Salon Palloilijat ry Taloushallinto-ohjeet

Transkriptio

1 1 (11) ry Taloushallinto-ohjeet Dokumentin tila: Omistaja: Hyväksyjä: Säilytys: Hyväksytty Talousvastaava (tai ry:n Puheenjohtaja) Johtokunta Sähköiset versiot puheenjohtajalla, paperiversiot toimistolla. Muutos historia: Päivämäärä: Status: Käsittelijä: Kommentti: Päivitetty JLa V:1.0 Hyväksyntä: Päivämäärä: Status: Hyväksyjä: Kommentti: Hyväksytty (V:1.0) Johtokunta plsta:juha Lahtinen

2 2 (11) Sisällysluettelo: 1. Johdanto Vastuunjako talousasioissa RY Johtokunta Jaostot Joukkueet Jalkapallojaoston rakenne Talousarvio Laskut ja tositteet Menotositteet Tulotositteet Omaisuuden hoito Kassa ja pankkitilit Tilitapahtumien seuranta Hyväksyntäoikeudet Hantkintaoikeudet Kulukorvaukset Tilintarkastus Tilinpäätös Seuran taloushallinnon keskeisimmät asiat Tilikartta Tilinpäätösasiakirjan tulkintaohjeet... 11

3 3 (11) 1. JOHDANTO Taloushallinto-ohjeiden tarkoitus on selventää toimintaa ja estää ristiriitoja 2. VASTUUNJAKO TALOUSASIOISSA Seuran jaostojen tehtävänä on huolehtia oman lajinsa tai toimintasektoriensa toiminnasta seuran toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä johtokunnan antamien ohjeiden mukaisesti. Jaosto voi päättää oman lajinsa tai toimintasektorinsa taloudellisista asioista vahvistetun talousarvion ja johtokunnan hyväksymän seuran taloushallinto-ohjeiden puitteissa. Jaostot eivät kuitenkaan voi tehdä seuraa sitoavia oikeustoimia, sopimuksia tai muita sitoumuksia Yhdistyksessä tehdyistä veloista vastaa tekijäosapuoli myös henkilökohtaisesti, ja viime kädessä seuran johtokunta ja sen jäsenet henkilökohtaisesti, jos on katsottu henkilöiden olleen tietoisia esim väärinkäytöksistä. 2.1 r.y. Seuran korkein päättävä elin on vuosikokous. Vuosikokous päättää mm.seuraavat asiat: o Valitsee seuran puheenjohtajan ja johtokunnan o Vahvistaa toimintasuunnitelman ja talousarvion o Määrää jäsenmaksut o Valitsee tilintarkastajat o Käsittelee toiminta- ja tilinkertomuksen o Vahvistaa tilinpäätöksen ja myöntää vastuuvapauden 2.2 Johtokunta Valmistelee ja toimeenpanee päätöksiä koko seurassa Huolehtii seuran taloudesta ja omaisuudesta Ottaa ja erottaa työntekijät Päättää pankkitilien käyttäjistä Vahvistaa seuran taloushallinto-ohjesäännöt 2.3 Jaostot Ovat vastuussa johtokunnalle toiminnastaan Jaostoihin valitaan henkilöt ja puheenjohtaja, sekä myös voidaan palkata/nimittää mm. toiminannanjohtaja Vastaavat oman jaostonsa taloudesta Valmistelee johtokunnalle hyväksyttäväksi o Toimintasuunnitelma o Talousarvio o Toimintakertomus Toimii johtokunnan päätösten mukaisesti

4 4 (11) 2.4 Joukkueet Toimivat jaoston alaisina Laativat oman toimintasuunnitelmansa ja talousarvionsa jaoston hyväksyttäväksi 3. JALKAPALLOJAOSTON RAKENNE Jalkapallojaoston päättävä elin on jalkapallon Johtoryhmä. Johtoryhmä toimii seuran Johtokunnan alaisuudessa. Johtoryhmän alaisuudessa toimii jalkapallon Toiminnanjohtaja, jonka alaisuudessa toimivat jalkapallojaoston eri yksiköt. 4. TALOUSARVIO Hyväksytään seuran vuosikokouksessa johtokunnan esityksestä Talousarvion seuranta kuukausittain johtokunnalla sekä jaostoilla 5. LASKUT JA TOSITTEET Laskutus tapahtuu seuran toimistosihteerin kautta Laskuissa ilmettävä seuran Y-tunnus Omat lomakkeet matkalaskuille ja ostolaskuille Tositteet toimitetaan tiliöitynä kirjanpitäjalle (toimistosihteerille) kuukausittain 5.1 Menotositteet Tositteista pitää käydä ilmi seuraavat asiat: - Milloin maksettu - Kenelle maksettu, henkilötiedot tarkasti - Mitä on maksettu - Paljonko on maksettu - Edustuskuluissa tilaisuuden tarkoitus ja osanottajat - Matkalaskuissa matkustaja, matkustustapa, mistä-mihin, matkan tarkoitus, alkamis- ja päättymisaika (päiväraha) 5.2 Tulotositteet Tositteista pitää käydä ilmi seuraavat asiat: - Milloin on maksettu - Kuka on maksanut - Mistä on maksettu - Paljonko on maksettu

5 5 (11) 6. OMAISUUDEN HOITO Seuran kaikkien toimijoiden tehtävänä on huolehtia seuran omaisuudesta Omaisuuden muutoksista päättää seuran johtokunta Ylläpidetään kaluston ja irtaimen omaisuuden luetteloa 7. KASSA JA PANKKITILIT Käteiskassojen olemassaoloa tulee välttää (maksimissaan 150 ) Kaikki pankkitilit avattava seuran Y-tunnuksella Seuran toimijat eivat voi avata itse pankkitiliä omalla nimellään Tiliotteet tulevat toimistolle Johtokunta myöntää tilien käyttöoikeuden 8. TILITAPAHTUMIEN SEURANTA Kulujen seurantaan käytetään kirjanpito-ohjelman tulosteita Raportiti ovat saatavilla ja tulostettavissa toimistolla tarpeen mukaan Oiken tapahtuvan seurannalle olennaista on oikea tiliöinti ja tapahtumien tarkka selitys 9. HYVÄKSYNTÄOIKEUDET Laskujen hyväksyntäoikeus kaikkien laskujen osalta seuran puheenjohtajalla Jaostojen puheenjohtajat hyväksyvät oman budjettinsa mukaiset laskut Joukkueenjohtajat hyväksyvät joukkueen budjetin mukaiset laskut Toimistosihteeri hyväksyy säännölliset budjetin mukaiset seuran laskut Budjeteista merkittävästi eroavat laksut hyväksyy joukkueiden osalta jaoston puheenjohtaja/toiminnanjohtaja Jaostojen merkittävästi budjetista eroavat laskut hyväksyy jaoston johtoryhmä Koko seuran merkittävästi budjetista eroavat laskut hyväksyy johtokunta 10. HANKINTAOIKEUDET Budjetin mukaisista hankinnoista päättää joko puheejohtaja, jaoston puheenjohtaja, tai joukkueenjohtaja omien budjettivaltuuksiensa mukaisesti. Toimistosihteerillä on toimistotarvikkeiden hankintavaltuudet Seuran yksittäiset toimijat eivät voi hankkia ilman etukäislupaa tavaraa tai palveluja seuran tai joukkueen nimissä (esim. valmentaja ei voi ilman lupaa hankkia varusteita) 11. KULUKORVAUKSET Maksettavien korvauksien perusteet päättää johtokunta - Työntekijöille - Seura toimijoille Verohallinnon määräykset huomioitava Maksut ainoastaan oikein täytetyillä lomakkeilla

6 6 (11) 12. TILINTARKASTUS Tilintarkastusaikataulut säännöissä määritelty Tilintarkastajien valinta Tilinpäätöksen tekeminen 13. TILINPÄÄTÖS Tilikausi on kalenterivuosi Tilinpäätös sisältää toiminta- ja tilikertomuksen Tilinpäätöksen hyväksyy seuran vuosikokous johtokunnan esityksestä 14. SEURAN TALOUSHALLINNON KESKEISIMMÄT ASIAT Talousarvion merkityksen korostaminen Taloushallinto-ohjeet Pankkitilit Käteiskassojen minimointi Laskuihin Y-tunnus Omat matkalaskulomakkeet Sisäinen laskenta Työsuhdeasiat Veroasioiden tuntemus Osaavat tilintarkastajat Kirjanpito seurassa

7 7 (11) 15. TILIKARTTA Varsinainen toiminta Tuotot 5000 Lipputulot 5010 Kausimaksutulot 5011 Ottelukorvaukset 5020 Muut tuotot Kulut Henkilöstökulut 6000 Palkat, hallinto 6001 Palkat valmennus/johto 6002 Palkat, pelaajat 6003 Palkat, lähdevero 6004 Asuntoetupalkat 6009 Luontaisetujepalkkojen vastatili 6010 Sotumaksut 6011 TEL-maksut 6012 TTVM 6013 Tapahtuma- ym. vakuutukset 6014 Ei käytössä 6015 Ei käytössä 6016 Ei käytössä 6017 Ei käytössä Poistot 6022 Poistot koneista ja kalustosta 6025 Muut poistot Muut kulut 6030 Vuokrat 6031 Sähkökulut 6032 Puhelinkulut 6033 Matkapuhelinkulut 6034 Lehtikulut 6035 TV-kulut 6036 Postikulut 6037 Toimistotarvikkeet 6038 Pankkikulut 6039 Ilmoitukset 6040 Koulutus 6041 Matkakulut 6042 Ruokailukulut

8 8 (11) Muut kulut 6043 Vakuutukset, henkilöt 6044 Vakuutukset muut 6045 Ulkopuoliset palvelut 6046 Muut tarvikkeet 6047 Kalusto alle 3 vuotta 6048 Kaluston korjaus 6049 ATK-kulut 6050 Kilometrikorvaukset, hallinto 6051 Päivärahat, hallinto 6052 Kilometrikorvaukset, valmennus 6053 Päivärahat, valmennus/johto 6054 Kilometrikorvaukset, pelaajat 6055 Päivärahat, pelaajat 6056 Kilometrikorvaukset, huolto/fysiot Päivärahat, huolto/fysioterapeutti 6058 Kilometrikorvaukset, tuomarit 6059 Päivärahat, tuomarit 6060 Tuomaripalkkiot 6061 Pelimatkakulut 6062 Ottelukorvaukset 6063 Majoituskulut 6064 Turnausmaksut 6065 Muut ottelukulut 6066 Pelimatkaruokailut 6070 Varusteet Pallot, tätsät 6071 Kenttämaksut Hallikulut 6072 Pelaajalisenssit 6073 Liittomaksut 6074 Lääkintä- ja hoitokulut 6075 Fysioterapia 6076 Leiritys 6077 Siirtokorvaukset 6078 Kasvattajarahat 6079 Kurssimaksut 6080 Virkistys 6081 Palkinnot 6082 Autokulut 6083 Junioripalvelut 6084 Maksetut avustukset 6090 Muut kulut 6091 Huoneisto korjaukset 6092 Peliasut 6093 Valmentajien varusteet 6094 Jaostomaksut 6095 Maksetut ry:n jäsenmaksut

9 9 (11) Varainhankinta Tuotot 7000 Jäsenmaksutulot 7001 Julkaisutulot 7002 Mainostulot 7003 Kahviotulot 7004 Saadut avustukset 7005 Autotulot 7006 Turnaustulot 7007 Talkootulot 7008 Joulukalenteritulot 7009 Kirjanpitotulot 7010 Arpajaistulot 7011 Jalkapallohallin käyttömaksut 7012 Varustemyynti 7013 Jalkapallokoulun tulot 7014 Kykyvalmnetaja avustukset 7015 Vakuutuskorvaukset 7016 Vuokratulot 7017 kasvattajapalkkio 7018 kentänlaitamainokset 7100 Muut varainhankintatulot 7101 Voitonjako Bingo Kulut 7200 Kulut julkaisutoiminnasta 7201 Mainoskulut 7202 Edustuskulut 7203 Sponsorimatkat 7204 Kentänlaitakorvaus 7205 Kahviokulut 7206 Alkoholiostot 7207 Joulukalenterimenot 7208 Arpajaiskulut 7300 Muut varainhankintakulut

10 10 (11) Sijoitus- ja rahoitustoiminta Tuotot 7400 korkotulot Kulut 7990 Täsmäystili 7991 Korkokulut Satunnaiset erät Satunnaiset tuotot 8000 Satunnaiset tulot Satunnaiset kulut 8100 Satunnaiset menot Yleisavustukset 8200 Kaupungin yleisavustus Tilinpäätössiirrot Poistoeron muutos 9000 Poistoeron muutos Vapaaehtoisten varausten muutos 9100 Toimintavarauksen muutos 9150 Muiden varausten muutos

11 11 (11) 16. TILINPÄÄTÖSASIAKIRJAN TULKINTAOHJEITA Tuloslaskelma: o Vertailu tilikauden budjetin ja edellisen kauden välillä, jos merkittäviä poikkeamia niin miksi? o Varsinaisen toiminnan osuuden vertailu edelliseen vuoteen o Varainhankinnan osuuden vertailu edelliseen vuoteen o Toiminto- ja projektikohtaiset tulot - menot o Poistot = lainan lyhennykset => maksuvalmius kunnossa Tase: Vastaava (= seuran omaisuus) o Koneet ja kalusto (todellinen/käypä arvo) o Saamiset (todellisia, kuinka vanhoja, edellinen vuosi) o Rahat ja pankkisaamiset (kertoo maksuvalmiuden) Iso käteiskassa, miksi? Vertailu edelliseen vuoteen Vastattavaa (= seuran velat) o Oma pääoma Plussalla vai miinuksella Kehitys o Tilikauden tulos Ylijäämäinen = voittoa Alijäämäinen = tappiota Miten edellisenä vuotena o Pankkilainat (kehitys) o Tilivelat Kuinka vanhoja kasvanut vai laskenut edellisestä vuodesta o Varauksia (miksi) o Onko vastuita, pantteja, takauksia