YLISTÖ 24. Palvelut ja toiminta

Transkriptio

1 YLISTÖ 24 Palvelut ja toiminta 1

2 1. Toimintamalli 1.1 Menettelyt Technopolis Oyj hankkii, ohjaa ja valvoo kiinteistön kiinteistö- ja käyttäjäpalveluita. Vastaamme palvelun tuottajien valinnasta ja sopimuksista. Palvelun tuottajien valintakriteereinä ovat korkea laatu, kokonaistaloudellisuus ja luotettavuus. Pyrimme yhteistyösopimuksin pitkäaikaiseen kumppanuuteen. 1.2 Kustannukset Asiakkaalle lähetetään kuukausittain lasku tilojen vuokran yhteydessä kiinteistön palveluista; mm. informaatio- ja aulapalveluista, siivouksesta, pysäköinnistä, sähköstä sekä mahdollisista varastoista ja kalusteista. Lisätilaukset, yksittäiset palvelutilaukset jne. laskutetaan toteuman mukaan kuukausittain. Lisäksi kiinteistössä toimivat palveluyritykset voivat lähettää laskuja myös suoraan asiakkaalle koskien mm. catering palveluita tai toimistotarvikkeita. 2

3 2. Tilat 2.1 Yhteiset tilat Kokoustilat Käytettävissänne kaikki Technopoliksen kokous- ja edustustilat niin Jyväskylässä kuin muilla Technopolis paikkakunnilla. Kuvaukset tiloista: sekä Extranet. Tarjoilut tiloihin: Ylistönmäellä Antell Catering Oy Technopoliksen vuokralaisasiakasyrityksille myönnämme hinnaston kokoustilavuokrista 20 % alennuksen. Varaukset: Asiakaspalvelut, Extranet 3

4 Liikuntatila Kuntokaari Ohjelmakaari 10:n kellarikerroksessa Liikuntatila Kuntokaari (liikuntasali, jossa kuntosalilaitteet; jumppatila; pikkutila esim. hierojan käyttöön). Tila on ma - su klo välisenä aikana käyttöoikeussopimuksen tehneen yrityksen henkilökunnan vapaasti käytettävissä. Tilan käyttösäännöt Extranetissä. Lukitut varastot Ylistönmäellä: Ylistö 26, 31, Ohjelmakaari 10 kellarikerroksessa. Varastotilat vuokrataan erillisellä vuokrasopimuksella. 4

5 3. Muut tilat ja toiminnot 3.1 Pysäköinti Toimitilavuokra sisältää oikeuden autopaikoitukseen pihapaikoituksena kiinteistökohtaisesti. Paikat ovat nimeämättömät, jotta niiden käyttö olisi tehokasta. Osa paikoista on varustettu lämmitystolpilla. Kiinteistön pysäköintialueella pysäköitäessä tulee ajoneuvossa olla näkyvällä paikalla kiinteistön paikoituskortti. Pysäköintipaikkojen lämmitystolppiin kytkettynä saa käyttää vain lohkolämmittimiä. Sisätilalämmittimien käyttö on ehdottomasti kielletty, koska lohkolämmittimet yhdessä sisätilalämmittimien kanssa polttavat sulakkeita joko lämmitystolpista tai sähkökeskuksesta. 3.2 Tupakointi Virallinen tupakointipaikka kiinteistön käyttäjille sijaitsee henkilökunnan p- alueen yhteydessä, kiinteistön takapuolella. Tupakointi parvekkeilla ei ole sallittua. 5

6 4. Opasteet Technopolis pitää ulko-opasteet, aulaopasteet, yritysten ulko-ovien opasteet sekä hissiopasteet ajan tasalla. Näissä opasteissa kaikkien yritysten nimet ovat samoilla fonteilla ja ilman yritysten logoja tai muuta personointia. Asiakas vastaa huoneiston sisäisistä opasteista. Valomainosten paikoiksi rakennuksen yläosassa on olemassa kaupungin viranomaisten hyväksymät paikat. 6

7 5. Turvallisuusjärjestelyt Kulunvalvontajärjestelmä yksilöi sisälle rakennukseen / tilaan saapuvan henkilön kulunvalvonta-avaimen tietojen perusteella. Technopolis hallinnoi koko kulunvalvontajärjestelmää ja kulunvalvontaavainten jakamista. Kulunvalvonta-avaimeen määritellään kulkuoikeudet: aikarajat ja tilat, joihin henkilö saa kulkea. Yrityksen avainvastaava ilmoittaa uusien henkilöiden tiedot (nimi, kulkuoikeudet) hyvissä ajoin sähköpostitse asiakaspalveluun. Ilman kulunvalvonta-avainta pääsee ulko-ovesta työpäivisin klo Älä luovuta kulunvalvonta-avainta kenellekään toiselle. Älä kirjoita avaimeen mitään tietoja tai säilytä sitä avainnipussa, joissa tunnistetietoja jo on. Jos avain katoaa, ilmoita siitä välittömästi asiakaspalveluun ja sen aukioloaikojen ulkopuolella vartiointiin. Yritysten omissa tiloissa oviin ei yleensä ole asennettu mekaanisia lukkoja, ellei sitä asiakasyrityksen puolesta erikseen ole pyydetty. 7

8 Rikosilmoituslaitteistot on asennettu yleisissä tiloissa ja kerrokseen. Yritykset voivat asentaa rikosilmoitinlaitteistoja omiin tiloihinsa omalla kustannuksellaan. Yleisissä tiloissa sekä ulkoalueilla suoritetaan kameravalvontaa. Normaalitilanteissa käyttämättömissä, mutta hätätilanteissa poistumisteinä käytettävissä ovissa on ovivalvonta, joka hälyttää ovia käytettäessä. Yritysten välisissä ovissa on hälyttimet, jotka laukeavat ovea avattaessa. Kulunvalvotuista ulko-ovista lähtee hälytys niiden aukiolon ulkopuolella, mikäli ovia pidetään auki muutamaa minuuttia kauemmin. Aukipitämisen aiheuttamat vartiointikäyntien kulut laskutetaan asiakkaalta. Ota siis yhteyttä asiakaspalveluumme, mikäli ovien aukipitämiseen on tarvetta. Samassa kerroksessa voi olla useampia yrityksiä. Yritykset ovat itse vastuussa kerrosaulansa oven lukittuna pitämisestä. 8

9 Sammutuslaitteisto: savuun reagoivat ilmaisimet, keittiöpisteissä lämpöön reagoivat ilmaisimet Turvallisuussuunnitelmat Osana turvallisuussuunnitelmaa kiinteistössä on turvallisuusorganisaatio, jossa on mukana asiakasyritysten henkilökuntaa. 9

10 Palveluntuottajien taustat, salassapitosopimukset Vain etukäteen tiedossa olevat henkilöt voivat toimia kiinteistön palvelutehtävissä kulunvalvotulla alueella. Kaikki henkilöt ja yritykset allekirjoittavat salassapitosopimukset, koskien niitä tietoja, mitä heille mahdollisesti tulee tietoon kiinteistössä toimivista yrityksistä. Kulunvalvotulla alueella itsenäisesti työskentelevistä palveluntuottajista on tehty taustatarkistukset viranomaisten toimesta. Yksittäisiä huoltotehtäviä tai muutostyöprojekteissa työskentelevät pitävät kiinteistössä liikkuessaan Services-korttia. Lisäksi heillä on myös oman yrityksensä henkilökortti näkyvillä. Aluevartiointi Kiinteistö on liitetty vartiointiliikkeen aluevartioinnin piiriin, jota kameravalvonta tukee. Väestönsuojat Kiinteistön väestönsuojat sijaitsevat rakennuksen kellarikerroksessa. Normaalitilanteessa väestönsuojia käytetään varastoina ja sosiaalitiloina. 10

11 7. Palvelut 7.1 Kiinteistön hoito Rakennuksen ja tekniikan hoito ja huolto Kiinteistön päivittäisestä rakenteiden ja tekniikan hoidosta huolehtii L&T. Kiinteistönhoitoyritys ei tule koskaan omilla avaimilla yritysten tiloihin, ellei asian kiireellisyys sitä vaadi. Ongelma-/vikatapaukset, tilakohtaiset säädöt, pienkorjaukset: yhteys kiinteistönhoitajaan asiakaspalveluiden tai Extranetin kautta. Kiireelliset vikatapaukset iltaisin ja viikonloppuna: yhteys valvomoon. Kiinteistönhoitoyrityksen ulkoalueita hoitava ryhmä huolehtii kiinteistön ulkoalueiden hoitamisesta niin talvella kuin kesälläkin. Talviaikana kiinteistön ulkoalueet on aurattu ennen normaalin työajan alkamista Ilmanvaihdon lisäaikakytkintä (yritystilan ulko-oven vieressä) käyttämällä saat ilmanvaihdon päälle illalla ja viikonloppuisin. 11

12 7.2 Siivouspalvelut Siivous tiloissanne: toimistot ma ja to, muut tilat joka työpäivä, klo 7-9 Ylläpitosiivouksella huolehditaan päivittäisestä tilojen siisteydestä ja viihtyisyydestä Siivouksen laatutasojen mukainen ylläpitosiivous Saniteettitarvikkeet (käsi- ja wc-paperit sekä saippua wc-tiloihin, käsipaperi keittiöpisteisiin) Ympäristöpalvelut: Siivous kuljettaa pois lajitteluohjeen mukaan lajitellut jätteet niille osoitetuista paikoista. Toimistohuoneiston ylläpitosiivouksen taajuudet Avo- ja huonetoimistojen kulkuväylät, kokoustilat, aulat ja minikeittiöt, wc-tilat Siivoustaajuus 5 krt/vko Työhuoneet, avoimena työtilana olevat tiimityöpisteet Siivoustaajuus 2 krt/vko Perussiivouksilla varmistetaan tilojen ja materiaalien hyväkuntoisuus Perussiivoukset 1 krt/v Ikkunoidenpesu (lasipinnat, pielet, sälekaihtimet, ikkunalaudat) Yläpölyjen poisto (ilmanvaihtoaukot, jäähdytinpaneelit, valaisimet, hyllyjen päälliset) Lattiapintoja koskevat toimenpiteet (riippuen lattiapinnan materiaalista) 12

13 Onnistunut siivous - viihtyisä toimisto Työpöytien, hyllyjen, ikkunalautojen tms. tasopintojen pyyhintää varten nosta mahdollisuuksien mukaan ainakin silloin tällöin tasoilla olevia tavaroita sivuun ennen sitä siivouskertaa, joka sinulle sopii. Mahdollisuuksien mukaan hyllyköiden tms. päälliset tyhjinä Lattioilla mahdollisimman vähän irtotavaraa Johdot niputettu ja/tai nostettu lattialta Siivouspalveluun voidaan sopia liitettäväksi yrityskohtaisia palveluja, kuten viherkasvien kastelua, kahviautomaatin hoitoa, pahvin jätehuoltoa. Ulko-ovien edessä, aulassa sekä 1. kerroksen hissiaulassa käytetään vaihtomattoja, jotta ulkoa tuleva lika ei kantautuisi kerroksiin saakka. Technopoliksen kautta myös yrityksen tiloihin tarvittavat vaihtomatot. 13

14 7.3 Informaatio- ja aulapalvelut / asiakaspalvelut Ylistö 24:ää palvelee ensisijaisesti Ylistö 26:n asiakaspalvelu. Asiakaspalvelu on asiakkaan ensisijainen rajapinta Technopoliksen asiakaspalvelussa. Se opastaa niin kiinteistössä toimivien yritysten henkilökuntaa, yritysten vieraita kuin kiinteistön toiminnoista huolehtivia palveluntuottajia. Vieraiden opastus Vieraspysäköinnin opastus, vierailijalomakkeet, vieraskortit Kiinteistön huoltopyynnöt ja asiakaspalautteet Technopoliksen sopimusten piirissä oleviin laitteisiin ja järjestelmiin liittyvät vikailmoitukset, asiakaspalautteet, huollon pikkukorjausten tilaukset 14

15 Postipalvelut Saapuva kirjeposti kiinteistöön arkisin ma - pe klo 9.30 mennessä. Lähtevä posti noudetaan kiinteistöstä arkisin ma pe klo 15. Sisäisen postin lähettäminen (= posti Teknologiakeskusalueen yrityksille) on alueen yrityksille maksutonta. Kirjoita lähetysten päälle Sisäinen posti, mikäli haluat sen menevän sisäisen postin kautta. Muutoin posti kiertää Itellan kautta. Lisäpalveluna asiakas voi sopia postin leimauspalvelusta, muutoin postin tulee olla varustettuna asianmukaisin postimaksuin. Tavara- ja kuljetuspalvelulähetykset Vastaanotto asiakaspalveluun valtakirjalla. Asiakkaan käytettävissä ovat paikalliset ja kansainväliset kuljetuspalvelut. Tavaralähetysten tilausmenettelyt hoidetaan asiakkaan toivomalla tavalla. 15

16 Kokoustilavaraukset ja järjestelyt Asiakaspalvelun kautta hoidetaan kokoustilavaraukset ja -järjestelyt Technopoliksen yli 180 kokous- ja edustustilaan Oulun kolmessa yrityskeskittymässä, Helsinki-Vantaalla lentokentän läheisyydessä, Espoossa, Jyväskylässä, Tampereella, Kuopiossa ja Lappeenrannassa. Kulunvalvonta ja avainhallinta Technopoliksen toimitiloihin liittyvät kulunvalvonnan määrittelyt. Mekaanisten avainten ja kv-avainten hallinta Asiakkaan kanssa sovitaan yhteyshenkilö, joka on oikeutettu tekemään avaimiin liittyviä tilauksia. Sisäänmuuton yhteydessä jaettavat kulunvalvonta-avaimet ovat maksuttomat; tämän jälkeen kulunvalvonnan muutokset (esim. kulunvalvontaryhmien muutokset) ja uudet avaimet laskutetaan erikseen. 16

17 Technopolis Extranet Kokoustilavaraukset, vikailmoitukset, palautteet, tiedot palveluista ja kiinteistöistä, ajankohtaiset asiat, yhteystiedot Muut palvelut Asiakasyrityksen käytettävissä ovat informaatio- ja aulapalveluiden erillisveloitettavat lisäpalvelut kuten - Postin leimauspalvelu - Postin toimittaminen asiakkaan tarpeiden mukaan, esim. lajiteltuna omiin tiloihin - Kuljetuspalvelut lähialueille, muualle Suomeen sekä ulkomaille - Tulostus- ja kopiointipalvelut asiakaspalveluista tai käyttötunnuksilla käytäväkoneilla - Muut toimistopalvelut paikkakuntakohtaisesti kuten sihteeripalvelut kiireavuksi tai pidempiaikaisiin tehtäviin, toimistotarvikkeiden toimitus, muut painopalvelut, pienlaitevuokraus, faksipalvelut, työajanseuranta 17

18 7.4 Catering palvelut Ravintolapalvelut Ylistönmäentie 26:n Antell Catering ravintola (60 paikkaa). Ravintolan ruokalistat saatavissa sähköpostiin, ilmoitustauluilla. Ravintola ottaa yhteyttä sopimusruokailusta. Noutopalvelut Ravintolasta on ostettavissa leipomotuotteita ja ruoka-annoksia myös kotiin. Kokoustarjoilut Kokous- ja edustustiloihin sekä yritysten omiin tiloihin. Kun catering palvelut tilataan edellisenä päivänä klo 14 mennessä, tarjoilut saadaan toimitettua sellaisina kuin ne on tilattu. Myöhemminkin tilatut tarjoilut saadaan mitä todennäköisimmin toimitettua juuri halutunlaisina, varsinkin normaalit kahvilatuotteet saadaan toimitettua yleensä hyvinkin lyhyellä varoitusajalla. Edellisenä päivänä klo 14 jälkeen perutuista tarjoiluista palveluntuottajalla on oikeus periä osittainen tai täysi maksu. 18

19 7.5 Ympäristöpalvelut Yritysten henkilökunta lajittelee jätteet jo yritysten toimitiloissa asianmukaisiin lajitteluastioihin. Lajitteluohjeet: Extranetissä Kiinteistössä lajiteltavat jätejakeet: Keittiöpiste: Käyttäjä lajittelee, siivous vie: Biojäte, sekajäte, metalli, lasi, paristot Työpisteet: Käyttäjä lajittelee, siivous vie: Energiajäte, toimistopaperi, muu paperijäte Pahvijätteen yritys toimittaa itse kiinteistön jätetilaan. Pahvijätteen keräys sovittavissa siivouksen lisäpalveluna. Muista jätteistä, kuten elektroniikkajätteistä, yritys sopii tarpeen mukaan Technopoliksen kanssa erikseen. Erillispalveluna: Tietosuojamateriaalin tuhouspalvelu (paperit + muovimateriaali) 19

20 TÄRKEÄT YHTEYSTIEDOT TECHNOPOLIS OYJ PL 27, Jyväskylä Kokoustilavaraukset, vikailmoitukset, palautteet, tiedot palveluista ja kiinteistöistä, ajankohtaiset asiat, yhteystiedot: Informaatio- ja aulapalvelut / asiakaspalvelut Klo , p , jsp.info@technopolis.fi Innova: klo (7.30) , p , jsp.innova@technopolis.fi Ohjelmakaari 10: klo , p , jsp.ohjelmakaari@technopolis.fi Viveca: klo , p , jsp.viveca@technopolis.fi Ylistö 26: klo , p , jsp.ylisto26@technopolis.fi Technopolis Extranet Kiinteistönhuollon ja vartioinnin valvomo 24 h P

21 Yhteistyökumppanit Kiinteistöhuolto -Lassila & Tikanoja Oyj Vartiointi -G4S Siivous -SOL Palvelut Oy Informaatio- ja aulapalvelut: - ISS Palvelut Oy Ravintola-, catering- ja automaattipalvelu (Ylistö 26) - Antell Catering Oy Jätehuolto -Arsilppu Oy (toimistopaperi, muu paperi, pahvi ja tietosuojamateriaali) -Lassila & Tikanoja Oyj (muut jätejakeet) Vaihtomatot -Lindström Oy