Käyttöoppaasi. HP LASERJET 4100MFP

Transkriptio

1 Voit lukea suosituksia käyttäjän oppaista, teknisistä ohjeista tai asennusohjeista tuotteelle. Löydät kysymyksiisi vastaukset käyttöoppaasta ( tiedot, ohjearvot, turvallisuusohjeet, koko, lisävarusteet jne.). Yksityiskohtaiset käyttöohjeet ovat käyttäjänoppaassa Käyttöohje Käyttöohjeet Käyttäjän opas Omistajan käsikirja Käyttöopas

2 Käsikirjan tiivistelmä HP ei ole vastuussa tämän aineiston teknisistä tai toimituksellisista virheistä eikä puutteista. Tässä käyttöoppaassa käsitellyn Hewlett-Packardin ohjelmistotuotteen käyttäjällä on seuraavat oikeudet: a) oikeus tulostaa käyttöoppaasta paperikopioita HENKILÖKOHTAISEEN, YHTEISÖN tai YRITYKSEN käyttöön sillä rajoituksella, että paperikopioita ei myydä, jälleenmyydä tai muutoin saateta yleiseen levitykseen ja b) oikeus tallentaa tämä opas sähköisessä muodossa sellaiseen verkkopalvelimeen, jossa opas on vain KÄYTTÄJÄN tai RAJATUN yhteisön käytettävissä. Edition 5, 12/2007 HUOMAUTUS YHDYSVALTOJEN VALTIONHALLINNON TYÖNTEKIJÖILLE: KAUPALLISEN TIETOKONEOHJELMISTON RAJOITETUT OIKEUDET: Valtionhallinnon työntekijöiden suorittama käyttö, kopiointi tai ilmaiseminen on rajoitettu DFARS säädöksen alakappaleen (c) (1) (ii) Teknisten tietojen oikeudet (Rights in Technical Data) -pykälän mukaan. Tällä tuotteella kopioitu materiaali saattaa olla suojattu laeilla ja muilla säännöksillä, kuten tekijänoikeuslaeilla. 1 Määrittäminen Rakenne 13 Aikaisempien ohjelmien tuki. 14 HP Address Book Manager Aikaisemmat MFP-mallit Ympäristöt ja yhteyskäytännöt Verkkokäyttöjärjestelmät..

3 Novell NetWare -tuki Kohdetyypit Sähköposti. 15 Faksi 16 Käyttäjän tunnistaminen Käyttäjän tunnistustavat Osoiteominaisuudet..

4 17 Käyttäjän tunnistaminen ja osoitekirjan käytettävyys.. 18 Henkilökohtaiset osoitekirjat Paikallisen MFP-osoitekirjan säilyttäminen. 18 HP DSS -ohjelmiston version 4 käyttöoikeudet Tukityökalut ja -toimenpiteet Tukityökalut Windows-palvelun käyttäminen käynnistämisessä ja lopettamisessa HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelman käyttäminen Toimintalokin käyttäminen.. 25 Windowsin tapahtumalokin käyttäminen. 26 HP Address Book Manager (ABM) -ohjelman käyttäminen Vianmääritys Johdanto Tietolähteitä ongelmien ratkaisuun..

5 Yleisiä digitaaliseen lähettämiseen liittyviä ongelmia.. 29 Windows-katseluohjelman lokiviestit Ohjauspaneelin viestit HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelman viestit.. 38 DSMP (Distributed Session Management Protocol) -virhekoodit Asiakastuki ja takuutiedot HP:n asiakaspalvelu ja tuki Hewlett-Packardin rajoitettu takuu HP:n ohjelmiston käyttöoikeussopimuksen ehdot Osa Hakemisto FIWW Sisällys iii iv FIWW 1 HP MFP Digital Sending Software -ohjelmiston versio 4 Ominaisuudet ja asetukset HP MFP Digital Sending Software -ohjelmiston versio 4 (DSS-versio 4 on sovellusohjelma, jonka avulla HP:n monitoimilaite (HP multifunctional peripheral = MFP) voi lähettää skannattuja asiakirjoja useisiin erityyppisiin kohteisiin. Sähköposti Lähettää asiakirjan yhteen tai useaan sähköpostiosoitteeseen viestin liitteenä. Vastaanottaja voi tulostaa tai tallentaa digitaalisesti lähetetyt asiakirjat. Hän voi myös välittää asiakirjat eteenpäin sekä avata ne eri ohjelmissa ja muokata niitä tarpeen mukaan. Faksi Lähettää asiakirjan vähintään yhteen faksilaitteeseen. Asiakirja välitetään vastaanottajalle kuten tavallinen faksi. Kolmen tyyppisiä faksilaitteita tuetaan: LAN-faksi (lähiverkkofaksi), Microsoft Windows tai Windows XP -faksi ja Internet-faksi. Kansio Lähettää asiakirjan vähintään yhteen verkkokansioon. Käyttäjä voi valita kohteen esimääritetystä kansioluettelosta tai määrittää kohteen ohjauspaneelista, jos hänen

6 käyttöoikeutensa on tunnistettu. Tuettuja kansiokohteen käyttöjärjestelmiä ovat Windows 98, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 ja Novell. FIWW Ominaisuudet ja asetukset 1 Toinen sähköpostiosoite Toinen sähköpostiosoite on ominaisuus, joka on suunniteltu tietoturvaa edellyttäviä ratkaisuja varten. Ominaisuus muodostaa kokonaisratkaisun yhdessä jonkin muun valmistajan sovelluksen kanssa. Toinen sähköpostiosoite -toiminto eroaa tavallisesta sähköpostitoiminnosta siten, että tiedot kulkevat MFP-laitteen ja HP DSS -palvelimen välillä salattuina. DSS-ohjelman hakemistoon luodaan kansio \hp 2, johon tallennetaan rfc822-yhteensopiva sähköpostiviesti. Skannatut tiedot ovat tämän viestin liitetiedostossa. Kansiota tarkkaileva muun valmistajan sovellus käsittelee sähköpostiviestin ja lähettää sen turvallisella tavalla. HP DSS -järjestelmänvalvoja määrittää MFP-laitteen ohjauspaneelin painikkeen nimen. Tämä toiminto on samanlainen kuin sähköpostitoiminto, ja siinä käytetään samoja kenttiä ja osoitekirjoja. Työnkulku Työnkulkujen avulla MFP-laitteen käyttäjät voivat lähettää skannatun asiakirjan lisäksi muita tietoja tiettyyn verkkokohteeseen.

7 Käyttäjältä kysytään tietoja MFP-laitteen ohjauspaneelin kehotteiden avulla. Tämän jälkeen verkkokansiota tarkkailevat muun valmistajan sovellukset voivat hakea ja tulkita tiedot sekä käsitellä skannatun kuvan halutulla tavalla. Tulostimeen tai FTP-palvelimeen lähettäminen Työnkulkutoiminnon avulla asiakirjoja voi lähettää verkkotulostimiin tai verkon kautta käytettävissä oleviin FTP-palvelinkohteisiin. Digital Sending -toiminto muuntaa paperilla olevan tiedon digitaalisiksi kuviksi. Asiakirjat skannataan ensin MFP-laitteeseen ja lähetetään sitten verkkoon liitettyyn tietokoneeseen, jossa on HP DSS -sovelluksen versio 4 HP DSS -ohjelmiston version 4 avulla voidaan myös ottaa käyttöön käyttäjän tunnistaminen. Näin MFP-laitteen Digital Sending -toiminnon ominaisuuksia pääsevät käyttämään vain ne, joilla on siihen oikeus. MFP-laitteen ohjauspaneelista käyttäjä voi valita haluamansa lähetysasetukset. Asetus vaikuttaa käytettävissä oleviin ominaisuuksiin. Lähetysasetus Ominaisuudet Sähköposti Määritä Vastaanottaja:-, Lähettäjä:-, Kopio:-, Piilokopio:- ja Aihe:-kenttien tiedot manuaalisesti. Valitse sähköpostikohteet osoitekirjasta. Valitse ohjauspaneelista kaksipuolinen skannaus ja muut skannausasetukset (esimerkiksi tiedostomuoto). Kirjoita faksinumerot manuaalisesti. Valitse pikavalintojen luettelosta. Valitse kaksipuolinen skannaus ohjauspaneelista. Valitse kansiokohteet ennalta määritetystä luettelosta. Kirjoita tietty kansiopolku (jos tunnistettu). Määritä tiedostoasetukset, esimerkiksi tiedostotyyppi, tarkkuus, tiedostokoko, väri (tai mustavalko) ja tiedostonimi. Määritä Vastaanottaja:-, Lähettäjä:-, Kopio:-, Piilokopio:- ja Aihe:-kenttien tiedot manuaalisesti. Valitse sähköpostikohteet osoitekirjasta. Valitse ohjauspaneelista kaksipuolinen skannaus ja muut skannausasetukset (esimerkiksi tiedostomuoto). Valitse työnkulun kohde valikosta. Syötä tiedot kehotekenttiin joko kirjoittamalla tai valitsemalla arvot avattavista luetteloruuduista. Määritetyt tiedot voivat sisältää päiväystietoja ja numeerisia tietoja tai merkkijonoja (kirjaimia ja numeroita). Faksi Kansio Toinen sähköpostiosoite Työnkulku 2 Luku 1 - HP MFP Digital Sending Software -ohjelmiston versio 4 FIWW HP DSS -versio 4 tarkastaa käyttäjän kirjautumistiedot MFP-laitteessa, jos näin on määritetty ohjaa skannattujen kuvien yhtäaikaista lähetystä kaikista verkon MFP-laitteista kaikkiin kohteisiin lisää osoitetiedot koodaa viestin kommunikoi kaikkien sellaisten palvelimien kanssa, joihin järjestelmänvalvoja on määrittänyt Digital Sending -toiminnon joajan sähköpostipalvelua DSL (Digital Subscription Line) -yhteyden kautta. Voit lähettää sähköpostiviestejä ESMTP (Extended SMTP) -yhteyden kautta, jos palvelimesi tukee sitä. Tämä ominaisuus tunnistetaan automaattisesti eikä erityisiä määrityksiä tarvitse tehdä. Sähköpostipalvelu on yhteensopiva myös DSN (Delivery Status Notification) -standardin kanssa. Laitteessa skannattu asiakirja liitetään säh;ttävät X-Header-kohteet napsauttamalla välilehden Lisäasetukset...-painiketta. Käyttäjän tunnistaminen -välilehden käyttäminen Käyttäjän tunnistaminen -välilehden asetuksilla määritetään, miten käyttäjät tunnistetaan, kun he käyttävät digitaalisia lähetystoimintoja. Käyttäjän tunnistaminen on tärkeä suojaustoiminto. On suositeltavaa ottaa käyttäjän tunnistaminen käyttöön. Näin estetään digitaalisten lähetystoimintojen luvaton käyttö. Voit ottaa käyttäjien tunnistamisen käyttöön valitsemalla aluksi jonkin asetuksen avattavasta Käyttäjän tunnistustapa -luetteloruudusta. Vaihtoehdot ovat seuraavat: Ei mitään Microsoft Windows LDAP-palvelin Novell NDS (jos Novell-asiakasohjelma on käytössä) Novell Bindery (jos Novell-asiakasohjelma on käytössä) LDAP-asetusten käyttäminen Kun Käyttäjän tunnistaminen -välilehdestä on valittu tunnistustapa, näkyviin tulevat LDAPmääritykset. LDAP noutaa tunnistetun käyttäjän sähköpostiosoitteen. Kun käyttäjä on antanut kelvolliset kirjautumistiedot, ohjelmisto vertaa niitä LDAP-tietokannassa olevaan attribuuttiin. Kun tietokannasta löytyy vastaavuus ja käyttäjän tiedot tunnistetaan, käyttäjän sähköpostiosoite noudetaan toisen tietokanta-attribuutin avulla. LDAP-asetukset ovat seuraavat: HP DSS -ohjelman määritysvaihtoehdot LDAP-palvelimeen kirjautumista varten asetukset, joilla käyttäjien sähköpostiosoitteita haetaan tietokannasta. Määritä LDAPpalvelimen asetukset seuraavien ohjeiden mukaan: 1 Napsauta Etsi palvelin -painiketta. Ohjelma etsii verkosta LDAP-palvelimia. Tämän jälkeen näkyviin tulee Valitse LDAP-palvelin -valintaikkuna, jossa on luettelo verkossa olevista LDAP-palvelimista. Valitse LDAP-palvelin, jota haluat käyttää. Valitun palvelimen tiedot tulevat näkyviin. 2 FIWW Ominaisuudet ja asetukset Hyväksy valittu palvelin valitsemalla OK. Palvelimen tiedot lisätään Käyttäjän tunnistus -välilehteen. Testaa asetukset napsauttamalla Käyttäjän tunnistaminen -välilehden Testaa-painiketta. Testaa, pystyykö LDAP-palvelin noutamaan sähköpostiosoitteen, kirjoittamalla Käyttäjän tunnistuksen testaaminen -valintaikkunaan käyttäjän verkkoonkirjautumistiedot. Huomautus Jos LDAP-palvelimia ei löydy, voit kirjoittaa LDAP-palvelimen isäntänimen tai IP-osoitteen suoraan LDAP-palvelin-tekstiruutuun. Nouda tämän jälkeen palvelimen asetukset napsauttamalla Etsimisen asetukset -painiketta. Jos yhteyden luominen LDAP-palvelimeen ei onnistu, ota yhteys järjestelmänvalvojaan. Faksi-välilehden käyttäminen Kaikki HP DSS -faksiasetukset määräytyvät Faksi-välilehden asetusten mukaan. Voit määrittää faksitoiminnon valitsemalla ensin faksin tyypin avattavasta Faksin lähetystavat -luetteloruudusta.

8 Käytettävissä on seuraavat vaihtoehdot: Ei mitään Lähiverkkofaksi Internet-faksi MS Windows faksi. Käyttöön soveltuvat asetukset näkyvät Faksivälilehdessä valitun menetelmän mukaan. LAN-faksipalvelun ottaminen käyttöön Määritä LAN-faksipalvelun faksinlähetysasetukset seuraavien ohjeiden mukaan: Valitse Faksi-välilehden luetteloruudusta Lähiverkkofaksi. Valitse Tuotteen nimi -luetteloruudusta lähiverkkofaksiohjelmiston nimi. Määritä lähiverkkofaksin tulo- ja lähtöasetukset napsauttamalla Lisäasetukset-painiketta. Valitse faksiohjelmiston käyttämä verkkokansio Selaa-painikkeella. Lisää tarvittaessa tiedot Kansion käyttämiseen tarvittavat kirjautumistiedot -kohtaan. Testaa kirjautumistiedot napsauttamalla Vahvista kansion käyttö -painiketta ja varmista, että pääset käyttämään kansiota. Tallenna lähiverkkofaksiasetukset valitsemalla Käytä. 6 Internet-faksipalvelun ottaminen käyttöön Faksit lähetetään Internet-faksipalvelussa sähköpostin kautta. HP DSS -ohjelmassa käyttäjä määrittää faksinumeron tavalliseen tapaan. Tämän jälkeen ohjelma luo sähköpostiviestin ja lähettää sen. 1 2 Valitse Faksi-välilehden luetteloruudusta Internet-faksi. Kirjoita Faksipalveluntarjoajan toimialue -tekstiruutuun Internet-faksipalveluntarjoajan toimialuenimi. HP DSS ottaa laitteeseen kirjoitetun puhelinnumeron ja luo sähköpostiviestin käyttämällä tätä toimialuenimeä. Esimerkki: [puhelinnumero]@efax.com. Kirjoita Faksitilin oletussähköpostiosoite -tekstiruutuun sähköpostiosoite. Tähän sähköpostiosoitteeseen lähetetään kaikki palautetut Internet-faksisähköpostiviestit tai sähköpostiviestit, joiden lähettäminen epäonnistui. Valitse valintaruutu, jos haluat, että käyttäjän sähköpostiosoitetta käytetään sähköpostien palautusosoitteena. Tallenna Internet-faksiasetukset valitsemalla Käytä Luku 1 - HP MFP Digital Sending Software -ohjelmiston versio 4 FIWW Windows faksipalvelun ottaminen käyttöön HP DSS -palvelimeen on oltava asennettuna faksimodeemi, jotta Windows faksipalvelun käyttäminen onnistuisi Valitse Faksi-välilehden luetteloruudusta MS Windows faksi. Napsauta Faksin ominaisuudet -painiketta. Näkyviin tulee Windowsin faksinmääritysvalintaikkuna. Kirjoita siihen kaikki tarvittavat tiedot. Tallenna Windows faksiasetukset valitsemalla Käytä. Kansiot-välilehden käyttäminen Kansiot-välilehteä käytetään Lähetä kansioon -toiminnon määrittämiseen. Voit ottaa toiminnon käyttöön valitsemalla Ota lähetä kansioon -toiminto käyttöön -valintaruudun Lisää uusi kansio napsauttamalla Lisää...-painiketta. Näkyviin tulee Lisää ennalta määritetty kansio -valintaikkuna. Kirjoita Tunnusnimi-tekstiruutuun kansion nimi. Tämä nimi näkyy laitteen ohjauspaneelissa. Selaa kansion sijaintipaikkaan Selaa...-painikkeella ja hyväksy sijainti napsauttamalla OKpainiketta. Huomautus Tuetut käyttöjärjestelmät ovat Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 ja Novell. 4 Valitse Sisääkirjautumistiedot-luetteloruudusta kirjautumistiedot, joita kansion avaamisessa halutaan käyttää. Jos valitset Julkinen-vaihtoehdon, ohjelma käyttää Kansiot-välilehden Yleisten kansioiden käyttämiseen tarvittavat kirjautumistiedot -asetusta. Jos valitset MFP-käyttäjä-vaihtoehdon, ohjelma käyttää kirjautumistietoja, joilla käyttäjä on kirjautunut käyttämään laitetta. Tallenna asetukset valitsemalla OK. Uusi kansio lisätään luetteloon. Lisää kansioita toistamalla kohdat 15. Kirjoita julkiseen käyttöön tarvittavat kirjautumistiedot, joilla pääsee avaamaan Kansiotvälilehden Yleisten kansioiden käyttämiseen tarvittavat kirjautumistiedot -kohdan kansiot. Nämä tiedot on annettava, ennen kuin kansioluettelon voi tallentaa. Tallenna uudet kansiot valitsemalla Käytä Työnkulut-välilehden käyttäminen Käyttäjät voivat skannata työnkulkujen avulla asiakirjan ja lähettää sen haluamaansa työnkulkukohteeseen. Työnkulkutoiminto mahdollistaa lisätietojen lähettämisen tiedostona, joka tallennetaan skannatun asiakirjan kanssa tiettyyn verkko- tai FTP-sijaintiin. Ohjauspaneelin kehotteiden avulla kerätään tietoja. Tämän jälkeen verkkokansiota tai FTP-sivustoa tarkkailevat muun valmistajan sovellukset voivat hakea ja tulkita tiedot sekä käsitellä skannatun kuvan halutulla tavalla. Tulostimen voi myös määrittää työnkulun kohteeksi. Näin käyttäjät voivat skannata asiakirjan ja lähettää sen sitten suoraan tulostettavaksi toiseen verkkotulostimeen. Voit määrittää Työnkulut-välilehden asetuksista muiden valmistajien sovellusten kanssa käytettävät työnkulun prosessit. Voit ottaa toiminnon käyttöön valitsemalla ensin välilehden yläosassa olevan Ota työnkulut käyttöön -valintaruudun. Työnkulkuprosessin luominen koostuu kolmesta osasta työnkulun ryhmästä työnkulun valikosta työnkulun lomakkesta. FIWW Ominaisuudet ja asetukset 7 Työnkulun ryhmän luominen 1 2 Huomautus Napsauta Lisää ryhmä... -painiketta. Näkyviin tulee Työnkulun ryhmä -valintaikkuna. Kirjoita uuden ryhmän nimi. Nimen on oltava yksilöivä. Yleinen MFP-ryhmä -nimeä ei voi muuttaa. 3 Tallenna uusi ryhmä valitsemalla OK. Työnkulun valikon luominen Valitse työnkulkujen puusta äsken luomasi ryhmä. Napsauta Lisää valikko... -painiketta. Näkyviin tulee Työnkulun valikko -valintaikkuna. Kirjoita uuden valikon nimi. Nimen on oltava yksilöivä työnkulun ryhmässä. Kirjoita työnkulun valikon tyyli. Tyyli määrittää, mitkä tämän työnkulun valikon vaihtoehdot ovat käytettävissä työnkulun lomakkeille. Ainoa käytettävissä oleva vaihtoehto on Paranna.

9 Tallenna uusi työnkulun valikko valitsemalla OK. Lähetä kansioon -työnkulun lomakkeen luominen Valitse äsken luomasi työnkulun valikko. Napsauta Lisää ryhmä... -painiketta. Työnkulun lomake -valintaikkuna tulee näyttöön. Kirjoita Lomakkeen nimi -tekstiruutuun uuden lomakkeen nimi. Valitse kohteen tyyppi avattavasta Kohteen tyyppi -luetteloruudusta. Valittavissa olevat vaihtoehdot ovat kansio, FTP-palvelin ja tulostin. Huomautus Työnkulun lomake -valintaikkunan asetusvaihtoehdot muuttuvat valitsemasi vaihtoehdon mukaan. Seuraava osa koskee Kansio-vaihtoehtoa. Jäljempänä on ohjeita työnkulun lomakkeen luomisesta FTP-palvelinta tai tulostinta varten. 5 6 Kirjoita kohdekansion polku Kansiopolku-tekstiruutuun tai etsi polku selaamalla. Valitse kansioonkirjautumistapa avattavasta Sisääkirjautumistiedotluetteloruudusta. Vaihtoehdot ovat Julkinen ja MFP-laitteen käyttäjä. Jos valittu vaihtoehto on MFP-laitteen käyttäjä, HP DSS ottaa käyttöön laitteeseen kirjautuneena olevan käyttäjän kirjautumistunnukset. Jos valittu vaihtoehto on Julkinen, HP DSS käyttää Työnkulutpäävälilehteen määritettyjä yleisten kansioiden käyttämiseen tarvittavia kirjautumistietoja. Valitse skannatun tiedoston asetukset Kuvatiedoston asetukset -kohdasta. Asetusten tulee olla tiedostoa käsittelevän muun valmistajan sovelluksen vaatimusten mukaisia. Valitse metatietojen tiedoston tiedostotyyppi avattavasta Tiedostomuoto-luetteloruudusta. Vaihtoehdot ovat Ei mitään,.hps ja.xml. Tämä tiedosto sisältää työnkulun kehotteiden keräämät tiedot. Jos et luo kehotteita, valitse Ei mitään. Valitse OCR-asetukset-kohdasta Luo OCR-tiedosto -valintaruutu, jos käynnissä oleva sovellus tarvitsee optisen merkintunnistustiedoston (OCR-tiedoston). Määritä optisen merkintunnistuksen kieli- ja tiedostomuotoasetukset napsauttamalla Asetukset-painiketta Kehotteet-kohdassa voit määrittää kehotteita ja odotettuja vastauksia työnkulun lomakkeen käyttäjää varten. Kehotteet näkyvät laitteen ohjauspaneelissa. Kehotteiden vastaukset tallentuvat metatiedot sisältävään tiedostoon, joka puolestaan tallennetaan asiakirjan kuvan kanssa muun valmistajan työnkulkusovelluksen käyttöön. Voit lisätä kehotteita seuraavasti: a Lisää kehotteita napsauttamalla Lisää...-painiketta. 8 Luku 1 - HP MFP Digital Sending Software -ohjelmiston versio 4 FIWW b Luo uusi kehote napsauttamalla Lisää kehotteita -valintaikkunassa olevaa Uusipainiketta. Näkyviin tulee Työnkulun kehote -valintaikkuna. c Kirjoita Työnkulun kehote -valintaikkunassa olevaan Kehoteasetukset-valintaikkunaan kehotteen nimi, kehotteen teksti ja kehotteen ohjeteksti. Ohjeteksti tulee näkyviin, jos käyttäjä koskettaa MFP-laitteen ohjauspaneelin OHJE-painiketta silloin, kun kehote on näkyvissä. d Valitse Vastausasetukset-kohdasta Vastauksen muoto ja Vastauksen tyyppi. Vastauksen muodon vaihtoehdot ovat Merkkijono, Numero, Päivämäärä, Aika tai Tietosuoja. Vastauksen tyyppi voi olla joko käyttäjän valitsema tai valintaluettelo. Jos valittu vaihtoehto on käyttäjän valitsema tyyppi, voit pyytää, että vastaus annetaan, valitsemalla Käyttäjän on annettava vastaus. Huomautus Tietosuoja-vaihtoehdossa käytetty tähtimerkki (*) korvaa käyttäjän ohjauspaneeliin kirjoittamat tiedot. Tätä vastaustyyppiä voidaan käyttää silloin, kun annetaan yksityisiä tietoja, esimerkiksi salasana tai käyttäjän tunnus. e Kirjoita tarvittaessa oletusvastaus Oletusvastaus-tekstiruutuun. Ohjelma käyttää oletusvastausta, jos käyttäjä ei vastaa kehotteeseen. f Tallenna kehotteen asetukset valitsemalla OK. Ohjelma lisää uuden kehotteen Lisää kehote -valintaikkunan kehoteluetteloon. g Voit luoda lisää kehotteita toistamalla kohdat bf. h Kun kaikki tarvittavat kehotteet on luotu, voit vaihtaa kehotteiden järjestystä luettelon alaosassa olevilla Siirrä-painikkeilla. i Hyväksy uusi kehotesarja valitsemalla OK. Uudet kehotteet näkyvät Työnkulun lomake -valintaikkunan Kehotteet-alueessa. 11 Hyväksy kaikki Työnkulun lomake -valintaikkunan asetukset valitsemalla OK. Uusi lomake tulee näkyviin Työnkulut-välilehden työnkulkuluetteloon. Huomautus Voit muokata työnkulun lomaketta milloin tahansa valitsemalla halutun lomakkeen ja napsauttamalla sitten Ominaisuudet-painiketta. 12 Kirjoita julkiseen käyttöön tarvittavat kirjautumistiedot, joilla pääsee avaamaan Työnkulkuvälilehden Yleisten kansioiden käyttämiseen tarvittavat kirjautumistiedot -kohdan kansiot. Nämä tiedot on annettava, ennen kuin työnkulun asetukset voi tallentaa. 13 Tallenna uudet työnkulun asetukset valitsemalla Käytä. Työnkulun lomakkeen luominen FTP-palvelinta varten Valitse Työnkulun lomake -valintaikkunassa olevasta Kohteen tyyppi -kohdasta FTP-palvelin. Kirjoita FTP-palvelimen isäntänimi tai IP-osoite FTP-palvelin-tekstiruutuun. Napsauta Kirjautumistiedot-painiketta ja kirjoita sitten FTP-palvelimen käyttämiseen tarvittava käyttäjänimi ja salasana. Tallenna kirjautumistiedot valitsemalla OK. Kirjoita FTP-polku-tekstiruutuun sen FTP-palvelimessa olevan hakemiston polku, jota skannattujen asiakirjojen käsittelyyn halutaan käyttää. Määritä muut työnkulun lomakkeen asetukset ja lisää kehotteita toistamalla edellä mainitut kohdat 711. FIWW Ominaisuudet ja asetukset 9 Työnkulun luominen tulostinta varten Voit lähettää skannatun asiakirjan verkkotulostimeen tulostettavaksi käyttämällä työnkulun lomaketta Valitse Työnkulun lomake -valintaikkunassa olevasta Kohteen tyyppi -kohdasta Tulostin. Valitse avattavasta Valitse tulostin -luetteloruudusta tulostin. Luettelossa näkyvät käytettävissä olevat verkkotulostimet. Voit käyttää oletusasetuksia tai mukautettuja tulostimen asetuksia valitsemalla kyseisen valintanapin. Jos valitset mukautetut tulostimen asetukset, määritä asetukset napsauttamalla Määritykset-painiketta. Tallenna työnkulun lomake valitsemalla OK. Tallenna Työnkulku-välilehden asetukset valitsemalla Käytä. 4 5 Osoitteet-välilehden käyttäminen Osoitteet-välilehteä käytetään HP DSS -ohjelmiston määrittämiseen siten, että ohjelmisto luo MFP-laitteen käyttäjien käytössä olevat keskitetyt osoitekirjat.

10 Digital Sending Software -ohjelmiston avulla laitteen käyttäjät voivat käyttää LDAP-palvelimen keskitetyssä osoitekirjassa olevia osoitteita. Osoitteiden käytön nopeuttamiseksi LDAPpalvelimen osoitekirjasta ladataan paikallinen kopio ja se replikoidaan. Voit määrittää LDAP-palvelimen automaattisen replikoinnin seuraavasti: Napsauta Asetukset... -painiketta. LDAP-osoitekirjan replikointi -valintaikkuna tulee näyttöön. Valitse Ota käyttöön LDAP-osoitekirjan replikointi -valintaruutu. Määritä LDAPasetukset-välilehdessä tarvittavat parametrit LDAP-palvelimen käyttämiseen ja tietojen etsimiseen LDAP-tietokannasta. Lisätietoja on kohdassa LDAPasetusten käyttäminen sivulla 5. Määritä LDAP-tietokannan replikoimisen aikataulu Replikoiminen-välilehdessä. Jos valitset Päivittäin-, Viikoittain- tai Kuukausittain-asetuksen, voit määrittää replikoinnille jonkin tietyn kellonajan ja viikonpäivän. 4 Henkilökohtaiset osoitekirjat Käyttäjät voivat käyttää henkilökohtaisia osoitekirjojaan sähköpostin tarkasteluun MFP-laitteen kautta valitsemalla Ota henkilökohtaiset asiakirjat käyttöön -valintaruudun. Henkilökohtaisen osoitekirjan tuki on käytössä vain, jos käyttäjän tunnistaminen on otettu käyttöön ja tunnistamistavaksi on määritetty Microsoft Windows. (Katso Käyttäjän tunnistaminen -välilehden käyttäminen sivulla 5. ) Käyttäjän henkilökohtaisten osoitekirjojen käyttämiseen tarvitaan myös Microsoft Messaging API (MAPI). Varmista, että Windows Messaging Component -osa on asennettu. Jos tietokoneeseen on asennettu MAPI-asiakassovellus (esimerkiksi Microsoft Outlook), tämä osa on jo asennettu. DSS-osoitekirjat HP DSS tallentaa käyttäjän laitteen kautta kirjoittamat sähköpostiosoitteet osoitekirjoihin. Jos laitteessa on käytössä käyttäjän tunnistus, osoitteet tallennetaan käyttäjän omaan HP DSS -osoitekirjaan. Muussa tapauksessa osoitteet tallennetaan yleiseen HP DSS -osoitekirjaan. HP DSS -osoitekirjat ovat käytettävissä kaikissa MFP-laitteissa, joita HP DSS tukee. Jos osoitekirjoissa olevia osoitteita ei enää tarvita, voit poistaa ne HP DSS -osoitekirjoista napsauttamalla DSSosoitekirjat -kohdan Tyhjennä-painiketta. Näkyviin tulee olemassa olevat osoitekirjat, ja voit poistaa niistä haluamasi osoitteet. 10 Luku 1 - HP MFP Digital Sending Software -ohjelmiston versio 4 FIWW Määritykset-välilehden käyttäminen Väliaikaisten HP DSS -tiedostojen polku määritetään Määrityksetvälilehdessä. Väliaikaiset tiedostot voivat olla erittäin suurikokoisia. Valitse siis sijainti, jossa on runsaasti vapaata levytilaa. Valitse sijainti napsauttamalla ensin Selaa...-painiketta. MFP-laitteen kokoonpano -välilehden käyttäminen MFP-asetukset-välilehdessä on tietoja siitä, mitkä MFP-laitteet käyttävät HP DSS -palvelua. Sen kautta voi myös mukauttaa digitaalista lähetystä käyttävien laitteiden HP DSS -toimintoja. Uuden MFP-laitteen lisääminen 1 2 Napsauta välilehden alaosassa olevaa Lisää...-painiketta. Näkyviin tulee Lisää MFPlaitteita -valintaikkuna. Voit etsiä kaikki verkossa olevat MFP-laitteet napsauttamalla Etsi MFP-laitteet -painiketta. Valitse lisättävä laite näkyviin tulevasta luettelosta. Huomautus Jos tiedät laitteen isäntänimen tai IP-osoitteen, voit kirjoittaa sen Anna MFP-laitteen verkkonimi -kohdassa olevaan Isäntänimi tai IP-osoite -tekstiruutuun sen sijaan, että käytät Etsi MFP-laitteet -painiketta. 3 Jos haluat käyttää lisättävässä laitteessa samoja asetuksia kuin aiemmin määritetyssä laitteessa, valitse kyseinen aiemmin määritetty laite avattavasta Kopioi lisättävään MFP-laitteeseen nämä asetukset -luetteloruudusta. Lisää MFP-laite MFPlaitteiden luetteloon napsauttamalla Lisää --> -painiketta. 4 Huomautus Voit lisätä ainoastaan niin monta MFP-laitetta kuin HP DSS -käyttöoikeus sallii. Lisää MFP-laitteita -valintaikkunan yläosasta näet sallitun määrän. 5 Sulje MFP-laitteiden lisääminen -ikkuna valitsemalla Sulje. Yksittäisen MFP-laitteen määrittäminen 1 2 Valitse MFP-laite MFP-laitteen kokoonpano -välilehden luettelosta. Napsauta Määritä MFP-laitteen kokoonpano... -painiketta. Näkyviin tuleva valintaikkuna on samanlainen kuin määritysohjelman pääikkuna. Sen kautta voit mukauttaa tätä laitetta koskevat digitaalisen lähetyksen asetukset. Näissä välilehdissä määritettävät asetukset korvaavat HP MFP DSS Configuration -ohjelman yleisissä välilehdissä määritetyt asetukset. Huomautus Yksittäisten laitteiden digitaalisen lähetyksen asetukset on otettava käyttöön tästä ikkunasta. Vaikka jokin toiminto olisi otettu käyttöön DSS-määritysvälilehdissä, se otetaan käyttöön laitteessa vasta, kun se on otettu käyttöön Määritä MFP-laitteen asetukset -ikkunassa. 3 Voit ottaa valitussa laitteessa käyttöön käyttäjän tunnistustoiminnon valitsemalla Käyttäjän tunnistaminen -välilehdestä Ota käyttäjän tunnistus käyttöön -valintaruudun. Valitse niiden toimintojen vieressä olevat valintaruudut, jotka haluat ottaa käyttöön. Käyttäjän on tällöin kirjauduttava sisään, ennen kuin kyseistä toimintoa voi käyttää. Valitse verkon toimialue avattavasta Oletustoimialue-luetteloruudusta. Valitse Lähetä sähköpostiin -välilehdestä Ota käyttöön sähköpostiin lähettäminen -valintaruutu ja valitse avattavasta sähköpostin lähetystavan valikkoruudusta Digital Sending -palvelun kautta. Jos käyttäjien tulee voida lisätä oma sähköpostiviesti (ja MFP-laite tukee tätä), napsauta Lisäasetukset-painiketta ja valitse Käyttäjän muokattavissa -valintaruutu. 4 5 FIWW Ominaisuudet ja asetukset 11 6 Valitse Osoitteet-välilehdestä Salli MFP-laitteen käyttää suoraan LDAP-osoitekirjaa -valintaruutu.

11 Valitse avattavasta LDAP-palvelin-luetteloruudusta aikaisemmin määritetty LDAP-palvelin. Valitse Lähetä sähköpostiin (2) -välilehdestä Ota Lähetä toiseen sähköpostiosoitteeseen -toiminto käyttöön -valintaruutu, jos haluat käyttää toissijaista sähköpostiosoitetta. Valitse Toinen sähköpostiosoite -palvelun näyttönimi avattavasta Oma näyttönimi -luetteloruudusta. Valitse Lähetä faksiin -välilehdestä Ota käyttöön faksin lähettäminen -valintaruutu, jos haluat käyttää faksitoimintoa. Varmista, että avattavasta Lähetä faksiin -luetteloruudusta on valittu vaihtoehto Digital Sending -palvelun kautta. Valitse Lähetä kansioon -välilehdestä Ota Lähetä kansioon -toiminto käyttöön -valintaruutu, jos haluat käyttää tätä toimintoa Valitse Lähetä työnkulkuun -välilehdestä Ota lähetys työnkulkuihin käyttöön -valintaruutu, jos haluat käyttää työnkulkuja. Valitse avattavasta Työnkulun ryhmä -luetteloruudusta ryhmä, jossa on mukana luotu työnkulun valikko ja lomake. 11 Tallenna kaikki muutokset valitsemalla OK. 12 Tallenna määritetyt MFP-asetukset valitsemalla Käytä. Huomautus Asetuksia otetaan käyttöön MFP-laitteessa vasta, kun napsautat Käytä-painiketta. Loki-välilehden käyttäminen Voit tarkastaa HP DSS -toimintalokin merkinnät Loki-välilehdestä. Lokiin on merkitty jokaisesta tapahtumasta seuraavat tiedot: Vakavuus Tapahtuma Kellonaika Jos napsautat Tiedot-painiketta, näyttöön tulee Tiedotvalintaikkuna, jossa on lisätietoja valitusta lokitapahtumasta. Tietoja-välilehden käyttäminen Tietoja-välilehdessä on HP DSS -ohjelmiston versiotiedot. Ohjelmiston poistaminen Voit poistaa HP DSS -ohjelmiston seuraavien ohjeiden mukaan. Ohjelmiston poistaminen käyttämällä poisto-ohjelmaa Huomautus Jos haluat poistaa ohjelmiston Windows tai Windows XP -käyttöjärjestelmästä, sinun on kirjauduttava sisään järjestelmänvalvojana Sulje kaikki auki olevat ohjelmat. Valitse Käynnistä - Ohjelmat - Hewlett-Packard - HP MFP Digital Sending Software. Valitse sitten Poista. Napsauta poiston vahvistusikkunan OK-painiketta. Ohjelma poistetaan tällöin tietokoneesta. Tietokone on ehkä käynnistettävä uudelleen, kun ohjelma on poistettu. 12 Luku 1 - HP MFP Digital Sending Software -ohjelmiston versio 4 FIWW Ohjelmiston poistaminen Lisää tai poista sovellus -valintaikkunan avulla Voit poistaa Digital Sending Software -ohjelman myös Windowsin Lisää tai poista sovellus -valintaikkunan kautta Valitse Käynnistä-valikosta Asetukset ja valitse sitten Ohjauspaneeli. Valitse Lisää tai poista sovellus. Selaa sovellusluetteloa ja valitse HP MFP Digital Sending Software. Valitse Poista. Rakenne Alla oleva kuva esittää verkkoa, jossa käytetään HP DSS -ohjelmiston versiota 4 Windowsjärjestelmänvalvojan tietokone TCP/IP-verkko WWWselain SMTPyhdyskäytävä LANfaksipalvelin LDAPpalvelin Etätulostimet FTPpalvelin Verkkokansiot Verkon Digital Sending -osat Osa Windows 2000-, Windows XP Professional- tai Windows 2003 Server -tietokone Kuvaus Järjestelmänvalvojan tietokone sisältää seuraavat osat: HP DSS -versio 4 HP MFP DSS Configuration Utility käytetään Digital Sending -ominaisuuksien määrittämiseen ja valvomiseen, kun ohjelma on asennettu. Windows-faksipalvelu tarvitaan vain, jos faksitoimintona käytetään Windows-faksipalvelua (tarvitaan myös faksimodeemi). HP DSS -versio 4 tukee jopa 250:tä HP:n MFP-laitetta samassa palvelimessa. Jokainen MFP-laite voidaan määrittää erikseen tukemaan jotakin Digital Sending -toimintoa tai kaikkia toimintoja. Jokaiseen MFP-laitteeseen voidaan myös erikseen määrittää käyttäjän tunnistaminen -toiminto. HP DSS -versio 4 voidaan määrittää ja sen toimintaa voidaan valvoa verkon kaikkien tietokoneiden WWW-selainohjelmien ja HP Web Jetadmin -työkalun avulla. Sähköposti-, Internet-faksi- ja Digital Sending -toiminnot käyttävät tätä yhdyskäytävää. LAN-faksin Digital Sending -toiminto käyttää tätä palvelinta. HP DSS -versio 4 tukee LDAP-toimintoa, jonka avulla voit etsiä ja käyttää sähköpostikohteita muualla verkossa olevista hakemistopalvelimista. Tästä palvelimesta voidaan hakea osoitteita MFP-osoitekirjaa varten. MFP-tuotteet WWW-selain SMTP-yhdyskäytävä LAN-faksipalvelin LDAP-palvelin FIWW Rakenne 13 Aikaisempien ohjelmien tuki HP Address Book Manager HP ABM on aikaisempi ohjelma, jota HP DSS -ohjelmiston versio 4 tukee. Sen avulla voidaan määrittää HP DSS -palvelimeen tallennettavia yleisiä sähköposti- ja faksiosoitekirjoja, joka ovat käyttäjien käytettävissä MFP-laitteessa erityisesti silloin, jos yrityksellä ei ole muita tapoja käyttää osoitekirjan tietoja (esimerkiksi LDAP-palvelimen avulla). ABM-ohjelmalla voit tarkastella, lisätä, muuttaa ja poistaa HP DSS -palvelimessa olevien osoitekirjojen tietoja tuoda osoitteita muista sähköpostijärjestelmistä. Tässä oppaassa esitellään ABM-ohjelma lyhyesti. Lisätietoja ohjelmasta on sen Help (Ohje) -tiedostossa. Aikaisemmat MFP-mallit HP DSS v. 4 tukee seuraavia aikaisempia MFP-malleja: HP 4100mfp -sarja HP 9000mfp -sarja Aikaisemmat mallit eivät kuitenkaan tue seuraavia uusia Digital Sending -toimintoja: Kansio Työnkulku Toinen sähköpostiosoite Ympäristöt ja yhteyskäytännöt Verkkokäyttöjärjestelmät HP DSS -ohjelmiston versio 4 on liitetty suoraan TCP/IP-verkkoihin Windows-palvelimen tai -työaseman kautta. Ohjelmisto toimii itsenäisesti seuraavissa verkoissa ja käyttöjärjestelmissä: Palvelinkäyttöjärjestelmän vaatimukset Windows 2000 Professional, Windows 2000 Server tai Windows 2000 Advanced Server Windows XP Professional Windows 2003 Standard Server tai Windows 2003 Enterprise Server Pentium III tai tehokkaampi 256 Mt RAM-muistia (512 Mt, jos käytetään optista merkintunnistusta) 20 Mt vapaata kiintolevytilaa CD-ROM-asema Fast Ethernet 100Base- TX, Ethernet 10Base-T tai Ethernet 10Base-2 (BNC) Microsoft Internet Explorer 4 (tai uudempi versio) 14 Luku 1 - HP MFP Digital Sending Software -ohjelmiston versio 4 FIWW Novell NetWare -tuki Novell-tiedostopalvelimien käyttömahdollisuuden ansiosta HP DSS -ohjelmiston versio 4 voi kirjoittaa tiedostoja verkkokansioihin sekä tukea verkon Novell-palvelimissa sijaitsevia faksikansioita.

12 Novell-asiakasohjelman on oltava asennettuna verkkoon ja sen asetuksien tulee olla määritetty asianmukaisesti, ennen kuin HP DSS -ohjelmiston versioon 4 voi määrittää Novell-attribuutteja. Jotta HP DSS -ohjelmiston versio 4 tukisi Novell NetWare -resurssien käyttöä, tarvitaan seuraavat komponentit: Novell NetWare -ohjelmiston versio 3.12, 3.2, 4.11, 4.2 tai 5, joka on käytössä Novell NetWare -palvelimessa ja Novell NetWare -asiakasohjelman versio 4.6 (tai uudempi versio) asennettuna Windowstietokoneeseen, jossa on HP DSS -ohjelmiston versio 4 Kohdetyypit Sähköposti HP DSS -ohjelmiston versio 4 pystyy lähettämään MIME (Multipurpose Internet Mail Extension) -yhteensopivia sähköpostiviestejä Internet-osoitteisiin. Viestien lähettämisessä käytetään SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) -protokollaa. SMTP-protokolla toimii missä tahansa verkkokäyttöjärjestelmässä, jossa sähköpostipalvelinta käytetään. Käyttäjät voivat määrittää sähköpostikohteita ohjauspaneelista valitsemalla sähköpostiosoitteet osoitekirjasta kirjoittamalla SMTP-yhteensopivat sähköpostiosoitteet itse. MFP-laitteessa skannattu asiakirja liitetään sähköpostiviestin liitteeksi. Liite voidaan lähettää jonakin seuraavista tiedostotyypeistä: Portable Document Format (PDF) -tiedostomuoto Tagged Image File Format (TIFF) -tiedostomuoto Multipage Tagged Image File Format (MTIFF) -tiedostomuoto Joint Photographic Experts Group (JPEG) -tiedostomuoto Liitteet lähetetään tavallisesti.pdftiedostomuodossa. Vastaanottajat voivat katsoa ja tulostaa helposti tässä tiedostomuodossa lähetettyjä sähköpostiliitteitä. Tiedostojen käsittelemiseen tarvitaan Adobe Acrobat Reader -ohjelma. Saat maksuttoman ohjelman käyttöösi lataamalla sen Adobe Systems Incorporated -yhtiön WWW-sivustosta osoitteesta ( com). Jos liitetiedosto sisältää useita sivuja ja se lähetetään TIFF- tai JPEG-muodossa, sähköposti luo yhden liitetiedoston jokaista sivua kohti. Nämä tiedostomuodot luovat yksisivuisia liitteitä. Niitä voi käyttää esimerkiksi skannattaessa laskuja arkistoitavaksi sähköisessä muodossa. MTIFF- ja PDFtiedostomuodot mahdollistavat useilla sivuilla olevien kuvien lähettämisen yhtenä liitetiedostona. Huomautus Jos kuvat lähetetään valokuvalaatuisena ja TIFF- tai MTIFF-muodossa, näitä liitteitä ei ehkä voi lukea joissakin sovelluksissa. TIFF-kuvat voi avata Windows Paint -sovelluksella. Voit avata Paintsovelluksen valitsemalla Ohjelmat-valikosta Apuohjelmat. Jos SMTP-kokorajoitus ylitetään, sähköposti lähetetään useina sähköpostiviesteinä. Tämä perustuu HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelmassa valittuun rajoitukseen. FIWW Kohdetyypit 15 Faksi HP DSS -ohjelmiston versiossa 4 on käytettävissä kolme faksipalvelutyyppiä. Katso alla olevaa taulukkoa. Skannausasetukset määritetään HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelmalla. Käyttäjät voivat määrittää faksikohteita ohjauspaneelista näppäilemällä faksinumerot manuaalisesti. Faksin lähetystavat Tapa LAN-faksi Käytettävissä olevat tiedostotyypit Kuvaus MTIFF Tarvitaan LAN-faksilaite ja jaettu kansio faksin toiminta-alueella. Printer Control Language 5 (PCL 5) (pakkaamaton) PCL 5 (packbits-pakkaukset) MTIFF Voit käyttää faksimodeemia tietokoneessa, jossa on käytössä HP DSS -ohjelmiston versio 4 Tietokone voi toimia valmiina faksiyhdyskäytävänä. Voit käsitellä fakseja WWW-pohjaisten faksipalveluiden avulla. Nämä palvelut käyttävät sähköpostiviestejä lähetysmekanismina. Ne lähettävät sähköpostit tavallisiin faksilaitteisiin tai reitittävät postit uudelleen käyttäjän sähköpostilaatikkoon. Windows 2000/XP -faksi Internet-faksi TIFF MTIFF Kansio Lähetä kansioon -toiminnolla voi lähettää asiakirjan yhteen verkkokansioon tai useisiin verkkokansioihin. Voit valita kohteen esimääritetystä kansioluettelosta tai määrittää kohteen ohjauspaneelista, jos käyttöoikeutesi on tunnistettu. Työnkulku Lähetä työnkulkuun -toiminnon avulla MFP-laitteen käyttäjät voivat lähettää skannatun asiakirjan lisäksi muita tietoja tiettyyn verkkokohteeseen. Käyttäjältä kysytään tietoja MFP-laitteen ohjauspaneelin kehotteiden avulla. Tämän jälkeen verkkokansiota tarkkailevat muun valmistajan sovellukset voivat hakea ja tulkita tiedot sekä käsitellä skannatun kuvan halutulla tavalla. Käyttäjän tunnistaminen HP DSS -ohjelmiston versiolla 4 voi määrittää MFP-laitteiden asetukset niin, että ohjelmisto tunnistaa käyttäjän, ennen kuin joitakin tai kaikkia digitaalisia lähetystoimintoja voidaan käyttää. Kun käyttäjän tunnistaminen on käytössä, MFPlaitteen käyttäjän pitää antaa sisäänkirjautumisen yhteydessä kelvolliset kirjautumistiedot (yleensä käyttäjätunnus ja salasana), ennen kuin Digital Sending -toimintoja voidaan käyttää. Käyttäjän tunnistus koostuu kahdesta toisistaan riippuvaisesta osasta. MFP-laite tarkastaa ensin käyttäjän kirjautumistiedot valitulla tunnistustavalla. Sitten ohjelmisto etsii käyttäjän sähköpostiosoitetta LDAP-palvelimesta käytössä olevan LDAP-palvelimen asetusten mukaan. Jos toinen yllä kuvatuista vaiheista epäonnistuu, käyttäjä ei voi käyttää MFP-laitteen digitaalisia lähetystoimintoja. Molemmissa vaiheissa käytetään kahta eri tekniikkaa (tunnistuspalvelin- ja LDAP-palvelintekniikkaa). Jos tunnistamiseen käytetään kuitenkin LDAPpalvelinta, molemmissa vaiheissa käytetään vain LDAP-palvelinta. 16 Luku 1 - HP MFP Digital Sending Software -ohjelmiston versio 4 FIWW Käyttäjän tunnistustavat Microsoft Windows Tämä tapa on käytössä Microsoft Windows -ympäristössä. LDAP-palvelin Tätä tunnistustapaa käytettäessä LDAP-palvelin sekä tunnistaa käyttäjän että hakee sähköpostiosoitteen.

13 Novell-asiakasohjelma Seuraavat tunnistustavat ovat käytettävissä vain, jos tietokoneessa on käytössä Novellasiakasohjelma. Novell NDS: Tämä tapa on käytössä NDS (Novell Directory Services) -ympäristössä. Novell Bindery: Tämä tapa on käytössä Novell Bindery -ympäristössä. Sähköpostiosoitteen noutaminen LDAP-tietokannasta Kun MFP-laitteen käyttäjä on antanut kelvolliset kirjautumistiedot ja käyttäjä on tunnistettu, HP MFP Digital Sending Software -ohjelmisto päättelee käyttäjän sähköpostiosoitteen LDAPpalvelimen avulla. Tässä vaiheessa ohjelmistossa on jo monia käyttäjää koskevia tietoja (esimerkiksi kirjautumistiedot). Ohjelmisto etsii käyttäjän sähköpostiosoitetta LDAP-palvelimen tietokannasta vertaamalla näitä tietoja LDAPtietokannan tietoihin. Kun tietokannasta löytyy vastaavuus ja käyttäjän tiedot voidaan tunnistaa, käyttäjän sähköpostiosoite noudetaan toisen tietokanta-attribuutin avulla. LDAPpalvelimen määrittämiseen tarvitaan neljä tärkeää tietokokonaisuutta: LDAP-palvelimen verkko-osoite tapa, jolla yhteys LDAP-palvelimeen muodostetaan etsinnän alkutaso attribuutit käyttäjän sähköpostiosoitteen etsimistä ja palauttamista varten. Täysi selitys näistä asetuksista on käytönaikaisen ohjeen Käyttäjän tunnistusasetukset -aiheen kohdassa Sähköpostiosoitteen noutaminen LDAP-tietokannasta. Osoiteominaisuudet Osoitekirja on käytettävissä kaikissa MFP-laitteissa. Osoitekirjan käyttö nopeuttaa sähköposti- ja faksikohteiden valintaa ohjauspaneelista. lisää kirjaimia, kunnes vastaava nimi löytyy. ohjauspaneeliin kirjoitetut sähköpostiosoitteet tallentuvat yksityiseen osoitekirjaan. Henkilökohtaiset osoitekirjat HP DSS -ohjelmiston versio 4 käyttää tunnistetun käyttäjän Outlook-yhteystietokansioon tallennettuja henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita. MFP-laite näyttää henkilökohtaisten sähköpostiosoitteiden luettelon, jossa näkyvät myös käytettävissä olevien yleisten osoitekirjojen ei Hewlett-Packard ja HP Address Book Manager. Näkyviin tulee Address Book Manager -ohjelman 4 Kirjoita Käyttäjänimi-kenttään ADMINISTRATOR. Kirjoita (tarvittaessa) salasanasi Käyttäjän salasana -kenttään ja valitse OK. Jos kaikki tiedot kelpaavat, ABM-ohjelman pääikkuna tulee näyttöön. HP DSS -ohjelmiston version 4 käyttöoikeudet Kokeilukäyttöoikeuden kesto Kun HP Digital Sending Software -ohjelmisto asennetaan ensimmäisen kerran, se toimii kokeilutilassa tietyn ajan. HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelman käyttöoikeusosiossa näkyy tieto siitä, että käytössä on kokeilukäyttöoikeus. Näet siitä jäljellä olevan kokeiluajan. Kun kokeiluaika päättyy, ohjelmisto on ei-aktiivisessa tilassa siihen saakka, kunnes käytössä on voimassa oleva käyttöoikeus. Kaikki HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelman asetukset pysyvät tallessa. Näin kokeiluaikana käytössä olleet asetukset voidaan ottaa uudelleen käyttöön. Käyttöoikeudet Tämän DSS-ohjelman version toimintojen käyttämiseen vaaditaan vähintään yhden työnkulun ja asiakirjojen hallinnan käyttöoikeus. (Käyttöoikeuksia voi ostaa Hewlett-Packardin tuotteiden myyjältä.) Käyttöoikeudet myönnetään yhteen, viiteen, kymmeneen, viiteenkymmeneen tai kahteensataan viiteenkymmeneen tietokoneeseen kerrallaan. Jokainen myönnetty käyttöoikeus oikeuttaa asentamaan DSS-toiminnot yhteen MFP-laitteeseen. 20 Luku 1 - HP MFP Digital Sending Software -ohjelmiston versio 4 FIWW Huomautus Voit asentaa niin monta käyttöoikeutta kuin haluat myönnettyjen käyttöoikeuksien rajoissa. Jos käyttöoikeuksia on käyttöoikeuden poistamisen jälkeen vähemmän kuin Digital Sending Software -ohjelman toimintoja käyttäviä MFP-laitteita, MFP-luettelosta on poistettava MFP-laitteita. Ohjelman toimintoja käyttäviä MFP-laitteita ei voi olla enemmän kuin käyttöoikeuksia. Solmun lukitseminen Hankittuja työnkulun ja asiakirjojen hallinnan käyttöoikeuksia voi käyttää vain tietyssä DSS 4 -palvelimessa. Tällöin käyttöoikeussertifikaatti liitetään DSS-palvelimen yksilölliseen tunnukseen. Tämä yksilöllinen tunnus näkyy HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelman Tietoja-välilehdessä MAC-osoitteena. Tunnus näkyy kokeilukäyttöoikeusjakson aikana ja sen jälkeen. Voit ottaa käyttöoikeussertifikaatin käyttöön seuraavasti: kirjoita muistiin DSS-palvelimen Tietoja-välilehden MAC-osoite ja siirry sivustoon Aikaisempien versioiden käyttöoikeudet DSS versio 4 tukee suojatun käytön ja tietoliikenteen käyttöoikeustyyppejä, joilla tämän tuotteen aikaisemman version (3.x) toiminnot on otettu käyttöön. Nämä käyttöoikeustyypit muunnetaan automaattisesti työnkulun ja asiakirjojen hallinnan käyttöoikeuksiksi versiossa 4 Vaikka saatkin näin käyttöösi kaikki DSS-toiminnot nykyisissä MFP-malleissa, vanhemmat laitemallit tukevat edelleen vain alkuperäisiä digitaalisia lähetystoimintoja DSSohjelman versiossa 4 Voit lisätä ja poistaa käyttöoikeuksia HP Configuration Utility -ohjelman Yleistävälilehdessä. Lisätietoja on kohdassa Yleistä-välilehden käyttäminen sivulla 3. FIWW HP DSS -ohjelmiston version 4 käyttöoikeudet Luku 1 - HP MFP Digital Sending Software -ohjelmiston versio 4 FIWW 2 Tukityökalut ja -toimenpiteet Tukityökalut Seuraavassa taulukossa on tietoja työkaluista, joita voidaan käyttää HP DSS -ohjelmiston version 4 tukemiseen. Tukityökalut Työkalu Windows-palvelut Käyttötarkoitus Pysäytä ja käynnistä HP DSS -ohjelmiston versio 4 Lisätietoja on kohdassa Windows-palvelun käyttäminen käynnistämisessä ja lopettamisessa sivulla 24.

14 Powered by TCPDF ( HP MFP DSS Configuration Utility Ota kokoonpanoasetukset käyttöön seuraavasti: Ota käyttöön tai poista käytöstä tunnistus ja määritä tunnistustapa. Ota käyttöön tai poista käytöstä sähköpostin ja faksien digitaalinen lähettäminen ja määritä kaikki lähetysasetukset. HP MFP Digital Sending Software -ohjelmiston tilasaraketta. Hewlett-Packard HP MFP Digital Sending Software. voi tallentaa jopa tapahtumaa. Uudet tapahtumat kirjoitetaan vanhimpien tapahtumien päälle. Viestien luettelo ja selitykset ovat HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelman ohjetiedostossa. Lokin tietojen poistamisesta on hyötyä, kun ratkaiset ongelmatilanteita. Kun poistat lokin tiedot, tapahtumat kuvastavat vain nykyisiä olosuhteita. Lokin tietojen poistamisesta on hyötyä myös silloin, kun olet tehnyt suuria muutoksia asetuksiin. Toimintalokin kuvakkeet määrittävät viestityypin: tietoja Käyttäjän toimenpiteitä ei tarvita. varoitus Ilmoittaa ongelmasta, jonka ratkaisemiseksi saatetaan tarvita käyttäjän toimenpiteitä. Yleensä MFP-laitetta voidaan silti käyttää muihin toimintoihin. virhe Ilmoittaa ongelmasta, jonka ratkaisemiseksi tarvitaan järjestelmänvalvojan toimenpiteitä ja mahdollisesti yhteydenotto HP:n valtuuttamaan jälleenmyyjään. Toimintalokiin tallennetut tapahtumat kaikki digitaalisesti lähetetyt työt (kaikenlaisiin kohteisiin) toiminnon onnistuminen tai epäonnistuminen lopettaminen ja uudelleenkäynnistäminen osoitekirjan sisällön poistaminen järjestelmävirheet. Jokaisesta tapahtumasta tallennetut tiedot tapahtuman vakavuus (tiedot, varoitukset, virheet) käyttäjä tapahtuman kuvaus päivämäärä ja kellonaika lisätiedot (esimerkiksi kohdeluettelo, muoto ja sivujen koko sekä lukumäärä). Voit järjestää viestit tietojen tyypin mukaan (jos esimerkiksi haluat nähdä virheviestit, voit järjestää luettelon ilmoitusten vakavuuden mukaan). Napsauta tällöin sen sarakkeen yläosaa, jossa nämä tiedot ovat. HP DSS -ohjelmiston version 4 ja kaikkien MFP-tuotteiden toimintalokin tarkastaminen Käynnistä HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelma. Napsauta Loki-välilehteä. Näkyviin tulee HP DSS -ohjelmiston version 4 sekä kaikkien MFP-tuotteiden viestit. Valitse Tiedot-valintaruutu. FIWW Toimintalokin käyttäminen 25 Yksittäisen MFP-laitteen toimintalokin tarkasteleminen Käynnistä HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelma. Napsauta MFP-asetukset -välilehteä. Korosta haluamasi MFP-laite. Valitse Määritä MFP-laitteen asetukset. Napsauta Loki-välilehteä. Windowsin tapahtumalokin käyttäminen Microsoftin tapahtumienvalvonnan kautta avattavasta tapahtumalokista näet Windowskäyttöjärjestelmässä suoritettujen digitaalisiin lähetystoimintoihin liittyvien tapahtumien tiedot. Tapahtumalokipalvelu käynnistyy automaattisesti, kun käynnistät HP DSS -palvelintietokoneen. Tapahtumalokin avaaminen Napsauta Käynnistäpainiketta ja valitse Asetukset. Valitse Ohjauspaneeli - Valvontatyökalut. Valitse Tapahtumienvalvonta ja avaa sitten sovellus- tai järjestelmäloki. HP Address Book Manager (ABM) -ohjelman käyttäminen ABM on aikaisempi sovellusversio, jota HP DSS -ohjelmiston versio 4 yhä tukee. Ohjelmalla voi määrittää yleisen sähköposti- ja faksiosoitekirjan sekä DSS-palvelimeen tallennetun tunnistettujen käyttäjien osoitekirjan asetukset. Lisätietoja ohjelman käytöstä on HP Address Book Manager -ohjelman ohjetiedostossa. Huomautus ABM on asennettava erikseen. ABM-ohjelman avaaminen 1 Napsauta Käynnistä-painiketta ja valitse Ohjelmat. Valitse Hewlett-Packard Address Book Manager. Valitse sitten HP Address Book Manager. HP Digital Sender -ohjelman kirjautuminen -valintaikkuna tulee näyttöön. Kirjoita Digital Sender -nimi -kenttään tai IP-osoitekenttään HP DSS -palvelimen DNS (Domain Name Server) -nimi tai IP (Internet Protocol) -osoite. Kirjoita Käyttäjänimi-kenttään ADMINISTRATOR. Kirjoita (tarvittaessa) salasanasi Käyttäjän salasana -kenttään ja valitse OK. Näyttöön tulee ABM-ohjelman pääikkuna Luku 2 - Tukityökalut ja -toimenpiteet FIWW 3 Vianmääritys Johdanto Tässä luvussa annetaan ohjeita ongelmatilanteisiin, joita saattaa esiintyä HP DSS -ohjelmiston version 4 tai HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelman käytön aikana. Luku on jaettu seuraaviin osiin: Tietolähteitä ongelmien ratkaisuun sivulla 28 Yleisiä digitaaliseen lähettämiseen liittyviä ongelmia sivulla 29 Windows-katseluohjelman lokiviestit sivulla 33 Ohjauspaneelin viestit sivulla 35 HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelman viestit sivulla 38 FIWW Johdanto 27 Tietolähteitä ongelmien ratkaisuun Tietolähteitä ongelmien ratkaisuun Tietolähde Käytönaikainen MFPohjejärjestelmä Toimintalokin viestit Kuvaus MFP-laitteissa on käytönaikainen Ohje, joka sisältää ohjeet tavallisimpien ongelmatilanteiden ratkaisemiseen. Voit avata ohjeen painamalla ohjauspaneelissa olevaa?-painiketta. Toimintaloki on tallenne digitaalisista lähetystapahtumista ja todennäköisesti paras vianmääritystyökalu. Siinä on tietoja, varoituksia ja virheilmoituksia, joiden avulla voit ratkaista ongelmia. Lisäohjeita: Toimintalokin käyttäminen sivulla 25 (tietoja toimintalokin avaamisesta ja käyttämisestä) HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelman ohjetiedosto (viestien luettelo ja selitykset). Tapahtumaloki on tallenne Windowspalvelintietokoneessa käytettävästä HP DSS -ohjelmiston versiosta 4 Lisäohjeita: Windowsin tapahtumalokin käyttäminen sivulla 26 (tietoja tapahtumalokin avaamisesta) Windows-katseluohjelman lokiviestit sivulla 33 (luettelo viesteistä ja suositelluista toimenpiteistä). Digitaalisen lähetystoiminnon ongelmista ilmoitetaan MFP-laitteen ohjauspaneelin viesteillä. Lisäohjeita: Ohjauspaneelin viestit sivulla 35 (luettelo viesteistä ja suositelluista toimenpiteistä). Tapahtumalokin viestit Ohjauspaneelin viestit HP MFP DSS Configuration HP MFP DSS Configuration Utility -ohjelma antaa ongelmatilanteissa Utility -ohjelman viestit viestejä.