Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset. IKI Hanke, Nykytilan kuvaus

Transkriptio

1 Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset IKI Hanke, Nykytilan kuvaus Terhi Kiviharju Raision kaupunki & Varsinais-Suomen Sosiaalialan osaamiskeskus OY Vasso Ab

2 Li 1 Sisällys 1. JOHDANTO NYKYTILAN KUVAUKSEN RAKENNE MITÄ KOTIHOIDOLLA TARKOITETAAN KOTISAIRAANHOIDON SEKÄ KOTIPALVELUN PAVELUJEN TUOTTAMINEN HANKEKUNNISSA Kotisairaanhoidon palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa Kotipalvelun palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa Tukipalveluiden palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa KOTISAIRAANHOIDON, KOTIPALVELUN JA TUKIPALVELUIDEN TOIMINTAPROSESSIEN HAASTEET, JOITA TIETOJÄRJESTELMÄ VOISI HELPOTTAA PÄIVITTÄISEN TYÖN ORGANISOINTI SEKÄ HALLINTA HANKKEESEEN OSALLISTUVISSA KOTIHOIDOISSA Työvuorojen ja vuosilomasuunnittelun organisointi hankekunnissa Päivittäiseen työnjakoon liittyvät asiat Muita kotihoidon työn organisointiin liittyviä asioita HAASTEET IKI-HANKKEEN KOTIHOITOJEN TOIMINNAN TUOTTAMISELLE KIRJAAMINEN Muut keskeiset kotihoitojen käytössä olevat tietojärjestelmät sekä viestintäkeinot LYHYT KUVAUS KOTIHOIDON KIRJAAMISESTA EFFICAAN Effican Kotihoito-osio Effican tilastointi Effican Viikko-ohjelma Kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjat LYHYT KUVAUS KOTIHOIDON KIRJAAMISESTA MEDIATRIIN Mediatrin Kotihoito-osio Mediatrin Kotihoitotapahtumat lehti Mediatrin tilastointi Kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjat PÄIVITTÄISEEN KIRJAAMISEEN HAASTEET Työhön vaikuttavat tekijät tietojärjestelmässä Hoitohenkilöstöön liittyvät tekijät Tietojärjestelmiin liittyvät tekijät Tietolähteet sekä tietovirrat KANSALLISEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISET ASIAKASASIAKIRJAT... 20

3 2 13. KOTIPALVELUIDEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISTEN ASIAKASASIAKIROJEN KÄYTTÖ IKI- HANKEEN KOTIHOIDOISSA Kotipalveluiden asiakasasiakirjojen käyttöön liittyvät haasteet OMAISHOIDONTUEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISTEN ASIAKASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ Omaishoidontuen asiakassuunnitelman tekoon liittyvä kehitystarve SOSIAALIHUOLTOLAIN ASETTAMIEN PALVELUIDEN ASIAKASASIAKIRJAT Sosiaalihuoltolain asiakasasiakirjojen käyttöön liittyvät haasteet ASIAKASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖÖN LIITTYVIÄ KEHITTÄMISTARPEITA MITÄ HANKKEESSA TAPAHTUU NYKYTILAN KUVAUKSEN JÄLKEEN POHDINTA JA YHTEENVETO NYKYTILAN KUVAUKSESTA... 37

4 3 1. JOHDANTO Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset (IKI -hanke) on THL:n valtionavustettava hanke, joka toteutetaan yhteistyössä Liedon kunnan, Raision ja Uudenkaupungin kotihoitojen kanssa yhdessä Varsinais-Suomen sosiaalialankeskuksen OY Vasso Ab:n kanssa. Hankkeen hallinnoivana osapuolena toimii Raision kaupunki ja valvojana THL. Hankkeen tavoitteena on kehittää siihen osallistuvissa kunnissa ikäihmisten kotihoidon palveluja hyödyntämällä sekä pilotoimalla kansallisesti määriteltyjä sosiaalihuollon palveluluokituksia, toimintaprosesseja, asiakasasiakirjoja ja termistöä ikäihmisille suunnatun kotihoidon kehittämiseen liittyen. Lisäksi hankkeessa kuvataan ikäihmisten kotihoidon järjestämisen ja tuottamisen toimintamallit sekä työnkulku hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa. Iki -hanke on tässä vaiheessa rajattu koskemaan ainoastaan ikäihmisten kotihoidon palveluita. Tässä nykytilan kuvauksessa kuvataan Raision, Liedon sekä Uudenkaupungin kotihoidon toiminnot ja tarkoituksena on tuoda esille kotihoidon toimintamallit, palveluprosessit sekä kehittämiskohteet ennen kaikkea kirjaamiseen liittyvissä asioissa. Iki-hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa on käytössä kaksi eri potilastietojärjestelmää, Liedossa ja Raisiossa on Effica, Uudenkaupungin kotihoidossa Mediatri ja ProGonsona. Nykytilan kuvauksessa käydään läpi kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjojen käyttöä tämänhetkisessä kotihoitojen työssä. Hankkeeseen osallistuneiden kotihoitojen rakenteet sekä koot vaihtelevat toisistaan. Tässä kuvauksessa Raisio-Ruskon yhteistoiminta-alueen kotihoidon tietoihin on liitetty tiedot Hulvelan kotihoidosta. Hulvelan kotihoito on Raision kaupungin erillinen pieni kotihoito Hulvelan palvelukeskuksen sisällä. Liedon kotihoidon tietoihin sisältyy Liedon lisäksi Tarvasjoki, joka liittyi kuntaliitoksena Lietoon vuoden 2015 alussa. Uudenkaupungin kotihoito vastaavasti pitää sisällään Kalannin, Pyhämaan sekä Lokalahden alueelle tuottavan kotihoidon palvelut. Tässä nykytilan kuvauksessa käsitellään kolmen ison kotihoidon asioita käyttäen niistä nimeä kunnan tai kaupungin mukaan. 2. NYKYTILAN KUVAUKSEN RAKENNE Kuvauksen teossa on käytetty hyväksi Iki- hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen omia valmiita prosesseja tai toiminnankuvauksia, mikäli niitä on ollut saatavilla. Nykytilan koosteen teossa on haastateltu kotihoitojen esimiehiä sekä työntekijöitä ja saatu heiltä kuvaukset asiakasasiakirjojen käytöstä ja niiden käytettävyydestä vuonna Lisäksi henkilöstöltä on saatu tietoa tämänhetkiseen kirjaamiseen liittyvistä haasteista sekä ongelmakohdista. Lisäksi kotihoitojen työntekijöiltä on saatu tietoa kotihoitojen eri toimintaprosesseista. Nykytilan kuvauksessa käydään pintaraapaisuna läpi kotihoidon toimintaprosesseja. Toimintaprosessit kuvataan mahdollisimman lyhyesti sekä kuvataan työprosessin aikana syntyvät asiakasasiakirjat ja mahdollisen tiedon liikkuminen taholta toiselle. Toimintaprosessien pienimuotoisen kuvauksen perusteluna on se, että suurin pääpaino saadaan rajattua hankkeessa asiakasasiakirjoihin, kirjaamiseen ja sen kehittämiseen, joka on hankkeen ensisijainen tavoite. Hankkeen tavoitteena on lisäksi yhtenäistää kolmen eri kotihoidon työkäytäntöjä vastaamaan toisiaan. Hankkeen tavoitteena on etsiä toimintakäytäntöjä, jotka ovat selkeitä sekä toimivia ja juurruttaa niitä hankkeeseen osallistuviin kotihoitoihin, mikäli se on mahdollista. Asiakasasiakirjojen käytettävyydestä kansallisen palveluluokituksen otsikoiden mukaisesti on tehty nykytilan kuvaukseen hankekotihoidoittain omat taulukot. Vaikka Liedossa ja Raisiossa on käytössä sama tietojärjestelmä, asiakasasiakirjojen käytöistä löytyy erilaisuutta. Mediatrin tietojärjestelmä vastaavasti on aivan erilainen kuin Effica, joten tämän vuoksi jokaisesta kotihoidosta on tehty oma taulukko kuvaamaan asiakasasiakirjojen. Taulukoissa on mainittu miten kyseessä olevaa asiakasasiakirja on käytössä tai vastaavasti kerrottu korvaavan asiakasasiakirjan nimi. Lisäksi taulukkoon

5 4 on pyritty kartoittamaan asiakasasiakirjan täyttöön liittyvä prosessi, kenen vastuulla on asiakasasiakirjan täyttö tai arkistointi ja onko kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirja edes käytössä. 3. MITÄ KOTIHOIDOLLA TARKOITETAAN Kotona selviytymistä tuetaan kotipalvelun ja kotisairaanhoidon palveluilla. Kunta voi yhdistää sosiaalihuoltolakiin perustuvan kotipalvelun ja terveydenhuoltolakiin perustuvan kotisairaanhoidon yhdistetyksi kotihoidoksi. Iäkkäille suunnatut kotihoidon palvelut voidaan mahdollisimman lyhyesti kuvata seuraavasti: Kotipalvelun tehtävänä on auttaa sekä tukea asiakasta, kun asiakas tarvitsee sairauden tai alentuneen toimintakyvyn vuoksi apua selviytyäkseen kotona arkipäivän askareista sekä henkilökohtaisista toiminnoista. Kotisairaanhoidon tehtävänä on vastaavasti huolehtia asiakkaan sairaanhoidollisten asioiden hoidosta laaja-alaisesti. Yhdessä kotipalvelu sekä kotisairaanhoito muodostavat kotihoidon. Tarvittaessa asiakkaalle voidaan räätälöidä lisää apuja kotiin tukipalveluiden muodoissa. Vaihtoehtoisesti kotihoidon asiakkaalla voi olla käytössään vain tukipalveluita, eli tarvetta laajempiin kotihoidon palveluihin ei ole. Tukipalveluina voidaan asiakkaalle tuottaa esimerkiksi ateriapalvelua, suihkuapua ja kuljetuspalveluita. Laadukas kotihoito perustuu aina asiakkaan palvelutarpeen arviointiin ja sen perusteella laadittavaan asiakassuunnitelmaan, sen toteutukseen ja arviointiin säännöllisin väliajoin annettujen ohjeiden mukaisesti. 4. KOTISAIRAANHOIDON SEKÄ KOTIPALVELUN PAVELUJEN TUOTTAMINEN HAN- KEKUNNISSA Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa palvelut vastaavat toisiaan paljon. Hankekotihoidoissa on käytössä kotihoidon malli, eli kotipalvelu ja kotisairaanhoito ovat yhdistetty kotihoidoiksi. Valtaosa hankekotihoitojen asiakkaista koostuu ikäihmisistä, mutta kotihoidot huolehtivat ikäihmisten lisäksi myös päihde ja mielenterveyspotilaista sekä muista asiakasryhmistä, jotka tilapäisesti tai jatkuvana tarvitsevat kotihoidolta apuja. Raision sekä Uudenkaupungin kotihoidon palveluntuottajina toimii kaupunki, Liedon kotihoidossa palveluiden tuottaja on kunta. Kaikki kotihoidon alle kuuluvat palvelut on pääsääntöisesti järjestetty oman kunnan/kaupungin sisältä, mutta kaikissa hankekotihoidoissa joistain tarjottavasta palveluista huolehtii joko täysin tai osittain yksityinen palveluntuottaja ostopalveluna. Hankekotihoidot käyttävät lisäksi palveluseteleitä palveluiden tuottamiseen. Palveluseteleiden kautta annettavien palveluiden muoto vaihtelee, mutta niitä käytetään tai käytön lisäämisen kasvattamista on harkittu tulevaisuudessa. Palveluseteleitä Raision kotihoito käyttää pääsääntöisesti sotainvalidien siivouspalveluiden tuottamiseen, Uudenkaupungin kotihoito kotihoidon palveluiden tuottamiseen vaihtoehtona kaupungin tarjoamille kotihoidon palveluille ja Liedon kunta lapsiperheiden kotihoidon palveluiden tuottamiseen sekä siivouspalveluihin.

6 5 4.1 Kotisairaanhoidon palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa Kotisairaanhoidon alle kuuluvia palveluita hankkeen kotihoidoissa tuotetaan lähes samankaltaisesti. Alla olevaan taulukkoon on kerätty mahdollisimman lyhyesti kuvattuna hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen Kotisairaanhoidon palvelut sekä kirjaamisen käytäntö. Minne kirjataan ja kuka kirjaa. Raisio Lieto Uusikaupunki Lääkehoito Asiakkaalla on mahdollisuus saada avut lääkehoidon toteutukseen (lääkkeiden jako dosettiin, anto dosetista valvotusti, reseptien uusinta lääkärillä sekä lääkkeiden haku apteekista) kokonaisuudessaan. Lääkehoitoa koskeva kirjaaminen tapahtuu rakenteellisesti Effican terveyskertomuksen puolelle Khtos lehdelle, sairaanhoitajat päivittävät lääkelistaa. Jokainen lääkehoitoa toteuttava hoitaja kirjaa lääkehoidon toteuttamisesta tietojärjestelmään. Asiakkaalla on mahdollisuus saada avut lääkehoidon toteutukseen (lääkkeiden jako dosettiin, anto dosetista valvotusti, reseptien uusinta lääkärillä sekä lääkkeiden haku apteekista) kokonaisuudessaan. Avosairaalan osaston kautta on tarvittaessa mahdollisuus saada suonensisäinen lääkitys asiakkaille kotiin.. Lääkehoitoa koskeva kirjaaminen tapahtuu rakenteellisesti Effican terveyskertomuksen puolelle Khtos lehdelle, sairaanhoitajat päivittävät lääkelistaa. Jokainen lääkehoitoa toteuttava hoitaja kirjaa lääkehoidon toteuttamisesta tietojärjestelmään Asiakkaalla on mahdollisuus saada avut lääkehoidon toteutukseen (lääkkeiden jako dosettiin, anto dosetista valvotusti, reseptien uusinta lääkärillä sekä lääkkeiden haku apteekista) kokonaisuudessaan. Mahdollisuus suonensisäisen lääkehoidon antoon olemassa, kotihoidon hoitajia on toimipaikkakoulutettu suonensisäisen lääkehoidon toteutukseen. Kirjaaminen tapahtuu Mediatrin Vanhustyö avohoito lehdelle. Jokainen lääkehoitoa toteuttava hoitaja kirjaa lääkehoidon toteutumisesta tietojärjestelmään. Muu erikoisosaaminen: kotona tehtävät hoitotoimenpiteet, terveydentilan seurannan mittarit Näytteiden otto Lääkäripalvelut Toimipaikkakoulutusta erikoissairaanhoidon toimenpiteisiin on olemassa. Kirjaamisen suorittaa hoitotoimenpiteen tehnyt hoitaja terveyskertomuksen puolelle Efficassa. Tarvittaessa rinnakkaisnäkymän käyttö, mikäli tieto on välttämätöntä siirtää toiseen hoitoyksikköön. Rinnakkaisnäkymän tekeminen on päällekkäistä kirjaamista, sama merkintä kopioituu toisen hoitoyksikön käyttämälle tietojärjestelmän sivulle. Sairaanhoitajat ottavat laskimoverinäytteitä. INR vieritestimittarit ovat käytössä sekä sairaanhoitajilla on lupa Marevan lääkeannostelun sovittujen INR arvojen sisällä. Muita näytteitä otetaan lisäksi kaikkien hoitajien toimesta. Kirjaamisen suorittaa näytteen ottanut hoitaja terveyskertomuksen puolelle KHTOS/Antiko lehdelle, tarvittaessa rinnakkaisnäkymän käyttö. Oma geriatri on säännöllisen kotihoidon asiakkaiden lääkärinä. Tilapäisten kotihoidon asiakkaiden lääkäripalvelut hoidetaan terveysaseman kautta. Lääkärit käyttävät työssään lukuisia terveyskertomuksen lehtiä kirjaamisessa. Toimipaikkakoulutusta erikoissairaanhoidon toimenpiteisiin on olemassa. Kirjaamisen suorittaa hoitotoimenpiteen tehnyt hoitaja terveyskertomuksen puolelle Efficassa. Tarvittaessa rinnakkaisnäkymän käyttö, mikäli tieto on välttämätöntä siirtää toiseen hoitoyksikköön.. Rinnakkaisnäkymän tekeminen on päällekkäistä kirjaamista, sama merkintä kopioituu toisen hoitoyksikön käyttämälle tietojärjestelmän sivulle. Sairaanhoitajat ottavat laskimoverinäytteitä. INR vieritestimittarit käytössä. Sairaanhoitajille ollaan hankkimassa lupia Marevan lääkeannosteluun sovittujen INR arvojen sisällä. Muita näytteitä otetaan lisäksi kaikkien hoitajien toimesta. Kirjaamisen suorittaa näytteen ottanut hoitaja terveyskertomuksen puolelle KHTOS/Antiko lehdelle, tarvittaessa rinnakkaisnäkymän käyttö. Terveysasemalla on kolme lääkäriä, jotka huolehtivat kotihoidon asiakkaiden asioiden hoidosta. Kaksi lääkäriä on Liedossa ja yksi Tarvasjoella. Lääkärit käyttävät työssään lukuisia terveyskertomuksen lehtiä kirjaamisessa. Toimipaikkakoulutusta erikoissairaanhoidon toimenpiteisiin on olemassa. Kirjaaminen tapahtuu aina Mediatrin vanhustyön avohoito lehdelle terveyskertomuksen puolelle. Sairaanhoitajat ottavat laskimoverinäytteitä. Lisäksi lähihoitajia on toimipaikkakoulutuettu laskimonäytteiden ottoon. Käytössä ei ole INR vieritestausta tai lupaa Marevan lääkkeen annosteluun. Muita näytteitä otetaan kaikkien hoitajien toimesta. Kirjaaminen tapahtuu Vanhustyön avohoito lehdelle terveyskertomukseen. Kirjauksen tekee näytteen ottanut hoitaja. Kotihoidon asiakkaiden lääkärikontakti on terveysasemalla. Kotihoidolla on omalääkäri, joka ei ole valitettavasti vakituinen omalääkäri. Lääkärit käyttävät työssään lukuisia terveyskertomuksen lehtiä kirjaamisessa. Kotisairaala Ei ole käytössä Kotisairaalatoimintaa on pienimuotoisesti käytössä avosairaalan yhteistyön avulla. Ei ole käytössä. Kotisairaalatoiminta on suunniteltu alkamaan vuoden 2016 aikana.

7 6 4.2 Kotipalvelun palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa Kotipalvelun alle tuotettavat palveluissa on samankaltaisuutta hakkeeseen osallistuvissa kotihoidossa. Taulukkoon on kerätty mahdollisimman lyhyesti kuvattuna hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen kotipalveluiden palveluita sekä kotipalveluiden kirjaamisen käytäntöjä. Suihkutuspalvelu Raisio Lieto Uusikaupunki Asiakkaalla mahdollisuus vastaanottaa asiakassuunnitelman kuuluvana suihkuapua kerran viikossa, mikäli on muitakin palveluita kotihoidolta. Hulvelan saunalla kerran viikossa peseytymismahdollisuus niille asiakkaille, joiden kotona suihkupalvelua ei voida toteuttaa. Suihkupalvelu kirjataan asiakassuunnitelmaan sekä näkyy myönnettynä päätöksenä asiakasmaksupäätöksessä. Asiakkaalla mahdollisuus vastaanottaa asiakassuunnitelman sisällä suihkuapua kerran viikossa, mikäli on muitakin palveluita kotihoidolta. Palvelukeskus Ruskan tiloissa on kerran viikossa peseytymismahdollisuus niille kotihoidon asiakkaille, joiden kotona suihkupalvelua ei voida toteuttaa. Suihkupalvelu kirjataan asiakassuunnitelmaan sekä näkyy myönnettynä päätöksenä asiakasmaksupäätöksessä. Asiakkaalla mahdollisuus vastaanottaa asiakassuunnitelman sisällä suihkuapua kerran viikossa, mikäli on muitakin palveluita kotihoidolta. Sakun kulman päiväkeskuksen saunalla on kerran viikossa peseytymismahdollisuus niille asiakkaille, joiden kotona suihkupalvelua ei voida toteuttaa. Saunapalvelu on lisäksi käytössä Pyhämaalla, Kalannissa sekä Lokalahdella. Suihkupalvelu kirjataan asiakassuunnitelmaan sekä näkyy myönnettynä päätöksenä asiakasmaksupäätöksessä. Asiakasmaksupäätös lähetetään aina asiakkaalle. Hygieniasta huolehtiminen Päivittäisten pikkupesujen toteutuminen on päivittäistä työtehtävää kotihoidossa. Kirjaaminen tapahtuu terveyskertomuksen puolelle rakenteisesti eri otsikoiden alle. Kirjaamisen tekee hoitotoimienpiteen tehnyt hoitaja. Päivittäisten pikkupesujen toteutuminen on päivittäistä työtehtävää kotihoidossa. Kirjaaminen tapahtuu terveyskertomuksen puolelle rakenteisesti eri otsikoiden alle. Kirjaamisen tekee hoitotoimienpiteen tehnyt hoitaja. Päivittäisten pikkupesujen toteutuminen on päivittäistä työtehtävää kotihoidossa. Kirjaaminen tapahtuu vanhustyön avohoito lehdelle ja kirjaamisen tekee hoitotoimenpiteen tehnyt hoitaja. Kirjausta ei tehdä vielä toistaiseksi rakenteisesti. Ravitsemuksen seuranta Kodinhoito Ateriapalvelumahdollisuus. Hoitajat eivät valmista enää ruokaa, mutta lämmittävät aterioita. Aamu ja iltapalat valmistetaan mikrossa (puuro) sekä tehdään voileipiä ja laitetaan hedelmiä esille. Kauppa-asioista vastaa yksityinen palveluntuottaja tai omainen, kauppalistoja hoitajat tekevät paljon asiakkaiden kanssa. Kauppapalvelusta ei tehdä päätöstä. Isommista siivouksista huolehtii yksityinen palveluntuottaja tai omaiset. Hoitajat huolehtivat roskat sekä tiskit ja huolehtivat hieman yleissiisteydestä. Sotainvalidit saavat palveluseteleitä siivouspalveluiden hoitoon. Myönnetystä palvelusetelistä tehdään päätös. Päätöksen tekee palvelusihteeri. Kodinhoidolliset palvelut kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden sisälle ja siitä tulee päätös myönnettyjen kotipalveluiden muodossa ja asiakas saa tehdystä päätöksestä lisäksi tiedon asiakasmaksupäätöksen yhteydessä Ateriapalvelumahdollisuus, ateriapalvelusta tehdään aina päätös, harkinnanvaraisuus käytössä. Hoitajat eivät valmista enää ruokaa, mutta lämmittävät aterioita. Aamu ja iltapalat valmistetaan mikrossa (puuro) sekä tehdään voileipiä ja laitetaan hedelmiä esille. Kauppaasioista vastaa säätiö, yksityinen palveluntuottaja tai omainen, toisinaan myös kotihoito. Kauppalistan teossa hoitajat auttavat. Kauppapalvelusta ei tehdä päätöstä. Isommista siivouksista huolehtii yksityinen palveluntuottaja tai omaiset. Hoitajat huolehtivat roskat sekä tiskit ja huolehtivat hieman yleissiisteydestä.. Kodinhoidolliset palvelut kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden sisälle ja siitä tulee päätös myönnettyjen kotipalveluiden muodossa ja asiakas saa tehdystä päätöksestä lisäksi tiedon asiakasmaksupäätöksen yhteydessä Mahdollisuus ateriapalveluun. Hoitajat eivät valmista enää ruokaa, mutta lämmittävät aterioita. Aamu ja iltapalat valmistetaan mikrossa (puuro) sekä tehdään voileipiä ja laitetaan hedelmiä esille. Kauppa-asioista vastaa yhdessä yksikössä yksityinen palveluntuottaja, joissain kotihoidon tiimeissä hoitajat käyvät kaupassa tukipalveluna annettavan palvelun muodossa. Myönnetystä kauppapalvelusta tehdään päätös ja se toimitetaan myös asiakkaalle. Isommista siivouksista huolehtii yksityinen palveluntuottaja tai omaiset. Hoitajat huolehtivat roskat sekä tiskit ja huolehtivat hieman yleissiisteydestä.. Kodinhoidolliset palvelut kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden sisälle ja myönnetystä palvelusta tehdään aina asiakkaalle palvelupäätös jonka asiakas saa itselleen.

8 7 Pyykkipalvelu Kuljetuspalvelu Pyykit pestään asiakkaiden omilla koneilla kotona. Tarvittaessa pyykkihuollon toteuttaa yksityisen palveluntuottajan tuottama pyykkipalvelu. Hulvelassa oma pesutupa, jota hoitajat voivat käyttää. Pyykkipalvelu kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden sisälle ja siitä tulee päätös myönnettyjen kotipalveluiden muodossa ja asiakas saa tehdystä päätöksestä lisäksi tiedon asiakasmaksupäätöksen yhteydessä. Sosiaalityöntekijän vastuualue. Sosiaalityöntekijän kautta asiakas saa tarvittaessa kuljetuspalvelun, johon on oikeutettu, mikäli kriteerit täyttyvät Pyykit pestään asiakkaiden omilla koneilla kotona. Pyykkihuollon toteuttaa pyykkipalvelu yksityisen palveluntuottajan toimesta. Pyykkipalvelu kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden sisälle ja siitä tulee päätös myönnettyjen kotipalveluiden muodossa ja asiakas saa päätöksestä tiedon asiakasmakupäätöksen yhteydessä. Sosiaalityöntekijä avustaa kuljetuspalveluiden hakemisessa. Asiakkailla on oikeus kuljetuspalveluien saamiseen, mikäli kriteerit täyttyvät Pyykit pestään asiakkaiden omilla koneilla kotona tai pyykkipalvelu toteutetaan Sakunkulman päiväkeskuksessa, Kalannin vanhustentalossa tai Lokalahdella kotihoidon toimistolla. Pyykkipalvelusta tehdään asiakkaalle aina päätös ja se toimitetaan asiakkaalle kotiin. Lisäksi asiakas saa asiakasmaksupäätöksen mukana tiedon myönnetystä palvelusta sekä palvelun hinnasta. Käytössä on kutsutaksi, toimintaa organisoidaan päiväkeskuksesta käsin. Muu kuljetuspalvelu anotaan vammaispalvelun kautta. Raision kotihoidossa on oma fysioterapeutti, jonka asiakkaina ovat pääsääntöisesti asiakassuunnitelman omaavat asiakkaat. Lisäksi käytössä on osa-aikainen toimintaterapeutti. Fysioterapeutin ohjauksessa työskentelee kaksi kotikuntoutusavustajaa, joka työllään tukevat kotona asumista vamman tai sairauden sitä vaikeuttaessa. Kuntotustiimin kanssa kotihoidon asiakassuunnitelman omaaville asiakkaille voidaan suunnitella oma erillinen liikuntasopimus, joka kirjataan asiakkaan asiakassuunnitelmaan. Lisäksi kaikissa hankekotihoidoissa asiakkailla on mahdollisuus osallistua kotihoidon palveluiden lisäksi erilaisille kuntoutus sekä intervallijaksoille tukemaan fyysistä, psyykkistä sekä sosiaalista toimintakykyä unohtamatta kuntouttavan päivätoiminnan palveluita. Näistä kuntoutuksen palveluista ei tehdä asiakkaalle erillisiä päätöksiä lukuun ottamatta Raision liikuntasopimuksen palvelua. Tämä kirjataan tarkasti asiakkaan asiakassuunnitelmaan ja asiakas saa siitä itselleen päätöksen maksupäätöksen yhteydessä. Raision sekä Liedon kotihoidoissa asiakkaalle myönnettävistä kotipalvelun palveluista kotipalvelun palvelu käsittää kokonaisuudessaan hygieniasta huolehtimisen, ravitsemustilan seurannan, pienet kodinhoidollisten asioiden hoidon ja pyykkipalvelun. Kun asiakkaalle tehdään asiakassuunnitelma, nämä edellä mainitut asiat kuuluvat kotipalveluiden alle tuotettavien palveluiden otsikon sisälle. Niitä ei kirjata erikseen omina yksittäisinä palveluina vaan asiakassuunnitelmaan kirjataan tarkasti näistä palvelumuodoista vain ne, joita asiakas tarvitsee. Asiakas saa itselleen päätöksen myönnetystä kotipalvelusta ja tarkemmin asiakas voi lukea asiakassuunnitelmasta hänelle suunnitelluista sekä myönnetyistä asiakaskohtaisista palveluista. Lisäksi asiakas saa itselleen kotipalvelun asiakasmaksupäätöksen yhteydessä vielä tarkemmin selville ajan/käyntikertojen määrän, jonka verran hänelle on myönnetty kotipalvelun palveluita. Uudenkaupungin kotihoidossa vastaavasti kirjataan jokainen palvelu erikseen omaksi kohdaksi asiakkaalle suunniteltuihin palveluihin asiakassuunnitelmassa. Mediatrin kotihoito-osiossa asiakkaalle saadaan kirjattua hyvinkin tarkasti jokainen sovittu palvelu omana asiakohtanaan. Lisäksi jokaisesta palvelusta tehdään aina palvelupäätös, tämän palvelupäätöksen myös asiakas saa itselleen. Eri palvelupäätösten tekoa ajatellen Mediatri vaikuttaa Efficaa joustavammalta sekä selkeämmältä tietojärjestelmältä. 4.3 Tukipalveluiden palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa Tukipalveluina tuotettavat ateriapalvelu, siivouspalvelu tai suihkutusapu tuotetaan pääsääntöisesti samanlaisesti kaikissa hankekotihoidoissa. Mikäli jotain palvelua ei tuoteta kotihoidon sisältä, palvelun järjestäminen on hoidettu joka hankekotihoidossa ostopalveluiden turvin.

9 8 Ateriapalvelu Tukipalveluna tuotettava siivouspalvelu Raisio Lieto Uusikaupunki Kilpailutuksen kautta on valittu yksityinen palveluntuottaja, joka vie aterian asiakkaalle kotiin. Ateria valmistetaan Raision kauppaopiston keittiössä, Aloituksesta vastaa kotihoito tai tarvittaessa muu taho. Ateriapalvelun myöntämiselle on kriteerit, joiden pohjalta päätös palvelusta myönnetään tai kielletään. Ateriapalvelusta ei tehdä päätöstä. Asiakas ohjataan kääntymään yksityisen palveluntuottajan puoleen, tarvittaessa hoitajat auttavat järjestelyissä. Vähätuloisilla on mahdollisuus saada siivousapu kaupungin Arkiavun kautta. Sotainvalidien siivouspalvelun tuottamiseen on käytössä palvelusetelit. Arkiavun sekä palvelusetelin myöntämiseen palvelusihteeri tekee palvelupäätöksen. Kilpailutuksen kautta on valittu yksityinen palveluntuottaja, joka vie aterian asiakkaalle kotiin. Ateriat valmistetaan terveysaseman keittiössä, Aloituksesta vastaa kotihoito ja palvelun myöntämiseen on kriteerit olemassa. Kriteereistä joustetaan tarvittaessa tarveharkinnan kautta. Palvelusta tehdään palvelupäätös ja sen tekee palvelukoordinaattori. Asiakkailla on mahdollisuus saada palvelusetelin kautta siivouspalvelu kotiinsa. Lisäksi valinnanmahdollisuutena on yksityisen palveluntuottajan kautta ostettu palvelu. Siivouspalveluiden myöntämisestä tehdään palvelupäätös, kun asiakkaalle myönnetään palvelusetelioikeus. Asiakkaille tilataan keskuskeittiön kautta ateriapalvelu. Yksityinen palveluntuottaja vie ateriat kotihoidon asiakkaille kotiin. Asiakas voi halutessaan tilata aterian myös yksityisesti muutaman ruokaa tuottavan yrityksen kautta, mutta tämä vaihtoehto on hintavampi. Asiakkaalle tehdään palvelusta päätös, päätöksen tekee kotihoidon esimies. Asiakkas saa aina päätöksen itselleen postissa, päätöksestä ilmenee palvelun kokonaishinta. Yksityinen palveluntuottaja huolehtii asiakkaiden siivouspalvelun tuottamisesta kokonaisuudessaan. Kotihoidon henkilökunta ohjaa asiakasta siivouspalveluiden piiriin. Palvelupäätösten tekoa ei siivouspalveluiden tuottamisesta tarvitse tehdä. Palvelusetelin kautta siivouspalvelu on mahdollinen, mikäli sille asetettu tuloraja alittuu. Tukipalveluna tuotettava suihkutuspalvelu Asiakas voi tarvita vain suihkuavun kotiinsa. Tämä palvelu voidaan tuottaa asiakkaalle kerran viikossa toteutettavana tukipalvelun suihkupalveluna. Palvelusta ei tehdä asiakkaalle erillistä palvelupäätöstä. Jos asiakkaalle myönnetään suihkutusapu Hulvelan saunalla kerran viikossa, asiakkaalle ei tehdä saunamatkoihin liittyvää kuljetuspalvelupäätöstä, asiakas maksaa omavastuuosuuden suoraan taksiyrittäjälle. Hulvelan saunamahdollisuus on tarkoitettu asiakkaille, joita ei voida asunnosta johtuvista syistä suihkuttaa kotona. Mikäli asiakkaan suihkuapua ei voida toteuttaa asiakkaan kotona asunnosta johtuvista syistä, suihkutuspalvelu toteutetaan Palvelukeskus Ruskan tiloissa. Tukipalveluna tuotettavasta suihkutuspalvelusta tehdään aina palvelupäätös, jonka myös asiakas saa itselleen. Asiakas voi tarvita vain peseytymisavun. Tämän kaltaisessa tilanteessa palvelu tuotetaan tukipalveluna Sakun kulman päiväkeskuksessa tai Kalannin palvelukeskuksessa. Palvelusta tehdään aina päätös ja se toimitetaan myös asiakkaalle kotiin. Turvapuhelin Yksityinen palveluntuottaja vastaa turvapuhelintoiminnasta kokonaisuudessaan. Lähettävät kuukausittain raportin kotihoidon asiakkaiden turvapuhelinhälytyksistä sekä tarvittaessa ottavat yhteyttä nopeasti, mikäli havaitsevat asiakkaiden voinnissa muutoksia. Yksityinen palveluntuottaja tekee asiakkaan kanssa sopimuksen turvapuhelinpalvelusta, kotihoito ei ole päätöksen tai sopimuksen teossa mukana. Yksityinen palveluntuottaja vastaa turvapuhelintoiminnasta kokonaisuudessaan. Lähettävät kuukausittain raportin kotihoidon asiakkaiden turvapuhelinhälytyksistä sekä tarvittaessa ottavat yhteyttä nopeasti, mikäli havaitsevat asiakkaiden voinnissa muutoksia.. Yksityinen palveluntuottaja tekee asiakkaan kanssa sopimuksen turvapuhelinpalvelusta, kotihoito ei ole päätöksen tai sopimuksen teossa mukana. Yöaikaan turvapuhelinhälytykset hoitaa yksityinen palveluntuottaja. Päivisin turvapuhelinhälytykset menevät Maria- Sofia-kodin osastolle, josta hoitajat ilmoittavat hälytyksistä eteenpäin. Kotihoidossa on oma turvapuhelin, jota jokainen tiimi vuorollaan käyttää 3vko:n ajan. Jokaiselle asiakkaalle on määritelty taho, jonne tulleesta hälytyksestä soitetaan ensimmäisenä. Tämä voi olla myös omainen. Palveluntuottaja kirjaa turvapuhelinhälytyksien käynneistä viestivihkoon tai ilmoittavat puhelimitse. Palveluntuottaja pääsee tarvittaessa kirjaamaan asiakkaan asioista Mediatriin. Kun asiakkaalle aloitetaan jokin tukipalvelu, niin palvelun aloituksesta ei tehdä asiakkaalle asiakassuunnitelmaa Efficaa käyttävissä hankekotihoidoissa. Tukipalveluiden aloitus edellyttää aina palvelutarpeen arvion tekoa asiakkaalle, tämä arvio kirjataan tarkasti tietojärjestelmään. Lisäksi aina ei tehdä edes palvelupäätöstä myönnetystä tukipalvelusta. Tästä on esimerkkinä suihkutuspalvelu. Raisiossa kotihoidon tiimisairaanhoitaja tekee tukipalveluna suihkuapua saaville asiakkaille piiloasiakassuunnitelman. Tämä on asiakassuunnitelma, jonne kirjataan vain aloitettu suihku-

10 9 palvelu, lisäksi asiakkaalle avataan palvelujakso, palvelupäätöstä ja tuloselvityksiä ei tarvitse tehdä. Tämä piiloasiakassuunnitelma tehdään sen vuoksi, että asiakas saadaan liitettyä kotihoitotiimien käytössä olevaan Effican viikko-ohjelmaan ja asiakkaan luokse tehtävät kotikäynnit voidaan ohjelmoida tapahtuvaksi säännöllisesti. Tämä turvaa sen, että asiakkaalle suunnatut kotikäynnit eivät unohdu toteuttaa ja tukipalvelukäyntejä ei tarvitse lisätä joka viikko manuaalisesti tietojärjestelmään. Tämä käytäntö on ikään kuin turva, jolla asiakas saadaan pysymään kotihoitotiimien listoilla hektisen työn arjessa. Uudenkaupungin kotihoidossa tehdään aina myönnettävästä palvelusta asiakkaalle palvelupäätös sekä asiakassuunnitelma. Näin toimitaan myös tukipalveluiden kohdalla. 5. KOTISAIRAANHOIDON, KOTIPALVELUN JA TUKIPALVELUIDEN TOIMINTAPRO- SESSIEN HAASTEET, JOITA TIETOJÄRJESTELMÄ VOISI HELPOTTAA Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa ei osattu kuvata sellaista toimintaprosessin haastetta, johon suoranaisesti kaivattaisiin muutosta. Päällekkäistä työtä tapahtuu kuitenkin prosessien eri toiminnoissa pakosta, koska osa suoritettavista asioista on tehtävä asiakkaan kotona, jossa toimivaa tietojärjestelmää ei ole työvälineenä käytettävissä. Tästä hyvänä esimerkkinä on asiakkaan kauppa-asioiden hoito, kun asiakkaalle on sovittu kauppapalvelu. Hoitaja kirjaa asiakkaan kauppalistan kotikäynnillä irralliselle paperille tai vastaavasti ottaa mukaansa asiakkaan tekemän kauppalistan. Toimistolla hoitaja kirjaa käsin kauppalistan valmiille palveluntuottajan pohjalle tai kotihoidon itse tekemälleen kauppalistapohjalle. Pohja on usein Wordilla tehty, jota hoitajat pystyvät tarvittaessa kopioimaan kopiokoneella lisää. Tämän jälkeen kauppalista lähetetään sähköisesti palveluntuottajalle. Palveluntuottajia saattaa olla useita, koska jokainen asiakas valitsee itse omaisensa kanssa kauppa-asiat hoitajavan palvelutuottajan. Jokainen hankekotihoito on kehittänyt omat toimintatavat kauppapalvelun palveluiden tuottamiseen ja lisäksi jokainen yksityinen palveluntuottaja toivoo omanlaista työkäytäntöä. Kotihoitojen on tiedostettava monia eri toimintatapoja yksinkertaiseltakin kuulostavan palvelun loppuun asti saattamiseen, tällöin myös virheiden riski kasvaa. Virheenä voi tapahtua esimerkiksi se, että kauppalista lähtee vahingossa väärälle palveluntuottajalle ja tämän jälkeen asian selvittely sekä uudelleen organisointi tulee viemään hoitajilta työaikaa. Lisäksi palveluista ateriapalvelun aloitus tuottaa kotihoidossa päällekkäistä manuaalista työtä sekä lomakkeiden lähettämistä ja kopioimista. Lisäksi ateriapalveluiden aloittamiseen liittyy usein myös asiakkaan kotiavaimen vastaanottamista sekä toimittamista keittiön henkilökunnalle ateriakuljetuksia varten. Ateriapalvelun myöntämiseen joka kotihoidossa on säädetty omat kriteerinsä. Ateriapalvelun aloitus edellyttää aina palvelutarpeen arvion tekemistä sekä oman ateriapalvelulomakkeen täyttöä. Ateriapalvelulomakkeen lisäksi tarvitaan tulotietojen selvittely sekä aterialaskutuksen aloitusprosessia. Tämä työvaihe on pääsääntöisesti palvelusihteerin tai toimintotyöntekijän työtä. Ateriapalvelu voidaan aloittaa sähköisesti tai puhelinsoiton kautta nopeasti, mutta aloitus vaatii edelleen paperisten lomakkeiden täyttöä vähintään kolme eri lomaketta ja näiden kopiointia toimistolla, unohtamatta postitusta eteenpäin. Ateriapalvelun aloitus siis työllistää helposti 1-3 työntekijää. Tätä toimintaprosessia saattaisi tietojärjestelmän tehostettu käyttöönotto helpottaa, mikäli se tietojärjestelmän puitteissa olisi mahdollista. 6. PÄIVITTÄISEN TYÖN ORGANISOINTI SEKÄ HALLINTA HANKKEESEEN OSALLIS- TUVISSA KOTIHOIDOISSA

11 10 Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa päivittäisen työn organisointi, suunnittelu sekä toiminnan organisointi vaihtelevat hieman. Nämä toiminnot ovat välttämättömiä kotihoitojen palveluiden saumattomaan onnistumiseen ja toteuttamiseen. Alla olevaan taulukkoon on kuvattu päivittäiseen työn hallintaan sekä organisointiin liittyviä olennaisia tekijöitä hankekotihoidoittain sekä tietojärjestelmä, joita eri vaiheissa käytetään. 6.1 Työvuorojen ja vuosilomasuunnittelun organisointi hankekunnissa Raisio Lieto Uusikaupunki Työvuorosuunnittelu Esimiesten toimesta. Käytössä kiertävät työvuorolistapohjat ja 3 viikon työvuorolistat. Työvuorosuunnittelussa käytetään Titanian työvuorojen suunnittelun ohjelmaa. 2 lähihoitajaa vastaavat työvuorosuunnittelusta. Käytössä on kuuden viikon työvuorolistat sekä Titania. Käytössä on (kaupunkialueella) autonominen työvuorojen suunnittelu sekä kolmen viikon työvuorolistat. Kotihoidon esimies vahvistaa työvuorot. Titania käytössä. Lomasuunnittelu Käytössä kiertävät lomalistat. Kotihoidon esimies suunnittelee sekä hyväksyy vuosilomien ajankohdat. Vuosilomissa kiertävät listapohjat tasapuolisuuden vuoksi. Lomien suunnittelussa sekä hyväksymisessä käytössä Norlic ohjelma. Autonominen lomasuunnittelumahdollisuus. Esimies hyväksyy ehdotukset vuosilomien ajankohdalle. Hoitajat suunnittelevat vuosilomansa kiertävien lomalistojen periaatteiden pohjalta. Lomasuunnittelussa on käytössä Web tallennuksen ohjelma. Käytössä autonominen lomasuunnittelu, lomat suunnitellaan pääsääntöisesti tiimeittäin. Esimies hyväksyy ehdotukset vuosilomien ajankohdalle. Lomien ajankohtia kierrätetään tasapuolisesti henkilöstön kesken. Lomasuunnittelussa on käytössä Web tallennuksen ohjelma. Työajat Kaksivuorotyö, jaksotyö, ei yövuoroa yhteistoiminta-alueen kotihoidossa, yksityinen palveluntuottaja vastaa yö aikaan tapahtuvan palvelun toteutumisesta turvapuhelintoimintona. Hulvelan kotihoidossa on oma yöhoito kaupungin oman henkilöstön toteuttamana palveluna. Kaksivuorotyö, keskimääräinen yleistyöaika, ei yövuoroja. Yöhoito on järjestetty yksityisen palveluntuottajan toimesta ostopalveluna. Yöhoito on pääsääntöisesti turvapuhelintoiminto. Vuorotyö, ei yövuoroja. Yöhoito on järjestetty yksityisen palveluntuottajan toimesta ostopalveluna. Yöhoito on turvapuhelintoimintoa, jos asiakkaalle tulee tarve kotikäynnille turvapuhelinhälytyksen jälkeen, yksityinen palveluntuottaja huolehtii käynnin asiakkaan luokse. Käytössä yleistyöaika. Sijaisten hankinta Käytössä on oma rekrytointi. Esimiehet huolehtivat sijaisten hankinnasta. Iltavuoroissa sekä viikonloppu ja pyhäaikana hoitajat huolehtivat sijaisten hankinnasta poissaolotilanteissa. Esimiehet tekevät määräyskirjat sijaisille yhdessä palvelusihteerin kanssa. Sijaisten määräyskirjat tehdään D360 ohjelman avulla. Kuntarekry käytössä, mutta sen lisäksi esimies huolehtii sijaisten hankinnasta. Iltavuoroissa sekä viikonloppu ja pyhäaikana hoitajat huolehtivat sijaisten hankinnasta. Palvelukoordinaattori sekä palveluohjaaja tekevät määräyskirjat Web tallennus ohjelman avulla. Esimiesten toimesta, tarvittaessa tiimisairaanhoitajat auttavat sijaisten hankinnassa. Iltavuoroissa sekä viikonloppu/pyhäaikana hoitajat huolehtivat sijaisten hankinnasta. Esimies huolehtii määräyskirjojen teon sijaisille, määräyskirjat tehdään Web tallennus ohjelman avulla.

12 Päivittäiseen työnjakoon liittyvät asiat Raisio Lieto Uusikaupunki Päivittäinen työnjako Effican Viikko-ohjelman kautta yhteistoiminta-alueen kotihoidossa ja Hulvelan kotihoidossa on käytössä paperinen viikkoohjelma. Viikko-ohjelmassa on tiimeittäin kaikki tiimin asiakaskäynnit jaettu aikakriittisen pohdinnan kautta tasapuoliseen järjestykseen. Viikkoohjelmaa käyttävät kaikki hoitajat, tiimisairaanhoitaja jakaa asiakaspaikat tiimille sekä toimii tiiminvetäjänä. Päivittäinen työnjako toteutetaan sekä mobiilin optimoinnin kautta sekä paperisen viikkoohjelman avulla. Mobiili ei toimi vielä aivan kunnolla, joten kaikkia päivittäiseen työnjakoon liittyviä asioita ei voida toteuttaa sen kanssa. Kotihoidossa on 1-3 hoitajaa, jotka toimivat työnjakajina jakaen asiakaskäynnit tasapuolisesti hoitajille. Mobiilin käyttöä tehostetaan tietoisesti koko ajan. Työnjakajina toimivat Liedossa lähihoitajan koulutuksen saaneet hoitajat ja kotihoidon tiiminvetäjinä toimivat lähihoitajan koulutuksen saanut hoitaja. Päivittäisen työnjaon vastuu on tiimisairaanhoitajalla. Mediatrin kotihoito-osiossa on Kotihoitotapahtumat -lehti, johon on syötetty kaikki päivittäiset asiakaskäynnit. Tiimisairaanhoitaja jakaa paikat viimeistään edellisenä päivänä tiimin hoitajille tasapuolisesti. Asiakaspaikkojen jakaminen tehdään manuaalisesti asiakaskäyntikohtaisesti yksitellen aikakriittisyys huomioiden. Ilta- ja viikonloppukäyntien organisointi 1-4 lähihoitajaa on perehtynyt ilta- ja viikonloppuasiakkaiden kotikäyntilistojen tekoon. Listat tehdään manuaalisesti kotihoidon hoitajien toimesta. Käytössä koko kotihoidon ilta, viikonloppu sekä pyhälistat, johon on organisoitu koko kotihoidon kaikki käynnit. Ilta- ja viikonloppukäyntien listat tehdään Excel ohjelman avulla. Listat ovat muistitikulla, josta ne tulostetaan sekä kopioidaan hoitajille. Mobiilin optimointia ei käytetä ilta- ja viikonloppuasiakkaiden kotikäyntilistojen teossa. Listat tehdään manuaalisesti kotihoidon hoitajien toimesta käsin. Ilta- ja viikonloppukäyntien listat tehdään Excel ohjelman avulla. Ensin käynnit tehdään ruutuvihkoon ja siitä Excelin avulla valmiina olevaan pohjaan. Listat ovat muistitikulla, josta ne kopioidaan sekä tulostetaan hoitajille. Ilta- ja viikonloppukäyntien organisoinnin vastuu on tiimisairaanhoitajalla. Oman tiimin hoitajat tekevät pääsääntöisesti omien asiakkaidensa ilta sekä viikonloppujen kotikäynnit, eli ilta/viikonloppujen työvuorot suunnitellaan pitkälle tiimikohtaisesti. Ilta- ja viikonloppulistat tehdään Mediatrin kotihoitotapahtuma lehden kautta. Käynneistä ei tehdä omia listoja Excelille. Käyntilista tulostetaan Mediatrista kuten arkenakin. Tarvittavien lisäkäyntien organisointi, asiakkaiden asioihin liittyvien tietojen välittäminen eteenpäin Se, joka vastaanottaa tiedon lisäkäynnin tarpeesta huolehtii tiedon viemisen eteenpäin tiimille, jonne asia kuuluu. Tiimissä pääsääntöisesti sairaanhoitajan työtehtäviin kuuluu tarvittavien lisäkäyntien organisointi kentälle. Puhelinsoitto on varmin keino tiedon eteenpäin viemisessä. Kaikki ylimääräiset asiakaskäynnit sekä puhelinsoitot kirjataan terveyskertomukseen rakenteisesti. Kaikki asiakkaisiin liittyvät asiat, lisäkäynnit tai muutostilanteet voidaan viestittää mobiilin kautta. Mobiilin lisäksi puhelinsoitot hoitajalta toiselle on turvallinen keino viestimisen välineenä. Jokaisella vakituisella kotihoidon hoitajalla on oma henkilökohtainen mobiili, pitkäaikaisilla sijaisilla lisäksi oma. Lyhytaikaiset sijaiset saavat mobiilin käyttöönsä toimistolta. Kaikki ylimääräiset asiakaskäynnit sekä puhelinsoitot kirjataan terveyskertomukseen rakenteisesti Se, joka vastaanottaa tiedon lisäkäynnin tarpeesta huolehtii tiedon viemisen eteenpäin tiimille, jonne asia kuuluu. Tiimissä pääsääntöisesti sairaanhoitajan työtehtäviin kuuluu tarvittavien lisäkäyntien organisointi kentälle. Puhelinsoitto on toistaiseksi varmin keino tiedon eteenpäin viemisessä. Kaikki ylimääräiset asiakaskäynnit sekä puhelinsoitot kirjataan terveyskertomukseen. 6.3 Muita kotihoidon työn organisointiin liittyviä asioita Kotihoidon henkilöstö käyttävät työssään välimatkojen välillä liikkumiseen pääsääntöisesti autoja, polkupyöriä tai liikkuminen tapahtuu kävellen. Oman auton käytöstä hoitajat saavat kilometrikorva-

13 12 uksen palkan yhteydessä. Kilometrikorvauksen saaminen edellyttää päivittäistä ajopäiväkirjanpitoa. Iki-hankkeen kotihoidoissa oli havaittavissa kaksi erillistä tapaa ajokilometrien maksun toteuttamiseen. Raisio Lieto Uusikaupunki Kilometrikorvausten maksu Hoitajat kirjaavat ajokilometrit ajopäiväkirjaan. Kuukauden lopussa ajokilometrit tuodaan palvelusihteerille, joka syöttää ajettujen kilometrien määrän Personec F-palkkaohjelmaan. Palkkaohjelmasta kilometrit tulevat maksuun palkan yhteydessä. Palvelusihteeri tekee yhteenvedon kaikista ajoetuista kilometrimääristä/hoitaja vielä Excelin avulla, esimies hyväksyy yhteenvedon ja se lähetetään palkanlaskijalle. Käytössä Weptallennustoiminto. Jokainen hoitaja kirjaa ajokilometrit ajopäiväkirjaan, josta työntekijä syöttää ajettujen kilometrien määrän Wep-tallennukseen. Web-tallennuksesta kotihoidon esimies hyväksyy ajokilometrit ja sen jälkeen ne siirtyvät palkkatoimiston kautta maksuun palkan yhteydessä Käytössä Webtallennustoiminto. Jokainen hoitaja kirjaa ajokilometrit ajopäiväkirjaan, josta työntekijä syöttää ajettujen kilometrien määrän Wep-tallennukseen. Web-tallennuksesta kotihoidon esimies hyväksyy ajokilometrit ja sen jälkeen ne siirtyvät palkkatoimiston kautta maksuun palkan yhteydessä 7. HAASTEET IKI-HANKKEEN KOTIHOITOJEN TOIMINNAN TUOTTAMISELLE Kaikissa hankekotihoidoissa kuvataan haasteeksi palveluiden tuottamiselle se, että kotihoidoilla ei ole olemassa selkeitä kriteerejä, keitä kotihoito hoitaa. Kotihoidot hoitavat toistaiseksi kaikki, jotka apua tarvitsevat. Lisäksi uutena muutoksena tullut lapsiperheille tuotettavien kotihoidon palveluiden suunnittelu, organisointi sekä järjestäminen ovat tuoneet uusia ratkaistavia haasteita, joihin hankkeeseen osallistuneidenkaupunkien sekä kunnan on ollut pakko ratkaista. Haasteellisuutta kotihoidon työlle tuo uusi linjaus, jonka tarkoituksena on tuottaa mahdollisimman paljon palveluita asiakkaille kotiin. Laitosasumisen sijaan halutaan tukea kotona-asumista niin kauan, kun se vain asiakkaiden kohdalla on mahdollista. Kotihoitojen apujen turvin kodeissa asuu tänä päivänä ehkä entistä huonokuntoisempia asiakkaita ja tämä luo kotihoitojen palveluiden organisoimiseen uusia ratkaisua tarvitsevia asioita. Näitä ovat esimerkiksi henkilöstömitoitusten riittävän määrän turvaaminen työvuoroissa sekä päivystysaikaan annettavan hoidon kasvun määrään vastaaminen. Lisähaasteen tuovat vielä kasvava mielenterveys sekä päihdeasiakkaiden määrä. Toiminnan tuottamisen järjestelyyn sekä organisoimiseen on puututtu hankekotihoidoissa. Toimintaa on kehitetty Raisiossa ottamalla kotihoito-osion viikko-ohjelma käyttöön jäsentämällä asiakkaiden kotikäyntien ajankohdat aikakriittisen periaatteiden mukaisesti. Lisäksi Raisiossa on toiminnanohjauskilpailutus käynnissä kotihoidon mobiilin hankintaa sekä sen käyttöönottoa ajatellen. Liedossa on jo käytössä mobiili, mutta sen käytön tehostamiseen sekä uusien rajapintojen avaukseen koetaan tarvetta. Näitä ollaan parhaillaan suunnittelemassa. Mobiilin käyttöä olisi hyvä tehostaa ilta- sekä viikonloppuina annettavaan päivystysajan hoitoon. Tämä toisi helpotusta käytännön kotihoitotyöhön hoitajille, kun erillisten päivystysasiakkaiden listojen tekemiseen käytetty aika jäisi pois. Uusien rajapintojen avaaminen sekä käyttöönotto ovat kuitenkin haasteellinen, kallis taloudellinen huomioitava resurssikysymys. Uudenkaupungin kotihoito vastaavasti ottaa käyttöönsä uutta kotihoito-osiota Mediatrin tietojärjestelmässä tehostamaan kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjojen käyttöä ja käytettävyyttä. Samalla päivittäisen asiakastyön kirjaaminen muuttuu rakenteiseksi kirjaamiseksi. Rakenteisen kirjaamisen koulutusta on tulossa henkilökunnalle. Lisäksi Uudenkaupungin kotihoito on kiinnostu-

14 13 nut kotihoidon mobiilin käyttöönotosta tehostamaan kotihoidon työtä. Itse yhden työmenetelmän tehostamisena hoitajien arkityössä Uudenkaupungin kotihoito olisi kiinnostunut hankkimaan sairaanhoitajilleen INR vieritestausmittareita sekä lupaa Marevan lääkityksen annosteluun. Tällöin sairaanhoitajien työtä voidaan tehostaa kun osa Marevan lääkkeitä käyttävien asiakkaiden lääkehoidon toteutuksesta voidaan suorittaa kotikäynnillä loppuun saakka. Mutta nämä ovat isoja ratkaistavia taloudellisia haasteita, joita tulevaisuudessa joudutaan miettimään. 8. KIRJAAMINEN Iki-hankkeeseen osallistuvissa kunnissa kirjaaminen on päivittäistä. Potilastietojärjestelmiä on kaksi, Liedossa ja Raisiossa Effica, Uudenkaupungin potilastietojärjestelmä on Mediatri sekä ProGonsona. Rakenteellinen kirjaaminen on käytössä Liedon sekä Raision kotihoidoissa. Uusikaupunki ottaa rakenteisen kirjaamisen käyttöönsä vielä vuoden 2016 aikana. Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa kirjaaminen tapahtuu päivittäin jokaisen hoitajan toteuttamana. Jokainen kotikäynti kirjataan sekä tilastoidaan, jokaisella hoitajalla on omat tunnukset potilastietojärjestelmän käyttöön. Tilastoinneilla on laaja merkitys kotihoidon työn suunnittelussa esimiestasolla. Tilastointi voidaan kuvata lyhyesti yhden esimerkin kautta siten, että hoitaja kirjaa tietojärjestelmään ylös ajan minuutteina, jonka hoitaja viettää asiakkaan kanssa. Aikaa kotikäynniltä toiselle siirtymisestä ei tilastoida. Hoitajilla on käytössään pääsääntöisesti tavallisia tietokonepäätteitä sekä tablettitietokoneita. Hankekotihoidoista vain Liedossa on käytössä toiminnanohjausjärjestelmä Kotihoidon mobiili (Fastroi Hilkka) sekä siihen liittyvä sähköinen ovenavaus. Toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa sen, että tulevaisuudessa kirjaaminen sekä tilastointi voidaan tehdä mobiilipäätteellä asiakkaan kotona kotikäynnin yhteydessä. Liedossa mobiilin kautta hoitajat voivat kirjata sekä tilastoida joitain asioita, mutta aivan täydellisesti mobiili ei ole vielä käytettävissä. Uudenkaupungin sekä Raision kotihoidossa jokainen tehty asiakaskäynti kirjataan kertomuksen puolelle tilastoinnin lisäksi. Liedossa kirjaaminen on voitu jättää toisinaan tekemättä, mikäli asiakkaan voinnissa ei ole tapahtunut muutosta ja kotikäynnillä ei ole tapahtunut mitään erityistä. Tilastointi tehdään Liedossa aina, kuten Raisiossa ja Uudenkaupungin kotihoidossa. Perusteluna kirjaamatta jättämisen toiminnalle Liedossa on se, että asiakkaasta ja hänen voinnistaan kirjataan vähintään kerran viikossa huolellinen arvio ja mikäli asiakkaan voinnissa tapahtuu erityistä, tämä kirjataan järjestelmään aina. Tällöin Effica ei täyty lukuisista päivittäisistä kirjauksista, jossa ei ole havaittavissa muutoksia asiakkaan voinnille. 8.1 Muut keskeiset kotihoitojen käytössä olevat tietojärjestelmät sekä viestintäkeinot Perustietokoneohjelmien (Word, Excel, PowerPoint) lisäksi hankkeen kotihoidoissa on käytössä muita tietojärjestelmäohjelmia, joita kotihoitojen hoitajat sekä esimiehet käyttävät lähes päivittäin työssään. Tietojärjestelmistä on tehty lyhyt luettelomainen maininta alle: Titania (Työvuorosuunnittelu) Norlic (sairaspoissaolojen seuranta sekä vuosilomien suunnittelu, poistui käytöstä kesällä - 15, tilalle tuli uusi ohjelma ESSI) Personec F ESS (ESSI) (sairaspoissaolojen seuranta, vuosilomien suunnittelu ja kilometrikorvausten maksu) KuntaMaisema (talouden suunnittelun ja seurannan, kuntalaskutuksen, tuotteistamisen sekä raportoinnin tietoväline) Tena ohjelma (kotihoidon asiakkaiden inkontinenssisuoja tilausten ohjelma)

15 14 Abakus (hoitotarvikkeiden tilaaminen) Uranus (apteekkituotteiden tilaaminen) WorkFlow (laskutusohjelma) Rondo (työnkulun toimintaan, laskutuksiin liittyvä tietojärjestelmä) Pro-Consona (sosiaalitoimen tietojärjestelmä) Web tallennus (Ajokilometrien korvauksiin, määräyskirjojen tekoon sekä lomien suunnitteluun käytettävä tietojärjestelmä) Viestivihot (vanha viestintäkeino omaisten sekä hoitajien välillä) Muut kotihoito-ohjeet asiakkaiden kotona (Nämä ovat ohjeita asiakkaiden hoitoon liittyvissä asioissa, paperille manuaalisesti käsin/tietokoneella tehty ohjeistus) Muut kotihoitotiimeissä käytössä olevat tallennustikut, vihot sekä kansiot 9. LYHYT KUVAUS KOTIHOIDON KIRJAAMISESTA EFFICAAN Efficaan kirjataan Liedossa sekä Raisiossa. Kirjaaminen näissä kahdessa kotihoidossa on samankaltaista ja käytössä on rakenteinen kirjaaminen. Efficasta on käytössä terveyskertomuksen puoli sekä lisäksi kotihoito-osio. Jokaisella kotihoidon hoitajalla on omat henkilökohtaiset tunnukset kirjaamisen tekoa varten. Opetus Effican käyttöön tapahtuu työyksiköissä pääsääntöisesti vieriopetuksena, toinen hoitaja opettaa järjestelmän käyttöä uudelle työntekijälle. Isompien tietojärjestelmään liittyvien muutosten kohdalla henkilöstölle järjestetään koulutusta. Efficaan asiakkaiden päivittäisen hoidon kirjaaminen tapahtuu kertomuksen puolelle Kotihoitokansion alla olevalle Khtots lehdelle. Hoitajien päivittäisen kirjaamisen määrä vaihtelee, kirjaaminen tapahtuu 1-3 krt työvuoron aikana, riippuen asiakkaan kotikäyntien määrästä sekä päivittäisestä terveydentilasta. Raision kotihoidossa jokainen kotikäynti kirjataan kertomuksen puolelle sekä tilastoidaan kotihoitoosion puolelle, mutta Liedon kotihoidon käytäntö on hieman erilainen. Liedossa mikäli asiakkaan terveydentilassa ei ole tapahtunut muutoksia tai kotikäynnillä ei ole tapahtunut mitään erikoista, niin kirjaamisen kertomuksen puolelle voidaan jättää tekemättä. Hoitajan on kuitenkin tilastoiva tehty kotikäynti. Edellytyksenä toiminnalle on se, että hoitajat huolehtivat, että asiakkaasta tulee kirjattua vähintään kerran viikossa kattava maininta terveydentilasta, voinnista ja toimintakyvystä. 9.1 Effican Kotihoito-osio Kotihoito-osio on oma erillinen osio Efficassa. Kotihoito-osio on maksullinen lisätoiminto, joten se ei ole automaattisesti Liedossa tai Raisiossa muiden terveydenhuollon yksiköiden käytössä. Kotihoito-osio tulee liittää omana ohjelma-ajonaan etukäteen sovittuihin tietokoneisiin ja jokainen liittäminen on oma kustannushankintansa. Tämän vuoksi kotihoito-osio ei valitettavasti ole kaikkien asiakasta hoitavien tahojen käytettävissä. Kotihoito-osio on kuitenkin kotihoidon toimintaa ajatellen tärkeässä asemassa, sen kautta työstetään lukuisia kotihoidon toiminnan prosesseja sekä asiakaskirjoja. Effican kotihoito-osion rakenne otsakeistuu systemaattisesti neljään pääotsikkoon ja pääotsikot omiin alaotsikkoihin, joita on aina muutamia. Jokainen alaotsikko jakautuu vielä omiin alaalaotsikkoihin. Näistä ala-alaotsikoista löytyy mm kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjoja. Liedossa kotihoito-osio on ehkä aavistuksen laajemmassa käytössä Raisioon peilaten. Liedossa hoitajat käyttävät kotihoito-osioiden asiakasasiakirjoja enemmän työssään esimerkiksi uuden asiakkaan palvelutarpeen arviointia kirjatessa. Vastaavasti Raisiossa kotihoidon sairaanhoitajat tekevät laajoja palvelutarpeen arvion kirjauksia Khtots lehdelle.

16 15 Kotihoito-osion kautta tapahtuu kotihoitojen kuukausittain tapahtuva laskutus. Raisiossa sekä Liedossa tiimivastaavan työtehtäviin kuuluu oman tiimin asiakaslaskutuksen teko. Laskutusta varten molemmissa kotihoidoissa on olemassa lakiin perustuva asiakasmaksulaskelman kaava, jonka perusteella asiakkaalle määräytyy tuloihin pohjautuva kotihoidon kuukausilaskutus. Liedossa laskutus on aikaperusteista, Raisiossa laskutus on myös aikaperusteista, ajasta muodostuu palveluluokka ja tätä palveluluokka muodostaa kotihoidon maksun. 9.2 Effican tilastointi Kotihoito-osion puolelta tapahtuu kotikäyntien tilastointi. Tilastoimiseen jokainen kotihoito voi luoda omat tilastopohjat kotihoitojen tiimien, alueiden sekä käytössä olevien palveluiden mukaan. Eli Liedossa sekä Raisiossa on molemmissa kotihoidoissa omat tilastopohjat, joihin on kirjattu esimerkiksi käytössä olevien tiimien nimet tai ajankohta, jolloin palvelu on asiakkaalle annettu. Tilastoiminen tehdään kaikista kotihoidon asiakkaiden tehdyistä kotikäynneistä. Tilastointiin pohjautuu lisäksi kotihoidon laskutus, on laskutus aika tai käyntiperusteista. Kun tilastopohjat on tehty oikein sekä asiakkaalle valittu palveluiden alkamisesta lähtien oikeat pohjatiedot tilastointipohjiin, niin järjestelmä toimii ongelmitta. Lisäksi tällöin tilastoista saatava tieto on oikeaa ja reaaliaikaista. Lisäksi tilastointipohjiin voidaan suunnitella omat pohjat esimerkiksi päivystysaikaan annettavalle työlle ilta- ja viikonloppuaikaan. Nämä mahdollistavat tehostetun kotihoidon tarkan seurannan, kun henkilökunta ohjataan tilastoimaan tehostetun kotihoidon työ eri tavalla kuin päiväaikaan suoritettu työ. Raision sekä Liedon tilastointipohjat poikkeavat toisistaan, vaikka tilastoiminen Efficalla tapahtuukin samankaltaisesti. Tilastoimisesta on pyritty tekemään molemmissa kotihoidoissa mahdollisimman selkeää sekä helppoa, käytännönläheistä tilastointia hoitajille. Tilastoinnin kautta kotihoitojen esimiehet sekä johtavat hoitajat saavat käyttöönsä raportteja, aikoja sekä lukuisia muita asioita, joiden avulla he omassa työssään suunnittelevat sekä organisoivat kotihoitojen työtä laajemmassa mittakaavassa. Tämän vuoksi oikein tehty tilastointi on huomioitavan tärkeä asia kotihoidon työssä. Asiakkaalle suunniteltujen palveluiden palvelutapahtumat sekä suunniteltujen palveluiden tarkemmat eriytetyt sisällöt (kotisairaanhoito, kotipalvelu, tukipalvelu vai tilapäinen kotisairaanhoito) tilastoidaan käyntikohtaisesti kotikäyntiin käytetyn ajan kanssa tilastoinnin yhteydessä kotihoitokäyntiyhteenvedon kautta. 9.3 Effican Viikko-ohjelma Viikko-ohjelma on toiminto, jonka avulla yksittäinen kotihoitotiimi voi hallita asiakkaidensa käyntejä, käyntiajankohtia sekä huomioida aikakriittisyyden periaatteen. Jokaiselle asiakkaalle tehdään viikko-ohjelmaan aikataulu jokaisesta hänelle suunnitellusta kotikäynnistä, käyntien ajankohdista sekä käyntipäivistä sekä eritoten kotikäynnin sisällöstä. Viikko-ohjelmaa tehtäessä voidaan siis huomioida kotikäynnin sisältö ja ohjata käynti suoraan joko lähihoitajan tai kodinhoitajan tekemäksi kotikäynniksi tai siirtää sairaanhoitajan tekemäksi. Asiakkaan kohdalla viikko-ohjelmassa näkyy aina osoite, puhelinnumero, sosiaaliturvatunnus sekä ennen kaikkea lyhyt ohjeistus siitä, mitä asiakkaan luona tehdään. Mikä on käynnin sisältö, tavoite sekä tarkoitus jokaisella asiakaskäynnillä. Tiimisairaanhoitaja voi tarvittaessa lisätä kirjoitusta, mikäli jokin asia on ehdottomasti huomioitava kotikäynnillä. Tällöin lisätty huomio on vain käyntikohtainen asia, muu ohjeistus pysyy ennallaan muuttumattomana viikko-ohjelman pohjassa. Viikko-ohjelma toimii omanlaisena kotihoidon tiimin omana ajanvarauskirjana. Viikko-ohjelmaan tulee päivittäin näkyviin kaikki työpäivälle suunnatut kotikäynnit ja asiakkaan käynnit eivät unohdu siirtää tiedostoissa eteenpäin. Toimivan viikko-ohjelman ylläpitäminen vaatii hoitajilta sen jatkuvaa

17 16 päivittämistä, mutta toimiessaan viikko-ohjelma on hyvä työväline kotihoitojen tiimien kotikäyntien organisoimiseen sekä jäsentämiseen. Viikko-ohjelma on käytössä Raision kotihoidossa, Liedon kotihoito käyttää kotikäyntien järjestämiseen sekä organisoimiseen mobiilia ja sen sisällä olevaa tietojärjestelmää FastroiHilkkaa. Mobiilin kirjataan asiakkaiden tiedot sekä kotikäyntien sisällöt kuten viikko-ohjelmassakin, mutta ohjelmapohja on eri. FastroiHilkka on saatu liitettyä omana rajapintanaan Efficaan. Mobiilin kautta hoitajilla on mahdollisuus tarkastella kotikäynnillä asiakkaan terveydestä kirjattuja asioita kotona, esim. lääkelistat, lääkärin kirjoitukset ja aikaisemmat kotihoidon kirjaukset. Mobiili toimii Effican kertomuksen puolelta, mobiililla ei vielä toistaiseksi voi nähdä asiakkaan hoitoon sekä palveluiden suunnitteluun tarkoitettuja asioita ja päätöksiä. Mobiilin optimoinnin kautta työyhteisöön valitut työnjakajat jakavat kotihoidon päivittäiset työt tasapuolisesti tietokoneohjelman avulla kaikkien hoitajien kesken huomioiden eri ammattinimikkeiden asiat hoitotoimenpiteissä. Työnjakajat voivat lisäksi seurata mobiilin kautta hoitajien työmääriä sekä päivittäisen työnkulun sujuvuutta reaaliaikaisesti toimistolla päätelaitteen avulla. 9.4 Kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjat Kansallisen palveluluokituksen 11 kotipalvelun asiakasasiakirjaa löytyvät Efficasta, pääsääntöisesti asiakaskirjat ovat kotihoito-osion puolella. Jokainen näistä 11 kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjasta on olemassa, mutta otsikoitu Efficassa toisella nimellä. Lisäksi on havaittavissa, että yksi Efficalla käytettävä asiakasasiakirja korvaa periaatteessa kaksi kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjaa. Tästä hyvänä esimerkkinä on asiakasmaksupäätöksen tekoon käytettävät asiakasasiakirjat. Asiakasasiakirjojen käytettävyydestä sekä asiakasasiakirjaan liittyvän käytön prosesseista on tehty hankekotihoidoittain omat taulukot Nykytilan kuvauksessa edempänä. 10. LYHYT KUVAUS KOTIHOIDON KIRJAAMISESTA MEDIATRIIN Uudenkaupungin potilastietojärjestelmänä on Mediatri. Kirjaaminen tapahtuu päivittäin 1-3 kertaa työvuoron aikana riippuen asiakaspaikoista. Lisäksi jokainen käynti tilastoidaan. Jokaisella kotihoidon hoitajalla on omat henkilökohtaiset tunnukset Mediatriin kirjaamista varten, opetus järjestelmän käyttöön tapahtuu työyksiköissä pääsääntöisesti vieriopetuksena, toinen hoitaja opettaa järjestelmän käyttöä uudelle työntekijälle. Kirjaaminen ei ole Uudenkaupungin kotihoidossa vielä rakenteista, rakenteinen kirjaaminen otetaan käyttöön kotihoidossa vielä vuoden 2016 aikana. Koulutuksia rakenteisen kirjaamiseen opetteluun on suunnitteilla sekä henkilökunnalle ollaan tekemässä ohjeistusta rakenteisen kirjaamiseen tekoa varten. Mediatrissa kotihoidon hoitajat käyttävät pääsääntöisesti eniten Vanhustyön avohoitokansio nimistä kirjaamispohjaa. Tälle kirjaamispohjalle kirjataan kotihoidon asiakkaiden päivittäisten kotikäyntien asiat sekä asiakkaan voinnin ja toimintakyvyn tiedot Mediatrin Kotihoito-osio Uudenkaupungin kotihoito otti käyttöönsä Mediatriin kuuluvan kotihoito-osion. Kotihoito-osio on työyhteisölle uusi ja sen sisäistäminen ja juurruttaminen osaksi kotihoidon työtä on parhaillaan käynnissä. Uuden ohjelman käyttöönotto on teettänyt huomattavasti lisätyötä kotihoidon esimiehelle, koska kaikkien asiakkaiden palvelupäätökset oli tehtävä uusiksi.

18 17 Kuten Efficassakin, Mediatrin kotihoito-osio on oma erillinen lisäosansa tehostamaan Mediatrin käyttöä sekä kotihoidon työn sujuvuutta. Kotihoito-osio ei ole kaikkien käytössä sekä luettavissa, perustelut tähän ovat samat kuin Efficassakin. Tästä johtuen kotihoito-osio ei ole Uudenkaupungin kotihoidossa esimerkiksi terveysasemalla lääkäreiden käytössä. Kotihoito-osio on paikka, jossa Mediatrissa tehdään kotihoidon asiakkaiden hoitoon liittyvät päätökset sekä asiakassuunnitelmat. Asiakassuunnitelma on nimetty Uudenkaupungin kotihoidossa nimellä Palho (Palvelu- ja hoitosuunnitelma) Mediatrin Kotihoitotapahtumat lehti Kotihoitotapahtumat lehdelle on jokaisen Uudenkaupungin kotihoidon tiimin asiakkaat kirjattu tiimeittäin. Kaikkien asiakassuunnitelman omaavien asiakkaiden käynnit saadaan kotihoitotapahtumien kautta avattua päivänäkymään. Päivänäkymä on vastaavanlainen kun Effican viikko-ohjelma, mutta näkymä erilainen. Kotikäynnit tulevat näkyviin allekkain listattuna, käynneissä ei ole huomioitu aikakriittisyyden periaatteita kotikäyntijärjestyksessä. Asiakkaan kohdalla Mediatrin kotihoitotapahtumissa näkyvät osoite, puhelinnumero ja sosiaaliturvatunnus ja ennen kaikkea lyhyt ohjeistus siitä, mitä asiakkaan luona tehdään. Mikä on käynnin sisältö, sekä tarkoitus. Tiimisairaanhoitaja voi lisätä tarvittaessa kirjoitusta, mikäli jokin asia on ehdottomasti huomioitava asiakkaan hoidossa kotikäynnillä. Tällöin lisätty huomio on vain käyntikohtainen, muu asiakkaan kotikäynnin ohjeistus pysyy ennallaan muuttumattomana. Kotihoito tapahtumien kautta tiimisairaanhoitaja jakaa tiiminsä hoitajille työpäivän kotikäynnit. Kotikäyntien jakamisessa tiimisairaanhoitajan on tiedettävä jokaisen hoitajan kirjaamistunnus, jolloin työt voidaan suoraan jakaa jokaiselle hoitajalle henkilökohtaisesti ja hoitaja saa itselleen omalla nimelleen nimetyn asiakaslistan. Kun asiakaspaikat on jaettu, tämän jälkeen päivän kaikki asiakaskäynnit näkyvät allekkain käyntijärjestyksessä ja kotikäynnin tekevän hoitajan nimi nousee käyntijärjestyksen listan päälle ensimmäiseksi. Asiakaspaikkojen jako tapahtuu Mediatrissa manuaalisesti tiimisairaanhoitajan tekemänä asiakas asiakkaalta. Päivälle suunnatut asiakaskäynnit eivät nouse valmiina jaettuna listana kuten Effican viikko-ohjelmassa, vaan näkyvät luettelona. Jokaisen asiakaskäynnin siirto hoitajille on jakajalla usean hiiriklikkauksen päässä. Lisäksi on tunnettava kotikäynnin tekevän hoitajan tunnus sekä ammattinimike. Asiakaspaikkoja ei voi Mediatrissa hiiren kursoria apuna käyttäen siirtää raahaamalla hoitajalta toiselle, vaan väliin tarvitaan aina hiiriklikkauksia ja tunnusten syöttöä. Tilapäiset kotisairaanhoidon käynnit lisätään tiimisairaanhoitaja toimesta Kotihoitotapahtuma lehdelle päiväkohtaisesti. Näistä tilapäisistä kotihoidon kotikäynneistä kirjataan ensin tieto manuaalisesti kalenteriin ja kalenterista käynti siirretään Mediatrin kotihoitotapahtumiin. Nämä käynnit nousevat esille asiakassuunnitelman omaavien asiakkaiden kotikäynneistä värityksen avulla. Tilapäinen kotisairaanhoidon käynti värittyy keltaisella ja sen vuoksi on erotettavissa. Tilapäisten kotisairaanhoidon tehdyistä asiakaskäynneistä menee suoraan tieto laskutukseen e-laskuputken kautta. Kotihoidon esimies tekee suoritteiden siirron joka kuukausi, kuukauden ensimmäisen viikon aikana. Kotihoitotapahtumissa jokaiselle asiakkaan kotikäynnille on määritelty pituus. Pituus on suuntaa antava, ei nopeimman eikä hitaimman hoitajan tekemän kotikäynnin ajan pituus vaan näistä on laskettu keskiarvo. Asiakkaiden kotikäynnin ajankohtia ei ole määritelty aikakriittisen periaatteen mukaisesti, mutta tiimisairaanhoitaja jakaessaan asiakaskäyntejä suunnittelee käynnit automaattisesti aikakriittisen periaatteen mukaisesti hoitajille. Sairaanhoitaja ei huolehdi kotihoidon asiakkaiden kuukausilaskutusten teosta uudenkaupungin kotihoidossa. Laskutuksen tekee suoritteiden kautta aina kotihoidon esimies Mediatrista e- laskuputkeen. Laskutus tehdään kuukausittain ja on vielä käyntiperusteista. Laskutus tulee muuttumaan aikaperusteiseksi loppuvuodesta Muutos tekee laskutuksen asiakkaita ajatellen ta-

19 18 sapuolisemmaksi sekä oikeudenmukaisemmaksi. Laskutusta varten Uudenkaupungin kotihoidossa on olemassa lakiin perustuva oma asiakasmaksulaskelma joka myös muuttuu kotihoidon laskutuksen muuttuessa Mediatrin tilastointi Kotihoito-osion puolelta tapahtuu myös Uudenkaupungin kotihoidon tilastointi. Jokainen kotikäynti tilastoidaan omaan tilastointipohjaan. Jokaisella tiimillä on omat tilastointipohjat valmiina, joten kotihoitojen tiimien tasapuolisuudesta sekä asiakaskäyntimääristä saadaan tilastointien kautta tietoa. Tilastointien kautta esimiehet sekä johtavat hoitajat saavat käyttöönsä raportteja, aikoja sekä lukuisia muita asioita, joiden avulla he omassa työssään suunnittelevat sekä organisoivat kotihoitojen työtä laajemmassa mittakaavassa, kuten Effican tilastointitulosten kohdalla toimitaan Kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjat Kansallisen palveluluokituksen 11 kotipalvelun asiakasasiakirjaa löytyvät Mediatrista, pääsääntöisesti tietojärjestelmän kotihoito-osion puolelta. Jokainen näistä 11 kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjasta on olemassa, mutta otsikoitu Mediatrissakin hieman toisella nimellä. Lisäksi on havaittavissa se, että yksi Mediatrin käytössä oleva asiakasasiakirja korvaa periaatteessa kaksi kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjaa. Tästä hyvänä esimerkkinä Mediatrissa on asiakasmaksupäätöksen tekoon käytettävät asiakasasiakirjat. Asiakasasiakirjojen käytettävyydestä sekä asiakasasiakirjaan liittyvien prosessien hallinnasta Mediatria ajatellen on tehty oma taulukko, joka on luettavissa tästä Nykytilan kuvauksesta edempänä. 11. PÄIVITTÄISEEN KIRJAAMISEEN HAASTEET Hoitotyön päivittäiseen kirjaamiseen liittyvät haasteet, kirjaamista sekä tietojärjestelmistä lähtöistä olevien ongelmien ratkaisua kaipaavat asiat hankekotihoidoissa voidaan erotella kolmeen omaan osa-alueeseensa. Jaottelun perustana ovat työhön vaikuttavat tekijät potilastietojärjestelmässä, hoitohenkilöstöön liittyvät tekijät sekä itse tietojärjestelmiin liittyvät tekijät Työhön vaikuttavat tekijät tietojärjestelmässä Hoitajat kirjaavat sekä tilastoivat tekemänsä kotihoidon päivittäisen asiakastyön potilastietojärjestelmään. Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa kotihoidon työhön vaikuttavia tekijöitä itse tietojärjestelmää ajatellen tuli nousi henkilöstön esille tuomana seuraavia asioita: Hoitajat kirjaavat välittömän työajan, välillistä työaikaa ei kirjata/tilastoida lainkaan. Tähän toivottiin muutosta. Tämä antaisi todellisen kuvat henkilöstön todellisesta tehdystä työmäärästä. Hoitajat tilastoivat kotikäynnit. Tilastointien pohjalta tehdään isojakin päätöksiä kotihoidon palveluiden tuottamiseen sekä suunnitteluun. Tilastoidaanko hektisessä työssä oikein? Kaksisuuntainen suostumuksen saaminen: (sosiaalipuoli/terveyspuoli), jotta asiakkaan asioita voidaan hoitaa lakien ja asetusten mukaisesti, koskee Mediatria ja ProGonsonaa Tilastoitu käynti, voiko korvata päivittäisen kirjaamisen kertomuksen puolelle, mikäli asiakkaan voinnissa ei ole tapahtunut mitään erityistä. Tällöin kirjaaminen painopiste siirtyisi siihen, että muutokset terveydentilassa ja voinnissa nousevat paremmin huomioiduksi ja tär-

20 19 keä tieto ei huku toistuvan samankaltaisen kirjaamisen alle. Tämä toiminto edellyttäisi sitä, että asiakassuunnitelma on laadittu huolellisesti ja tarkasti Kotihoito-osio ei ole kaikkien asiakasta hoitavien tahojen käytössä 11.2 Hoitohenkilöstöön liittyvät tekijät Hoitajat kirjaavat päivittäin keskimäärin 1-3 krt/työvuoron aikana. Jokaisessa työvuorossa kirjataan paljon asiakkaisiin liittyviä asioita. Kirjaamisen haasteiksi kotihoidon hoitohenkilökunnan työtä ajatellen nousi esille nykytilan kuvausta tehdessä seuraavia asioita: Huono tietotaito potilastietojärjestelmän käytössä Kirjaamisen työkeskeisyys Kokonaiskuva kirjaamisen merkityksestä puutteellista (miksi kirjataan ja mikä vaikutus kirjaamisella on laajemmassa merkityksessä asiakkaan hoitoon) Kirjaamistyyli, millaisella tyylillä kirjaaminen tulee tehdä Rakenteellinen kirjaaminen puuttuu, kirjataan avoimesti Rakenteellisen kirjaamisen tietotaito puutteellista, mitä kirjataan minkäkin otsikon alle Toiveena hoitajilla on saada valmiita fraasipohjia esim. Kotipalvelujen palvelutarpeen ensiarvio käynti asiakasasiakirjalle. Liedon kotihoidossa fraasit on tehtynä, mutta niitä ei ole vielä otettu käyttöön. Fraasit ovat testauksessa. Raision kotihoidossa on käytössä fraasipohja asiakkaalle suunnatussa laajassa lääkärin tekemässä syntymäpäivätarkastuksessa kertomuksen puolella, tätä fraasipohjaa käytetään paljon ja se on koettu hyvänä asiana. Kaikilla hoitajilla ei ole kirjaamisen oikeutta tai lukuoikeutta kaikille kotihoidon työssä käytettäville asiakasasiakirjalehdille (Kodinhoitajan työnkuvaa tekevällä hoitajalla kaikista suppein kirjoitus ja lukuoikeus) Toinen hoitaja joutuu kirjaamaan toisen puolesta Toinen hoitaja joutuu etsimään tietoa toiselle, mikäli on rajattu lukuoikeus Tietokoneiden ja päätelaitteiden vähyys työyksiköissä, tietokoneelle pääsyä voi joutua odottamaan työvuoron aikana, odottelu heikentää kirjaamisen tasoa, kun hoitaja tiedostaa rajallisen aikansa tietokoneen käytössä Tietokoneiden käyttötaito voi olla rajallista sekä haasteellista Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönoton yhteydessä älypuhelinten käyttötaidossa tulee olemaan haasteellisuutta, miten tässä vaiheessa turvataan laadukas kirjaaminen ja älylaitteen käytön opetus Puute tietotaidossa siitä, mitä kirjataan millekin asiakasasiakirjalle Tietotaidon puute siitä, miten haasteellinen kotikäynti tulee kirjata tietojärjestelmään esimerkiksi alkoholin havaitseminen ja riitatilanteet, kun tilanteessa on asiakkaan lisäksi joku toinen henkilö. Miten kirjataan tieto henkilöstä, jolle ei ole olemassa asiakassuhdetta olemassa 11.3 Tietojärjestelmiin liittyvät tekijät Lakien ja asetusten sisäistäminen tietojärjestelmien käytön yhteydessä (Sosiaali- ja terveydenhuoltolaki, Vanhuspalvelulaki, Asiakasasiakirjalaki) Tietojärjestelmät eivät keskustele keskenään Käytössä useita tietojärjestelmiä sekä ohjelmia samanaikaisesti Lukuoikeuden tulisi olla kaikilla hoitajilla ilman rajoituksia laajempi, mikäli hoitajat ymmärtäisivät miten asian kanssa toimitaan ja miksi, mitä vastuuasioita liittyy laajemman lukuoikeuden omistamiseen