CDR/DE/94/2012 aiheesta "Euroopan unionin talousarvio"

Transkriptio

1 Osasto E "Laaja-alaiset toimintalinjat ja verkostot" Apulaisjohtaja Bryssel 29. tammikuuta 2013 BT/SA/dfm - D/209/2013 Tarjouspyyntökirje Rinnakkainen palveluhankintapuitesopimus Asia: CDR/DE/94/2012 aiheesta "Euroopan unionin talousarvio" Avoin menettely Arvoisa vastaanottaja 1. Alueiden komitea, jäljempänä 'komitea', aikoo tehdä otsikossa mainitun julkisen hankinnan. Ohessa saatte kyseisen tarjouskilpailueritelmän, jossa täsmennetään kaikki tarjouksen ja sopimusluonnoksen tekemiseksi tarvittavat liiteasiakirjat. 2. Mikäli haluatte osallistua julkiseen tarjouskilpailuun, pyydän teitä lähettämään jollakin Euroopan unionin virallisella kielellä laaditun tarjouksen kolmena kappaleena. 3. Tarjoaja toimittaa tarjouksensa kirjeitse a) joko postitse tai lähettipalvelua käyttäen, postitettuna viimeistään 25. maaliskuuta 2013, jolloin lähetyspäiväksi katsotaan postileiman tai lähettipalvelun vastaanottotodistuksen päivämäärä, seuraavaan osoitteeseen: Invitation to tender - Ref.: CDR/DE/94/2012 Committee of the Regions Directorate for Horizontal Policies and Networks Unit for Forward Planning, Studies and Academic Networks (Office VMA 6/34) Rue Belliard/Belliardstraat Bruxelles/Brussel BELGIQUE/BELGIË FI

2 - 2 - b) tai jättämällä sen henkilökohtaisesti osoitteeseen Invitation to tender - Ref.: CDR/DE/94/2012 Committee of the Regions Directorate for Horizontal Policies and Networks Unit for Forward Planning, Studies and Academic Networks (Office VMA 6/34) Rue Belliard/Belliardstraat Bruxelles/Brussel BELGIQUE/BELGIË viimeistään 25. maaliskuuta 2013 kello Tällöin tarjouksen jättäminen vahvistetaan asiakirjat vastaanottavan henkilöstön jäsenen päiväämällä ja allekirjoittamalla vastaanottoilmoituksella. Asianomainen yksikkö on avoinna maanantaista torstaihin kello ja perjantaisin kello Lauantaisin, sunnuntaisin ja komitean vapaapäivinä yksikkö on suljettu. 4. Tarjous on toimitettava kahdessa sisäkkäisessä kirjekuoressa. Molemmat kirjekuoret on suljettava. Sisempään kuoreen on merkittävä tarjouspyynnössä mainitun vastaanottavan yksikön lisäksi maininta: "Appel d'offres à ne pas ouvrir par le service du courrier"/"invitation to tender Not to be opened by the internal mail departement" (Tarjouspyyntö Ei saa avata postinjakelussa). Käytettäessä itseliimautuvia kirjekuoria ne on suljettava teipillä, jonka poikki lähettäjän on merkittävä nimikirjoituksensa. Myös sisemmässä kirjekuoressa on oltava kaksi suljettua kirjekuorta, joista toinen sisältää teknisen osan (alkuperäiskappale ja kaksi kopiota) ja toinen hintatarjouksen (alkuperäiskappale ja kaksi kopiota). Molempiin kuoriin merkitään selvästi, mitä ne sisältävät ("Technical" ja "Financial"). 5. Kunkin tarjouksen on oltava tarjoajan tai asianmukaisesti valtuutetun edustajan allekirjoittama täysin luettavissa vähäisimpienkin sanoihin ja numeroihin liittyvien epäselvyyksien pois sulkemiseksi laadittu vaadituilta osin eritelmään liitettyjen vakiolomakkeiden mukaisesti. 6. Tarjouksen voimassaoloaika, jona tarjoajan on säilytettävä tarjouksensa ehdot muuttamattomina, on yhdeksän kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. 7. Tarjouksen tekeminen merkitsee sitä, että tarjouksen tekijä hyväksyy tähän tarjouspyyntöön, tarjouseritelmään ja sopimusluonnokseen sisältyvät ehdot ja luopuu muista yleisistä tai erityisistä sopimusehdoistaan. Tarjouksen tekeminen sitoo tarjoajaa sopimuksen täytäntöönpanon ajan, jos tästä tulee tarjouskilpailun voittaja.

3 Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen valmistelusta ja tekemisestä aiheutuvista kustannuksista. Niitä ei korvata. 9. Yhteydenotot hankintaviranomaisen ja tarjoajan välillä ovat menettelyn aikana sallittuja ainoastaan poikkeustapauksissa. Ne voidaan sallia ainoastaan seuraavin edellytyksin: Ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä: Hankintaviranomainen voi tarjoajan aloitteesta antaa sellaisia lisätietoja, joiden tarkoituksena on ainoastaan selventää hankinnan luonnetta. Lisätietoja koskevat pyynnöt on osoitettava (yksinomaan kirjallisina) yksikköön E1 "ennakoiva suunnittelu, tutkimukset ja akateemiset verkostot" ("Unit E1 Forward Planning, Studies and Academic Networks"), sähköposti faksi ). Lisätietopyyntöihin vastataan ainoastaan, jos ne on vastaanotettu viimeistään viidentenä työpäivänä ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä. Komitea voi omasta aloitteestaan ilmoittaa asianomaisille tarjouskilpailuasiakirjojen laatimisessa havaitsemistaan virheistä, epätäsmällisyyksistä tai puutteista. Lisätiedoista ja muista edellä mainituista tiedoista ilmoitetaan tarvittaessa AK:n internetsivuston tarjouspyyntöjä koskevassa osiossa, jolloin tiedot ovat kaikkien asianomaisten tarjoajien saatavilla. Internetsivustoa päivitetään säännöllisesti. Tarjoaja vastaa päivitysten ja muutosten seuraamisesta tarjouskilpailun aikana. Tarjousten avaamisen jälkeen: Hankintaviranomainen voi ottaa yhteyden tarjoajaan, jos tarjousta on selvennettävä tai jos siinä olevia ilmeisiä asiavirheitä on korjattava; yhteydenotto ei kuitenkaan saa johtaa tarjousehtojen muuttamiseen. 10. Tämä tarjouspyyntö ei sido komiteaa millään tavalla. Sitoumus on voimassa sopimussuhteena vasta sitten, kun sopimus valitun tarjoajan kanssa on allekirjoitettu. Hankintaviranomainen voi sopimuksen allekirjoittamiseen asti joko luopua sopimuksen tekemisestä tai peruuttaa hankintamenettelyn. Tällöin ehdokkaat tai tarjoajat eivät voi vaatia minkäänlaista korvausta. Päätös on perusteltava ja saatettava ehdokkaiden tai tarjoajien tietoon. Kun komitea on avannut tarjouksen, asiakirja siirtyy komitean omistukseen ja sitä käsitellään luottamuksellisesti.

4 Tarjouksen tekijöille ilmoitetaan tarjouksen käsittelyn tuloksesta ainoastaan kirjallisesti. 12. Jos tarjoukseen sisältyy alihankintaa, on suositeltavaa, että alihankkijoiden kanssa tehtyihin sopimuksiin kuuluu sovittelu riitatilanteiden ratkaisumenettelynä. 13. Tarjouspyyntöön lähetettyyn vastaukseen sisältyvät henkilötiedot (esimerkiksi nimi, osoite ja ansioluettelo) kirjataan. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun asetuksen (EY) N:o 45/2001 säännöksiä. Ellei erikseen toisin mainita, pyydettyjä lisätietoja ja henkilötietoja tarvitaan tarjouksen arvioinnissa tarjouspyynnössä esitettyjen ehtojen mukaisesti. Tietoja käsittelee tätä tarkoitusta varten yksinomaan Béatrice Taulègne. Tarjouksen tekijä voi pyynnöstä saada oikeuden tutustua omiin henkilötietoihinsa ja korjata kaikki niissä esiintyvät virheet ja puutteet. Kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset tulee lähettää osoitteeseen Henkilötietojen käsittelystä voi milloin tahansa valittaa Euroopan tietosuojavaltuutetulle Henkilötiedot voidaan unionin taloudellisen edun turvaamiseksi toimittaa sisäisille tarkastusyksiköille, Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle, taloudellisten väärinkäytösten tutkimuselimelle ja/tai Euroopan petoksentorjuntavirastolle (OLAF). Tiedot (nimi, etunimi, mikäli kyse on luonnollisesta henkilöstä, osoite, oikeudellinen muoto sekä, mikäli kyse on oikeushenkilöstä, niiden henkilöiden nimitiedot, joilla on valtuudet edustaa sitä, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä) taloudellisista toimijoista, jotka ovat jossakin varainhoitoasetuksen tai 107 artiklassa tai 109 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tai 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuista tilanteista, voidaan liittää komission hallinnoimaan poissulkemisia koskevaan keskustietokantaan (CED) ja toimittaa komission ja muiden varainhoitoasetuksen 95 artiklan 1 ja 2 kohdassa mainittujen toimielinten, virastojen, viranomaisten tai elinten osoittamille henkilöille. Tietokantaan liitetyllä toimijalla on oikeus saada tietoja itseään koskevista tiedoista. Pyynnöt tehdään alueiden komitean tilinpitäjälle tai suoraan komission tilinpitäjälle. Ehdokkaalle tai tarjoajalle tulee ennen keskustietokantaan rekisteröintiä antaa mahdollisuus esittää näkemyksensä kirjallisesti (14 päivän kuluessa). Poissulkemisen kestoa koskevaa mahdollista päätöstä odotettaessa ja unionin taloudellisten etujen suojelemiseksi voi kuitenkin olla mahdollista pyytää, että poissulkemista koskeva varoitus kirjataan tietokantaan alustavasti jo ennen kuin kolmannelle osapuolelle on annettu mahdollisuus esittää näkemyksensä. 1 2 edps@edps.europa.eu. Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012, annettu 25 päivänä lokakuuta 2012, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta.

5 - 5 - Poissulkemisia koskevaa keskustietokantaa hallinnoi Euroopan komissio. Tietokantaa koskeva tietosuojalauseke on luettavissa komission internetsivuilla seuraavassa osoitteessa: [allekirjoitus] Béatrice Taulègne "Laaja-alaiset toimintalinjat ja verkostot" -osasto Apulaisjohtaja