Varainhankintaohje. 1. Varainhankinta yleisesti Johtoryhmä Varainhankintaohje

Transkriptio

1 Tämä varainhankintaohje on tarkoitettu Suomen jamboreejoukkueen johtajaikäisille jäsenille ohjeeksi siitä, millaisilla periaatteilla ja tavoilla joukkue ja sen jäsenet keräävät varoja. Lippukunnanjohtajat ohjeistavat erikseen leiriläisensä ja sopivat, miten varainhankinnan suhteen toimitaan. 1. Varainhankinta yleisesti Varainhankinnan pääpaino on paikallisella tasolla. Kaikki joukkueen jäsenet voivat osallistua varojen keräämiseen. Lähtökohtana on se, että joukkue kokonaisuutena, käytännössä johtoryhmä ja CMT, kohdistaa varainhankintaponnistelut valtakunnallisiin toimijoihin ja lippukunnat tai esimerkiksi IST-ryhmät tai muut vapaamuotoisemmat ryhmät paikallisiin. Tuotot jaetaan joukkueen, lippukuntien ja ISTien välillä jäljempänä olevien periaatteiden mukaan. Varsinaisia varainhankintamuotoja on kolme: - Yritysyhteistyö - Talkootyö - Avustukset Näiden lisäksi jamboreejoukkue pyrkii luonnollisesti neuvottelemaan sopimuskumppanien kanssa hankintahinnoista sekä tekemään muita järjestelyjä varojen hankkimiseksi. Varainhankintaa koordinoi joukkueen talouspäällikkö Kiira Fröberg, puh , kiira.froberg@partio.fi. Kaikki tiedustelut ja ilmoitukset varainhankinta-asioissa on tehtävä hänelle. Koko joukkuetta edustaa varainhankinnassa joukkueenjohtaja, talouspäällikkö tai muu johtoryhmän nimeämä edustaja. Lippukuntia edustaa lippukunnanjohtaja ja IST-ryhmiä tai muita ryhmiä ryhmän valitsema edustaja. Lippukunnanjohtajat ja ISTit eivät siis saa esiintyä koko joukkueen edustajina tai sopia asioita koko joukkueen nimissä, jos tästä ei ole erikseen sovittu. Tukijalle on aina ilmoitettava, kenelle tuki menee (esim. tietylle leirilippukunnalle tai kaikille tietystä kunnasta mukaan lähteville) ja mihin tarkoitukseen (esim. leirilippukunnan kangasmerkit tai leiriportti). Vain joukkueen johtoryhmä voi hakea tukea Suomen joukkueen nimissä. Kun kyseessä on yksittäinen leirilippukunta tai ryhmä, tulee tukea hakea juuri sen ryhmän nimissä.

2 2. Yritysyhteistyö Keneltä tukea voi pyytää? Suomen joukkueella on tavoitteena neuvotella joukkueen kanssa matkustaville lähtijöille edulliset lentomatkat sekä hankkia yritystukea saunan viemistä varten. Tämän lisäksi joukkue suunnittelee tekevänsä yhteistyötä muutaman suomalaisen yrityksen kanssa muun muassa Suomi-näyttelyn ja muun mukana vietävän tavaran osalta. Lippukunnat ja ISTit voivat hakea tukea vain paikallisilta, pienemmiltä yrityksiltä. Myös suurempiin yrityksiin voi ottaa yhteyttä hyvien henkilökohtaisten kontaktien vuoksi. Tällöin tulee kuitenkin informoida talouspäällikköä, joka ylläpitää listaa kontaktoiduista suuremmista yrityksistä. Yksittäisen yrityksen antama tuki voi olla suurempi, kun vastikkeena on esimerkiksi koko joukkueen laajuinen näkyvyys. Yritykset voivat myös olla kiinnostuneempia mukanaolosta isommassa projektissa. Siksi on parempi, että yrityksen kanssa neuvotellaan koko joukkueen tasolla. Meitä on lisäksi lähdössä jamboreelle monta muutakin ihmistä, joten on huolehdittava siitä, etteivät kaikki ota yhteyttä samoihin yrityksiin. Tämän vuoksi yhteydenotoista yrityksiin on ilmoitettava talouspäällikölle, mikäli kyseessä on valtakunnallinen toimija, yrityksestä saatavan tuen arvo voisi ylittää 500 euroa, yritys on kiinnostunut näkyvyydestä tai muuten koko joukkueen tukemisesta. Tämä tarkoittaa käytännössä erityisesti suurempia yrityksiä. Talouspäällikkö ylläpitää listaa yhteydenotoista. Kaikissa yhteydenotoissa täytyy pitää mielessä, että emme tee lainkaan yhteistyötä sellaisten yritysten kanssa, joiden tuotteisiin, käytänteisiin tai toimintaan yhdistäminen voisi olla riskinä partioliikkeen maineelle ja imagolle. Erityisesti huumeet, tupakka, alkoholi, aseet ja puoluepolitiikka ovat kiellettyjä. Emme myöskään välttämättä voi tehdä näkyvää yhteistyötä keskenään kilpailevien yritysten kanssa ilman, että nämä ovat tietoisia asiasta ja hyväksyvät tämän. Epäselvissä tilanteissa voit aina ottaa yhteyttä talouspäällikköön. Mitä voi tarjota vastikkeeksi? Leirilippukunnat ja ISTit voivat tarjota vastikkeeksi erityisesti talkootyötä. Lisäksi voi tarjota mahdollisuutta neuvotella erikseen joukkueen johdon kanssa näkyvyydestä. Tästä pitää sopia erikseen talouspäällikön kanssa, ja häneltä saa myös lisätietoa sekä materiaalia. Muita vastikkeita (esim. mainostilaa netissä, Jampostissa, vaatteissa yms., oikeutta käyttää logoamme, oikeutta markkinoida jotain joukkueen jäsenille, pidempiaikaista yhteistyötä) ei saa tarjota ilman talouspäällikön lupaa. On huomattava, että moni lahjoittaja ei välttämättä edes halua näkyvyyttä tai muuta vastiketta. Sen sijaan heille on tärkeää, että lahjoitus kohdistuu hyvään tarkoitukseen ja että lahjoittaminen on mahdollisimman helppoa. Tämän vuoksi myös vastikkeeton tuki on hyvä vaihtoehto.

3 Mitä voi pyytää? Yrityksiltä voi luonnollisesti pyytää suoraa rahallista tukea. Monet yritykset antavat mieluummin tuotelahjoituksia kuin suoraan rahaa, joten myös niitä kannattaa ehdottomasti pyytää. Tällöinkin voi vastikkeeksi tarjota mahdollisuutta sopia laajemmasta näkyvyydestä joukkueen johdon kanssa. Myös tuotelahjoituksia pyydettäessä täytyy pitää mielessä koko joukkueen näkökulma: Olisiko samalla kerralla mahdollista saada tavaraa niin paljon, että sitä riittäisi koko joukkueen käyttöön? Tai tarvitsisiko joku muu samaa tavaraa? Huolto kerää listan joukkueen tarvitsemista tavaroista, niistä voi kysyä huoltopäälliköltä. NHQ-päällikkö osaa kertoa NHQ:n tarvitsemista tarvikkeista. Tuotelahjoituksia, kuten vaatteita vastaanottaessa on syytä kuitenkin muistaa, ettei leiriläinen tai IST voi sitoutua käyttämään yrityksen logolla varustettua t-paitaa koko leirin ajan. Kuka saa rahat? Lähtökohtana on se, että lippukunnat ja IST-porukat saavat tukena keräämänsä varat itselleen. Varoja voi kerätä esimerkiksi lippukunnan kangasmerkkejä, T-paitoja tai leiriporttia varten. Tuen antajalle on aina ilmoitettava, mitä tarkoitusta ja millaista porukkaa varten varoja kerätään. Jokainen osallistuja on samalla myös Suomen joukkueen jäsen. Suuremmissa tuissa hyödynnetään lähtökohtaisesti koko joukkueen näkyvyyttä. Joukkueen näkyvyyden avulla saatu tuki voi olla selvästi suurempi kuin mitä lippukunta tai IST-ryhmä olisi yksinään saanut. Myös yksittäisellä leiriläisen hyvällä kontaktilla johonkin yritykseen voidaan toki saada merkittävää tukea. Leiriläisten osuminen lippukuntaan on kuitenkin sattumanvaraista, ja suuri tuki asettaa lippukunnat eriarvoiseen asemaan. Merkittävät tuet voivat siksi vastata paremmin tarkoitustaan, kun osa niistä käytetään koko joukkueen hyväksi. Suorat rahalliset tuet jaetaan yllä sanotun vuoksi siten, että lippukunta tai muu ryhmä saa alle 500 euron lahjoitukset kokonaisuudessaan. Suurempien lahjoitusten ollessa kyseessä joukkueelle jäävä osa tuesta määritetään tapauskohtaisesti sen perusteella, miten yritys haluaa suunnata tukensa. Yli 500 euron lahjoitusten yhteydessä pitää aina olla yhteydessä talouspäällikköön. Lahjoituksella tarkoitetaan tässä yhteydessä ilmaiseksi saatua rahaa, joka ei vaadi mitään vastapalveluksia. Tuet, joista joukkue saa osan, ohjataan SP:n tilille. Lippukunnat saavat osuutensa tällaisesta tuesta käyttöönsä muiden kulujen budjettinsa lisäyksenä tai lopullisen osallistumismaksun pienentymisenä. Tukivaroja voi käyttää samojen joukkueen talousohjeiden mukaisesti kuin muitakin varoja. ISTien ja muiden ryhmien osalta asiasta sovitaan erikseen talouspäällikön kanssa. Joukkueelle tulevat varat käytetään joukkueen yhteisten kulujen kattamiseen, ja ne mahdollisesti alentavat lopullista osallistumismaksua.

4 Yhteydenotot yrityksiin ja henkilökohtaiset kontaktit Emme lähetä kerjuukirjeitä satunnaisotannalla, vaan yhteyttä on ensin otettava puhelimitse tai muuten henkilökohtaisesti. Sähköpostien lähettäminen muille kuin entuudestaan tutuille ei ole sallittua, koska emme halua mainetta spämmääjinä. Parhaiten tuen saaminen onnistuu valmiiden kontaktien kautta; yrityksen päätöksentekoa aina helpottaa, jos tietää tarjota juuri oikealle henkilölle sopivaa pakettia eli tuntee kontaktin tai tietää mihin yritys on käyttänyt rahojaan vastaavissa tarkoituksissa. Isäni n.n. kehotti soittamaan teille. Myös yksittäisellä leiriläisellä voi olla todella hyviä kontakteja. Lippukunnanjohtajalle paras tapa saada tietoa näistä on ehkä kertoa leiriläisille yleisesti joukkueen varainhankinnasta. Samalla voi pyytää, että he tulevat kertomaan, jos esimerkiksi vanhemmat tai perhetuttu ovat korkeassa asemassa jossakin yrityksessä ja voisivat olla kiinnostuneita. On kuitenkin erittäin tärkeää, ettei vanhempien asemalla ruveta retostelemaan. Kyseessä on jokaisen yksityisasia, josta pitää voida kertoa luottamuksellisesti. Myöskään mihinkään varainhankintakilpailuihin ei ole lippukunnassa syytä ryhtyä, koska yhteydenotto yritykseen vaatii melkoisesti rohkeutta ja lisäksi leiriläiset voivat kilpailuissa joutua eriarvoiseen asemaan vanhempien kontaktien perusteella. Kun ensimmäinen kontakti on luotu ja peli avattu, kannattaa yhteydenpito siirtää leiriläiseltä lippukunnanjohtajalle tai 500 euroa ylittävien tukien kohdalla talouspäällikölle. Talouspäällikköön tulee ottaa yhteyttä aina, mikäli yritys on kiinnostunut näkyvyydestä. Jos henkilökohtaisia kontakteja ei ole, voi yrityksiin ottaa myös suoraan yhteyttä. Tällöin oma viesti täytyy miettiä etukäteen valmiiksi, jottei mene änkyttämiseksi. Usein auttaa, kun pelkän talkootyön tai näkyvyyden sijaan tarjoaa vastaanottajalle mielikuvia, hyvää mieltä, tarinoita. Alla olevaa lähestymiskirjeen pohjaa voi hyödyntää, kun soittaa tai on sähköpostitse yhteydessä yritykseen. Kirjettä voi vapaasti muokata ja lisätä siihen tietoja paikallisen alueen avustuksen pyytäjistä. Jamboree eli partiolaisten maailmanleiri on maailman suurin ja kansainvälisin partiotapahtuma. Se kokoaa yhteen nuorta 150 maasta. Tapahtuma on yhtä kansainvälinen kuin kesäolympialaiset. Seuraava maailmanjamboree järjestetään kesällä 2015 Japanissa, Yamaguchissa. Tukemalla jamboreematkaamme Te ja yrityksenne olette mukana mahdollistamassa leirilippukuntamme nuorille yhden heidän elämänsä hienoimmista kokemuksista sekä avaamassa suomalaisnuorille uusia näkökulmia maailmaan. Yrityksenne arvostus on alusta asti perustunut eettisten ja moraalisten periaatteiden noudattamiseen. Samalla tavoin Suomen Partiolaisten jamboreejoukkue on koko projektin ajan pitänyt eettisesti kestäviä valintoja perusperiaatteenaan: Haluamme huomioida niin ympäristön kuin ihmisten perusoikeudet.

5 Uskomme, että yhteistyö Suomen jamboreejoukkueen kanssa sopisi yrityskuvaanne erinomaisesti - onhan osallistuminen jamboreelle juuri sellaista toimintaa, johon tuotteenne/tukenne on totuttu yhdistämään. Tuotteitanne käyttävät ennakkoluulottomat, rohkeat nuoret, joita muut pitävät esikuvinaan. Juuri tällaisia nuoria lähtee Suomesta jamboreelle arviolta 400: edelläkävijöitä, trend settereitä, niitä joita muut seuraavat. Antaessanne tuotteenne/tukenna heidän käyttöönsä, tavoitatte heidän kauttaan Suomen partiolaisten koko hengen joukon. 3. Talkootyö Minne talkoisiin? - myyjäiset - inventaarit - mattojen tamppaaminen - paperinkeräys - pullojenkeräys - puiston siivoaminen - myykää kirpputorilla vanhat vaatteet - myykää torilla lettuja tai käsitöitä Kenelle talkoita tehdään ja miten tuotot jaetaan? Koko joukkueen talkoita on hankala järjestää ja talkoot tapahtuvat joka tapauksessa paikallisesti, joten varoja voi kerätä talkootöillä vapaasti. Talkoot järjestävä ryhmä (leirilippukunta, paikallinen IST-porukka, tms.) saa myös itse pitää talkootyönsä tulokset. Talkoita järjestettäessä on pidettävä mielessä verottajan ohje, jonka mukaan talkootyön taloudellinen hyöty ei saa tulla suoraan siihen osallisille. Tämä tarkoittaa sitä, että jos esimerkiksi lippukunta AA järjestää talkooporukan yrityksen XX hommiin, saatuja varoja ei saa jakaa työmäärien suhteessa talkoisiin osallistuneiden kesken, vaan ne on käytettävä tasaisesti kaikkien lippukunnan jäsenten kesken riippumatta siitä, ovatko kaikki osallistuneet talkoisiin. Muuten henkilön saama taloudellinen hyöty katsotaan verotettavaksi tuloksi, ja siitä on tehtävä tarvittaessa ennakonpidätys. Tätä taas yritykset haluavat välttää. Eli siis: Minna, Maija ja Matti lähtevät paikalliseen supermarkettiin inventoimaan. Minna tekee töitä 5 tuntia, Maija 3 tuntia ja Matti 4 tuntia. Minnan, Maijan ja Matin tulee kuitenkin jakaa saamansa summa kolmeen yhtä suureen osaan, jotta kyseistä talkookorvausta ei lueta verotettavaksi ansiotuloksi.

6 4. Avustukset Keneltä avustuksia voi hakea? Avustuksia myöntävät esimerkiksi säätiöt, rahastot, kunnat, seurakunnat ja vastaavat. Tietoa niistä ja avustusten myöntämiskriteereistä saa helposti esimerkiksi internetistä tai sanomalehdistä. Kannattaa etsiä ja tutkia, avustusta anomalla voi usein pienellä työllä saada mukavasti tukea. Avustuksen myöntämiskriteereissä on yleensä todettu, kenelle avustus voidaan myöntää. Lippukunnat, IST-ryhmät ja yksittäiset osallistujat voivat vapaasti hakea sellaisia avustuksia, joiden hakukriteerit on rajattu paikallisesti esimerkiksi tiettyyn kuntaan, seurakuntaan tai alueeseen. Jamboreejoukkue hakee avustuksia merkittäviltä valtakunnallisilta toimijoilta, kuten esimerkiksi Folke Bernadotten säätiöltä. Tällaisilta säätiöiltä tai vastaavilta ei yksittäisten leirilippukuntien tai IST-ryhmien ole syytä lähteä hakemaan avustuksia eikä niillä ole yleensä mahdollisuuksia niitä saadakaan. Suunnitellusta anomuksesta on ilmoitettava etukäteen talouspäällikölle ainakin silloin, kun - hakukriteerit ovat sellaiset, että avustusta pitää tai voisi hakea koko joukkueen puolesta, - on epäselvää, onko tietty säätiö tms. paikallinen vai valtakunnallinen tai hakeeko joukkue siltä avustusta. Ketkä kaikki otetaan mukaan samaan hakemukseen? Tärkeintä on reilu peli: Hakemukseen on otettava mukaan kaikki sellaiset henkilöt, jotka voisivat itse hakiessaan saada avustusta hakukriteerien perusteella. Avustuksissa ei siis voi käyttää nopeimman oikeutta, vaan kaikilla pitää olla samanlaiset mahdollisuudet. Tämä on todella tärkeää, koska seuraava hakija ei välttämättä enää saakaan avustusta samaan matkaan. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi kunnalta avustusta haettaessa on myös samassa kunnassa asuvat otettava mukaan hakemukseen. Naapurileirilippukuntaan kannattaa siis olla yhteydessä etukäteen. Samaten on kaikki omaan luonnolliseen lippukuntaan kuuluvat otettava mukaan hakemukseen, jos haetaan avustusta esimerkiksi lippukunnan kotiseurakunnalta. Joskus on käynyt niinkin, että ISTit ovat hakeneet avustusta keskenään, ja jättäneet kertomatta tästä oman lippukuntansa leiriläisille. Joukkue hakee avustuksia automaattisesti yhtenä kokonaisuutena kaikille jäsenilleen.

7 Kuka saa avustusrahat ja mihin niitä voi käyttää? Avustus tulee kokonaisuudessaan niiden hyväksi, joille sitä haetaan. Joukkueelle myönnetyt avustukset tulevat SP:n tilille, ja ne lisätään joukkueen varoihin tai niillä pienennetään osallistumismaksua. Muiden avustusten hakijat hoitavat itse rahaliikenteen ja avustuksen jakamisen keskenään. Usein hakukriteereissä tai anomuksessa on mainittu, mihin tarkoitukseen varat on käytettävä. On myös mahdollista, että varojen käytöstä tai esimerkiksi tietyn, avustuskohteena olevan projektin toteuttamisesta on raportoitava jälkeenpäin avustuksen myöntäjälle. Jokainen avustuksen saaja vastaa itse siitä, että noudattaa avustuksen myöntämisen ehtoja.