Talousarvion 2016 erillisselvitys: avustusten koordinointi (ml. tila-avustukset) sekä kunnan jäsenyydet yhdistyksissä ja yhteisöissä

Transkriptio

1 Kunnanhallitus Kunnanhallitus Kunnanhallitus Kunnanhallitus Kunnanhallitus Talousarvion 2016 erillisselvitys: avustusten koordinointi (ml. tila-avustukset) sekä kunnan jäsenyydet yhdistyksissä ja yhteisöissä Kunnanhallitus Vuoden 2016 talousarvion yksi kuntatasoinen sitova toiminnallinen tavoite on avustusten koordinointi sekä kunnan jäsenyydet yhdistyksissä ja yhteisöissä. Vuonna 2015 kunnassa maksettiin erilaisia avustuksia yhteensä 17,4 milj. euroa. Nämä jakautuivat seuraavasti: Lasten kotihoidon tuki Lasten kotihoidon tuen kuntalisä Yksityisen hoidon tuki Yksityisen hoidon tuen kuntalisä Omaishoidon tuki Perustoimeentulotuki Muut avustukset kotitalouksille Työmarkkinatuen kuntaosuus Avustukset yhteisöille ja liikelaitoksille Toimitila-avustus 2,7 milj. euroa 0,8 milj. euroa 0,8 milj. euroa 2,0 milj. euroa 1,6 milj. euroa 5,6 milj, euroa 0,2 milj. euroa 1,9 milj. euroa 1,0 milj. euroa 0,6 milj. euroa Tässä selvityksessä keskitymme yhteisöavustuksiin (ml. toimitila-avustukset), joita jaettiin vuonna 2015 noin 1,6 milj. euroa. Konsenihallinnon osuus v jaetuista avustuksista oli euroa. Tämä koostuu Metropolia ammattikorkeakoulun vuosittaisesta maksuosuudesta, kertaluonteisesta euron avustuksesta urheilukentän rakentamiseen sekä konsernihallinnossa myönnettävistä toimitila- ja yhteisöavustuksista. Perusturvan osuus toimitila- ja yhteisöavustuksista on vajaa euroa ja yhdyskuntatekniikka jakoi yhteisöavustuksia vajaa euroa. Suurin avustusten hallinnoija ja koordinoija on sivistystoimi, jonka alaisuudessa on vuonna 2015 jaettu yhteisöavustuksia noin euroa ja toimitila-avustuksia noin euroa. Suurimmat yli euron avustuksia saaneet yhdistykset vuonna 2015 olivat: Masalan Kisa euroa (toimitila- ja toiminta-avustuksia, AP-IP-toiminta) Kansallinen lastenliitto euroa (AP-IP-toiminta) Kirkkonummen urheilijat euroa (toimitila- ja toiminta-avustukset) Kirkkonummen kielikylpy euroa (AP-IP-toiminta)

2 Veikkolan veikot euroa (toimitila- ja toiminta-avustukset) Kirkkonummen tanssiyhd euroa (kulttuuriavustus, toiminta-avustus) Kyrkslätts idrottsför euroa (toimitila- ja toiminta-avustuksia) Kirkkonummi Rangers euroa (toimitila- ja toiminta-avustus, AP-IP) Kirkkonummen musiikkiyhdistys euroa (kulttuuriavustus) Tanssiklubi Tanssi Dans euroa (toiminta- ja toimitila-avustukset) Erilaisten avustusten hakemukset osoitetaan eri lautakunnille riippuen myöntäjästä, osa avustuksista myönnetään lautakuntatasolla, osa avustuksista myönnetään viranhaltijapäätöksellä ja osa avustuksista maksetaan erillisen hakemuksen perusteella. Selvityksessä huomioitiin, että useat toimijat hakevat eri avustuksia ja voivat saada kunnalta yleisesti vähintään kahta eri avustusta (toiminta- ja toimitila-avustus). Toimitila-avustuksia ei tosiasiallisesti makseta rahana ulos, vaan ne kuitataan vuokratulona toiselle kunnan yksikölle. Lisäksi avustusten myöntökriteerit ja -valtuudet eivät aina selvinneet maksutositteelta. Osa avustuksista kirjataan ja maksetaan ns. sisäisenä tilinsiirtona kunnan eri yksiköiden välillä, jolloin ne eivät välttämättä näy yhdistysten kirjanpidossa ollenkaan avustuksena. Avustukset yhteisöille (ml. toimitila-avustukset) tulisi koordinoida keskitetysti siten, että kaikkia kunnan myöntämiä avustuksia haetaan keskitetysti samalla lomakkeella porrastetusti esim. kaksi kertaa vuodessa (keväällä toimitila-avustukset ja syksyllä muut). Avustusten hakuohjeet, myöntökriteerit ym. tieto kerätään yhteen paikkaan, jossa myös keskitetysti käsitellään alustavasti kaikki hakemukset (ilmoitukset, hakemusten vastaanotto, alustava listaus ja ehdotus saajista myöntökriteerien perusteella, myönnettyjen avustusten ylläpito ja mahdollinen käytön seurannan kerääminen jne.). Varsinainen myöntö ja seurannan vastuu voidaan tehdä päätöksellä eri lautakunnissa tai viranhaltijan toimesta. Mikäli on tarvetta antaa muita yksittäisiä avustuksia, tieto niistä toimitetaan keskitetysti avustusten rekisterinpitäjälle. Lisäksi kirjanpidollinen puoli korjataan kaikissa avustusmuodoissa vastaamaan kirjanpitolakia ja -asetuksia. Avustuksen saaneille yhdistyksille tosiasiallisesti maksetaan rahana avustuspäätöksen mukainen summa ja heille annetaan tieto päätöksestä liitettäväksi heidän kirjanpitoonsa. Vastaavasti yhdistys maksaa tosiasiallisesti rahana heidän käyttämänsä tilan vuokran. Valmistelija: talousjohtaja Anne Arvola, puh etunimi.sukunimi(at)kirkkonummi.fi Oheismateriaalit: - Vuonna 2015 AP/IP-toiminta-avustuksen, kulttuuriavustuksen, veteraanijärjestöavustuksen, talkooavustuksen, tieavustuksen, yhteisö- tai toimitila-avustuksen saaneet yhteisöt ja kokonaisavustussummat - Lista kunnan jäsenyyksistä vuonna 2015 toimialojen ilmoitusten mukaan

3 Ehdotus Kunnanjohtaja: talousarvion laadinnassa. Kunnanhallitus: Jätettiin pöydälle. Kunnanhallitus Ei muutoksenhakua Ehdotus talousarvion laadinnassa. Käsittely Puheenjohtaja Raija Vahasalo ehdotti, että asia siirretään seuraavaan kokoukseen. Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti ehdotuksen. Kunnanhallitus päätti siirtää asian seuraavaan kokoukseen. Kunnanhallitus Ei muutoksenhakua

4 Ehdotus talousarvion laadinnassa. Keskustelu Keskustelun aikana kunnanjohtaja ehdotti, että asia siirretään käsiteltäväksi kunnanhallituksen kokoukseen. Kunnanhallitus hyväksyi kunnanjohtajan ehdotuksen. Kunnanhallitus päätti, että asia käsitellään kunnanhallituksen kokouksessa Ei muutoksenhakua Kunnanhallitus Ehdotus Kunnanjohtaja talousarvion laadinnassa. Käsittely Keskustelun aikana jäsen Matti Kaurila ehdotti että lisätään päätökseen 2- kohta: talousarvion laadinnassa. Jatkokehittämisen lähtökohta on se, että kunnan tilat ovat mahdollisimman tehokkaassa käytössä myös iltaisin ja se, että vähintään tilojen nykykäyttötehokkuus säilyy. Jäsen Timo Haapaniemi kannatti Kaurilan ehdotusta. I varapuheenjohtaja Ari Harinen ehdotti, että asia jätetään pöydälle jotta kunnanhallitukselle tuodaan seuraavat asiat:

5 - toimialojen näkemykset avustuskäytännöistä ja kehityskohteista - toimialojen avustusohjesäännöt Jäsen Antti Kilappa kannatti Harisen ehdotusta. Kunnanhallitus pyysi em. asioiden lisäksi seuraavia selvityksiä: - tarkistetaan luettelo niistä tahoista, joille toimialat myöntävät avustuksia - selvitykset, että miten toimialat seuraavat myönnettyjen avustusten käyttöä - ehdotus avustuskäytäntöjen koordinoinnista Puheenjohtaja julisti keskustelun päättyneeksi. Kunnanhallitus hyväksyi Kaurilan ehdotuksen yksimielisesti ja lisäksi asian jättämisen pöydälle lisäselvitysten saamiseksi. Kunnanhallitus päätti 1. jättää pöydälle avustusten koordinointia koskevan selvityksen. Jatkokehittämisen lähtökohta on se, että kunnan tilat ovat mahdollisimman tehokkaassa käytössä myös iltaisin ja se, että vähintään tilojen nykykäyttötehokkuus säilyy. 2. että kunnanhallitukselle tuodaan seuraavat selvitykset: - toimialojen näkemykset avustuskäytännöistä ja kehityskohteista - toimialojen avustusohjesäännöt - tarkistetaan luettelo niistä tahoista, joille toimialat myöntävät avustuksia - selvitykset, että miten toimialat seuraavat myönnettyjen avustusten käyttöä - ehdotus avustuskäytäntöjen koordinoinnista Ei muutoksenhakua Kunnanhallitus

6 Kunnanhallitus käsitteli asiaa kokouksessaan ja päätti jättää asian pöy däl le liseäselvitysten hankkimista varten. Samalla kunnanhallitus päätti jä sen Matti Kaurilan tekemän, yksimielisesti hyväksytyn ehdotuksen mu kai ses ti, että jatkokehittämisen lähtökohtana on se, että kunnan tilat ovat mah dol li sim man tehokkaassa käytössä myös iltaisin, ja että vähintään tilojen ny ky käyt tö te hok kuus säilyy. Jatkovalmistelussa on arvioitu kunnan avustusten kehittämistarpeet seuraa vas ti: - Yhdistysten toimintaedellytysten parantaminen ja hakuedellytysten/-ehtojen sel keyt tä mi nen toimijoille; - Kunnan avustusjärjestelmän selkeyttäminen ja päällekkäisyyksien pois tami nen. Ensisijainen kehittämiskohde on, että järjestöjen taloudellinen avustaminen ta pah tuu nykymuotoisesta toimitila-avustusjärjestelmästä luopumalla. Nyky jär jes te lyn keskeinen epäkohta on tilinpidollinen. Tilojen käytöstä aiheutuvat kus tan nuk set katetaan menettelyllä, jossa laaditaan ulkoinen lasku avus tuk sen saajalle (esimerkiksi yhdistykselle). Tehty lasku kuitataan kunnassa si säi ses ti. Menettely voidaan tulkita hyvän kirjanpitotavan vastaiseksi, ja siitä on syy tä luopua. On perusteltua ottaa käyttöön kaikkien toimijoiden kannalta sel keäm pi ratkaisu, joka tarkoittaa avustuksen tosiasiallista maksamista saajalle ra haa käyttäen. Avustusten kokonaissumma voidaan kuitenkin pitää samana, mi kä li niin halutaan. Teknisesti tyydyttävään ratkaisuun voidaan päätyä myös an ta mal la tilat käyttöön vastikkeettomasti. Avustusten saajien yhdenvertaisuuden näkökulma on toinen kehittämiskohde. Ny kyi nen järjestelmä syrjii tietyssä määrin sellaisia kohteita, joiden toiminnan har joit ta mi nen edellyttää muunlaisia kuin kunnan hallinnoimia tiloja. Ny ky jär jes tel mä ei mahdollista sitä, että tilakuluihin voisi saada vastaavan suuruista avus tus ta. Käytännössä nykyjärjestelystä luopuminen ja uudenlaiseen käytäntöön siirty mi nen voidaan tosiasiallisesti toteuttaa vasta syksyllä Tilojen käyttö vuo rot on suureksi osaksi myönnetty jo kevätkaudelle 2017, joten järjestelmän muut ta mi nen esimerkiksi vuoden 2017 alussa ei ole käytännössä mahdollista. Kunnan toimitilojen käytöstä perittävät korvaukset on määritetty kun nan halli tuk sen päätöksellä, joka on noin 10 vuoden takainen. Käytöstä perittävät kor vauk set tulee tarkastella uudelleen ja määrittää, otetaanko käyttöön mah dol li set maksuluokat tai alennusprosentit eri tyyppisille käyttäjäryhmille, jotta ti lo jen käyttöaste pysyy korkeana myös tilanteissa, joissa tilojen käytöstä pe ri tään rahallinen korvaus. Avustuskäytäntöjen yhdenmukaistamiseksi ja harmonisoimiseksi tulee valmis tel la lisäksi järjestöjen avustamista koskevat yleiset periaatteet, joiden tu lee koskea koko kuntaa. Näissä periaatteissa olisi tarkoituksenmukaista luo da mm. reunaehdot avustusten myöntämiselle ja määrittää, miten avustusten saa jien hallinto tulee olla järjestetty ja miten avustuksen myöntäjän seuranta- ja tarkastusoikeus toteutetaan. Toimielimet/avustuksia myöntävät viranhaltijat voi si vat yleisistä

7 periaatteista huolimatta edelleen ratkaista toimivaltansa puit teis sa sen, millä perusteilla ja kenelle avustuksia myönnetään. Yleisohjeen tar koi tus olisi luoda yleiset puitteet avustusten myöntämiselle ja harmonisoida menet te ly ta paa koko kunnan tasolla. Lisäksi olisi perusteltua ja tarkoituksenmukaista luoda kunnan sisäiseen käyt töön rekisteri tahoista, joille avustuksia on myönnetty ja myönnetään. Tämä mah dol lis tai si maksettavien avustusten luotettavan seurannan yli toimi ala ra jo jen. Toimielimen sihteerillä tai muulla avustuksia koordinoivalla henkilöllä tulisi ol la velvoite pitää tiedot ajan tasalla. Valmistelija: controller (vt.) Jerry Retva, puh etu nimi.sukunimi(at)kirkkonummi.fi Oheismateriaalit: - Sivistystoimen selvitykset avustusten koordinointia koskevassa asiassa - Konsernihallinnon selvitykset avustusten koordinointia koskevassa asiassa Ehdotus Kunnanjohtaja: Kunnanhallitus päättää 1 hyväksyä avustusten koordinointia koskevan selvityksen jatkokehittämisen poh jak si sekä huomioitavaksi vuoden 2017 talousarvion laadinnassa. Jatko ke hit tä mi sen lähtökohta on se, että kunnan tilat ovat mahdollisimman tehok kaas sa käytössä myös iltaisin ja että vähintään tilojen nykykäyttötehokkuus säi lyy. 2 nykyinen toimitila-avustuskäytäntön lakkautetaan syksyllä 2017 ja että syksys tä 2017 alkaen nykyiset toimitila-avustukset myönnetään avustuksen saa jil le rahamuotoisena ja 3 kunnanhallitukselle valmistellaan erikseen hyväksyttäväksi koko kuntaa kos ke vat avustustoiminnan yleiset periaatteet ja 4 kunnanhallitukselle valmistellaan erikseen hyväksyttäväksi kunnan tilojen käytöstä perittävät korvaukset ja niiden perusteet ja 5 kunnan sisäiseen käyttöön luodaan rekisteri tai tiedosto avustusten myöntä mi sen seuraamiseksi Käsittely Controller Jerry Retva oli kokouksessa esittelemässä ehdotusta

8 kunnanhallitukselle. Keskustelun aikana tehtiin seuraavat ehdotukset: Jäsen Matti Kaurila ehdotti, että kunnanhallitus muuttaa päätösehdotuksen 1 ja 2 - kohdat seuraaviksi: 1 päättää hyväksyä avustusten koordinointia koskevan selvityksen jatkokehittämisen pohjaksi. Jatkokehittämisen lähtökohta on se, että kunnan tilat ovat mahdollisimman tehokkaassa käytössä myös iltaisin ja että vähintään tilojen nykykäyttötehokkuus säilyy. 2 nykyinen toimitila-avustuskäytäntö lakkautetaan vuoden 2018 alussa, Vuonna 2018 alkaen nykyiset toimitila-avustukset myönnetään avustuksen saajille rahamuotoisena I varapuheenjohtaja Ari Harinen kannatti Kaurilan molempia ehdotuksia. I varapuheenjohtaja Ari Harinen ehdotti, että päätösehdotusta muutetaan seuraavasti: (1) päätöksestä poistetaan 3 - kohta (2) lisätään päätökseen että jatkovalmistelua tehdään laajennetulla neuvottelupohjalla, jossa avustuksia jakavat tahot ovat mukana Jäsenet Matti Kaurila ja Michaela Lindholm kannattivat Harisen molempia ehdotuksia. Kunnanhallitus hyväksyi sekä Kaurilan että Harisen molemmat ehdotukset yksimielisesti. Kunnanhallitus päätti 1 päättää hyväksyä avustusten koordinointia koskevan selvityksen jatkokehittämisen pohjaksi. Jatkokehittämisen lähtökohta on se, että kunnan tilat ovat mahdollisimman tehokkaassa käytössä myös iltaisin ja että vähintään tilojen nykykäyttötehokkuus säilyy. 2 nykyinen toimitila-avustuskäytäntö lakkautetaan vuoden 2018 alussa, Vuonna 2018 alkaen nykyiset toimitila-avustukset myönnetään avustuksen saajille rahamuotoisena 3 kunnanhallitukselle valmistellaan erikseen hyväksyttäväksi kunnan tilojen

9 käytöstä perittävät korvaukset ja niiden perusteet ja 4 kunnan sisäiseen käyttöön luodaan rekisteri tai tiedosto avustusten myöntämisen seuraamiseksi 5 jatkovalmistelua tehdään laajennetulla neuvottelupohjalla, jossa avustuksia jakavat tahot ovat mukana Toimialajohtajat Talouspäälliköt Hallintopäälliköt Ei muutoksenhakua, asiavalmistelua