Vertaisopintoryhmän asiointi Sivisverkossa

Transkriptio

1 Vertaisopintoryhmän asiointi Sivisverkossa Sisällys 1. Tunnuksen luominen Sivisverkkoon... 2 Tunnuksen vahvistaminen... 3 Omien tietojen tarkistaminen ja päivittäminen Organisaation tiedot Vertaisopintoryhmä Sivisverkossa Suunnittele uusi (Opintoryhmän suunnitelman laatiminen) Kopioi vanha pohjaksi Vertaisopintoryhmän muokkaus ja hallinnointi Opintoryhmän tiedot Osallistujapalaute Ohjaajat ja osallistujat Kuluselvitys Opintokeskuksen ja vertaisopintoryhmän toteuttajan vastuut Sivisverkon käyttäjien roolit ja tehtävät Koulutusten osallistujatiedot Sivisverkossa

2 1. Tunnuksen luominen Sivisverkkoon Kun kirjaudut ensimmäisen kerran Sivisverkkoon, käytä henkilökohtaisia verkkopankkitunnuksia Tupas-tunnistaumiseeen, älä organisaation yhteisiä pankkitunnuksia. Jos sinulla ei ole pankkitunnuksia, ota yhteyttä Sivikseen. Sivisverkkoon kirjaudutaan -sivun yläosasta oikealta. Sivisverkossa Luo tili - painike löytyy oikeasta yläkulmasta. 1. Käyttätunnuksen tiedot 1. Kirjoita sähköpostikenttään henkilökohtainen sähköpostiosoitteesi. Sähköpostiosoitteesi toimii Sivisverkon käyttäjätunnuksena. Rekisteröitymistä ei voi tehdä esimerkiksi toimiston yleisellä sähköpostilla (toimisto@... -muoto). 2. Kirjoita itsellesi vahva, vähintään kahdeksan merkkiä sisältävä salasana (sisältää numeroita, isoja kirjaimia ja/tai erikoismerkkejä). 3. Kirjoita Yhteystiedot -kohtaan omat yhteystietosi. Pidäthän yhteystietosi ajantasalla Sivisverkossa. 4. Tutustu järjestelmän käyttöehtoihin (linkistä) ja hyväksy ne rastittamalla kyseinen kohta. Muista tutustua myös järjestelmän rekisteriselosteeseen. 5. Paina sivun alalaidassa olevaa Jatka-painiketta. 2. Tunnistautuminen Sivisverkkoon tunnistaudutaan henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla (ei organisaation yhteisillä). Valitse oma pankkisi kuvakkeesta, jolloin järjestelmä ohjaa sinut tekemään tunnistautumisen. Kun tunnistautuminen on valmis, siirryt suoraan Käyttöoikeus-sivulle Sivisverkossa. 3. Käyttöoikeus 2

3 1. Kirjoita kohtaan Piirin tai yhdistyksen nimi oman organisaatiosi virallinen nimi. Järjestelmä tarjoaa alasvetovalikosta vaihtoehtoja, joista voit valita haluamasi. Valitse se piiri tai yhdistys, jonka käyttöoikeutta haet. Jos et löydä piirisi/yhdistyksesi nimeä valikosta tai nimi on virheellinen, ota yhteyttä Sivikseen. 2. Rastita Käyttöoikeus-kohdasta se käyttöoikeus, jonka tarvitset Sivisverkkoon. Jokaisella organisaatiolla pitää olla vähintään yksi yhdistyksen/piirin vastuuhenkilö, jotta organisaation tiedot päivittyvät Sivisverkossa. Lisätietoja käyttöoikeuksista löytyy ohjeen sivulta Paina lopuksi sivun alalaidasta Jatka-painiketta. 4. Lisätiedot 1. Kirjaa Nimike/Asema -kohtaan oma työnimikkeesi, luottamustehtäväsi tai vapaaehtoisroolisi järjestössä. 2. Rastita Toimenkuva-kohdasta omaa tehtävääsi parhaiten kuvaavat osa-alueet. 3. Rastita Luvat-kohdasta Markkinointilupa, jos haluat tietoa Siviksen koulutuksista ja tapahtumista ja Tutkimuslupa, jos haluat osallistua Siviksen tutkimuksiin ja selvityksiin. 4. Paina lopuksi sivun alalaidassa olevaa Tallenna-painiketta. Kun olet täyttänyt rekisteröitymistiedot ja painanut Tallenna-painiketta, ruudulle tulee näkyviin seuraava ilmoitus: Tunnuksen vahvistaminen Vahvista kirjautumisesi Sivisverkon käyttäjäksi sähköpostiisi tulleesta viestistä. Käyttäjätunnusten vahvistamista tehdään Siviksessä arkisin klo välillä. Kun Sivis on vahvistanut käyttäjätunnuksesi, saat kuittauksen sähköpostitse. Tämän jälkeen voit asioida Sivisverkossa. 3

4 Omien tietojen tarkistaminen ja päivittäminen Voit tarkistaa ja päivittää tietosi Sivisverkossa milloin tahansa. Yhteystietojesi tulisi olla aina ajan tasalla, jotta asiointi olisi mahdollisimman sujuvaa. Voit päivittää yhteystietosi seuraavasti: 1. Kirjaudu Sivisverkkoon ja valitse nimesi aktiiviseksi oikeasta yläkulmasta. 2. Valitse nimen alta avautuvasta valikosta Omat tiedot-kohta. Voit täydentää ja päivittää tietojasi Muokkaa-painikkeesta, joka sijaitsee sivun oikeassa alalaidassa. 3. Tallenna tiedot lopuksi. 4. Omat tiedot-osiossa voit myös tarkistaa ja päivittää Sivisverkon käyttöoikeutesi. 2. Organisaation tiedot Jotta Sivis voi maksaa opintojaksojen ja vertaisopintoryhmien tuet, Sivisverkossa on oltava näkyvissä organisaation voimassa oleva tilinumero. Tilinumero ilmoitetaan organisaation tiedoissa, ei yksittäisten koulutusten kuluselvitysten yhteydessä. Myös organisaation muiden tietojen on oltava ajan tasalla, jotta asiointi toimisi mahdollisimman hyvin. Yhdistyksen/piirin Sivisverkon vastuuhenkilö voi lisätä yhdistyksen tilinumeron ja täydentää muutenkin organisaation tietoja. Vastuuhenkilön käyttäjäoikeus Sivisverkkoon haetaan käyttäjän Omat tiedot-kohdasta (tai käyttäjätunnuksen hakemisen yhteydessä Sivisverkon tunnusta luodessa.) 1. Kirjaudu Sivisverkkoon. Valitse Sivisverkon ylävalikon Henkilöt ja organisaatiot-kohdasta Organisaatiot-painike. 2. Kirjoita Organisaatio-hakukenttään yhdistyksen nimi, jossa olet vastuuhenkilönä. Klikkaamalla Hae-painiketta saat näkyviin linkin hakemaasi organisaatioon. 3. Linkkiä klikkaamalla voit tarkistaa organisaatiosi tiedot ja täydentää puuttuvat kohdat Muokkaa-painikkeen avulla. Muista täydentää erityisesti seuraavat kohdat: 1. Yhdistyksen pankkitilin numero lisätään Syötä tilitiedot-painikkeen kautta. Tupas-tunnistautumiseen tarvitset henkilökohtaisia pankkitunnuksiasi. 4

5 2. Yhteyshenkilön tiedot: Yhteyshenkilö saa aina sähköpostin, kun yhdistykselle luodaan uusi käyttäjätunnus Sivisverkkoon. Ota yhteyttä Sivikseen, jos käyttäjäksi kirjautuu henkilö, joka ei hoida järjestössä/ yhdistyksessä Sivisverkkoon liittyviä asioita. 3. Organisaation virallinen logo: Logo näkyy Sivisverkossa organisaatiosi järjestämiesi koulutuksen yhteydessä. Huom! Yhteyshenkilön tiedot ja organisaation virallinen logo lisätään Muokkaapainikkeen kautta. Tallenna lopuksi. 3. Vertaisopintoryhmä Sivisverkossa Vertaisopintoryhmässä opitaan yhdessä vertaisten kanssa. Opiskelu voi olla tietojen lisäämistä, taitojen harjaannuttamista, osaamisen kehittämistä tai toimintakyvyn ylläpitämistä yhdessä toisten kanssa. Tärkeää on kokemusten ja näkemysten jakaminen. Opiskeluaihe, tavoitteet ja aikataulu sovitaan yhdessä. Kaikki ryhmän jäsenet ovat vastuussa ryhmän oppimisesta. 1. Tuki vertaisopintoryhmille Opintokeskus Sivis tukee jäsenjärjestöjensä sekä niiden yhdistysten opintoryhmien toimintaa. Taloudellisen tuen edellytykset ovat seuraavat: opintoryhmän toiminta on osa rekisteröidyn yhdistyksen toimintaa ryhmässä on vähintään viisi 15 vuotta täyttänyttä jäsentä ryhmä tekee suunnitelman opiskelukauden alussa ryhmä opiskelee vähintään 10 tuntia (1 oppitunti = 45 minuuttia) yhden kalenterivuoden aikana opintoryhmän kulut on merkitty rekisteröidyn yhdistyksen kirjanpitoon. Opintoryhmä voi saada taloudellista tukea enintään niin monelle oppitunnille kuin opiskelun laajuudeksi on ilmoitettu Sivisverkkoon tehdyssä suunnitelmassa. Tuen saaminen edellyttää, että opintoryhmän opiskelusta on aiheutunut kuluja. Tuki maksetaan yhdistyksen Sivisverkkoon ilmoitetulle tilille. Taloudellinen tuki on enintään 3 euroa/oppitunti. Täytä suunnitelman kentät huolellisesti. Jos käytät Sivisverkon koulutuskalenteria vertaisopintoryhmäsi ilmoittautumisten keräämisessä ja markkinoinnissa, tiedot siirtyvät sinne automaattisesti koulutuksen suunnitelmasta, joten suunnitelman hyvä kieliasu on tärkeä. Ohjeessa * -merkityt kohdat ovat pakollisia kenttiä. 5

6 Valitse Sivisverkon ylälaidan valikosta Koulutukset-osiosta Tee uusi -toiminto. Sivulta voit valita: a) suunnitteletko kokonaan uuden vertaisopintoryhmän, ohje s. 6. b) kopioitko aiemmin toteutetun vertaisopintoryhmän, ohje s Suunnittele uusi (Opintoryhmän suunnitelman laatiminen) Kun valitset Suunnittele uusi -toiminnon, avautuu vertaisopintoryhmän tyhjä suunnitelma. Suunnitelman ylälaidasta näet, minkä verran opintoryhmätunteja on vielä käytettävissä. Vertaisopintoryhmän nimi* Kirjoita vertaisopintoryhmälle sen sisältöä kuvaava ytimekäs ja ymmärrettävä nimi. Ryhmän nimessä ei voi olla kokous, retki tai leiri -sanoja. Ajankohta* Merkitse vertaisopintoryhmän alku- ja päättymisaika. Opintoryhmän suunnitelman voi tehdä aikaisintaan kolme kuukautta ennen ryhmän opiskelukauden alkamista, tai viimeistään kaksi viikkoa opiskelukauden alkamisen jälkeen. Paikka* Lisää paikka, jossa vertaisopintoryhmä kokoontuu. Jos koulutus toteutetaan samanaikaisesti useammalla paikkakunnalla, esimerkiksi videoneuvottelun välityksellä, merkitse kaikki paikat suunnitelmaan + Lisää paikka -painikkeen avulla. Esittely* Kuvaa vertaisopintoryhmän sisältöä muutamalla lauseella. Tämä kuvaus tulee näkyviin myös koulutuskalenteriin, jos valitset saa näkyä koulutuskalenterissa suunnitelman toisella sivulla. Aiheluokka* Valitse aiheluokka -alasvetovalikosta ryhmäsi sisältöä parhaiten kuvaava luokka. Tätä valintaa käytetään opintokeskuksen koulutusten tilastoinnissa Tilastokeskukseen. 6

7 Osaamistavoitteet: Kirjoita, mitä osallistujan odotetaan osaavan osallistuttuaan vertaisopintoryhmän toimintaan. Esimerkiksi, osallistuja osaa: kutoa sukan, venytellä oikein, jne. Ohjelma* Ohjelman lisäämiseen on kaksi vaihtoehtoa. 1) Voit tehdä sen suoraan tekstikenttään tai 2) tuoda liitetiedostona. Kerro ohjelmassa vertaisopintoryhmän kokoontumisten päivämäärät, kellonajat ja sisällöt. Ryhmän tulee opiskella vähintään 10 tuntia. Ryhmällä pitää olla aina osaamistavoite. Tukeen oikeuttavaa toimintaa ei ole virkistystoiminta, juhlat, myyjäiset, vuosikokoukset tai yhdistyksen tapahtumat. Opiskelutunnit* Merkitse kenttään vertaisopintoryhmän opiskeluun käytettävät tunnit. Vastuuhenkilöt* Jos vertaisopintoryhmällä on itsesi lisäksi yhdistyksessäsi yksi tai useampi hallinnollinen vastuuhenkilö, voit antaa heille hallinnointioikeudet kyseiseen vertaisopintoryhmään Valitse vastuuhenkilö -painikkeen kautta avautuvasta alasvetovalikosta. Huom! Lisättävillä henkilöillä pitää olla organisaationne kautta voimassa oleva Sivisverkon käyttöoikeus. Jos toimit itse tai lisäämäsi vastuuhenkilö toimii ryhmässä myös ohjaajana, muista rastittaa Toimii ohjaajana - kohta, niin tiedot siirtyvät automaattisesti Ohjaajat ja osallistujat -välilehdelle. Ohjaajat* Listaa tähän kohtaan kaikki ryhmän ohjaajina toimivat henkilöt ja heidän tietonsa: etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Jos ohjaajalla ei ole sähköpostiosoitetta, hänen nimeään ei tarvitse lisätä tähän kohtaan. Voit lisätä uuden ohjaajan/kouluttajan + Lisää kouluttaja -painikkeesta. Jos ryhmällä ei ole nimettyä ohjaajaa, muista rastittaa vastuuhenkilön kohdalle Toimii ohjaajana. Osallistujamäärä* Mieti ryhmän toteuttamisen kannalta ihanteellinen minimi ja maksimi osallistujamäärä. Saadaksesi Siviksen taloudellisen tuen, ryhmässä pitää olla vähintään viisi osallistujaa. Opetuskieli* Valitse vertaisopintoryhmän opetuskielenä käytettävä kieli alasvetovalikosta. Paina lopuksi sivun alalaidasta Seuraava-painiketta. Huom! Tallenna luonnos -painike on tarkoitettu tallentamaan suunnitelma vain väliaikaisesti, esim. jos joudut keskeyttämään suunnitelman tekemisen. Suunnitelman on oltava Sivisverkossa Julkaistu-tilassa viimeistään kaksi viikkoa ryhmän opiskelukauden alkamisen jälkeen. Järjestelmä varaa tunnit opintoryhmän käyttöön vasta kun opintoryhmän suunnitelma on tallennettu Julkaistu-tilaan. Ilmoittautumistiedot (suunnitelman toinen sivu) 7

8 Saa näkyä koulutuskalenterissa: laita tähän kohtaan rasti, jos vertaisopintoryhmäsi saa näkyä Sivisverkon koulutuskalenterissa, tai haluat hyödyntää kalenteria ryhmäsi markkinoinnissa Osallistujaksi voi ilmoittautua Sivisverkon koulutuskalenterin kautta: laita tähän kohtaan rasti, jos haluat kerätä osallistujien tiedot suoraan Sivisverkkoon Jos et rastita Saa näkyä -koulutuskalenterissa kohtaa, sinun ei tarvitse täyttää ilmoittautumissivun muita tietoja, paina vain lopuksi Valmis-painiketta Jos olet valinnut Saa näkyä koulutuskalenterissa, täytä seuraavat kohdat: Ilmoittautuminen: Lisää tähän kenttään päivämäärä, johon mennessä osallistujien tulee ilmoittautua vertaisopintoryhmään. Tämän päivämäärän jälkeen ilmoittautuminen ei onnistu Sivisverkon koulutuskalenterin kautta. Yhteenveto ilmoittautumisista: Voit valita tästä kohdasta, tuleeko sähköpostiisi yhteenveto ryhmään Sivisverkon koulutuskalenterin kautta ilmoittautuneiden tiedoista päivittäin, kerran viikossa tai ei lainkaan. Koulutuskalenterin taustakuva: Lisää halutessasi koulutuskalenteriin oma taustakuvasi. Jos et lisää omaa kuvaa, näkyy koulutuskalenterissa oletusarvoinen taustakuva. Koulutuskalenterin sivukuva: Voit lisätä kuvan myös koulutuskalenteriin kalenterin sijaintia näyttävän kartan alapuolelle Viestit - ilmoittautuminen ja varasijat: Muotoile kenttiin selkeät viestit, jotka lähtevät järjestelmästä automaattisesti henkilöille, kun he ilmoittautuvat vertaisopintoryhmään. Muista mainita viestissä, mistä ryhmästä on kyse ja mahdolliset lisätiedot. Lisäkentät: Jos sinun tarvitsee kysyä osallistujilta muita kuin yllämainittuja ryhmän opiskeluun tai ilmoittautumiseen liittyviä kysymyksiä (esim. ruokavalio, peruutusehdot tms.), voit kysyä sitä/niitä lisäämällä ilmoittautumislomakkeeseen tekstikenttiä ja kirjoittamalla niihin oman kysymyksen. Lopuksi paina Valmis-painiketta Kopioi vanha pohjaksi 8

9 Kun valitset Vertaisopintoryhmän Tee uusi -valikosta Kopioi vanha pohjaksi -toiminnon, pääset valikkoon, jossa sinulle näkyvät järjestön aiemmin toteuttamien vertaisopintoryhmien suunnitelmat. Hakutulokseen listautuvien vertaisopintoryhmien nimien perässä on Kopioi pohjaksi -painike. Paina tästä painikkeesta, jos haluat käyttää kyseistä vertaisopintoryhmän suunnitelmaa uuden suunnitelman pohjana. Avautuvassa vertaisopintoryhmän suunnitelmassa ryhmän sisällölliset kentät ovat valmiiksi täytettyjä. Pääset muokkaamaan ja täydentämään niitä halutessasi. Alla on lueteltu ne kentät, joiden täyttäminen on pakollista. Näiden kenttien täyttämiseen löydät ohjeet a) Suunnittele uusi - kohdasta, alkaen ohjeen sivu 5. Ajankohta* Paikka* Vastuuhenkilöt* Ohjaajat* Jos käytät Sivisverkon koulutuskalenteria, muista täyttää myös Ilmoittautumistiedot sivun kentät. 4. Vertaisopintoryhmän muokkaus ja hallinnointi Kun vertaisopintoryhmän suunnitelma on valmis, pääset tarkastelemaan tekemääsi suunnitelmaa menemällä Sivisverkon valintanauhasta Hae koulutus -kohtaan tai Sivisverkon etusivulta Omat koulutukseni kohdasta. Pääset muokkaamaan vertaisopintoryhmäsi tietoja Muokkaa/hallinnoi - painikkeella Huom! Jos painat hakutuloksen vihreää nimilinkkiä, pääset tarkastelemaan vertaisopintoryhmän sisältöä ja rakennetta, mutta et pääse muokkaamaan sen tietoja. Kun avaat valitsemasi vertaisopintoryhmän, ylävalikossa on ensimmäiseksi vaihtoehto "Huomioita koulutuksesta". Tässä kohdassa opintojaksoja Siviksessä käsittelevät henkilöt sekä koulutuksen vastuuhenkilöt voivat lisätä omia huomioitaan vertaisopintoryhmästä. Lisääthän aina oman kommenttisi muiden huomioiden jälkeen, ettet poista vahingossa aiempia viestejä. 9

10 4.1. Opintoryhmän tiedot Opintoryhmän tiedot välilehdellä pääset tarkastelemaan ryhmän suunnitelman yhteydessä vertaisopintoryhmästä kirjaamiasi tietoja. Ryhmän tietoja voi päivittää siihen saakka, kun ryhmän toiminta on päättynyt ja kuluselvitys tehty. Käytä Tallenna painiketta. Vertaisopintoryhmän nimeä, osaamistavoitteita ja opetustunteja ei voi muokata. Huomaathan, että päivitetyt tiedot siirtyvät myös koulutuskalenteriin, jos se on käytössä Osallistujapalaute* Osallistujapalaute toiminto otetaan käyttöön Sivisverkossa vuoden 2018 aikana ja sen käyttöönotosta tullaan tiedottamaan käyttäjiä erikseen Ohjaajat ja osallistujat Ohjaajat ja osallistujat -välilehdellä voit hallinnoida vertaisopintoryhmän ohjaajien ja osallistujien tietoja. Jos ohjaajien nimissä tai yhteystiedoissa tapahtuu muutoksia, ne kannattaa käydä päivittämässä Sivisverkkoon. Osallistujalista -kohtaan päivittyvät automaattisesti ne osallistujat, jotka ovat ilmoittautuneet ryhmään Sivisverkon koulutuluskalenterin kautta. (Näistä ilmoittautumisista saat myös koosteen sähköpostiisi päivittäin tai viikoittain, jos olet sen valinnut ilmoittautumistietojen määrittelyn yhteydessä.) Jos et käytä Sivisverkon kalenteria vertaisopintoryhmän osallistujien ilmoittautumisiin, suosittelemme, että tuot osallistujalistan Sivisverkkoon ennen vertaisopintoryhmän toiminnan alkamista. Voit lisätä osallistujat Sivisverkkoon lisäämällä heidät yksittäin + Lisää osallistuja - painikkeen kautta. Pakollisia tietoja osallistujista ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite (jos on) ja sukupuoli. Jos osallistujalla ei ole sähköpostiosoitetta, kentän voi ohittaa rastimalla " Ei sähköpostiosoitetta". Voit tuoda suuremman määrän osallistujia kerralla Sivisverkkoon Tuo osallistujat tiedostona - toiminnolla. Huom! Sinun tulee käyttää tässä tapauksessa Sivisverkon valmista tiedostopohjaa. 10

11 1. Lataa ensin Sivisverkosta tiedostopohja Lataa tiedostopohja -painikkeen kautta omalle koneellesi. 2. Täytä osallistujatiedot (etunimi, sukunimi, sähköposti ja sukupuoli) lataamaasi tiedostopohjaan ja tallenna valmis tiedosto omalle koneellesi. Huomioi, että osallistujaluetteloon ei voi merkitä eri osallistujille samaa sähköpostiosoitetta. Jätä sarake tyhjäksi, jos osallistujalla ei ole sähköpostiosoitetta. Pienen hetken päästä sivun alapuolelle tulee esiin lista tiedostopohjaan merkityistä osallistujista. 3. Tuo valmis tallennettu tiedosto Sivisverkkoon omalta koneeltasi Selaa -painikkeen kautta, kuten liitetiedosto sähköpostiin. Paina lopuksi Lataa tiedosto -painiketta. 4. Klikkaa lopuksi vielä Lisää osallistujat painiketta. Vertaisopintoryhmän päättymisen jälkeen vastuuhenkilön tulee tarkistaa osallistujaluettelo. Poista osallistujalistalta ne henkilöt, jotka eivät ole osallistuneet ryhmän toimintaan Kuluselvitys Vertaisopintoryhmän päättymisen jälkeen vastuuhenkilön tulee tarkistaa ja täydentää mahdollisimman nopeasti osallistujien ja ohjaajien tiedot, sekä päivittää vertaisopintoryhmän ohjelma. Lisäksi tulee laatia kuluselvitys. Vastuuhenkilö tekee kuluselvityksen maksetuista vertaisopintoryhmän kuluista Sivisverkkoon. Halutessasi voit täydentää koulutuksen kuluselvityslomaketta jo ennen kuin opintoryhmän opiskelukausi on päättynyt. Laadi selvitys viimeistään 4 viikon kuluessa koulutuksen päättymisestä. Vuoden 2018 lopussa toteutuneiden vertaisopintoryhmien selvitykset tehdään viimeistään Kuluselvitys laaditaan Sivisverkossa vertaisopintoryhmän Kuluselvitys -välilehdellä. Opetustunnit: Merkitse tähän kohtaan vertaisopintoryhmän toteutuneet opiskelutunnit. Jos ilmoittamasi toteutuneiden tuntien määrä on erisuuruinen kuin suunnitemassa, tulee opetustuntien alapuolelle kenttä: Muutokset ohjelmassa vrt. alkuperäiseen Merkitse tähän kenttään perustelu tuntimuutokselle. Kulut: Merkitse kenttiin vertaisopintoryhmän toteutuksesta syntyneet kulut. Jokaisen kululajin kohdalta löydät info-nappulan, jossa on tarkemmin kerrottu, mitä kuluja kuhunkin kenttää pitää merkitä. Kuluselvityksessä tulee olla eriteltynä vertaisopintoryhmän koskevat todelliset ja 11

12 todennettavat kulut. Opintokeskus hyväksyy vertaisopintoryhmän kuluiksi ryhmän järjestämisestä aiheutuneet välittömät kulut. Lisätiedot: Kirjoita tähän kenttään kuluselvityksen kannalta oleellisia asioita, jotka haluat Siviksen tietoon. Viitetieto: Lisää tähän halutessasi viitenumero tai teksti, jonka haluat näkyvän Siviksen maksamassa tuessa yhdistyksen tilillä. Kun kuluselvitys on valmis, paina lopuksi Lähetä hyväksyttäväksi -painiketta Vertaisopintoryhmän tilat Sivisverkossa: Luonnos: Vertaisopintoryhmän suunnitelma, jota ei ole julkaistu. Ei varaa vielä tunteja koulutukselle. Julkaistu: Vertaisopintoryhmän julkaistu suunnitelma, joka varaa koulutukselle tunnit järjestön tuntikiintiöstä, jos koulutukseen käytetään Siviksen tukea. Vertaisopintoryhmä näkyy koulutuskalenterissa, jos suunnitelman ilmoittautumis -kohdassa on valittu Saa näkyä koulutuskalenterissa -kohta. Odottaa hyväksymistä: Vertaisopintoryhmä muuttuu Odottaa hyväksymistä -tilaan ja siirtyy odottamaan Siviksen käsittelyä, kun olet täyttänyt vertaisopintoryhmän kaikki välilehdet ja lähettänyt vertaisopintoryhmän hyväksyttäväksi. Kulutositteet pyydetty: Sivis pyytää otannan perusteella kuluselvityksessä ilmoitettujen kulujen tositteet tarkastettavaksi. Vertaisopintoryhmä muuttuu Kulutositteet pyydetty tilaan sen jälkeen kun Sivisverkko on lähettänyt vertaisopintoryhmän vastuuhenkilölle sähköpostilla kulutositepyynnön. Kulutositteet lähetetty: Vertaisopintoryhmä muuttuu Kulutositteet lähetetty tilaksi sen jälkeen kun vertaisopintoryhmän kulutositteet on lähetetty Sivikseen. Hyväksytty: Vertaisopintoryhmä muuttuu Hyväksytty tilaan sen jälkeen kun Sivis on käsitellyt vertaisopintoryhmän selvityksen. Maksettu: Vertaisopintoryhmä muuttuu Maksettu tilaan sen jälkeen, kun Sivis on hyväksynyt ryhmän selvityksen. Vertaisopintoryhmän tuki maksetaan yhdistyksen tilille noin kahden viikon kuluessa vertaisopintoryhmän käsittelystä. Peruttu: Jos Julkaistu -tilassa oleva ryhmä ei toteudu, vertaisopintoryhmän vastuuhenkilö voi käydä perumassa sen vertaisopintoryhmän tiedoista Peruuta koulutus -painikkeella. Tämän jälkeen ryhmälle varatut tunnit palautuvat järjestön käyttöön. Hylätty: Vertaisopintoryhmä muuttuu Hylätty -tilaan mikäli pyydettyjä lisätietoja tai tositteita ei toimiteta määräaikaan mennessä. Sivis voi hylätä vertaisopintoryhmän myös 12

13 silloin, jos vertaisopintoryhmä ei ole vapaan sivistystyön lain mukaista aikuisopiskelua tai ryhmän kulut eivät ole Sivis-tukeen oikeuttavia. Vanhennettu: Jos päättyneen vertaisopintoryhmän selvitystä ei ole laadittu 60 vuorokauden kuluessa koulutuksen päättymispäivästä, vertaisopintoryhmä siirtyy vanhennettu -tilaan automaattisesti. Tämän jälkeen tilaa ei voi enää muuttaa. Lisäselvitys pyydetty: Jos selvitykseen tarvitaan lisätietoja, saat lisäselvityspyynnön sähköpostilla. Se näkyy myös Sivisverkon etusivulla Omat tehtäväni kohdassa Vertaisopintoryhmän toteuttaja sitoutuu säilyttämään kuluselvityksen perusteena olevat asiakirjat (tositteet, laskelmat ja hinnastot jne.) kirjanpitosäännösten edellyttämällä tavalla ja antamaan ne pyydettäessä Siviksen tai viranomaisten nähtäväksi. Toteuttaja sitoutuu myös antamaan tilaisuutta koskevat tiedot pyydettäessä Sivikselle. Jos Sivis epäilee taloudellisen tuen väärinkäyttöä, se voi jättää tuen maksamatta osittain tai kokonaan. Ilmenneet epäselvyydet Sivis antaa tarvittaessa viranomaisen tutkittavaksi. 5. Opintokeskuksen ja vertaisopintoryhmän toteuttajan vastuut Jäsenjärjestöt (tai niiden piirit tai yhdistykset) toteuttavat vertaisopintoryhmiä yhteistyössä Siviksen kanssa Siviksen taloudellisella tuella. Jäsenjärjestöt ovat koulutuksen toteuttajia ja Sivis koulutuksen järjestäjä. Sivis vastaa järjestämästään toiminnasta omalle rahoittajalleen eli opetus- ja kulttuuriministeriölle. Vertaisryhmän toteuttajan vastuu Vertaisryhmän toteuttaja (eli yhdistys, piiri tai järjestö) vastaa ryhmän opiskelusta, järjestelyistä, vakuutuksista, osallistujien tietosuojasta ja muista olosuhteista. Vertaisryhmän vastuuhenkilö vakuuttaa, että kaikki Opintokeskus Sivikselle annetut tiedot ovat oikeita ja kulut kirjanpidon mukaisia. Kun vertaisryhmän toteuttaja markkinoi ryhmää, ilmoittelussa on näyttävä Opintokeskus Sivis - logo. Logo on ladattavissa Siviksen verkkosivuilta: Jos logo puuttuu, voidaan Siviksen taloudellinen tuki jättää maksamatta. Vertaisryhmän toteuttaja sitoutuu säilyttämään tilityksen perusteena olevat asiakirjat kirjanpitosäännösten edellyttämällä tavalla organisaation kirjanpidossa ja antamaan ne pyydettäessä opintokeskuksen tai viranomaisten nähtäväksi. Toteuttaja sitoutuu myös antamaan tilaisuutta koskevat tiedot pyydettäessä Opintokeskus Sivikselle. 13

14 Jos opintokeskus epäilee taloudellisen tuen väärinkäyttöä, se voi jättää tuen maksamatta osittain tai kokonaan. Tarvittaessa opintokeskus antaa ilmenneet epäselvyydet viranomaisen tutkittavaksi. Vertaisopintoryhmän järjestäjän eli Opintokeskus Siviksen vastuu Sivis vastaa vertaisryhmästä opetusviranomaisille. Sivis vastaa siitä, että vertaisryhmät ovat laadukkaita. Opintokeskus huolehtii myös vertaisryhmien arvioinnista opetusviranomaisten edellyttämällä tavalla. 6. Sivisverkon käyttäjien roolit ja tehtävät Koulutuksen vastuuhenkilö: Näkee oman keskusjärjestön koulutuksen kokonaissuunnitelman ja vuosisuunnitelman. Lisää ja muokkaa omia opintojaksoja ja vertaisopintoryhmiä sekä tekee niiden selvitykset. Näkee kaikki oman keskusjärjestön alla olevat alaorganisaatiot, niiden vastuuhenkilöt sekä kaikkien alaorganisaatioiden opintoryhmät ja opintojaksot Yhdistyksen tai piirin vastuuhenkilö (koulutuksen vastuuhenkilön oikeuksien lisäksi): Lisää ja päivittää organisaation osoitetiedot, tilitiedot ja Sivisverkon yhteyshenkilön* tiedot. Lisää organisaation tuntiehdotuksen järjestön vuosisuunnitelmaan syksyllä, jos tuntiehdotuksen laatiminen on hajautettu järjestössä. Keskusjärjestön pääkäyttäjä (yhdistyksen ja piirin vastuuhenkilön oikeuksien lisäksi): Lisää järjestön koulutuksen kokonaissuunnitelman (vapaaehtoinen). Lisää järjestön vuosisuunnitelmaan koulutuksen painopisteet (vapaaehtoinen) ja tuntiehdotuksen. Viestii ja ohjaa järjestön sisäisesti, jos vuosisuunnitelman tuntiehdotuksen tekemistä hajautetaan alue- ja paikallisyhdistyksille. Jakaa Siviksen myöntämät opintojaksotunnit järjestön sisäisesti Sivisverkossa, jos järjestö hyödyntää tätä Sivisverkon ominaisuutta. Ohjaa ja seuraa järjestön tuntien käyttöä Sivisverkossa. Voi tehdä ehdotuksen järjestön opintojaksomallista Sivikselle. Voi tehdä ehdotuksen yksittäisten opintojaksomallien koostamisesta yhdeksi koulutuskokonaisuudeksi Sivikselle. 14

15 Huolehtii opintojaksotuntien lisähausta tai palauttamisesta Sivikselle, jos tuntimäärä on kalenterivuoden aikana loppumassa tai tunteja on jäämässä käyttämättä. Seuraa koko järjestön koulutusten tilasto- ja palauteyhteenvetoja Sivisverkon yhteyshenkilö (organisaation tiedoissa)* Tätä tehtävää ei voi hakea Sivisverkkoon käyttäjätunnuksen laatimisen yhteydessä. Yhteyshenkilön nimen ja sähköpostiosoitteen päivittää Sivisverkkoon organisaation tiedoissa järjestössä pääkäyttäjä ja piireissä ja yhdistyksissä vastuuhenkilö. Sivisverkon organisaation tietoihin merkitty henkilö, jonka sähköpostiin tulee aina viesti, kun Sivisverkkoon on hyväksytty uusi käyttäjätunnus kyseiseen organisaatioon Ottaa yhteyttä Opintokeskus Sivikseen, jos organisaation käyttäjäksi on hyväksytty henkilö, jota ei sinne haluta, tai joku organisaation Sivisverkon käyttäjistä tulee poistaa. Osallistuja/käyttäjä Henkilö, joka osallistuu Sivisverkossa ilmoitettuun koulutukseen, tai luo itselleen käyttäjätunnuksen Sivisverkkoon ilman, että on hakenut roolia mihinkään organisaatioon. Pystyy ilmoittautumaan Siviksen koulutuskalenterin kautta markkinoitaviin koulutuksiin, sekä peruuttamaan osallistumisensa niihin. (Koulutuksiin voi ilmoittautua koulutuskalenterin kautta myös ilman käyttäjätunnuksen luomista Sivisverkkoon.) Voi päivittää Sivisverkossa omia yhteystietojaan ja tarkastella Sivisverkon opintorekisteriin merkittyjä opintosuorituksia. Voi tulostaa todistuksia mitoitettujen koulutusten opintosuorituksista. 7. Koulutusten osallistujatiedot Sivisverkossa Opintokeskus Siviksen taloudellinen tuki jäsenjärjestöjen koulutukselle tulee opetus- ja kulttuuriministeriön vapaan sivistystyön valtionosuudesta. Tämän vuoksi Siviksen taloudellista tukea saavat järjestöjen opintojaksot, vertaisopintoryhmät ja ammatillinen lisäkoulutus ovat osa Opintokeskus Siviksen toimintaa. Sivisverkko on Siviksen koulutuksen ohjausjärjestelmä, jonka avulla Sivis ohjaa jäsenjärjestöjen koulutusta, huolehrii Sivis-tukien maksusta, sekä pitää yllä tietoja Siviksen koulutuksiin osallistuneiden henkilöiden tiedoista tilastokeskusta ja opetusviranomaisia varten. Oppilaitoksena Siviksellä on velvollisuus kerätä tietoa koulutuksiinsa osallistuneista henkilöistä. Kaikista vertaisopintoryhmien osallistujista keräämme pakollisina tietoina osallistujan etu- ja 15

16 sukunimen, sähköpostiosoitteen (jos on) sekä sukupuolen. Koulutuksen vastuuhenkilön tulee tallentaa tarvittavat osallistujien tiedot Sivisverkkoon joko itse, tai kerätä tiedot osallistujilta suoraan Sivisverkkoon käyttämällä Sivisverkon koulutuskalenteria koulutukseen ilmoittautumisessa. Huom! Koulutuksen vastuuhenkilön tai kouluttajan tulee kertoa koulutuksen osallistujille, että he osallistuvat Siviksen tuella toteutettuun koulutukseen ja heidän nimensä sekä yhteystietonsa tallennetaan Sivisverkkoon. Osallistujille muodostuu käyttäjätunnus Sivisverkkoon Kun osallistujan tiedot tallennetaan Sivisverkkoon, tai osallistuja itse ilmoittautuu koulutukseen Sivisverkon kalenterin kautta, muodostuu hänen sähköpostiosoitteestaan Sivisverkon käyttäjätunnus. Sähköpostin tallentamisesta Sivisverkkoon tulee automaattinen ilmoitus osallistujan sähköpostiin. Käyttäjätunnuksen avulla osallistuja voi kirjautua Sivisverkon käyttäjäksi ja päivittää tietojaan, ilmoittautua koulutuksiin tai perua ilmoittautumisiaan. Lisäksi hän voi Tupas-tunnistautumisen jälkeen tarkastella opintorekisteriin tallennettujen koulutustensa suoritustietoja, sekä tulostaa niistä todistuksen tai opintorekisteriotteen. Ota yhteyttä! Opintokeskus Siviksen työntekijät ohjaavat ja neuvovat vertaisopintoryhmän asioinnissa Sivisverkon Sivischatissa arkisin klo Voit myös ottaa suoraan yhteyttä henkilökuntamme. Sähköpostiosoitteemme ovat muotoa: Vertaisopintoryhmän toimintaan ja hallinnointiin liittyvissä asioissa ohjaavat: toimistosihteeri Tiia Herlevi puh asiantuntija Lea Lihavainen puh asiantuntija Riitta Tervasmäki puh