Arc Enterprise Console Operator Attendant

Transkriptio

1 Arc Enterprise Console Operator Attendant Viiteopas Versio 5.1

2 Arc Solutions (International) Ltd. Kaikki oikeudet pidätetään. Tämän käyttöoppaan mitään osaa ei saa jäljentää missään muodossa tai millään tavalla eikä sitä saa käyttää luomaan siitä johdannaista teosta (kuten käännöstä, muunnosta tai sovellusta) ilman Arc Solutions (International) Limitedin lupaa. Arc Solutions (International) Limited pidättää itsellään oikeuden uudistaa tätä käyttöopasta ja muuttaa sen sisältöä ajoittain ilman Arc Solutions (International) Limitedin velvoitetta ilmoittaa uudistamisesta tai muutoksesta. Cisco on Cisco, Inc.:n rekisteröity tavaramerkki. Ellei toisin ole mainittu, Arc Solutions (International) Limitedin rekisteröidyt tavaramerkit on rekisteröity Isossa Britanniassa, ja ne on saatettu rekisteröidä muissakin maissa. Kaikki tavaramerkit tunnustetaan. Eurooppa Pohjois ja Etelä Amerikka Tyynenmeren alueen Aasia Lähi itä ja Afrikka Arc Solutions (International) Ltd. Innovation House Pincents Lane, Reading, Berkshire. RG31 4UH Puh: +44(0) Faksi: +44(0) Sähköposti: Tuki tai +44(0) Ison Britannian ulkopuolelta Arc Solutions (International) Inc. Research Triangle Park 4819 Emperor Blvd Durham North Carolina Puh: Faksi: Sähköposti: Tuki Arc Solutions (International) Ltd. 2 Marks Street Naremburn NSW 2065 Australia Puh: Faksi: +61 (0) Sähköposti: info@arcsolutions.com Tuki tai +44(0) Mettoni FZE Room D306 Dubai Silicon Oasis PO Box Dubai. Arabiemiirikunnat Puh: Faksi: Sähköposti: info@arcsolutions.com Tuki +44(0) A Mettoni Limited Company Ensimmäinen painos, kesäkuu 2008 tuki versiota 5.0.x Toinen painos, elokuu 2009 tukee versiota 5.1 Kolmas painos, kesäkuu 2010 tukee versiota Kirjoittaja: Mark Kent Painettu Englannissa Laitteisto noudattaa kaikkia asianmukaisia ehtoja, jos sitä käytetään käyttöoppaan ohjeiden mukaisesti. V5.1.2a_PR0610

3 Arc Enterprise Operator Attendant Console Viiteopas Seuraavassa asiakirjassa on Arc Enterprise Operator Attendant Consolea käyttävän operaattorin viiteopas. Sivun oikeassa reunassa olevassa sarakkeessa on lueteltu näppäimet, joilla toiminto suoritetaan. 5.1 Puheluun vastaaminen Yleisin tapa on vastata seuraavaksi suurimman prioriteetin puheluun. Paina Vastaa seuraavaan näppäintä. (PLUS +) Puhelun tiedot ovat Aktiiviset puhelut kentässä. (F7) Soittaja on piirissä. Jotkin jonot voi olla määritetty vastaamaan automaattisesti. Nämä puhelut näkyvät heti Aktiiviset puhelut kentässä (F7). Soittaja on piirissä. 5.2 Puhelun siirtäminen Siirrä katsomatta Puhelun tiedot ovat Aktiiviset puhelut kentässä. (F7) Valitse alanumero näppäimistön oikealla puolella olevalla numeronäppäimistöllä. Viimeistele numeronvalinta painamalla Yhdistä näppäintä. (ENTER) Jos alanumeron läsnäolon tila on asetettu, näyttöön voi tulla ikkuna, jossa näkyy läsnäolo ja linjan tila. Näyttöön tulee vaihtoehtoja, joilla siirto voidaan tehdä. Vapauta puhelu painamalla Yhdistä näppäintä uudelleen. (ENTER) Puhelu poistuu konsolista. Palauttaminen, jos puheluun ei vastata Jos kohdealanumero ei vastaa, puhelu palautuu Puhelun edistyminen kenttään aikakatkaisun vuoksi. (F5) Valitse Puhelun edistyminen kentästä. (F5) Paina Palauta näppäintä. (PAGE DOWN) Puhelu palaa Aktiiviset puhelut kenttään. (F7) Soittaja on piirissä. Ilmoitettu/neuvotteleva siirto Puhelun tiedot ovat Aktiiviset puhelut kentässä. (F7) Valitse alanumero näppäimistön oikealla puolella olevalla numeronäppäimistöllä. Viimeistele numeronvalinta painamalla Yhdistä näppäintä. (ENTER) Jos alanumeron läsnäolon tila on asetettu, näyttöön voi tulla ikkuna, jossa näkyy läsnäolo ja linjan tila. Näyttöön tulee vaihtoehtoja, joilla siirto voidaan tehdä. Pysy linjalla ja ilmoita puhelusta. Ei vastausta Palaa soittajaan painamalla Peruuta neuvottelu näppäintä (MIINUS ) Arc Enterprise Operator Attendant Console - Viiteopas 5-1

4 Hyväksytty Vapauta puhelu painamalla Yhdistä näppäintä uudelleen. (ENTER) Puhelu poistuu konsolista. Hylätty Palaa soittajaan painamalla Peruuta neuvottelu näppäintä. (MIINUS ) Jos vastaanottaja pyytää lisätietoja: Palaa soittajaan painamalla Ota käyttöön tai poista käytöstä. (PLUS +) Palaa vastaanottajaan painamalla Ota käyttöön tai poista käytöstä. (PLUS +) Yhdistä puhelu Kun vastaanottaja on piirissä: Vapauta puhelu painamalla Yhdistä näppäintä. (ENTER) Puhelu poistuu konsolista. 5.3 Puhelun asettaminen pitoon ja palauttaminen Puhelun asettaminen pitoon Aktiivinen puhelu puhelussa (F7) Paina Aseta pitoon näppäintä. (PAGE DOWN) Puhelu korostetaan Puhelun edistyminen kentässä. (F5) Muistiinpanoilla varustetun puhelun asettaminen pitoon Valitse pitoon asetettava puhelu Aktiiviset puhelut kentästä. (F7) Paina Aseta pitoon muistiinpanoilla näppäintä. (PAGE UP) Puhelu korostetaan Puhelun edistyminen kentässä. (F5) Puhelun palauttaminen Valitse Puhelun edistyminen kentästä. (F5) Paina Palauta näppäintä. (PAGE DOWN) Puhelu palaa Aktiiviset puhelut kenttään. (F7) Soittaja on piirissä. 5.4 Puheluiden asettaminen jonoon Kun haluamasi puhelu on valittuna Aktiiviset puhelut kentässä: (F7) Soita varattuun alanumeroon. Puhelimesta kuuluu varattu ääni, ja puhelun näyttöikkunassa lukee VARATTU. Paina Aseta jonoon näppäintä. (INSERT) Puhelu poistuu konsolista. 5-2

5 Puhelun palauttaminen Kun jonossa olemisen aikakatkaisuviive saavutetaan ja puhelu on edelleen odottamassa varattua alanumeroa, puhelu palautuu Puhelun edistyminen kenttään aikakatkaisun vuoksi (F5). Valitse Puhelun edistyminen kentästä. (F5) Palauta puhelu painamalla Palauta näppäintä. (PAGE DOWN) Soittaja palaa operaattorin Aktiiviset puhelut kenttään, jossa soittajan kanssa voi keskustella, Jos soittaja haluaa yhä odottaa: Soita varattuun alanumeroon. Puhelimesta kuuluu varattu ääni, ja puhelun näyttöikkunassa lukee VARATTU. Aseta puhelu jonoon varattuun alanumeroon. Paina Aseta jonoon näppäintä. (INSERT) Puhelu poistuu konsolista. Jos soittaja on suostunut odottamaan, kunnes toinen osapuoli vapautuu kun puhelu palautuu aikakatkaisun vuoksi (F5): Valitse Puhelun edistyminen kentästä. Paina Muodosta uudelleen näppäintä. (DELETE) Puhelu palautuu jonoon. 5.5 Väärin valitut puhelut Paina Numeron korjaus näppäintä. (Askelpalautin) Numero pyyhitään. 5.6 Puhelinneuvottelut Operaattori voi käynnistää kolmen henkilön (soittajan, operaattorin ja kolmannen henkilön) keskinäisen puhelinneuvottelun. Valitse puhelu Aktiiviset puhelut kentästä. Valitse puhelinneuvotteluun lisättävä alanumero hakemistosta (tai kirjoita numero). Paina Aloita puhelinneuvottelu näppäintä. (End) Kun saat yhteyden kolmanteen henkilöön ja olet valmis aloittamaan, paina Puhelinneuvottelu näppäintä. (End) Kun puhelinneuvottelun ohjaaja tulee Aktiivinen puhelu kenttään, operaattori voi poistua puhelusta. Toinen tapa: Valitse puhelu Aktiiviset puhelut kentästä. Napsauta haluamaasi alanumeroa hakemistossa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Aloita puhelinneuvottelu. Valitse seuraava osapuoli ja paina Puhelinneuvottelu näppäintä. Kun puhelinneuvottelun ohjaaja tulee Aktiivinen puhelu kenttään, operaattori voi poistua puhelusta. 5.7 Puhelupysäkki Puhelun pysäköiminen Valitse pysäköitävä puhelu Aktiiviset puhelut kentästä. (F7) Paina Pysäköi näppäintä. (HOME) Seuraava vapaa pysäköintiasema otetaan käyttöön, ja sen lamppu palaa vihreänä. Arc Enterprise Operator Attendant Console - Viiteopas 5-3

6 Palauttaminen ennen aikakatkaisua Valitse pysäköintiaseman numero. Paina Yhdistä näppäintä. (ENTER) Puhelu näkyy Aktiiviset puhelut kentässä. (F7) Soittaja on piirissä. Palauttaminen aikakatkaisun aikana Valitse Puhelun edistyminen kentästä. (F5) Paina Palauta näppäintä. (PAGE DOWN) Puhelu näkyy Aktiiviset puhelut kentässä. (F7) Soittaja on piirissä. 5.8 Puheluiden soittaminen sisäiset puhelut Valitse haluamasi numero numeronäppäimistöllä. Viimeistele numeronvalinta painamalla Yhdistä näppäintä. (ENTER) Puhelu näkyy Aktiiviset puhelut kentässä. (F7) Tila muuttuu arvosta Soi arvoon Puhuu, kun puheluun vastataan. 5.9 Puheluiden tyhjentäminen Puhelun katkaiseminen, kun soittaja on kysynyt kysymyksensä: Valitse Aktiiviset puhelut kentästä. (F7) Paina Tyhjennä näppäintä. (ENTER) Puhelu poistuu konsolista Pikavalinta Pikavalinnan käyttäminen Valitse haluamasi Pikavalinta numero ja kaksoisnapsauta sitä. Pikavalinnan lisääminen Voit tehdä sen kahdella tavalla. Tapa 1: Valitse ja vedä haluamasi yhteystieto hiirellä Pikavalinnat alueelle. Tällä alueella olevat merkinnät järjestellään aakkosjärjestykseen. Tapa 2: Napsauta Pikavalinta kenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää pikavalinta. Kirjoita yhteystiedon Numero, Nimi ja Yrityksen nimi. Valitse OK. Pikavalinnat voivat olla joko yksityisiä tai julkisia (kaikkien operaattoreiden nähtävissä). Pikavalinnan poistaminen Valitse poistettava pikavalinta. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista pikavalinta. Valitse vahvistusilmoituksessa Kyllä. Pikavalinnan muokkaaminen Valitse muokattava pikavalinta. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa pikavalintaa. Muuta kohtia Numero, Nimi ja Yritys tarpeen mukaan. Valitse OK. 5-4

7 5.11 Poikittaishaku (CTRL+F2) Kun yhteystieto on valittuna joko Sisäisessä tai Ulkoisessa hakemistossa: Avaa poikittaishaku. (CTRL+F2) Valitse vaihtoehtoinen yhteystieto näytössä olevasta valikoimasta. (ENTER) Poistu poikittaishaun näytöstä painamalla Esc. (ESC) Poikittaishaun määrittäminen Määritä haluamasi poikittaishakukenttä määrittämällä ehdot asetuksissa. (Asetukset ja Suodatinhaku välilehti). Valitse joko kohdasta Osasto tai Etu /sukunimet. Jos valitset Ei mitään, toiminto poistetaan käytöstä Läsnäolo Näytä läsnäolotila ja linjan tila Valitse yhteystieto Sisäisestä tai Ulkoisesta hakemistosta. Paina BLF, läsnäolotila ja vaihtoehtoiset numerot painiketta. (F2) Näyttöön tulee ikkuna, jossa on tilatiedot. Määritysten mukaan yhteyshenkilölle on ehkä määritetty vaihtoehtoisia numeroita. Jos vaihtoehtoinen numero on valittu: Painamalla Yhdistä yhden kerran käynnistät neuvottelevan puhelun kyseiseen alanumeroon. (Enter) Painamalla Yhdistä kaksi kertaa käynnistät puhelun katsomatta kyseiseen alanumeroon. (Enter)+(Enter) Painamalla Haku pysäköit puhelin ja lähetät hakuviestin. (Ctrl)+(P) Voit suorittaa seuraavat puhelunhallintatoimet puhelimen ja hiiren painikkeiden avulla: Vastaa puheluun, Tyhjennä puhelu, Neuvotteleva siirto, Siirrä katsomatta, Siirrä vastaajaan, Aseta pitoon, Aseta pitoon muistiinpanoilla, Aloita puhelinneuvottelu, Pysäköi puhelu, Haku ja Sarjapuhelu. Peruuta valitsemalla Sulje. Kalenterin tarkasteleminen (Riippuu asennetusta tuotteesta ja kokoonpanosta) Valitse yhteystieto Sisäisestä tai Ulkoisesta hakemistosta. Tarkastele tapaamisia avaamalla kalenteri. (CTRL+L) CUPS tietojen tarkasteleminen (Riippuu asennetusta tuotteesta ja kokoonpanosta) Valitse yhteystieto Sisäisessä hakemistossa. Pidä hiiren osoitinta läsnäolotilan kuvan päällä. Läsnäolotilan tiedot tulevat näyttöön. Arc Enterprise Operator Attendant Console - Viiteopas 5-5

8 5.13 Vaihtoehtoiset numerot Näytä yhteystiedon vaihtoehtoiset numerot Valitse yhteystieto Sisäisestä tai Ulkoisesta hakemistosta. Painamalla Vaihtoehtoiset numerot painikkeita näet käytettävissä olevat vaihtoehtoiset yhteystiedot. (CTRL+F12) Valitse vaihtoehtoinen yhteystieto. Valitse sitten jokin seuraavista vaihtoehdoista: Painamalla Yhdistä yhden kerran käynnistät neuvottelevan puhelun kyseiseen alanumeroon. (Enter) Painamalla Yhdistä kaksi kertaa käynnistät puhelun katsomatta kyseiseen alanumeroon. (Enter)+(Enter) Painamalla Haku pysäköit puhelin ja lähetät hakuviestin. (Ctrl)+(P) Voit suorittaa seuraavat puhelunhallintatoimet puhelimen ja hiiren painikkeiden avulla: Vastaa puheluun, Tyhjennä puhelu, Neuvotteleva siirto, Siirrä katsomatta, Siirrä vastaajaan, Aseta pitoon, Aseta pitoon muistiinpanoilla, Aloita puhelinneuvottelu, Pysäköi puhelu, Haku ja Sarjapuhelu. Peruuta valitsemalla Sulje. 5-6

9 Näytön osien esimerkkejä Seuraavissa kuvissa on Arc Enterprise Operator Attendant Consolen näytön eri osien kuvaus. Näiden näyttöjen sisältöön voidaan vaikuttaa asennuksen ja määrityksen aikana, ja niiden ulkoasu voi olla erilainen kuin operaattoreiden käyttämässä näkymässä. Voit vahvistaa asiakkaan muutokset Arc Enterprise järjestelmänvalvojalta. KOKO KONSOLI IKKUNAN ASETTELU SAAPUVAT PUHELUT KENTTÄ (F8) Operaattori ottaa seuraavaksi suurimman prioriteetin puhelun vastaan tästä kentästä painamalla Vastaa seuraavaan (Plus +). Värilliset liput osoittavat eri tervehdyksiä. Arc Enterprise Operator Attendant Console - Viiteopas 5-7

10 AKTIIVISET PUHELUT KENTTÄ (F7) Soittaja siirtyy operaattorin Aktiivinen puhelu kenttään, jossa soittaja on piirissä. Jos jono on määritetty vastaamaan automaattisesti, puhelu näkyy heti Aktiiviset puhelut kentässä ja soittaja on piirissä. PUHELUN EDISTYMINEN KENTTÄ (F5) Jos soittaja on asetettu pitoon tai on palannut vastaamattomuuden, pysäköinnin tai jonossa olon aikakatkaisun vuoksi, puhelu näkyy Puhelun edistyminen kentässä. Tässä esimerkissä kentässä on useita puheluita ja operaattori on korostanut palveltavan puhelun. PYSÄKÖIDYT PUHELUT KENTTÄ Pysäköidyt puhelut pinotaan alanumeroon (esimerkiksi 4041), kunnes alanumero poimii puhelun. Operaattori näkee pysäköidyt puhelut ja kunkin puhelun tilan. 5-8

11 BLF, LÄSNÄOLOTILA JA LINJAN TILA Kun operaattori siirtää puheluita alanumeroihin, joiden läsnäolotilaa ei ole määritetty, käyttäjän näyttöön voi tulla ilmoitus siitä, että puhelun vastaanottavan henkilön läsnäolotila on määritetty. Seuraava kuva esittää yhteenvetonäytön. Jokainen läsnäolovaihtoehtotyyppi on valittu lisätietojen esittämiseksi. Saat tämän näytön näkyviin painamalla F2 sisäisen hakemiston yhteystiedossa. BLF tila ei tuo tätä ilmoitusta näyttöön. Tämä on tarkoituksellista vastaaja ja puhelunvälitystoimintojen vuoksi. Siirron voi suorittaa usealla tavalla. Voit valita vaihtoehdoista Puhelu, Neuvotteleva siirto, Siirrä katsomatta, Siirrä vastaajaan, Aseta pitoon, Aseta pitoon muistiinpanoilla, Aloita puhelinneuvottelu, Pysäköi puhelu tai Haku. Arc Enterprise Operator Attendant Console - Viiteopas 5-9

12 Parannettu tyyli tai Perinteinen tyyli käyttöliittymä Versiossa konsolin käyttöliittymälle voidaan valita Parannettu tyyli tai Perinteinen tyyli. Voit vaihtaa tyyliä ottamalla Näytä valikossa käyttöön komennon Klassinen tyyli tai poistamalla sen käytöstä. Tämä on ensimmäinen vaihe Arc Premium konsolin käyttöliittymän monivaiheisesta päivitystyöstä, jossa siihen tuodaan viimeisimpien käyttöjärjestelmien inspiroimia tyylejä. Lähivuosille suunnitellut päivitysvaiheet luovat valikoiman täysin uudenlaisia asiakaspäätteitä ja sovelluksia. 5-10