PERUSTIETOVARANTOJAOSTO TOIMINTAKERTOMUS Eero Mantere

Transkriptio

1 1 PERUSTIETOVARANTOJAOSTO TOIMINTAKERTOMUS Eero Mantere Oheisena on perustietovarantojaoston puheenjohtajan yhteenveto jaoston toiminnasta: 1. Perustietovarantojaoston asettaminen Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnasta (JUHTA) annetun asetuksen (163/2013) 4 :n mukaan perustietovarantojaosto toimii JUHTA:n pysyvänä jaostona. Jaoston tehtävänä on asetuksen mukaan toteuttaa osaltaan JUHTA:lle annettuja tehtäviä. Tämän mukaisesti JUHTA teki päätöksen perustietovarantojaoston tavoitteista, tehtävistä, kokoonpanosta ja sihteeristöstä (VM006:2/2013). Lisäksi JUHTA antoi jaostolle toimeksiannon nimetä jäsenorganisaatioidensa asiantuntijoista koostuvan tietosuojan ydinryhmän. 2. Perustietovarantojaoston toiminta Perustietovarantojaosto kokoontui toimikaudellaan 15 kertaa. Kokoukset valmisteltiin yhteistyössä sihteeristön, puheenjohtajan ja varapuheenjohtaja toimesta. Myös JUHTA:n pääsihteeri osallistui sekä sihteeristön että jaoston työhön. Yhteenvedot kokouksista ja niissä esillä olleesta aineistosta ovat nähtävillä JulkICTwikisivustolla. Puheenjohtaja raportoi säännönmukaisesti JUHTA:n kokouksissa perustietovarantojaostossa käsitellyitä asioista. Perustietovarantojaoston jäsenorganisaatioiden edustajia osallistui monilukuisesti JUHTA:n toimikaudellaan järjestämiin seminaareihin. Tietosuojan ydinryhmä nimettiin Ryhmässä edustetut organisaatiot ovat ollet Eläketurvakeskus, Helsingin kaupunki, Kela, Liikenteen turvallisuusvirasto TRAFI, Maanmittauslaitos, Patentti ja rekisterihallitus, Suomen Kuntaliitto, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Tietosuojavaltuutetun toimisto, Tilastokeskus, Verohallinto ja Väestörekisterikeskus. Ydinryhmä raportoin säännöllisesti perustietovarantojaostolle esillä olleista kysymyksistä. Tietosuojan ydinryhmä järjesti lisäksi vuonna 2015 ja 2016 tammikuussa suuren suosion saavuttaneet seminaarit EU:n tietosuojaasetuksen vaikutuksista ja muista ajankohtaisista tietosuojaan liittyvistä kysymyksistä. Tietosuojan ydinryhmän työhön ja seminaareihin liittyvä aineisto ovat nähtävillä JulkICTwikisivustolla.

2 2 3. Perustietovarantojaoston kokouksissa käsitellyt asiat Kokous Järjestäytyminen ja työtavoista sopiminen Ajankohtaiskatsaus jaoston toimintaan liittyvistä hankkeista Kokous Perustietovarantojen/rekisterien hallinnan ja ohjauksen keskittäminen, työryhmän työn sisältö/esittely Kansallinen palveluarkkitehtuuri ja palveluväylä/esittely Perustietovarantojen viitearkkitehtuurityö (Anne KauhanenSimanainen) /esittely Perustietovarantojaoston toimintasuunnitelma/keskustelu /päätös Tietosuojan ydinryhmän asettaminen/päätös Kokous Kansallinen palveluarkkitehtuuri ja palveluväylä/jatkokeskustelu Perustietovarantojen viitearkkitehtuurityö/jatkokeskustelu Tietosuojan ydinryhmän työn käynnistyminen ja suuntaviivoja ryhmän työsuunnitelmaan Kokous Hallituksen linjaukset kansallisen palveluarkkitehtuurin edistämiseksi/keskustelu Lähtökohdat kansallisen palveluväylän toiminnalle/keskustelu Jaoston työsuunnitelman käsittely Lausuntopalaute kansallisesta viitearkkitehtuurista Kokous Tilannekatsaus valtion yhteisten tieto ja viestintäteknisten palveluiden järjestämisestä ja VRK:n tehtävistä palveluväylän toteuttamiseksi Perustietovarannot, palveluväylä ja omien tietojen tarkistaminen (omien tietojen tarkistus on ehdotettu pilotiksi palveluväylään)/keskustelu Tilannekatsaus tietosuojan ydinryhmän työstä Kokous JUHTA:n ja VM odotukset perustietovarantojaoston työskentelyyn Kansallisen palveluarkkitehtuurin ja palveluväylän valmistelutilanne Pertiva organisaatioiden edellytykset osallistua kansalliseen palveluarkkitehtuurin/keskustelu Kokous Palveluväylä, palvelunäkymä ja palvelutietovarannot/valmistelu Avoimen tiedon ohjelman tilannekatsaus Jaoston osallistuminen JUHTA:n syysseminaariin Kokous Palveluväylään liitettävät tietovarannot/keskustelu tiekartasta EU:n tietosuojaasetuksen valmistelutilanne/tilannekatsaus Palveluväylä, palvelunäkymät ja tietosuoja/keskustelu

3 3 Kokous Selvitystyön käynnistäminen perusrekistereiden tietojen yhteen toimivuuden nykytilasta Keskustelu julkishallinnon tietopalveluiden maksuttomuuden vaikutuksista Kokous Toimeksianto perusrekisterin tietomallin yhteen toimivuuden nykytilasta Tilannekatsaus palveluväylän ja palvelunäkymien tiekartan edistymisestä Jatkokeskustelu tietovarantojen maksuttomuudesta Kokous Selvitystyö perusrekistereiden tietojen yhteen toimivuuden nykytilasta/tilannekatsaus Tilannekatsauksen palveluväylän etenemissuunnitelmasta ja rekisterinpitäjien kanssa tehtävistä sopimuksista Tietosuojan ydinryhmän tilannekatsaus Hallitusohjelman digitalisointitavoitteiden toteuttaminen Kokous Tilannekatsauksen palveluväylän etenemissuunnitelmasta ja KaPa lain valmistelutilanteesta Selvitystyö perusrekistereiden tietojen yhteen toimivuuden nykytilasta/alustavien linjausten esittely Avoimen tiedon ohjelman loppuraportti Semanttisen yhteen toimivuuden viitekehyksen esittely Kokous Selvitystyö perusrekistereiden tietojen yhteen toimivuuden nykytilasta/raportin käsittely Tilannekatsaus palveluväylästä ja palvelunäkymistä Tietosuojan ydinryhmän loppuraportti Yhteenveto jaoston työskentelystä 4. Jaoston tavoitteiden saavuttaminen ja onnistuminen tehtävissä Perustietovarantojaoston ja tietosuojan ydinryhmän toiminnassa keskityttiin jäsenorganisaatioiden väliseen tiedon ja kokemusten vaihtoon sekä kaikille ajankohtaisten yhteisten kysymysten käsittelyyn. Jaosto ja tietosuojan ydinryhmä ovat toimineet asiantuntijatasolla edistäen jaostolle annettujen tavoitteiden ja tehtävien toteutumista. Jaoston tavoitteet ja tehtävät oli sen asettamiskirjeessä määritelty laajasti edistämään julkishallinnon perustietovarantoja hallinnoivien viranomaisten yhteistyötä sekä parantamaan perustietovarantojen yhteen toimivuutta ja tietojen saatavuutta. Tavoitteissa ja tehtävissä toistuivat eri osaalueiden edistäminen, mahdollistaminen, kohottaminen, parantaminen, varmistaminen, rajaaminen, koordinointi jne.

4 4 Tästä näkökulmasta voi todeta jaoston saavuttaneen tavoitteensa ja suorittaneen tehtävänsä vähintään tyydyttäväsi. Jaostossa kuultiin selvityksiä eri asiakokonaisuuksista, käytiin periaatekeskusteluja sekä nostettiin esiin ongelmia ja hyviä käytäntöjä niiden ratkaisemiseksi. Jaostossa myös käsiteltiin säännönmukaisesti kansalliseen palveluarkkitehtuuriin liittyviä kysymyksiä, mikä osaltaan sitoutti jäsenorganisaatiota palveluväylän ja palvelunäkymien toteuttamiseen. Muutamat osaalueet toimeksiannosta jäivät vähemmälle huomiolle (esim. kunnille suunnattujen tietoluovutusten riskien arviointi,). Tämä johtui osaltaan siitä, että keskustelussa jaossa tai tietosuojan ydinryhmässä ei kyetty tarkemmin määrittelemään, mikä on ongelman sisältö. Jotkut tehtävät (esim. perustietovarantojen laadun varmistaminen) olivat puolestaan niin laajoja kokonaisuuksia, että niiden toteuttaminen jaoston toimesta ei käytännössä ole ollut mahdollista, vaan ne kuuluvat jäsenorganisaatioiden itsensä tehtäväksi. Jaostolla ei itsellään ole ollut toimivaltaa tehdä päätöksiä jäsenorganisaatioidensa puolesta. Jaoston jäsenet osallistuivat oman toimensa ohella, ja heidän mahdollisuutensa käyttää aikaa jaoston työskentelyyn olivat rajalliset. Yleisesti voi todeta, että jaoston tehtävät ja tavoitteet eivät olleet oikeassa suhteessa käytössä oleviin resursseihin ja toimivaltaan. Jaoston toiminta oli pitkälle itseohjautuvaa eli käsittelyyn tulleet kysymykset nousivat esiin säännönmukaisesti jäsenten itsensä toimesta. Perustietovarantojaoston, sihteeristön ja tietosuojan ydinryhmän jäsenet hoitivat tehtäviään virkatyönä. Kokoukset järjestettiin joko VM:n kokoustiloissa tai muutamissa tapauksissa jäsenorganisaatiossa. Muulta kuin pääkaupunkiseudulta osallistuttiin käytännössä lähes aina etäyhteydellä. Toiminnasta ei aiheutunut muita kuin kokousjärjestelyihin liittyviä kustannuksia. Perustietovarantoja hallinnoivien sekä tietoja hyödyntävien viranomaisten ja mudein tahojen yhteistyötä, tietojenvaihtoa ja parhaiden käytäntöjen käsittelyä on ensiarvoisen tärkeätä jatkaa, samoin tietosuojaasiantuntijoiden tapaamisia. Tämä yhteistyö voi periaatteessa jatkua ilman nimenomaista asetukseen perustuvaa määräystäkin. JUHTA:n uudella toimikaudella jaostorakennetta on tarkoitus tiivistää niin, että yksi ja sama jaosto käsittelisi teemakohtaisesti nykyisten eri jaostojen asiat. Mahdollista olisi perustaa myös eri aiheisiin keskittyviä työryhmiä. Tämä mahdollistaisi nykyistä toimintatapaa paremman mahdollisuuden keskittyä kulloinkin ajankohtaisiin ongelmiin. Teemakohtaisessa jaostotyöskentelyssä olennaista on se, että käsiteltävä ongelma rajataan riittävän selkeästi ja perustettavalla alatyöryhmälle annettaan toimeksianto, aikataulu ja riittävät resurssit tehtävän hoitamiseen. Eero Mantere Puheenjohtaja

5 5