12 säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat 36 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja

Transkriptio

1 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Aika Keskiviikko klo 09:00-12:45 Paikka Kunnanvirasto, kokoushuone 2 Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 26 Pöytäkirjanpitäjän valinta 3 27 Pöytäkirjan tarkastaminen 4 28 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen 5 29 Tarkastuslautakunnan vaalin toteaminen 6 30 Tilintarkastajan valinta 7 31 Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen 8 32 Esittely lautakunnan kokouksessa 9 33 Tarkastuslautakunnan työn avustaminen Esteellisyydet Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille 12 säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat 36 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja 13 työohjelma Tilintarkastajan tarkastussuunnitelma Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen ja käyttöön 15 tilattava materiaali 39 Tarkastuslautakunnan palkkiot Tarkastuslautakunnan talousarvio ja menojen 17 hyväksyminen 41 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Kunnan toiminnallinen ja taloudellinen katsaus Muut ja tiedoksi saatettavat asiat Kokouksen päättäminen 21

2 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Salmi Jukka puheenjohtaja Autti Annikki Jauhojärvi Pirkko Kangas Pentti Poti Jukka Poissa Nevalainen Paula varapuheenjohtaja Muu Hyvönen Risto tilintarkastaja Kurula Timo vt. kunnanjohtaja 40 Lång Tuija controller 40 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Käsitellyt asiat :t Pöytäkirjan tarkastajien valinta Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Pentti Kangas ja Jukka Poti. Allekirjoitukset Jukka Salmi Puheenjohtaja Risto Hyvönen Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Kittilässä Pentti Kangas Jukka Poti Pöytäkirja ollut nähtävänä Kittilän kunnan nettisivuilla

3 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjanpitäjän valinta Tarklk Toimielimen pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöy tä kirjan pi tä jä. Tarkastuslautakunta valitsee pöytäkirjanpitäjän joko keskuu des taan tai lautakunnan ulkopuolelta. Tarkastuslautakunta nimeää pöytäkirjanpitäjäksi tilintarkastaja Risto Hy vö sen.

4 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan tarkastaminen Tarklk Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdol la pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmen taa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunnan kokouksen pöytäkirjat tarkastetaan siten, että lau ta kun ta valitsee kaksi jäsentään pöytäkirjantarkastajaksi.

5 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen Tarklk Kuntalain 140 : Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 :n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen lii tettyi ne oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkas ta mi sen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei sa lassa pi toa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tarkastuslautakunta päättää, että lautakunnan pöytäkirja saatetaan näh tä vil le yleisessä tietoverkossa välittömästi tarkastamisen jälkeen.

6 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan vaalin toteaminen Tarklk Kuntalain 121 :n 1. momentin mukaan valtuusto asettaa tar kas tuslau ta kun nan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjes tä mis tä varten. Lautakunnan puheenjohtajan ja va ra pu heen joh tajan tulee olla valtuutettuja. Hallintosäännön 9 :n mukaan lautakunnassa on puheenjohtaja ja va ra pu heen joh ta ja sekä 4 muuta jäsentä. Jokaisella jäsenellä on hen ki lö koh tai nen varajäsen. Valtuusto on kokouksessaan valinnut tar kas tus lau ta kuntaan seuraavat jäsenet ja varajäsenet: Varsinainen jäsen Salmi Jukka puheenjohtaja Nevalainen Paula va ra pu heenjoh ta ja Autti Annikki Jauhojärvi Pirkko Kangas Pentti Poti Jukka Henkilökohtainen varajäsen Pääkkölä Eveliina Rauhala Esa Lehtonen Minna Autto Mervi Ylläsjärvi Esa Rantanen Jorma Tarkastuslautakunta toteaa valtuuston päätöksen.

7 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastajan valinta Tarklk Valtuusto on kokouksessaan valinnut tilintarkastajaksi toimi kau dek si JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy:n. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi valtuuston päätöksen.

8 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen Tarklk Hallintosäännön mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään ai ka na ja paikassa. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan va ra pu heen joh ta ja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Jos asia käsitellään sähköi ses sä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin men nes sä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista lähetetään kokous kut sun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään lautakunnan päättämällä tavalla. Lautakunta päättää, että kokouskutsu ja esityslista lähetetään sähköi ses ti.

9 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Esittely lautakunnan kokouksessa Tarklk Hallintosäännön mukaan esittelijästä päättää lautakunta. Hallintosäännön mukaan asiat päätetään viranhaltijan esittelystä. Kun lau takun nal la ei ole alaisuudessaan viranhaltijoita, päätöksenteko tar kastus lau ta kun nan kokouksessa tapahtuu puheenjohtajan selostuksen poh jal ta ilman varsinaista viranhaltijaesittelyä. Tarkastuslautakunta päättää, että päätöksenteko tar kas tus lau ta kunnas sa tapahtuu puheenjohtajan selostuksen pohjalta.

10 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan työn avustaminen Tarklk Tarkastuslautakunta päätti edellä pykälässä 1 lautakunnan pöy tä kirjan pi tä jäs tä. Muusta mahdollisesti tarvittavasta lautakuntatyön avusta mi ses ta on tarpeen päättää erikseen. Tilintarkastusyhteisö on tarjouk ses saan ilmoittanut lautakunnan tukipalveluiden ve loi tus pe rusteet. Tarkastuslautakunnan avustamiseen liittyviä tehtäviä ovat mm. ko kous ten valmistelu, esityslistojen laatiminen, arviointikertomuksen val mis te lu siinä laajuudessa kuin näistä tehtävistä lautakunnan kans sa sovitaan. Tarkastuslautakunta päättää, että lautakunnan asioiden val mis te li jana toimii tilintarkastaja.

11 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Esteellisyydet Tarklk Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voi mas sa, mitä hallintolain 27 ja 28 pykälissä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asian osai siin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yk sit täisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asian osaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan ole vat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asia koh tai sis ta esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa vä lit tö mäs ti sellaisen ilmetessä. Lautakunnan jäsenet ilmoittavat esteellisyytensä ja ne merkitään pöy tä kir jaan. Esteellisyyksissä tapahtuvista muutoksista lau ta kunnan jäsenet ilmoittavat välittömästi. Hyväksyttiin ja todettiin, että pysyviä esteellisyyksiä ei ole.

12 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat Tarklk Kuntalain 124 :n mukaan tarkastuslautakunnalla on salassapitoa kos ke vien säännösten estämättä oikeus saada kunnan vi ran omai silta tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisina ar viointi teh tä vän hoitamiseksi. Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lau ta kun nan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että heil le toimitetaan säännönmukaisesti tehtävän kannalta keskeisiä asia kir jo ja. Lautakunta voi pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seu raa vat asiakirjat: talousarvio ja suunnitelma osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä ku vaavat raportit johtosäännöt ja niiden muutokset valtuuston pöytäkirjat hallituksen pöytäkirjat Lautakunnan jäsenten on tarpeen tehdä tilikauden aikaisista ha vainnois taan muistiinpanoja, jotka auttavat lautakunnan työskentelyä ja ar vioin ti ker to muk sen laatimista. Lautakunta päättää sille säännönmukaisesti toimitettavista asia kirjois ta. Lautakunta päätti, että tarkastuslautakunnalle toimitetaan pa pe ri versioi na säännönmukaisesti talousarvio- ja suunnitelma, tilinpäätös sekä johtosääntömuutokset.

13 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja työohjelma 2017 Tarklk Tarkastuslautakunta on asetettu hallinnon ja talouden hoidon tar kastuk sen järjestämistä varten. Lautakunnan on arvioitava, ovatko valtuus ton asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kunta kon ser nis sa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla sekä arvioida talouden ta sa pai notuk sen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan ta lous suun nitel man riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää. Lautakunnan työn perustaksi on tarpeen valmistella ohjeellinen arvioin ti suun ni tel ma. Ehdotus arviointisuunnitelmaksi ja työohjelmaksi on esityslistan oheismateriaalina. Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä arviointisuunnitelman vuosille ja työohjelman vuodelle 2017.

14 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastajan tarkastussuunnitelma Tarklk Tilintarkastaja valmistelee ja esittää lautakunnalle tiedoksi toi mi kauttaan koskevan tarkastussuunnitelman ja tilikautta koskevan työ oh jelman. Tässä yhteydessä päätetään myös tilintarkastajan raportoinnista lau ta kun nal le. Tarkastuslautakunta päätti merkitä tiedokseen tilintarkastajan tarkas tus suun ni tel man vuosille ja työohjelman vuodelle 2017.

15 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen ja käyttöön tilattava materiaali Tarklk Lautakunnan työn onnistumisen kannalta on tärkeää, että lautakunta pe reh tyy ja kouluttautuu tehtäväänsä hyvin. Lautakunta käy keskustelun ja päättää tarvittavasta pe reh ty mis suunni tel mas taan, osallistumisesta koulutukseen ja mahdollisesti lau takun nan käyttöön hankittavasta kirjallisuudesta ja muusta ma te ri aalis ta. Päätettiin, että koulutuksista päätetään tarpeen mukaan. Kaikki tarkastuslautakunnan jäsenet osallistuvat koulutukseen

16 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan palkkiot Tarklk Valtuusto on päättänyt luottamushenkilöille maksettavista palk kioista. Hallintosääntöön sisältyvä palkkiosääntö jaetaan jäsenille. Tarkas tus lau ta kun nan kokouspalkkio on 60 euroa kokoukselta. Palkkiosäännössä on selvitetty luottamushenkilöiden an sion me netys ten korvausperiaatteet Todetaan palkkiosäännön mukaiset palkkiot.

17 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan talousarvio ja menojen hyväksyminen Tarklk Valtuuston hyväksymän vuoden 2017 talousarvion mukaan tarkastuslautakunnan talousarvion menot ovat euroa. Hei näkuun lopun tilanteen mukaan menoista on käytetty euroa Tässä yhteydessä tarkastuslautakunta esittää valtuuston hy väk syttä väk si talousarvion vuodelle Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi vuoden 2017 talousarvion ja to teaa sen olevan myös lautakunnan käyttösuunnitelman. Tar kastus lau ta kun ta päättää, että lautakunnan menojen hyväksyjänä sen toi mi kau del la toimii controller. Samassa yhteydessä tarkastuslautakunta esittää vuoden 2018 talous ar vi oon varattavaksi euroa.

18 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Tarklk Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luot ta mustoi mis taan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhtei söis sä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista si don naisuuk sis ta, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoi tami ses sa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maan käyt tö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoita van toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apu lais pormes ta ria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu teh tä vään sä. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoi tus vel vol li suu den noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tie dok si. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tie to verkos sa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Puheenjohtaja tekee ehdotuksensa kokouksessa. Puheenjohtaja teki seuraavan ehdotuksen: Lautakunta toteaa, että sidonnaisuusilmoituksien osittaisen puut tumi sen johdosta siirretään asian käsittely seuraavaan kokoukseen.

19 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Kunnan toiminnallinen ja taloudellinen katsaus Tarklk Vt. kunnanjohtaja ja controller ovat kokouksessa saapuvilla se lostaen kunnan toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden to teu tu mista vuonna 2017 sekä vuoden 2018 talousarvionäkymiä. Tarkastuslautakunta kuulee katsaukset ja käy keskustelun esiin nouse vis ta asioista.

20 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Muut ja tiedoksi saatettavat asiat Tarklk Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi lautakunnan jäsenten ja tilin tar kas ta jan mahdollisesti esille ottamat asiat. Todettiin, että muita asioita ei ollut.

21 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ Tarkastuslautakunta Kokouksen päättäminen Tarklk Puheenjohtaja päätti kokouksen klo

22 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen perusteet Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 136 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kun nallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa: Pykälät:26-44 Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 134 :n 1 mom. mukaan kirjallinen oikaisuvaati mus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät: HallintolainkäyttöL 5 :n/muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pykälät ja valituskieltojen perusteet: OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimusviranomainen ja -aika Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, osoite ja postiosoite: KITTILÄN KUNTA Tarkastuslautakunta Valtatie KITTILÄ s-posti: kirjaamo@kittila.fi Pykälät: Oikaisuvaatimuksen ohjeet ja sisältö Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päi vän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä

23 KITTILÄN KUNTA Pöytäkirja 5/ VALITUSOSOITUS Valitusviranomainen ja valitusaika Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on teh nyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa pää tökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Viranomainen, osoite ja postiosoite: Pohjois-Suomen hallinto-oikeus Käyntiosoite: Isokatu 4, OULU Postiosoite: PL 189, OULU Fax: , s-posti: Kunnallisvalitus, pykälät : Valitusaika 30 päivää Hallintovalitus, pykälät: Valitusaika 30 päivää Muu valitusviranomainen, osoite ja postiosoite: Markkinaoikeus Radanrakentajantie HELSINKI Fax: , s-posti: markkinaoikeus@oikeus.fi Pykälät : Valitusaika 14 päivää Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valitusaikaa laskettaessa tiedoksisaantipäivää ei lasketa lukuun. Valitusasiakirjojen sisältö Valituskirjelmässä on ilmoitettava: - päätös, johon haetaan muutosta - miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi - muutosvaatimuksen perusteet Valituskirjelmässä on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyt tää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituskirjelmässä on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitetta va postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimit taa. Valittajan laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä. Valituskirjelmään on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai jäljennöksenä sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta. Valituskirjelmään on liitettävä asiakirjat joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei nii tä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle. Asiamiehen on liitettävä valtakirja sen mu kaan kuin HLL 21 :ssä säädetään Valitusasiakirjojen Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä toimittaminen päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäinpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valitusasia kirjat toimittaa valitusviranomaiselle ensimmäisenä sen jälkeisenä arkipäivänä. Omalla vas tuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä.