NEUVOSTON PÄÄSIHTEERIN PÄÄTÖS N:O 40/17. Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristössä suoritettavaan harjoitteluun liittyvistä säännöistä

Transkriptio

1 NEUVOSTON PÄÄSIHTEERIN PÄÄTÖS N:O 40/17 Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristössä suoritettavaan harjoitteluun liittyvistä säännöistä EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTON PÄÄSIHTEERI, joka ottaa huomioon neuvoston työjärjestyksen ja erityisesti sen 23 artiklan, ottaa huomioon neuvoston suosituksen harjoittelun laatupuitteista sekä katsoo, että olisi vahvistettava seuraavat Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristössä suoritettavaan harjoitteluun liittyvät säännöt, ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

2 I LUKU YLEISET SÄÄNNÖKSET 1 artikla Soveltamisala ja tarkoitus 1.1 Soveltamisala Nämä säännöt koskevat Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön, jäljempänä 'pääsihteeristö', virallista harjoitteluohjelmaa. Näitä sääntöjä sovelletaan kaikkiin pääsihteeristön tarjoamiin harjoittelupaikkoihin, ellei jäljempänä nimenomaisesti toisin säädetä. Harjoittelijan ja pääsihteeristön allekirjoittamaa harjoittelusopimusta sovelletaan. Harjoittelusopimuksessa esitetään tarjotun harjoittelupaikan erityiset ehdot. Pääsihteeristö ei ole osapuolena missään harjoittelijan oppilaitoksen tai kolmannen osapuolen ehdottamassa harjoittelusopimuksessa. Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavia henkilöstösääntöjä ja unionin muuhun henkilöstöön sovellettavia palvelussuhteen ehtoja ei sovelleta harjoittelijoihin. Työpaikkakiusaamista ja seksuaalista häirintää työpaikalla neuvoston pääsihteeristössä koskevaa Euroopan unionin neuvoston pääsihteerin päätöstä N:o 15/2015 ja henkilöstösääntöjen 1 e artiklan 4 kohdan yleisten täytäntöönpanosäännösten hyväksymisestä 29 päivänä huhtikuuta 2004 annettua neuvoston päätöstä sovelletaan soveltuvin osin. 2 artikla Tarjous harjoittelupaikasta pääsihteeristössä Edistääkseen EU:n kansalaisten eurooppakoulutusta ja ammatillista koulutusta ja tarjotakseen heille tilaisuuden tutustua Eurooppa-neuvoston ja neuvoston toimintaan toimieliminä pääsihteeristö tarjoaa seuraavanlaisia harjoittelupaikkoja:

3 a) palkallinen harjoittelu; b) palkaton pakollinen harjoittelu; c) jäsenvaltioiden kansallisten julkishallinnon oppilaitosten opiskelijoille tarkoitettu harjoittelu; d) ylemmän perusasteen ja keskiasteen oppilaiden työharjoittelu. 3 artikla Hakukelpoisuus 3.1 Kansalaisuus Harjoittelijoiksi valitaan Euroopan unionin jäsenvaltioiden ja liittymissopimuksen jo allekirjoittaneiden ehdokasmaiden kansalaisia. 3.2 Vaatimukset a) Tutkintotodistus Ellei jäljempänä muuta säädetä, tutkintotodistuksen antaneen maan lainsäädännössä edellytetty kansallisten tutkintojen vähimmäistaso esitetään yksityiskohtaisesti liitteessä I. Hakijoiden on toimitettava oikeaksi todistetut jäljennökset kaikkien sähköisessä hakemuksessa ilmoittamiensa korkeakoulu- tai jatko-opintojen tutkintotodistuksista (tai asiaankuuluvista virallisista todistuksista). Ilmoitetuista käynnissä olevista opinnoista on toimitettava asianomaisen korkeakoulun virallinen todistus. Hakijoiden, joiden korkeakoulu- tai jatko-opintoja koskevaa tutkintotodistusta ei ole annettu millään EU:n virallisista kielistä, on toimitettava kyseisistä asiakirjoista englannin- tai ranskankielinen käännös. Jos hakija valitaan harjoitteluun, häntä pyydetään toimittamaan kaikista ilmoittamistaan tutkintotodistuksista oikeaksi todistetut jäljennökset ja tarvittaessa niiden oikeaksi todistetut käännökset.

4 b) Kielet Jotta harjoittelija voi hyödyntää harjoittelun täysipainoisesti sekä seurata kokouksia ja suoriutua tehtävistään asianmukaisesti, hakijoiden on osattava erittäin hyvin vähintään kahta EU:n virallista kieltä, joista toisen on oltava englanti tai ranska. Hakulomakkeessa ilmoitettujen kielten taidosta on äidinkieltä lukuun ottamatta esitettävä riittävä näyttö (tutkintotodistus tai muu todistus kyseisen kielen opinnoista). c) Aiempi työskentely Pääsihteeristö haluaa tarjota tilaisuuden harjoitteluun mahdollisimman monelle. Sen vuoksi sellaisten hakijoiden hakemuksia ei voida hyväksyä, jotka ovat jo suorittaneet yli kuuden viikon pituisen harjoittelun (virallisen tai epävirallisen, palkatun tai palkattoman) EU:n toimielimessä, elimessä, toimistossa tai virastossa tai suorittavat sellaista parhaillaan, ovat työskennelleet tai työskentelevät parhaillaan EU:n toimielimessä, elimessä, toimistossa tai virastossa, mukaan lukien henkilöt, jotka ovat toimineet tai toimivat parhaillaan Euroopan parlamentin jäsenen avustajana, konsulttina tai tutkijana, väliaikaisena toimihenkilönä, sopimussuhteisena toimihenkilönä, ylimääräisenä toimihenkilönä tai tilapäisenä toimihenkilönä EU:n toimielimessä, elimessä tai edustustossa taikka komission edustustossa. Tässä kohdassa tarkoitetut EU:n toimielimet ja elimet luetellaan liitteessä II. Hakijoiden on ilmoitettava harjoittelutoimistolle tilanteessaan hakuvaiheen ja valintaprosessin aikana tapahtuvista muutoksista.

5 4 artikla Hyväksymismenettely 4.1 Hakemusten jättäminen Hakemukset on tehtävä harjoittelutoimiston vahvistamien menettelyjen mukaisesti. Kaikki tarvittavat ohjeet julkaistaan harjoittelutoimiston 1 verkkosivustolla, jäljempänä 'verkkosivusto'. Hakemukset, joiden postileiman päiväys on hakuajan päättymisen jälkeen, hylätään automaattisesti. Hakijoiden on toimitettava kaikki harjoittelutoimiston pyytämät liiteasiakirjat. Hakemusvaiheessa ilmoitettuja tietoja ei voi enää muuttaa määräajan päätyttyä. 4.2 Valintamenettely Harjoittelutoimisto huolehtii valintamenettelystä koordinoidusti pääsihteeristön yksiköiden kanssa. Pääsihteeristö noudattaa yhtäläisten mahdollisuuksien politiikkaa eikä harjoita minkäänlaista syrjintää harjoittelijoiden palvelukseen ottamisessa. Jos hakijat ovat pätevyydeltään ja taidoiltaan samantasoisia, harjoittelutoimisto pyrkii varmistamaan hakijoiden tasapainoisen maantieteellisen ja sukupuolijakauman. Pääsihteeristö toteuttaa tarvittaessa positiivisia erityistoimia vammaisten harjoittelijoiden palvelukseen ottamisessa. 4.3 Hakemuksen hylkääminen Hakija, jonka hakemus hylätään hakuprosessin aikana, voi hylkäämisen syystä riippumatta hakea harjoittelupaikkaa uudelleen joksikin tulevaksi harjoittelujaksoksi. Tällöin hänen on kuitenkin toimitettava uusi hakemus ja kaikki tarvittavat liiteasiakirjat. 1

6 4.4 Hakemuksen peruuttaminen Hakija voi peruuttaa hakemuksensa koska tahansa hakuprosessin aikana ilmoittamalla tästä kirjallisesti harjoittelutoimistolle. Siinä tapauksessa hakija suljetaan pois hakuprosessin seuraavista vaiheista. Hakija voi hakea harjoittelupaikkaa uudelleen joksikin tulevaksi harjoittelujaksoksi. Tällöin hänen on kuitenkin toimitettava uusi hakemus ja kaikki tarvittavat liiteasiakirjat. 4.5 Henkilötietojen suoja Kaikkeen tämän päätöksen nojalla tapahtuvaan harjoittelijoiden ja harjoittelijoiksi hakevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä 18 päivänä joulukuuta 2000 annettua asetusta (EY) N:o 45/2001 riippumatta siitä, otetaanko hakija palvelukseen tai hylätäänkö tai peruutetaanko hakemus. 4.6 Valitut hakijat Hakijoille ilmoitetaan henkilökohtaisesti hakemuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Hakija ja pääsihteeristö allekirjoittavat harjoittelusopimuksen. Yhteydenpidossa käytetään hakulomakkeessa ilmoitettua sähköpostiosoitetta. Valintamenettelyn tuloksia ei julkisteta. Valitun hakijan on toimitettava kaikki harjoittelutoimiston pyytämät liiteasiakirjat harjoittelusopimuksen allekirjoittamiseen mennessä, ellei kuhunkin harjoitteluun hyväksymistä koskevista erityisehdoista muuta johdu. Harjoittelijoita ei voida ottaa palvelukseen yksikköön, jossa saattaisi syntyä eturistiriita, riippumatta hakijan aikaisemmasta työkokemuksesta tai kansalaisuudesta. Hakijoille voidaan tarjota vain yhtä sopimusta tietylle harjoittelujaksolle. Harjoittelutarjouksesta kieltäytyvät hakijat suljetaan pois käynnissä olevasta menettelystä. He voivat hakea harjoittelupaikkaa uudelleen joksikin tulevaksi harjoittelujaksoksi toimittamalla uuden hakemuksen ja kaikki tarvittavat liiteasiakirjat.

7 5 artikla Harjoittelun organisointi 5.1 Tehtävät Harjoittelija on pääsihteeristössä yhden tai useamman yksikön käytettävissä. Harjoittelija osallistuu yksikössään, jäljempänä 'harjoitteluyksikkö', tehtäviin, jotka tasoltaan vastaavat hänen koulutustaan ja työkokemustaan. Harjoittelija osallistuu kokouksiin harjoittelunohjaajan luvalla ja pääsihteeristön sääntöjen mukaisesti. 5.2 Harjoittelunohjaaja Harjoittelijan vastuuhenkilönä toimii yksikön päällikön nimittämä harjoittelunohjaaja. Harjoittelunohjaaja opastaa ja valvoo harjoittelijaa koko harjoittelujakson ajan. Harjoittelunohjaajan tehtävät ja vastuut esitetään asiakirjassa "Guide for Traineeship Advisers". 5.3 Vierailut, opintomatkat ja virkamatkat a) Vierailut ja opintomatkat Harjoittelutoimisto voi järjestää harjoittelijoille harjoittelun kannalta hyödyllisiä vierailuja ja opintomatkoja talousarviomäärärahojen rajoissa. b) Virkamatkat Harjoitteluyksikön pääjohtaja voi poikkeustapauksissa antaa harjoittelijalle luvan lähteä virkamatkalle, edellyttäen, että kyseessä on asioiden valmisteluun liittyvä matka, johon ei liity edustustehtäviä. Harjoittelutoimistolle on toimitettava jäljennös virkamatkamääräyksestä. Mainittu lupa oikeuttaa virkamatkakulujen korvaamiseen pääsihteeristön virkamatkaoppaassa säädetyn yleisen korvausjärjestelmän mukaisesti. Kuluista vastaa virkamatkamääräystä pyytänyt pääosasto.

8 Harjoitteluyksikön pääjohtaja voi poikkeustapauksissa pyytää harjoittelijan puolesta sellaisten kulujen korvaamista, jotka ovat aiheutuneet harjoitteluyksikön pyynnöstä suoritetuista tehtävistä, joista on koitunut kustannuksia harjoittelijalle. Näitä voivat olla esimerkiksi matkakustannukset, jotka liittyvät vapaaehtoiseen työhön EU:n neuvoston istunnoissa. Tällaiset kustannukset voidaan korvata harjoittelijalle edellyttäen, että pääsihteeri tämän hyväksyy. 5.4 Raportit ja todistukset Harjoittelun päätyttyä harjoittelija laatii ja allekirjoittaa raportin toiminnastaan ja harjoittelunohjaaja laatii ja allekirjoittaa arvioinnin harjoittelusta. Molemmat raportit toimitetaan harjoittelutoimistolle. Edellyttäen, että harjoittelija on täyttänyt harjoittelua koskevat velvollisuutensa, harjoittelutoimisto antaa todistuksen, josta ilmenee harjoittelun kesto ja harjoitteluyksikkö. 6 artikla Harjoittelijoiden oikeudet ja velvollisuudet 6.1 Velvollisuus noudattaa pääsihteeristön sisäisiä sääntöjä ja harjoitteluohjeita Harjoittelijan on noudatettava pääsihteeristön sisäisiä sääntöjä sekä harjoitteluyksikön päällikön, harjoittelunohjaajan ja harjoittelutoimiston ohjeita. Harjoittelijoiden on osallistuttava kaikkeen harjoittelutoimiston järjestämään pakolliseen toimintaan. 6.2 Luottamuksellisuus ja immateriaalioikeudet a) Luottamuksellisuus Harjoittelijan on noudatettava ehdotonta vaitiolovelvollisuutta sellaisten asioiden ja tietojen suhteen, jotka hän saa tietoonsa harjoittelunsa aikana tai ollessaan yhteydessä viestimien edustajiin. Harjoittelija ei saa antaa asiaankuulumattomille henkilöille missään muodossa asiakirjoja tai tietoja, joita ei ole julkistettu. Hänen on noudatettava tätä velvollisuutta myös harjoittelun päätyttyä.

9 b) Immateriaalioikeudet Harjoittelija ei saa yksin eikä yhdessä muiden kanssa julkaista eikä antaa julkaistavaksi mitään EU:n toimintaan liittyvää kirjoitusta ilmoittamatta tästä ensin nimittävälle viranomaiselle harjoittelunohjaajan tai harjoitteluyksikön päällikön välityksellä. Kaikki pääsihteeristölle harjoittelun aikana tehtyihin töihin liittyvät immateriaalioikeudet kuuluvat pääsihteeristölle. 6.3 Turvallisuusluokitellut tiedot Harjoittelijoihin sovelletaan EU:n turvallisuusluokiteltujen tietojen suojaamista koskevista turvallisuussäännöistä 23 päivänä syyskuuta 2013 annetun neuvoston päätöksen 2013/488/EU säännöksiä. Harjoittelijoilla ei saa olla pääsyä EU:n turvallisuusluokiteltuihin tietoihin, joiden turvallisuusluokitus on korkeampi kuin RESTREINT UE/EU RESTRICTED, eikä tiloihin, joissa tällaisia tietoja käsitellään. Pääsihteeristöllä on oikeus lopettaa harjoittelu ilman ennakkoilmoitusta, jos tätä säännöstä rikotaan. 6.4 Työsuorituksen riittämättömyys Harjoitteluyksikön päällikön ja harjoittelunohjaajan perustellusta pyynnöstä pääsihteerillä on oikeus lopettaa harjoittelu ilman ennakkoilmoitusta, jos harjoittelijan työsuoritukset tai pääsihteeristössä viestintään laajasti käytettyjen kielten eli englannin tai ranskan taito eivät riitä hänelle osoitettujen tehtävien asianmukaiseen suorittamiseen. 6.5 Väärien tietojen antaminen Pääsihteeristöllä on oikeus lopettaa harjoittelu milloin tahansa ilman ennakkoilmoitusta, jos käy ilmi, että harjoittelija on tahallaan antanut vääriä tietoja tai toimittanut vääriä ilmoituksia tai asiakirjoja harjoitteluun hakemisen, valintaprosessin tai harjoittelujakson aikana. 6.6 Sosiaalinen käytös Harjoittelijoiden on hoidettava tehtävänsä ja käyttäydyttävä rehellisesti, kohteliaasti ja huomaavaisesti. Jos harjoittelijan käytös ei ole tyydyttävää, harjoittelutoimisto voi milloin tahansa päättää lopettaa harjoittelun harjoittelunohjaajan kohtuullisesta pyynnöstä, jonka henkilöresursseista ja henkilöstöhallinnosta vastaava johtaja tai työhönotosta ja liikkuvuudesta vastaavan yksikön päällikkö on hyväksynyt harjoittelijaa kuultuaan.

10 6.7 Väärinkäytösten paljastaminen Harjoittelijan on välittömästi ilmoitettava kirjallisesti harjoittelutoimistolle sellaisista harjoittelun aikana tietoonsa tulleista seikoista, joiden perusteella voidaan olettaa, että kyseessä on mahdollisesti petos, korruptio tai muu unionin etuja vahingoittava laiton toiminta, taikka sellaisista virkatoimiin liittyvistä vakavista teoista, jotka voivat merkitä, että unionin virkamiehelle tai harjoittelijoille kuuluvia velvollisuuksia ei ole noudatettu. Tällaisen ilmoituksen saatuaan harjoittelutoimiston on toteutettava Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen 22 a artiklan 2 kohdassa säädetyt toimenpiteet. Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen 22 a, 22 b ja 22 c artiklaa sovelletaan harjoittelutoimistoon. Näitä säännöksiä sovelletaan soveltuvin osin myös asianomaiseen harjoittelijaan sen varmistamiseksi, että harjoittelijan oikeuksia kunnioitetaan. Tätä kohtaa sovelletaan myös siinä tapauksessa, että joku muu henkilö toimielinten henkilöstöön kuuluva, jonkin toimielimen palveluksessa minkälaisessa suhteessa tahansa oleva henkilö tai jonkin toimielimen palvelujen suorittaja on vastaavalla tavalla jättänyt noudattamatta velvollisuuksiaan. 6.8 Harjoittelun keskeyttäminen Pääsihteeristö voi poikkeustapauksessa keskeyttää harjoittelun hakijan kirjallisesta pyynnöstä, jossa esitetään asianmukaiset syyt ja perustelut. Harjoittelijan mahdollinen apuraha keskeytetään kyseisen kauden ajaksi, eikä harjoittelijalla ole oikeutta saada korvausta keskeytyskauteen mahdollisesti liittyvistä matkakustannuksista. Harjoittelija voi palata jatkamaan harjoittelua alkuperäisen harjoittelujakson päättymiseen asti.

11 6.9 Harjoittelun ennenaikainen lopettaminen Jos harjoittelija päättää ennen harjoittelun aloituspäivää mutta harjoittelusopimuksen allekirjoittamisen jälkeen lopettaa harjoittelun, pääsihteeristö voi päättää hylätä hänen tulevat harjoitteluhakemuksensa. Jos harjoittelija päättää lopettaa harjoittelun koska tahansa aloituspäivän jälkeen, hänen on esitettävä harjoittelutoimistolle perusteltu kirjallinen hakemus kolme viikkoa ennen harjoittelujakson aiottua lopettamista. Pääsihteeristö voi päättää kieltäytyä antamasta harjoittelutodistusta, jos harjoittelija on lopettanut harjoittelun ennenaikaisesti. Pääsihteeristö voi tarvittaessa pyytää harjoittelijaa palauttamaan harjoitteluapurahan harjoittelun jäljellä olevalta osalta Tuleva palvelukseen ottaminen Harjoitteluun hyväksyminen ei missään tapauksessa anna harjoittelijalle Euroopan unionin virkamiehen tai muun henkilöstön jäsenen asemaa eikä oikeutta myöhempään palvelukseen ottamiseen. Harjoittelija voidaan ottaa palvelukseen harjoittelun päätyttyä, kunhan sääntöjä ja edellytyksiä, jotka koskevat palvelukseen ottamista siihen henkilöstöryhmään, johon harjoittelija on tarkoitus palkata, on noudatettu ja sovellettu. Sama koskee entisiä harjoittelijoita, jotka on valittu pääsihteeristön järjestämän tarjouskilpailumenettelyn tai kiinnostuksenilmaisupyynnön perusteella joko henkilökohtaisesti tai valitun yrityksen työntekijänä Vammaiset henkilöt Jotta vammaisille henkilöille voidaan tarjota yhtäläiset mahdollisuudet työhön, toteutetaan tarvittaessa kohtuullisia erityisjärjestelyjä. Tämä tarkoittaa työympäristöön tehtäviä tarpeellisia ja tarkoituksenmukaisia muutoksia ja mukautuksia, jotka eivät aiheuta pääsihteeristölle kohtuutonta tai perusteetonta rasitusta.

12 7 artikla Työehdot 7.1 Vakuutukset a) Sairausvakuutus Sairausvakuutus on pakollinen. Harjoittelijan on viimeistään harjoittelun alussa todistettava, että hän kuuluu sairausvakuutuksen piiriin koko harjoittelun ajan. Jos harjoittelija ei kuulu mihinkään muuhun sairausvakuutusjärjestelmään, hänet voidaan vakuuttaa pääsihteeristön ottaman vakuutussopimuksen ehtojen mukaisesti. Palkallista harjoittelua (2 artiklan a alakohta) suorittavat harjoittelijat maksavat kolmasosan vakuutusmaksusta. Tämä osuus vähennetään harjoitteluapurahasta. Pakollista palkatonta harjoittelua suorittavilta harjoittelijoilta ei vaadita maksuosuutta, vaan pääsihteeristö vastaa koko vakuutusmaksusta. Kansallisten julkishallinnon oppilaitosten opiskelijoille tarkoitetun harjoittelun (2 artiklan c alakohta) sekä ylemmän perusasteen ja keskiasteen oppilaiden työharjoittelun (2 artiklan d alakohta) osalta todistus kuulumisesta sairausvakuutuksen piiriin on edellytys harjoitteluun hyväksymiselle. b) Tapaturmavakuutus Harjoittelija vakuutetaan tapaturman varalta pääsihteeristön ottaman vakuutuksen ehtojen mukaisesti. Pääsihteeristö vastaa koko tapaturmavakuutusmaksusta. 7.2 Työaika Työaika on sama kuin pääsihteeristön henkilöstöllä. Harjoittelijoilla on oikeus samoihin yleisiin vapaapäiviin ja päiviin, jolloin toimitilat ovat kiinni, kuin pääsihteeristön virkamiehillä.

13 7.3 Lomaoikeus Harjoittelijalla on oikeus kahteen lomapäivään kuukautta kohden. Lomaoikeus kertyy suhteessa tehtyihin työkuukausiin alkaen kuukauden ensimmäisestä päivästä, ja sitä sovelletaan kaikenlaisiin lomiin, jollei jäljempänä toisin säädetä. Pitämättömiä lomapäiviä ei korvata rahallisesti. Kun lomaoikeus on käytetty, pääsihteeristö voi asianmukaisesti perustelluista poikkeuksellisista syistä myöntää erityislomaa. Lomahakemuksissa on otettava huomioon harjoitteluyksikön tarpeet, ja niissä on noudatettava edellä esitettyjä sääntöjä. Loma-anomuksen hyväksyy ensin harjoittelunohjaaja tai harjoitteluyksikön päällikkö ja sen jälkeen harjoittelutoimisto. Lomahakemuksissa on otettava huomioon asianomaisen yksikön tarpeet. 7.4 Poissaolot a) Sairauspoissaolot Harjoittelijan on viipymättä ilmoitettava harjoittelunohjaajalleen sairastumisestaan ja mahdollisuuksien mukaan poissaolon kestosta. Harjoittelunohjaaja ilmoittaa asiasta harjoittelutoimistolle ja harjoitteluyksikön päällikölle. Aina jos poissaolo kestää yli kolme kalenteripäivää (viikonloput ja yleiset vapaapäivät mukaan lukien), harjoittelijan on toimitettava lääkärintodistus harjoittelutoimistoon, joka ilmoittaa asiasta harjoitteluyksikölle. Harjoittelija saa olla sairauden vuoksi poissa ilman todistusta enintään yhden päivän harjoittelukuukautta kohden, mikä lasketaan koko harjoittelujakson perusteella. Sairauden vuoksi poissa oleva harjoittelija voidaan kutsua pääsihteeristön pyynnöstä lääkärintarkastukseen.

14 b) Perusteettomat poissaolot Jos harjoittelija on poissa esittämättä perusteita poissaololleen tai ilmoittamatta poissaolostaan harjoittelunohjaajalleen, harjoittelunohjaajan on ilmoitettava asiasta harjoittelutoimistolle joko suoraan tai harjoitteluyksikön päällikön kautta. Harjoittelutoimisto antaa harjoittelijalle kirjallisen määräyksen ilmoittautua harjoitteluyksikköön viikon kuluessa kirjallisen ilmoituksen vastaanottamisesta. Harjoittelijan on palauttaan esitettävä asianmukaiset perusteet luvattomalle poissaololle. Luvattomia poissaoloja vastaava määrä päiviä vähennetään automaattisesti harjoittelijan lomapäivistä Harjoittelutoimisto voi harjoittelijan esittämien perusteiden tarkastelun jälkeen tai jos perusteita ei ole toimitettu harjoittelijan paluuseen mennessä tai viikon kuluessa kirjallisen ilmoituksen vastaanottamista päättää lopettaa harjoittelun ilman eri ilmoitusta. Apurahan aiheettomasti maksettu osuus on tapauksen mukaan palautettava pääsihteeristölle, eikä harjoittelijalla ole oikeutta matka-avustukseen. 7.5 Syrjintä Pääsihteeristö soveltaa syrjintään ja häirintään nollatoleranssia. Jos sellaista käytöstä esiintyy, harjoittelijoilla on oikeus käyttää pääsihteeristössä saatavilla olevia palveluja ja menettelyjä.

15 II LUKU ERITYYPPISIÄ HARJOITTELUPAIKKOJA KOSKEVAT ERITYISSÄÄNNÖKSET 8 artikla Palkallinen harjoittelu 8.1 Tutkintotodistukset Palkattuun harjoitteluun hyväksyminen edellyttää, että hakija on suorittanut verkkosivustolla tarkoitetun kandidaatin tutkinnon harjoittelusopimuksen allekirjoittamiseen mennessä. 8.2 Kesto Harjoittelujaksoja on vuosittain kaksi: 1 päivästä helmikuuta kesäkuun loppuun; 1 päivästä syyskuusta seuraavan vuoden tammikuun loppuun. Harjoittelu kestää kummallakin jaksolla viisi kuukautta, eikä sitä voida pidentää. Pääsihteeristö voi poikkeustapauksissa organisatorisista syistä tarjota lyhyempiä harjoittelujaksoja, jotka alkavat eri päivänä ja kestävät vähintään neljä kuukautta. 8.3 Harjoitteluapuraha Palkallisille harjoittelijoille myönnetään kuukausittainen harjoitteluapuraha. Apuraha on 25 prosenttia palkkaluokan AD 5 palkkatason 1 peruskuukausipalkasta talousarviomäärärahojen rajoissa. Apuraha on samansuuruinen koko harjoittelun ajan. Apurahan määrää päivitetään vuosittain, ja se ilmoitetaan verkkosivustolla.

16 8.4 Vammaisetuus Vammaisille hakijoille voidaan asianmukaisten perusteiden esittämisen perusteella myöntää ylimääräinen etuus, jonka määrä on enintään puolet harjoitteluapurahasta, kun pääsihteeristön työterveyshuoltoyksikkö on tarkastellut kyseistä tilannetta. 8.5 Vähennykset Harjoittelijan on harjoittelun alussa ilmoitettava kaikki pääsihteeristön ulkopuoliset tulonlähteet. Jos saadut ulkopuoliset tulot ovat pienemmät kuin harjoitteluapuraha, harjoittelijalla on oikeus erotuksen suuruiseen apurahaan. Jos saadut ulkopuoliset tulot ovat yhtä suuret tai suuremmat kuin harjoitteluapuraha, pääsihteeristö ei maksa harjoitteluapurahaa. Korkeakoulujen lukukausimaksuihin tarkoitettu tuki tai ansioihin perustuvat apurahat eivät ole tässä säännöksessä tarkoitettuja ulkopuolisia tulonlähteitä. 8.6 Matka-avustus Jos palvelukseenottopaikkakunta on kauempana kuin 50 kilometrin päässä Brysselistä, harjoittelijalla on oikeus saada tukea matkakuluihin harjoittelun alussa ja lopussa talousarviomäärärahojen rajoissa. Verkkosivustolla esitetään matka-avustuksen laskentatapa, yksityiskohtaiset säännöt ja noudatettava menettely. Harjoittelijan on suoritettava ainakin puolet harjoittelusta, jotta hän olisi oikeutettu matkaavustukseen. Palvelukseenottopaikkakuntana pidetään hakulomakkeessa ilmoitettua osoitetta, eikä muutospyyntöjä voida hyväksyä harjoittelusopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. 8.7 Verot Harjoitteluapurahoihin ei sovelleta Euroopan unionin virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavia erityisiä verosäännöksiä. Harjoittelija vastaa yksin niiden verojen maksamisesta, joita harjoitteluapurahasta mahdollisesti peritään asianomaisen jäsenvaltion voimassa olevan lainsäädännön nojalla. Harjoittelutoimisto antaa harjoittelun päätyttyä pyynnöstä todistuksen verotusta varten. Todistuksessa ilmoitetaan apurahan suuruus ja vahvistetaan, että apurahasta ei ole pidätetty veroja tai sosiaaliturvamaksuja.

17 8.8 Apurahan palauttaminen pääsihteeristölle Edellä olevan 6 artiklan 6.9 kohdan ("Harjoittelun ennenaikainen lopettaminen") ja 7 artiklan 7.4 kohdan b alakohdan ("Perusteettomat poissaolot") mukaan pääsihteeristö voi vaatia harjoittelijaa palauttamaan harjoitteluapurahan asiaankuuluvat osat. 9 artikla Palkaton pakollinen harjoittelu 9.1 Tutkintotodistukset Palkattomaan pakolliseen harjoitteluun hyväksymisen edellytyksenä on, että hakija opiskelee kolmatta, neljättä tai viidettä vuotta (tai vastaavalla tasolla) korkeakoulussa tai yliopistossa, jonka opiskelijoille harjoittelu on pakollinen osa opintoja tai ammattiin pääsyn edellytys taikka osa lopputyötä tai tohtorinväitöskirjaa varten tehtävää tutkimustyötä. Hakijan oppilaitoksen on toimitettava todistus tällaisesta pakollisesta harjoittelusta hakemuksen jättämiseen mennessä. 9.2 Kesto Harjoittelujaksoja on vuosittain kaksi: 1 päivästä helmikuuta kesäkuun loppuun; 1 päivästä syyskuusta seuraavan vuoden tammikuun loppuun. Harjoittelu kestää kummallakin jaksolla vähintään kaksi kuukautta ja enintään viisi kuukautta, eikä sitä voida pidentää yli viiteen kuukauteen. 9.3 Rahoituskysymykset Palkattomaan pakolliseen harjoitteluun osallistuvilla harjoittelijoilla ei ole oikeutta harjoitteluapurahaan. Heillä on kuitenkin oikeus 8 artiklan 8.4 kohdan mukaiseen vammaisetuuteen ja 8.6 kohdan mukaiseen matka-avustukseen.

18 10 artikla Jäsenvaltioiden kansallisten julkishallinnon oppilaitosten opiskelijoille tarkoitettu harjoittelu 10.1 Hyväksymisperusteet Hyväksymisen edellytyksenä on, että hakija on kirjoilla jäsenvaltion tai liittymissopimuksen allekirjoittaneen ehdokasvaltion kansallisessa julkishallinnon oppilaitoksessa ja että hän todistaa kuuluvansa sairausvakuutuksen piiriin harjoittelujakson ajan Kesto Harjoittelujaksoja on vuosittain kaksi: 1 päivästä helmikuuta kesäkuun loppuun; 1 päivästä syyskuusta seuraavan vuoden tammikuun loppuun. Harjoittelu kestää kummallakin jaksolla vähintään kaksi kuukautta ja enintään viisi kuukautta, eikä sitä voida pidentää yli viiteen kuukauteen. Pääsihteeristö ja asianomainen kansallinen julkishallinnon oppilaitos päättävät aloitusajankohdasta yhteisellä sopimuksella Rahoituskysymykset Kansallisten julkishallinnon oppilaitosten opiskelijoille tarkoitettuun harjoitteluun osallistuvilla harjoittelijoilla ei ole oikeutta tässä päätöksessä määriteltyyn harjoitteluapurahaan tai matkaavustukseen. Heillä on kuitenkin oikeus 8 artiklan 8.4 kohdan mukaiseen vammaisetuuteen, jos kyseinen kansallinen julkishallinnon oppilaitos ei myönnä tällaista etuutta Sovellettavat säännökset Tämän päätöksen 4 artiklan 4.2 kohtaa ei sovelleta tämäntyyppiseen harjoitteluun. Harjoittelutoimisto vahvistaa yksityiskohtaiset säännöt ja julkaisee ne verkkosivustolla.

19 11 artikla Ylemmän perusasteen ja keskiasteen oppilaiden työharjoittelu 11.1 Hyväksymisperusteet Hyväksymisen edellytyksenä on, että hakija on ylemmän perusasteen tai keskiasteen oppilaitoksen opiskelija, jonka sukulainen työskentelee pääsihteeristössä virkamiehenä tai muun henkilöstön jäsenenä, ja että hakija todistaa kuuluvansa sairausvakuutuksen piiriin harjoittelujakson ajan. Tällaiseen harjoitteluun valittavat opiskelijat ovat kyseisen virkamiehen tai muun henkilöstön jäsenen vastuulla koko harjoittelun ajan. Eurooppa-koulun oppilaita lukuun ottamatta opiskelijoiden on toimitettava oppilaitoksen antama todistus pakollisesta harjoittelusta Kesto Harjoittelujakson pituus on 1 2 viikkoa. Pääsihteeristö ja opiskelijasta vastaava virkamies tai muun henkilöstön jäsen päättävät aloitusajankohdasta yhteisellä sopimuksella Sovellettavat säännökset Edellä olevan I luvun 4, 5 ja 6 artiklaa sekä 7 artiklan 7.3 ja 7.4 kohtaa ei sovelleta tällaiseen harjoitteluun. Harjoittelutoimisto vahvistaa yksityiskohtaiset säännöt ja julkaisee ne verkkosivustolla Lopettaminen Ylemmän perusasteen ja keskiasteen oppilaiden työharjoittelu voidaan harjoitteluyksikön päällikön, harjoittelunohjaajan tai harjoittelutoimiston pyynnöstä lopettaa ilman ennakkoilmoitusta Rahoituskysymykset Ylemmän perusasteen ja keskiasteen oppilaille tarkoitettuun harjoitteluun osallistuvilla harjoittelijoilla ei ole oikeutta tässä päätöksessä määriteltyyn harjoitteluapurahaan, vammaisetuuteen tai matka-avustukseen.

20 11.6 Todistus Harjoittelutoimisto antaa harjoittelun päätyttyä todistuksen, josta käy ilmi harjoittelun kesto ja harjoitteluyksikkö. III LUKU LOPPUSÄÄNNÖKSET 12 artikla Toimivalta Neuvoston pääsihteeri käyttää kaikkea tämän päätöksen mukaisesti pääsihteeristölle annettua toimivaltaa. Neuvoston pääsihteerillä on oikeus siirtää hallinnosta vastaavalle pääjohtajalle kaikki valtuutensa tai osa niistä. 13 artikla Valitukset Jos harjoittelija haluaa valittaa näiden säännösten nojalla tehdystä päätöksestä, hänen on tehtävä kirjallinen hakemus harjoittelutoimistolle, jonka on vastattava harjoittelijalle kahden kuukauden kuluessa. Jos harjoittelija katsoo kärsineensä hallinnollisesta epäkohdasta, hänellä on oikeus tehdä kantelu Euroopan oikeusasiamiehelle, kun hän on ensin valittanut asiasta harjoittelutoimistolle. Harjoittelutoimiston on vastattava harjoittelijalle kahden viikon kuluessa.

21 14 artikla Voimaantulo ja siirtymäsäännökset Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se allekirjoitetaan, ja sitä sovelletaan 1 päivästä syyskuuta Tällä päätöksellä kumotaan ja korvataan 20 päivänä heinäkuuta 2007 annettu päätös N:o 118/07. Harjoittelijoihin, joiden valintamenettely alkoi ennen 1 päivää syyskuuta 2017, sovelletaan edelleen 20 päivänä heinäkuuta 2007 annettua päätöstä N:o 118/07. Tehty Brysselissä Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN

22 LIITE I Esimerkkejä tutkintotodistuksista, joilla osoitetaan harjoitteluun vaadittava koulutustaso. 2 Pääsihteeristöllä on oikeus muuttaa harjoitteluohjelmaan sovellettavia tutkintojen vähimmäistasoja. Tällaiset muutokset julkaistaan verkkosivustolla. Maa Korkea-asteen koulutus vähintään 3 vuotta Bălgarija Diploma za visshe obrazovanie (Диплома за висше образование) Bakalavar (Бакалавър) Magistar (Магистър) België Belgique Belgien Academisch gerichte Bachelor (lange type) Bachelor académique (type long) Akademischer Bachelor (lang) Ceská Republika Diplom o ukončení Bakalářského studia Croatia Preddiplomski sveučilišni studij (3 to 4 years) Danmark Bachelorgrad Deutschland Fachhochschulabschluss (6-7 Semester) / Bachelor Eesti Bakalaureusekraad (min 120 ainepunkti) España Diplomado / Ingeniero técnico France Licence Greece / Ελλάδα Πτυχιο Α.Ε.Ι. (πανεπιστημίου, πολυτεχνείου, Τ.Ε.Ι. υποχρεωτικής τετραετούς φοίτησης) Ireland / Eire Honours Bachelor Degree (3 years) Italia Laurea L (breve) Κύπρος / Kibris Πανεπιστημιακό Πτυχιο Latvija Bakalaura diploms (min 120 kredīti) Lietuva Bakalauras (min 120 kreditų ) Luxembourg Bachelor Magyarország Föiskolai oklevél Malta Bachelor s degree Nederland Bachelor (WO) / HBO bachelor degree (4 years) Österreich Fachhochschuldiplom (6-7 Semester) / Bakkalaureus(rea) Polska Licencjat / Inżynier Portugal Bacharelato România Diplomă de Licenţă Slovenija Diploma o pridobljeni visoki strokovni izobrazbi Slovenská Republika Diplom o ukončení Bakalárského štúdia Suomi / Finland Kandidaatin tutkinto - Kandidatexamen /Ammattikorkeakoulututkinto - Yrkeshögskoleexamen (min 120 opintoviikkoa - studieveckor) Sverige Kandidatexamen (Akademisk examen omfattande minst 120 poäng varav 60 poäng fördjupade studier i ett ämne + uppsats motsvarande 10 poäng) United Kingdom (Honours) Bachelor degree - 3 years Other countries Autres pays Andere Länder University level diploma requiring at least 3 years study Diplôme de niveau universitaire sanctionnant des études de 3 ans minimum Mindestens dreijährige Hochschulstudien mit Abschlussdiplom 2 Tilanne 20 päivänä heinäkuuta 2016.

23 LIITE II EU:n toimielimet: Euroopan parlamentti Euroopan unionin neuvosto Euroopan komissio (mukaan lukien unionin edustustot, komission edustustot sekä virastot) Euroopan yhteisöjen tuomioistuin Euroopan tilintarkastustuomioistuin Rahoituslaitokset: Euroopan keskuspankki Euroopan investointipankki Euroopan investointirahasto Neuvoa-antavat elimet: Euroopan talous- ja sosiaalikomitea Alueiden komitea Toimielinten väliset elimet: Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimisto Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimisto Euroopan yhteisöjen henkilöstökoulutuskeskus Muut erikoistuneet elimet: Euroopan oikeusasiamies Euroopan tietosuojavaltuutettu Euroopan ulkosuhdehallinto ja kaikki Euroopan unionin virastot.