Asiakirjojen julkisuus Kirkkonummi. Mervi Kuittinen lakimies Suomen Kuntaliitto

Transkriptio

1 Asiakirjojen julkisuus Kirkkonummi Mervi Kuittinen lakimies Suomen Kuntaliitto

2 Julkisuusperiaate» oikeusperiaate: hallinto on julkista» perustuslain 12 : viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu jokaisella on oikeus julkiseen tietoon perustuslain 10 : jokaisen yksityiselämä, kunnia ja kotirauha on turvattu» avoimuus asukkaiden suoran vaikuttamisen edellytys» tiedottaminen (kuntalain 29 ) ja vaikuttamismahdollisuuksien varaaminen (hallintolain 41 )» kokouksen julkisuus (kuntalain 57 )» asiakirjajulkisuus ja tiedonsaantioikeus (julkisuuslaki)» henkilötiedot (henkilötietolaki, työelämän tietosuojalaki)

3 Kokouksen julkisuus (KL 57 ) Valtuusto kokoukset julkisia» jollei käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka lain nojalla salassa pidettävä» jollei valtuusto painavan syyn vuoksi jossakin asiassa toisin päätä» valtuuston suljetun kokouksen asiakirjat salassa pidettäviä vain, jos laissa niin säädetään Muu toimielin = kunnanhallitus, lautakunta, johtokunta ym. kokoukset julkisia vain, jos toimielin niin päättää» julkisessa kokouksessa ei saa käsitellä salassa pidettäväksi säädettyä asiaa tai asiakirjaa läsnäolo suljetussa kokouksessa hallintosääntö suljetun kokouksen keskustelut luottamuksellisia

4 Luottamushenkilön tietojensaantioikeus (KL 43 ) Luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja sekä nähtäväkseen asiakirjoja, joita luottamushenkilö toimessaan pitää tarpeellisena, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu Ei koske koonteja, yhteenvetoja tai selvityksiä Tietojensaantioikeus ulottuu julkisiin ja "ei vielä julkisiin asiakirjoihin" Säännös sinänsä ei velvoita antamaan esim. kopioita tai tulosteita; nähtäväksi antaminen riittänee Luottamushenkilö ei saa käyttää tietojensaanti-oikeuttaan väärin. Rikoslaissa säädetään rangaistus salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden rikkomisesta Luottamushenkilön tiedonsaantioikeus ei ulotu kunnan tytäryhteisöihin, koska nämä eivät ole tarkoitettuja kunnan viranomaisia Vrt. kunnan hallussa olevat asiakirjat

5 Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan tietojensaantioikeus (74 ) Salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita tarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisina tarkastustehtävän hoitamiseksi. Toimielimellä/ ei koske yksittäistä tarkastuslautakunnan jäsentä Oikeuttaa tilintarkastusintressissä tutustumaan myös salassa pidettäviin tietoihin Kunnan viranomaiselle olevat tiedot Vrt. konserniyhtiön asiakirjat Salassapitovelvollisuus

6 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta Julkisuusperiaate (1 ) viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei tässä tai muussa laissa erikseen toisin säädetä Tiedonsaanti julkisesta asiakirjasta jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. tiedon antaminen asiakirjasta, joka ei ole vielä julkinen, on viranomaisen harkinnassa. Harkinnassa on otettava huomioon, mitä 17 :ssä säädetään. Julkisuusperiaatteen ensisijaisuus (17 ) tiedon saamista ei saa rajoittaa ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta eikä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeellista tiedon pyytäjiä tulee kohdella tasapuolisesti huolellinen arviointi, kun pyydetään tietoja ei vielä julkisista asiakirjoista

7 Viranomaisen asiakirjojen jaottelu Viranomaiskäsite Viranomaisen asiakirjan käsite Julkinen asiakirja Ei vielä julkinen asiakirja eli harkinnanvaraisesti julkinen Salassa pidettävä asiakirja tai osa siitä

8 Viranomainen (JL 4 ) kunnalliset viranomaiset (4 k): oikeudelliseen normiin perustuvia tehtäviä ja toimivaltaa kunnan ja kuntayhtymän toimielimet Esimerkki: kunnanhallituksen asettaman työryhmän muistio -> kh:n asiakirja valtuuston tilapäinen valiokunta yksittäiset viranhaltijat ja luottamushenkilöt, asioissa joissa käyttävät itsenäistä päätösvaltaa esim. lain tai johtosäännön nojalla Julkisuuslaissa määritellään ne viranomaiset, joiden toiminnassa lakia sovelletaan. Kunnissa toimii paljon erilaisia apuelimiä, sisäisiä ryhmiä joilla ei ole päätösvaltaa, niiden asiakirjojen julkisuus ei määräydy samalla tavalla kuin viranomaisten asiakirjat. kunnan ja kuntayhtymän tilintarkastajat (8 k) ei viranomainen: johtoryhmä, työryhmät, valtuustoryhmät viranomaisiin rinnastetaan julkista tehtävää hoitavat yhteisöt, laitokset, säätiöt ja yksityiset henkilöt niiden käyttäessä julkista valtaa (4.2 ) esim. paliskunnat, Asianajajaliitto jne

9 Asiakirja Asiakirja (JL 5.1 ) Ei edellytä paperialustaa! -> välineneutraalisuus Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla Esimerkki: atk-tallenne, cd levy, mikrofilmi KHO taltio 935: Toimittaja saanut tiedot paperille painettuna, Kysymys siitä, tuleeko viranomaisen lisäksi luovuttaa tieto asiakirjan julkisesta osasta pyydetyllä tavalla äänitallenteen muodossa silloin kun asiakirjan salassa pidettävien osien poistamiseen vaaditan uusi ohjelma tai muu tekninen apuväline. Ääninauhoite koski hätäkeskuspuhelua

10 Viranomaisen asiakirja Viranomaisen asiakirja (JL 5.2 ) viranomaisen hallussa oleva asiakirja, joka on laadittu viranomaisessa toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta / annettu toimeksiantotehtävän suorittamista varten Esimerkki: ostopalvelu, konsultti viranomaisen asiakirja vaikka on konsultin hallussa. Esimerkiksi kun kunta tekee sopimuksen yksityisen tietojenkäsittelyalan yrityksen kanssa kunnan henkilörekisterin ylläpidosta, rekisteri on kunnan asiakirja

11 Yhtiön asiakirja Kunnan omistama yhtiö ei ole kunnan viranomainen Yhtiön asiakirjoihin ei sovelleta julkisuuslakia rekisteriviranomaiselle toimitettavat tiedot! Tilinpäätös ja toimintakertomus on ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, samoin osakeluettelo ja osakasluettelo, mutta kirjanpitolain mukainen tase-erittely ja muu kirjanpitoaineisto ei ole julkista. Jos toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa -> julkisuuslaki

12 Ei ole viranomaisen asiakirja (JL 5 3 mom.) 1. asiakirja lähetetty viranhaltijalle/työntekijälle/ luottamushenkilölle hänen muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi (asiakirja ei liity viranomaisen tehtäviin) 2. viranhaltijan (työntekijän, toimeksiannosta toimivan) omat muistiinpanot ja luonnokset» omaan käyttöön laaditut muistiinpanot» luonnosta ei vielä annettu esittelyä/muuta asian käsittelyä varten» HE: ei ole tarkoitettukaan asiakirjoiksi, joihin asian käsittely perustuu Salassapitovelvoitteet 3. viranomaisen sisäistä käyttöä varten hankitut asiakirjat» Kirjasto, omat yleiskirjeet 4. yksityiselle suoritettavaan toimeksiantoon liittyvät asiakirjat 5. viranomaiselle löytötavarana jäänyttä tai toimitettua asiakirjaa

13 Ei ole viranomaisen asiakirja (JL 5 4 mom.) Lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Jos asiakirjat kuitenkin liitetään arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain viranomaisen luvalla Hallituksen esityksen mukaan tämän säännöksen tarkoitus on muun ohella turvata mahdollisuus viranomaisissa toimivien mielipiteen vaihtoon. - > sisäiset neuvottelu- ja muut sisäistä työskentelyä ja toimintaa varten laaditut asiakirjat» viranomaisen asiakirjoja vain mikäli sisältävät tietoja, jotka arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon» asiakirja ei ole viranomaisen asiakirja, mutta liitetty arkistoon viranomainen voi määrätä, että tietoja saa antaa vain viranomaisen luvalla salassapitovelvoitteet

14 Valmistelun julkisuus JL 6 ja 7 Asiakirjan julkiseksi tuleminen Ei vielä julkiset asiakirjat harkinnanvarainen julkisuus oltava asialliset perusteet, jos tietoja ei anneta; harkintavaltaa käytettävä julkisuusmyönteisesti Julkiset asiakirjat jokaisella oikeus saada tietoja Salassa pidettävät asiakirjat (tiedot) tietoja sivullisille vain lain tai suostumuksen nojalla Viranomaisen laatima tutkimus ja tilasto taikka niihin verrattavissa oleva yleisesti merkittävän ratkaisun tai suunnitelman vaihtoehtoja, perusteita ja vaikutuksia kuvaava selvitys tulee julkiseksi, kun se on valmis käyttötarkoitukseensa, vaikka tällainen asiakirja liittyy muutoin keskeneräiseen asiaan (6 1 mom. 5 kohta). Julkisuuslain soveltamisalan piiriin kuuluva valmisteluaineisto tulee salassa pidettäviä asiakirjoja lukuun ottamatta julkiseksi viimeistään, kun asian käsittely on päättynyt kyseisessä viranomaisessa (6 1 mom. 9 k).»säännökset mahdollistavat sen selvittämisen, minkälaisiin tietoaineistoihin ja arviointeihin viranomaisten toiminta perustuu

15 Asiakirjan julkiseksi tuleminen Viranomaisen laatima asiakirja (JL 6 ) Esitys, esityslista, muu valmisteluaineisto, pöytäkirja, päätös, sopimus julkinen viimeistään, kun asian käsittely on päättynyt ao. viranomaisessa (paitsi jos sisältää salassa pidettäviä tietoja) toimielimen pöytäkirja tarkastettu asia jää pöydälle?? asia poistetaan esityslistalta?? viranhaltijapäätös allekirjoitettu sopimus allekirjoitettu Diaarin ja muun luettelon merkintä julkinen, kun merkintä on tehty (paitsi jos salassa pidettävä tieto paljastuisi)

16 Viranomaiselle toimitettu asiakirja (JL 7 ) asian käsittelyä varten toimitettu asiakirja muuten viranomaisen toimialaan/tehtäviin kuuluvassa asiassa toimitettu asiakirja tulee julkiseksi kun viranomainen on saanut asiakirjan hakemus, asianosaisen vastine, aloite, toimenpidepyyntö, oikaisuvaatimus, toisen viranomaisen lausuntopyyntö jne. poikkeukset: asiantuntijalausunnot, muut sellaiset asiakirjat, jotka päätetty avata tiettynä ajankohtana tai tietyn määräajan jälkeen julkisiksi kun ne avataan Julkista hankintaa koskevat asiakirjat (yleisö)julkisiksi kun sopimus on tehty paitsi jos asiakirja/tieto on salassa pidettävä

17 Yleiset salassapitoperusteet julkisuuslain 24 :ssä (32 kohtaa) Esimerkiksi: Poliisi- ja rikostutkinta sekä turvajärjestelmät (3-5 k) Kanteluasiakirjat (6 k) Tarkastus- ja valvontatoimen asiakirjat (15 k) Julkisyhteisön liike- tai ammattisalaisuudet (17 k) Yksityisen liike- ja ammattisalaisuudet (20 k) Oikeudenkäyntiin valmistautumista varten laaditut ja hankitut asiakirjat (19 k) Henkilön vuositulot, kokonaisvarallisuus, tuen tai etuuden perusteena olevat tulotiedot, tiedot muutoin kuvaavat taloudellista asemaa (23 k) Asiakirjat, jotka koskevat pakolaista tai turvapaikan, oleskeluluvan tao viisumin hakijaa (24 k) Sosiaali- ja terveydenhuollon ja työhallinnon asiakirjat (25 k) Psykologiset testit tai soveltuvuuskokeet sekä työntekijän valintaa/palkan perustetta varten tehdyt arvioinnit (29 k) Yksityiselämää koskevat tiedot (32 k) jne

18 Esimerkkejä: Yksityiselämää koskevat tiedot (32 k)» ehdoton salassapito» poliittinen vakaumus, paitsi kun toimii poliittisessa tai muussa luottamustehtävässä, on poliittinen vakaumus julkinen tieto» yksityiselämän mielipiteet, elintavat» osallistuminen yhdistystoimintaan» vapaa-ajan harrastukset» tiedot perhe-elämästä ja muista henkilökohtaisista oloista Kanteluasiakirjat (6 k)» julkisuusolettama» salassa pidettäviä, kunnes kanteluasia on ratkaistu, jos tiedon antaminen vaikeuttaisi asian selvittämistä ilman painavaa syytä olisi omiaan aiheuttamaan vahinkoa tai kärsimystä asiaan osalliselle 18

19 Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus (JL ) viranhaltija, työntekijä, luottamushenkilö, harjoittelija, toimeksiantotehtävää hoitava, asianosainen ja hänen edustajansa tai avustajansa salassa pidettäviä tietoja ei saa näyttää/luovuttaa/paljastaa sivulliselle viranhaltija/työntekijä ei sivullisen asemassa käsiteltävänään olevassa asiassa toimielimen jäsen/läsnäoloon oikeutettu ei sivullisen asemassa toimielimen käsiteltävänä olevassa asiassa Hyväksikäyttökielto: salassa pidettäviä tietoja ei saa käyttää omaksi/toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi asianosaisen tiedonsaantioikeus oikeus käyttää tietoja ko. asian hoitamisessa JL 31 Salassapidon lakkaaminen 25 vuotta jollei toisin säädetty 50 vuotta henkilön kuolemasta (JL kohdat) 19

20 Salassa pidettävien tietojen käsittely salassa pidettävien tietojen merkitsemistä esityslistaan ja pöytäkirjaan on syytä harkita voitaisiinko em. tiedot laittaa liitteeksi, jolloin pöytäkirjan voi julkistaa sellaisenaan? salassapitomerkinnät kokous- ja muihin asiakirjoihin: säännös, johon salassapito perustuu asiakirjaan aina laitettava salassapitomerkintä ja ao. säännös, jos asianosaiselle annetaan tieto, joka on salassa pidettävä toisen tai yleisen edun vuoksi (JL 25 ) salassa pidettäviä tietoja sisältävät kokousasiakirjat säilytettävä ja hävitettävä asianmukaisesti asiakirjoja ei saa säilyttää eikä hävittää niin, että ne voivat joutua sivullisten käsiin kokousasiakirjat jätetään kokouksen jälkeen kuntaan tai palautetaan myöhemmin asianmukaisesti hävitettäväksi ei kotiarkistoja 20

21 Henkilötiedon vieminen internetiin Henkilötieto luonnollista henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi» voi olla tallennettuna millä keinolla tahansa ja mille alustalle tahansa Yksityishenkilön henkilötietoja ei lähtökohtaisesti internetiin» Vastakkainen intressi: yksityisyyden suoja» Suostumus Kunnan palveluksessa olevan tai luottamushenkilön tiedot saa julkaista internetissä» Jos tarpeen tehtävän hoidon vuoksi» Ei yksityistä tietoa» Esimerkiksi työsähköposti 21 [pvm] Etunimi Sukunimi titteli Tapahtuma

22 Henkilörekisteritiedon vieminen internetiin Internetiin vieminen on sähköinen luovutus Eli luovuttajan on selvitettävä henkilötietojen käyttötarkoitus sekä luovutuksensaajan oikeus tallettaa ja käyttää henkilötietoja Luovutuksensaajan oikeus tallettaa ja käyttää henkilötietoja on mahdotonta selvittää netissä Ilman suostumusta henkilörekistereitä ei saa viedä nettiin» Esimerkiksi viran haun yhteenvetotietoja. 22 [pvm] Etunimi Sukunimi titteli Tapahtuma

23 Henkilötiedot internetissä Esityslistat ja pöytäkirjat» Jos viedään internetiin editoitava» Onko henkilötieto ylipäänsä tarpeen Esim. nimi vs. kiinteistönumero rakennusluvissa Kuva voi olla henkilötieto» Netissä olevien kuvien osalta editointi / suostumus» Kuvan suhde salassa pidettävään tietoon Esim. kuva jonottavista henkilöistä terveyskeskukseen tai sosiaalitoimistoon 23 [pvm] Etunimi Sukunimi titteli Tapahtuma

24 Kuntaliiton lakiyksikön palvelut Palvelemme kuntakonsernin työntekijöitä ja luottamushenkilöitä julkisoikeuden, yksityisoikeuden ja julkisten hankintojen lakiasioissa

25 Uutiskirje kuntien lakiasioista kiinnostuneille: Laki-info ja Juridikinfo Laki-info tarjoaa kunnallishallintoa koskevat uutiset vähintään kuudesti vuodessa. Maksuton uutiskirje välittää ajankohtaista tietoa kuntien hallinnon, päätöksenteon ja hallintomenettelyn sekä yhtiö-, sopimus- ja kiinteistöoikeuden lakiasioista Laki-infoa toimittaa Kuntaliiton lakiyksikkö. Uutiskirjeellä on ruotsinkielinen vastineensa, Juridikinfo Kuntaliitto julkaisee uutiskirjeitä eri toimialoilta ja keskeisistä hankkeista. Liiton uutiskirjeet on suunnattu kuntatyön ammattilaisille sekä kuntien luottamushenkilöille Tilaa maksuton Laki- tai Juridikinfo sähköpostiisi

26 Uutiskirje julkisista hankinnoista kiinnostuneille: Hankintainfo Hankintainfo välittää tietoa hankintalaista, kilpailuttamisesta, hankintamalleista ja -ohjeista sekä julkisten hankintojen hyvistä käytännöistä Julkisten hankintojen neuvontayksikön toimittama uutiskirje ilmestyy noin kahdeksan kertaa vuodessa Hankintainfo on osin kaksikielinen sisältäen joitain ruotsinkielisiä uutisia. Kuntaliitto julkaisee uutiskirjeitä eri toimialoilta ja keskeisistä hankkeista. Tutustu mm. lakiyksikön Laki-infoon ja Juridikinfoon Tilaa maksuton Hankintainfo sähköpostiisi

27 Palvelusähköpostilla tavoitat meidät parhaiten, myös lomakaudella Lakiyksiköllä on kaksi palvelusähköpostiosoitetta. Palvelusähköpostiin tulleita kysymyksiä käydään aktiivisesti läpi. Niihin vastaavat kulloinkin paikalla olevat lakimiehemme» Kun kysymyksesi koskee hallintoa ja päätöksentekoa, toivomme, että käytät palvelusähköpostia hallintolakimiehet(at)kuntaliitto.fi henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen sijaan.» Kun kysymyksesi koskee yksityisoikeutta, toivomme, että käytät palvelusähköpostia siviililakimiehet(at)kuntaliitto.fi henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen sijaan Julkisten hankintojen neuvontayksiköllä on myös palvelusähköposti» Kun kysymyksesi koskee julkisia hankintoja, toivomme, että käytät palvelusähköpostia hankinnat(at)kuntaliitto.fi henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen sijaan

28 Lakiyksikön julkaisuja Muutoksenhaku kunnan viranomaisen päätöksestä, Kuntaliiton lakija substanssiyksiköiden lakimiesten kirjoittama opas, toimittajana Riitta Myllymäki. Vuoden 2012 painoksessa lainsäädännön muutoksia ja korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisuja seurattu loppuvuoteen Päivitetty muutoksenhakuopas saatavilla myös ruotsiksi: Sökande av ändring i kommunala myndigheters beslut, en praktisk handbok för kommunernas och samkommunernas personal och förtroendevalda, Red. Riitta Myllymäki Kunnan kiinteistönkauppa - Valmistelu ja sopimusmallit, Sampsa Matilaisen julkaisussa (2012) esitellään kiinteistön luovutuksiin liittyvää sääntelyä, EU:n valtiontukisääntelyä, kaupanvastuuta koskevien riskien hallintaa sekä kunnan viranomaisten harkintavallan rajoja. Lisäksi käydään läpi keskeistä oikeuskäytäntöä. Vuonna 2013 julkaisemme uusia oppaita. Seuraa tiedotusta uutiskirjeissämme. Tutustu lakiyksikön julkaisutarjontaan Kunnat.netin verkkokaupassa