EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO KOMISSION TIEDONANTO

Transkriptio

1 FI FI FI

2 EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO Bryssel KOM(2008) 515 lopullinen KOMISSION TIEDONANTO SEURANTAKERTOMUS EUROOPAN KOMISSION KIRJANPITO- JA TILINPÄÄTÖSJÄRJESTELMÄN NYKYAIKAISTAMISESTA (TILANNE 31. MAALISKUUTA 2008) FI FI

3 KOMISSION TIEDONANTO SEURANTAKERTOMUS EUROOPAN KOMISSION KIRJANPITO- JA TILINPÄÄTÖSJÄRJESTELMÄN NYKYAIKAISTAMISESTA (TILANNE 31. MAALISKUUTA 2008) FI 2 FI

4 SISÄLLYSLUETTELO SEURANTAKERTOMUS EUROOPAN KOMISSION KIRJANPITO- JA TILINPÄÄTÖSJÄRJESTELMÄN NYKYAIKAISTAMISESTA (TILANNE 31. MAALISKUUTA 2008) Johdanto Tiivistelmä uudistushankkeen toteuttamisesta 31. päivään maaliskuuta 2008 saakka.4 3. Nykyaikaistetun kirjanpitojärjestelmän toteutus komissiossa Tilinpäätös Koulutus Kirjanpidon valvontaympäristö ja paikallisjärjestelmien validointi Kirjanpidon laatua parantava hanke Paikallisjärjestelmien validointi Yleistä talousarviota koskeva tietotekniikan kehittäminen ABAC-päivitykset Tietotekniikan kehitysprosessi ja järjestelmäarkkitehtuuri BCS (Budget Control System) SAM (Supply and Assets Management) ABAC lähetystöissä Euroopan kehitysrahasto ABAC-järjestelmän käyttöönotto muissa toimielimissä ja erillisvirastoissa PÄÄTELMÄT...13 FI 3 FI

5 1. JOHDANTO Komissio antoi 17. joulukuuta 2002 tiedonannon Euroopan yhteisöjen kirjanpitojärjestelmän uudistamisesta. 1 Suoriteperusteinen kirjanpitojärjestelmä otettiin käyttöön tammikuussa 2005, minkä jälkeen tilinpäätös on laadittu kansainvälisesti hyväksyttyjen tilinpäätösstandardien mukaisesti varainhoitoasetuksessa vahvistettuja määräaikoja noudattaen. Uuteen kirjanpitojärjestelmään siirtymisen johdosta Euroopan komission päivittäinen varainkäytön valvonta ja sen käytössä olevien taloudellisten tietojen laatu on parantunut. Komission ulkoiset tilintarkastajat ja vastuuvapauden myöntämisestä vastaavat viranomaiset ovat olleet yleisesti ottaen tyytyväisiä saavutettuun edistymiseen. Rahoituskirjanpitojärjestelmän uudistaminen on kuitenkin pitkäaikainen hanke. Kaikkien tilinpäätösstandardien täysimääräinen noudattaminen, tehokkaan ja kattavan johdon raportoinnin saavuttaminen ja tietojärjestelmän parempi integrointi vie aikaa. Suoriteperusteista kirjanpitojärjestelmää kehitettiin edelleen vuonna 2007, ja työ jatkuu vuosina Komissio on esittänyt säännöllisesti kertomuksia 2 uudistamishankkeen edistymisestä vuoden 2002 jälkeen. Tässä tiedonannossa esitellään lyhyesti huhtikuun 2007 ja maaliskuun 31. päivän 2008 välisenä aikana tapahtunutta edistymistä. Aikaisempien kertomusten tapaan tämä kertomus toimitetaan vastuuvapauden myöntämisestä vastaavien viranomaisten asianomaisille komiteoille sekä tilintarkastustuomioistuimelle. 2. TIIVISTELMÄ UUDISTUSHANKKEEN TOTEUTTAMISESTA 31. PÄIVÄÄN MAALISKUUTA 2008 SAAKKA Uudistushankkeen keskeisiä tavoitteita toteutetaan kahden vuoden välein tarkistettavalla toimintasuunnitelmalla. Kunkin vuosikertomuksen liitteenä on päivitetty tiivistelmä toimintasuunnitelmasta. Jäljempänä esitetään viimeksi kuluneen raportointivuoden tärkeimmät saavutukset. Tilien luotettavuuden parantaminen Budjettipääosasto pyrkii kirjanpitoyhteyshenkilöiden verkoston avulla parantamaan vuoden aikana tehtävän kirjanpitotyön ja vuosittaisen tilien päättämisen valvontaa. Tarkoitusta varten perustettu ryhmä tarkistaa, että hyväksymisestä vastaavien yksiköiden taloushallintojärjestelmät vastaavat tiettyjä vaatimuksia, joilla pyritään varmistamaan kirjanpitotietojen oikea-aikaisuus, paikkansapitävyys ja kattavuus. Kahta lukuun ottamatta kaikkien pääosastojen järjestelmät validoitiin 31. maaliskuuta 2008 mennessä. Budjettipääosasto koordinoi myös erillisvirastojen ja muiden toimielinten tilinpitäjien verkoston toimintaa ja pyrkii näin ylläpitämään yhteisöjen konsolidoidun tilinpäätöksen korkeaa laatua. 1 2 KOM(2002) 755. Kesäkuun 30. päivänä 2003 (SEC(2003) 790), 31. joulukuuta 2003 (SEC(2004) 118), 30. kesäkuuta 2004 (KOM(2004) 565), 31. tammikuuta 2005 (KOM(2005) 90), 31. maaliskuuta 2006 (KOM(2006) 358) ja 31. maaliskuuta 2007 (KOM(2007) 343). FI 4 FI

6 Komission, erillisvirastojen ja muiden toimielinten tilinpitäjät varmensivat tilinpäätöksensä allekirjoituksellaan ensi kertaa heinäkuussa FI 5 FI

7 ABAC-tietojärjestelmän kehittäminen ja laajentaminen Kaikki komission toimialat on nyt liitetty ABAC-järjestelmään, jota alettiin soveltaa myös lähetystöissä ja edustustoissa vuonna Järjestelmän piiriin otetaan lisäksi kaikki toimeenpanovirastot, järjestelmän vapaaehtoisesti käyttöön ottavat perinteiset erillisvirastot, Euroopan tietosuojavaltuutettu ja kaksi komiteaa. Edellä mainituista elimistä kuusi liittyi järjestelmään raportointivuoden aikana, minkä jälkeen järjestelmän piirissä on 15 yksikköä. Euroopan kehitysrahaston tilien siirtäminen ABAC-järjestelmään aloitettiin uudestaan vuonna 2007, ja hanke saadaan aikataulun mukaisesti päätökseen vuoden 2008 aikana. Seuraavat toimet toteutettiin osana strategiaa, jolla keskeiset taloushallintojärjestelmät integroidaan keskipitkällä aikavälillä yhteiseen tietotekniseen alustaan: Talousarviokirjanpitojärjestelmä siirrettiin uuteen talousarvion valvontamoduuliin (BCS), minkä jälkeen paikallisia budjettikohtia on tarkoitus hallinnoida keskitetyssä SAPjärjestelmässä ABAC-Workflow -sovelluksen sijaan. Suunnitelma, jonka mukaisesti omaisuuserien hankintojen ja vaihto-omaisuuden hallinnointi siirretään SAP-moduuliin, on edistynyt toteutettavuustutkimuksen tekemisen jälkeen. Toimintaa koskevat eritelmät ovat valmiit Brysselin (OIB) ja Luxemburgin (OIL) infrastruktuuri- ja logistiikkatoimistojen osalta. Uusi järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön vuoteen 2009 mennessä. Lisäksi kartoitettiin lisätoimintojen siirtämistä SAP-järjestelmään sekä mahdollisuuksia perustaa nykyistä ABAC-Contracts -sovellusta parempi järjestelmä sopimusten hallinnointiin. Taloudellisen raportoinnin kehittäminen Yhdistetty tietovarasto saavutti tuotantovaiheen suunnitelmien mukaisesti heinäkuussa Sitä on käytetty laadittaessa vuoden 2007 toimintakertomusten liitteitä ja kerättäessä maksuja koskevia tietoja, jotka on toimitettu kunkin jäsenvaltion ylimmälle tilintarkastuselimelle valvonnan laadun parantamiseksi. Raportointi komission taloudellisista suhteista yksittäisiin edunsaajiin on hyvätasoista, mutta muita raportointivälineitä on kehitettävä, jotta käyttäjien tarpeisiin voidaan vastata paremmin. Koulutus ja käyttäjätuki Komissio jatkoi korkealaatuisten talous- ja rahoitusasioihin liittyvien kurssien tarjoamista eri puolilla maailmaa työskentelevälle komission, erillisvirastojen ja toisten toimielinten henkilöstölle. Tyytyväisyys koulutuksen laatuun nousi 96 prosenttiin vuonna NYKYAIKAISTETUN KIRJANPITOJÄRJESTELMÄN TOTEUTUS KOMISSIOSSA 3.1. Tilinpäätös Euroopan yhteisöjen vuosien 2005 ja 2006 tilinpäätös EY:n vuosien 2005 ja 2006 tilinpäätökset laadittiin soveltaen nykyaikaistettua kirjanpitojärjestelmää. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti tilinpäätöksen ja vahvisti sen. Tilintarkastustuomioistuin esitti muutamia varaumia ja huomautuksia, jotka FI 6 FI

8 eivät koskeneet koko tilinpäätöstä vaan auttoivat kehittämään kirjanpidon valvontaa. Euroopan parlamentti on sittemmin myöntänyt vastuuvapauden molemmista tilinpäätöksistä. Euroopan yhteisöjen vuoden 2007 tilinpäätös EY:n vuoden 2007 alustava tilinpäätös toimitettiin tilintarkastustuomioistuimelle 31. maaliskuuta 2008, ja sitä tarkastetaan parhaillaan. Tilintarkastustuomioistuimen havaintojen perusteella tehtävien mahdollisten oikaisujen jälkeen tilinpitäjä varmentaa tilinpäätöksen allekirjoituksellaan ja komissio hyväksyy sen ennen heinäkuun 31. päivää Tilinpäätöstietojen laatu paranee vuosittain, kun käyttäjät tuntevat uuden järjestelmän ja sen säännöt paremmin. Kirjanpidon laatua parantavien hankkeiden (ks. jäljempänä) kaltaiset aloitteet näyttävät parantavan kirjanpitotietojen ja samalla myös tilinpäätöksen luotettavuutta. Yksikään pääjohtaja tai toimialajohtaja ei sisällyttänyt varaumaa vuoden 2007 toimintakertomukseensa liitettyyn lausumaan. Komissio on joka vuosi yrittänyt parantaa tilinpäätöksessä annettavien tietojen laatua, jotta sen käyttäjille voidaan antaa ymmärrettävämpiä ja käyttökelpoisempia tietoja. Tästä voidaan mainita esimerkkinä aiheettomien maksujen takaisinperinnästä ja rahoitusoikaisuista annetut tiedot, jotka kiinnostavat erityisesti vastuuvapauden myöntäviä viranomaisia Koulutus Vuonna 2007 jatkettiin merkittävää panostusta henkilöstön koulutukseen, jonka osalta on huomattava erityisesti seuraavat saavutukset: Komission henkilöstölle tarjottiin yli osallistujapäivän verran ABAC- ja SAP-koulutusta Brysselissä ja Luxemburgissa (lukuun sisältyvät erityisesti lähetystöissä olevalle komission henkilöstölle suunnatut tilaisuudet). Tyytyväisyys koulutuksen laatuun nousi 91 prosentista 94 prosenttiin vuosina ja 96 prosenttiin vuonna Osallistujista 44 prosenttia katsoi vuonna 2007, että kurssit olivat erittäin hyviä, kun vastaava luku oli 38 prosenttia vuonna Erillisvirastoille tilattiin tarpeiden mukainen erityiskoulutuspaketti, joka on ollut saatavilla huhtikuun lopusta Talous- ja rahoitusasioita koskevan koulutuksen puitesopimuksen uusimiseksi järjestettiin tarjouskilpailu (edellisen puitesopimuksen voimassaolo päättyi 23. maaliskuuta 2008). Uusi kaikki toimielimet kattava sopimus allekirjoitettiin 7. maaliskuuta Sitä sovelletaan kaikkiin erillisvirastoihin ja muihin toimielimiin. Vuoden 2008 tärkein tavoite on jatkaa korkealaatuisten kurssien tarjoamista eri puolilla maailmaa työskentelevälle komission henkilöstölle sekä toimielinten ja erillisvirastojen henkilöstölle. Lisäksi kurssit on mukautettava tietotekniikan kehitykseen. Kirjanpito- ja tilinpäätösasioista annettavaa koulutusta tehostetaan FI 7 FI

9 vuonna Tarkoitus on toteuttaa käytännön kurssi, joka korostaa ABACjärjestelmään tehtävien kirjausten ja niiden kirjanpitovaikutusten välistä yhteyttä. 4. KIRJANPIDON VALVONTAYMPÄRISTÖ JA PAIKALLISJÄRJESTELMIEN VALIDOINTI Uusien kirjanpito- ja tilinpäätöspuitteiden käyttöönoton johdosta kutakin pääosastoa ja toimialaa pyydettiin varmistamaan, että sen tilinpitomenettelyt on järjestetty riittävän hyvin, jotta kirjanpitotiedot ovat korkealaatuisia. Kirjanpitojärjestelmään suoraan kirjattujen tai paikallisjärjestelmien kautta siirrettyjen tietojen laatu riippuu valvontaympäristöstä, jonka kukin valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä on luonut. Budjettipääosasto on ottanut käyttöön kaksi välinettä, joiden avulla tilinpitäjä voi tulojen ja menojen hyväksyjän antamien tietojen perusteella saada helpommin riittävän varmuuden siitä, että tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan toimielimen tai erillisviraston taloudellisesta asemasta: kirjanpidon laatua parantava hanke ja paikallisjärjestelmien validointi Kirjanpidon laatua parantava hanke Kirjanpidon laatua parantava hanke suunniteltiin vuoden 2006 aikana, jotta kaikkien pääosastojen kirjanpitoympäristöä voitaisiin parantaa keskipitkällä aikavälillä. Hanke käynnistettiin kaikissa pääosastoissa maaliskuussa Hankkeen tavoite on esitellä tulojen ja menojen hyväksymisestä vastaaville yksiköille niiden käytettävissä olevat tietotekniikkavälineet sekä valvontakeinot, joiden avulla ne voivat varmistaa hallinnoimiinsa toimintoihin liittyvien kirjanpito- ja tilinpäätöstietojen korkean laadun. Tärkeimpien taloushallinnon toimijoiden, erityisesti kirjanpitoyhteyshenkilöiden, vastuut ja tehtävät määriteltiin. Kirjanpitoyhteyshenkilöt ovat nyt virallisesti osa kunkin pääosaston organisaatiokaaviota. Kirjanpitoyksiköt ovat laatineet useita ohjeistuksia ja käytännön apuvälineitä ja esitelleet ne pääosastoille. Kukin pääosasto ja toimiala laativat rekisterin kirjanpito- ja tilinpäätösasioihin liittyvistä riskeistä ja tekevät ehdotuksen toimintasuunnitelmaksi, jolla näitä riskejä voidaan käytännössä hallita. Kirjanpidon tarkistus toteutetaan tarkastelemalla säännöllisesti kirjanpitoon ja tilinpäätöksen laadintaan liittyvien menettelyjen ja valvonnan asianmukaista soveltamista sekä laatimalla tarkastelusta asiakirjat. Tarkistusasiakirjassa kuvaillaan tarkastelun toteutusta sekä valvontatoimia ja niiden toteutustiheyttä. Lisäksi esitetään tarkistuksen tulokset ja puutteiden korjaamisen edellyttämät toimet. Toimintasuunnitelma ja tarkistusasiakirjan tiivistelmä toimitetaan tilinpitäjälle, joka analysoi ne ja esittää huomautuksensa. Hankkeen tulokset alkoivat näkyä vuonna 2007, kun tilien päättämisen yhteydessä toimitettuihin tietoihin tehtiin aiempaa vähemmän oikaisuja Paikallisjärjestelmien validointi Paikallisten tietotekniikkajärjestelmien käyttö kirjanpidossa lisää riskiä siitä, että tietojen laatu heikkenee. Lisäksi se tekee tietojen käsittelyn monimutkaisemmaksi. Paikallisjärjestelmiä käyttävät pääosastot ovat vastuussa kirjanpitotietojen laadusta ja niiden eheydestä. Niiden on myös varmistettava, että paikalliset järjestelmät on mukautettu ABAC-järjestelmän toimintaan. Tilinpitäjän tehtäviin kuuluu tulojen ja menojen hyväksyjien perustamien kirjanpitojärjestelmien validointi. Tilinpitäjä FI 8 FI

10 tarkastaa, että nämä järjestelmät ja niiden valvonta täyttävät asetetut vaatimukset, tekemällä joko tarkastuksia paikalla tai lähettämällä kyselylomakkeita, jos on kyse vähäisiä talousarviovaroja hallinnoivista toimialoista. Myös järjestelmiin tehtäviä huomattavia muutoksia tarkastellaan. Vuosikertomuksessa on tiivistelmä työn tuloksista ja tietoja useita pääosastoja koskevista seikoista. Budjettipääosaston validointiryhmä seuraa valvontaa kaikissa pääosastoissa ja kaikilla toimialoilla varmistaakseen, että kirjanpidon laatua parantavan hankkeen yhteydessä annettuja ohjeita noudatetaan. Tarkastuksia kohdistetaan erityisesti tilikausien erottamisessa sovellettaviin menettelyihin ja tilien päättämisessä käytettäviin laskelmiin. Validointiryhmä käynnisti vuonna 2007 ohjelman, jonka puitteissa tarkastetaan perinpohjaisesti kahdeksan järjestelmää, joiden tarkoituksena on tuottaa tai perustella kirjanpitotietoja ja jotka tilinpitäjä on määritellyt varainhoitoasetuksen 61 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti. Paikalla tehtyjen tarkastusten kohteena vuosina olleiden toimialojen lukumäärä nousee ohjelman myötä 30:een. Nämä tarkastukset kattavat suurimman osan komission menoista. Aiemmissa kertomuksissa esiin tulleita seikkoja koskevaan seurantaan käytettiin myös paljon resursseja. Seurannan tulokset sisällytettiin huhtikuun 2008 alussa annettuun yleiskertomukseen, joka kattaa vuoden Toimialat ovat yleisesti ottaen toteuttaneet asianmukaisia toimia ratkaistakseen vuosien aikana esille tuodut keskeiset seikat. Menettely, jolla tilinpitäjä voi tarkastella paikallisiin tieto- ja hallintojärjestelmiin tehtäväksi ehdotettuja muutoksia ja hyväksyä asianmukaisiksi katsomansa muutokset, otettiin käyttöön kesäkuussa Vuoden 2007 aikana tutkittiin ja hyväksyttiin 15 olennaista muutosta. Viimeisimmän seurantakertomuksen antamiseen mennessä kolmen pääosaston (yhteistyötoimisto EuropeAid (AIDCO), koulutuksen ja kulttuurin pääosasto (EAC) ja ulkosuhteiden pääosasto (RELEX)) järjestelmiä ei ollut validoitu. Lisäksi ABAC- Contracts -sovelluksen käytöstä Yhteisessä tutkimuskeskuksessa (JRC) oli edelleen voimassa varauma. AIDCO:n paikallisjärjestelmä on validoitu aiemmin todettujen parannusten perusteella. Paikallista tietotekniikkajärjestelmää koskeva varauma kumottiin vuonna 2008, koska CRIS-tietojärjestelmä on järjestelmällisesti täsmäytetty keskuskirjanpitojärjestelmän kanssa. JRC on siirtänyt kaikki vuoden 2007 sopimuksensa keskustietokantaan (ABAC Contracts). Vuosien 2005 ja 2006 sopimukset on myös siirrettävä keskustietokantaan, jotta JRC voi täyttää velvoitteensa. Kahden pääosaston (EAC ja RELEX) järjestelmät ovat yhä validoimatta. Kummankin pääosaston on vielä ratkaistava joitakin kysymyksiä, mutta vuoden 2007 aikana edistyttiin merkittävästi. EAC paransi erityisesti sisäistä valvontajärjestelmäänsä ja RELEX otti onnistuneesti käyttöön ABAC-järjestelmän lähetystöissä. FI 9 FI

11 5. YLEISTÄ TALOUSARVIOTA KOSKEVA TIETOTEKNIIKAN KEHITTÄMINEN Tietotekniikan kehittämistä koskevan suunnitelman tavoitteena on tarjota tietojärjestelmä, jolla voidaan parantaa rahoituskirjanpitoa, valvontaa ja raportointia sekä integroida erilaiset tietotekniikkamoduulit paremmin järjestelmään. Tietotekniikkastrategialla pyritään standardoimaan sovellusalustat, jotta voidaan parantaa käyttäjätukea ja vähentää ylläpitokustannuksia. Komissio on työskennellyt määrätietoisesti vuodesta 2005 siirtyäkseen kirjanpitosovelluksissaan ainoastaan kahden alustan käyttöön. ABAC Accounting käyttää SAP-järjestelmää ja ABAC Workflow Javaa. Keskipitkällä aikavälillä komissio pyrkii integroimaan kaikki kirjanpitoprosessinsa yhteen alustaan. Strategia perustuu buy before build -periaatteeseen, jonka mukaisesti käytetään saatavilla olevia valmiita kaupallisia ohjelmistoja sen sijaan, että kehitettäisiin omia sisäisiä sovelluksia. Osana tätä strategiaa budjettipääosasto on ottanut talousarvion hallinnoinnissa käyttöön SAP BCS -moduulin sekä testannut ja analysoinut standardoitua SAP-pohjaista ratkaisua varainhoidossa. Lisäksi se analysoi standardoitua ratkaisua hankintamenettelyjä varten ja kartoittaa vaihtoehtoja uutta SAP-sovellusarkkitehtuuria varten. Jäljempänä kuvaillaan kaikkien kyseisten aloitteiden edistymistä. Yksityiskohtaisemmat tiedot ovat liitteessä I ABAC-päivitykset Huhtikuun 2007 ja maaliskuun 2008 välisenä aikana tuotantoon otettiin kolme uutta versiota ABAC Workflow -sovelluksesta ja siihen liittyvistä moduuleista. Uusilla versioilla on tiivistetysti seuraavat tavoitteet: parannetaan toimintoja, joilla tuetaan talousarvion toteuttamista ja liikekirjanpidon hallinnointia; toteutetaan vuonna 2007 tarkistettua varainhoitoasetusta tukevat toimet; uudistetaan asteittain ABACjärjestelmän tekninen perusta. ABAC Assets Budjettipääosasto rajoittaa ABAC Assets -sovellukseen tehtävät investoinnit välttämättömään ylläpitoon ja pieniin parannuksiin (erityisesti EU:n lähetystöjä koskevat toimet). ABAC Assets -sovelluksen asteittainen käytöstä poistaminen tapahtuu samassa tahdissa kuin sen seuraajan (ABAC SAM) käyttöönotto (ks. jäljempänä 5.4 kohta). Pääosastojen ei pitäisi käyttää näitä kahta järjestelmää yhtä aikaa. ABAC Contracts ABAC Contracts -sovelluksen osalta on käynnissä alustava arviointi, joka liittyy sen toimintojen mahdolliseen integrointiin ABAC-kokonaisjärjestelmään. Tässä yhteydessä hyödynnetään oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosaston (JLS) kokemuksia SAP Grantor -moduulin käyttöönotosta. ABAC Contracts -sovellukseen ei toistaiseksi tehdä kuin ylläpidon edellyttämät välttämättömät investoinnit. Yhdistetty tietovarasto Nykyisellään on vaikeaa synkronoida kahta taloudellisia tietoja sisältävää varastoa ja täsmäyttää niiden tietoja tilinpäätöksessä. Ne korvataan asteittain yhdistetyllä FI 10 FI

12 tietovarastolla, joka perustuu tilinpäätösperiaatteisiin. Vanhat tietovarastot on tarkoitus sulkea vuoden 2009 puolivälissä Tietotekniikan kehitysprosessi ja järjestelmäarkkitehtuuri Tietotekniikan kehitysprosesseja parannetaan ottamalla käyttöön tiedon mallintamistekniikoita, joita tuetaan tarkoitusta varten kehitetyillä välineillä. Tällä lähestymistavalla varmistetaan, että tietotekniikkajärjestelmät ovat yhdenmukaisia komission operatiivisten menettelyjen kanssa, kaikki asiakirja-aineisto on ajan tasalla ja sitä säilytetään keskitetysti ja ohjelmistosuunnittelu on tehokasta BCS (Budget Control System) SAP:n FM-moduulin uudella BCS-versiolla korvattiin huhtikuussa 2008 talousarvion keskitetyssä hallinnoinnissa käytettävä FBS-versio. Siihen voidaan sisällyttää osastojen tarvitsemat paikalliset budjettikohdat, jotta niillä on käytössä yksityiskohtaisempi järjestelmä talousarvioidensa hallinnointiin SAM (Supply and Assets Management) Osana tietojärjestelmien integrointistrategiaansa budjettipääosasto analysoi perusteellisesti ja kehittää täysin integroitua Supply and Assets Management -moduulia, jolla korvataan nykyisin käytössä oleva ABAC Assets. Supply and Asset Management -moduulin alustava versio esiteltiin budjettipääosastolle ja OIB:lle maaliskuussa Esittelyn perusteella päätettiin siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Käyttökelpoisuuden osoittamiseksi tehtävä kattava analyysi (proof of concept) ja prototyyppi esiteltiin budjettipääosastolle, OIB:lle ja OIL:lle heinäkuussa Tämän jälkeen tehtiin päätös uuden moduulin käyttöönotosta. Kaikkien 12:n varojen hallinnoinnista vastaavan toimialan tarpeet integroidaan asteittain SAM-moduuliin. Työ etenee aikataulun mukaan, ja OIB:stä ja OIL:stä on tarkoitus tulla ensimmäisiä uutta moduulia käyttäviä toimialoja vuoden 2008 lopussa. Kaikkien toimialojen pitäisi ottaa SAM käyttöön vuoteen 2011 mennessä. Erityisesti on otettava huomioon RELEX:in erityispiirteet. 6. ABAC LÄHETYSTÖISSÄ Kaikki lähetystöt ovat tammikuusta 2007 käyttäneet suoraan ABAC-järjestelmää, johon on sisällytetty ennakkotilimoduuli pienten, alle 300 euron maksujen kirjaamisen helpottamiseksi. ABAC sisältää myös toiminnot pankkitilien ja käteisvarojen täsmäyttämiseksi. ABAC Assets mukautettiin lähetystöjen käyttöön huhtikuussa 2007, ja kaikki komission omaisuuserät on nyt luetteloitu ABACjärjestelmään. Tietotekniikkajärjestelmään tehtiin vuoden 2007 aikana useita parannuksia, joilla ratkaistiin lähetystöjen ilmoittamia ongelmia. Lisäksi otettiin käyttöön ABAC Assets -sovelluksen puuttuvat toiminnot. Lähetystöissä ei ollut kyse pelkästä tietotekniikkajärjestelmien muutoksista, koska samalla siirryttiin maksuperusteisesta suoriteperusteiseen kirjanpitoon. Lähetystöt ovat joutuneet kehittämään osaamistaan kummallakin osa-alueella, ja uusia FI 11 FI

13 menettelyjä on sovellettava asianmukaisesti ennen kuin RELEX:n rahoitusjärjestelmät voidaan validoida (ks. edellä 4.2 kohta). 7. EUROOPAN KEHITYSRAHASTO Yleisen talousarvion kirjanpidosta poikkeavassa Euroopan kehitysrahaston kirjanpidossa käytettävää tietotekniikka-alustaa uudistetaan parhaillaan. EKR:n tarvitsema ABAC-kehitystyö saatiin pääosin valmiiksi ja testatuksi vuoden 2006 puoliväliin mennessä, mutta uuden tietotekniikkajärjestelmän (CRIS-ABAC- EDF) käyttöönottoa on pitänyt lykätä pääasiassa siksi, että AIDCO:n on saatava valmiiksi toimet, joilla CRIS-järjestelmä muutetaan yleisen talousarvion suoriteperusteisten kirjanpitosääntöjen mukaiseksi. EKR:n uusi tietojärjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön tammikuussa Molemmat pääosastot ovat täysin sitoutuneet määräajan noudattamiseen. Suunnitelmien mukaan 2008 on viimeinen vuosi, jolloin EKR:n tilinpäätöksen pohjana olevat tiedot eivät ole kansainvälisten standardien mukaisia. Vaikka uudet tietotekniikkajärjestelmät edellyttävät vielä kehitystyötä, EKR:n tilinpäätös on laadittu suoriteperusteisen kirjanpidon periaatteiden mukaisesti jo vuodesta ABAC-JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO MUISSA TOIMIELIMISSÄ JA ERILLISVIRASTOISSA Erillisvirastot ja muut toimielimet voivat halutessaan ottaa ABAC-järjestelmän sijaan käyttöön jonkin muun järjestelmän. Jos ABAC valitaan, suoraan komission tilinpitäjän alaisuudessa toimiva tarkoitusta varten perustettu hanketyöryhmä suunnittelee, analysoi ja koordinoi kaikki ABAC:n käyttöönottoon liittyvät toiminnot sekä ajoituksen että resurssien osalta. ABAC-järjestelmässä kullekin erillisvirastolle luodaan omat rahoitus- ja kirjanpitopuitteet. Tilinpitäjät vastaavat edelleen niiden tilinpäätöksestä ja maksujen suorittamisesta. Viisi sääntelyvirastoa 3 liitettiin ABAC-järjestelmään vuoden 2007 aikana. Yhdeksän muuta virastoa 4 alkaa käyttää ABAC-järjestelmää vuonna Vähintään 12 muuta virastoa tai elintä on tarkoitus liittää ABAC-järjestelmään vuosina 2009 ja Näiden elinten käytössä nykyään oleva SI2-moduuli poistetaan käytöstä asteittain, ja sitä ylläpidetään siihen saakka, kunnes kaikki elimet on liitetty uuteen järjestelmään. 3 4 Euroopan unionin perusoikeusvirasto (FRA), Euroopan oikeudellisen yhteistyön yksikkö (Eurojust), Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiö (Eurofound), yhteisön kalastuksenvalvontavirasto (CFCA) ja Euroopan kemikaalivirasto (ECHA). Kolme toimeenpanovirastoa (Euroopan laajuisen liikenneverkon toimeenpanovirasto (TEN-T EA), Euroopan tutkimusneuvoston toimeenpanovirasto (ERCEA) ja tutkimuksen toimeenpanovirasto (REA)) sekä kuusi sääntelyvirastoa (Fusion for Energy (F4E), Euroopan poliisiakatemia (CEPOL), Euroopan työterveys- ja työturvallisuusvirasto (OSHA), Euroopan verkko- ja tietoturvavirasto (ENISA), Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskus (EMCDDA) ja Euroopan unionin elinten käännöskeskus). FI 12 FI

14 9. PÄÄTELMÄT Euroopan komission uuden kirjanpitojärjestelmän avulla suoriteperusteiset tilinpäätökset on laadittu säädetyssä määräajassa, ja kansainvälisesti hyväksyttyjä tilinpäätösstandardeja on noudatettu olennaisin osin. Komissio ei voi kuitenkaan tyytyä tähän mennessä saavutettuihin tuloksiin. Kirjanpito- ja taloushallintoprosesseja on parannettava ja kehitettävä edelleen. Jäljellä ovat seuraavat tärkeimmät haasteet: järjestelmiin on tehtävä tarvittavat parannukset sen varmistamiseksi, että pääosastot kirjaavat kaikki kirjanpitotapahtumat täsmällisesti ja paikkansapitävästi; RELEX:n ja EAC:n paikallisjärjestelmien validointi on saatava päätökseen; EKR:n tilit on sulautettava ABAC-järjestelmään ja 46 lähetystön henkilökunta on koulutettava; tietotekniikkajärjestelmien integrointi on toteutettava optimaalisesti yhdistämällä komission kirjanpitojärjestelmät mahdollisuuksien mukaan yhdelle alustalle; tilinpäätösraportointia ja johdon raportointia on kehitettävä; uusille käyttäjille (esimerkiksi erillisvirastot) on taattava yhtäläinen palvelutaso. Seuraavien kahden vuoden hankesuunnitelmassa käsitellään näitä tavoitteita, ja komissio on sitoutunut toteuttamaan julkisen sektorin kirjanpito- ja tilinpäätösmenettelyjä koskevat korkeatasoisimmat standardit. Yhä suurempien haasteiden edessä budjettipääosasto on tietoinen siitä, että sen nykyinen kirjanpitojärjestelmä on saavuttanut rajansa yleisen talousarvion tulojen ja menojen kirjaamisessa ja raportoinnissa. Budjettipääosaston on jatkossa toteutettava strategiaansa, jonka mukaan yleistä talousarviota hallinnoidaan yhdellä standardoidulla tietoteknisellä alustalla käyttäen ohjelmistoja, joiden toimittaja vastaa niiden ylläpidosta. Tämä strategia haastaa komission toiminnoissa nykyään sovellettavat kirjanpito- ja tilinpäätösmenettelyt. Tarvitaan avoin ja joustava lähestymistapa, jotta komissio voi jatkossakin soveltaa IPSAS-standardien mukaisia mahdollisimman korkeatasoisia julkisen sektorin kirjanpito- ja tilinpäätösmenettelyjä. FI 13 FI