Toimielimet voivat siir tyä sähköiseen kokousmenettelyyn ja sähköiseen kokoukseen etä yh tey del lä, järjestelmä on laitteistoriippumaton ja mobiili.

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Toimielimet voivat siir tyä sähköiseen kokousmenettelyyn ja sähköiseen kokoukseen etä yh tey del lä, järjestelmä on laitteistoriippumaton ja mobiili."

Kaisa Karjalainen
6 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Kunnanhallitus Sopimus Tieran kanssa tiedonhallintapalvelujen käyttöönotosta (CaseM) 687/ /2016 Kunnanhallitus Edellinen käsittely Kunnanhallitus Uusi kuntalaki ( /410) tuo uusia vaatimuksia ja mahdollisuuksia kunnan säh köisiin kokouskäytäntöihin ja henkilötietojen julkaisuun. Kunnan johtoryhmä käsitteli kuntalain tuomia muutosvaatimuksia joulukuussa 2015 ja piti tarkoituksenmukaisimpana vaihtoehtona vaihtaa nykyinen asian hal lin ta jär jes tel mä ja luottamushenkilöiden sähköisen asioinnin alusta Tieran kuntien yhteishankintayksikkönä kilpailuttamaan tie don hal lin ta pal ve luun, joka on Fujitsu Finland Oy:n SaaS-palveluna (software as a service) toimittama CaseM-järjestelmä. Uuden asian hal lin ta jär jes tel män käyttöönoton suunnitteluun ja valmisteluun varattiin määräraha vuoden 2016 talousarvioon. Järjestelmä on otettu jo käyttöön mm. Mikkelin seudulla, Tampereella ja si sä mi nis te riös sä. Tuusula on tehnyt päätöksen Tiera tiedonhallintapalveluiden käyt töön otosta ja Järvenpää valmistelee päätöstä. Mikäli kunnanhallitus päättää käyttöönotosta, käyttöönotto val mis tellaan kuntayhteistyönä, jolloin on mahdollista sekä saavuttaa kustannussäästöjä että ja kaa osaamista yhteiseen kehittämistyöhön. Tuusulan kunnanhallitus käsitteli asiaa ja päätti, että käyttöönotto to teu te taan samalla aikataululla Kirkkonummen kunnan kanssa, jolloin kunnat voivat jakaa pro jek tipääl lik kö kus tan nuk sia. Tieran Tiedonhallintapalvelu: Hallinnon ja päätöksenteon osittain paperiprosessina toteutetut vaiheet voidaan sähköistää asian saa pu mi ses ta päätöksentekoon ja säilyttämiseen saakka. Yhtenäinen käytäntö (myös salassapidettävien asioiden kokouskäsittely) hel pot taa ohjeiden laatimista, säästää kokousvalmistelun työaikaa, vähentää tu los tus kus tannuk sia, eikä arkistotilaa ole tarvetta lisätä. Manuaaliset käsittelyvaiheet vähenevät ja vähitellen poistuvat kun tie don oh jaussuun ni tel ma ohjaa valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa ja tiedon hä vit tä mis tä tai säilyttämistä lainsäädännön vaatimusten mukaan. Toimielimet voivat siir tyä sähköiseen kokousmenettelyyn ja sähköiseen kokoukseen etä yh tey del lä, järjestelmä on laitteistoriippumaton ja mobiili. Ohjelma tukee rakenteisia asiakirjoja, joiden avulla salassapidettävien tai ar ka luonteis ten tietojen julkaisu voidaan estää eri kanavissa, alkuperäisen asia kir jan pysyessä muuttumattomana. Julkiseksi merkityt päätöksenteon dokumentit jul kaistaan pysyvästi kunnan verkkosivuilla, kun niistä on poistettu sa las sa pi det tä vät tiedot ja henkilötiedot. Lisäksi listan tai päätöksen uudelleen jul kai sus sa ei synny tietoturvariskiä. Päätösten lisäksi asioiden julkaiseminen yleiseen verk koon on mahdollista.

2 Valmistelun ja päätöksenteon yhtenäisyys ja laatu paranevat järjestelmän puit teis sa määrämuotoiseksi koko valmisteluketjussa.

3 Kustannukset jakautuvat vuositasolla seuraavasti: Vuosi Kustannus yhteensä Kustannusten erittely Käyttöönottoprojektin työ mää rä kus tan nukset 26 htp Käyttöönottomaksu eu roa - Saas-palvelun vuo si kus tan nus euroa (sis. käyt tä jä li sens sit, luot ta mus henki lö li sens sit sekä nettilukuli sens sin ) - Iltakokousten tekninen tuki euroa per vuosi. Tu ki pyyn nön avausmaksu ja työ tunti hin ta veloitetaan vain sil loin, kun palvelu putoaa pois pääl tä kokousten aikana. - Kuntayhteistyön jaetut re surs si kus tan nukset eu roa/vuo si ja siitä eteenpäin (max.) - Saas-palvelun vuo si kus tan nuk set euroa (sis. käyt tä jä li sens sit, luot tamus hen ki lö li sens sit sekä verkkojulkaisulisenssi. Kuntakoon muu tos sote- ja maa kun ta rat kai sun toteuduttua pienentää kus tan nus ta. - Iltakokousten tekninen tuki euroa per vuosi. Tu ki pyyn nön avausmaksu ja työtun ti hin ta veloitetaan vain sil loin, kun palvelu putoaa pois pääl tä kokousten aikana. Kokonaisuudessaan hankintahinta neljän vuoden ajalta on yhteensä eu roa. Kunta voi lisäksi halutessaan talousarviossa varautua optiona järjestelmään in teg roi tui hin osioihin, joita ovat mm. sähköinen allekirjoitus, Sarkk-arkisto sekä säh köi sen asioinnin alusta. Vuoden 2018 talousarvioon valmistauduttaessa varautuminen säh köi sen arkistoinnin (Sarkk) ja sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoon on tär keää. Kustannusarvio on noin euroa. Ratkaisu mahdollistaa sen, että luot ta mus elin ten pöytäkirjat ja päätökset voidaan allekirjoittaa ja säilyttää pysyvästi säh köi ses sä muodossa, eikä niitä tarvitse enää tulostaa paperisina arkistoon. Arkistointia ja säh köis tä allekirjoitusta koskevat ratkaisut palvelevat myös muita kunnan tie to jär jes tel miä, ja niihin varautuminen on kokonaisuudessaan taloudellisesti ja toi min nal li ses ti perusteltua. Sarkk-arkistointiratkaisun käyttöönottotarve on riippuvainen kan sal li sen SAPA-arkistointipalvelun etenemisestä. Tiera tiedonhallinnan tuomat toiminnalliset hyödyt ovat Fujitsun tekemän kus tan nus-hyöty-ana lyy sin mukaan arvioitu noin euroksi vuosittain. Arvio muo dos tuu työajan säästöstä, arkistonmuodostuksen säästöstä, tiedonhaun nopeutumisen tuo mas ta hyödystä, omien palvelimien ylläpidosta koituvasta säästöstä sekä mat ka kus tan nus ten säästöstä. Tieran kanssa tehtävän sopimuksen hallinnasta vastaa asianhallintapäällikkö. Valmistelijat: asianhallintapäällikkö ritva.ikkela@kirkkonummi.fi, kunnanlakimies tanja.mansikka@kirkkonummi.fi, hankintapäällikkö oili.toivanen@kirkkonummi.fi, tie to hal lin to-

4 pääl lik kö Esityslistan liitteet - Palvelusopimus Tiera Tiedonhallinta, sisältää sopimuksen liitteet 1-6, ehdotus kun nanhal li tuk sel le Tiera Tiedonhallinta, Käyttöönottoprojektisopimus, ehdotus kunnanhallitukselle (HUOM! Sopimukset ja niiden liitteet tulevat viimeistään julkiseksi muilta kuin salassa pidet tä vän tiedon osalta kun sopimus on allekirjoitettu (julkisuuslaki 6 8 kohta). Liit teet on kunnanhallituksen kokoukseen osallistuvien luettavissa kunnanhallituksen ext ra net-si vustol la ja poistetaan sivustolta kokouksen jälkeen.) Ehdotus Kunnanjohtaja Kunnanhallitus päättää 1. että Kirkkonummen kunnan tiedonhallintajärjestelmäksi valitaan Tiera Tie don hal lin ta palve lu ja käynnistetään järjestelmän käyttöönottoprojekti, 2 käyttöönotto toteutetaan samalla aikataululla Tuusulan kunnan kanssa, jolloin kunnat voivat jakaa projektipäällikkökustannuksia. 3 hyväksyä liitteenä olevan Tiera tiedonhallintajärjestelmää koskevan sopimuksen Tie ran kanssa ja valtuuttaa kunnanjohtajan allekirjoittamaan sopimuksen ja tekemään sii hen tarvittaessa vähäisiä tarkistuksia. 4. todeta, että projekti aloitetaan heti kun sopimus on allekirjoitettu lokakuussa 2016 ja et tä järjestelmä otetaan käyttöön uuden valtuustokauden alkuun mennessä kesällä Päätös Kunnanhallitus: Kunnanhallitus päätti ehdotuksen mukaisesti. Pöytäkirjan liitteet

5 Kh 8/ , - Palvelusopimus Tiera Tiedonhallinta, sisältää sopimuksen liitteet 1-6, kunnanhallituksen päätös Kh 9/ , - Tiera Tiedonhallinta, Käyttöönottoprojektisopimus, kunnanhallituksen päätös (HUOM! Sopimukset ja niiden liitteet tulevat viimeistään julkiseksi muilta kuin salassa pidettävän tiedon osalta kun sopimus on allekirjoitettu (julkisuuslaki 6 8 kohta). Liitteet on kunnanhallituksen kokoukseen osallistuvien luettavissa kunnanhallituksen extranet-sivustolla ja poistetaan sivustolta kokouksen jälkeen.) Tiedoksi Muutoksenhakuohje Oikaisuvaatimus kunnanhallitukselle

Samankaltaiset tiedostot

TEHTÄVÄKORI Monisteita matikkaan. Riikka Mononen

---------------------------------------- TEHTÄVÄKORI Monisteita matikkaan Riikka Mononen ---------------------------------------- Tehtäväkori 2016 TEHTÄVÄKORI Monisteita matikkaan -materiaali on kokoelma