Tervetuloa mukaan järjestämään ibu cup ja/tai maailmancup kisoja Kontiolahdelle!

Transkriptio

1 Tervetuloa mukaan järjestämään ibu cup ja/tai maailmancup kisoja Kontiolahdelle! Welcome to organize IBU Cup and/or World Cup competitions in Kontiolahti! (You can find the same info in English starting on page 7) Saat tämän sähköpostiviestin, koska olet ilmoittautunut mukaan ibu cup ja/tai maailmancup toimitsijaksi. Tähän viestiin on koostettu kaikki mahdollinen tällä hetkellä kerrottavissa oleva tieto, joten luethan viestin huolella. Tässä toisessa toimitsijakirjeessä on kaikki sama informaatio kuin ensimmäisessäkin, mutta tähän on myös lisätty uusia asioita. Kaikki uudet asiat ja muutokset on kirjoitettu sinisellä värillä, jotta ensimmäisen kirjeen saaneet voivat poimia uudet asiat helpommin. Suurin osa on ilmoittautunut mukaan maailmancup viikolle Ibu cupiin tarvittaisiin kuitenkin lisää toimitsijoita lähinnä kilpailutekniselle puolelle: radat, lähtö-maali, ampumapenkka, stadion mutta jonkin verran myös muille osa-alueille. IBU Cup kisaillaan , tärkeimmät päivät kisapäivät to 2.3., la 4.3. ja su 5.3. (tarkempi kisa-aikataulu liitteenä). Jos et ole vielä ilmoittautunut mukaan ibu cupiin, mutta pääsisit tulemaan, laitathan sähköpostia Erityisen tärkeää mukana olo on niille, jotka haluavat maailmancupissa lähtö-maalialueen tai ampumapenkan tehtäviin. Tärkeimpiin lähtö-maalialueen ja ampumapenkan tehtäviin ei maailmancupissa sijoiteta ketään ensikertalaista. Yleistä Ampumahiihdon IBU Cup ja maailmancup kilpailut tarjoavat sinulle monia uusia kokemuksia, uusia ystäviä sekä kansainvälisen urheilutapahtuman suurenmoisen ilmapiirin. IBU Cupiin on tulossa osallistujia maasta; maailmancupin ilmoittautuminen on vielä auki, mutta jo nyt rekisteröityneitä maita on yli 30. Tarkkoja tehtäväsijoitteluja tai talkoovuoroja emme pysty valitettavasti vielä julkaisemaan, koska työ on toimitsijalistojen osalta vielä kesken. Pyrimme julkaisemaan alustavat listat mahdollisimman pian, toivottavasti jo alkavalla viikolla. Talkootehtävät Nimitämme jatkuvasti talkoolaisia eri tehtäviin. Talkootehtäväsi näet kun listat julkaistaan. Talkoolaisena sitoudut siihen, että tehtävänkuvasi saattaa muuttua. Esimerkiksi sairastapauksen sattuessa on mahdollista, että panostasi tarvitaan myös muualla kuin sinulle ennalta määrätyssä tehtävässä. Talkooedut Maukasta ruokaa ja riittävä määrä kahvia/teetä talkoopäivän aikana Kisapipo Ilmaislippuja 2 kpl SM-hiihtoihin Kontiolahdelle tai 2 kpl maastokatsomoon maailmancupiin

2 Talkoolaiskuljetus (Joensuu Kontiolahden ah-stadion Joensuu, Kontiolahti ah-stadion Kontiolahti) Loppukaronka kauden 2016/2017 toimitsijoille 10 % alennus Kontiolahti Biathlon -tuotteiden hinnoista Kisamakkara 1 Toimitsijakoulutukset Eri toimialojen johtajat ovat yhteyksissä oman ryhmänsä jäseniin ja järjestävät tarvittaessa täsmäkoulutuksia ennen ibu cupia ja/tai maailmancupia. Yleinen toimitsijainfo järjestetään keskiviikkona klo 18 alkaen. Paikaksi on vahvistunut PKKY:n Otsola-kampuksen auditorio Tulliportinkatu 3:ssa. Ammattiopiston aluekartta löytyy täältä. Tämä infotilaisuus on tarkoitettu kaikille ibu cupiin ja/tai maailmancupiin toimitsijoiksi haluaville tai jo mukaan ilmoittautuneille. Tilaisuudessa esittäytyy eri toimialojen päälliköitä sekä käydään läpi keskeisimmät kisoihin liittyvät asiat. Aikaa on varattu myös osallistujien kysymyksille. Ymmärrämme, että ajankohta ei sovi kaikille, minkä vuoksi infotilaisuus ei ole pakollinen vaikka siellä paljon hyödyllistä yleisinfoa kerrotaankin. Erillinen toimitsijaopas lähetetään ennen kisoja sähköpostitse jokaiselle, lisäksi tulostamme näitä toimitsijateltassa jaettavaksi. Vapaaehtoisena toimiminen Edellytämme toimitsijoiltamme ammattimaista käyttäytymistä kaikissa tilanteissa. Tämä tarkoittaa mm. sitä, että kunnioitamme urheilijoiden yksityisyyttä ja kilpailurauhaa. Kun urheilijat asioivat kisaorganisaation edustajien kanssa, he odottavat ammattimaista käytöstä. Jos haluat ottaa valokuvia ja kerätä nimikirjoituksia, kannattaa sinun osallistua kisaturistina ei toimitsijana. Ammattimainen käyttäytyminen on erityisen tärkeää, jos olet talkoolaisena kilpailutoimistossa, attaseana tai antidoping saattajana. Talkoovuoron aikana ei tule pyytää nimikirjoituksia tai ottaa valokuvia urheilijoista. Jos havaitsemme näiden sääntöjen rikkomista tai muuta akkreditointikortin väärinkäyttöä, perumme akkreditoinnin välittömästi. Hauskaa saa ja pitää kuitenkin olla - ammattimaisuus ei siis ole yhtä kuin vakavamielisyys =) Parkkiliput IBU Cupin ja maailmancupin aikana toimitsijaparkki sijaitsee noin 200 m päässä stadionin ydinalueesta. Parkkiluvan saat akkreditointitoimistosta akkreditoinnin yhteydessä tai vaihtoehtoisesti kun haet valmiin akkreditointikortin. Huomioithan, että valmiit akkreditointikortit saa ibu cupissa eri paikasta kuin maailmancupissa. Ibu cupissa kortin voi hakea Lataamosta (toimitsijoiden ruokailu- ja lepopaikka stadionilla), maailmancupissa kortin saa stadionin pääportilla olevasta lipunmyyntikontista. Pääportilla on myös puisia lipunmyyntikoppeja; akkreditointikortit ja parkkiluvat ovat kuitenkin lipunmyyntipisteenäkin palvelevassa kontissa. Majoitus

3 Kauempaa tuleville järjestetään majoitusmahdollisuus (ryhmämajoitus) sekä IBU Cup että maailmancup viikolle SportBedissä, 1,5 km stadionilta ( SportBed sijaitsee Kontiorannan entisen varuskunnan kasarmitiloissa upean Höytiäisen äärellä. Majoituksen omavastuu on 5 /hlö/yö. Toimitsijoiden majoitusvaraukset bktalkoo@gmail.com osoitteeseen. Jos et ole vielä vahvistanut majoitustarvettasi, laitathan viestiä asiasta sisältäen saapumis- ja lähtöpäivän sekä mahdolliset kellonajat (mikäli tulet julkisilla Joensuuhun). Majoituksessa on sängyt, peitot ja tyynyt majoittujille. Liinavaatteet ja pyyhkeen voi vuokrata hintaan 7 /setti (ennakkovaraukset), muussa tapauksessa omat petivaatteet ja pyyhkeet mukaan. Ruokailut (lähinnä aamu- ja iltapalat) ovat omatoimiset ja -kustanteiset, majoituspaikassa käytettävissä on yhteinen keittiötila. Maailmancup viikolla voit myös ostaa valmiin aamupalan Sportbedissä, Aamupala järjestetään, jos vähintään 10 ennakkovarausta tulee. Hinta 8 /hlö. Alustavia varauksia voi jo tehdä aamupalasta. SportBedin kautta on mahdollista myös vuokrata käyttöön saunatila Lautsa, joka sijaitsee n. 200 m majoituspaikasta, aivan Höytiäisen rannalla. Vuokrahinta on 110 /2 h. Kun muut majoittujat tulevat tutuksi voitte kerätä porukan kasaan ja tehdä kimppavuokrauksen saunasta, mikäli kiinnostusta on. Ruoka Talkoopäivien aikana stadionilla on tarjolla lämmin ruoka. Valitettavasti kaikkia erityisruokavalioita emme pysty huomioimaan ruokatarjonnassa (esim. paljon allergioita tai muita rajoitteita), mutta pyrimme tekemään mahdollisimman monelle sopivaa ruokaa. Kasvisruokailijat, laktoosittomat ja gluteenittomat on huomioitu. Lisäksi toimitsijoille on tarjolla riittävä määrä kahvia ja teetä. Kuljetukset Järjestämme kisaviikoilla toimitsijakuljetukset stadionille Joensuun keskustasta sekä Kontiolahden kirkonkylältä. Kuljetusten aikataulu julkaistaan myöhemmin. Kisapäivinä kuljetuksia on tiheämmin kuin välipäivinä. Akkreditointikortilla kuljetus on ilmainen. Huom! Ryhmämajoituksesta ei järjestetä kuljetusta stadionille lyhyen välimatkan vuoksi. Liitteenä linja-autoaikatauluja, mikäli majoituspaikasta haluaa käydä Joensuussa / Kontiolahden kirkonkylällä. Toimitsijat saavat myös hyödyntää stadionilta lähteviä toimitsijakyytejä, kun haluavat mennä Joensuuhun / kirkonkylälle. Saapuminen Joensuuhun / Kontiolahdelle Jos et tule omalla autollasi ja tarvitset kuljetusta, ilmoitathan tästä bktalkoo@gmail.com. Järjestämme kuljetuksen Joensuun linja-auto-/juna-asemalta tai lentokentältä toimitsijoiden ryhmämajoituspaikkaan tai stadionille. Rakentaminen

4 Rakennusvaiheen aikataulu on tarkentunut ja viikolla 8 (20.2. alkava viikko) rakennetaan kiivaasti. Tilapäisrakenteina stadionille pystytetään mm. katsomoita ja isoja telttoja. Näihin rakennustalkoisiin tarvitsemme runsaasti vapaaehtoisia työmiehiä ja -naisia. Rakennusvaiheen käynnistys tapahtuu maanantaina klo 9, täyshöyry laitetaan päälle tiistaina Mikäli tiedät pääseväsi paikalle rakennusviikolla, ilmoitathan siitä suoraan Pasi Pehkoselle (pehkonenpa@luukku.com puh Paikalle ei ole pakko saapua heti klo 9, vaan mukaan voi lyöttäytyä myös kesken päivän kisa-aluetta rakennetaan aina iltapäivään asti. Rakennusvaiheessa lounas on päivittäin tarjolla klo C-kortillisia? Kisojen rakennusvaiheessa on paljon kuljetettavaa. Kisajärjestäjän käyttöön on vuokrattu pieni rekka-auto, mutta tarvitsisimme lisää C-kortillisia vapaaehtoisia kuljettajiksi. Jos olet käytettävissä, otathan yhteyttä bktalkoo@gmail.com ; tarvetta kuljettajille on aina kisojen purkuvaiheeseen saakka. Muutamat henkilöt ovat jo ilmoittaneet olevansa käytettävissä, kiitos teille =) Toimitettavia tietoja Jos sinulla on järjestyksenvalvojakortti, laitathan meille tiedoksi jv-korttisi numeron. Tarvitsemme järjestyksenvalvojien korteista listan poliisille toimitettavaksi. Talkoopäivät: jos et ole vielä ilmoittanut päiviä, jolloin voit olla toimitsijana ibu cup ja/tai maailmancup -kisoissa, laitathan niistä tiedon meille. Mikäli et vielä tiedä päiviä, niin toivoisimme että ilmoitat ne heti kun mahdollista. Kisa-asut Toivomme, että stadionalueella (sis. lähtö-maalialue, ampumapenkka) toimivat talkoolaiset pukeutuvat mahdollisimman yhtenäiseen asuun. Olemme saaneet luvan käyttää ibu cup- ja mcup 2017 kisoissa MM-2015 kisojen sinisiä Craft-takkeja. Takkeja on vielä jonkin verran myytävänä stadionilla, hinta 50 euroa, josta talkoolaiset saavat vielä -10 % alennuksen. Huom! Takkeja on jäljellä vain hajakokoja (lähinnä pieniä kokoja) eikä niitä välttämättä riitä kaikille. Etusijalla ulkotehtävissä toimivat. Ei ennakkovarauksia. Housujen olisi toivottavaa olla mustat tai mahdollisimman tummat. Jokainen yli kaksi päivää mukana oleva talkoolainen saa uuden virallisen kisapipon. Akkreditointi IBU Cupin ja maailmancupin kisoihin jokaisen on akkreditoiduttava. Akkreditointikortti on kuvallinen kulkulupasi kisa-alueella. Ilman akkreditointikorttia (tai mcupissa pääsylippua) ei kukaan pääse kisa-alueelle (kulunvalvonta). IBU Cupin aikana akkreditointitoimisto sijaitsee Kontiolahden ampumahiihtostadionilla (Napakympintie 24, Kontiolahti). IBU Cup viikolla ei hoideta maailman cupin akkreditointeja. Akkreditointi aukioloajat IBU CUP

5 Tiistai Keskiviikko Torstai Perjantai Lauantai Sunnuntai IBU Cupissa voit akkreditoitua esim. tullessasi ensimmäiseen toimitsijavuoroosi. Varaathan tähän aikaa ennen vuorosi alkua. Maailmancupin aikaan akkreditointitoimisto sijaitsee Sokos Hotel Kimmelissä Joensuussa. Akkreditointi maailmancup Tiistai :00 20:00 Keskiviikko :00 19:00 Torstai :00 16:00 Perjantai :00 19:00 Lauantai :00 17:00 Sunnuntai :00 15:00 Jos olet ollut aiemmin Kontiolahden maailmancupeissa / MM-kisoissa toimitsijana, löytyy kuvasi todennäköisesti valmiina akkreditointijärjestelmästä. Näille henkilöille teemme akkreditointikortit valmiiksi, eikä teidän tarvitse erikseen käydä akkreditointitoimistossa. Julkaisemme lähempänä kisoja listan, mistä voit tarkistaa onko sinulle tehty kortti valmiiksi. Valmiit kortit voi hakea IBU cupissa Lataamosta (toimitsijoiden ruokailu- ja lepopaikka stadionilla), maailmancupissa kortin saa stadionin pääportilla olevasta lipunmyyntikontista. Pääportilla on myös puisia lipunmyyntikoppeja; akkreditointikortit ja parkkiluvat ovat kuitenkin lipunmyyntipisteenäkin palvelevassa kontissa. Viestintä Maailmancupin virallinen internetsivu on löydettävissä osoitteessa kontiolahtibiathlon.com/fi sekä Facebookissa (Kontiolahti Biathlon Events). IBU Cupin kisasivu löytyy osoitteesta Meillä on myös oma Facebook-ryhmä talkoolaisille, jossa voit kysyä kysymyksiä ja jakaa ideoita tai mietteitä muiden talkoolaisten kesken. Facebook-ryhmä löytyy nimellä Kontiolahti Biathlon Volunteers; hyväksymme liittymispyynnöt sitä mukaa kun niitä tulee.

6 Yhteyshenkilö Jos sinulla on kysymyksiä kevään kisoihin liittyen, älä epäröi ottaa yhteyttä vapaaehtoispäällikkö Tiia Bomaniin. Lämpimästi tervetuloa mukaan kansainväliseen kisatunnelmaan! Kontiolahden kisaorganisaation puolesta, Tiia Boman Vapaaehtoispäällikkö

7 Tervetuloa mukaan järjestämään ibu cup ja/tai maailmancup kisoja Kontiolahdelle! Welcome to organize IBU Cup and/or World Cup competitions in Kontiolahti! You are receiving this because you have applied to be a volunteer in Biathlon IBU Cup 7 and/or World Cup 8 in Kontiolahti. Your application has been accepted and now we are sending you general info regarding volunteering. In this letter we tell all the details we have so far, so please read it carefully. This volunteer letter number 2 includes all the same info as the first one but also some new updates. All changes and additions are written in blue color. Most of you have registered to be volunteers in World Cup 8 ( ). We still need volunteers for IBU Cup 7 ( ) so if you are available please let us know. There are a lot of open positions in the competition sector in IBU Cup, we are looking for volunteers for example to shooting range, start&finish, courses and stadium. Participating in IBU Cup is especially important for those who aim to work in competition technical sector in World Cup. Of course we understand that not everyone can be away from home for two weeks in a row, so it is also ok to volunteer only in one event. General Volunteering in Biathlon IBU Cup and/or World Cup offers you a memorable international experience, new friends and the great atmosphere of massive international sport event. In IBU Cup we have teams from over 30 countries, total of almost 300 athletes. Registration for world cup is still open but we already have more than 30 countries registered to this event, too. We can t yet publish the volunteer lists or give any details regarding your volunteer shifts. We are building the lists all the time and we will publish information as soon as possible. The aim is to publish the preliminary list next week. Volunteers positions We are nominating volunteers to different positions all the time. When registering as a volunteer to Kontiolahti Biathlon Events, you also accept the fact that your position can change due unexpected events such as sickness. We will inform you about your positions. Volunteer shifts We will inform you about your volunteering shifts as soon as possible. Important Volunteers will be responsible - to cover all travel expenses to Joensuu, Finland - to apply a visa (if needed) and cover the costs of it

8 - to take care of travel insurance and its costs - cover part of the accommodation costs (5 /person/night) Benefits for volunteers IBU Cup and BMW IBU World Cup Biathlon in Kontiolahti offers lots of experiences, new friends, skills and great atmosphere of international sport event. Furthermore all of our volunteers will get - 10 % discount on Kontiolahti Biathlon products - free volunteer hat - lunch, coffee, tea during volunteering days - free transportation (Joensuu-Stadium-Joensuu and Kontiolahti-Stadium-Kontiolahti) during the event - two free tickets to track stands in World Cup 8 or in Finnish Cross-Country skiing Championship competitions ( ) - experiencing the warmth of Biathlon Family Behaviour We expect professional behavior from all our volunteers and in every situation. Please respect the privacy of the athletes. When they are dealing with the members of OC they are expecting professional behavior. If you want to take photos and collect autographs please come as a tourist, not as a volunteer. Professional behavior is especially important when working in the competition office, as an attaché or antidoping chaperone. It is not acceptable to ask for autographs, photos etc. while being in your volunteer shift. If there occur misuse of accreditation and/or these general behavior rules are not followed we will cancel the accreditation immediately. Joensuu and Kontiolahti are appreciated by the athletes because the fan culture here is very moderate this is something that the OC also values and aims to preserve. Volunteer training General volunteer info is arranged on Wednesday at The info is arranged in PKKY s Otsola campus in Joensuu, the address is Tulliportinkatu 3, building I, auditorium. You can find the campus map here (in Finnish). The Information Evening is held in Finnish. All the important info is also send by and gathered in Volunteer s Guidebook which is delivered by so it is not obligatory to participate in the Info Evening. Taking pictures while volunteering No. Taking pictures on public competition area is in principle allowed, but taking selfies or photos of atheles while volunteering gives bad impression to others. Same thing goes for asking autographs. While wearing volunteer s clothing and having volunteer s pass on you, you re basically working and have to behave accordingly. Breaking this rule after been given a warning will result in an immediate withdrawal of the accreditation.

9 Accommodation We offer accommodation for volunteers who come outside of Kontiolahti-Joensuu region both during the IBU Cup and World Cup. Accommodation is organized in the Kontioranta ex-garrison area, in Sportbed ( The accommodation is 1,5 km from the Stadium. The cost of accommodation is 5 /person/night. The accommodation is group accommodation, separate rooms for women and men. We organize beds and mattresses for volunteers, but we advise you to bring your own covers and towels. It is also possible to rent covers and towels, the additional price is 7. Please inform us in advance if you want to rent covers and towels. There are showers and possibility to make breakfast/other meals. A beautiful beach sauna can be rented on own cost. The price of the sauna is 110 /2 hours. During the world cup it is also possible to buy breakfast, 8 /person/day, minimum 10 reservations/day so that the breakfast is arranged. We kindly ask you to confirm your accommodation need if you haven t done it yet. Please let us know the arrival and departure dates (and times if already know). Volunteering days If you haven t yet informed us on the dates you could volunteer, please inform the dates to us now. If you don t know the dates yet, please let us know as soon as possible. Food Warm meal is offered each volunteering day in the Stadium. We are paying attention to the most common special diets (vegetarian, lactose-free, gluten-free) but unfortunately we cannot fulfill all special wishes (such as multiple allergies or other restrictions). Tea and coffee are also offered and you are free to drink them as much as you can : ) Arrival to Joensuu/Kontiolahti Your arrival is depending on your volunteer task. Arrivals will be agreed/confirmed personally with each volunteer. We are organizing transportation to the group accommodation but please inform us in advance on your travel plans. Transportation in Joensuu and Kontiolahti During the IBU Cup and World cup we organize volunteer transportation from Joensuu and Kontiolahti to the Stadium and back. The schedules will be publishes later. Note that we don t arrange transportation from the group accommodation to the Stadium. The distance is 1,5 km and there is a good road for walking. When willing to visit Kontiolahti or Joensuu, you can use the volunteer buses leaving from Stadium. There are also some local buses driving to Joensuu (own cost), schedules will be sent to you later.

10 Construction work Most of the construction work is done during the week 8. We are building spectator stands and some tents. The building work will begin on Monday 20 th at 9 am (kick-off) and we are in full speed on Tuesday 21 st. It is possible to join the construction work also in the middle of the day, each day we will continue until afternoon. If you are able to join the construction work, please let us know. Outfit We hope that people volunteering in visible spots (such as shooting range, start and finish, stadium) would use as uniform outfit as possible. We have got permission to use the official WCH 2015 jacket (blue Craft-jacket) during this spring s competitions. We still have some of those for sale. Please note that there is only limited number of jackets left and the size selection is also very limited (mainly small sizes left). The jacket costs 50 with additional 10% off for our volunteers. No reservations. Each volunteer is given a new official competition woolly hat. VISAs In case you don t have a VISA and you need one, please inform us your full name, date of birth and passport number. We will start making the VISA invitations this week. The VISAs are bought on own cost. Accreditation Each volunteer has to have an accreditation card. The accreditation card is your pass to the competition venue. Without valid pass you are not able to move around the venue. During the IBU Cup the accreditation office is located in the Stadium. During IBU Cup we don t make accreditations for World Cup. In IBU Cup the accreditation is open as follows: Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday Sunday During the world cup the accreditation office is located in Sokos Hotel Kimmel, Joensuu. The opening hours during World Cup are as follows: Tuesday :00 20:00 Wednesday :00-19:00 Thursday :00 16:00 Friday :00 19:00 Saturday :00 17:00

11 Sunday :00 15:00 If you have earlier volunteered in WCH or World Cup events in Kontiolahti, your photo is most likely in the accreditation database and we are able to make the accreditation cards ready beforehand. In this case you don t need to visit the accreditation office. On later stage we will publish a list where you can check if your card is made ready for you. The ready-made IBU cup accreditation cards can be picked up from Lataamo during the IBU Cup (Lataamo is the volunteer restaurant in the Stadium) and in World Cup, from the main entrance (there is a ticket sales container in the main entrance during World Cup where the accreditation cards are located). Parking permits Parking tickets to the Volunteer park will be given out in the accreditation office. If you have your accreditation card made ready for you, you can get the parking ticket also from the same place as your ready-made accreditation card. Communication The official site of the World Cup event is found and in Facebook (Kontiolahti Biathlon Events). The official site for IBU Cup is We have also Facebook-group for our volunteers. You can find it by searching Kontiolahti Biathlon Volunteers. There you can ask questions and share your ideas, doubts or other issues. Contact If you have questions regarding the events, please, do not hesitate to contact chief of volunteers, Tiia Boman, / bktalkoo@gmail.com You are most welcome to join us to organize unforgettable IBU Cup and BMW IBU World Cup Biathlon in Kontiolahti. In favor of the whole Kontiolahti Organizing Committee, Tiia Boman Chief of volunteers bktalkoo@gmail.com,