Loppuraportti VK 2012 Jyväskylä

Transkriptio

1 Suomen Lions-liiton 59.vuosikokous Jyväskylässä

2 Sisällysluettelo Päätoimikunnan puheenjohtajan katsaus 2 Päätoimikunnan varapuheenjohtajan katsaus / tilat 4 Kansliatoimikunta 7 Majoitus- ja ravitsemistoimikunta 11 Markkinointi- ja myyntitoimikunta 14 Ohjelmatoimikunta 14 Liikenne- ja järjestelytoimikunta 16 Taloustoimikunta 18 Kansainväliset vieraat 19 Kumppanina kolmas sektori -seminaari 19 Leojen vuosikokous 20 Skeba 20 Lasten Turvapäivä 20 Liitteet erilliset tiedostot Takana vas: Tuomo Vartiainen, Mikko Näkkilä, Keijo Valve, Heidi Neuvonen, Juhani Mansikkamäki, Viljo Hokkanen, Maarit Kuikka, edessä vas Väinö Tamminen, Heikki Pamilo Loppuraportin kuvat Seppo Suuronen ja Heikki Pamilo 1

3 Päätoimikunnan puheenjohtaja PCC Heikki Pamilo Jyväskylässä on järjestetty Suomen Lions-liiton vuosikokoukset (valtakunnankokoukset) aikaisemmin vuosina 1968, 1983 ja luvun alkupuoliskolla heräsi uudelleen ajatus hakea järjestelylupaa Jyväskylään. Kolmen epäonnistuneen yrityskerran jälkeen päätettiin pitää hetken tauko hakemisessa kunnes v syksyllä ajatus herätettiin uudelleen henkiin. Kauden piirikuvernööri Eero Räty nimesi keväällä 2007 hakutyöryhmän valmistelemaan hakuprosessia ja hoitamaan asioita ennen varsinaisen päätoimikunnan nimeämistä. Tarkoituksena oli hakea vuoden 2012 vuosikokouksen järjestämisoikeutta, joka päätettiin Kuopion vuosikokouksessa 2008 kesäkuussa. Hakutyöryhmään kuuluivat pj Tiina Lampinen LC Palokka/Wilma, Hannu Koiramäki LC Jyväskylä, Heikki Pamilo LC Jkl/Harju, Heikki Pirttilä LC Keuruu, Rauli Sorvari LC Jkl/Jyvä, Seppo Suuronen LC Jkl/Lohikoski, Väinö Tamminen LC Palokka ja Pentti Äijö, LC Vaajakoski. valittiin VK2012 päätoimikunta. Päätoimikuntaan valittiin pj Heikki Pamilo LC Jkl/Harju, varapj, projektipääll. Tiina Lampinen LC Palokka/Wilma, kansliatmk pj Viljo Hokkanen LC Jkl/Lohikoski, liikenne- ja järjestelytmk pj Väinö Tamminen LC Palokka, majoitus- ja ravitsemistmk pj Keijo Valve LC Jkl/Viitaniemi, markkinointi- ja myyntitmk pj Heidi Neuvonen Jkl/Aino, ohjelmatmk pj Niina Lampinen LC Palokka/Wilma, taloustmk pj Pauli Niinikoski LC Palokka, liiton edustajana pääsihteeri Markus Flaaming. Neljän vuoden aikana päätoimikunnan lopulliseksi kokoonpanoksi muodostui: Syksyn 2007 aikana työryhmä kartoitti järjestelyihin sitoutuvat klubit. Klubeilta edellytettiin kirjallinen sitoutuminen järjestelyihin, päätös euron lainaamisesta tarvittaessa järjestelykuluihin (lainaa ei tarvittu ja päätös purettiin myöhemmin) sekä yhteyshenkilön nimeäminen. Kaikki silloisen 107 G piirin II alueen klubit lähtivät mukaan. Päätoimikunnan valinta Tammikuussa 2008 hakutyöryhmä sai tiedon, että olimme ainoa hakija VK2012 -kokoukselle, jolloin hakutyöryhmä pystyi klubitiedottamisen lisäksi valmistelemaan varsinaisen VK2012 päätoimikunnan nimeämistä jo ennen Kuopion kokousta. Kevään aikana valmisteltiin myös päätoimikunnan organisaatio ja toimikunnan sisäinen työnjako. Toukokuussa 2008 kutsuttiin kaikkien järjestelyihin lupautuneiden klubien edustajat kokoukseen jossa hyväksyttiin organisaatio ja toimenkuvat sekä Päätoimikunnassa työskenteli jonkin aikaa myös Tuomo Kilpinen LC Muurame. Työnjako Päätoimikunnan työnjakoa muutettiin verrattuna aikaisempien vuosikokousten päätoimikuntiin. Jäsenten määrää laskettiin huomattavasti ja työnkuvia muutettiin loogisemmiksi. Päätoimikunta muodostui 6 toimikunnan puheenjohtajasta, varapuheenjohtajasta, puheenjohtajasta sekä liiton edustajasta. Toimikuntien puheenjohtajat muodostivat omat toimikuntansa omien tarpeittensa mukaisesti. Rakenteen sekä toimenkuvien muutokset osoittautuivat hyväksi 2

4 ratkaisuksi kokonaisuuden toimivuuden sekä tiedon välittymisen kannalta. Päätoimikunnan kokousten osallistumisprosentti oli myös erittäin suuri. Vain muutamasta kokouksesta oli joku jäsenistä pois. Tarkemmat kuvaukset työnjaosta löytyy liitteenä olevasta vk 2012 organisaatio laajat toimenkuvat -tiedostosta. Päätoimikunnan jäsenet kävivät tutustumassa Haminan, Hämeenlinnan ja Vaasan vuosikokouksiin sekä niiden päätoimikuntien järjestämiin tilaisuuksiin. Tiivis kontaktointi muiden päätoimikuntien kanssa antoi hyvän pohjan omille ratkaisuillemme. Samalla välitimme tietoa ja kokemuksiamme myös jälkeemme tulevien kokousten edustajille. Kokouksen ajankohta Järjestön vuosikokous järjestettiin Busanissa, Etelä-Koreassa poikkeuksellisen aikaisin. Tämä määritti kansainvälisten sääntöjen mukaisesti omalta osaltaan vuosikokouksemme ajankohdan sekä rakenteen. Täyttääksemme säännöt, vuosikokous jouduttiin avaamaan poikkeuksellisesti jo perjantaina. Tämä määritti kaikkien muiden tapahtumien aikataulun josta muodostuikin mielenkiintoinen ja onnistunut uudenlainen kokonaisuus. Tapahtumaviikonloppu muodostuu lähes 40 aikataulutetusta tapahtumasta joiden asetteleminen toimivaksi ja osallistujille mielekkääksi kokonaisuudeksi normaalista poikkeavassa aikataulussa antoi samalla mahdollisuuden myös tarkastella erilaisten tapahtumien sisältöä ja muotoa. Saamamme palautteen perusteella onnistuimme haasteessamme ja voimmekin suositella tekemiemme ratkaisujen huomioimista myös tulevissa vuosikokouksissa. Projektiseuranta Päätoimikunnan tiedonjakokanavaksi valittiin Dropbox -niminen pilvipalvelu. Päätoimikunnan jäsenet täydensivät omia tiedostojaan yhteiseen hakemistoon kaikkien käytettäviksi. Projektiseurannan työkaluksi tehtiin kaksi erillistä työkalua. Alusta alkaen pohjana oli Excelpohjainen taulukko (liite tilaisuudet ja vastuut) sekä myöhemmin muodostettu mind map -tiedosto (liite VK2012 mind map). Projektin hahmottamisen ja hallinnan kannalta nämä koettiin erittäin hyödylliseksi. Viikonlopun aikataulu löytyy tilaisuudet ja vastuut -tiedostosta. Muutoksia ja uusia tilaisuuksia Leijonaviikonloppu alkoi jo torstaina kansainvälisten vieraitten tilaisuudella. Suurimmat muutokset oli perjantaina ollut vuosikokouksen 1. osa, uutena elementtinä kolmannen sektorin asemasta yhteiskunnassa - seminaari sekä sunnuntain rock-konsertti. Seminaari oli tarkoitettu sekä leijonille, että kaikille järjestömme ulkopuolisille henkilöille. Ohjelma löytyy liitteenä olevasta Seminaari Kumppanina kolmas sektori -tiedostosta. Vaikkakin viikonlopun rakenne oli muuttunut, kaikissa tilaisuuksissa oli erittäin runsaasti osallistujia. Yhteistyö ja tilat Jo hakuvaiheessa tehtiin tilojen alustava varaus Jyväskylän Paviljongista. Yhteistyö kehittyi ja syveni koko projektin ajan. Tehty ratkaisu osoittautui erittäin onnistuneeksi ja saimme hankittua tilat, kokoustekniikan, kalusteet, ravintolapalvelut, varausjärjestelmän sekä taloushallinnon samasta kokonaisuudesta ja näin päätoimikunnan työ helpottui huomattavasti sekä muodostui erittäin joustavaksi sekä kustannustehokkaaksi. Kaikki tilaisuudet mukaan lukien Leojen vuosikokous voitiin toteuttaa saman katon alla. Yhteistyö liiton kanssa muuttui olennaisesti vuoden 2011 lopussa, jolloin liiton pitkäaikainen pääsihteeri Markus Flaaming jäi pois toiminnasta. Uusi pääsihteeri Maarit Kuikka aloitti työnsä maaliskuussa Muutos vaikutti olennaisesti liiton ohjaukseen muodostuen joissain kohden haasteelliseksi. 3

5 Kiitos Saamamme palautteen perusteella vuosikokouksemme oli erittäin onnistunut kokonaisuus kaikkien sidosryhmiemme näkökulmasta. Oli ilo työskennellä asiantuntevien ja sitoutuneiden henkilöiden kanssa. Haluan kiittää kaikkia vuosikokouksen järjestelyihin osallistuneita talkoolaisia, tukijoitamme, yhteistyökumppaneitamme, vieraitamme ja erityisesti päätoimikunnan jäseniä. Viestikapula on luovutettu Heinolaan. Toivotan menestystä järjestelyihinne. Jäljempänä olevista toimikuntien raporteista löytyy yksityiskohtaisempaa tietoa järjestelyistämme. Heikki Pamilo VK2012 päätoimikunnan puheenjohtaja 4

6 Projektipäällikkö /varapuheenjohtaja PDG Väinö Tamminen Projekti/varapuheenjohtajan toimenkuvaan kuului: - päätoimikunnan sihteeri, sisäinen tiedottaja - yhteydenpito toimikuntiin - toimikuntien yhteistyön koordinointi - kokous- ja juhlapaikkojen koordinointi ja varaus Kokouksen päätoimikunta Päätoimikunnan vahvuus puh.joht varapj kuusi toimikunnan vetäjää + liiton pääsihteeri Toimikuntiin oli saatu Jyväskylän eri klubeista hyvin ammattitaitoisia vetäjiä ja vaihtuvuus neljän toimintavuoden aikana hyvin vähäistä. Lions-liiton pääsihteeri vaihtui puoli vuotta ennen varsinaista kokousta Markus Flaamingista Maarit Kuikkaan, vaihto ei suuremmin vaikuttanut kokousjärjestelyihimme. Päätoimikunta piti lähes kaikki viimeisen vuoden kokouksensa Sotaveteraanien palvelutalo Telkänpesässä, jossa oli erittäin hyvä kokoustila ja ystävällinen suhtautuminen kokouksiimme, joita viimeisen vuoden aikana oli reilut 30. Kokoustilat Noin neljä vuotta ennen varsinaista kokoustapahtumaa tehtiin päätös, että Jyväskylän Paviljonki olisi ehkä paras tapahtuma ja kokouksenpitopaikka, koska he ovat vastaavan suuruisten tapahtumien ehdoton suosikki, niin tilojensa kuin kokemuksensa puolesta. Varasimme tilat ja hetkeä myöhemmin kuulimme, että eräs iso puolue haluaisi pitää kokouksensa samana viikonloppuna, joten ajoissa kannattaa olla liikkeellä niin tilojen kuin hotellimajoitusten suhteen, jotka teimme samaan aikaan. Varausten jälkeen selvitettiin mitä tiloja paviljongista tulisimme tarvitsemaan, noin 2200 kokousvieraalle. - Perjantaipäiväksi, joka oli sääntöjen takia ensimmäinen virallinen kokouspäivä varasimme ala-aulan ilmoittautumisille, kolmannen kerroksen ravintolan ruokailuille ja illan LEIJONAJUHLAA varten. Auditorio KVN:lle ja vuosikokouksen avaukselle, kaikki muut tilat oli perjantaina rauhoitettu kalustamisille, joihin kulku kokousväeltä oli evätty. - Lauantaiksi - C 1 halli n. 4300neliötä ilmoittautumisille, äänestyksille, myyntipöydille, osalle oheisohjelmia ja näyttelytiloille D halli n.2600 lauantain ja sunnuntain kokouksille B 1 n.2200 osittain lauantain lounastiloiksi, joissa oma tila mm ARS-lounaalle B halli lähes kokonaan n lauantain iltajuhla tilaksi, johon karsinoitiin myös tila LEO:lle. Käytössämme kokouksen aikana tiloja oli yhteensä neliötä Kalustoa Paviljongilta löytyi tarpeisiimme lähes riittävästi tuoleja 2500 ja pöytiä iltajuhlan tarpeisiin. Lisätuoleja jouduimme hankkimaan n.400 kpl lauantain ruuhkahetkeen, joka oli lauantain lounasaika. Saimme kuitenkin lisätuolit eräältä koululta leijona suhteella kiitos palkalla. Vuokrakalusto ainakin jyvässeudulla on erittäin kallista. Tilojen ja kalustamisen kannalta yhteistyö Paviljongin/messujen ja päätoimikunnan välillä sujui erittäin joustavasti, koska paviljongin puolelta yhteyshenkilönä ja päättäjänä toimi koko neljän vuoden ajan yksi ja sama henkilö. 5

7 6

8 Kansliatoimikunta Viljo Hokkanen Kansliatoimikunnan puheenjohtaja Toimikunta, sen tehtävät ja organisaatio Kansliatoimikunta muodostettiin keväällä 2010 päätoimikunnan alaisuuteen. Kansliatoimikunnan puheenjohtajana toimi Viljo Hokkanen LC Jyväskylä/Lohikoski ja jäsenet olivat Risto Pynnönen LC Vaajakoski, Pentti Äijö LC Vaajakoski, Seppo Suuronen LC Jyväskylä/Lohikoski, Kristiina Jaakkola-Taskinen LC Palokka/Wilma, Eeva-Kaisa Rouhiainen LC Vaajakoski/Eve, Anne Vesanen LC Palokka/Wilma, Hannu Haapamaa LC Vaajakoski ja Markku Koivisto LC Jyväskylä/Lohikoski. Toimikunnan tehtävänä oli hoitaa kokouskutsut, ilmoittautumiset, jälki-ilmoittautumiset, osallistujien vastaanotto sekä rekisteröinti, äänestykset, jaettava kokousaineisto, luoda kokoukselle visuaalinen ulkoasu, hoitaa toimistopalvelut ja materiaalit, media ja viestintä sekä osallistujien infopalvelut ja talkoolaisrekisteri. Aikaisempien kokousten suunnitelmia oli käytettävissä rajatusti ja ne harvoin sopivat sellaisenaan ratkaisuiksi. Osa toimikunnan jäsenistä oli ollut edellisissä vuosikokouksissa. Toimikunnan tavoitteena oli suunnitella vastuualue ja tehtävät yksityiskohtaisesti sekä valmistella aineistot tarkasti. Toimikunta teki henkilövaraukset ja koulutti henkilöstön. Toimikunta jakoi tehtävät keskenään siten, että 1-2 henkilöä johti kutakin sektoria. Suurin työryhmä (ilmoittautuminen ja äänestykset) oli 42 henkilöä. Kansliatoimikunta piti 13 kokousta, joista ensimmäinen oli ja viimeinen Tilat Kansliatoimikunnan omat tilat olivat perjantaina ja sunnuntaina Paviljongin aulassa, johon perustettiin ilmoittautumispisteet sekä erillinen infotiski. Lauantaina ilmoittautuminen ja äänestys keskitettiin messuhalliin C. Info oli koko ajan Paviljongin aulassa, jonka kautta kaikki osallistujat kulkivat. Lisäksi toimikunnalla oli säilytys-, kokous- ja työtilaa aulan vierellä. Jyväskylä Bookingin edustaja oli paikalla ilmoittautumisajan tiekoneineen selvittämässä mahdollisia sotkuja. Jälki-ilmoittautumiset hoiti info, joka myös myi eri tilaisuuksien lippuja. Kokousedustajien aineistot pakattiin ja säilytettiin muualla. Ne tuotiin torstaina kokouspaikalle. Ilmoittautuminen Jyväskylä Booking vastasi vuosikokouksen Ilmoittautumisjärjestelmästä. Sähköinen ilmoittautumislomake oli valmiina keväällä 2011, mutta sitä testattiin ja viimeisteltiin vielä syksyllä. Ilmoittautuminen alkoi joulukuussa Käytössä olivat online- ja ryhmäilmoittautumismahdollisuudet. Ilmoittautuminen onnistui myös puhelimitse ja sähköpostitse. Ilmoittautumisjärjestelmä sulkeutui Sen jälkeen alkoi jälki-ilmoittautuminen. Jälki-ilmoittautuja joutui maksamaan rekisteröitymisestään lisämaksun. Paikan päällä ilmoittautui vajaa sata henkilöä. Määrä oli merkittävästi pienempi kuin edellisissä vuosikokouksissa. Booking lähetti säännöllisesti ilmoittautuneiden tiedoista raportteja kanslian ja muiden toimikuntien käyttöön. Painotuotteet ja henkilökortti Jokaiselle osanottajalle annettiin kokouskansio, johon koottiin käsiohjelma, kokousohjelma ja henkilökohtainen, kaulassa riippuva henkilökortti sekä mainosmateriaalia. Viralliset edustajat saivat suljetun ja avoimen äänestyksen äänestysliput. Äänestyslipuista neljä oli esipainettuja ja avoimiin äänestyksiin oli kolmen värisiä näyttölappuja. Ilman henkilökorttia kokouksessa liikkuminen oli kielletty (turvallisuus, valvonta) ja myös erilaiselle oheishenkilöstölle valmistettiin kortit. Pohjana kootuille henkilötiedoille oli ilmoittautumislomake, josta tiedot kansliatoimikunnan tarkistuksen jälkeen ajettiin massa-ajona kirjapainolle. 7

9 Henkilökortissa ja kokouskansion tarrassa oli henkilön leijonatitteli, etunimi, sukunimi, klubi ja piiri. Takapuolelle painettiin ostetut palvelut. Nimikortin ja sen värinauhan avulla voitiin valvoa, että palveluja käyttävät vain niistä maksaneet. Eri tehtävissä olleille talkoolaisille valmistettiin oma nimikoitu henkilökortti, jolla sai mm. ateriat ja kahvit. että koulutuksesta pois jääneet henkilöt aiheuttivat ajoittain erilaista sotkua, koska eivät hallinneet sovittuja tehtäviä ja työtapoja. Kansliatoimikunnan väki sai sähköpostilla yksityiskohtaiset ohjeet etukäteen ja tehtävät käytiin yksityiskohtaisesti läpi koulutuksessa. Lisäksi painatettiin opasteita ja opastauluja. Painettujen julisteiden lisäksi käytettiin Paviljongin screenejä, joista osaan tehtiin Power Pointilla sisältö. Painatus kirjapainossa tapahtui kahdessa erässä ja aineisto koottiin talkoilla kokouskansioihin. Kansiot koottiin sataan pahvilaatikkoon piireittäin/klubeittain aakkosjärjestyksessä. Toimikunta painoi itse äänestystulosten koontilomakkeita ja erilaisia laskennan apulomakkeita. Kokouspaikalla valmistettiin kokouksen aikana jonkin verran A3-opasteita ja julisteita. Paikalla jaettiin päivän sanomalehti Keskisuomalainen ja piirin lehti Metso-Leijona. Talkoolaiset ja koulutus Talkoolaiset eri tehtäviin koottiin Jyväskylän seudun klubeista. Kansliatoimikunta suunnitteli ja kokosi taulukon, jossa olivat kaikki talkoolaisten yhteystiedot (sähköposti ja puh) ja johon tehtiin tehtävävaraukset päivittäin/kellonajoittain. Lisäksi taulukon avulla pidettiin tuntikirjanpito. Tätä varten jokainen talkoolainen ilmoittautui talkoolaisten pisteessä infon vierellä ja sai ensimmäisellä kerralla talkoopaidan, jonka avulla henkilöstö oli yhtenäisesti pukeutunut. Lounas- ja kahviliput jaettiin päivittäin ilmoittauduttaessa. Talkoolaisilla oli oma henkilökortti, johon oli painettu hänen tehtävänsä. Henkilöstön ensimmäinen yhteiskoulutus oli Paviljongissa 15.5, jolloin esiteltiin tilat ja mitä niihin tulee. Koulutuksessa korostettiin palvelun ystävällisyyttä. Tehtäväkohtainen koulutus järjestettiin Paviljongissa ja ammattikorkeakoululla työryhmittäin. Tapahtuman jälkeen todettiin, Info ja toimistoapu Info- ja toimistoapupisteet sijaitsivat vierekkäin Paviljongin aulassa. Tilaisuuden jälkeen huomattiin, että kannattaisi olla selvästi erilliset pisteet, ainakin talkoolaisten palvelupisteen osalta, ruuhkien välttämiseksi. Esimerkiksi seuraavasti: * Info-piste (myyntiä, opastusta, taksin soittoa, pöytävaraukset ym.) * Toimistoapu (passien / maksujen selvitykset, tulostukset jne.) * Talkoolaisten ja/tai näytteilleasettajien piste (paidat, materiaalit, lounasliput ym.) Ovi- ja hotelliopastus: - Paviljonkiin tulijat tervehdittiin henkilökohtaisesti kättelemällä ja toivottamalla tervetulleeksi paikalle. Se sai positiivista palautetta. - Hotelleihin vietiin käsiohjelmia ja bussiaikataulut/reitit Passit ja myytävät: - Passijärjestelmää kehuttiin ja se vähensi yksittäisten lippujen tarvetta - Passien tähtijärjestelmä jäi osalle epäselväksi ja pakosti ei saanut sitä kombinaatiota, jonka olisi halunnut - Pinssejä ja standardeja kannattaa varata myyntiin riittävästi, ihmiset haluavat muiston kokouksesta - Paikan päällä myytävien lippujen määrät tulee 8

10 varmistaa ajoissa ylibuukkauksen estämiseksi - Kuittipohjassa oli jo kaikki hinnat, se helpotti myyntiä ja lopuksi tehtävää kirjanpitoa - Yöllinen kassakaappi oli tarpeen, kassaan kerääntyi paljon rahaa viikonlopun aikana Muita huomioita: - Pöytävarauksia kannattaa tehdä, mutta siitä tulee ilmoittaa etukäteen materiaaleissa - Kaikki ohjelmat info-pisteeseen, niin välttyy paljon turhalta selvittelyltä - Ohjelmanmuutokset myös Info-pisteeseen - Paikan päällä tehtyjä muutoksia kannattaa välttää, koska ne aiheuttavat eniten selvittelyä - Lisämyynnin tuomaan tarjoilumäärien kasvuun pitää varautua Ilmoittautumisten vastaanotto ja äänestykset Ilmoittautuminen tapahtui perjantaina Paviljongin aulassa ja lauantaina C-hallissa. Vuosikokous alkoi perjantai-iltana ja jatkui lauantaina. Virallisia kokousedustajia oli eri klubista. Suljettuja lippuäänestyksiä (varapuheenjohtajavaali) oli kaksi. Ensimmäinen alkoi klo ja päättyi klo Toinen äänestys alkoi klo ja päättyi klo Avoimia äänestyksiä oli kolme. Kokoussali oli jaettu laskenta-alueisiin tuoliryhmien perusteella. Paikalla oli yhdeksän ääntenlaskijaa. Liitteenä on yksityiskohtainen selostus siitä, miten ilmoittautumisten vastaanotto ja äänestykset toteutettiin. Liitteessä on myös koulutusmateriaalia. (liitteet kansliatmk koulutusmateriaali ja kansliatmk koulutusmateriaali lyhyt) PIIRI MD 107 LÄSNÄ JÄSENIÄ LÄSNÄ-% KLUBEJA VIRALLISIA EDUSTAJIA KLUBEJA VIRALLISIA EDUSTAJIA KLUBEJA VIRALLISIA EDUSTAJIA A ,3 % 33,2 % B ,2 % 38,1 % C ,7 % 52,0 % D ,3 % 56,7 % E ,8 % 42,0 % F ,3 % 37,6 % G ,0 % 58,6 % H ,3 % 36,7 % I ,7 % 51,9 % K ,6 % 48,7 % L ,9 % 43,0 % M ,4 % 47,7 % N ,3 % 79,7 % O ,7 % 28,1 % YHT ,6 % 47,0 % Lopuksi Kansliatoimikunnan puheenjohtajana kiitän toimikuntani jäseniä erittäin hyvästä yhteistyöstä, innovatiivisuudesta ja yllättävien tilanteiden tyylikkäästä hoitamisesta. Samoin kaikki kanslian yli 70 talkoolaista ansaitsevat lämpimät kiitokset. Jokaisen työpanos oli tärkeä. Hoidimme kiitettävästi kanslian vastuulla olleet tehtävät. Haluan myös kiittää tärkeimpiä yhteistyökumppaneitamme Jyväskylä Bookingia ja Kirjapaino Kari-Teamia rautaisesta ammattitaidosta, aikataulujen sekä sovittujen asioiden tinkimättömästä noudattamisesta ja joustavuudesta. 9

11 10

12 Majoitus- ja ravitsemistoimikunta Keijo Valve Majoitus- ja ravitsemistoimikunnan pj Majoitus- ja ravitsemistoimikunnan tehtävänä on ollut valmistella vuosikokouksen järjestelyt vuosikokousvieraiden majoituksen ja ravitsemisenja viihtyvyyden kannalta. Toimikunnan on muodostanut puheenjohtajan lisäksi kolme muuta jäsentä, joilla kaikilla oli tehtäväänsä vastaava käytännön kokemus ja verkosto. Teknisissä valmisteluissa toimikunta on työskennellyt kiinteässä yhteistyössä kaikkien mutta erityisesti kansliatoimikunnan kanssa. Vuosikokouksen ennakkosuunnittelu Vuosikokouksen suunnittelu alkoi talvella 2009 aikaisempien kokousten kokemusten, paikallisten teknisten mahdollisuuksien sekä tarvittavan osaamisen kartoituksella. Tavoitteeksi asetettiin järjestää kokous, mikä on toimiva, sujuva ja helppo. Toisekseen kokouksen oli oltava tunnelmallinen ja antaa positiivinen kokemus. Leijonien sosiaalinen osallistuminen nähtiin tärkeänä ohjenuora. Kolmanneksi palvelujen hinnoittelu on pidettävä hallinnassa; emme voi alentaa hintaa palveluja minimoimalla tai ruokaa heikentämällä. Toisaalta ylilaatu on kallista. On löydettävä keskitie. Näistä lähtökohdista suunnittelun motoksi valittiin: Reilua Leijonanautinnollisuutta hyvällä hinta-laatusuhteella. Kokousjärjestelyt keskitettiin yhteen paikaan; Jyväskylä Paviljonkiin. Kokouspaikka on kävelymatkan päässä hotelleista. Paviljongissa on kokemusta ja täydellinen varustus suurten tapahtumien ravintolajärjestelyistä. Organisatorinen peruslinjaus oli, että uskoimme kokousjärjestelyjen hoitamisen alan ammattilaisille. Leijona- talkoolaiset toki ovat mukana kuvassa aputöissä mm. ravintoloissa. Majoitukset ja varausjärjestelmät Jyväskylässä on noin 1500 hotellihuonetta valmiina majoittamaan 2500 henkilöä vuorokaudessa. Hotellihuoneiden ennakkovarauskiintiöt tehtiin käytännössä kaikkiin kaupungin hotelleihin jo syksyllä Varausjärjestelmäpalvelu ostettiin varauksiin erikoistuneelta Jyväskylä Booking Oy:ltä. Booking loi tarvittavan varausjärjestelmän, hoiti käytännössä yhteydenpidon hotelleihin, yhteydenpidon asiakkaisiin sekä hallitsi asiakasrekistereitä ja raportointia. Raportointi mahdollisti tarkan varauskannan kehityksen seurannan ja tuottosimulaation. Hotellien huonehinnoittelu perustui hotelleilta pyydettyihin netto- hintatarjouksiin, joihin järjestäjä lisäsi noin 5 euroa/ huone/vrk kustannusten kattamiseen. Huoneiden loppuhinta noudatti kilpailuympäristönä vastaavien kaupunkinen markkinahintaa ja myös vuosikokouksissa vallinnutta suhteellista tasoa. Hotelleihin sai tehdä vuorokausikohtaisia varauksia lukuun ottamatta päämajahotellia, jossa minimivaraus oli 2 vrk. Päämajahotellina toimi Sokos Hotel Alexandra. Huoneiden kysynnän keskeiseksi kriteeriksi näytti muodostuvan hyvä sijainti ja tasokkuus. Halpahintaiset hotellit eivät käyneet kaupaksi. Huonekiintiöt olivat voimassa asti, jolloin purettiin alhaisen kysynnän hotellit. Huonevuorokausia varattiin yhteensä noin 1100 kpl eli noin 2100 yöpymisvuorokautta (90 % 2 HH). Täten hotellimajoitusta käytti vain 50-60% majoittuvasta kokousväestä. Hotellien lisäksi majoituttiin pienessä määrin asuntoautoissa ja veneissä. Huomattava osa majoituspotentiaalista on ehkä ollut tuttujen luona tai palannut kotipaikkakunnalleen. Ilman majoitustarvetta olleita yhden päivän passilaisia oli n. 350 henkilöä. Ravintolapalvelut ja varausjärjestelmät Päiväpassit Kokousohjelman mukaiset ruokailut organisoitiin päiväpasseihin. Passeihin sisältyivät ilmoitetut menut juomineen sekä päiväkahvit. Passeja oli kuusi eri vaihtoehtoa. Passit erottiin erivärisillä kaulanauhoilla. Kunkin värinen kaulanauha ja 11

13 passi oikeuttivat vain sen mukaisiin ruokailuihin. Ovimiehet suorittivat passien valvontaa. Passit sisälsivät kuljetukset hotelleista kokouspaikalle sekä vuosikokouksen yhteydessä tarjottavat oheisohjelmat Paviljongissa. Passit eivät sisältäneet majoitusta. Passit ostettiin ennakkoon internetvarauslomakkeella kunkin oman tarpeen mukaan. Päiväpassit luovutettiin infokansiossa ilmoittautumisen yhteydessä Paviljongissa. Päiväpasseja voi vielä ostaa paikan päällä Lionsinfopisteestä. Passeja myytiin yhteensä 1900 kpl joihin sisältyviä aterioita oli yhteensä 5350 kpl. Perjantain lounaalla oli 200 henk, ja Leijona-illassa oli 700 henkeä, lauantain lounaalla tasan 2000 henkeä ja juhlaillallisilla 1700 henkeä ja sunnuntain lounaalla 650 henkeä. Lauantain ilmaisella päiväkahvilla oli 2200 henk. Lisäksi talkoolaisille tarjottiin 340 ateriaa ja 850 kahviannosta. Ruokailujen tarjoilut Kaikki ruokailut tapahtuivat Paviljongissa ja sen ravintoloissa tai hallitiloissa. Ruokailut tarjoiltiin joko kokonaan tai osaltaan buffet- tarjoiluna. Kaikki ateriat olivat laktoosittomia ja gluteiinittomia. Ravintola huomioi vain vakavat ruoka- allergiat sen mukaisesti, mitä kukin oli varauslomakkeella ilmoittanut. Allergia- annoksen tilaaja ilmoittautui buffet- pöydän hoitajalle ennen ruokailua. Selektiivisiä ruokavaliota ei huomioitu. Ruokaraaka- aineiden hankinnassa noudatettiin lähiruokaperiaatetta soveltuvin osin. Kaikki lounaat tarjoiltiin monipuolisena buffetateriana itsepalveluperiaatteella. Lounaat edustivat ravitsevaa kotiruoka- linjaa. ARS- lounas oli järjestetty erilliseen tilaan halliin B osaltaan buffet- tarjoiluna alkuruoan ollessa valmiina pöydissä. Perjantai-iltana Leijona- illassa tarjoiltiin kevyt salaatti- broileriateria iltabuffetin muodossa. Lauantain juhlaillallisella oli kolme ruokalajia. Alkuruoka (kala) oli katettu valmiiksi pöytään. Pääruoka (liha) ja jälkiruoka tarjoiltiin buffeteista. Iltajuhlien menut noudattivat hyvää ravintolatasoa. Juomien tarjoilut Kaikki ruokailut sisälsivät vähintään tavanomaiset kannujuomat (vesi, kotikalja). Iltajuhlien aterioihin kuului myös yksi lasillinen menuun valittua viiniä. Viineissä oli saatavissa alkoholiton vaihtoehto. Perjantain Leijona- illassa buffetmenu sisälsi yhden lasillisen menuun valittua puna- tai valkoviiniä (12 cl). Lauantain juhlaillalliseen sisältyi yksi lasillinen kuohuviiniä alkumaljana. Se tarjoiltiin sisään tulon yhteydessä. Illalliseen sisältyi yksi lasillinen menuun valittua puna- tai valkoviiniä (16 cl). Viinit olivat valmiiksi pöytiin katettuina. Muut kuin menuun ilmoitetut juomat voi ostaa juomapisteistä omaan tahtiin. Maksuvälineinä kävi raha tai pankkikortit. Juomat voi maksaa myöskin juomakupongilla. Niitä myytiin ennakkoon kokouspaikan Lions info- pisteessä. Valmiiden menujen ulkopuolella olevista ravintolaostoista oli saatavissa S- ryhmän asiakasomistajaedut ostohetkellä voimassa olevien periaatteiden mukaisesti. Ruokatarjoilujen järjestäminen ja sujuminen Ruokatarjoilujen menusuunnittelua ja teknistä tarjoilua ohjasi hinta-laadun optimointiajattelu: kohtuullisella hinnalla maukasta syötävää sujuvalla jonottamisella. Käytännössä se merkitsi paljon systeemiajattelua ja ruokatarjoiluissa ja - valinnoissa pelkistyksiä yksityiskohtiin asti. Ruoka piti pystyä ottamaan nopeasti lautaselle, jonon piti edistyä nopeasti, ruokaottopisteitä ei saanut olla montaa, kauhan ja lasin tuli olla juuri oikean kokoinen jne. Buffettarjoiluissa sovellettiin 100 henkilöä / lähtöpiste. Ruokailujen sujumista edisti tarjonnan hajauttaminen eri saleihin sekä ruokatarjoilujen aikataulujen varhennus. Viinin sisällyttäminen menuihin oli palvelun kannalta sujuva, mutta suunnittelun kannalta hyvin vaativa. Tässä suhteessa toiminta onnistui kuitenkin oikein hyvin niin asiakkaiden näkökulmasta, järjestäjän kuin ravintolankin kannalta. Vuosikokouskokemuksen 12

14 helppoutta edistettiin tarjoamalla päiväkahvi sponsoreiden tuella kaikille vapaana tarjoiluna. Tarjoilujen laskutus perustui järjestäjän antamaan vierasmäärään, jotka tuli ilmoittaa alustavasti ravintolalle 1 kuukautta ennen, vahvistaa laskutusperusteeksi 2 vkoa ennen ja lopulleen 10 % korotusmahdollisuuden puitteissa noin 4 päivää ennen H- hetkeä. Tämä toi kyllä haasteita arvioida jälki-ilmoittautuneiden määrä eri tilaisuuksiin niin, että ravintola varmistaa ruuan riittävyyden ja järjestäjä sitoutuu sen maksamiseen. Toteutuneihin vierasmääriin nähden ylivarausta tuli noin 5 %. Läsnäolohavaintojen mukaan kaikki tilaisuudet toimivat hyvin. Vältyttiin jonotuksilta; ruoka sekä juoma riittivät suunnitelmien mukaisesti. Passijärjestelmästä johtuen jokaista tilaisuutta jouduttiin kontrolloimaan ovimiesten toimesta, mikä ei kuinkaan haitannut toimivuutta. heti. Viinien jako pöytäkunnittain sujui yllättävän hyvin. Lämmin ruoka haettiin buffasta. Huolimatta kuulutuksen epäonnistumisesta ohjauksessa ruuan jonotus edistyi nopeasti. Iltajuhlan puheet hieman viivästyttivät jälkiruuan tarjoilua ja hermostuttivat yleisöä. Jännitteen kuitenkin laukaisi Marita Taavitsaisen eloisa esiintyminen ja tanssin aloittaminen samanaikaisesti, jolloin kahviruuhka tasaantui. Sunnuntain lounas alkoi päätösjuhlan jälkeen hieman liukuen pääravintolassa. Sen kiinteät linjastot vetivät hyvin noin 700 ruokailijaa. Palautteiden mukaan majoitus- ja ravitsemisjärjestelyt kokonaisuudessaan onnistuivat hyvin niin kokousvieraiden, järjestäjän kuin palvelun tarjoajienkin näkökulmasta Perjantain Leijona-illassa oli noin 700 vierasta. Itsepalvelu toimi hyvin. Ravintoloitsija oli päättänyt kontrolloida viinin jakelua. Pientä hämminkiä ilmeni viiniin oikeuttavien juomalippujen jakelussa ihmisten yrittäessä keinotella itselleen useita lippuja. Lauantain lounas oli jaettu kolmeen osaan. ARS lounas noin 250 henkeä, pääravintola noin 1250 henkeä sekä B halleissa noin 500 henkeä. Kaikissa tarjoilu sujui ennakoidulla tavalla hyvin. Lauantain päiväkahvi oli tarjoilupisteissä eri puolilla kokouspaikkaa kertakäyttöastioissa. Lauantai iltajuhlaan sisääntuloa tuloa hieman ruuhkautti passijärjestelmästä johtunut kontrollin tarve. Lukuun ottamatta SLL:n tekemiä varauksia järjestäjä ei varsinaisesti vastannut iltajuhlan pöytävarauksista, mutta juhlaan päätettiin kuitenkin avustaa varauksen teko isoille ryhmille. Mahdollisuutta käytti hyväkseen noin 50 pöytäkuntaa ja noin 300 henkilöä. On huomioitava, että paikkojen lukumäärässä ei juurikaan ollut liikkumavaraa vaan vieraiden täytyi hyväksyä myös vajaiden pöytien hajapaikkoja. Pöytiin sijoittuminen sujui kaikkinensa hyvin sujuvasti noin 1/2 tunnissa. Alkuruokien ollessa pöydässä valmiina ruokien nautinta saattoi alkaa 13

15 Markkinointi- ja myyntitoimikunta Heidi Neuvonen Markkinointi- ja myyntitoimikunnan pj Ohjelmatoimikunta Juhani Mansikkamäki Ohjelmatoimikunnan pj Taustaa Tavoitteenamme oli tarjota Lions tapahtuma, jossa on kaikille mielenkiintoista koettavaa ja nähtävää. Pidimme tärkeänä, että pitkään laskusuunnassa oleva osallistujamäärä saataisiin kääntymään nousuun ja että muutkin kuin viralliset kokousedustajat aktivoituisivat tulemaan paikalle. Markkinointiviestinnän ytimeksi valittiin Leijonat liikkeelle teema. Alusta asti oli selvää, että markkinointi tulee toimimaan tiiviisti yhteistyössä ohjelmatoimikunnan kanssa, siksi myös tämä loppukatsaus päätettiin tehdä yhteistyössä. Kohderyhmät 1. Leijonat kustantavat itse pääosan tapahtumasta, joten tärkeää oli mielestämme tarjota mahdollisimman kustannustehokas, silti miellyttäviä elämyksiä tarjoava tapahtuma. Markkinointiyhteistyö perustui hyvin pitkälti palvelufunktiona kustannussäästöille, toisin sanoen kokonaiskustannuksien hallintaan, yli toimikuntien rajojen. Tässä onnistuimmekin erinomaisesti, kiitos päätoimikunnan hyvän yhteishengen. 2. Julkiset organisaatiot. Tärkeä kulmakivi markkinoinnin onnistumisella oli, kun Likes Kunnossa Kaiken Ikää hanke lupautui yhteistyökumppaniksi. KKI hanke teki tapahtumassa kaikille halukkaille kuntotestin. Myös muu julkinen sektori tuki tapahtumaa, tosin enemmin myötämielisellä suhtautumisella kuin taloudellisesti. Haluamme kiittää Jyväskylän kaupunkia, JYKES:iä ja JAMK ammattikorkeakoulua miellyttävästä yhteistyöstä. 3. Pääosa markkinointiyhteistyöstä tehtiin yksityissektorin kanssa, jotka tässä taloudellisessa tilanteessa edellyttivät jokaiselle sijoitetulle eurolleen vastinetta. Asiakkuudet jaoteltiin yhteistyön laajuuden mukaan kolmeen eri alaryhmään: partnerit, myyntitoriasiakkaat ja Lions toimintaa kannatuksen vuoksi tukevat asiakkaat. Laaja-alaisin yhteistyö tehtiin partnereiden kanssa, ja heidän näkyvyys jaettiin kolmeen eri osaalueeseen; näkyvyys ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkimarkkinointimahdollisuus. Hyvinvointi- ja liikuntateema toi lisäarvoa monelle yhteistyökumppanille, yhteistyötä myös räätälöitiin tarvittaessa kumppanin erityistarpeiden mukaan ja osa yhteistyöstä oli luonteeltaan kustannuksia alentavaa (mm. kuvamateriaalia nettisivuille, kahvien ja leivoksien sponsorointia). Vastikkeeksi tarjosimme näkyvyyttä nettisivuilla, näytteilleasettajapaikkaa, asiantuntijaluentoa osana oheisohjelmaa, näkyvyyttä kokouspaikalla (mm. screenit, kokouskansiossa materiaalia), asiakastiedon keräämismahdollisuutta jälkimarkkinointia varten, maininta Lion-lehdessä, mahdollisuutta käyttää Leijona-nimeä tuotteissa (mm. Leijona-drinkki) ja tutkimustietoa (kolmessa edellisessä kokouksessa kerättiin tietoa mm. Paviljongin tunnettuudesta). Tutkimustietoa hyödynnettiin myös yleisesti markkinointiviestinnän tukena. Valitettavasti Lion-puolisoista meillä ei ollut riittävästi tutkimus- tai tilastotietoa, vaikka he ovat tärkeä kohderyhmä yhteistyökumppaneille ja oheisohjelmasta vastaaville. Jos kiinnostusta näin laajaan yhteistyöhön ei ollut, niin yrityksille tarjottiin näkyvyyttä käsiohjelmassa. Kiitos aktiivisen myyntiryhmän, ilmoituksilla pystyimme kattamaan käsiohjelman kustannukset. Kolmas tärkeä kohderyhmä olivat myyntipöydän ostaneet yritykset, jotka tavoitimme suoramarkkinoinnilla (postitse) ja henkilökohtaisella myyntityöllä (kontaktoimme kaikki yritykset joulumarkkinoilla). Heidän tavoitteena oli omien tuotteidensa suora myynti tapahtumassa. Yhteensä laskutettavia asiakkaita tapahtumassa oli 25. Tämän lisäksi tulivat tuotteita tai palveluja 14

16 tarjonneet yhteistyökumppanit, jotka saivat vastikkeeksi näkyvyyttä. Viestintä Viestintä aloitettiin jo neljä vuotta ennen tapahtumaa. Ensimmäisenä konkreettisena elementtinä päätettiin vuosikokouslogo. Logon suunnittelukilpailun voitti LC Ainoista Anne Sivonen. Nettisivut valmistuivat n. 2 vuotta ennen tapahtumaa ja ne päätettiin tehdä Lions visuaalisen ilmeen mukaisesti. Nettisivujen visuaalisesta ilmeestä vastasi Pasi Olkkonen. Muita tärkeitä viestintäkanavia olivat klubivierailut ja muut erilaiset Leijona-tapahtumat, uutiskirjeet, kuvernöörikirjeet, käsiohjelma ja Lion lehti. Viestintäsuunnittelusta vastasi Ossi Kurki. Ajankohdasta huolimatta paikalla oli n 300 kuulijaa nauttimassa legendan mukaansatempaavasta esiintymisestä. Juontaja Tilaisuuksissa juontajana toimi omalla persoonallisella tavallaan monista eri yhteyksistä tuttu Riitta Väisänen. Ohjelma Ohjelma jakaantui kahteen pääkategoriaan: viralliseen kokousohjelmaan ja oheisohjelmaan. Jyväskylän Paviljonki tarjosi ammattimaiset puitteet kokoukselle ja pystyimme turvautumaan ammattilaisten tukeen, erityisesti teknisissä ratkaisuissa. Tärkeää oli varmistaa vuorovaikutus järjestäjien ja kokousvieraiden välillä, että pysyisimme minuuttiaikataulussa. Näyttävät valotaulut ohjasivat väkijoukkoa ja kokouksen juontajalle tehtiin tarkka käsikirjoitus tapahtumista. Kokouksen viihteellisestä puolesta vastasivat alan ammattilaiset. Oheisohjelman sisältö rakennettiin markkinointiyhteistyössä asiakkaiden kanssa ja sen sisältö rakennettiin kokouksen Leijonat liikkeelle teeman alle. Myös somistuksessa hyödynnettiin markkinointiyhteistyötä. Muu yhteistyö Skeba-bändikisa ja Lasten turvapäivä toivat lisänäkyvyyttä ja kiinnostavuutta tapahtumalle. Leot olivat myös tukemassa markkinointia mm. myymällä myyntitoripaikkoja. Kokouksen tilaisuuksien tarkempi aikataulu ja sisältö löytyvät liitteistä VK2012 tilaisuudet ja vastuut ja VK2012 mind map Konsertti Sunnuntai aamupäivällä järjestettiin rock -konsertti, jonka esiintyjänä oli Jussi Raittinen and the Boys. Konsertti oli maksullinen, mutta avoin muillekin kuin kokouksen osallistuille. Liput olivat myynnissä oman organisaatiomme lisäksi Lippupalvelussa. Samalla tarjosimme talkoolaisillemme mahdollisuuden päästä ilmaiseksi tähän tilaisuuteen. 15

17 Liikenne- ja järjestelytoimikunta Mikko Näkkilä Liikenne- ja järjestelytoimikunnan pj Liikenne- ja järjestelytoimikunnan puheenjohtajana toimi aluksi Tuomo Vartiainen LC Palokasta. Hänen siirryttyä taloustoimikunnan vetäjäksi tehtiin liikenne- ja järjestelytoimikunnassa muutos. Liikennejärjestelyiden vetäjä Mikko Näkkilä LC Jyväskylä/Jyväseudusta siirtyi toimikunnan puheenjohtajaksi. Liikenne- ja järjestelytoimikunnan tehtävänä oli vastata vuosikokouksen 1. liikenteen opastamisesta, pysäköintialueista ja yleisopastuksesta ulkona. vastuuhenkilönä Mikko Näkkilä LC Jyväskylä/Jyvässeutu 2. kuljetuksista, vastuuhenkilönä Jyrki Schmandt LC Jyväskylä/Lohikoski ja VIP-kuljetuksista vastuuhenkilönä Risto Hämäläinen LC Vaajakoski 3. kalustamisesta, vastuuhenkilö Tapio Sivonen LC Jyväskylä/Kuokkala 4. marssista ja liputuksesta, vastuuhenkilö Markku Kiukas LC Tikkakoski 5. turvallisuudesta ja ensiavusta, vastuuhenkilö Arto Rajala LC Muurame 6. vaatesäilytyksestä ja löytötavarasta, vastuuhenkilö Kari Åström LC Jyväskylä/Cygnaeus Toimikunnan tehtäviin osallistui yhteensä 92 lionia, jotka tekivät talkootyötä yhteensä 979 tuntia. Tähän ei sisälly toimikunnan puheenjohtaja ja hänen käyttämänsä aika. Talkootyön teki pääasiassa vastuuhenkilön oma klubi. Liikennejärjestelyt Tehtäviin kuului pysäköintipaikkojen ennakointi ja Innovan pysäköintitalon vuokraus lauantai ja sunnuntaipäiviksi. Tieopasteiden varaus, pystytys ja poisto kuuluivat myös tehtäviin. Innovan pysäköintitaloa käytettiin osaksi talkooväelle ja osaksi vuosikokous edustajille. Kaupungilta haettiin lupa liikennemerkeille. Kuljetukset Tehtäviin kuului suunnitelman teko kuljetuksista päämajoituspaikoista kokouspaikalle, majoituspaikoista iltajuhlaan ja pois. Nämä kuljetukset tehtiin linja-autoilla perjantaista sunnuntaihin. Keskustan hotelleista kuljetukset tapahtuivat nonstop-kuljetuksina. Laajavuori ja Alba tapahtuivat aikataulutettuina. Kuljetuksia helpotti keskustan hotellien läheinen sijainti. Moni vuosikokoukseen osallistuva käveli ratapihan yli johtavaa kevyen liikenteen väylää Paviljonkiin ja takaisin. Näin kuljetuksiin ennakoitu varaus alittui lähes neljänneksellä. Hotellit ja Laajis (matkailuautopaikat) informoitiin kuljetuksista. Omana osiona olivat VIP-kuljetukset. Toimikunta sai virka-apua päätoimikunnan puheenjohtajalta Heikki Pamilolta. Tämäkin tehtävä suoritettiin talkootyönä. Jyväskylän Delta-Auto luovutti käyttöömme viisi henkilöautoa polttoaineineen. Tehtävä sisälsi kuljetukset lentokentän ja majoituspaikan välillä sekä kokouspaikkakunnalla torstain ja maanantain välisenä aikana. Kalustus Tehtäviin kuului kaluston siirto Paviljongin säilytyksestä kokous-, ruokailu- sekä vuosijuhlatilaan. Sunnuntaina kalusto koottiin takaisin Paviljongin säilytykseen. Paviljongin kaluston lisäksi vuokrattiin 400 tuolia koululta lauantain ruokailuun ja iltajuhlaan. Paviljongin puolesta oli opastus kaluston rakentamisessa ja purkamisessa. Marssi ja liputus Marssi tapahtui Paviljongin alueella, jota varten ei tarvittu kuljetuksia eikä erikoislupia. Kokoontuminen järjestettiin Paviljongin taakse pysäköintipaikalle ja marssi Paviljonkiaukion läpi. Marssittava matka ulkona oli n. 200 metriä. Liput lainattiin pääasiassa Liiton toimistosta ja loput vuokrattiin Total-yhtiöltä. 16

18 Turvallisuus ja ensiapu Järjestyksenvalvonta hoidettiin kokonaan talkootyönä osin kortillisten ja osin luvitetuin leijonien toimesta. Koulutus tehtäviin tapahtui vastuuhenkilön ja Paviljongin toimesta. Poliisilaitokselle tehtiin ilmoitus yleisötapahtumasta, missä yhteydessä saatiin luvat järjestyksenvalvojille. Paviljongin olemassa olevien suunnitelmien lisäksi tarvittiin kokousta varten erilliset palo- ja pelastussuunnitelma sekä turvallisuussuunnitelma. Informoitiin taksit ja sovittiin Paviljongin kanssa eri liikennevälineiden reitit ja pysäköintipaikat. Ensiapu hankittiin ostopalveluna SPR:ltä. Vaatesäilytys ja löytötavara Majoitustilojen läheisyys vähensi vaatesäilytyksen tarvetta. Sisäänkäynnin keskittäminen tehosti talkoolaisten toimintaa. Lauantai-iltana oli vuorossa enimmillään kahdeksan talkoolaista. Toimintaa helpotti vastuuklubin aikaisempi kokemus vaatesäilytyksen hoitajana Paviljongilla. 17

19 Taloustoimikunta Tuomo Vartiainen Taloustoimikunnan puheenjohtaja Taloustoimikunnan puheenjohtajana toimi aluksi Pauli Niinikoski LC Palokasta. Hänen sairastuttuaan toimikuntien kokoonpanossa tehtiin muutoksia ja taloustoimikunnan vetäjäksi siirtyi LC Palokasta Tuomo Vartiainen, joka toimi aikaisemmin liikenne- ja järjestelytoimikunnan puheenjohtajana. Toimikunnassa ei ollut muita jäseniä. Yhteistyötä muiden toimikuntien kanssa tehtiin kiinteästi. Tila-, laite ja kalustokustannukset olivat kohtuullisella tasolla kokouspaikan hyvästä varustelusta johtuen. Useat hotellit olivat kävelymatkan päässä, jolloin myös kuljetuskustannukset pysyivät varsin maltillisina. Lähinnä sairastumisesta johtuneista peruutuksista esitettiin päätoimikunnalle vain kolme korvausvaatimusta, joiden perusteella palautettiin osa maksetuista kokousmaksuista. Suomen Lions-liiton vuosikokous on mittava tapahtuma. Jyväskylän Paviljonki loi kokoukselle ja oheistapahtumille ihanteelliset olosuhteet. Vuosikokouksen varauspalvelun, kirjanpidon, laskutuksen ja maksuliikenteen hoiti Jyväskylän Kongressikeskus Oy Jyväskylä Booking erillisenä kustannuspaikkana. Kongressikeskuksella on vankka kokemus suurten massatapahtumien hoitamisesta, ja kaikki asiat hoituivat ammattitaitoisesti. Keskitetty talousasioiden hoito oli vuosikokouksen järjestäjille vaivaton ja selkeä. Tilintarkastajana toimi HTM Seppo Lindholm. Syksyllä 2011 tehtiin yhteistyönä toimikuntien kanssa budjetti kolmelle eri osallistujamäärälle. Näin voitiin herkkyysanalyysin kautta löytää kriittinen piste sille, millä osallistujamäärällä kiinteät kulut voidaan kattaa. Ilmoittautumisen edetessä tehtiin määräajoin tulosennuste ja verrattiin sitä tavoitteeksi asetettuun budjettiin. Näin oltiin koko ajan tietoisia siitä, missä mennään. Seurannan ansiosta olisi ollut mahdollista tehdä vielä ennen kokousta korjausliikkeitä, mikäli tuottotaso olisi jäänyt merkittävästi suunniteltua heikommaksi. Budjetit osoittautuivat kuitenkin realistisiksi ja asetetut tulostavoitteet saavutettiin jokaisen toimikunnan osalta. Jyväskylän kokouksen liikevaihto oli n euroa. Liikevaihto muodostui kokousvieraiden osallistumismaksuista, ravintolatuotoista, kokouspaikan myynti- ja näyttelypisteistä, ilmoitustuotoista, markkinointi- ja talkookorvauksista sekä Jyväskylän kaupungin ja Suomen Lions Liiton tuesta. Näin suuressa tapahtumassa ratkaiseva merkitys on järjestäjäklubien talkootyöllä. Innokkaita talkoolaisia saatiin eri tehtäviin riittävä määrä. Kokouksen aikana talkootunteja kirjattiin n Valmistelutyötä toimikunnat tekivät usean vuoden ajan, joista muodostuu mittava määrä kokouksen onnistumiseksi tehtyä työtä. Kustannukset onnistuttiin pitämään hyvin kurissa. Yhteistyö- ja palvelusopimuksia olivat toimikunnissa neuvottelemassa alan ammattilaiset. 18

20 Kansainväliset vieraat Vuosikokouksessa oli vieraina 10 leijonapariskuntaa ulkomailta. Tarkemmat tiedot vieraista, heidän escorteista sekä ohjelmasta löytyy liitteestä vk2012 kv vierasohjelma. Vieraitten ohjelma alkoi CC:n vastaanotolla Savutuvan apajalla, johon siirryttiin laivalla. Normaalin kokousohjelman lisäksi järjestettiin vaihtoehtoisena ohjelmana perjantaina suomalaisen lionismin infotilaisuus, kiertoajelu Kankaan vanhalle teollisuusalueelle, Säynätsaloon, tutustuminen Alvar Aallon tuotantoon sekä professori Pertti Eran luento gerontologiasta. Lauantaina oli tutustuminen Jyväskylän keskustaan. Oppaina retkillä toimi lion Marjukka Pamilo LC Jkl/Aino. Vieraitten kuljetuksiin oli varattu 5 VIP-autoa kuljettajineen. Kumppanina kolmas sektori -seminaari Perjantaina järjestettiin Kolmannen sektorin asemaa käsitellyt seminaari. Seminaari oli suunnattu kokousvieraittemme lisäksi kaikille asiasta kiinnostuneille. Seminaarissa alustajina toimivat: Markku Andersson, Jyväskylän kaupunginjohtaja Kolmannen sektorin vaikutus kuntatalouteen Martti Siisiäinen, professori, Jyväskylän yliopisto Kolmas sektori yhteiskunnallisena vaikuttajana Antti Järventaus, suunnittelupäällikkö Suomen lasten ja nuorten säätiö Kolmas sektori yritysvastuun kumppanina Raija Harju-Kivinen, järjestöpäällikkö, SPR Länsi-Suomen piiri Kolmannen sektorin uudenlaiset toimintamuodot ja yhteistyö Tapani Rahko, PID, Suomen Lions-liitto Järjestö vastuullisena toimijana Tilaisuuden juontajana toimi PCC Heikki Pamilo. Korkeatasoista seminaaria oli kuuntelemassa n 80 henkilöä. Kutsu seminaariin löytyy liitteestä Seminaari Kumppanina kolmas sektori 19