OPINNÄYTETYÖSUUNNITELMA. Uudenlaisen yhteistyön rakentuminen. Case Gymnaestrada 2015, Helsinki. Elina Tamminen

Transkriptio

1 OPINNÄYTETYÖSUUNNITELMA Uudenlaisen yhteistyön rakentuminen Case Gymnaestrada 2015, Helsinki Elina Tamminen Kulttuurituotannon ko. (240 op) Arvioitavaksi jättämisaika kk / vuosi

2 SISÄLLYS 1 JOHDANTO 3 2 TAVOITTEET 3 3 TUTKIMUSMENETELMÄT 4 4 ORGANISAATIO 5 5 AIKATAULU 6 6 ALUSTAVA SISÄLLYSLUETTELO 7 ALUSTAVA LÄHDELUETTELO: 9

3 3 1 JOHDANTO Suomen voimisteluliitto järjestää vuonna 2015 yhden maailman suurimmista voimistelun suurtapahtumista, The World Gymnaestradan. Tapahtuma on kansainvälisen voimisteluliitto FIG:n auktorisoima tapahtuma, joka järjestetään, jossain liiton jäsenmaassa joka neljäs vuosi. Tapahtuma on kansainväliseltä osallistujamäärältään. (The World Gymnaestrada: Gymnaestrada) Suomen suurin koskaan järjestetty tapahtuma. Tapahtuman suuruusluokka, sen kansainvälinen näkyvyys ja voimistelujärjestö FIG:n vaatimukset ovat laatineet pohjan uudenlaisen yhteistyökuvion saavuttamiselle. Tapahtuman katsotaan tuovan hyötyä koko Suomelle ja sen pohjalta lähdettiin hakemaan tapahtumalle sen pääyhteistyökumppaneita. Suomen voimisteluliitto, Helsingin kaupunki sekä Opetus- ja kulttuuriministeriö ovat allekirjoittaneet yhdessä kumppanuussopimuksen, joka sitouttaa kaikki tahot tapahtumanjärjestämiseen. Tämänkaltaista kumppanuussopimusta ei ole aiemmin luotu ja tämän vuoksi sen toimivuutta, mahdollisuuksia ja käytäntöä tulisi tutkia lähemmin. Opinnäytetyöni tulee valmistumaan ennen virallista tapahtumapäivää, joten se ei tule sisältämään tapahtuman jälkeisiä tuntemuksia yhteistyöstä tai sen lopullisia tuloksia. Sen sijaan opinnäytetyöni tulee keskittymään nimenomaan uudenlaisen yhteistyösopimuksen luomiseen ja sen toiminnallisen puolen kehittämiseen. Työtäni voitaisiin jatkossa hyödyntää Helsingin kaupungin, opetus- ja kulttuuriministeriön sekä muiden kaupunkien yhteistyökuvioissa organisaatiomallina, jonka pohjalta aloitettaisiin yhteistyö. 2 TAVOITTEET Opinnäytetyölläni on useampia kohderyhmiä kuin ainoastaan tilaajani Suomen voimisteluliitto. Tavoitteena on luoda organisaatiomalli, jota voitaisiin käyttää tulevaisuudessa kaikenlaisissa yhteistyökumppanuuksissa. Tämä malli palvelisi

4 4 paitsi Helsingin kaupunkia, Opetus- ja kulttuuriministeriötä ja Suomen voimisteluliitoa niin myös muita heidän kaltaisiaan organisaatioita. Tämä auttaisi tulevaisuudessa suurtapahtumien järjestäjiä ja helpottaisi Suomessa tapahtumanjärjestäjän työtä. 3 TUTKIMUSMENETELMÄT Opinnäytetyössäni tulen käyttämään kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Aihepiirini ei kosketa suuria massoja, joten kvantitatiivisesta tutkimuksesta ei juuri olisi tutkimuksessani hyötyä. Laskennallisten määrien tutkiminen aiheessa, josta todellisuudessa normaali kuluttaja tietää hyvinkin vähän, olisi paitsi hyödytöntä, myös mahdollisesti haitallista tutkimukselle. Tapahtumien kävijät tietävät loppujen lopuksi tapahtumien yhteistyökuvioista hyvin vähän, mutta saattavat kuvitella tietävänsä paljonkin. Oikein kohdistettu kvalitatiivinen tutkimus voisi sen sijaan tässä tapauksessa paljastaa enemmän. Sen sijaan tulen tekemään henkilökohtaisia haastatteluja sekä sähköisesti, että henkilökohtaisesti tarkkaan valituilta henkilöiltä. Valitsen haastatteluihini henkilöitä, jotka ovat olleet voimisteluliiton ja sen yhteistyökumppaneiden sopimuksen taustatyössä, mukana kirjoittamassa sopimuksia sekä henkilöitä, joilla on aikaisempia kokemuksia suurtapahtumien järjestämisestä. Pyrin suurtapahtumissani huomioimaan kaikki osa-alueet enkä ainoastaan keskittymään urheilutapahtumiin.

5 5 4 ORGANISAATIO Federation de gymnastics Suomen voimisteluliitto Gymnaestrada järjestelytoimikunta (Local organizing committee LOC) Voimistelu / Näytökset Toimisto Helsingin kaupunki Opetus- ja kulttuuriministeriö & tapahtuma paikat Vapaaehtoiset Havainnekuva 1 The World Gymnaestrada tapahtuma on kansainvälisen voimisteluliitto FIG :n tapahtuma. FIG :n alaisuudessa toimii Gymnastics For All, GfA, komitea, joka järjestää joka neljäs vuosi The World Gymnaestrada tapahtuman. Tapahtumaa

6 6 haetaan 5- vuotta ennen tapahtumaa, ja se myönnetään komitean äänestyksen jälkeen eniten ääniä saavuttaneelle järjestölle. Gymnaestrada järjestetään vuonna 2015 ensi kertaa Suomessa, mutta se on kaiken kaikkiaan 15. laatuaan. Gymnastics for All komitea on luovuttanut järjestely vastuun Suomen voimisteluliitolle vuoden 2015 Gymnaestradan järjestämisestä Helsinkiin. Suomen voimisteluliiton hallitus on viimeisessä päätäntä vastuussa suurimmista osakokonaisuuksista. Suomen Voimisteluliitto on nimennyt tapahtumalle Gymnaestrada Local organizing committeen, lyhennettynä LOC:ille. Tämä komitea sisältää neljä eri osa-aluetta. Nämä ovat voimisteluosasto, toimisto, Helsingin kaupunki ja muut yhteystyökumppanit, joihin sisältyy muun muassa Opetus- ja kulttuuriministeriön sekä tapahtumapaikkojen vastuuhenkilöitä.. Kaikilla näillä osa-alueilla on omat johtajansa, jotka vastaavat oman osa-alueensa etenemisestä. Tätä johtoryhmää kutsutaan nimellä Executive group, EXE. Ryhmään kuuluu myös LOC:n presidentti sekä pääsihteeri. Käytännön järjestelytyö tehdään WG2015 toimisto osa-alueella, jossa toimii tapahtuman pääsihteeri, varapääsihteeri sekä viisi täysipäiväistä työntekijää vuosi ennen tapahtumaa. Tämä ryhmä hoitaa tapahtuman käytännön järjestelyjä sekä yhteistyötä muiden organisaatioiden ja yritysten kanssa. Voimisteluosasto koostuu pääasiassa vapaaehtoisista, erikseen valituista luottamushenkilöistä, joilla on suurivastuu tapahtuman erilaisista kokonaisuuksista. Helsingin kaupungin osasto koostuu eri kaupungin organisaatioiden päättäjistä muun muassa liikunta-, matkailu-, ympäristö- ja koulutusvirastosta. Muina yhteistyökumppaneina tapahtumalla toimii muun muassa opetus- ja kulttuuriministeriö, sekä tapahtumapaikkojen vastaavat henkilöt. 5 AIKATAULU Opinnäytetyöni aikatauluna on valmistua syyskuussa. Huhtikuun aion käyttää taustoituksen ja kirjallisuuden etsimiseen ja tutkimiseen. Aion tutkia kaupungin ja järjestöjen organisaatiomalleja sekä hankkia kirjallisuutta projektitoiminnasta, valtion ja kaupungin toimintatavoista ja yhteistyön tärkeydestä. Ulkopuolisen

7 7 kirjallisuuden hankkiminen on kuitenkin tämänkaltaisessa tutkimuksessa haastavaa, joten olen sopinut myös Suomen voimisteluliiton Gymnaestrada komitean pääsihteerin kanssa palavereja, jossa käyn hänen kanssaan läpi projektin yhteistyökumppanuuden kehittymistä, sekä tutustun apulaispääsihteerin luomaan hakuprosessia käsittelevään raporttiin. Toukokuuksi pyrin sopimaan mahdollisimman paljon haastatteluja ja hakemaan tutkimuspohjan opinnäytetyölleni. Kesän ollessa virkamiesten kesäloma aikaa ja heitä on vaikea saada kiinni, niin toukokuu on opinnäytetyöni kannalta tärkeää aikaa. Haastatteluni tulevat kohdistumaan Helsingin kaupungin Gymnaestradan parissa toimiviin virkamiehiin, Opetus- ja kulttuuriministeriön tapahtuman yhteyshenkilöihin sekä muiden suurtapahtumien vastuutuottajiin. Ajatuksenani olisi pyytää muun muassa Valon (entinen Nuori Suomi) erinäisiä tuottajia heidän toiminnastaan muun muassa Your Move- suurtapahtumassa, jääkiekkoliiton vastuutuottajaa jääkiekon MM- kilpailuista sekä yleisurheilun EM2012- tapahtuman vastuutuottajaa. Lisäksi haluaisin benchmarkata myös kulttuurin suurtapahtumia ja löytää suurien tapahtumien tuottajia ja haastatella heitä aiheesta. Kesän aion pyhittää opinnäytetyön kirjoittamiseen. Työskentelen vielä kesä- ja heinäkuun alussa, mutta sen jälkeen pyhitän kaiken ajan opinnäytetyön viimeistelyyn niin, että syyskuussa työ on kokonaisuudessaan valmis. Tavoitteena olisi, että elokuun loppuun mennessä työ olisi luettavissa voimisteluliitolla, jonka jälkeen opinnäyte lopullisesti palautetaan. 6 ALUSTAVA SISÄLLYSLUETTELO Tiivistelmä Johdanto Organisaatio Suomen voimisteluliitto Federation de gymnastics FIG and Gymnastics for All- committee

8 8 Gymnaestrada järjestelytoimikunta Helsingin kaupunki Päätäntäkaavio Opetus- ja kulttuuriministeriö Päätäntäkaavio Yhteistyösopimus Toimintamuodot Päätöksenteko Gymnaestrada komitea Helsingin kaupunki Opetus- ja kulttuuriministeriö Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä Tutkimusmenetelmät Sähköiset haastattelut Henkilöhaastattelut Benchmarking Yhteistyökumppanuudet Muut suurtapahtumat Analyysi Lähteet Liitteet

9 9 ALUSTAVA LÄHDELUETTELO: Federation de gymnastics, Gymnastics for all Committee The World Gymnaestrada Regulations manual. Ei julkaistu. Helsingin kaupunki : Helsingin kaupungin päätöksen tekojärjestelmä. Viitattu t_ksenteko+ja+hallinto/p t_ksentek o Helsingin kaupunki: Helsingin strategiaohjelma Viitattu Opetus ja kulttuuriminiteriö: Kansainvälinen yhteistyö liikunta asioissa. Viitattu Helsingin kaupunki : Designpääkaupunkivuosi kasvoi ennakoitua laajemmaksi. Viitattu Malvela, Marko Käytäntöä parhaimmillaan: Urheilijalähtöistä yhteistyötä. Jyväskylä: Luento ja suunnittelupalvelu Pelikirja. Mäntysalo, Raine Keskuskaupungin ja kehyskunnan jännitteiset kytkennät : viiden kaupunkiseudun yhdyskuntarakenne ja suunnitteluyhteistyö Paras-hankkeen käynnistysvaiheessa. Helsinki: Suomen kuntaliitto. Opetus- ja kulttuuriministeriö : Tukea aikuisten terveyttä edistävään liikuntaan. Viitattu

10 distava_liikunta.html 10 Opetus- ja kulttuuriministeriö: Kulttuuri politiikkaan liittyvät linjaukset, ohjelmat ja hankkeet. Viitattu t_ja_hankkeet/?lang=fi Pelin, Risto Projektihallinnan käsikirja. Helsinki: Projektijohtaminen Oy Risto Pelin. Ristikangas, Vesa & Junkkari, Lari Sukset ristissä: omistajien, hallituksen ja johdon yhteistyö. Helsinki: Kauppakamari. Ristikangas, Vesa & Rinne, Tapani Johtoryhmästä tähtijoukkue. Helsinki: Talentum. Suomen voimisteluliitto, The World Gymnaestrada komitea Projektisuunnitelma. Ei julkaistu. The World Gymnaestrada: Gymnaestrada. Viitattu comn The World Gymnaestrada Lausanne 2011, Final Raport. Ei julkaistu. Valanko, Eero Sponsorointi: Yhteistyökumppanuus strategisena voimana. Helsinki: Talentum. Valkokari, Katri Verkostot liiketoiminnan kehittämisessä. Helsinki: WSOYpro