjestystä voidaan muuttaa tarvittaessa. The University Academic Affairs Committee can, by its own decision, delegate authority in some of their duties to the School Academic Affairs Committee (Aalto University Bylaws Section 13). Partial delegation is appropriate considering the University s activities. The University Academic Affairs Committee checks and adopts the rules of delegation of authority in the meeting following its appointment. Otherwise the rules of delegation will be revised and amended as necessary. Esitän, että Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea vahvistaa delegointijärjestyksen (esityksen liite 1) Valmistelija täydensi esitystään kokouksessa esittämällä delegointijärjestyksen kohdassa 1 esitettyjen Aalto-yliopiston johtosäännön kohdan 13 lainausten muuttamista vastaamaan nykyisen johtosäännön kohtaa I propose that the Aalto University Academic Affairs Committee shall adopt the rules of delegation of authority (appendix to proposal 1) Rapporteur supplemented her proposal in the meeting: The cited provisions of Aalto University Bylaws Section 13 in the Scheme of Delegation Section 1 will be amended in accordance with the present provisions of Aalto University Bylaws Section 13. Esityksen mukaan./according to proposal. Provost/Provosti Kristiina Mäkelä Lakimies/ Legal counsel Anna Johansson Liitteet/Appendices 1 Akateemisten asiain komitean delegointijärjestys päivitetty / Scheme of delegation of the University Academic Affairs Committee updated on 6 February Esittely/Presentation

65 Akateemisten asiain komitea / Academic Affairs Committee Hyväksytty/Approved 1/ (4) Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitean päätösvallan siirtäminen osittain Aaltoyliopiston korkeakoulujen akateemisille komiteoille 1 Säännökset Johtosäännön 13 :n mukaan yliopiston akateemisten asiain komitean toiminnan tarkoituksena on edistää tutkimuksen, opetuksen sekä taiteellisen toiminnan korkeaa laatua. Yliopiston akateemisten asioiden komitean tehtäviin kuuluu 1. päättää opetussuunnitelmista ja tutkintovaatimuksista 2. päättää opiskelijoiden valintaperusteista 3. päättää opetukseen, tutkimukseen sekä taiteelliseen toimintaan liittyvistä muista yleisistä säännöistä 4. asettaa tarvittavat tutkinto-, arvostelu- ja oikaisuasioita käsittelevät lautakunnat tai muut tutkimuksen ja opetuksen hoitamiseksi tarvittavat toimielimet sekä määrätä niiden puheenjohtajat, jäsenet ja varajäsenet sekä näiden toimintaa ohjaavat säädökset 5. päättää hallituksen ja sen jäsenten toimikauden pituudesta säätiön sääntöjen muutoksella 6. nimittää ja erottaa 15 :ssä tarkoitetun nimityskomitean jäsenet 7. päättää kunniatohtorin arvonimen antamisesta. Yliopiston akateemisten asiain komitea voi omalla päätöksellään siirtää edellä mainittuja tehtäviään korkeakoulujen akateemisten asiain komiteoille lukuun ottamatta kohdan viisi (5) ja kuusi (6) tehtäviä. Yliopiston akateemisten asiain komitean tehtävänä on edellä olevan lisäksi nimittää yliopiston hallituksen jäsenet säätiön sääntöjen 6 :n ja tämän johtosäännön määräysten mukaisesti. Johtosäännön 25 :n mukaan korkeakoulun akateemisten asiain komitean tulee yliopiston akateemisten asiain komitean sekä korkeakoulun johtajan sille osoittamien muiden tehtävien ohella tehdä esitys 1. korkeakoulukohtaisesta opetussuunnitelmasta, 2. korkeakoulukohtaisista tutkintovaatimuksista, 3. korkeakoulukohtaisista valintaperusteista, 4. muista akateemiseen toimintaan liittyvistä asioista 5. muista korkeakoulua johtavan dekaanin määrämistä tehtävistä sekä 6. päättää korkeakoulun promootion järjestämisestä ja kunniatohtorin arvon antamisesta. Delegation of authority from Aalto University Academic Affairs Committee to the school academic affairs committees 1 Provisions In accordance with Aalto University Bylaws Section 13 the mandate of the University Academic Affairs Committee is to promote high quality in research, teaching, and artistic activities. The University Academic Affairs Committee shall: 1. decide on the curricula and degree requirements, 2. set the admission criteria, 3. decide on other general regulations regarding teaching, research, and artistic activities, 4. appoint the necessary committees dealing with degrees, evaluation and appeals, or other bodies required for organising research and teaching, and appoint their chairs, members and deputies, and issue the regulations governing their activities;, 5. decide on the term of the board and its members by means of amendments to the Foundation Constitution, 6. appoint and dismiss the members of the Nomination Committee referred to in Section 15, 7. decide on the conferral of the title of honorary doctor. The University Academic Affairs Committee can, by its own decision, delegate authority in the abovementioned duties to the school academic affairs committee, with the exception of items five (5) and six (6).In addition, the University Academic Affairs Committee is responsible for appointing the members of the board in accordance with Section 6 of the Foundation Constitution and the provisions of these Bylaws.. Under Section 25 of the Bylaws, the school academic affairs committee shall, in addition to other duties assigned by the University Academic Affairs Committee and the director of the school, put forth proposals on: 1. a school-specific curriculum, 2. school-specific degree requirements, 3. school-specific admission requirements, 4. other matters relating to academic activities, 5. other duties assigned by the dean directing the school, and 6. decide on the arrangements for the conferral of degrees and the conferral of the title of honorary doctor. The school academic affairs committee can, by its own decision, delegate authority in the abovementioned duties to other bodies elected in NB: Translation wording may be modified later as necessary.

66 Akateemisten asiain komitea / Academic Affairs Committee Hyväksytty/Approved 1/ (4) Korkeakoulun akateemisten asiain komitea voi omalla päätöksellään siirtää edellä mainittuja tehtäviään muille yliopistolain 27 :n mukaisille toimielimille. 2 Delegointiperiaatteet ja keskeiset rajaukset Yliopiston akateemisten asian komitean (AAK) päätösvaltaan kuuluu tutkintoon johtavan koulutukseen liittyvistä säännöistä päättäminen. Delegointipäätökset koskevat siten sekä alempaan tai ylempään korkeakoulututkintoon että jatkotutkintoon johtavaa koulutusta, jollei asiayhteydestä muuta ilmene. Täydennyskoulutuksesta päätetään muualla. Delegoinnissa huomioidaan AAK:n toiminnan tarkoitus ja pyritään varmistamaan se, että tutkimuksen, opetuksen sekä taiteellisen toiminnan korkea laatu ja riittävä yhdenmukaisuus toteutuvat kaikilla Aalto-yliopiston aloilla. AAK seuraa säännöllisesti delegoimansa päätösvallan käyttöä voidakseen parantaa omaa päätöksentekoaan ja ohjeistustaan. Aalto-yliopiston korkeakouluissa ei ole sellaisia toimielimiä, joille korkeakoulujen akateemiset komiteat voisivat delegoida eteenpäin niille siirrettyä päätösvaltaa. Yleiset linjaukset ja muut päätökset tehdään riittävän ajoissa, jotta niiden edellyttämät toimenpiteet voidaan ottaa huomioon korkeakouluissa. Akateemisten asiain komitea julkistaa vuosikellosuunnitelman vuosittain seuraavaa lukuvuotta koskien. Laadunvarmistus delegoiduissa asioissa toteutetaan siten, että 1. yliopiston akateemisten asiain komitea päättää yleisistä linjauksista, 2. korkeakoulujen akateemisten komiteoiden valmistelu ja päätöksenteko tapahtuu edellä mainittujen linjausten mukaisesti. 3. korkeakoulut raportoivat ja antavat palautetta linjausten toimivuudesta ja tuloksista yliopiston akateemisten asiain komitean pyytämällä tavalla, ( ) 4. yliopiston akateemisten asian komitea kehittää linjauksiaan raporttien ja palautteen perusteella. 3 Johtosäännössä mainitut tehtävät ja niiden delegointi 3.1 päättää opetussuunnitelmista ja tutkintovaatimuksista accordance with the Section 27 of the Universities Act. 2 Principles of delegation, key limitations As the mandate of the University Academic Affairs Committee (AAK) covers the regulations related to education leading to a degree, delegation decisions shall concern education leading to both bachelor s and master s degrees and doctoral degrees unless otherwise specified. Provisions on continuing education shall be given elsewhere. Delegations of authority shall take into account the purpose of the AAK operations while ensuring the high quality and sufficient uniformity of research, teaching and artistic activity in all the fields of Aalto University. AAK will follow up on the exercise of the delegated authority on a regular basis to be able to improve its decision-making and guidance. The Aalto University schools have no administrative bodies to which the school academic affairs committees could sub-delegate the authority delegated to them by AAK. AAK decides the general guidelines and other matters sufficiently early for the schools to consider the measures required by the decisions, and each year, releases a timeline of the key dates for the following academic year. The quality of operations in matters handled through delegation is assured with the following procedure: 1. the University Academic Affairs Committee decides the general guidelines; 2. the school academic affairs committees prepare and make decisions in accordance with the above-mentioned guidelines; 3. the schoolsreport on and give feedback on the purposefulness and results of the guidelines in a manner specified by the University Academic Affairs Committee; (17 May 2016) 4. the University Academic Affairs Committee uses the reports and feedback to develop its guidelines. 3 Duties mentioned in the Aalto University Bylaws and delegation thereof 3.1 to decide on the curricula and degree requirements AAK decides as necessary the general guidelines and field-specific guidelines and Aalto NB: Translation wording may be modified later as necessary.

67 Akateemisten asiain komitea / Academic Affairs Committee Hyväksytty/Approved 1/ (4) AAK päättää tarvittaessa yleisistä sekä alakohtaisista ja Aalto-ohjelmia koskevista linjauksista liittyen tutkintojen rakenteisiin, tutkintovaatimuksiin sekä opetussuunnitelmiin (kts. kohta 3.3). Muilta osin tutkintojen rakenteista, tutkintovaatimuksista ja opetussuunnitelmista päättäminen delegoidaan asianomaisille korkeakoulujen akateemisille komiteoille. Delegointi ei koske Aalto-yliopiston kielikeskuksen järjestämän kieltenopetuksen opetussuunnitelmaa. ( ) Aalto-yliopiston korkeakoulujen yhteisten ohjelmien opetussuunnitelmista ja tutkintovaatimuksista päättäminen delegoidaan ohjelmaa koordinoivan korkeakoulun akateemiselle komitealle. Korkeakoulut raportoivat pyydettäessä opetussuunnitelmatyöstään ja opetussuunnitelmien toteutumisesta ja kehittämisestä AAK:lle. ( , ) AAK käsittelee palautteen ja muuttaa tarvittaessa linjauksia. Opetussuunnitelmat vahvistetaan korkeakoulujen akateemisissa komiteoissa kahdeksi vuodeksi kerrallaan edellä mainittujen delegointipäätösten mukaisesti. ( ) 3.2 päättää opiskelijoiden valintaperusteista AAK päättää yliopiston yleisistä valintaperusteiden linjauksista ja tarvittaessa ja yhteisistä valintaperusteista Aalto-ohjelmien opiskelijoiden valintaperusteiden linjauksista. AAK päättää tarvittaessa sekä tarvittaessa alakohtaisista opiskelijoiden valintaperusteista. Muilta osin valintaperusteista päättäminen delegoidaan asianomaisille korkeakoulujen akateemisille komiteoille. Aalto- ohjelmien opiskelijavalinnan perusteista päättäminen delegoidaan kunkin ohjelman osalta sen koordinoivan korkeakoulun akateemiselle komitealle. Korkeakoulut raportoivat vuosittain kuluneen vuoden opiskelijavalinnan onnistumisesta yliopiston akateemisten asiain komitealle ja esittävät kehitysideoita. ( ) AAK käsittelee palautteen vuosittain ja muuttaa linjauksia ja valintaperusteita tarvittaessa. Valintaperusteet vahvistetaan korkeakoulujen akateemisissa komiteoissa vuosittain edellä mainittujen delegointipäätösten mukaisesti. 3.3 päättää opetukseen, tutkimukseen sekä taiteelliseen toimintaan liittyvistä muista programmes guidelines as regards degree structures, degree requirements and curricula (see Item 3.3). Authority in other matters related to degree structures, degree requirements and curricula is delegated to the school academic affairs committees concerned. Delegation of authority does not apply to the curricula for language teaching provided by the Aalto University Language Centre. (16 May 2017) Authority in matters related to the curricula and degree requirements of Aalto programmes organized jointly by Aalto Schools is delegated to the academic affairs committee of the school responsible for coordinating the programme. The schools report to AAK on their curriculum design work as well as on the implementation and development of their curricula on request. (17 May 2016, 16 May 2017) AAK processes the feedback and changes the guidelines as necessary. The curricula are confirmed biennially by the school academic affairs committees in accordance with the abovementioned delegation decisions. (16 May 2017) 3.2 to set the admission criteria; AAK decides the general guidelines for the admission criteria and the joint admission criteria of the university, and as necessary, also those of Aalto programmes, as well as the admission criteria the admission criteria of specific fields. Authority on other matters related to admission criteria is delegated to the school academic affairs committees concerned. The authority to decide the admission criteria of Aalto programmes is delegated to the school academic affairs committee of the school coordinating a given programme. The schools report on the results of the previous year s student admission to the University Academic Affairs Committee and suggest improvements. (17 May 2016) AAK processes the feedback annually and changes the guidelines and admission criteria as necessary. The admission criteria are confirmed by the school academic affairs committees annually in accordance with the delegation decisions above. 3.3 to decide on other general regulations regarding teaching, research, and artistic activities NB: Translation wording may be modified later as necessary.

68 Akateemisten asiain komitea / Academic Affairs Committee Hyväksytty/Approved 1/ (4) yleisistä säännöistä AAK delegoi opetukseen, tutkimukseen sekä taiteelliseen toimintaan liittyvien muiden yleisten sääntöjen päätösvaltaa korkeakoulujen akateemisille komiteoille erillisillä päätöksillä tai hyväksymissään säännöissä. 3.4 asettaa tarvittavat tutkinto-, arvostelu- ja oikaisuasioita käsittelevät lautakunnat tai muut tutkimuksen ja opetuksen hoitamiseksi tarvittavat toimielimet sekä määrätä niiden puheenjohtajat, jäsenet ja varajäsenet sekä näiden toimintaa ohjaavat säädökset AAK asettaa Aalto-yliopiston tutkintolautakunnan ja antaa sen toimintaa ohjaavat säädökset. Mahdollisista muista AAK:n asettamisvaltaan kuuluvista elimistä AAK päättää erikseen. AAK siirtää Aalto-yliopiston kunkin korkeakoulun akateemiselle komitealle päätösvallan asettaa sellaiset korkeakoulun tutkinto-, arvostelu- ja oikaisuasioita käsittelevät lautakunnat tai muut tutkimuksen ja opetuksen hoitamiseksi tarvittavat toimielimet, joista on määrätty rehtorin vahvistamassa ohjesäännössä. 3.5 päättää hallituksen ja sen jäsenten toimikauden pituudesta säätiön sääntöjen muutoksella (ei delegoitavissa) 3.6 nimittää ja erottaa 15 :ssä tarkoitetun nimityskomitean jäsenet (ei delegoitavissa) 3.7 päättää kunniatohtorin arvonimen antamisesta Korkeakoulujen akateemiset komiteat päättävät johtosäännön 25 :n mukaisesti omilla koulutusaloillaan kunniatohtorin arvonimen antamisesta. Näin ollen AAK:n päätösvaltaa ei ole tarpeen delegoida Delegointijärjestys tulee voimaan This scheme of delegation enters into force on February 2014.The Amendments shall Muutokset tulevat voimaan ( ) enter into force on 17 May 2016 (17 May 2016) Muutokset tulevat voimaan koskien ensimmäistä kertaa voimaan tulevaa opetussuunnitelmaa.( ) AAK delegates authority regarding other general regulations on teaching, research and artistic activities to the school academic affairs committees by separate decision or in regulations adopted by them. 3.4 to appoint the necessary committees dealing with degrees, evaluation and appeals, or other bodies required for organising research and teaching, and appoint their chairs, members and deputies, and issue the regulations governing their activities AAK appoints the Academic Appeals Board for Aalto University and issues the regulations guiding the board operations. The establishment of any other bodies falling within the AAK scope of authority is made by separate decision by AAK. AAK delegates authority to the school academic affairs committees to appoint such necessary committees dealing with degrees, assessment and appeals, or other bodies required for organising research and teaching as have been defined in the school bylaws approved by the president to decide on the term of the board and its members by means of amendments to the Foundation Constitution; (may not be delegated) 3.6. to appoint and dismiss the members of the Nomination Committee referred to in Section 15 (may not be delegated) 3.7. to decide on the conferral of the title of honorary doctor In accordance with the Bylaws Section 25, the school academic affairs committees shall decide on the conferral of the title of honorary doctor in their fields of study. Hence, there is no need to delegate AAK authority in this matter. The Amendments shall enter into force regarding first time the curricula entering into force on 1 August 2018 (16 May 2017) NB: Translation wording may be modified later as necessary.

69 Delegointijärjestys/ Scheme of delegation of authority from Aalto University Academic Affairs Committee to the school academic affairs committees AAK/AAC Anna Johansson

70 AAK:n delegoimat tehtävät Johtosäännön 13 :n mukaan yliopiston akateemisten asiain komitean toiminnan tarkoituksena on edistää tutkimuksen, opetuksen sekä taiteellisen toiminnan korkeaa laatua. Yliopiston akateemisten asiain komitea on delegointijärjestyksessä siirtänyt korkeakoulujen akateemisten asiain komiteoille osittain tehtävänsä -päättää opetussuunnitelmista ja tutkintovaatimuksista -päättää opiskelijoiden valintaperusteista -päättää opetukseen, tutkimukseen sekä taiteelliseen toimintaan liittyvistä muista yleisistä säännöistä -asettaa tarvittavat tutkinto-, arvostelu- ja oikaisuasioita käsittelevät lautakunnat tai muut tutkimuksen ja opetuksen hoitamiseksi tarvittavat toimielimet sekä määrätä niiden puheenjohtajat, jäsenet ja varajäsenet sekä näiden toimintaa ohjaavat säädökset 2

71 AAK:n delegoimat tehtävät->seuranta Laadunvarmistus delegoiduissa asioissa toteutetaan siten, että yliopiston akateemisten asiain komitea päättää yleisistä linjauksista, korkeakoulujen akateemisten komiteoiden valmistelu ja päätöksenteko tapahtuu edellä mainittujen linjausten mukaisesti. korkeakoulut raportoivat ja antavat palautetta linjausten toimivuudesta ja tuloksista yliopiston akateemisten asiain komitean pyytämällä tavalla yliopiston akateemisten asian komitea kehittää linjauksiaan raporttien ja palautteen perusteella. 3

72 Delegointijärjestys Pääosin kuten kaudella (ja ) Muutokset->nykytilanteen päivitys 3.1 Aallon koulujen yhteisten ohjelmien opetussuunnitelmia koskeva päätöksenteko koordinoivan korkeakoulun akateemiselle komitealle -Päällekkäistä päätöksentekoa karsitaan -Koskee sekä monialaisia (CS, IDBM) että yhden alan ohjelmia (esim. CCIS), joilla on koordinoiva korkeakoulu 3.2 Yleiset valintalinjaukset ja yhteiset valintaperusteet -tarkennettu kuvaamaan paremmin nykytilannetta -AAK:n valintalinjauksissa ja perusteissa voi olla tarkempia delegointeja 4

73 Scheme of Delegation->delegated authority In accordance with Aalto University Bylaws Section 13 the mandate of the University Academic Affairs Committee is to promote high quality in research, teaching, and artistic activities. The University Academic Affairs Committee has by its own decision delegated partly the authority to the school academic affairs committees to -decide on the curricula and degree requirements, -set the admission criteria, -decide on other general regulations regarding teaching, research, and artistic activities, -appoint the necessary committees dealing with degrees, evaluation and appeals, or other bodies required for organising research and teaching, and appoint their chairs, members and deputies, and issue the regulations governing their activities 5

74 Scheme of Delegation-> follow-up The quality of operations in matters handled through delegation is assured with the following procedure: the University Academic Affairs Committee decides the general guidelines; the school academic affairs committees prepare and make decisions in accordance with the above-mentioned guidelines; the schools report on and give feedback on the purposefulness and results of the guidelines in a manner specified by the University Academic Affairs Committee; the University Academic Affairs Committee uses the reports and feedback to develop its guidelines. 6

75 Rules of delegation Mainly as during AAC (and ) Amendments->updating the current status 3.1 Curricula decisions concerning the programmes organized jointly by Aalto Schools is delegated to the Academic Committee of the coordinating School -Duplicate decision-making is reduced -Both multidisciplinary programmes and programmes in specific field with a coordinating School 3.2 General admission guidelines and joint admission criteria -Updated to better describe the current status -More detailed delegations may be given in the AAC decisions concerning admission guidelines and criteria 7

76 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 74 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali 9 Päätösasia / Decision item: Aalto-yliopiston yleisten opetusta ja opiskelua koskevien sääntöjen muuttaminen (Tohtorinkoulutus) / Amendments to the Aalto University General Regulations on Teaching and Studying (Doctoral education) (Unofficial English translation will follow the Finnish version) Perustelut/Justification Yhtenäisillä tohtorinkoulutusta koskevilla säännöillä edistetään tohtorikoulutettavien yhdenvertaista kohtelua, opiskelun sujuvuutta ja opintojen monialaisuuden toteutumista koulurajojen yli. Aalto-yliopiston yleisiä opetusta ja opiskelua koskevia sääntöjä (OOS) (liite 1). esitetään muutettavaksi siten (liite 1), että niiden liitteeksi lisätään jatkotutkintojen suorittamista koskevat yleiset säännöt (Tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö). Tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö korvaa korkeakoulujen tutkintosäännöt jatkokoulutusta koskevin osin. Samalla sääntöjen (OOS) rakennetta muokataan helppolukuisemmaksi. Linkki nykyisin sääntöihin Sääntöjen (OOS) liitteeksi tulevassa Tohtorinkoulutuksen tutkintosäännössä (liite 2) määritellään yliopiston yhteiset linjaukset tohtorinkoulutuksen seuraaviin kohtiin: Käytettyjen käsitteiden määritelmät Tohtorinkoulutuksen järjestäminen Vastuuprofessori ja ohjaaja Opintojen suunnittelu ja ohjaus Jatkokoulutuksen opinnot Lisensiaatin tutkinnon suorittaminen ja lisensiaatintutkimus Lisensiaatintutkimuksen tarkastus ja hyväksyminen Tohtorin tutkinnon suorittaminen ja väitöskirja Väitöskirjan tarkastus ja hyväksyminen Arvostelu ja arvosanat Voimaantulo ja siirtymäsäännökset Tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö on valmisteltu tohtorinkoulutuksen työryhmässä (DEWG) ja siitä on vuoden 2017 aikana keskusteltu laajasti yliopistossa. Asia on käsitelty dekaanien kanssa Provostin operatiivisessa tiimissä, opintoasian päälliköiden kanssa ja jatko-opintojen suunnittelijoiden tiimissä. Lisäksi korkeakouluissa asiaa on käsitelty tohtorinkoulutusneuvostossa ja akateemisessa komiteassa. Korkeakouluilta pyydettiin asiasta kommentit syksyn 2017 aikana. Yhteenveto koulujen kommenteista on esitetty liitteessä Uniform regulations on doctoral education shall promote the equal treatment of doctoral candidates, fluent progress in studying and realization of multi-disciplinary studies beyond the school borders. I propose Aalto University General Regulations on Teaching and Studying to be amended (appendix 1) to include the general regulations for doctoral degrees (Degree Regulations on Doctoral Education) The Degree Regulations on Doctoral Education shall replace the School Degree Regulations concerning doctoral education. At the same time, the structure

77 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 75 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali of Aalto University General Regulations on Teaching and Studying are amended to be easier to read. Link to present regulations In the Degree Regulations on Doctoral Education (appendix 2) attached to the general regulations (OOS) the uniform guidelines for the following sections of doctoral education in the University are defined: Definition of the terminology used Organisation of doctoral education Supervising professor and thesis advisor Study planning and supervision Doctoral studies Requisite components of the Licentiate degree and Licentiate thesis Examination and approval of Licentiate thesis Requisite componenents of the Doctoral degree and doctoral dissertation Examination and approval of the doctoral dissertation Evaluation and grading Entry into force and transitional provisions The Degree Regulations on Doctoral Education have been prepared in the Working Group of Doctoral Education and they have been discussed widely in the University during The item has been dealt with deans in the Provost Operative Team, in Learning Services Advisory Board and in Planning officers team. In addition the Schools has discussed the matter in Doctoral Programme Committee and in the School Academic Committee. The Schools have been requested comments on the item during autumn Summary of the Schools comments is presented in appendix 3. Esitys/ Decision Proposal Esitetään, että Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea hyväksyy a) muutokset tehtäväksi Aalto-yliopiston yleisiä opetusta ja opiskelua koskeviin sääntöihin (OOS) liitteen 1 mukaan b) Aalto-yliopiston yleisiä opetusta ja opiskelua koskevien sääntöjen (OOS) liitteeksi tulevan tohtorinkoulutuksen tutkintosäännön liitteen 2 mukaan. Muutokset tulevat voimaan I propose that the Aalto University Academic Affairs Committee shall accept a) the amendments to the Aalto University General Regulations on Teaching and Studying (OOS) as stated in appendix 1 b) Degree Regulations on Doctoral Education (appendix 2) to be included in the Aalto University General Regulations on Teaching and Studying. The amendments entry into force 1 August Päätös/ Decision

78 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 76 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali Esityksen mukaan./according to proposal. Provosti/Provost Kristiina Mäkelä Lakimies/ Legal counsel Anna Johansson Erityisasiantuntija/ Senior Adviser Anneli Ahvenniemi Liitteet/ Appendices 1. Muutokset Aalto-yliopiston opetusta ja opiskelua koskeviin sääntöihin / Amendments to Aalto University General Regulations on Teaching and Studying 2. Tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö / Degree Regulations on Doctoral Education 3. Korkeakoulujen kommentit esitykseen Aalto-yliopiston opetusta ja opiskelua koskevien sääntöjen muuttamiseen / School comments on proposal for amending the Aalto University General Regulations on Teaching and Studying 4. Presentation: Revising regulations on doctoral education

79 LIITE 1: Muutokset Aalto-yliopiston opetusta ja opiskelua koskeviin sääntöihin / Amendments to Aalto University General Regulations on Teaching and Studying MUUTOKSET: AALTO-YLIOPISTON YLEISET OPETUSTA JA OPISKELUA KOSKEVAT SÄÄNNÖT (OOS) / AMENDMENTS TO AALTO UNIVERSITY GENERAL REGULATIONS ON TEACHING AND STUDYING (OOS) OOS suomeksi: Sääntöihin (OOS) tehdään tarvittavat muutokset, jotta tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö saadaan lisättyä sääntöjen (OOS) liitteeksi. Lisäksi tehdään teknisiä muutoksia voimaantulo- ja siirtymäsäännöksiin. Muutokset näkyvät seuraavasti: lisäykset kursivoitu teksti, poistot päälleviivattu teksti, katkaistu teksti (----) 9 luku Voimaantulo- ja siirtymäsäännökset Tutkintosäännöt (dd.mm.yyyy) 41 Voimaantulo 42 Siirtymäsäännökset 43 Korkeakoulujen tutkintosäännöt Korkeakoulujen akateemisten asiain komiteoiden tulee vahvistaa korkeakoulukohtaiset tutkintosäännöt, joissa annetaan näitä sääntöjä ja näiden sääntöjen nojalla Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitean antamia päätöksiä ja ohjeita tarkemmat opetusta ja opiskelua koskevat säännöt. Tutkintosäännöissä tulee määrätä ainakin koulutusohjelmista, tutkintovaatimuksista, opetussuunnitelmista, opinnoista, opintojen ohjauksesta, opetukseen osallistumisesta, muiden opintojen hyväksilukemisesta, harjoittelusta, opinnäytteistä, opintosuoritusten arvioinnista ja todistuksista lukuunottamatta yksinomaan jatkotutkintoja koskevia säännöksiä. Tutkintosäännöissä tulee antaa tarvittavat opiskelijoita koskevat siirtymäsäännökset. (dd.mm.yyyy) 43 a Tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö (dd.mm.yyyy) Aalto-yliopistossa on yhteinen tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö, jota noudatetaan jatkotutkintoihin johtavassa koulutuksessa. (liite: Tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö) Korkeakoulut voivat antaa tarkempia ohjeita tohtorinkoulutuksen tutkintosäännön soveltamisesta. 10 luku Erinäiset säännöt säännökset (dd.mm.yyyy) (----) 11 Voimaantulo ja siirtymäsäännökset (dd.mm.yyyy) 47 Voimaantulo (----) 48 Siirtymäsäännökset (----) Muutokset ja niiden soveltaminen (----) Muutokset, joilla muutetaan luvun 9 nimi, muutetaan 43 ja annetaan uusi 43 a liitteineen (liite: Tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö); muutetaan luvun 10 nimi, lisätään uusi luku 11 ja siirretään aiemmat 41 ja 42 lukuun 11 uusiksi 47 ja 48 :ksi; siirretään luvusta 11 voimaantulon jälkeen tehtyjen muutosten voimaantuloa ja soveltamista koskevat tiedot kohtaan Muutokset ja niiden soveltaminen tulevat voimaan (dd.mm.yyyy) Tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö korvaa korkeakoulukohtaisten tutkintosääntöjen yksinomaan jatkotutkintoja koskevat säännökset. Korkeakoulujen akateemisten komiteoiden tulee ryhtyä toimiin tutkintosääntöjensä muuttamiseksi ennen näiden sääntöjen muutoksen voimaantuloa.

80 LIITE 1: Muutokset Aalto-yliopiston opetusta ja opiskelua koskeviin sääntöihin / Amendments to Aalto University General Regulations on Teaching and Studying Translation OOS in English: ying The regulations (OOS) will be amended as necessary to enable the adding of the Degree Regulations on Doctoral Education to the regulations (OOS). Technical changes to provisions concerning the entry into force and transitional provisions are also made. The amendments are shown as follows: inserts italic text, deletions overwritten text, truncated text (----) 9 Entry into force and transitional provisions Degree regulations (dd.mm.yyyy) Section 41 Entry into force Section 42 Transitional provisions 43 Degree regulations of the schools The academic affairs committees of the schools should confirm school-specific degree regulations, which contain decisions made on the basis of these regulations by the Aalto University Academic Affairs Committee as well as more detailed guidelines on teaching and studying than those set forth in these regulations. The degree regulations shall contain provisions on at least degree programmes, degree requirements, curricula, studies, study guidance, attendance, transfer credits, work placement, theses, evaluation of study attainments, and degree certificates with the exception of provisions concerning solely doctoral degrees. The degree regulations shall contain the necessary transitional provisions regarding students. (dd.mm.yyyy) 43(a) Degree Regulations on Doctoral Education (dd.mm.yyyy) Aalto University has joint degree regulations to be followed in doctoral education, i.e. in education leading towards doctoral degrees. (annex: Degree Regulations on Doctoral Education) The Schools can offer further provisions on applying the Degree Regulations on Doctoral Education. 10 Further provisions (----) 11 Entry into force and transitional provisions Section 47 Entry into force (----) Section 48 Transitional provisions (----) Entry into force and application of amendments (----) Following amendments shall enter into force on 1 August 2018: The name of the chapter 9 is amended, Section 43 is amended, a new section, 43(a), is added with appendix (Appendix: Degree Regulations on Doctoral Education); The name of the chapter 10 is amended (Finnish version only); New chapter, 11, is added, and the previous Section 41 and Section 42 are transferred to new Section 47 and Section 48 in the chapter 11; The provisions of entering into force and applying the amendments given after these regulations came into force on 1 August 2011 are transferred from chapter 11 to Entry into force and application of amendments. The Degree Regulations on Doctoral Education shall supersede provisions in the Schools degree regulations concerning solely doctoral degrees. The academic affairs committees of the schools shall initiate necessary amendments to their own regulations before these amendments shall enter into force.

81 Liite/ Appendix 2: Tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö / Degree Regulations on Doctoral Education Aalto-yliopiston yleiset opetusta ja opiskelua koskevat säännöt (OOS) Liite: 43 a TOHTORINKOULUTUKSEN TUTKINTOSÄÄNTÖ 1. Määritelmät Tässä tutkintosäännössä käytetyt käsitteet on määritelty alla. Jatko-opiskelija (Doctoral student) Läsnä- tai poissaolevaksi ilmoittautunut jatko-opiskelijaksi rekisteröity henkilö, joka kuuluu johonkin Aalto-yliopiston tohtoriohjelmaan. Käytetään myös nimitystä Tohtorikoulutettava (Doctoral candidate). Vastuuprofessori (Supervising professor) Korkeakoulun nimeämä Aalto-yliopiston professori, joka vastaa jatko-opiskelijan tohtorin tutkinnon kokonaisuudesta sekä ohjausjärjestelyistä ja tekee hänen kanssaan ohjaussuunnitelman. Voi toimia myös ohjaajana. Toinen vastuuprofessori (Co-supervisor) Korkeakoulun erityisistä syistä nimeämä Aalto-yliopiston tai muun kotimaisen tai ulkomaisen yliopiston professori, joka yhdessä vastuuprofessorin kanssa vastaa jatko-opiskelijan tohtorin tutkinnon kokonaisuudesta sekä ohjausjärjestelyistä. Voi toimia myös ohjaajana. Ohjaaja (Thesis advisor) Korkeakoulun nimeämä henkilö, joka on jatko-opiskelijan väitöskirjan aihealueen asiantuntija. Ohjaajan tehtävät määritellään jatko-opiskelijan ohjaussuunnitelmassa. Tutkimusala (Research field) Korkeakoulun vahvistama akateemisen tutkimuksen ala, jolla korkeakoulu tarjoaa tohtorinkoulutusta. Kauppakorkeakoulun tutkimusalat ovat pääaineita. Lisensiaatin tutkimuksen tarkastaja (Examiner) Korkeakoulun nimeämä opinnäytteen aihealueen asiantuntija. Tarkastajaksi nimettävällä tulee olla suoritettuna vastaavan tasoinen tutkinto. Väitöskirjan esitarkastaja (Preliminary examiner) Korkeakoulun nimeämä asiantuntija, joilla on riittävä tieteellinen tai taiteellinen pätevyys väitöskirjan edustamalla alalla. Esitarkastajaksi nimettävällä tulee olla tohtorin tutkinto tai riittävät taiteelliset ansiot.

82 Vastaväittäjä (Opponent) Korkeakoulun nimeämä asiantuntija, joilla on riittävä tieteellinen tai taiteellinen pätevyys väitöskirjan edustamalla alalla. Vastaväittäjäksi nimettävällä tulee olla suoritettuna tohtorin tutkinto. Väittelylupa (Permission for public defence) Väittelyluvalla tarkoitetaan julkaisulupaa (permission for publication). Väittelyluvan saatuaan jatkoopiskelija voi julkaista väitöskirjansa ja puolustaa väitöskirjaansa julkisessa väitöstilaisuudessa. Yliopiston tohtoriohjelma (University doctoral programme) Rehtorin päätöksellä perustettu tohtorinkoulutuksen kokonaisuus. Jokainen yliopiston jatko-opiskelija kuuluu johonkin yliopiston tohtoriohjelmaan. Tohtoriohjelman johtaja (Doctoral programme director) Dekaanin nimittämä henkilö, joka johtaa tohtoriohjelmaa ja vastaa ohjelman suunnittelusta, toteuttamisesta, arvioinnista ja kehittämisestä. 2. Tohtorinkoulutuksen järjestäminen Jatkotutkintoihin johtava koulutus järjestetään tohtoriohjelmissa tutkimusalakohtaisesti. Korkeakoulu päättää jatkokoulutuksen tutkimusaloista ja vahvistaa tutkimusalojen professorit. Korkeakoulu vahvistaa jatko-opiskelijan tutkimusalan opinto-oikeuden myöntämisen yhteydessä. Koulutus suunnitellaan siten, että tohtorin tutkinto on mahdollista suorittaa neljän vuoden tavoiteajassa kokopäivätoimisesti opiskellen. Tutkintoon johtava koulutus voidaan toteuttaa yhteistyönä yhden tai useamman Aalto-yliopiston korkeakoulun tai muun kotimaisen tai ulkomaisen yliopiston kanssa. 3. Vastuuprofessori ja ohjaaja Korkeakoulu nimeää jatko-opiskelijalle vastuuprofessorin jatko-opiskelijalle vahvistetulta tutkimusalalta. Vastuuprofessoriksi voidaan nimetä professoreiden urajärjestelmässä oleva korkeakoulun professori. Erityisestä syystä vastuuprofessoriksi voidaan dekaanin päätöksellä nimetä myös korkeakoulun professori, joka ei ole professoreiden urajärjestelmässä. Korkeakoulu voi nimetä jatko-opiskelijalle myös toisen vastuuprofessorin, mikäli tutkinto suoritetaan kansainvälisessä tai kansallisessa yhteisohjauksessa tai mikäli jatko-opiskelijan tutkinto monitieteisyytensä vuoksi edellyttää jaettua vastuuta. Toiseksi vastuuprofessoriksi voidaan nimetä muu Aalto-yliopiston professori tai muun kotimaisen tai ulkomaisen yliopiston professori. Korkeakoulu vahvistaa jatko-opiskelijalle yhden tai useamman ohjaajan, joka on perehtynyt opinnäytteen aihealueeseen. Vastuuprofessori ja/tai toinen vastuuprofessori voi toimia myös ohjaajana. Kauppatieteen ala: Opinnäytteen ohjaajalla tulee olla suoritettuna tohtorin tutkinto. Taiteiden ala ja Tekniikan ala; arkkitehtuuri:

83 Vähintään yhdellä ohjaajalla tulee olla tohtorin tutkinto. Jos väitöskirjaan sisältyy taideproduktioita tai tuotekehitysprojekteja, ainakin yhdellä ohjaajista tulee olla riittävä taiteellinen pätevyys ja syvällinen perehtyneisyys kyseiseen alueeseen. Tekniikan ala: Opinnäytteen ohjaajalla tulee olla suoritettuna tohtorin tutkinto. 4. Opintojen suunnittelu ja ohjaus Jokaisella jatko-opiskelijalla on opintosuunnitelma, tutkimussuunnitelma ja ohjaussuunnitelma, joiden toteutumista vastuuprofessori seuraa. Jatko-opiskelijan vastuuprofessori vastaa jatko-opiskelijan ohjausjärjestelyistä. 5. Jatkokoulutuksen opinnot Jatkokoulutuksen opinnot suoritetaan opintokokonaisuuksina. Opinnoissaan jatkokoulutukseen hyväksytyn tulee: 1. suorittaa opintoja, jotka käsittelevät tutkimustyöhön valmentautumista, tutkimustiedon soveltamista, tutkimustiedon välittämistä ja 2. perehtyä laajasti ja syvällisesti johonkin tutkimusalaan. 3. omaksua hyvän tieteellisen käytännön periaatteet. Jatkotutkintoon kuuluvien opintojen laajuus on: Kauppatieteen ala: Opintojen laajuus on 60 opintopistettä Taiteiden ala ja Tekniikan ala; arkkitehtuuri: Opintojen laajuus on 60 opintopistettä Tekniikan ala: Opintojen laajuus on 40 opintopistettä Korkeakoulu vahvistaa jatko-opiskelijan opintosuunnitelman. Korkeakoulu voi jatkotutkintojen suorittamista varten määrätä jatkokoulutukseen hyväksytylle tarvittaessa myös muita opintoja suoritettavaksi. 6. Lisensiaatin tutkinnon suorittaminen Lisensiaatin tutkinnon suorittamiseksi jatko-opiskelijan tulee: 1. suorittaa kohdassa 5 mainitut jatkokoulutuksen opinnot opintosuunnitelman mukaisesti; sekä 2. laatia lisensiaatintutkimus. 7. Lisensiaatintutkimus Lisensiaatintutkimus tehdään jatko-opiskelijalle vahvistetulta tutkimusalalta.

84 Lisensiaatintutkimuksessa jatko-opiskelijan on osoitettava hyvää perehtyneisyyttä tutkimusalaan sekä valmiutta itsenäisesti ja kriittisesti soveltaa tieteellisen tutkimuksen menetelmiä. Lisensiaatintutkimukseksi voidaan hyväksyä myös yliopiston riittäväksi katsoma määrä samaa ongelmakokonaisuutta käsitteleviä tieteellisiä julkaisuja tai julkaistaviksi hyväksyttyjä käsikirjoituksia ja niistä laadittu yhteenveto taikka muu vastaavat tieteelliset kriteerit täyttävä työ. Julkaisuihin voi kuulua myös yhteisjulkaisuja, jos tekijän itsenäinen osuus on niissä osoitettavissa. Lisensiaatintutkimus on julkinen opinnäyte, joka on pidettävä nähtävänä korkeakoulussa. 8. Lisensiaatintutkimuksen tarkastus ja hyväksyminen Lisensiaatintutkimus esitellään korkeakoulussa. Lisensiaatin tutkinnon suorittajan on lisensiaatintutkimuksen tarkastusta varten toimitettava korkeakoululle lisensiaatintutkimus sekä hakemus, jossa on vastuuprofessorin puolto. Korkeakoulu määrää lisensiaatintutkimukselle yhden tai kaksi tarkastajaa. Korkeakoulu hankkii lausunnot tarkastajilta. Jatko-opiskelijalle varataan mahdollisuus esittää vastineensa lausunnoista. Tämän jälkeen korkeakoulu päättää lisensiaatintutkimuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Lisensiaatintutkimuksen tarkastus ei saa ilman perusteltua syytä kestää kauemmin kuin kaksi kuukautta siitä, kun työlle on määrätty tarkastajat. 9. Tohtorin tutkinnon suorittaminen Tohtorin tutkinnon suorittamiseksi jatko-opiskelijan tulee: 1. suorittaa kohdassa 5 mainitut jatkokoulutuksen opinnot opintosuunnitelman mukaisesti 2. osoittaa tutkimusalallaan itsenäistä ja kriittistä ajattelua sekä 3. laatia väitöskirja ja puolustaa sitä julkisesti. 10. Väitöskirja Väitöskirja tehdään jatko-opiskelijalle vahvistetulta tutkimusalalta. Väitöskirjan tulee sisältää uutta tieteellistä tietoa. Väitöskirjan muodoista ja vaatimuksista päätetään erikseen. Väitöskirja on julkinen opinnäyte, joka on pidettävä nähtävänä korkeakoulussa. 11. Väitöskirjan esitarkastus ja väittelyluvan myöntäminen Tohtorin tutkinnon suorittajan on väittelyluvan saamiseksi toimitettava väitöskirjan käsikirjoitus ja siihen liittyvä väittelylupahakemus korkeakoululle. Väittelylupahakemuksessa tulee olla vastuuprofessorin puolto. Saatuaan käsikirjoituksen ja väittelylupahakemuksen korkeakoulu päättää esitarkastukseen lähettämisestä ja määrää käsikirjoitukselle vähintään kaksi tohtorin tutkinnon suorittanutta esitarkastajaa. Taiteiden alalla käsikirjoitukselle voidaan lisäksi määrätä esitarkastaja, jolta tohtorintutkinnon sijaan edellytetään riittäviä taiteellisia ansioita. Jatko-opiskelijalle on varattava tilaisuus esittää huomautuksensa esitarkastajien valinnasta.

85 Korkeakoulu voi päättää olla lähettämättä käsikirjoitusta esitarkastukseen, mikäli se havaitsee, että käsikirjoituksessa on vakavia puutteita ja/tai että käsikirjoitus ei täytä yliopiston väitöskirjalle määrittelemiä yleisiä muotovaatimuksia. Korkeakoulu hankkii ja käsittelee esitarkastajien lausunnot väitöskirjan käsikirjoituksesta. Jatkoopiskelijalle varataan mahdollisuus esittää vastineensa esitarkastajien lausunnoista. Korkeakoulu päättää väittelyluvan myöntämisestä saatuaan esitarkastajien lausunnot. Väitöskirjan käsikirjoituksen käsittely ei saa kestää ilman perusteltua syytä kauempaa kuin kolme kuukautta siitä, kun esitarkastajat on määrätty. Saatuaan väittelyluvan jatko-opiskelija huolehtii väitöskirjan julkaisemisesta ja sopii korkeakoulun kanssa väitöstilaisuuden järjestämisestä. 12. Väitöskirjan julkinen tarkastus Väitöskirja tarkastetaan julkisessa väitöstilaisuudessa, jossa väittelijä puolustaa väitöskirjaansa. Korkeakoulu määrää väitöstilaisuuden ajankohdan ja siinä käytettävän kielen sekä kustoksen ja yhden tai kaksi vastaväittäjää. Väittelijälle on varattava tilaisuus esittää huomautuksensa vastaväittäjän/vastaväittäjien valinnasta. Väitöskirjan muodostava työ tai työt on pidettävä korkeakoulussa tarkastamista varten nähtävänä vähintään kymmenen päivää ennen väitöstilaisuutta. Korkeakoulu antaa tarkemmat määräykset väitöstilaisuuden järjestelyistä ja kulusta. 13. Väitöskirjan hyväksyminen Julkisen tarkastuksen jälkeen on korkeakoulun määräämän vastaväittäjän tai, jos heitä on useampia, yhdessä tai erikseen, kahden viikon kuluessa annettava korkeakoululle kirjallinen lausunto väitöskirjasta ja sen puolustamisesta. Jos väitöstilaisuudessa on ilmoitettu tehtävästä kirjallisesta huomautuksesta, on myös se toimitettava korkeakoululle kahden viikon kuluessa väitöstilaisuudesta. Väitöskirjan hylkäämistä koskeva vaatimus perusteluineen on esitettävä kirjallisesti. Vaatimuksen hylkäämisestä ovat oikeutetut tekemään vastaväittäjä sekä väitöskirjan hyväksymisestä päättävän toimielimen kyseistä opintosuoritusta koskevaan päätöksentekoon oikeutettu jäsen. Korkeakoululle on toimitettava väitöskirjan hyväksymistä varten vastaväittäjien kirjalliset lausunnot sekä muut kirjalliset huomautukset. Väittelijälle on annettava tilaisuus kirjallisesti vastata näihin lausuntoihin ja huomautuksiin sekä muihin arvosteluun liittyviin asiakirjoihin korkeakoulun määräämässä ajassa. Tämän jälkeen korkeakoulu päättää väitöskirjan hyväksymisestä tai hylkäämisestä. 14. Arvostelu ja arvosanat Jatko-opinnäytteistä käytetään seuraavia arvosanoja Kauppatieteen ala: Lisensiaatintutkimus ja väitöskirja arvostellaan asteikolla hyväksytty/hylätty.

86 Taiteiden ala ja Tekniikan ala; arkkitehtuuri: Väitöskirja arvostellaan asteikolla kiittäen hyväksytty/hyväksytty/hylätty. Lisensiaatintutkimus arvostellaan asteikolla kiittäen hyväksytty/hyväksytty/hylätty (arkkitehtuuri). Tekniikan ala: Lisensiaatintutkimus ja väitöskirja arvostellaan asteikolla hyväksytty/hylätty. Opintokokonaisuuksille ei anneta kokonaisarvosanaa. 15. Voimaantulo Tämä tutkintosääntö tulee voimaan 1 päivänä elokuuta Siirtymäsäännökset Aikaisemman säännöstön mukaista opinnäytteen arvosteluasteikkoa käytetään niissä tapauksissa, joissa opinnäyte on jätetty tarkastukseen ennen

87 Translation Aalto University General Regulations on Teaching and Studying (OOS) Attachment: 43 a DEGREE REGULATIONS ON DOCTORAL EDUCATION 1. Definitions The concepts used in these degree regulations are defined below. Doctoral student A person registered as an attending or non-attending doctoral student in an Aalto University doctoral programme. The wording Doctoral Candidate is also used. Supervising professor An Aalto University professor whom an Aalto school has appointed to hold overall responsibility for the degree of the doctoral candidate and the related supervision arrangements as well as for preparing the supervision plan with the doctoral candidate. The supervising professor may also act as the thesis advisor. Co-supervisor An Aalto University professor, or a professor of some other Finnish or foreign university, whom the school has for special reasons appointed to share, together with the supervising professor, overall responsibility for the degree of the doctoral candidate and for the related supervision arrangements. The co-supervisor may also act as the thesis advisor. Thesis advisor A school-appointed person who has expertise in the subject area of the doctoral dissertation. The duties of the thesis advisor are defined in the supervision plan of the doctoral candidate. Research field An area of academic research on which the school has agreed to provide doctoral education. The research fields of the School of Business are called major subjects. Examiner A school-appointed expert in the subject area of the Licentiate thesis. To be eligible for appointment as an examiner, a person must hold a degree equivalent to a Licentiate degree. Preliminary examiner A school-appointed expert who is suitably qualified in the area of arts or science studied in the doctoral dissertation. To be eligible for appointment as a preliminary examiner, a person must hold a Doctoral degree or have sufficient artistic qualifications.

88 Opponent A school-appointed expert who is suitably qualified in the area of arts or science studied in the doctoral dissertation. To be eligible for appointment as an opponent, a person must hold a Doctoral degree. Permission for public defence Permission for public defence means permission for publication. Once given permission for public defence, the student may publish the doctoral dissertation and defend it in a public examination of a doctoral dissertation. University doctoral programme A whole of doctoral education established by decision of the President. Each doctoral candidate of the University is a student in one of the University doctoral programmes. Doctoral programme director A person appointed by the Dean to lead a doctoral programme and be in charge of its planning, implementation, evaluation, and development. 2. Organisation of doctoral education The education leading to Licentiate and Doctoral degrees is planned and organised by the doctoral programme in a research field-specific manner. The school decides the doctoral research fields and designates the professors for the research fields. The school also approves the research fields of students when granting rights to study. The education is planned so as to allow students to earn the Doctoral degree within the normative duration of study, which for full-time students is four years. The education leading to a degree may be organised in collaboration with one or several Aalto schools or other Finnish or foreign universities. 3. Supervising professor and thesis advisor The school appoints a supervising professor who represents the research field approved for the student. The supervising professor has to be a tenure-track professor of the school. For special reasons, also a non-tenure track professor of the school may be appointed supervising professor by decision of the Dean. The school may also appoint a co-supervisor for the student, in case the degree is completed in international or national joint supervision or if the degree of the student requires shared responsibility because of its interdisciplinary nature. The co-supervisor may be a professor from Aalto University or from another Finnish or foreign university. The school appoints one or several persons with expertise in the subject area of the doctoral dissertation to act as thesis advisors. The supervising professor and/or co-supervisor may also act as the thesis advisor. Field of business: Thesis advisors must hold a Doctoral degree.

89 Field of arts and field of technology, architecture: At least one of the thesis advisors must hold a Doctoral degree. If the doctoral dissertation includes art productions or product development projects, at least one of the thesis advisors must have sufficient artistic qualifications and in-depth knowledge of the topic. Field of technology: Thesis advisors must hold a Doctoral degree. 4. Study planning and supervision Each doctoral student makes a study plan, a research plan, and a supervision plan, the implementation of which is followed up by the supervising professor. The supervising professor is also responsible for the supervision arrangements of the doctoral student. 5. Doctoral studies Doctoral studies are completed in the form of study modules. Those admitted to doctoral education shall: 4. pursue studies that deal with preparation research work, application of research results and dissemination of research findings and 5. gain comprehensive and in-depth knowledge of a research field and 6. learn the principles of responsible conduct of research. The scope of doctoral studies in credits is as follows: Field of business: 60 credits Field of arts and field of technology, architecture: 60 credits Field of technology: 40 credits The school approves the study plan of the doctoral student. The school may, as necessary, require that students admitted to doctoral education complete also other studies. 6. Requisite components of the Licentiate degree To earn the Licentiate degree, students shall: 3. complete the doctoral studies specified in item 5 in accordance with the study plan and 4. write a Licentiate thesis.

90 7. Licentiate thesis The Licentiate thesis is written on a topic related to the research field approved for the student. In a Licentiate thesis, students shall demonstrate good conversance with the field of research and the capability of independently and critically applying scientific research methods. An approved Licentiate thesis may also be a monograph or a number of scientific publications or manuscripts vetted for publication deemed sufficient by the university, which deal with the same set of problems and a paper summarising the findings, or some other work which meets corresponding scientific criteria. The publications may include co-authored publications if the author's independent contribution to them can be demonstrated. A Licentiate thesis is a public document which shall be on display at the school. 8. Examination and approval of the Licentiate thesis The Licentiate thesis is presented at the school. In order to get the licentiate thesis examined, the student shall submit the licentiate thesis and an application for the examination of the thesis to the school. The application for examination must be approved by the supervising professor. The school appoints one or two examiners for the Licentiate thesis. The school obtains statements from all examiners. The student is provided with an opportunity to reply to the statements. After this, the school decides on the approval of the Licentiate thesis. Without reasonable grounds, the examination of a Licentiate thesis shall not take more than two months from the date of appointment of the examiners. 9. Requisite components of the Doctoral degree To earn a Doctoral degree, students shall: 4. complete the doctoral studies specified in item 5 in accordance with the study plan 5. demonstrate independent and critical thinking in relation to their field of research, as well as 6. write a doctoral dissertation and defend it in public. 10. Doctoral dissertation The doctoral dissertation is written on a topic related to the research field approved for the student. A doctoral dissertation shall contribute to new scientific knowledge. A separate decision will be made regarding the formats and requirements of the doctoral dissertation. A doctoral dissertation is a public document, which shall be on display at the school. 11. Preliminary examination and granting permission for public defence In order to obtain permission for public defence, the doctoral candidate shall submit the manuscript of the dissertation and the associated request for a permission for public defence to the school. The request for permission must be approved by the supervising professor.

91 Upon receipt of the manuscript and the request for permission for public defence, the school shall decide on submitting the manuscript for preliminary examination and appoint at least two preliminary examiners for it. The preliminary examiners must hold a doctoral degree. In the field of arts, in addition, a preliminary examiner can be appointed who, instead of holding a doctoral degree has sufficient artistic qualifications. The doctoral candidate is provided with an opportunity to comment on the choice of the preliminary examiners. The school may decide not to submit the manuscript for preliminary examination if it finds that the manuscript has major flaws and/or it fails to meet the general formal requirements set for the doctoral dissertations of the University. The school obtains and processes the statements of the preliminary examiners regarding the manuscript of the doctoral dissertation. The doctoral candidate is provided with an opportunity to reply to the statements of the preliminary examiners. The school decides on granting permission for public defence upon receipt of the statements of the preliminary examiners. Without special reasons, processing the manuscript shall not take more than three months from the date of appointment of the preliminary examiners. Once the student has been granted permission for defence, he or she submits the doctoral dissertation for publication and agrees with the school on arranging a public examination of the doctoral dissertation. 12. Public examination of the doctoral dissertation The doctoral dissertation shall be examined and defended at a public examination for which the school determines the date, language and custos and one or two opponents. The doctoral candidate is provided with an opportunity to comment on the choice of the opponent(s). The work or works constituting the doctoral dissertation shall be on display for examination at the school for a minimum of ten days before the public examination. Further provisions on the arrangements and proceedings of the public examination of a doctoral dissertation shall be issued by the school. 13. Approval of the doctoral dissertation Within two weeks of a public examination, the (two) opponent(s) appointed by the school shall, either individually or jointly, submit to the school a written statement concerning the dissertation and its defence. Also any written comments announced as forthcoming at the public examination of the dissertation shall be submitted to the school within two weeks of the public examination. A demand for failing the dissertation must be made in writing and reasons for it must be given. A demand for failing the dissertation may be made by the opponent or a member of the doctoral programme committee who is entitled to take part in the decision-making concerning the study attainment in question.

92 The written statements of the opponents and other written comments shall be submitted to the school for use in the approval of the doctoral dissertation. The author shall be given an opportunity to reply to these statements and comments and other documents related to the evaluation in writing within a time determined by the school. After this, the school decides on the approval of the doctoral dissertation. 14. Evaluation and grading Licentiate and Doctoral degrees are graded on the following scale: Field of business: Licentiate theses and doctoral dissertations are evaluated on a scale of Pass/Fail. Field of arts and field of technology, architecture: Doctoral dissertations are evaluated on a scale of Pass with Distinction/Pass/Fail. Licentiate theses are evaluated on a scale of Pass with Distinction/Pass/Fail (architecture). Field of technology: Licentiate theses and doctoral dissertations are evaluated on a scale of Pass/Fail. No overall grades are assigned for individual study modules. 15. Entry into force These regulations enter into force on 1 August Transitional provisions The grading scale specified in the prior regulations on Licentiate and Doctoral degrees shall apply to theses submitted for examination prior to 1 August 2018.

93 Liite/Appendix 3: Korkeakoulujen kommentit esitykseen Aalto-yliopiston opetusta ja opiskelua koskevien sääntöjen muuttamisesta /Schools comments on proposal for amending the Aalto University General Regulations on Teaching and Studying Esitys Aalto-yliopiston yleisiä opetusta ja opiskelua koskevien sääntöjen (OOS) muuttamisesta: Tohtorinkoulutus / Proposal for amendments to Aalto University General Regulations on Teaching and Studying: Doctoral education Korkeakoulujen kommentit / Comments of the Schools Korkeakoulut ovat mennessä antaneet kommenttinsa esitetyistä tohtorinkoulutusta koskevista muutoksista (Tohtorinkoulutuksen tutkintosääntö) Aalto-yliopiston yleisiä opetusta ja opiskelua koskeviin sääntöihin (OOS). Korkeakoulut pitävät esitystä pääosin hyvänä ja kannatettavana. Seuraavassa on käsitelty ne asiat, joita koulut ovat kommentoineet. 1. Toisen esitarkastajan valinta vastaväittäjäksi Esitetyissä säännöissä mahdollistetaan toisen vastaväittäjän valitseminen ainoaksi vastaväittäjäksi. Nykyiset tutkintosäännöt kieltävät esitarkastajan käyttämisen ainoana vastaväittäjänä tekniikan kouluissa, mutta ARTS:n ja BIZ:n tutkintosäännöissä tällaista kieltoa ei ole. CHEM, ENG ja SCI toivat esiin huolen asian mahdollisista vaikutuksista väitöskirjan tarkastuksen laatuun. Esittelijän kommentti: Esitetty tohtorinkoulutuksen tutkintosäännön muotoilu on valittu siten, että se ei kiellä esitarkastajan määräämistä ainoaksi vastaväittäjäksi, mutta ei myöskään velvoita tai ohjaa tähän suuntaan. Muotoilu antaa tohtorinkoulutusneuvostolle harkintavallan päättää asiasta tapauskohtaisesti. Tavoitteena on väitösprosessin nopeuttaminen määräämällä vastaväittäjäksi toinen esitarkastaja niissä tapauksissa, joissa esitarkastajien lausunnot ovat riittävä näyttö väitöskirjan hyvästä tasosta. 2. Väitöskirjan arvosana Esitetyssä säännöissä väitöskirja arvostellaan asteikolla hyväksytty/hylätty muiden paitsi taiteiden alan ja tekniikan alan arkkitehtuurin osalta, joissa käytetään asteikkoa kiittäen hyväksytty/hyväksytty/ hylätty. Koulujen nykyiset tutkintosäännöt sisältävät asteikon kiittäen hyväksytty/hyväksytty/ hylätty muiden paitsi kauppatieteen alan osalta. ENG:in akateeminen komitea toi esiin toiveen väitöskirjan arvosanan kiittäen hyväksytty säilyttämisestä. ENG:n tohtorinkoulutusneuvosto sen sijaan hyväksyi arvosanakäytännön muutoksen. Esittelijän kommentti Arvosanamuutoksella pyritään poistamaan nykyinen väitöskirjojen epäyhtenäinen arvostelukäytäntö. Rehtorin päätöksen mukaan korkeakoulut palkitsevat vuodesta 2018 lähtien parhaat väitöskirjat Aaltoyliopiston väitöskirjapalkinnolla. Tällä tavoin korkeakoulut voivat nostaa esille ansiokkaat väitöskirjat. Kiittäen hyväksytty arvosana jää edelleen käyttöön taiteiden ja suunnittelun tohtoriohjelmalle johtuen ohjelman edustamien alojen erityisluonteesta. 3. Muut kommentit ARTS ehdotti stilistisiä muutoksia tekstiin. Esittelijän kommentti: Ehdotetut muutokset selventävät sääntöjä ja ne on huomioitu esityksen muotoilussa.

94 Liite/Appendix 3: Korkeakoulujen kommentit esitykseen Aalto-yliopiston opetusta ja opiskelua koskevien sääntöjen muuttamisesta /Schools comments on proposal for amending the Aalto University General Regulations on Teaching and Studying Translation By , the Schools have commented on the proposed changes regarding doctoral education (Degree Regulations on Doctoral Education) in Aalto University General Regulations on Teaching and Studying (OOS). The Schools mainly endorse the proposal and find it acceptable. The Schools have commented on the following issues. 1. Appointing the preliminary examiner as opponent The proposed regulations allow one of the pre-examiners to be appointed as a single opponent. The current degree regulations of the Schools of technology prohibit the preliminary examiner acting as a single opponent, but in the degree regulations of ARTS and BIZ such a prohibition does not exist. CHEM, ENG and SCI raised their concern that this may effect on the quality of the examination of the theses. Rapporteur s comment The proposed formulation of the text in the regulations has been chosen in such a way that it does not prohibit the appointment of one of the preliminary examiners as the single opponent, but it does not oblige or guide it in that direction either. The formulation gives the Doctoral programme committee the discretion to make the decision on a case-by-case basis. The aim is to facilitate quicker completion of the dissertation process by appointing one of the pre-examiners as opponent in those cases, where the preexaminers statements are clear proof of the thesis good quality. 2. Grading of the doctoral dissertation In the proposed regulations doctoral dissertation is graded by pass/fail in all doctoral programmes except the Doctoral Programme in Arts, Design and Architecture where the grading scale pass with distinction/ pass/fail is used. The current degree regulations of the Schools define the grading by pass with distinction/ pass/fail in all other doctoral programmes except the Doctoral Programme in Business, Economics, and Finance. ENG academic committee expressed the wish of retaining the grade pass with distinction. ENG Doctoral Programme Committee instead accepted the change in the grading policy. Rapporteur s comment The change in grading policy aims at changing the present heterogeneous evaluation practice. According to the President s decision, the Schools will reward the best dissertations with Aalto University Dissertation Award from In this manner, the Schools will be able to highlight the most meritorious dissertations. The grade pass with distinction shall still be used in the Doctoral Programme in Arts, Design and Architecture due to the special characteristics of the fields that the school represents. 3. Other comments ARTS proposed stylistic changes to the text. Rapporteur s comment The proposed amendments clarify the regulations and are taken into account in the formulation of the proposal.

95 Revising regulations on doctoral education AAC Tuija Pulkkinen/Anneli Ahvenniemi

96 Background Motivation Aalto audit by FINEEC: Significant variability of practices across schools should be addressed Ministry of Education and Culture: Completion of doctoral studies within 4 years (Bologna process) TENK and UNIFI: Ethical principles of supervision and examination process of dissertations recommend use of multi-member bodies when selecting students / preliminary examiners / opponents Goals Advance equal treatment of doctoral candidates at Aalto Schools Streamline the doctoral study process to enable taking the degree in four years Facilitate interdisciplinarity and co-operation between Aalto Schools and internationally Key principles Similar doctoral degree structure and core requirements for all Aalto doctoral candidates Similar administrative and decision making processes for all Aalto doctoral candidates Field-specific requirements and academic content of doctoral degrees defined in Aalto Schools Two-step process Create Aalto level regulations for doctoral degrees included in OOS (decision by AAC) Revise School bylaws on doctoral degrees by harmonizing processes (decision by Aalto President)

97 OOS: Degree regulations on doctoral education Regulations define the university policy for: Organisation of doctoral education at Aalto Doctoral studies Study planning and supervision Required components of the Licentiate and Doctoral degrees and theses Examination and approval processes, including grading of theses Organization of the document 1. Definition of terminology 2. Organisation of doctoral education 3. Supervising professor and thesis advisor 4. Study planning and supervision 5. Doctoral studies 6. Requisite components of Licentiate degree 7. Licentiate thesis 8. Examination and approval of Licentiate thesis 9. Requisite componenents of Doctoral degree 10. Doctoral dissertation 11. Pre-examination of the doctoral dissertation 12. Public examination of the doctoral dissertation 13. Approval of the doctoral dissertation 14. Evaluation and grading 15. Entry into force 16. Transitional provisions

98 OOS: major changes All Aalto fields Organisation of the education Doctoral education is planned so that the students can complete the Doctoral degree within four years Supervising professor (Vastuuprofessori) is one of the professors on the Aalto University tenure track. For special reasons, a non-tenure track professor of the school may be appointed supervising professor by decision of the Dean. Doctoral Studies include the commitment of adopting the principles of responsible conduct of research. Preliminary examination of dissertation and granting the permission for public defense: The school may decide not to submit the manuscript for preliminary examination if the manuscript has major flaws and/or it fails to meet the formal requirements set for the doctoral dissertations by Aalto University. Technology Arts&Architecture Business Grading of theses: Doctoral dissertations and licentiate thesis are evaluated by pass / fail. Public defence: A pre-examiner of the dissertation can be appointed as a single opponent. Pre-examination: Maximum duration of pre-examination is 3 months. Pre-examination: Maximum duration of pre-examination is 3 months

99 Major comments from Schools 1. Possibility of appointing the pre-examiner as a single opponent CHEM, ENG ja SCI raised their concern that this may effect on the quality of the examination of the theses The regulations allow, but do not guide in that direction. Appointing the pre-examiner as a single opponent is an option when the pre-examiners statements are clear proof of the good quality of the thesis. This was considered to shorten the time spent in the dissertation process. 2. Grading of theses by pass / fail ENG wishes that pass with distinction could be retained Non-uniform practices across Schools were considered problematic in treating all students equally. ARTS continues to use pass with distinction due to special characteristics of the field (small share of awarded degrees). From 2018 onward, best dissertations will be acknowledged by Aalto Dissertation Awards selected by the Schools. 3. Other comments: ARTS proposed stylistic comments which have mainly been taken into account

100 Schedule for decision and implementation OOS and School bylaws / regulations revision: LESjory meeting Planning officers meeting ProOT meeting , DEWG meeting OOS revision: AAC meeting: Discussion on OOS Autumn 2017: Schools discussions and comments AAC meeting: Decision on OOS Spring 2018: Revision of School degree regulations : New OOS takes effect Bylaws / regulations revision: Autumn 2017: School discussions and comments February 2018: Decision by President : Revised bylaws take effect

101 Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea 99 Pöytäkirja/Minutes Kokous/Meeting 1/2018 Aika/Time: klo/at 13:00 Paikka/Venue: Otakaari 1, Hallituksen istuntosali 10 Ilmoitusasia / Announcement : Tutkimuseettisen toimikunnan vuosikertomus / Research Ethics Committee Annual Report 2017 Liite 1 / Annex 1 : Toimintakertomus 2017 / Annual report 2017 Liite 2 / Annex 2: Esitys / Presentation

102 TOIMINTAKERTOMUS 1 (5) AALTO-YLIOPISTON TUTKIMUSEETTISEN TOIMIKUNNAN TOIMINTAKERTOMUS VUODELTA 2017 Tutkimuseettinen toimikunta Aalto-yliopistossa Toimikunnan tehtävät Aalto-yliopisto on sitoutunut valtakunnallisen Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) ihmistieteisiin luettavien tutkimusalojen eettisiin periaatteisiin: Yliopiston tutkimuseettinen toimikunta käsittelee ihmisiin kohdistuvien ei-lääketieteellisten tutkimushankkeiden piiristä tulevat lausuntopyynnöt. Lääketieteellisen tutkimuksen piiriin kuuluvat lausuntopyynnöt käsitellään Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin tutkimuseettisissä toimikunnissa. Toimikunnan toiminnan yleiskuvaus sekä lomakkeet ja ohjeet lausuntopyyntöjen tekemistä varten on julkaistu toimikunnan Aalto Inside-sivulla: Tutkimuseettisen toimikunnan tehtävänä on yliopiston noudattamiin TENK:n hyvää tieteellistä käytäntöä koskeviin ohjeisiin ja ihmistieteisiin luettavien alojen eettisiin periaatteisiin perustuen: 1) ennakolta arvioida ihmisiin kohdistuvien tutkimushankkeiden eettisyyttä ja antaa niistä lausuntoja, lukuun ottamatta lääketieteellisestä tutkimuksesta annetussa laissa (488/1999) tarkoitettuja tutkimushankkeita, 2) ennakolta arvioida tarvittaessa myös muiden tutkimushankkeiden eettisyyttä, ellei arviointia ole lainsäädännössä tai muutoin määrätty toiselle taholle, 3) toimia asiantuntijaelimenä yliopistossa esiin tulevissa tutkimuseettisissä ongelmatilanteissa, ei kuitenkaan Tutkimuseettisen toimikunnan ohjeiden mukaisessa hyvän tieteellisen käytännön vastaista toimintaa ja tutkimusvilppiä koskevassa jälkikäteisessä tutkinnassa, 4) antaa tutkimuseettisiin kysymyksiin liittyvää ohjeistusta ja edistää tutkimuseettistä koulutusta yliopistossa, 5) ylläpitää tutkimusetiikkaan liittyvää keskustelua yliopistossa, 6) seurata kansallisen tutkimuseettisen ohjeistuksen kehitystä sekä osallistua ohjeistuksen kehittämiseen mm. antamalla sitä koskevia lausuntoja. Toimikunnan kokoonpano ja kokoukset Tutkimuseettisen toimikunnan toimikausi on ollut AAK on valinnut uuden toimikunnan toimikaudeksi Toimikunnassa ovat edustettuina kaikki yliopiston korkeakoulut. Toimikunnan jäseniä ovat olleet vuonna 2017 seuraavat henkilöt: - Puheenjohtaja, professori Mikko Sams - Professori Mats Fridlund, varapuheenjohtaja - Professori Matti Häyry - Professori Marketta Kyttä - Laboratorionjohtaja Jyrki Mäkelä (lääketieteellinen asiantuntija) - Professori Alexander Frey - Professori Riitta Salmelin - Professori Paula Hohti - Professori Aki Vehtari Toimikunnan sihteerinä on toiminut vanhempi lakimies Jari Söderström.

103 TOIMINTAKERTOMUS 2 (5) Vuoden 2017 aikana tutkimuseettinen toimikunta on kokoontunut 6 kertaa, joista 4 sähköpostikokouksena. Kokouksista ja julkaistu Aalto Insidessa kokousaikataulu ja asialista sekä käsiteltävistä lausunnoista otsikko, vastaavan tutkijan nimi ja se onko lausunto annettu. Annettujen lausuntojen sisältöä ei ole julkaistu. Tutkimussuunnitelmat eivät ole julkisia eikä niistä julkaista tietoja. Toimikunnan käsittelemät lausuntopyynnöt vuonna 2017 Toimikunnan työskentely Vuoden 2017 aikana tutkimuseettinen toimikunta on antanut 17 lausuntoa (vuonna 2016 annettiin 33 lausuntoa). Puheenjohtajan päätöksellä on annettu 5 aiempaa lausuntoa tarkentavaa tai tutkimuskauden jatkamista koskevaa lausuntoa (5 lausuntoa vuonna 2016). Lausuntopyynnöt korkeakouluittain: ARTS 2 BIZ 2 CHEM - ELEC 1 ENG - SCI 12 Lausuntopyyntöjen tieteenala: Psykologia 10 Taloustieteet 1 Tekniset tieteet 6 Tutkimuksen luonne (ensijainen): Väitöskirjatutkimus 8 Tutkijan toimeen liittyvä tutkimustyö 7 Usean organisaation yhteinen tutkimushanke 2 Hakemuksen peruste: Tutkimuskohde vaatii arviointia 4 Rahoittaja vaatii arviointia 2 Tutkimuspartneri vaatii arviointia - Julkaisija vaatii arviointia 11 Tutkimukseen liittyy voimakkaita ärsykkeitä, stressiä, - jne. Arviointi on tutkimusluvan saamisen edellytys - Muu - Käsittelyn tulos: Myönteinen lausunto ilman lisähuomautuksia 10 Myönteinen lausunto huomautuksella harkita joitakin 1 seikkoja Myönteinen lausunto ehdollisena korjausvaatimuksin 5 Palautettu valmisteluun 1 Lausunnon valmistelemiseksi puheenjohtaja määrää kaksi valmistelijaa, jotka laativat lausuntoluonnoksen kokousta varten. Toimikunta on myös käynyt keskustelua erilaisista tutkimuseettisistä kysymyksistä, mm. henkilötietojen suojaamiseen sekä tutkimusaineistojen jatkokäyttömahdollisuuksien parantamiseen liittyen sekä henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön tulevasta uudistuksesta.

104 TOIMINTAKERTOMUS 3 (5) Toimikunnan edustajat ovat osallistuneet valtakunnallisen Tutkimuseettisen neuvottelukunnan järjestämiin eettisten toimikuntien tapaamisiin ja seminaareihin AALTO UNIVERSITY RESEARCH ETHICS COMMITTEE, ANNUAL REPORT 2017 Aalto University Research Ethics Committee Duties of the Committee Aalto University has committed itself to follow the guidelines for ethical principles of research in the humanities and social and behavioural sciences, given by the Finnish Advisory Board on Research Integrity (TENK): The Aalto University Research Ethics Committee is responsible for giving statements on exante ethical evaluation of the university s non-medical research projects. Ethical evaluation of research projects concerning medical research are handled by the Ethics Boards of HUS - The Hospital District of Helsinki and Uusimaa. General description of Committee s duties, as well as the statement request forms and instructions for making requests have been published in the Committee s Aalto Inside page: Based on the TENK -guidelines on good scientific practice and ethical principles in fields of human sciences observed by the university, tasks of the Research Ethics Committee include: 1) ex-ante evaluation of the ethical nature of research projects where the subjects are humans and issuing opinions on them, excluding research projects referred to in the Medical Research Act (laki lääketieteellisestä tutkimuksesta, (488/1999), 2) if necessary, also ex-ante evaluations of the ethical nature of other research projects, unless proceeding to such an evaluation is, under legislation or otherwise, within the remit of another party, 3) serving as an expert organ in any problems related to research ethics arising at the university, however not in an ex-post investigation of violations against good scientific practice and fraud in science following the guidelines of the National Advisory Body on Research ethics in Finland, 4) providing advice in issues related to research ethics and promoting education in research ethics at the university, 5) maintaining debate on research ethics at the university, 6) monitoring the development of national research ethics guidelines and taking part in their development, for example by issuing opinions. Committee members and meetings The term of the current Committee has been AAC has appointed a new Committee for the term Aalto University schools are all represented in the Research Ethics Committee. The following persons have been members of the Committee in 2017: - Chair, Professor Mikko Sams - Professor Mats Fridlund - Professor Matti Häyry - Professor Marketta Kyttä - D.Med.Sc Jyrki Mäkelä, HUS (medical expert) - Professor Alxender Frey

105 TOIMINTAKERTOMUS 4 (5) Issued statements Professor Riitta Salmelin - Professor Paula Hohti - Professor Aki Vehtari. The Committee secretary has been Senior Legal Counsel Jari Söderström. The Research Ethics Committee had 6 meetings during 2017, of which 4 were meetings. The Committee s meeting schedule and agenda have been published in Aalto Inside, as well as the title of each statement request, name of the responsible researcher and whether a statement has been given. The contents of the statements have not been published. Research plans are not public and information on them has not been published. During the year 2017 the Research Ethics Committee has issued 17 statements (in 2016 there were 33 statements issued). Revised research plans or continuation of research periods has been accepted by Chair s decision in 5 cases (5 cases in 2016). Requests by School: ARTS 2 BIZ 2 CHEM - ELEC 1 ENG - SCI 12 Requests by research area: Psychology 10 Economics 1 Technical sciences 6 Nature of research (primary): Research for doctoral thesis 8 Research related to researcher s scientific work 7 Joint research involving several research institutions 2 Grounds for request Study subject requires the evaluation 4 Financier requires the evaluation 2 Study partner requires the evaluation - Publisher requires the evaluation 11 Evaluation is prerequisite to research permit - Study involves strong stimuli, mental stress, etc. - Other - Result of the proceedings: Favourable statement without further remarks 10 Favourable statement with remark to consider 1 changes Favourable statement on the condition of revisions 5 Returned for preparation 1

106 TOIMINTAKERTOMUS 5 (5) Committee proceedings In order to prepare the statements the Chair assigns for each request two committee members to draft a statement for the meeting. The committee has also discussed various research ethical issues, as on personal data protrection and on improving the possibilities of secondary use of research data as well as the upcoming changes in the data protection legislation. Committee representatives have participated in national meetings and seminars organized by the Finnish Advisory Board on Research Integrity.

107 Aalto Research Ethics Committee Annual Report 2017 AAC Jari Söderström

108 Ethics Committee Duties 1. Advance evaluation of the ethical nature of research projects where the subjects are humans, excluding research projects referred to in the Medical Research Act (laki lääketieteellisestä tutkimuksesta, 488/1999), 2. If necessary, also advance evaluations of the ethical nature of other research projects, 3. Serving as an expert organ in matters related to research ethics arising at the university, however not in investigations of violations of good scientific practice, 4. Providing advice in issues related to research ethics and promoting education in research ethics at the university, 5. Maintaining debate on research ethics at the university, 6. Monitoring the development of national research ethics guidelines and taking part in their development, for example by issuing opinions

109 Why in Aalto?

110 Purpose To provide help for scientists in Aalto To establish guidelines for research on human subjects in Aalto which ensure ethical research and flourishing of science To give guidelines on privacy and data protection issues To support sharing of research data To follow ethics discussion in society

111 Purpose To provide help for scientists in Aalto To establish guidelines for research on human subjects in Aalto which ensure ethical research and flourishing of science To give guidelines on privacy and data protection issues To support sharing of research data To follow ethics discussion in society

112 Etchics Committee Duties 1. Advance evaluation of the ethical nature of research projects where the subjects are humans, excluding research projects referred to in the Medical Research Act (laki lääketieteellisestä tutkimuksesta, 488/1999), 2. If necessary, also advance evaluations of the ethical nature of other research projects, 3. Serving as an expert organ in matters related to research ethics arising at the university, however not in investigations of violations of good scientific practice, 4. Providing advice in issues related to research ethics and promoting education in research ethics at the university, 5. Maintaining debate on research ethics at the university, 6. Monitoring the development of national research ethics guidelines and taking part in their development, for example by issuing opinions

113 Committee Mats Fridlund (ENG) Matti Häyry BIZ Aki Vehtari (SCI) Marketta Kyttä (ENG) Alexander Frey (CHEM) Riitta Salmelin (SCI) Paula Hohti (ARTS) Jyrki Mäkelä (HUS) Chair: Mikko Sams (SCI) Secretary: Jari Söderström

114 Committee Mikko Sams (SCI) Riitta Salmelin (SCI) Paula Hohti (ARTS) Seppo Ovaska (ELEC) Tuija Takala (BIZ) Aki Vehtari (SCI) Wojciech Solowski (ENG) Juan José Valle-Delgado (CHEM) Erika Haaksiluoto(HUS) Chair: Mats Fridlund (ENG) Secretary: Jari Söderström