Etelä-Karjalan maakuntahallinnon valmistelu Metka-työryhmän maaseutuasioiden alatyöryhmän loppuraportti

Transkriptio

1 Etelä-Karjalan maakuntahallinnon valmistelu Metka-työryhmän maaseutuasioiden alatyöryhmän loppuraportti Työryhmä: Heikka Eeva Heino Liisa Heinonen Hannu Henttonen Marjut Hyrylä Leena Kallio Virpi Kylliäinen Kyösti Lantta Jari Minkkinen Osmo Ojapelto Mikko Peltola Anni Pitkänen Jyrki E-K maaseututoimi, pj Parikkalan kunta Etelä-Karjalan Yrittäjät MTK-Kaakkois-Suomi KASELY Savitaipaleen kunta Työntekijöiden edustus Etelä-Karjalan liitto, sihteeri KASELY Wirma Lappeenranta Kehy Imatra ( KASELY) KASELY 1. Kuvaus palvelujen nykytilasta (sisältö, määrä, palveluverkko) Tässä raportissa käsitellään maaseutu- ja lomitushallinnon tehtäviä, jotka ovat siirtymässä maakuntien hoidettaviksi. Muutos koskettaa mm. seuraavia yksiköitä: Kaakkois-Suomen ELY-keskus, Maaseutupalvelut -yksikkö sekä eräiden tehtävien osalta myös muut ELY-keskuksen yksiköt ja Uudenmaan ELYkeskus Etelä-Karjalan maaseututoimi (Lappeenrannan kaupungin hallinnoima) Savitaipaleen ja Parikkalan lomituspalveluyksiöt Kuvaukset palveluiden nykytilasta (sisältö, määrä ja palveluverkko) on kuvattu liitteessä 1. Toimintaprosessit sekä virka- ja toimiluettelo ovat kuvattuina liitteessä Palvelukokonaisuuden keskeiset tulevaisuuden haasteet/muutokset palveluissa 2.1 Sote/maku- lakiesitysten vaikutukset palveluihin Maaseutu- ja lomitushallinnon tehtävät siirtyvät lakiesitysten mukaan uusien maakuntien hoidettaviksi. Nykyisin maaseutuhallinnon tehtäviä tehdään ELYkeskuksessa (maaseutupalvelut -yksikkö ja eräissä tehtävissä myös muut ELYkeskuksen yksiköt sekä Uudenmaan ELY-keskus) sekä Etelä-Karjalan maaseututoimessa. ELY-keskus tuottaa palvelut kahdelle maakunnalle, Etelä- Karjalaan ja Kymenlaaksoon. Etelä-Karjalan maaseututoimi / Lappeenrannan kaupunki tuottaa kunnalliset maaseutuhallintopalvelut Etelä-Karjalan alueelle. Lomituspalveluita tuottavat Etelä-Karjalan alueella Savitaipaleen ja Parikkalan lomituspalveluyksiköt. Parikkalan lomituspalvelut tuottavat nykyisellään palveluita myös Etelä-Savon alueelle.

2 2.2 Muu aiemmin päätetty tai uusi substanssilainsäädäntö Maaseutu- ja lomitushallinnon tehtäviä koskevia uusia säädöksiä ei vielä ole. Ennakkotietojen mukaan kaikki tehtävät säilyisivät nykyisellään. Suurin osa nykyisin joko ELY-keskuksen ja kunnallisen maaseututoimen hoitamista tehtävistä on ns. maksajavirastotehtäviä. Maksajavirastotehtäviä ovat kaikki viljelijätukitehtävät sekä maaseutuohjelman eri toimenpiteet (viljelijä-, yritys- ja hanketuet sekä maatilojen aloitus- ja investointituet, katso liite 2). Em. tehtävien eri prosessin osia (myöntö, maksatus, valvonta ja jatkotoimet) hallinnoidaan toimijan (ELY-keskus tai Etelä-Karjalan maaseututoimi) ja Maaseutuviraston väliseen maksajavirastosopimukseen perustuen. Maakuntauudistuksen jälkeen nykyisen kaltainen maksajavirastosopimus laaditaan Maaseutuviraston ja maakunnan kesken. Maksajavirastosopimus perustuu EU-säädöksiin. Sopimus edellyttää ns. tehtävien vahvaa eriyttämistä prosessien eri osien välillä sekä myös kieltää tehtävien siirron kolmannelle osapuolelle (esim. maakunnan liikelaitos). Maakuntien kesken mahdollisesti sovittavat yhteisesti tuotettavat palvelut kirjattaisiin maksajavirastosopimukseen. Lomituspalveluissa on avoimena kysymyksenä mm. Maatalousyrittäjäin eläkelaitoksen (Mela) rooli tulevassa järjestelmässä. Nykyisten kunnallisten yksiköiden toiminnanohjaus on tapahtunut Melan taholta STM:n alaisuudessa. Ennakkotietona STM:stä on kerrottu, että maakuntarajat ylittävälle palvelutuotannolle ei ole odotettavissa esteitä. Maaseutuhallinnon tehtäviin kuuluvat myös Elintarviketurvallisuusviraston (EVIRA) ohjaamat valvonta- ja tarkastustehtävät. Kaakkois-Suomessa näitä tehtäviä hoitavat osaltaan ELY-keskus, kunnallinen ympäristöterveydenhoito, Etelä-Suomen AVI sekä EVIRAn omat toimipisteet Kouvolassa ja Lappeenrannassa. Tehtäviä on tämän vuoksi osin käsitelty myös ympäristöasioiden alatyöryhmän raportissa. Elintarviketurvallisuuden valvontatehtävät (liite 2) säilyvät sisällön osalta pääosin ennallaan. Tehtävien jakoon ja ohjaukseen EVIRAn ja maakuntien välillä liittyen on odotettavissa uudistuvaa lainsäädäntöä. Luonnonmukaisen tuotannon tuotantotarkastusten ja osin myös muidenkin tehtävien osalta on avoinna EVIRAn ja maakunnan välinen työnjako. Valvontatehtävien sisältöön ei ole odotettavissa muutoksia. Tällä hetkellä ELY-keskus tekee tarkastuksia vuosittain tehtävän tulossopimuksen pohjalta. Luonnonmukaisen tuotannon osalta ELY-keskus antaa viljelijöille maksulliset tarkastukset toimeksi EVIRAn valtuuttamille tarkastajille. EVIRA perii maksut asiakkailta sekä maksaa tarkastajien kustannukset. Tarkastuspöytäkirjat toimitetaan ELY-keskukseen, joka tekee niiden perusteella päätöksen kunkin viljelijän vuosittaisesta tuotantotarkastuksesta. Maaseutuvirasto ja Elintarviketurvallisuusvirasto ovat yhdistymässä samassa aikataulussa kuin maakuntauudistus. Uusi keskusvirasto aloittaisi

3 2.3 Toimintaympäristön muutosten keskeisimmät vaikutukset (HUOM! MEGATRENDIT) Maatilatalouden rakennemuutos jatkuu ja maatilojen määrä jatkaa vähenemistään samalla, kun tilakoko kasvaa. Kotieläintilojen määrä vähenee suhteessa eniten, mutta jatkavilla ja tuotantoaan kehittävillä tiloilla eläinyksikkömäärät ovat kasvussa. Tämä muuttaa tilojen palvelutarvetta, mm. lomittajan työ edellyttää yhä vaativampaa osaamista. Myös viranomaistyön ja -neuvonnan tehtävät edellyttävät yhä suurempaa maatalouden asiantuntemusta mm. rahoituksen ja rakentamisen alalla. Samoin maatalouden tukijärjestelmän kokonaisvaltainen hallinta edellyttää asiantuntijoilta entistä enemmän osaamista, kun suurten ja kehittyvien tilojen asioita käsitellään. Yleisosaamisen lisäksi henkilöstön erikoistuminen eri osasaamisalueille nostaa palvelun tasoa. Asiantuntijoiden erikoistuminen edellyttää riittävää tehtävien volyymia. Haasteena onkin, miten erikoisosaamista edellyttävät palvelut voidaan järjestää, jos tapauksia on vain muutamia vuosittain. Maatalous on jo pitkään ollut Suomessa kannattavuuskriisissä. Tähän ovat osaltaan vaikuttaneet mm. maailmanmarkkinoiden kehitys sekä myös EU:n pakotepolitiikka. Vaikka pyrkimyksenä onkin se, että itse maataloustuotannon kannattavuus paranisi, maatalouden rahoitus- ja tukijärjestelmän merkitys tilojen tulorakenteelle säilyy jatkossakin merkittävänä. EU:n maatalouspolitiikka uusiutuu 2020 ja myös maaseutuohjelman uusi ohjelmakausi käynnistyy samoihin aikoihin. Maa- ja puutarhatalouden rahoitus- ja tukijärjestelmiä pidetään yleisesti monimutkaisina. Politiikka- ja ohjelmauudistuksen tavoitteena on yksinkertaistaa järjestelmiä ja että ne perustuvat sähköiseen asiointiin helppokäyttöisillä sovelluksilla. Onnistuessaan tavoite myös vähentäisi hallinnon työmäärää. Lisääntyvät uhkat ruokaturvallisuudessa samoin kun eläinten terveyttä vaarantavien herkästi tarttuvien eläintautien kasvanut riskit lähialueillamme vaikuttavat maakunnan toimintaympäristöön elintarviketurvallisuuden toimialalla. Tätä on käsitelty osin myös ympäristöasioiden alatyöryhmän raportissa. 3. Palvelujen tarjonta uudessa mallissa: merkittävät/suurimmat asiakasryhmät ja heidän palvelujensa (asiointi, prosessit) tarjoaminen uudessa maakuntamallissa Asiakasryhmät: mm. maa- ja puutarhatilat (v n.1450 tuenhakijaa), maaseudulla toimivat yritykset, maaseudun vakituiset ja vapaa-ajan asukkaat, kuluttajat ja siten myös taajamien ja kaupunkien asukkaat maakunnassa. Asiakkaiden tarvitsemat palvelut tuotetaan uudessa maakunnassa siten, että palvelut ovat asiakkaan saavutettavissa tarkoituksenmukaisimmalla tavalla joko sähköisenä tai asiointipalveluna. Palvelut tarjotaan joko Etelä-Karjalan maakunnan yksin tuottamana palveluna tai kahden (tai useamman) maakunnan yhteisesti tuottamana. Kunkin tehtäväkokonaisuuden volyymi ja sen hoitamiseen tarvittava osaamiskeskittymä vaikuttavat organisointimalliin. Tavoitteena tulee olla, että asiakkaiden tarvitsemat maaseutupalvelut ovat asiakkaiden saavutettavissa yhden

4 parkkipaikan periaatteella. Palvelut tuotetaan sillä organisaatiorakenteella, joka mahdollistaa lainsäädännön edellyttämän tehtävien eriyttämisen sekä resurssien tehokkaan käytön myös sesonkiluonteisia tehtäviä hoidettaessa. Palvelukokonaisuuden perusosat muodostuvat nykyisistä tehtäväkokonaisuuksista (prosessikuvaukset liitteessä 2) a. Palveluprosessien sujuvuus, merkittävät rajapinnat ja toimivuus Maaseutupalveluiden toimintaprosessit perustuvat pitkälti toimintaa ohjaavaan lainsäädäntöön. Prosessikuvaukset ovat liitteessä 2. Prosessit ovat nykyisellään pääosin toimivia ja niiden sujuvuus on vuosien kehityksen myötä muotoutunut hyväksi. Tästä johtuen prosessien muuttaminen uusissa maakunnissa ei ole tarpeen muutoin kuin siltä osin, kun tehtävien sijoittaminen uuteen organisaatioon sitä edellyttää. Eri tehtävien rajapinnat ja niiden luoma kehittämispotentiaali tulee kuitenkin tutkia ja hyödyntää mahdollisimman tarkasti maakuntaan siirrettävien tehtävien yhteensovittamisessa. Tällaisia rajapintoja on mm. viljelijätukien käsittelyssä ja valvonnassa sekä viljelijätukien ja elintarviketurvallisuuden valvonnassa. Rajapinnat on kuvattu prosessikuvausliitteessä. Osa ELYkeskuksesta siirrettävistä tehtävistä on joko volyymiltään niin pieniä tai sitten erityisosaamista edellyttäviä, että tehtävien jakaminen kahteen maakuntaan ei mahdollista palvelun tuottamista laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. b. palveluverkko ja sen kehittäminen ja digitaalisuus palveluissa Nyt maakunnassa on 7 kpl 5/7 avoinna olevaa kunnallisen maaseutuhallinnon toimistoa. ELY-keskuksella on 5/7 avoinna olevat toimistot Kouvolassa ja Lappeenrannassa. Lomituspalveluilla on kolme 5/7 avoinna olevaa toimistoa. Palveluverkkoa on mahdollista uudistaa yhteisesti koko maaseutupalveluiden osalta asiakkaiden palvelutarpeen mukaan lähipalveluissa sekä sähköisissä palveluissa. Palveluverkon suunnittelussa on aiheellista huomioida myös ympäristöterveydenhuollon vastaavat suunnitelmat. Sähköisten palveluiden käyttö on maaseutu- ja lomituspalveluissa jo arkipäivää. Edellä kuvattuja (liite 2) tehtäviä koskevista hakemuksista % toimitetaan viranomaisille sähköisesti. Samoin käytännössä lähes kaikki päätöksenteko perustuu sähköisiin järjestelmiin (mm. Tukisovellukset ja Hyrrä). On kuitenkin edelleen joukko asiakkaita, joille henkilökohtainen palvelu ja paperihakemukset ovat etusijalla. Sähköisesti asioivien osalta toimipisteiden ja työntekijöiden paikkasidonnaisuus on vähentynyt ja toiminta voi olla hajautettua. Henkilökohtaisen palvelun (esim. tukihakuneuvonta) ja paperihakemusten toimittaminen edellyttävät palvelun saatavuutta kuitenkin kohtuumatkan päässä. Jatkossa tarvitaankin sähköisten palveluiden ja perinteisten toimistopalveluiden palvelukonseptin kehittämistä. Tavoitteena tulee olla rajallisten henkilöresurssien tehokkaampi käyttö sekä samalla palveluntason

5 nosto. Maakunnassa on suunniteltava koko maaseutuasioiden palvelukokonaisuus siten, että asiakasnäkökulmasta asioita hoidettaisiin "yhden parkkipaikan" periaatteella. c. Asiakkaiden osallistumismahdollisuudet ja oma aktiivisuus Maaseutuhallinnossa lähes kaikki hakemukset on mahdollista toimittaa sähköisesti. Maatilojen päätukihakemuksista maakunnassa n. 85 % tuli sähköisinä vuonna Kunnittaisia eroja maakunnan alueella on prosentin haarukassa. ELY-keskukseen jätetyistä hakemuksista yli 90 % tulee sähköisesti. Asiakaspäätteet toimistoilla ja kehittyvä laajakaistaverkko edistävät asiakkaiden omatoimista asiointia. Lomituspalveluissa toimii lomitusnetti, sähköposti ja tekstiviestillä voi saada mm. sijaisapua. Sähköiset toiminnot ovat yleisessä käytössä ja lisääntyvät yhä. Lomittajien työajanseurantatiedot liikkuvat sähköisesti. Lomatoimistoissa asioivat paikan päällä lomittajat ja tilapäislomittajat. Mm. suojavaatteiden ja suojainten jakelu tapahtuu toimistoilta käsin. Yksin työskentelevien lomittajien toimistokäynnit ovat tärkeitä jatkossakin, jotta yhteys työnjohtoon säilyy. 4. Johtamisjärjestelmässä huomioitavaa a. Järjestäjä- tuottaja- malli ja monituottajuuden vaikutukset johtamiseen Nykyisiä maksajavirastotehtäviä (ELY-keskuksen ja kunnan maaseutuhallinnon tehtäviä) ei voida siirtää kolmannelle osapuolelle (maksajavirastosopimus). Lomituspalveluiden osalta odotetaan lainsäädäntöä, jossa palveluiden tuottamismalli määritetään. Edellä mainittuun viitaten järjestäjä- tuottaja-malli ja monituottajuuden vaikutukset maaseutupalveluihin ovat vähäiset. b. Organisoinnissa huomioitavaa palvelujen näkökulmasta Organisoinnissa on huomioitava ensisijaisesti riittävän osaamisen varmistaminen sekä resurssien joustava käyttö maksajavirastosopimuksen eriyttämisvaatimukset huomioiden. Osassa tehtäviä on suuria volyymivaihteluja vuoden mittaan, mikä on otettava huomioon palvelun suunnittelussa. Tällaisia sesonkiluontoisia tehtäviä ovat mm. tukihaku, tukivalvonta ja hukkakauravalvonta. Samoin kun palveluiden kysyntä (esim. lomitus) vaihtelee. Organisointia mietittäessä on huomioitava sekä maakunnan sisäiset joustot että mahdolliset maakuntien väliset joustoa lisäävät järjestelyt. Tällaisia voivat olla mm. yhteiset virat tai tehtävien yhdessä hoitaminen erityisesti pienivolyymisten tai erityisosaamista vaativien tehtävien osalta.

6 c. Johtamisessa tarvittava tieto ja sen kerääminen Johtamisessa tarvittavan tiedon keräämiseen käytetään nykyisiä tietojärjestelmiä kunnes mahdolliset uudet, maakunnalliset tietojärjestelmät ovat käytettävissä. Käyttöoikeudet nykyisiin tietojärjestelmiin tulee säilyttää siihen asti kunnes uudet järjestelmät otetaan käyttöön. Substanssitietojärjestelmät ovat käytössä myös jatkossa. Järjestelmien käyttöoikeuksia, tehtävien edellyttämässä laajuudessa, hallitaan kuten tähänkin asti, tietojärjestelmän omistajan toimesta. Vuosittaisen resurssitarpeen arviointiin käytetään edellä mainittuja tietojärjestelmiä ja aiemmilta vuosilta kertynyttä toteumatietoa, jonka pohjalta vuosittaiset resurssilaskelmat tehdään. d. Sidosryhmäyhteistyö (erit. kuntayhteistyön toteuttaminen) Kuntayhteistyötä tarvitaan elinkeinojen ja maaseudun kehittämisessä sekä häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautumisessa. Lisäksi yhteistyötahoja ovat mm.: MTK, LEADER-ryhmät, Yrittäjäjärjestöt, ProAgria, Mela, Tilitoimistot e. Raportoinnissa ja ohjauksessa huomioitavaa valtion suuntaan Raportointi tulee toteutumaan valtion suuntaan nykyiseen tapaan (substanssi) tietojärjestelmien kautta. Raportointiin ei ole maaseutupalveluiden osalta tulossa muutoksia maakuntauudistuksen myötä. Maaseutuhallinnossa raportointi Maaseutuvirastoon ja EVIRAan (yhdistyvät virastot) sekä MMM:lle (Maaseutuohjelman raportointi). Raportoinnin luonne tullee kuitenkin muuttumaan, koska valtion suora tulosohjaus poistuu maakuntauudistuksen yhteydessä. Lomituspalveluiden raportointi tapahtuu jatkossa mahdollisesti suoraan STM:n suuntaan tai Melaan. 5. Muutokseen valmistautuminen a. Kehittämistarpeita jatkossa toiminnan tehostamiseksi ja laadun parantamiseksi Kehittämistoimet toiminnan tehostamiseksi ja laadun parantamiseksi tulee kohdistaa maakuntaan siirtyvien toimintojen integroimiseen toimimaan samassa organisaatiossa. Erityisesti tämä kohdistuu kunnasta ja ELYkeskuksesta siirtyvien maaseutuhallinnon tehtävien integroimiseen. Molemmissa organisaatioissa tehdään nyt osin samantyyppisiä tehtäviä, joita yhdistämällä on mahdollista saavuttaa synergiahyötyjä. Haasteena tulevat olemaan erityisesti maksajavirastosopimuksen eriyttämisvaatimukset, joiden vuoksi organisointi vaatii erityistä tarkkuutta sekä eräissä tapauksissa myös ylimaakunnallisia ratkaisuja (esim. nykyisellään rakennusinvestointiasiat käsitellään useamman ELY:n alueelta keskitetysti).

7 Toisena kehittämiskohteena ovat ne nykyisin ELY-keskuksen hoitamat tehtävät, joihin ei lähtökohtaisesti ole osoittaa riittävää osaamista molempiin maakuntiin sekä ne tehtävät, jotka jo nykyisellään tehdään useamman ELYkeskuksen yhteisin resurssein. Näitä tehtäviä koskevien palveluiden suunnittelu edellyttää mahdollisesti maakuntien välistä sopimista. On tarpeen selvittää, kuinka uudet tehtävät voidaan sisällyttää vanhoihin tehtäväkuviin. Vanhoihin tehtäväkuviin tulevat uudet tehtävät edellyttävät henkilöstön koulutusta. Lisäksi on tarpeen luoda henkilöstön yhteysverkosto ylimaakunnallisesti, jotta osaamista voidaan jakaa. Nämä seikat on huomioitava eritoten tilanteissa, joissa tehtävien volyymit ovat pieniä ja/tai niiden hoitaminen edellyttää erityisosaamista. b. Muutokseen varautuminen ennen vuotta 2019 ELY-keskuksen maaseutupalvelut yksikkö ja kuntien yhteistoiminta-alueiden johtajat jatkavat säännöllistä yhteydenpitoa ja ovat valmiita tukemaan väliaikaishallintoa uudistuksen suunnittelussa. Tukitoimia ovat: Jatketaan YTA-päälliköiden ja ELY-keskuksen (maaseutupalvelut - yksikkö) välisiä kokouksia. Tavoitteena on keskustelujen ja tiedonvaihdon avulla varmistaa tehtävien jatkuvuus sekä sujuva siirtyminen nykyisistä organisaatioista uuteen maakuntaorganisaatioon. Samalla foorumilla voidaan ratkoa eteen tulevia käytännön toimeenpanoon liittyviä ongelmia Pidetään henkilöstön yhteisiä tapaamisia, joissa käsitellään muutosprosessia Kehitetään nykyisiä henkilöstön tehtävänkuvia sekä asiantuntijoiden osaamista vastaamaan paremmin tulevan organisaation haasteita Tehtävänkierrolla (kunta - ELY-keskus) kartutetaan ennakkoon osaamista toisesta organisaatiosta sekä luodaan yhteistä työkulttuuria Testataan mahdollisuuksien mukaan eri tehtävien yhteensopivuutta Yhteen sovitetaan ja tehdään yhdessä tehtäviä, jotka on jo nyt mahdollista yhdistää (esimerkiksi hukkakauravalvonta) Laaditaan esitys eri tehtävien toteutustavasta, jonka pohjalta aloitetaan mahdolliset neuvottelut maakuntarajat ylittävästä toimintatavasta Maatalouslomituksen osalta on selvitettävä ennakkoon tuleva toimialue ja kahden lomituspalveluyksikön yhteen sulauttaminen. Parikkalan yksikkö toiminnasta 45% kohdistuu Etelä-Savoon, toiminta-alueista ja toiminnan järjestelyistä on sovittava maakuntien kesken.