VANHEMPAINYHDISTYS TOIMII JA KEHITTYY

Transkriptio

1 JA KEHITTYY Vanhempainyhdistystoiminta on monipuolista, paikallisten tarpeiden ja tekijöidensä innostuksen mukaan suuntautuvaa toimintaa, johon vaikuttavat myös yhdistyksen ulkopuolelta tulevat toiveet ja haasteet. Yhdistyksen toiminnot ovat vuosittain toistuvia tai kertaluontoisia. Osa niistä on kirjattu ennakolta toimintasuunnitelmaan, osa syntyy spontaanisti vuoden aikana. Vuosien varrella voi kertyä paljon erilaisia asioita, joissa yhdistys haluaa olla mukana. Välillä voi olla hyvä pysähtyä miettimään vanhempainyhdistyksen toiminnan tarkoitusta ja tavoitteita sekä suunnitella yhdistyksen toimintaa niiden pohjalta. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi kun yhdistyksen - toimintatavat ovat jo liiankin tuttuja ja kaivataan uutta potkua - toimintaan halutaan innostaa uusia vanhempia - toiminnan määrä ylittää tekijöiden jaksamisen - toimintaympäristö tai sille esitetyt toiveet/haasteet muuttuvat - uusi toimintakausi alkaa - uusi yhdistys aloittaa toimintansa Tämän koosteen ajatuksena on tarjota ajatuksia ja ideoita vanhempainyhdistyksen toiminnan kehittämiseen. Suomen Vanhempainliitto Mariankatu 28 B Helsinki (09) toimisto@vanhempainliitto.fi

2 Sisältö: 1. TARKOITUKSESTA TAVOITTEISIIN Miksi toimitaan? Mitä halutaan? Iloista ideointia Taitoja ja toivomuksia Uudet ja vanhat yhteen Varoitus! Ideoitaessa innostuu 2. SUUNNITELMISTA KÄYTÄNTÖÖN 3. JATKUU, EI JATKU, JATKUU 4. JAKSAMINEN Tehtävien jako ja seuranta Toimijarekisteri Mitä on tarjolla? Vuosittain toteutettava rekrytointisuunnitelma Vastaanottaminen ja perehdyttäminen toimintaan Kummijäsen 2

3 1. TARKOITUKSESTA TAVOITTEISIIN Yhdistyksen toimintaa suunniteltaessa katseen voi aluksi kohdistaa toiminnan lähtökohtiin, tarkoitukseen. Miksi yhdistys ylipäätään on olemassa? Kun toiminnan tarkoitus on selvillä, sen pohjalta on helpompi miettiä tavoitteita ja käytännön toimintaa. Toiminnan tarkoitusta voi pohtia yhdessä keskustellen tai ryhmätöiden pohjalta. Jokainen osallistuja voi osaltaan miettiä mitä yhdistys itselle merkitsee ja miksi on tullut mukaan? Tai millaiseen yhdistykseen kuvitteli tulevansa mukaan? Tarkoitusta voi toki myös pohtia ajatellen, että miten asiat muuttuisivat jos yhdistystä ei olisi olemassa. Miksi toimitaan? - Miksi yhdistys on olemassa? - Mikä on sen rooli päiväkodissa/ koulussa? - Mitä se antaa lapsille? - Mitä se antaa toimijoilleen? - Mitä se antaa muille vanhemmille? - Mitä se antaa henkilökunnalle? - Mikä on sen rooli paikkakunnalla? Yhdistys tarjoaa kaikille lapsille toimintaa. Kerhoissa on kiva käydä. Yhdistys on osa koulua, vanhempien ääni kuuluu. Ollaan mukana koulun toiminnan suunnittelussa ja yhtenä koulun yhteistyötahona Yhdistys vaikuttaa siihen, että jokaisella lapsella on hyvä olla koulussa, ketään ei kiusata Yhdistys lisää yläkoululaisten perheiden yhteyksiä kouluun ja lasten viihtymistä koulussa. Yhdistyksen tilaisuuksissa lapset, vanhemmat ja henkilökunta tutustuvat toisiinsa. Yhdistys on kaikkien vanhempien yhteinen juttu, sinne on helppo tulla mukaan Yhdistys toimii lasten ja nuorten edustajana. Kartoittaa ja välittää heidän ajatuksiaan päättäjille. 3

4 Yhdistyksen toiminnan tavoitetta kartoitettaessa jokainen pohdintaan osallistuja voi tuoda esiin oman haaveensa siitä, millaisessa yhdistyksessä hän haluaisi toimia ja mitä yhdistys tekee. Haaveet voidaan kerätä vaikka paperilapuilla seinälle ja käyttää niitä pohjana toiminnan tavoitteen työstämisessä. Haaveiluvaiheessa ei vielä pohdita käytännön toteutusta. Villeistäkin haaveista voi syntyä pohja todellisuuteen pohjautuville tavoitteille. Yhdistyksen toiminnasta voi tehdä kyselyn myös muille tahoille: lapsille, vanhemmille, henkilökunnalle, yhteistyökumppaneille ja kartoittaa millaisena he yhdistyksen näkevät ja mitä siltä toivovat. Mitä halutaan? - Mikä yhdistyksen rooli voisi olla päiväkodissa/ koulussa? - Mitä se voisi antaa toimijoilleen? - Mitä se voisi antaa lapsille? - Mitä se voisi antaa vanhemmille? - Mitä se voisi antaa henkilökunnalle? - Mikä sen rooli voisi olla paikkakunnalla? Iloista ideointia Kun yhdistyksen toiminnan tarkoitus ja tavoite on löytynyt, sen voi kirjata vaikkapa toimintasuunnitelmiin johtotähdeksi ja raamiksi toteutettaville toiminnoille. Toimintatapoja pohdittaessa voi käyttää jälleen käyttää vapaata ideointia ilman että pohditaan ideoiden toteuttamista käytännössä. Ideoista voi poimia toteuttamiskelpoisimmat toimintasuunnitelmaan tai ottaa jatkokehittelyyn. Olisi kiva saada kaikki koulun lapset lentämään idea voi muotoutua vaikkapa leijojen rakentamiskerhoksi ja paikalliskilpailuksi. Ideoiden keräämisessä voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia keinoja: Muistelu jokainen listaa parhaat muistonsa tapahtumista ym. joissa on ollut mukana. Muistelussa voi olla mukana myös ajatus siitä, mikä teki toiminnasta niin hyvän, että se jäi mieleen. Olisiko niissä jotain sellaista, jota haluaisi vanhempainyhdistyksen, vanhempien ja lasten myös kokevan. Kaaoksen kasaus ideoita ja ajatuksia syntyy usein kuvien ja mielikuvien pohjalta. Suunnittelussa voi käyttää aikakauslehtien, mainoksien, esitteiden ym. kuvia, joista jokainen etsii vähintään kolme kuvaa kuvaamaan sitä, mitä haluaisi yhdistyksen tekevän. Kuvat kootaan seinällä keskustelun pohjaksi. Kokouksen voisi myös pitää kirjastossa ja käyttää hyödyksi sieltä löytyvää aineistoa. Kierrätys kierrätys on erittäin sallittua myös ideoinnissa. Suomen Vanhempainliiton www-sivujen toimintavinkeistä löytyy ideoita ja linkkejä monenlaiseen toimintaan. Ideoinnissa voivat olla mukana päiväkodin/ koulun lapset ja henkilökunta. Ideoista voi tehdä kyselyn päiväkodin/koulun lapsille ja vanhemmille. Samalla voi tiedustella, onko vastaaja itse halukas osallistumaan idean, esim. tapahtuman, toteuttamiseen käytännössä. 4

5 Taitoja ja toivomuksia Toiminnan lähtökohtana voivat olla myös tekijöiden taidot ja vahvuudet. Vanhempainillassa voidaan kartoittaa esim. kyselyllä, mitä kukin osaa tai mitä haluaisi oppia yhdessä tekemään. Missä olen hyvä? Missä haluaisin olla hyvä? Mitä en vielä ole päässyt tekemään tai toteuttamaan? Uudet ja vanhat yhteen Kun ideat ja taidot on listattu, voi pohtia, mitkä niistä ovat toteuttamiskelpoisia ja sopivat yhdistyksen toiminnan tarkoitukseen ja tavoitteisiin. Samalla voi käydä läpi yhdistyksen aikaisempaa toimintaa pohtien, mitkä jo olemassa olevista toiminnoista säästetään, mitä muutetaan ja mitä ei enää toteuteta. Osan toiminnoista voi jättää välillä lepäämään ja ottaa taas myöhemmin uudelleen käyttöön. Varoitus! Ideoitaessa innostuu. Toimintasuunnitelmaa tehdessä kannattaa olla realistinen. Suunnitteluvaiheessa usein ajattelee ehtivänsä ja jaksavansa enemmän kuin arjen muut askareet todellisuudessa antavat myöten. Vanhempainyhdistys on harrastus, jonka pitää tuottaa iloa myös tekijöilleen. Toimintasuunnitelmassa voi olla toteutettavien toimintojen lisäksi myös ehdollisia ideoita sellaisia, joiden toteuttamista pohditaan tarkemmin toimintavuoden aikana. Nämä ideat voi säästää ideapankkiin ja ottaa käyttöön, esimerkiksi silloin, kun uusia vanhempia tulee mukaan toimintaan tai kun kysytään uusia ihmisiä mukaan. Enemmän työtä vaativista ideoista voi tehdä pitkäntähtäimensuunnitelman ja asettaa niiden toteuttamiselle tavoitteen. liite 1: tavoitesuunnitelma SUUNNITELMISTA KÄYTÄNTÖÖN Toimintasuunnitelman muokkaaminen käytännön toimintaa ohjaavaksi työkaluksi helpottaa tapahtumien ja toiminnan toteuttamista vuoden aikana. Vastuuhenkilöiden ja vastuutiimien valinta jakaa työtä tasaisemmin toimijoiden kesken. Toimintojen toteuttamisessa kannattaa tehdä yhteistyötä seudun muiden yhdistysten ja järjestöjen kanssa. Eri oppilaitosten opiskelijat saattavat myös olla kiinnostuneita tekemään harjoitus- tai lopputöitä päiväkodilla tai koululla. Suomessa toimii monia erilaisia asiantuntijajärjestöjä, joilla on tarjolla materiaalia ja kouluttajia eri aiheista. Toimintasuunnitelman voi koota vuosikelloksi tai tehdä kalenterin, johon merkitään milloin toiminnon käytännön suunnittelu aloitetaan ja milloin on tiedottamisen ja toteuttamisen aika. liite 2: vuosikello liite 3: vuosikalenteri 5

6 Tehtävien jako ja seuranta Vanhempainyhdistystoiminta on yhdessä tekemistä ja vaikuttamista - vapaaehtoistyötä parhaimmillaan. Selkeä työnjako lisää toimijoiden jaksamista ja helpottaa myös uusien ihmisten innostamista toimintaan. On helpompi lähteä mukaan, kun tietää mihin sitoutuu ja kuinka pitkäksi aikaa. Parasta olisikin jos jokainen voisi toimia oman kiinnostuksensa ja taitojensa mukaisella tavalla valitsemalla tehtäviä, jotka ovat sopivan kokoisia, haastavia tai sitovia. Vanhempainyhdistyksen tehtäviä voidaan jakaa vastuualuekorttien muodossa: liite 4: vastuualuekortti Kortin avulla voi määritellä yhdistyksen toimijoiden tehtävät, niiden sisällön ja toteuttamiseen kuluvan ajan. Tehtävästä vastaava voi rekrytoida itselleen työparin tai työryhmän. Jos mahdollista, vastuualueen voi jakaa pienempiin osa-alueisiin. Rekrytoitaessa uusia toimijoita mukaan, heille voi tarjota selkeää tehtävää aikatauluineen. Korttien avulla myös tehtävien kierrättäminen helpottuu. Vastuualuekortteja voi luoda esimerkiksi seuraaville toimijoille: Puheenjohtaja Sihteeri Rahastonhoitaja Jäsenvastaava Tiedottaja, nettisivujen hoitaja Kunnan päätöksenteon seuraaja Toimijarekisterin kokoaja ja ylläpitäjä Kerhovastaava Liikuntavastaava Luokkatoimikuntien yhdyshenkilö Tapahtumavastaava 1 Tapahtumavastaava 2 Tapahtumavastaava 3 Tapahtuman osavastaava esim. arpajaisten hoitaja, puffettivastaava, hupivastaava, tiedottaja tai ensiapuvastaava. Toiminnoille voi myös tehdä tsekkauslistan, johon kootaan kaikki asiat, jotka tulee muistaa ja aikataulutetaan ne. Tsekkauslistaa voi kehittää vuosittain toteuttavien toimintojen osalta kirjaamalla mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen kaikki huomiot. Toiminnoilla voi olla vaikkapa omat kansiot, joihin kerätään tarpeellista tietoa seuraavan vuoden järjestelyjä varten. Isompien tapahtumien jälkeen voidaan pitää palautepalaverin, jossa käydään tapahtuman järjestelyt läpi ja muistetaan myös kiittää tekijöitä. liite 5: tapahtumaa suunnitellessa liite 6: tapahtumien tsekkauslista Toimintasuunnitelman käytännön toteutumista voi vuoden aikana seurata esim. hallituksen kokouksissa. Kokouksissa voi olla vakioesityslista, jonka mukaan käydään säännöllisesti läpi kunkin vastuualueen tilanne. liite 7: esityslistamalli 6

7 Toimijarekisteri Yhdistys voi myös pitää toimijarekisteriä henkilöistä jotka ovat valmiita osallistumaan toiminnan järjestämiseen silloin tällöin. Rekisteriin voi kysellä kiinnostuneita vanhempia esim. vanhempainilloissa, luokkakohtaisissa tapaamisissa ym. Mukana voi olla myös muita henkilöitä, esim. isovanhempia. Rekisteriin ilmoittautuja kirjaa, millaisiin tapahtumiin tai tehtäviin hän on valmis osallistumaan ja kuinka paljon hän voi käyttää aikaansa yhdistyksen hyväksi. Koulun vanhemmilta löytyy tietotaitoa eri aloilta työn ja harrastusten kautta. Vanhemmista löytyy terveysalan ammattilaisia, näyttelijöitä, kirvesmiehiä, arkkitehtejä, kirjanpitäjiä, tiedottajia, kauneudenhoitajia, kampaajia ym. ihmisiä jotka voivat olla kiinnostuneita osallistumaan tapahtumiin, koulun pihan suunnitteluun, yhteiskunnalliseen vaikuttamiseen jne. Toimijarekisteriin ilmoittautuneita kannattaa pitää ajan tasalla yhdistyksen toiminnasta ja tiedottaa esim. hallituksen kokousten päätöksistä. Heidät voi kutsua myös mukaan tapahtumien suunnittelukokouksiin tai muihin tapaamisiin. Heille kannattaa myös pyrkiä tarjoamaan tehtäviä, jotta kiinnostus mukana oloon säilyy. Moni saattaa innostua myös hallituksen tehtävistä, kun on ensin voinut tutustua yhdistyksen toimintaan esim. tapahtumien järjestelyissä liite 8: toimijakysely JATKUU, EI JATKU, JATKUU Yhdistystoiminta on aaltoliikettä: välillä tekijöitä ja toimintaa riittää, seuraavassa hetkessä näyttää siltä, että yhdistyksen toiminta on loppumaisillaan. Uusien ihmisten innostamiseen, vastaanottamiseen ja toimintaan sitouttamiseen kannattaa panostaa. Mitä on tarjolla? Uusien toimijoiden innostamista helpottaa ja selkeyttää se, että vanhempainyhdistyksessä jo toimivilla on itsellään selkeä kuva siitä, miksi yhdistys on olemassa, mitä se tarjoaa ja mitä siellä voi tehdä. Uuden toimijan on helpompi lähteä mukaan toimimaan, kun hänellä on tietoa toiminnan merkityksestä ja konkreettisista toimintavaihtoehdoista. Toiminnan esittely henkilökohtaisesti rohkaisee uusia toimijoita usein paremmin kuin pelkkä kutsu tai esite. Vanhempainyhdistyksen toimijoiden kannattaa olla mukana mm. koulun tai päiväkodin vanhempainilloissa/ uusien vanhempien tapaamisissa. Myös yhdistyksen järjestämisessä tilaisuuksissa kannattaa panostaa toiminnan esittelyyn ja keskusteluihin vanhempien kanssa. Esittelyt voi suunnitella ja aikatauluttaa etukäteen. Yhdistyksellä voi olla vuosittain toteutettava rekrytointisuunnitelma, jossa on tilaisuudet, joihin osallistutaan sekä niiden työnjako. Yhdistyksellä voi myös olla valmis esittelyaineisto, jossa on mukana esim. toimintakertomus. Esittelyaineistoa voi tilata myös Suomen Vanhempainliitosta. Vuosittain toteutettava rekrytointisuunnitelma Seuraavia kysymyksiä kannattaa pohtia suunniteltaessa uusien vanhempien saamista mukaan toimintaan: Missä koulun/päiväkodin tilaisuuksissa toimintaa esitellään? Missä vanhempainyhdistyksen tilaisuuksissa toimintaa esitellään? 7

8 Kuka esittelee ja miten esitellään? Millaista aineistoa on jaossa? Kuka tilaa/ tekee aineiston? Käydäänkö luokkien/ päiväkotiryhmien vanhempainilloissa? Kuka käy ja miten esitellään? Osallistuuko koulun/päiväkodin henkilökunta yhdistyksen toiminnan esittelyyn? Miten henkilökunta osallistuu? Yhdistyksen kaikessa toiminnassa kannattaa pitää takaraivossa ajatus siitä, että aktiivitoimijat luovat toimiessaan yhdistykselle imagoa, kuvaa yhdistyksestä. Jos yhdistyksen ulkopuoliselle jää toiminnasta positiivinen kuva esimerkiksi yhdistyksen tapahtumissa, hän saattaa helpommin lähteä myös itse mukaan toimintaan. Vastaanottaminen ja perehdyttäminen toimintaan Uuden toimijan vastaanottamiseen kannattaa myös panostaa. On tärkeää, että tulija tuntee itsensä tervetulleeksi ja häntä kuunnellaan. Toimintasuunnitelmassa ja tavoissa on hyvä olla sen verran väljyyttä, että mukaan tulevat voivat myös vaikuttaa yhdistyksen toimintaan. Yhdistyksessä voi olla nimetty henkilö, joka ottaa uusien toimijoiden perehdyttämisen vastuulleen. Kaikilla on kuitenkin osavastuu siitä, että uudet ihmiset pääsevät todella mukaan. Kummijäsen Jokaisella hallituksen jäsenellä voi olla työpari, kummijäsen, joka osallistuu hallituksen kokouksiin ja toimintaan. Kummitoiminnan tarkoituksena on jakaa hiljaista tietoa, jo kertynyttä tietotaitoa eteenpäin. Varsinkin hallituksesta poisjäävä voisi pyrkiä hankkimaan uuden henkilön tilalleen jo ajoissa, henkilön olisi näin helpompi asettua ehdolle uuteen hallitukseen. JAKSAMINEN Toimijat tarvitsevat tunnustusta tekemästään vapaaehtoistyöstä, myös itseään voi kiittää. Vanhempainyhdistys voi ottaa tavaksi kiittää toimijoitaan jollakin mukavalla tavalla, vaikkapa kesä piknikillä koulun loputtua. Tärkeää on myös viestittää, ettei aina tarvitse jaksaa osallistua. On luonnollista että välillä väsyy. Olisikin hyvä, jos välillä voi olla poissa toiminnasta tai tehdä vähemmän ja palata taas uusin voimin mukaan tauon jälkeen. Tehtävien kiertoa kannattaa myös harjoittaa. Näin jokainen oppii jotakin uutta ja motivaatio toiminnan ja toimintatapojen kehittämiseen kasvaa. Koulutus ja tiedon päivittäminen lisäävät motivaatiota. Suomen Vanhempainliiton, oman paikkakunnan ym. koulutustarjonnasta voi löytyä mielenkiintoisia kursseja tai luentoja ja toisten vanhempainyhdistysten ja muiden tahojen tapaamisista voi saada valtavan määrän uusia ideoita ja yhteistyökumppaneita. Tärkeintä on kuitenkin se, että vanhempainyhdistyksen toiminta pysyy sen kokoisena ja oloisena, että myös tekijöillä on hauskaa! 8