Lappeenrannan kaupunki

Transkriptio

1 Lappeenrannan kaupunki VUODEN 2016 JUKOLAN JA VENLOJEN VIESTIT Jukolan viestin taustajärjestö Kaukametsäläiset ry on myöntänyt vuoden 2016 Jukolan ja Venlojen viestin järjestelyoikeudet Lappeen Riennolle Lappeenrantaan. Kilpailun järjestelyistä vastaa Lappeen Riento ry tausta- ja kyläosasto-organisaatioineen. Kilpailukeskuksena toimii Monolan entisen maamieskoulun ja Raipon alueet. Lappeen Riennon puolesta Jukolan järjestelyistä vastaa Riennon johtokunta ja tapahtumaa varten perustetaan erillinen johtotiimi hoitamaan ja organisoimaan järjestelytehtäviä. Jukolan viesti on maailman suurin ja arvostetuin viestisuunnistustapahtuma sekä Suomen suurin urheilu- ja aikuisliikuntatapahtuma, joka järjestetään viikko ennen juhannusta. Viime vuosina Jukolaan on osallistunut noin 1400 Jukola-joukkuetta ja noin 1000 Venla-joukkuetta. Tänä vuonna Jukolaan odotetaan on n suunnistajaa. Lisäksi tapahtumaan osallistuu katsojaa ja huoltajaa. Toimitsijoita tapahtuma tarvitsee noin 1500 henkilöä. Medianäkyvyydestä vastaavat n. 300 toimittajaa ja suoraa TV-lähetystä tapahtumasta lähetetään n. 13 tuntia. TV-kakkosen lähetysten katsojaluvut ovat nykyisin välillä. Muutkin ihmiset, jotka eivät suunnista, seuraavat televisiosta suunnistuslähetyksiä. Suunnistuksen suosio on kasvamassa paljolti reaaliaikaisen tulos- ja karttapalvelun ansiosta, joita voi seurata television, tietokoneiden, älypuhelimien ja radion välityksellä. Jukola on huippubrändi. Jukolan osanottaja- ja katsojamäärät ovat jatkuvasti kasvaneet. Tänä vuonna tultaneen tekemään jälleen uusi osanottaja- ja yleisöennätys. Joudumme varautumaan kisa-alueen rakentamisessa palveluiden tuottamiseen n ihmiselle. Kilpailijoista yli 20 % on ulkomaalaisia.

2 2 Aikaisempina vuosina kilpailun järjestämisen kokonaiskustannukset ovat ylittäneet euroa ilman talkootyön arvoa ja vastakaupoilla saatuja tavaroita ja palveluita. Tässä summassa ei ole huomioitu Puolustusvoimien työnä ja tarvikkeina antamaa virka-apua. Puolustusvoimien lisäksi kilpailujen tärkeimmät tukijat ovat olleet kaupungit, joiden työpanoksena, palveluina ja rahana annettu tuki on ollut välttämätön edellytys kilpailujen järjestämiselle. YHTEISTYÖMAHDOLLISUUKSIA Yhteistyön tuomia etuja ja mahdollisuuksia Lappeenrannan kaupungille Jukola 2016 tuo kansallista ja kansainvälistä näkyvyyttä Lappeenrannan kaupungille Jukola vankistaa Lappeenrannan asemaa tapahtumakaupunkina TV- ja Medianäkyvyyden tuomat hyödyt Elinkeinoelämän vilkastuminen Olemassa olevan kylärakenteen kehittyminen lähikylissä Jukolan 2016 päätukijalla mahdollisuus määritellä tapahtuman nimi Kaupunki on yksi pääyhteistyökumppaneista, kaupungin logot kisajulkaisuihin ja karttaan sekä mainokset kilpailukeskukseen, televisioon Jukolan nettisivuilta on linkki kaupungin nettisivuille Kaupunki voi käyttää Jukola 2016:ta omassa markkinoinnissaan Lappeenrannan kaupungin oman henkilökunnan tykytoiminnan kehittäminen Jukola suunnistuskoulu kaupungin henkilökunnalle; mahdollisuus tuoda TV:stä tuttu reaaliaikainen GPS-seurantajärjestelmä tietokoneavusteisena Jukola suunnistuskouluun, eri ryhmille omat tapahtumat, esim. kaupunginhallitus/kaupungin johtoryhmä liikuntatoimi/liikuntalautakunta Liikuntapaikkojen (suunnistuskartat) rakentuminen haja-asutusalueelle Liikunta- ja etenkin nuorten harrastusmahdollisuuksien positiivinen yhteiskunnallinen vaikutus Jukolabrändin tuomat välilliset positiiviset vaikutukset Yhteistyön tuomia etuja ja mahdollisuuksia Lappeenrannan alueelle Kylien kehittyminen Lappeenrannan eteläosissa Positiivinen vaikuttaminen ihmisten liikuntatottumuksiin Yritystoiminnan kehittyminen Simolan-Monolan-Vainikkalan alueilla, mm. entisen maamieskoulun uusiokäyttö (majoitus- ja tapahtumapalvelut) Kyläyhdistysten, metsästysseurojen yms. yhdistysten kehittyminen yhteistyökumppanuuden myötä; Jukolan järjestelytehtävissä käytetään aliurakoitsijoina yhdistyksiä Kaupan palvelujen lisääntyvä käyttö Majoitus- ja ravintolapalvelujen lisääntyvä käyttö vuoden 2015 syksyllä ja 2016 keväällä satojen suunnistusseurojen leirien johdosta ja Jukolaseminaari marraskuussa 2015 Maatila- ja mökkimajoitusten käytön lisääntyminen N. 400 suunnistusseuraa käy harjoitusleireillä vuosien kuluessa

3 3 Jukolabrändin merkitys Lappeenrannan kaupungille Jukolabrändi hyödyntää Lappeenrannan kaupunkia monella tavalla. Parhaan imagohyödyn saamiseksi kaupunki voi laatia suunnitelman siitä, miten kaupunki pystyy parhaalla mahdollisella tavalla hyödyntämään kaupungissa järjestettävää Suomen suurinta urheilu- ja aikuisliikuntatapahtumaa. Aikaisempien kisojen yhteydessä kaupungit ovat toteuttaneet seuraavia toimenpiteitä: Kaupungit ovat osallistuneet kilpailujen markkinointiaineiston laadintaan ja levittämiseen ja olleet niissä näkyvästi esillä Kaupungit ovat esitelleet tapahtumaa näyttävästi kaupungin markkinointimateriaalissa, messuosastoilla sekä kaupungin Internet-sivuilla Tapahtumasta on kerrottu kaupungin henkilöstö- ja sidosryhmätapaamisissa. Varsinaisen tapahtuman lisäksi sen valmistelun etenemisestä on kirjoitettu artikkeleita kaupungin henkilöstö- ja sidosryhmälehdissä Kaupunki voi järjestää Lappeen Riennon kanssa VIP-/PR-tilaisuuden (ns. kaupungin vastaanotto) Jukolan VIP-vieraille kilpailua edeltävänä (perjantai) iltana ja/tai huolehtia VIP-vieraiden palveluista koko kisan ajan Kaupungit ovat järjestäneet Jukolajärjestäjän kanssa edellisenä vuotena pidettävän edellisen ja seuraavan vuosien Jukolan järjestetyistä vastaavien avainhenkilöiden kokouksen (Jukolaseminaari). Kaupungit ovat toimineet osuusisäntänä Jukolassa. Lappeenrannan kaupungin tukimahdollisuuksia (noudattelee viime vuosien kaupunkien tukilinjauksia järjestetyissä Jukolan viesteissä) Kaupungin tilojen käyttömahdollisuus 2015 marraskuussa Jukolaseminaari, jossa 2015 Jukolajärjestäjät kouluttavat tulevia Jukolajärjestäjiä (n. 200 osallistujaa), muut kokoukset Yhteistyökumppanien tilaisuudet, VIP- ja kutsuvierastilaisuudet Kilpailutoimisto Taloudellinen tukeminen n e, joista kartta- ja rataprojektiin e, materiaaliin e ja markkinointi yms. palveluihin e Tutkitaan Jukola pääsihteerin palkkaaminen vuodeksi (esim. työllisyysvarat) + toimistosihteeri/nettisivujen ylläpitäjä Esitetään, että Lappeenrannan kaupunki toimii karttaprojektin tilaajana, jolloin säästyy 22 % arvonlisävero, jonka järjestäjät joutuisivat maksamaan. Kartat ovat liikuntapaikkarakentamista. Tuki jakautuisi neljälle vuodelle ( ) Kaupungin maa-alueiden käyttö tapahtuman aikana (Raippo/pysäköinti) Kilpailukeskuksen rakentaminen Tutkitaan tarvittavien kaupungin osallistuminen järjestelyihin (palo- ja pelastus, LVISja liikuntahenkilöstö, jätehuolto, tekninen toimi..)

4 4 Tutkitaan kannettavien tietokoneiden (80-90 kpl) käyttömahdollisuus Jukolan ajaksi, vaihtoehtoisesti järjestäjä ostaa koneet, käyttää viikon ja myy koneet pienellä katteella Tutkitaan kaupungin verkkoyhteyksien käyttömahdollisuus tapahtuman aikana Tutkitaan teknisen toimen tukimahdollisuus, esim. logistiikkapalvelut Kaupungin omaan markkinointiin liitetään myös Jukolan viesti 2016 Muu mahdollinen tukeminen, joka neuvotellaan järjestelyjen edetessä (esim. erilaiset hankkeet, tekniset rakenteet yms.) Lappeenrannan Energia on aiesopimuksella lupautunut yhteistyöhön sähkön ja puhtaan veden hankkimisesta kilpailukeskukseen sekä em. asioiden rakentamiseen. Rakennettavat verkot tulevat palvelemaan Jukolan jälkeen normaaleina verkkoina. JÄRJESTELYIDEN AIKATAULU 2013 Karttaprojektin ja markkinoinnin käynnistäminen 2014 Markkinoinnin jatkaminen ja kilpailukartan maastotyöt 2015 Markkinointi, karttojen maastotöiden valmistuminen, kilpailu- ja pääsihteerien palkkaaminen, Jukolaseminaari, organisaation täydentäminen, materiaalihankinnat 2016 Kartat painovalmiita, rakentaminen, karttojen ja ratojen painatus, kisajärjestelyt, purku, raportointi ESITYS RAHALLISEN TUEN JAKAUTUMISEKSI JATKOTOIMET Esitetään, että Lappeenrannan kaupunki nimeää yhteyshenkilön, jonka kanssa suunnitellaan järjestelyjen yksityiskohtia ja mahdollisia säästökohteita. Lisätietoja tapahtumasta antaa kilpailun johtaja Juha Heimala , Lappeenrannassa Lappeen Riento ry LIITE Lappeenrannan kaupungin ja Lappeen Riennon aiesopimus Jukolasta

5 5 Linkkejä