HÄMEENLINNAN SETLEMENTTI RY OSUMA PROJEKTI HELI LAURIKAINEN

Transkriptio

1 TOIMINTAMALLIKUVAUS YHDISTYSTEN YHTEISTYÖSTÄ JA VERKOSTOITUMISESTA OSUMA-PROJEKTIN AIKANA HÄMEENLINNAN SETLEMENTTI RY OSUMA PROJEKTI HELI LAURIKAINEN

2 TEKIJÄN TERVEHDYS Hämeenlinnan setlementti ry:n Raha-automaattiyhdistyksen tuella vv toteuttaman Osuma -projektin kokemusten mukaan verkostoituminen ja yhteistyö vahvistavat sekä kehittävät yhdistysten toimintaa. Muuttuva toimintaympäristö sekä ihmisten arjen ja osallistumisen muuttuminen haastavat myös paikallisia yhdistyksiä uudistamaan toimintaansa. Toimimalla yhdessä saadaan muutokseen tarvittavia ideoita, osaamista ja verkostoa. Yhdessä saadaan myös alueelle sellaista toimintaa, mitä yksittäinen yhdistys ei pysty yksin toteuttamaan. Sanotaan, että matka on usein tärkeämpi kuin päämäärä. Osuma-projekti oli mielenkiintoinen nelivuotinen matka keskellä hämäläistä järjestökenttää. Kädessäsi oleva toimintamalli on kuvausta Osuma-projektin matkasta. Järjestöjen toiminta ja yhteistyö elää ja kehittyy eteenpäin Osuman aikana saatujen kokemusten, tiedon ja osaamisen avulla. Toivottavasti yhteinen toimintamme ja siitä syntynyt toimintamallikuvaus innostavat erilaisia järjestöjä toimimaan entistä enemmän yhdessä. Näin voimme saada järjestökentän erityisen osaamisen kiertoon kaikkien hyödyksi. Toimintamalliin on koottu Osuma -projektin aikana kehitettyjä ja muodostuneita käytäntöjä, työskentelytapoja ja toimintoja. Toimintamallia voidaan käyttää kokonaisuudessaan tai poimia siitä eri osia ideoiksi ja vinkeiksi erilaisten järjestöjen omaan ja yhteiseen toimintaan. Lopuksi suuri kiitos Osuma projektin toteutukseen osallistuneille yhdistyksille, yhteistyökumppaneille ja rahoittajille sekä monille aktiivisille, yhteistyöhenkisille ja avarakatseisille osaajille. Hämeenlinnassa Heli Laurikainen

3 SISÄLLYS JÄRJESTÖYHTEISTYÖ OSA SETLEMENTIN TOIMINTAA 2 TOIMINTAMALLIN KEHITTÄMISTYÖSTÄ 3 JÄRJESTÖISTÄ KOOSTUVA VERKOSTO 4 KEHITTÄMIS- JA YHTEISTYÖTIIMIEN TOIMINTA 5 VERKOSTOITUMISEN FOORUMIT KOKOAVAT YHDISTYKSIÄ 7 SIDOSRYHMÄT VERKOSTOSSA 7 KOORDINAATTORI VERKOSTON OHJAAJANA 8 TOIMINTATAPOJA YHTEISTYÖHÖN JA VERKOSTOON 10 VERTAISTYÖNOHJAUSRYHMÄ JÄRJESTÖTYÖNTEKIJÖILLE 10 VAIKUTTAMISYHTEISTYÖN TOIMINTAMALLI 13 YHTEISTYÖNTAPOJA VAPAAEHTOISTYÖN KENTÄLLE 16 VAPAAEHTOISTOIMINNAN KEHITTÄMISTIIMI 17 VAPAAEHTOISTYÖN KOULUTUSMALLI 21 JÄRJESTÖ- JA VAPAAEHTOISTYÖN TEEMAPÄIVÄT 26 YHDISTYSTEN YHTEISET NETTISIVUT 27 JÄRJESTÖTREFFIT 29 TIEDONKERÄÄMINEN, TIEDOTTAMINEN JA SEURANTA 30 IDEOITA YHTEISTYÖNHÖN JA TOIMINTAAN 32 1

4 JÄRJE JESTÖYHTEISTYÖ OSA SETLEMENTIN N TOIMINTAA Hämeenlinnan setlementti ry. on vuonna 1997 perustettu uskonnollisesti ja poliittisesti sitoutumaton järjestö, jonka toiminnan päämääränä on eri-ikäisten ja eri taustoista tulevien ihmisten monimuotoisen hyvinvoinnin, osallisuuden ja yhteisöllisyyden lisääntyminen Hämeenlinnan seudulla. Yhdistys pyrkii päämääräänsä kehittämällä ja toteuttamalla erilaisia toimintamuotoja, jotka syntyvät ihmisten arjen tarpeista ja oman aktiivisuuden pohjalta. Toiminnassa yhdistyy ammatillinen osaaminen ja osallistujien kokemustieto sekä vertaistuki. Työhön kuuluu tärkeänä osana myös vapaaehtoistoiminta, sosiaalinen osallistuminen, verkostotyö ja vaikuttaminen. Lisätietoa setlementtiyhdistyksen toiminnasta löytyy yhdistyksen verkkosivuilta: Toimintamalli on kehitetty osana setlementin järjestöyhteistyön kehittämisprojektia, Osuma (Osallisuutta yhdessä) - projektia. Projektin toteutettiin Raha-automaattiyhdistyksen projektiavustuksen turvin. Projektin toteuttamispaikkana oli Hämeenlinnan seutu. Projektin alkoi maaliskuussa 2005 ja projekti päättyi helmikuussa Osuma-projektin ja siten myös järjestöjen verkostoitumisen ja yhteistyön toimintamallin päämääränä, oli kansalaisten osallisuuden lisääminen edistämällä ja vahvistamalla kansalaistoimintaa ja järjestötyötä Hämeenlinnan seudulla. Taustalla oli oletus, että verkostoitu- malla ja yhteistyöllä eri kokoisilla järjestöillä on paremmat mahdollisuudet lisätä toimii- joidensa osallisuutta, hyvinvointia ja omia toimintaedellytyksiä. tyksiä. Päämärän saavuttamiseksi projekti kutsui koolle ja innosti Hämeenlinnan seudulla toimivia sosiaali- ja terveysalan järjestöjä yhteistyöhön sekä kehitti yhteisiä tiedottamisen, toiminnan ja vaikuttamisen foorumeita ja toimintamalleja. Osuma-projektin tulostavoitteet olivat: - tiedon lisääntyminen järjestöissä tehtävästä työstä sekä osallisuuteen liittyvistä kysymyksistä - järjestöjen ja kunnallisten toimijoiden välisten toisiaan täydentävien yhteistyöprosessien kehittyminen - järjestötoimijoiden jaksamisen ja osaamisen lisääntyminen - uudenlaisten toimitilojen, toiminta-, koulutus- ja työnohjausmallien sekä muiden yhteistyömuotojen käynnistyminen järjestöjen kesken Projektin tulostavoitteet konkretisoituivat toiminnaksi paikallisen tarpeen ja osallistujien toiveiden pohjalta kehittämisprosessin aikana. Edellytykset onnistuneeseen nistuneeseen yhteistyön koordinointiin Järjestöyhteistyön hallinto on tässä toimintamallissa sijoitettu suoraan yhteistyön taustaorganisaationa toimineen setlementtiyhdistyksen toiminnan alle. Vaihtoehtona olisi ollut perustaa yhteistyöyhdistys hallinnoimaan projektia. Projektin kokemusten mukaan yhteistyö ja toimintamallin toteuttaminen onnistuu osana yksittäisen yhdistyksen toimintaa, taa, mikäli se pystyy toimimaan taustahona tietyin periaattein ja painotuksin. 2

5 Yhteistyötä organisoivan taustayhdistyksen vaatimukset: - uskonnollisesti ja poliittisesti sitoutumaton, neutraalina näyttäytyvä taustataho, jonka toimintaan osallistuminen ei leimaa osallistujia - yhteistyötahojen suhteen avoin kaikille, myös aatteellisille ja poliittisille toimijoille - taustaorganisaation toiminta ja toiminta-ajatus sekä maine yhteistyöhön soveltuva - riittävän vahva ja vaikuttava taustaorganisaatio, joka toimii valtakunnallisesti - voi hakea toiminnalle tarvittavia rahoituksia Toiminnan näkökulmasta edellytettiin että: - verkoston toiminta on aidosti osallistujien tarpeista lähtevää - yhdistyksen toiminta vain taustalla, ei aja taustaorganisaation etuja verkoston toiminnalla - osallistujiin on tasa-arvoinen ja puolueeton suhtautuminen - erilaisten toimijoiden ja yhdistysten mahdollisuus osallistua TOIMINTAMALLIN KEHITTÄMISTYÖSTÄ TYÖSTÄ Toimintamalli kehitettiin yhteistyössä Hämeenlinnan seudun sosiaali- ja terveysalan yhdistysten kanssa. Yhteistyössä ja verkostossa olivat mukana niin järjestöjen työntekijät, hallitusten jäsenet, vapaaehtoiset kuin muut osallistujat ja toimijat. Projektin toimintaan osallistui n. 45 paikallista yhdistystä. Osuma-projektin kokemusten mukaan Hämeenlinnassa toimi n. 70 paikallista sosiaali- ja terveysalan yhdistystä. Niistä n. 50 toimi vapaaehtoisin voimin ja palkattuja työntekijöitä oli kahdessakymmenessä. Useat järjestöistä toimivat useamman kunnan alueella seudullisesti. Mukaan toimintaan osallistui toimijoita mm. vanhus- ja eläkeläisjärjestöistä, lastensuojeluja nuorisotyön järjestöistä, potilas-, vammais-, kansanterveys-, ja päihdetyönjärjestöistä sekä työllistymistä tukevista järjestöistä. Toimintamallien kehittämiseen projektin toiminnan kautta osallistui sekä hyvin pieniä vertais- ja virkistystoimintaan perustuvia yhdistyksiä, vapaaehtois- ja kansalaistoimintaan painottuvia järjestöjä että isompia palvelutuottamiseen ja kehittämistoimintaan painottuneita järjestöjä. Mukana oli toimijoita niin uusista yhdistyksistä kuin vanhoista ja perinteikkäistä yhdistyksistä. Yhdistävänä tekijänä ä oli kiinnostus yhteistyöhön, oman toiminnan ja yhteistyön kehittämiseen sekä verkostoitumiseen. seen. Lähtökohtaisesti yhteistyö oli avointa kaikille toiminnasta kiinnostuneille yhdistyksille, mutta osa ryhmätoiminnoista oli kohdennettu tietylle ryhmälle käytännöllisyyden vuoksi. Eniten toiminnoissa oli mukana keskisuuret ja pienet järjestöt. Yhteistyön kautta myös alueen oppilaitokset (Hämeen ammattikorkeakoulu ja Koulutuskeskus Tavastia) ja kunta (Hämeenlinnan kaupunki) sekä muutama säätiö (Kuurojen Palvelusäätiö ja Janakkalan Palvelutalosäätiö) olivat mukana toiminnassa ja verkostossa. Yhteistyöhön osallistuneet yhdistykset osallistuivat toiminnan kustannuksiin tapauskohtaisesti ja toiminnasta nousseen tarpeen mukaan. Eri järjestöjen kautta mahdollistuivat myös niiden toimitilat, välineet, toimijoiden osaaminen ja asiantuntijuus merkittäväksi resurssiksi yhteistyölle. Lisäksi toimintaan saatiin pieniä summia lahjoituksina. 3

6 Miksi kannattaa kehittää ja toimia järjestöjen kesken yhdessä? y Osuma-projektin loppuarvioinnin yhteydessä eri yhdistysten toimijat nostivat esille seuraavia yhteistyön ja verkoston tuomia hyötyjä: 1) saa yhdistyksen y toimintaa hyödyntävää käytännönläheistä tietoa - paikkakunnan yhdistysten toiminnasta ja tekemästä työstä - ajankohtaisista asioista ja toiminnasta - eri toimintamenetelmistä ja työtavoista - yhteistyön mahdollisuuksista 2) projektin toiminta tuke ukee yhdistyksen sen verkostoitumista alueella - projektin toiminta muodostanut väylän järjestökenttään - laajentanut yhdistyksen verkostoa - kontakteja yhdistyksen tekemään ohjaus- ja asiakastyöhön - mahdollistanut eri tahojen yhteisen toiminnan käynnistymisen - oman yhdistyksen paikka hahmottuu toimintakentässä ja paikkakunnalla 3) yhteistyö tuo toiminnalle näkyvyyttä - sekä yksittäiselle yhdistykselle että koko järjestökentälle - näkyvyyttä sekä paikkakunnalla että verkossa 4) yhteistyö mahdollistaa resurssiar ja voimavaroja - mahdollisuus edistää asioita ja yhdistyksen tavoitteita yhdessä - yhdessä saadaan aikaan laajempaa toimintaa - yhdessä toimiminen on usein mukavaa ja hauskaa 5) verkosto tuo osaamista ja mahdollisuuden oppimiseen yhdessä - tiimin erilainen osaaminen ja resurssit yhteiseen käyttöön - toimimalla yhdessä oppii uusia asioita ja toimintatapoja - saa omaan toimintaan hyviä ideoita ja vinkkejä - uusien ideoiden keksiminen ja toteuttaminen on usein helpompaa yhdessä JÄRJESTÖISTÄ KOOSTUVA VERKOSTO Järjestöjen yhteistyö muodostaa toimintamallissa kolmikerroksisen ja horisontaalisen yhdistysverkoston, joka yhdistää eri sektoreilla (mm. potilas-, kansanterveys-, päihde-, vammais-, ja mielenterveystyön yhdistyksiä) toimivien yhdistysten työntekijöitä ja vapaaehtoistyöntekijöitä sekä muita toimialalla toimivia työntekijöistä. Verkoston keskustan muodostavat yhdistyksistä kootut kehittämis- ja yhteistyötiimit. Toisen kerroksen muodostavat muut alueen yhdistykset, jotka liittyvät mukaan toimintaan osallistumalla verkostoitumista ja yhdistystoimintaa edistäviin foorumeihin. Verkoston kolmannen kerroksen muodostavat verkoston sidosryhmät ja yhteistyö kumppanit, jotka liittyvät meneillään olevaan yhteistyöhön ja kehittämistehtävään. Projektin kokemusten mukaan toimiva ja pitkäkestoinen verkosto vaatii myös verkostonvetäjän, tahon, joka huolehtii verkoston toiminnasta. Siksi toimintamalliin kuuluu myös järjestöyhteistyön koordinoinnista ja ohjaamisesta vastaavan työntekijä toimenkuvaus (jatkossa käytetään sanaa koordinaattori). Paikallistason järjestökenttä on hyvin monimuotoinen ja toiminta usein projektimuotoista ja lyhytkestoista resurssien ja henkilöiden vaihtuvuuden vuoksi. Avoin ja toimintaansa uudis- 4

7 tava verkosto mahdollistaa toiminnan säilymisen, vaikka järjestöjen toiminta välillä vaatisikin vetäytymisen pois yhteistyöstä ja keskittymisen oman yhdistyksen toimintaan. KEHITTÄMIS- JA YHTEISTYÖTIIMIEN TOIMINTA Paikallisista järjestöistä muodostuneen verkostomallin keskustan muodostavat sosiaali- ja terveysalan yhdistykset, jotka osallistuvat verkostoon erilaisten kehittämis- ja yhteistyötiimien toiminnan kautta. Tiimien toiminnassa yhdistyy keskinäinen vuoropuhelu, ideoiden ja käytänteiden vaihtaminen, yhteiskehittely sekä konkreettinen yhteinen tekeminen kuten esim. jonkun tavoitetta edistävän yhteisen tilaisuuden tai tapahtuman järjestäminen: yhdessä suunnitellen, toteuttaen ja arvioiden. Kehittämis- ja yhteistyötiimien toimintaa kuvaavat seuraavat piirteet: - yhteisen toiminnan lähtökohtana on yhdistysten tarve ja kiinnostus - tiimit ovat kestoltaan määräaikaisia - osallistujamääriltään pieniä (4-10 hlö) - tiimi asettaa itse tavoitteet ja päättää toimintatavoista - työskentely tapahtuu koordinaattorin avustuksella ja ohjauksessa - vastuu toiminnasta ja tuloksista koko tiimillä - yhdessä kehitetyt ideat ja toimintatavat ovat jatkossa kaikkien käytettävissä Toimintaan osallistuminen vaatii osallistujalta sitoutumista, oman ajan ja yhdistyksen resurssien käyttämistä yhteisen toiminnan hyväksi sekä avointa vuorovaikutusta ja jakamista. Toimintaa aloittaessa on hyvä määritellä osallistujien roolit, toiminnan tavoitteet, tehdä selkeää työnjakoa ja aikataulutusta, josta lähdetään liikkeelle. Näin osallistujat tietävät mihin he sitoutuvat ja millaiseen toimintaan osallistuvat. Kokemuksia kehittämis- ja yhteistyötiimien toiminnasta Osuma-projektin aikana osa ryhmistä muodostui suuriksi (yli 10 henkilöä), jolloin niiden toiminta oli hajanaisempaa ja sitoutuminen vaihtelevaa. Tiimimäinen toiminta kannattaa, jotta voidaan toimia tarvelähtöisesti, saadaan ryhmätyöskentelystä tehokkuutta ja osallistujien erilainen osaamisen käyttöön. Järjestökentän ja toimintaympäristön muutoksiin voidaan reagoida nopeammin tiimimäisellä toiminnalla, sillä tieto yhdistysten ja eri tiimien välillä liikkuu nopeammin ja yhteinen toiminta on joustavampaa. Tiimimäisen yhteistoiminnan haasteena on: - tiimien jäsenten sitouttaminen yhteisen tehtävän hoitamiseen - toimijoiden työnjaon ja vastuiden tasapuolinen jakautuminen - kulloisellekin toiminnalle riittävien resurssien varaaminen - luottamuksen rakentuminen ja avoin vuorovaikutus - järjestöyhteistyön lukuisten toiveiden ja tarpeiden kriittinen arviointi sekä juuri oikeiden ja olennaisten asioita tekeminen Tiimityöskentelyn osalta kehittämiskohtana projektin loppuarvioinnin aikana nousi esille tiimitapaamisten työnjako. Koordinaattorin työn helpottamiseksi, työskentelyn jäntevöittämiseksi ja tiiminjäsenten osallistamiseksi ehdotettiin osallistujista puheenjohtajan valintaa. Tehtävänä olisi tapaamisten valmistelu ja vetäminen yhdessä koordinaattorin kanssa. Puheenjohtajan tehtävä voisi olla kiertävä. 5

8 Kuvaus yhteistyönprosessin vaiheista kehittämisidea tarve kehittää yhdistyksen omat resurssit eivät riitä kaivataan uusia ideoita kootaan yhdistyksistä kehittämis- tai yhteistyötiimi Ryhmä työstää aihetta tapaamisissa sekä järjestää yhdessä tarvittaessa aiheen ympärille koulutuksia, työpajoja tai muita foorumeita päätetään prosessi arviointiin ja yhteenvetoon uusi, kehitetty toimintatapa yhdistykselle uusia ideoita yhdistystoimintaan yhteistyön muoto alueelle ymmärrystä ja osaamista yhdistykseen 6

9 VERKOSTOITUMISEN FOORUMIT KOKOAVAT YHDISTYKSIÄ Verkoston toisen kerroksen muodostavat sosiaali- ja terveysalan yhdistykset ja niiden toimijat, jotka osallistuvat verkoston toimintaan yhteistyössä järjestettävien foorumien kuten koulutusten, työpajojen ja tapaamisten kautta. Foorumit toimivat kohtaamisen ja vuoropuhelun paikkoina keskustan tiimien ja verkoston muiden yhdistysten välillä sekä mahdollistavat myös laajemman tutustumisen ja kasvotutumisen alueella toimivien järjestöjen kesken. Toimintatapa mahdollistaa laajemman verkostoitumisen lisäksi myös niiden toimijoiden osallistumisen verkoston toimintaan, jotka pystyvät tai haluavat osallistua verkoston toimintaan vain satunnaisesti. Verkoston toiminta pysyy näin myös avoimena, sillä säännöllisesti järjestettävien foorumeiden kautta on mahdollista tutustua eri yhdistyksiin, kuulla uusista kehittämis- ja yhteistyötiimeistä sekä liittyä niiden toimintaan mukaan. Yhdistysverkostoon kuluville yhdistyksille myös tiedotetaan alueella järjestettävästä toiminasta ja ajankohtaisista asioista. Foorumien kautta verkoston ja kehittämisja yhteistyötiimien toiminnassa saatua tietoa, ideoita ja toimintatapoja voidaan leivittää keskustasta laajemmin järjestökenttään. Vuoropuhelun kautta myös keskustassa toimivat ryhmät voivat uudistua ja verkosto pysyä elävänä muuttuvassa ja projektimuotoisessa paikalliskentässä, kun toiminta luo uusia yhteyksiä alueen yhdistyksiin ja muihin toimijoihin. Työpaja haastoi miettimään vastauksia kysymyksiin, jotka auttavat uudistamaan oman yhdistyksen toimintaa. SIDOSRYHMÄT VERKOSTOSSA Verkoston uloimman kehän muodostavat muut järjestökentän yhteistyökumppanit ja sidosryhmät, joiden kanssa joko koordinaattori tai yhdistykset ovat tekemisissä liittyen meneillään olevaan toimintaan tai tiedottamiseen. Tähän ryhmään kuuluvat mm. alueen oppilaitokset, kuntien eri toimijat ja sektorit, järjestöjen liitot ja piirit, alueen kansalaisopistot sekä paikalliset yritykset. Näiden tahojen linkittyminen verkostoon voi tapahtua eri foorumeiden kautta, tiimeissä vierailujen tai henkilökohtaisten yhteydenottojen kautta. Sidosryhmien, verkoston ja tiimien kohtaamiseksi sekä vuoropuhelun ja tiedon välittämiseksi voidaan järjestää mm. kaikille avoimia yleisö- ja luentotilaisuuksia, teemapäiviä, messuja ja myyjäisiä. 7

10 KOORDINAATTORI VERKOSTON OHJAAJANA Yksi järjestöyhteistyön toimintamalli on yhteistyön koordinaattorin tekemä työ osana verkoston toimintaa. Toimiva verkosto tarvitsee vastuuhenkilön, joka huolehtii verkoston toiminnasta ja toimivuudesta. Verkoston toimintaa tulee kehittää, uudistaa ja arvioida, jotta sen toiminnasta on hyötyä siihen osallistuville. Paikallisyhdistystoiminnassa kehittämisen rinnalla korostuu toiminnallisuus ja yhteinen tekeminen. Projektin kokemusten pohjalta järjestöyhteistyön koordinaattorin työssä korostuu järjestöjen verkostoitumisen ja yhteistyön edistäminen sekä tukeminen. Koordinaattorin työ ja tehtävät voidaan hahmottaa tiedonvälittäjän ja yhteyshenkilön, toiminnan ohjaajan sekä kehit- täjän roolien alle. Koordinaattorin työssä korostuu sekä tiimien ohjaaminen että verkoston ylläpitäminen ja toimiminen linkkinä eri tahojen välillä. Paikallinen järjestökenttä on toiminnaltaan ja toimijoiltaan erittäin monimuotoinen ja siksi haasteellinen kenttä. Koordinaattorin tehtävät painottuvat tilanteen ja tarpeen mukaan, eikä niitä ole mielekästä laittaa tärkeysjärjestykseen tai tarkasti rajata. Eri roolit toteutuvat osin myös päällekkäin. Projektin kokemusten ja arvioinnin mukaan koordinaattori: - tuo tasapuolisuutta toimintaan osallistumiseen ja vastuun jakautumiseen - tuo jatkuvuutta tarpeiden ja toimijoiden muuttuessa - mahdollistaa laajemman verkostoitumisen alueella - säilyttää verkoston avoimena uusille toimijoille ja toimintaideoille - tuo toimintaan monipuolisuutta - tukee toimintaideoiden muuttumista käytännön toiminnaksi - mahdollistaa vapaaehtoistoimijoiden tasapuolisemman osallistumisen Koordinaattorin torin työ ja tehtävät Tiedottaja, tiedon levittäjä - tiedon kokoaminen paikallisesti yhdistyksistä - tiedon välittäminen yhdistyksille - yhdistyskentän ja sen toiminnan esille tuominen - yhteistyö tapahtumien ja työpajojen järjestämisessä yhdistysten kanssa - kokemusten kirjaaminen ja levittäminen seudullisesti ja valtakunnallisesti - yhdistysten yhteisten www-sivujen ylläpito ja edelleen kehittäminen sekä muun tiedotustoiminnan edistäminen Toiminnan ohjaaminen - tehtäväkohtaisten ja määräaikaisten tiimien ja työryhmien koollekutsuminen ja toiminnan koordinointi - tiimien käytännöistä huolehtiminen esim. tiimien muistioiden kirjaaminen - toiminnan organisointi ja työjaosta huolehtiminen - linkkinä eri yhdistyksiin - foorumeiden rakentaminen yhteistyössä yhdistysten kanssa - yhdistysten innostaminen mukaan toimimaan - avoimen ja luottamuksellisen ilmapiirin rakentaminen 8

11 Kehittäjä - yhdistystoiminnasta nousevien kehittämistarpeiden kartoittaminen ja niihin reagointi - uudenlaisten toiminnan muotojen kehittäminen ja ideointi yhdessä eri järjestöjen kanssa - oppimisen ja hyvien käytäntöjen mahdollistaminen - henkilö- ja järjestökohtainen ohjaus sekä tuki tarvittaessa esim. tiedotustoiminnassa, projektisuunnittelussa - asioiden yhdistäminen ja oikeiden yhteistyötahojen löytäminen Haasteet koordinaattorin työssä Tilanne- ja tervekohtainen työnkuva ja laaja kenttä asettavat haasteen työmäärän ja samanaikaisten kehittämisprosessien ja toimintojen hallinnan suhteen. Tiimitoiminnan osalta on hyvä kiinnittää huomiota, ettei koordinaattorilla ole liian monta päällekkäistä tiimiä vastuullaan ja osallistujat ottavat niistä vastuuta. Mikäli työntekijä ei osaa tai hänellä ei ole mahdollisuutta rajata työtään, osallistujilta siirtyy helposti tehtäviä koordinaattorille. Järjestöyhteistyöstä vastaavalla työntekijällä tulee olla riittävästi mahdollisuuksia myös esimiesalaiskeskusteluille, työnohjaukseen ja täydennyskoulutukseen. Verkostomaisen kehittämis- ja yhteistoiminnan koordinointi järjestötoiminnassa on tasapainoilua ääripäiden välillä: vapaus tutkimukset yksin tekeminen rajalliset resurssit suuret linjat käytännön työt palvelutoiminta samanhenkiset ihmiset vastuu kentän ääni ja tarpeet verkostoituminen rajattomat mahdollisuudet yksittäisten ihmisten asiat luovuus, innovaatiot kansalaistoiminta erilaiset toimijat Ääripäät tekevät työstä mielenkiintoisen, mutta haasteellisen. Kun toimintaa kehitetään osallistujien osaamisen ja tarpeen pohjalta, korostuu koordinaattorin työssä osallistujien äänten kuunteleminen, osallistujien kanssa käytävä vuoropuhelu ja osallisuuden tukeminen. Verkoston toiminnassa erilaisuus on rikkaus, jos se saadaan valjastettua toiminnan voimavaraksi. 9

12 TOIMINTATAPOJA YHTEISTYÖHÖN JA VERKOSTOON Järjestöyhteistyön toimintatapoja ja käytäntöjä voidaan toteuttaa itsenäisesti eri yhdistysten yhteisissä toiminnoissa tai kuten Osuma-projektin aikana koordinaattorin ohjaamassa verkostossa. Toimittaessa ilman koordinaattoria on tärkeää, että yhteisesti valitaan ryhmästä tai toiminnasta vastuun ottava henkilö. Osa toimintamalleista voi toimia myös yhdistysten omassa toiminnassa ja sisäisessä yhteistyössä. Toiminnan toteuttaminen mallien ja käytänteiden mukaan antaa toteuttamiselle selkeyttä ja rakennetta, joka voi verkoston toiminnassa helposti kadota ja unohtua. Tavoitteiden ja tulosten saavuttaminen vaatii kuitenkin suunnitelmallista ja selkeää toimintaa sekä seurantaa ja jatkuvuutta. Toimintatapoja on hyvä soveltaa, muuntaa ja edelleen kehittää tarvittaessa paikkakunnan sekä toimijoiden tarpeiden ja erityispiirteiden mukaan. Parhaassa tapauksessa ne kehittyvät paikallisiksi sovelluksiksi, jotka mahdollistavat järjestöjen toiminnan ja yhteistyön kehittymistä. Toimintamallien kuvauksissa on käytetty soveltaen Stakesin Hyvä Käytäntö toimintamallikuvauksen rakennetta. Tiimityöskentelyyn toimintamalleja: - vertaistyönohjausryhmä järjestötyöntekijöille - järjestöjen vaikuttamisryhmä - toimintamalleja yhteistyöhön vapaaehtoistyön kentällä Verkostoitumiseen toimintamalleja: - järjestöjen yhteiset nettisivut - järjestötreffit - malleja tiedon keräämiseen ja tiedottamiseen - ideoita yhteistoimintaan Toimintamalleista on saatavilla tietoa Hämeenlinnan seudun järjestöjen yhteisiltä verkkosivuilta osoitteesta VERTAISTYÖNOHJAUSRYHMÄ JÄRJESTÖTYÖNTEKIJÖILLE TEKIJÖILLE Vertaistyönohjausryhmä on järjestötyöntekijöille suunnattu ryhmämuotoinen työnohjauksen käytäntö, jossa keskeisenä työvälineenä on vertaisuus sekä voimavarana ryhmän osaaminen ja osallistuminen. Vertaistyönohjausryhmä tarjoaa mahdollisuuden pohdiskella oman työn haasteita ja peilata kokemuksia toisten järjestötyöntekijöiden kanssa. Ryhmä tarjoaa myös tukea ja virkistystä työnteon arkeen. Käytännön tarkoituksena on lisätä työntekijöiden jaksamista, hyvinvointia sekä tukea järjestötyössä tarvittavaa osaamista. Tarkempi kuvaus järjestötyöntekijöiden vertaistyönohjausryhmästä löytyy Sosiaaliportin verkkosivuilta osoitteesta Toimintamallikuvaukseen kannattaa tutustua, jos suunnittelee vertaistyönohjausryhmän aloittamista. 10

13 Edelly dellytykset vertaistyönohjausryhmän kokoamiseen Vertaistyönohjausryhmän tärkein edellytys on siihen osallistuvat järjestötyöntekijät. Ryhmä koostuu eri sosiaali- ja terveysalanjärjestöjen työntekijöistä, joita yhdistää työskentely pal- kattuna työntekijänä yleishyödyllisessä paikallisjärjestössä. Toiminta pohjautuu vahvasti osallistuvien työntekijöiden osaamiseen, joten ryhmän työskentely muotoutuu osallistujien mukaan. Toimiakseen ryhmä vaatii yhden vastuuhenkilön, jonka tehtävänä on toiminnan jatkuvuuden turvaaminen huolehtimalla toiminnan koordinoinnista ja koolle kutsumisesta. Osallistujat toimivat vetäjän tai aktiivisena osallistujan roolissa. Vertaistyönohjausryhmän toiminnasta vastaavalle työntekijälle kuuluu: - ensimmäisen tapaamisen koolle kutsuminen kesä- ja joulutauon jälkeen - tapaamiskerrasta vastaavan työntekijän tukeminen - uusien osallistujien rekrytointi - ryhmän sisäinen tiedottaminen ja toiminnanarviointi Tapaamiskerran vetäjän vastuulla on: - suunnitella ja vetää tapaaminen yhteisen ideoinnin sekä oman osaamisen ja kokemusten pohjalta - huolehtia tapaamisen käytännön järjestelyistä (tilat, kahvitus, tapaamiskerran kustannukset ja tiedottaminen) Osallistujan rooliin kuuluu: - omasta työstä ja koulutushistoriasta nousevien kokemusten ja toimintatapojen tuominen ryhmään - toisten mukaan innostamisessa sekä kannustavan ja luottamuksellisen ilmapiirin muodostamisessa Ryhmän rakenne ja toimintaperiaatteet Hyvä ryhmän koko on 5-8 työntekijää, jotka sitoutuvat osallistumaan toimintaan säännöllisesti. Tapaaminen kuukausittain mahdollistaa ryhmän luottamuksen rakentumista ja siten myös kokemusten ja arjen haasteiden jakamista. Ryhmä kokoontuu kiertävästi eri yhdistysten toimipisteissä, sillä se mahdollistaa sekä irrottautumisen omalta työpaikalta että tutustumisen eri järjestötoimijoiden paikkoihin sekä toimintaympäristöihin tapaamisten ohella. Keskustelun tukena voidaan käyttää ryhmätoimintaan tyypillisiä välineitä ja menetelmiä kuten fläppitauluja, kortteja, rooliharjoituksia, janatyöskentelyä, sanaselityspeliä ja keskustelua. Tapaamisten vetämisessä on hyötyä perusryhmänohjaamistaidoista ja vertaistoiminnasta. 11

14 Vertaistyönohjausryhmän prosessi Vertaistyönohjausryhmän kokoaminen toiminnasta vastaava työntekijä kutsuu ryhmään uusia ja vanhoja eri järjestöissä työskenteleviä työntekijöitä sopii ja valmistelee ensimmäisen tapaamisen Ensimmäinen tapaaminen ryhmän tutustuminen ja vertaistyönohjausryhmän idean jakaminen tulevien tapaamisten suunnittelu tarvelähtöisesti tai voima-varalähtöisesti (aiheet, vetovastuut, aikataulu) vertaisryhmän yhteisen käytäntöjen sopiminen Vertaistyönohjausryhmän tapaamiset tapaamisen teemaa työstetään ja toimitaan yhdessä vetäjän ohjauksessa jaetaan ajankohtaisia kuulumisia työskentely voidaan jaksottaa vuoden tai puolenvuoden mittaisiin jaksoihin vaihtoehtona myös tutustumiskäynnit, vierailut tai yhdessä koulutuksiin osallistumisia Palaute ja arviointitapaaminen yhteistä toimintaa arvioidaan yhdessä sovitaan jatkosta Esimerkkinä kevään 2007 aikataulutus ja teemat Hämeenlinnassa: tammikuu: helmikuu: maaliskuu: huhtikuu: toukokuu: ryhmän toiminnan käynnistäminen ja kevään suunnittelu oman työn rajaaminen omat voimavarat työssä projekti + hallitus + yhdistys, hyvien käytäntöjen näkökulmasta tutustumis- ja virkistysretki, syksyn 1. tapaamisen sopiminen Soveltaminen Vertaistyönohjausryhmän toimintaa voidaan soveltaa kohdentamalla ryhmä esim. toiminnanjohtajille tai projektityöntekijöille, jolloin voidaan keskittyä ryhmän toimenkuvaan kuuluu- viin kysymyksiin tai toimintakauden aikana eteen tuleviin vaiheisiin. Pienen paikkakunnan osalta, jossa sosiaali- ja terveysalan järjestöjen työntekijöiden määrä on pieni, ryhmän kokoaminen rajatun kohderyhmän osalta voi olla vaikeaa. Myös moniammatillisten tiimien työskentelyyn vertaistyönohjausryhmä voisi sopia ja mahdollistaa erilaisen asiantuntijuuden käyttämisen. Toiminta voisi sopia myös vapaaehtoistyöntekijöiden työohjaukseen järjestökentässä. Käytäntö sopisi hyvin esim. järjestötalojen yhteistyön ja järjestöjen toiminnan kehittämisen työkaluksi siinä missä työntekijöiden tukemisen toimintamalliksi. 12

15 Kehittämistyön taustoja Vertaistyönohjausryhmän toiminnan perustamisen taustalla oli tarve kehittää toimintamalli järjestötyötekijöiden työnohjaukselle ja työskentelyn tukemiselle. Paikallisissa järjestöissä työntekijöitä on usein vähän ja yhden työntekijän tehtäviin saattaa kuulua koko järjestön toiminnasta vastaaminen. Pienessä järjestössä ei myöskään ole työntekoa tukevaa työyhteisöä. Järjestötyön tekee osaltaan haastavaksi myös työnantajana toimiva vapaaehtoisista jäsenistä koostuva hallitus. Järjestöjen menestyminen tulevaisuudessa riippuu myös osaavien ja ammattitaitoisten työntekijöiden saamisesta järjestökentälle. Tarvetta oli ryhmälle, jossa on mahdollisuus pohdiskella oman työn haasteita ja peilata kokemuksia toisten järjestötyöntekijöiden kanssa. Vertaisryhmätoiminta on yksi järjestö- työn keskeisistä toimintatavoista, joten vertaisnäkökulman kulman sisällyttäminen myös työnohja- usryhmään koettiin osuvana. Toisaalta toimintamallilla ei haluttu korvata tai kilpailla ammattityönohjaajien kanssa. Paikallisjärjestöillä on usein myös hyvin rajallisesti resursseja käytettävissä työnohjaukseen, koulutuksiin tai muihin työn tekemistä tukevaan toimintaan. Tavoitteena ryhmän perustamisvaiheessa oli muodostaa järjestötyöntekijöille käytäntö, joka lisää työntekijöiden jaksamista, hyvinvointia sekä tukee järjestötyössä tarvittavaa osaamista. Ryhmästä haluttiin luoda käytännönläheinen ja yksinkertainen toimintatapa, joka soveltuu järjestökenttään. Nimeksi valittiin vertaistyönohjausryhmä, koska vertaisuus on ryhmän toiminnan kannalta tärkeä voimavara ja tuttu toimintatapa järjestötyössä. Työnohjaus-sanalla haluttiin tuoda esille, että ryhmän toiminnalla tarkoitetaan muutakin kuin kahvittelua ja kuulumisten vaihtoa, vaikka sosiaalinen toiminta, kohtaaminen ja yhdessä pohdiskelu ovat ryhmätoiminnassa keskeisiä. Vertaistyönohjausryhmän oletettiin lisäävän työntekijöiden jaksamista ja hyvinvointia sekä vähentävän kokemusta siitä, että he tekevät työtä yksin ilman tukea toiselta ammattilaiselta. Aluksi oli epävarmaa, onko eri kohderyhmien (mm. nuoret, mielenterveyskuntoutujat, työttömät ja omaiset) kanssa toimivilla työntekijöiltä tarpeeksi yhteistä, jotta ryhmän toiminta onnistuisi. Oletuksena oli, että erilaiset toimenkuvat ja työkentät ovat oppimisen kannalta rikkaus. VAIKUTTAMISYHTEISTYÖN TOIMINTAMALLI Järjestöistä koottu vaikuttamisryhmä seuraa yhdessä ajankohtaisia aiheita ja muutoksia toimintaympäristössä, on ajan hermolla. Kokoontumalla yhteen ryhmä vaihtaa tietoa, näkökulmia ja ajatuksia eli luo moniäänistä yhteistä käsitystä aiheesta sekä pohtii yhteisiä keinoja vaikuttaa siihen. Tarvittaessa yhdessä eri tavoin toimimalla ryhmä tekee vaikuttamistyötä asian hyväksi tai yhteinen keskustelu voi antaa ideoita ja vaikutteita yhdistysten omaan toimintaan. Toimintamalli sopii paikallisten yhdistysten yhteiseen vaikuttamisyhteistyöhön ja toimintaan. Vaikuttamisen välineenä nä toimii moniääninen dialogi ja vuoropuhelu, jota voidaan to- teuttaa ryhmän lisäksi erilaisten tapaamisten ja foorumien yhteydessä. Vuoropuhelu sopii vaikuttamistoimintaan ja osaksi tämän päivän järjestöjen yhteistä työskentelyä. 13

16 Vaikuttamisryhmän prosessi Ryhmän toiminta käynnistyy järjestöyhteistyön koordinaattorin tai ryhmästä vastaavan työntekijän vierailulla järjestöissä ja ryhmään kutsuttavien avainhenkilöiden haastatteluilla. Haastatteluvierailujen tavoitteena on kerätä tietoa: miten ryhmä käsittää vaikuttamistoiminnan, miten järjestöt tekevät vaikuttamistoimintaa sekä mihin yhdessä haluttaisiin vaikuttaa. Lisäksi vierailulla luodaan yhteys osallistujien ja vetäjän välille sekä mahdollistetaan kaikkien kuuleminen. Ensimmäisessä ryhmän tapaamisessa käydään läpi haastattelujen aikana kerätty tieto osallistujien näkemyksistä. Mikäli ryhmäläiset ovat toisilleen tuntemattomia, ensimmäisten tapaamisten aikana tutustumista ja luottamusta rakennetaan yhteisen keskustelun sekä toiminnan kautta. Vaikuttamisryhmän toiminta jatkuu ryhmän tapaamisissa, joissa keskustellaan ajankohtaisista aiheista ja luodaan niistä yhteistä moniäänistä käsitystä. Tämä toiminta muodostaa koko vaikuttamistoiminnan ytimen. Ryhmä kutsuu tapaamisiin aiheisiin liittyviä avainhenkii- löitä ja käy heidän kanssaan dialogia. Tapaamisiin kutsumisella voidaan vaikuttaa aiheen ympärillä oleviin ihmisiin, mutta mahdollistetaan myös oman ajatusmaailman muutosta ja tiedon lisääntymistä. Tapaamisten lisäksi ryhmä toimii ja järjestää tilanteita, joiden kautta aiheen ympärille muodostuu yhteiskunnallista keskustelua ja ajatusten herättelyä telyä. Vaikuttamisryhmän toiminnan edellytykset Vaikuttamisryhmä koostuu eri paikallistason sosiaali- ja terveysalan järjestöjen työntekijöistä. Ryhmäkoko on toimiva, kun osallistujia on n. 5-8 henkilöä. Ryhmä voi olla koulutustaustoiltaan, osaamiseltaan ja taustaorganisaatioiden osalta heterogeeninen. Se tuo keskusteluun sopivasti moniäänisyyttä näkökulmaerojen vuoksi. Ryhmän toiminnan kannalta on tärkeää, että ryhmä sitoutuu ja jäsenet osallistuvat tapaamisiin säännöllisesti. Toimiakseen ryhmä vaatii yhden vastuuhenkilön, jonka tehtäviin kuuluu toiminnan jatkuvuuden turvaaminen: muistioiden tekeminen, tiedonkulusta huolehtiminen, osallistujien tukeminen ja yhteisen keskustelun ohjaaminen. Vuoropuhelun onnistumisen kannalta ryhmän tutustuminen ja luottamuksen rakentaminen yhteisten tapaamisten yhteydessä on tärkeää. Arvostus toisen osaamista ja tietämystä kohtaan rakentaa pohjan yhteiselle työskentelylle. Yhteinen käsitys aiheesta ja tiedosta helpottaa työskentelyä. Kohtaamiseen ja dialogiin perustuva toimintamalli on haastava ja vaatii osallistujilta läsnäoloa ja kiinnostusta muutokseen, kuten myös tilanteen ohjaajalta. Toimintamallin edellyttämät resurssit r Ryhmätoiminnan tärkein resurssi on osallistujien osaaminen, aika ja mukanaolo tapaamisissa. Ryhmän toiminta muodostuu ja kehittyy sen osallistujien mukaan. Dialogisessa toiminnassa tärkeää on hyvät vuorovaikutus- ja keskustelutaidot. Toimiakseen ryhmä tarvitsee kokoustilan, joka mahdollistaa kaikkien istumisen yhteisen pöydän ääreen. Käytännössä hyvä tapa on vierailla kiertävästi eri yhdistysten toimipaikoissa. Ryhmän toteuttama vaikuttamistoiminta, kuten tilaisuuksien järjestäminen, vaatii resursseja tilavuokraukseen, tiedottamiseen, vetäjiin ja muihin yleisiin tapahtuman järjestämiskäytäntöihin. 14

17 Esimerkki: Hämeenlinnan nnan vaikuttamisryhmän toiminta Ryhmän toiminta käynnistyi Osuma-projektin työntekijän vierailulla järjestöissä ja haastattelemalla avainhenkilöitä, jotka kutsuttiin ryhmään tammikuussa Palaverin aluksi avattiin käsitystä vaikuttamistyöstä projektityöntekijän vierailujen tekemän yhteenvedon pohjalta ja esittäydyttiin toisille. Heti alussa tuli ilmi, että vaikuttamistyö nähtiin järjestöissä erittäin laajasti, ja sen kerrottiin olevan mukana kaikessa, mitä järjestöt tekevät. Ryhmän osalta ei siis määritelty tai rajattu, mitä vaikuttamistyö on. Lisäksi mietittiin, mikä on ryhmän tarkoitus ja minkä puolesta haluttiin tehdä vaikuttamistyötä. Tätä keskustelua jatkettiin koko kevät ja lopulta yhteiseksi vaikuttamisen aiheeksi valikoitui ajankohtainen Hämeenlinnassa meneillään ollut palvelu- ja kuntarakenneuudistus. Alkukesän ja syksyn 2007 aikana vaikuttamisryhmässä pohdittiin uudistuksen merkitystä monimuotoiselle järjestökentälle, kumppanuuden tarpeista tulevan kunnan kanssa ja järjestötoiminnan erityisyyttä. Vaikuttamisryhmään kutsuttiin palvelu- ja kuntarakennetta valmistelleita työntekijöitä keskustelemaan ja tiedottamaan aiheesta. Vuorovaikutteisuutta ja moniäänisyyttä haluttiin jatkaa ja laajentaa suunnittelemalla ja järjestämällä Järjestöt voimavarana uudistuvassa Hämeenlinnassa tulevaisuusfoorumi lokakuussa Tulevaisuusfoorumin moniäänisyys varmistettiin tilaamalla Verkostokonsultit vetämään yhteistä keskustelua tilaisuuteen. Moniäänisen keskustelun lisäksi ryhmän tapaamisissa tiedotettiin eri yhdistysten toiminnasta, vaihdettiin kokemuksia työmenetelmistä ja ideoitiin järjestöille yhteiset nettisivut. Ryhmä teki myös vaikuttamistoimintaa tapaamisten ohella. Yhteisten keskustelujen pohjalta kirjoitettiin kuvaus järjestökentän monimuotoisuudesta ja järjestöjen aikomuksesta järjestää keskustelutilaisuus tulevaisuudesta, mikä lähetettiin ryhmän yhteisenä tiedotteena uudistusta valmisteleville päättäjille sekä muutossihteeristölle ja ohjausryhmälle. Näin haluttiin tuoda valmisteluprosessiin mukaan myös järjestöjen erityistarpeita esille. Kevään 2008 aikana kutsuttiin paikallisen päälehden toimittaja ryhmän tapaamiseen ja järjestöjen vaikuttamistyötä kuvaava lehtijuttu saatiin lehteen kertomaan järjestöjen työstä ja syksyn tilaisuudesta. Vaikuttamisryhmän toiminnassa ja yhteisen vaikuttamistyön tekemisessä oli haasteellista se, että kenttä oli hyvin monimuotoinen ja yhteisen vaikuttamisen kärkeä oli vaikea tavoittaa, rajata tai määritellä. Esim. eri yhdistysten kannalta oli erilaisia käsityksiä tulevaisuudesta ja yhdistysten roolista. Tämä ei kertonut kuitenkaan ryhmän erimielisyydestä vaan tilanteen monisäikeisyydestä ja muutosten suuruudesta. Yhteinen tapaaminen ja keskustelu koettiin positiivisena ja antoisana. Verkostoituminen koettiin myös tärkeänä. Vaikuttamisryhmän taustaa Toimintamalli on muodostunut yhteisen toiminnan ohella ja sen kirjaamisesta on vastannut järjestöyhteistyöstä vastannut koordinaattori. Toimintamallin kehittämiseen osallistuivat ryhmätoiminnan kautta työntekijöitä kymmenestä eri paikallisesta yhdistyksestä. Mukana olivat: - Hämeenlinnan Mielenterveysyhdistys Hämi ry - Hämeenlinnan setlementti ry - Hämeenlinnan Seudun Kehitysvammaisten tuki ry - Hämeenlinnan Seudun Nuorisoasunnot ry - Hämeenlinnan Seudun Omaishoitajat ja läheiset ry (v. 2007) - Hämeenlinnan Sininauha ry - Hämeenlinnan Työttömät ry (v. 2007) 15

18 - Kanta-Hämeen Perhetyön Kehittämisyhdistys ry - Näytön Paikka ry - Omaiset Mielenterveystyön Tukena Kanta-Häme ry Toimintamallin kehittämisen taustalla oli Osuma-projektin tavoite: kehittää vaikuttamisen foorumi Hämeenlinnaan. Tavoitteen saavuttamiseksi perustettiin järjestöjen työntekijöistä koostuva vaikuttamisryhmä. Ryhmä perustettiin myös siksi, että järjestöissä oli kiinnostusta tehdä vaikuttamistyötä yhdessä. Vaikuttamisryhmän osalta oletuksena oli, että yhteistyön kautta saadaan enemmän aikaan ja painoarvoa vaikuttamistyölle. Tavoitteena oli kehittää käytännönläheinen toimintamalli järjestöjen yhteiseen vaikuttamistyöhön ryhmän toiminnan lomassa kokoamalla ja kirjoittamalla auki ryhmän prosessia. Vaikuttamisryhmän toiminnan merkitys ja arviointi Ryhmätoiminta antaa osallistujalle mahdollisuuden pysähtyä ryhmän kanssa sekä saada aiheesta lisätietoa vierailujen kautta ja muodostaa siitä käsitystä. Ryhmän tärkeys korostuu, jos omassa yhdistyksessä ei ole keskusteluun mahdollisuutta esim. yhdistyksen koon takia. Ryhmänä voidaan myös selvittää asioita ja pyytää vierailijoita, jotka voivat lisätä käsitystä aiheesta. Ajankohtainen tieto ja ymmärrys ovat tärkeitä lähtökohtia vaikuttamistyöl- le. Yhteinen pohdiskelu ja tutustumisen kautta syntyvä luottamus voivat myös tuoda esille tulevaisuuden haasteita yhteisen hämmästelyn ja toimintaympäristön tarkastelun kautta. Vaikuttamistoiminta pohjautuu toimintamallissa vuorovaikutukseen ja dialogiin, joka mahdollistaa erilaisten näkökulmien esille tuomisen ja vastavuoroisen vaikuttamisen. Dialogissa osallistujat antautuvat myös itse muutokseen ja antavat tilaa toisten ajatuksille. Toimintamalli tukee osallistujien näkökulmien ja ymmärryksen avartumista järjestökentän toiminnasta. Yhden oikean totuuden sijasta annetaan erilaisten näkökulmien olemassaololle mahdollisuus. Tämä sopii tämän päivän tiedon käsitykseen ja muutosten nopeuteen. Toimintamallin arviointia tapahtui osana koko järjestöyhteistyön kehittämishankkeen loppuarviointia, joka toteutettiin teemahaastattelulla ja palautekyselyllä. Haastattelussa haastateltiin yhdeksää projektiin osallistunutta henkilöä, josta kolme työntekijää oli osallistunut vaikuttamisryhmään. Vaikuttamisryhmä sai positiivista palautetta verkostoitumisen ja tutustumisen mahdollistajana. Vaikuttamistoiminta yhdessä koettiin ajankohtaisena ja erittäin tärkeänä järjestöjen tehtävänä. Toimintaan osallistuminen avarsi käsitystä koko järjestökentän toiminnasta. Kehittämiskohtina nostettiin esille ryhmätoiminnan osalta tasapuolisen osallistumisen varmistaminen sekä aikatauluongelmista johtunut tapaamisiin osallistuminen sekä toimintaan sitoutuminen. YHTEISTYÖNTAPOJA TAPOJA VAPAAEHTOISTYÖN KENTÄLLE Vapaaehtoistoiminnan kehittämiseksi seuraavassa esitellään kolme toimintamallia, jotka vastaavat yhdistysten erilaisiin kehittämistarpeisiin: - vapaaehtoistyön kehittämistiimin kautta voidaan kehittää yhdistyksen omaa toimintaa - vapaaehtoistoiminnan koulutusmallin kautta voidaan yhteistyössä järjestää monipuolista ja asiantuntevaa koulutusta vapaaehtoisille - oppilaitosten teemapäivien ja oppituntien kautta voidaan jakaa tietoa vapaaehtoistyöstä opiskelijoille 16

19 VAPAAEHTOISTOIMINNAN KEHITTÄMISTIIMI Vapaaehtoistyön kehittämistiimi on järjestöjen vapaaehtoistyön organisoinnista tai kehittämisestä vastaavista henkilöistä koottu ryhmä, joka yhdessä arvioiden, ideoiden, keskustellen ja toimien kehittää omaa käsitystä vapaaehtoistyöstä sekä miettii ratkaisuja vapaaehtoistyön tulevaisuuden haasteisiin. Kehittämistiimin toimintaan sopii pieni ja tiivis ryhmä, joka sitoutuu yhteiseen tekemiseen ja tavoitteeseen. Kehittämistiimin toiminta on suunnitelmallista ja määräajan kestävää työskentelyä, jota järjestöyhteistyön koordinaattori ohjaa. Kehittämistiimin tiimin prosessi Kehittämistiimin toiminta käynnistyy, kun järjestöyhteistyön koordinaattori tai yksittäisen yhdistyksen työntekijä huomaa omassa toiminnassa kehittämiskohdan, jonka ympärille haluaa koota ryhmän. Tiimin kokoaminen onnistuu kutsumalla osallistujat ryhmään ja keskustelemalla heidän kanssaan kiinnostuksesta osallistua toimintaan sekä sopimalla ensimmäisestä tapaamisesta. Kehittämistiimin prosessi voidaan tiivistetysti kuvata seuraavina vaiheina, jotka muodostavat myös rungon muihin kehittämistavoitteeseen pyrkiviin ryhmiin tai järjestöverkoston keskustan tiimeihin. Vaiheet toteutuivat osin päällekkäisinä toimintoina yhdessä tai useammassa ryhmän tapaamisessa: 1. Kehittämistarpeen havaitseminen 2. Kehittämistiimin kokoaminen ja ensimmäisen tapaamisen sopiminen 3. Orientointi yhteiseen työskentelyyn ja teemaan, ryhmän tutustuminen 4. Yhdistysten nykytilanteen reflektointi ja toiminnan arviointi 5. Osallistujien kokemustiedon jakaminen ryhmässä aiheen ympäriltä 6. Yhteinen kehittämistyö ja toiminta (toiminnan kohteen valinta, suunnittelu ja toteutus) 7. Yhteisen toiminnan arviointi ja jatkon päättäminen Kehittämistiimin toiminnan edellytykset ykset Toimijoiden osalta kehittämistiimiin osallistuminen edellyttää kiinnostusta ja halukkuutta sekä aikaa kehittää oman yhdistyksen vapaaehtoistoimintaa. Ryhmän toiminnan kannalta helpottaa, jos osallistujat ovat eri yhdistyksistä, mutta ryhmässä voidaan määritellä yhteinen kehittämiskohde, jota yhdessä voidaan työstää. Toiminnan kannalta on tärkeää, että tiimin jäsenillä on erilaista osaamista, kokemuksia, verkostoja ja resursseja, jotka halutaan tuoda yhteisen kehittämisen resursseiksi. Tiimin työskentely muodostuu ja kehittyy sen osallistujien ja suunnitellun toiminnan mukaan. Toimiakseen tiimi tarvitsee kokoustilan, käytännössä hyvä tapa on vierailla kiertävästi eri yhdistysten toimipaikoissa. Lisäksi tarvitaan henkilöresurssia tiimin toiminnan vetämiseen sekä yhteisesti sovittuja toimintatapoja tiedon jakamisesta ja tiedottamiskäytännöistä tiimin kesken prosessin aikana. Tiimin toteuttamaan toimintaan, kuten tilaisuuksien järjestäminen vaatii resursseja tilavuokraukseen, tiedottamiseen, vetäjiin ja muihin yleisiin tapahtuman järjestämiskäytäntöihin. 17

20 Niistä voidaan kuitenkin päättää tapauskohtaisesti ja mahdollisuuksien mukaan. Tasapuolisuutta ryhmään tuo, jos jokainen voi osallistua kustannuksiin tai kokea tuovansa ryhmään jotenkin erityistä, minkä mukaan kuuluu tasapuolisesti mukaan. Esimerkki: Hämeenlinnan vapaaehtoistyön kehittämistiimi tiimi Idea tiimistä tuli setlementin Kulkuri-projektin toiminnassa, jossa mietittiin, miten rekrytoida mukaan vapaaehtoisia projektin toimintaan. Haasteen ympärille päätettiin koota tiimi Osuma-projektin alle, koska haaste oli ollut esillä myös muilla yhdistyksillä. Työryhmään kutsuttiin mukaan neljä eri järjestöä ja kehittämisryhmän teemaksi valittiin vapaaehtoisten innostaminen ja rekrytointi. Tiimi aloitti toimintansa tammikuussa 2008 ja kokoontui yhteensä 7 kertaa. Kokoontumisesta kirjoitettiin muistiot yhteisen tekemisen ja jakamisen tueksi. Lisäksi prosessin aikana järjestettiin yksi yleisötilaisuus ja kaksi työpajaa, joilla saatiin tiimin toimintaan osaamista ja haastettiin yhteiseen pohdintaan koko Hämeenlinnan seudun yhdistyskenttää. Tiimin koordinoinnista vastasi järjestöyhteistyöhankkeen työntekijä. Yhteinen toiminta aloitettiin tiimin tutustumisella ja orientoitumalla yhteiseen teemaan nimeämällä erilaisia vapaaehtoisten rekrytointitapoja, jota eri järjestöt olivat käyttäneet edellisen vuoden aikana. Rekrytointitapojen nimeäminen paljasti, että yhdistyksillä on käytössään jo paljon erilaisia tapoja tiedottaa vapaaehtoistyötä ja innostaa toimijoita mukaan. Samalla muodostettiin käsitystä siitä, mitä rekrytointi ja innostaminen pitävät sisällään. Erillisistä toiminnoista muodostettiin yhdessä luokittelemalla erilaisia kokonaisuuksia, joiden vahvuuksia ja haasteita vapaaehtoistyön rekrytointikeinoina arvioitiin ryhmäkeskusteluna. Työskentelyä jatkettiin aiemman kokemustiedon jakamisella tiimissä yhteisen tapaustyöskentelyn kautta. Yhdessä reflektoitiin yhden yhdistyksen tukihenkilökoulutuksen rekrytointia sekä järjestöyhteistyönä edellisinä vuosina vedetyn koulutuksen tiedottamista. Tiimi ideoi ja esitti kysymyksiä toisilleen, joiden pohjalta saatiin listattua hyviä käytäntöjä innostamisesta sekä ennen koulutusta, koulutuksen aikana, toimiessa vapaaehtoisena että toiminnasta pois lähdettäessä. Käytännöt listattiin muistioon kaikkien hyödynnettäväksi. Yhteinen keskustelu auttoi ryhmää valikoimaan ensimmäisen palaverin pohjalta niitä toimivia tapoja, joista oli hyviä kokemuksia. Yhteisessä työskentelyssä nousi esille, että vapaaehtoistyön rekrytointiin vaikuttavat paljon muutkin tekijät kuin yksittäisen yhdistyksen tiedottamiskäytännöt: mikä on vapaaehtoistyön maine ja imago paikkakunnalla? Ryhmä halusi osaltaan haastaa kaikkia Hämeenlinnan seudun järjestöjä pohtimaan työnsä tulevaisuutta ja vapaaehtoistyön haasteita. Yhteinen ideointi ja keskustelu koettiin oman toiminnan kannalta kehittäväksi ja se tahdottiin mahdollistaa myös toisille yhdistyksille. Koko järjestökentän tutustuminen ja kehittyminen nähtiin hyödylliseksi myös oman toiminnan näkökulmasta. Palaverien edetessä idea koko yhdistyskentän kanssa käytävästä vuoropuhelusta jalostui eteenpäin yhdessä järjestettäväksi Vapaaehtois- ja yhdistystoiminnan tulevaisuusfoorumiksi, jossa aiheeseen saatiin uusia näkökulmia asiantuntijapuheenvuorojen ja paneelikeskustelun kautta. Tulevaisuusfoorumin jälkeen järjestettiin myös kaksi työpajaa, joiden teemana oli miten uudistan oman yhdistykseni toimintaa sekä yhdistyksen tiedottaminen ja markkinointi. Teemat valittiin sen perusteella, että tiedottaminen ja toiminnan uudistaminen ovat keskeisiä haasteita rekrytoinnissa ja innostamisessa. Aiheiden työstäminen työpajoissa oli hyvä keino osallistujille, mutta myös vapaaehtoistyöryhmän osallistujille, syventää omaa osaamista keskustelemalla laajemman järjestöjoukon kanssa. 18